130859573

i uzupełnienie informacji dotyczącej daty odbioru przesyłki oraz danych osoby potwierdzającej odbiór przesyłki.

2.5.3.    Nieodebrane przesyłki odnotowuje się w module „zwrotki”, z informacją o dacie i przyczynie nieodebrania przesyłki.

2.5.4.    Kancelaria wykonuje odwzorowania zwrotnych potwierdzeń odbioru oraz nieodebranych przesyłek bez nadawania im numeru RPW. Potwierdzenia odbioru dokonuje się w module „zwrotki” poprzez:

a)    sczytanie kodu kreskowego ze zwrotki;

b)    uzupełnienie informacji dotyczącej daty odbioru przesyłki oraz danych osoby potwierdzającej odbiór;

c)    uzupełnienie informacji o dacie i przyczynie nieodebrania przesyłki.

W przypadku, gdy zwrotne potwierdzenia odbioru stanowią elementy akt sprawy prowadzonej elektronicznie, podlegają przyjęciu na stan składu chronologicznego

2.6. Przekazywanie papierowej postaci przesyłek do składu chronologicznego

2.6.1.    Przekazywanie papierowej postaci przesyłek do składu chronologicznego

odbywa się po zarejestrowaniu przesyłek wpływających do SGH w danym dniu. W przypadku dłuższej przerwy od pracy spowodowanej np. dniami wolnymi lub zwiększonej ilości korespondencji przechodzącej przez Kancelarię, dopuszcza się zarejestrowanie przesyłek z jednodniowym opóźnieniem.

2.6.2.    Po zarejestrowaniu dokumentacji pracownicy Kancelarii dokonują jej przyjęcia do składu chronologicznego w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wpływających. Przyjęcie następuje po uprzednim wygenerowaniu kodu kreskowego zawierającego oznaczenie zbioru składu chronologicznego - identyfikator składu chronologicznego, na stan którego przesyłka zostaje przyjęta.

2.6.3.    Pracownicy pozostałych punktów kancelaryjnych zobowiązani są zarejestrować przesyłkę wpływającą i przyjąć ją do składu chronologicznego w systemie EZD, generując odpowiedni kod kreskowy, a następnie niezwłocznie przekazać jej papierową wersję do składu chronologicznego w Kancelarii.

16