106095635

I. WSTĘP

Niniejsze opracowanie przedstawia interfejs systemu DONA-ALEPH - moduł bibliografii, który służy do gromadzenia i udostępniania informacji o dorobku piśmienniczym pracowników, doktorantów i studentów Politechniki Wrocławskiej.

W instrukcji omówiono sposób nawigacji w module Guy-ALEPH, zastosowanie formatu MARC21 przy wprowadzaniu poszczególnych rodzajów prac (publikacji i niepublikacji), wykorzystanie Kartoteki Haseł Wzorcowych, słowników i indeksów, systemu pomocy kontekstowej, sposoby kontroli bazy oraz wykonywanie przykładowych analiz i statystyk. Skopiowane ekrany wraz z opisem zadań i kolejnych kroków podejmowanych przy uruchamianiu, edycji i zapisywaniu rezultatów pozwalają na szybką orientację w systemie.

System działa w oparciu o Zarządzanie JM Rektora, które ustanawia obowiązek zgłaszania prac do systemu DONA i tryb obiegu dokumentów:

| AUTOR [»| BIBLIOTEKI PWlT~|»| RED. NAUK. WYDZ, |»| BIBLITEKI PWR |»| OD BG |

Opisy prac są tworzone w bibliotekach wydziałów, instytutów i innych jednostek organizacyjnych - w miejscu pracy autora. Przed przystąpieniem do wprowadzania nowego rekordu, pracownik dokumentujący ma obowiązek sprawdzenia, czy dana praca nie została już zdokumentowana, w celu uniknięcia dublowania opisów (min. poprzez słownik tytułów). Na etapie pracy w jednostkach, po zapisaniu rekordu na serwerze, jest on widoczny dla wszystkich katalogujących w PWr, ale niewidoczny w Internecie. Osoba dokumentująca dostarcza oryginał lub odbitkę pracy z podpisaną przez redaktora kartą dokumentacyjną do Oddziału Dokumentacji (OD) Biblioteki Głównej, który weryfikuje poprawność danych bibliograficznych, bibliometrycznych, kwalifikację pracy oraz zarządza komputerową bazą dorobku naukowego - DONA. Zadaniem OD jest kontrola danych bibliograficznych i uzupełnianie danych osobowych w KHW (data urodzenia, zatrudnienia, powołania na stanowisko itp.), sprawdzenie poprawności wskaźników naukometrycznych (Lista Filadelfijska, IF, punktacja MNiSW). Po zatwierdzeniu przez OD, rekord jest widoczny w Internecie i może być modyfikowany tylko za zgodą OD!

II. OPIS BAZY

Moduł bibliografii DONA-ALEPH składa się z:

•    Bazy opisów bibliograficznych (techniczna nazwa TUR02),

•    Kartoteki Haseł Wzorcowych dla nazw osobowych i serii (techniczna nazwa TUR16).

W bazie TUR02 rejestrowane są wszystkie publikacje i prace niepublikowane na podstawie oryginałów przedstawionych przez autorów, wykonane w okresie zatrudnienia pracownika na Uczelni lub w innych jednostkach, rozróżniając ich status jako afiliowane lub nieafiliowane na PWr. Dokumenty źródłowe to wydawnictwa samoistne (monografie, podręczniki, inne książki naukowe, skrypty, patenty) i niesamoistne (artykuły, rozdziały w książkach, recenzje, referaty, komunikaty, fragmenty) jak również niepublikacje — rozprawy doktorskie, prace habilitacyjne, zgłoszenia patentowe, raporty i sprawozdania.

Struktura bazy została oparta na formacie MARC21 i dostosowana do potrzeb specyfiki rejestrowanych dokumentów. Każdy rodzaj pracy zawiera zestaw pól potrzebnych do wypełnienia rekordu. Baza zawiera wszystkie rekordy z opisami prac — zarówno aktualnie udostępnione jak i niewidoczne, tzn. zapisane w bazie, ale przed weryfikacją w OD. Z modułu katalogowania Guy-ALEPH jest możliwy dostęp do wszystkich rekordów zapisanych w bazie.

Baza (TUR16) zawiera dane osobowe autorów i ujednolicone tytuły serii. Zadaniem osób dokumentujących w jednostkach jest, w przypadku autorów istniejących w bazie, pobranie ich

3