130859578

3.1.5. Dokumentacja zgromadzona w składzie chronologicznym jest chroniona przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.

3.2.    Przyjmowanie dokumentacji nieelektronicznej do Składu

Chronologicznego

Obowiązki pracownika obsługującego skład chronologiczny:

a)    weryfikacja kompletności przekazanej do składu chronologicznego

korespondencji, poprzez porównanie dokumentacji w postaci papierowej z jej odwzorowaniami cyfrowymi;

b)    przyjęcie kompletnej korespondencji na stan składu chronologicznego,

poprzez zeskanowanie czytnikiem kodów kreskowych znajdujących się na naklejkach z numerem RPW, umieszczonych na przesyłkach wpływających i wygenerowanie kodów kreskowych składu chronologicznego - identyfikatorów składu chronologicznego;

c)    chronologiczne ułożenie korespondencji, według następujących po

sobie numerów RPW w specjalnie przeznaczonych do tego celu teczkach;

d)    przechowywanie dokumentacji w odrębnych teczkach, ze względu na

podział dokumentacji umieszczanej w składzie na 3 rodzaje wymienione w rozdz. II ust. 1 pkt.2) procedury;

e)    prowadzenie i bieżące aktualizowanie elektronicznego rejestru SC

w systemie EZD.

3.3.    Przechowywanie dokumentacji w postaci papierowej w składzie

chronologicznym

Przekazana do składu chronologicznego dokumentacja w postaci nieelektronicznej przechowywana jest w teczkach, oznaczonych skrajnymi numerami RPW umieszczonymi w widocznym miejscu.

3.4.    Wypożyczanie przechowywanej dokumentacji nieelektronicznej

pracownikom SGH ze Składu Chronologicznego

3.4.1. Prowadzący sprawę ma możliwość wypożyczenia kompletu niezbędnej dokumentacji w postaci papierowej, po wcześniejszym jej zamówieniu ze składu chronologicznego, jeżeli:

20