7803160141

Podział dokumentacji na kategorie archiwalne

Kategoria „A" to dokumentacja posiadająca historyczne znaczenie polityczne, społeczne, gospodarcze, kulturalne i naukowe. Stanowi ona część składową narodowego zasobu archiwalnego i nosi nazwę materiałów archiwalnych. Dokumentacja taka przechowywana jest trwale i nie podlega brakowaniu.

W Policji do kategorii „A” zalicza się m.in. regulaminy jednostek organizacyjnych KGP, KWP, KPP (KMP), zarządzenia, decyzje, rozkazy komendanta głównego, wojewódzkiego i powiatowego Policji, etaty jednostek organizacyjnych, rozkazy personalne.

Kategoria „B" to dokumentacja niearchiwalnao czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, przy czym:

-    symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania podlega ekspertyzie, w wyniku której można dokonać zmiany oceny wartości archiwalnej tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne (kategoria A) lub przedłużając jej okres przechowywania;

-    symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej oznacza się dokumentację, która po okresie przechowywania wynikającym z oznaczenia cyfrowego ulega brakowaniu;

-    symbolem „BC" oznacza się materiały manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, które po ich wykorzystaniu mogą być brakowane w komórkach organizacyjnych za zgodą właściwych archiwów lub składnic akt

W wyniku uzasadnionej konieczności materiały kategorii „B” mogą być przekwalifikowane na kategorię „A” lub może być wydłużony okres ich przechowywania. Decyzję w tej materii podejmują kierujący pracą archiwów lub kierownicy jednostek, w których akta zostały wytworzone.

Zabronione jest przekwalifikowanie akt kategorii „A" na „B” oraz obniżanie okresu przechowywania akt kategorii „B”. Występujące przy symbolach „B” i „BE” cyfry arabskie oznaczają okresy obowiązkowego przechowywania akt.

Kwalifikacji akt na kategorie oraz określenie okresu przechowywania dokumentacji kategorii „B” dokonuje się w komórce organizacyjnej, w której materiały powstały. Według instrukcji kwalifikacja akt powinna odbywać się z chwilą założenia teczki lub niezwłocznie po zakończeniu sprawy.

Ze względu na sposób postępowania na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny akta dzieli się na:

-    podlegające zniszczeniu we własnym zakresie i oznacza symbolem „Z”;

-    podlegające ewakuacji i oznacza symbolem „E";

-    przewidziane do pozostawienia w dotychczasowym miejscu i oznacza symbolem „P”.

Powyższe symbole nadaje się w momencie zakładania teczki lub nanosi na teczki już istniejące, bez względu na miejsce przechowywania. Zasady i tryb ewakuacji oraz niszczenia dokumentacji na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny regulują odrębne przepisy.

Akta oznaczone klauzulą „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne” przekazuje się do archiwum /składnicy akt zapewniającym im ochronę odpowiednią do przyznanej klauzuli tajności. Dokumenty, materiały lub aktowe zbiory dokumentów, dotyczące spraw ostatecznie zakończonych, po upływie 2 lat przekazuje się je do archiwum/składnicy akt, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.

W ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje się wprowadzenie przepisów dopuszczających przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie materiałów archiwalnych za pomocą systemów teleinformatycznych

i elektronicznych nośników informacji oraz obowiązek określenia szczegółowych wymagań dla tych systemów i nośników.

Przekazanie akt do archiwum

W odniesieniu do organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych sprawy dotyczące zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a także zasady i tryb brakowania innej dokumentacji reguluje minister spraw wewnętrznych i administracji.

Akta - to wszelkiego rodzaju dokumentacja (pisana, techniczna, kartograficzna, audiowizualna, elektroniczna), stanowiąca utrwalony na nośnikach informacji wynik działalności Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji i resortowych jednostek organizacyjnych, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej tych nośników. Do resortowych jednostek organizacyjnych zalicza się m.in. Straż Graniczną, Państwową Straż Pożarną, Biuro Ochrony Rządu oraz Policję.

W resorcie sprawwewnętrznych i administracji wyróżnia się następujące rodzaje akt:

-    akta sprawy,