4180441145

1.2.    Definicja zarządzania projektem

Instytut Zarządzania Projektem proponuje następującą definicję zarządzania projektem:

Zarządzanie projektem to zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań określonych w projekcie w celu zaspokojenia potrzeb i oczekiwań udziatowców projektu.

Lewis proponuje poniższe sformułowanie:

Zarządzanie projektem polega na planowaniu, opracowywaniu harmonogramów oraz kontrolowaniu działań określonych w projekcie w celu osiągnięcia założonego poziomu wyników, kosztów określonych w ramach czasowych dla danego zakresu prac przy jednoczesnym skutecznym i wydajnym wykorzystaniu dostępnych środków.

W pierwszej definicji pojawia się następująca dodatkowa informacja i wyjaśnienie zarazem, a mianowicie: „zaspokojenie potrzeb i oczekiwań udziałowców". Zaspokojenie potrzeb polega na umiejętności zrównoważenia konkurencyjnych potrzeb oraz/lub oczekiwań pomiędzy:

•    zakresem projektu, terminem jego realizacji, kosztami i jakością,

•    udziałowcami o zróżnicowanych potrzebach i oczekiwaniach,

•    wymaganiami określonymi (potrzeby) i nieokreślonymi (oczekiwania).

Z powyższych rozważań wynika, że zarządzanie projektem polega na czymś więcej niż tylko sporządzaniu harmonogramów i planów działań. Aby spełnić oczekiwania klientów, należy sformułować jasną definicję projektu lub problemu do rozwiązania.

Zarządzanie projektem wymaga uwzględnienia parametrów czasu, kosztów, a także jakości/wyników. Parametry opisuje się zwięźle, w sposób obrazowy (jako „dobrze, tanio i szybko"). Efektywne i skuteczne wykorzystanie środków (podział środków) jest ważnym zadaniem kierownika projektu - żadna bowiem organizacja nie ma do dyspozycji nieograniczonych środków.

Stosowanie podejścia określonego mianem „zarządzanie projektem" pozwala na:

•    sformułowanie jasnej definicji projektu,

•    określenie parametrów projektu w kategoriach czasu, kosztów, środków i jakości/wyników,

•    określenie wielkości środków koniecznych do realizacji projektu,

•    określenie zadań, których wykonanie konieczne jest do ukończenia projektu, a także wskazanie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie,

•    wypracowanie mechanizmów służących identyfikacji i kontroli ryzyka związanego z realizacją projektu,

•    zaprojektowanie mechanizmów monitorowania stanu zaawansowania poszczególnych zadań w toku realizacji, co daje możliwość podjęcia działań naprawczych w celu „utrzymania" projektu w granicach przyjętych parametrów czasowych, jakościowych i kosztowych.

1.3.    Definicja cyklu życiowego projektu

„Cykl życiowy" projektu jest następstwem faz lub etapów, których realizacja prowadzi do ukończenia projektu. Liczba i rodzaj faz, a także ich nazwy determinowane są przez charakter projektu oraz przez organizację zarządzającą projektem. Liczba faz cyklu życia projektu polegającego na opracowaniu specjalistycznego oprogramowania będzie odmienna od liczby faz projektu budowlanego, czy też opracowania nowego leku. Z reguły projekt składa się z czterech do sześciu faz. Poniższe spostrzeżenia charakteryzują fazy cyklu życiowego projektu:

•    w każdej z faz wykorzystuje się innego rodzaju nakłady (inputs), które, poprzez zastosowanie szeregu procesów, przekształca w produkty (outputs),

•    ogólna niepewność związana z parametrami czasu, kosztów i jakości/wyników zmniejsza się w miarę finalizacji poszczególnych faz,

•    prawdopodobieństwo sukcesu wzrasta wraz z ukończeniem poszczególnych faz,

•    zdolność wywarcia wpływu na ostateczny charakter produktu lub usługi zmniejsza się wraz z malejącą liczbą faz, które pozostały do zakończenia projektu.