Posiadacz odpadów w myśl ustawy z dnia 27 kwietna 2001 roku o odpadach zobowiązany jest do prowadzenia ilościowej i jakościowej ewidencji odpadów zgodnie z przyjętym katalogiem odpadów oraz listą odpadów niebezpiecznych.
Jeśli prowadzona jest działalność w zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów ewidencja powinna również obejmować sposoby gospodarowania odpadami, informacje o ich pochodzeniu oraz miejscu przeznaczenia.
Ewidencję prowadzi się z zastosowaniem następujących dokumentów:
- karty ewidencji odpadu, prowadzonej dla każdego rodzaju odpadu oddzielnie,
- karty przekazania odpadu.
Jednostka przejmująca odpad zobowiązana jest potwierdzić tą czynność na karcie przekazania odpadu, wypełnionej przez posiadacza przekazującego odpad.
Posiadacz odpadów ma obowiązek przechowywania dokumentów sporządzonych na potrzeby ewidencji przez okres 5 lat i udostępnić je na każde żądanie organów przeprowadzających kontrolę (organy inspekcji ochrony środowiska, inspekcji sanitarnej oraz organy sprawujące kontrolę nad przestrzeganiem i stosowaniem przepisów o ochronie środowiska).
Prowadzący ewidencję odpadów obligatoryjnie powinien sporządzić zbiorcze zestawienie danych o rodzajach, ilości odpadów, sposobach gospodarowania nimi oraz o instalacjach i urządzeniach służących do odzysku i unieszkodliwiania odpadów, następnie przekazać je marszałkowi województwa w terminie do końca kwartału za poprzedni rok kalendarzowy.
Przekazywanie zbiorczych zestawień danych o składowiskach odpadów reguluje artykuł 37 ust 1 ustawy o odpadach.
Marszałek województwa na podstawie zbiorczych zestawień danych oraz informacji uzyskanych od wojewody i starostów prowadzi wojewódzką bazę danych, dotyczącą wytwarzania i gospodarowania odpadami oraz rejestru udzielonych zezwoleń w zakresie wytwarzania i gospodarowania odpadami. Na tej podstawie sporządzany jest raport wojewódzki, który następnie przekazywany jest ministrowi właściwemu do spraw środowiska.
Niestety ewidencja nie obejmuje rozproszonych na terenie kraju tzw. „dzikich” składowisk, na które usuwa się nielegalnie różnego rodzaju odpady. Takie składowiska najczęściej można zaobserwować w lasach oraz starych nieczynnych wyrobiskach, gdzie możliwość kontroli jest ograniczona.
Zakres inwentaryzacji składowisk odpadów powinien obejmować następujące zagadnienia:
1. Informacje ogólne o władającym i zarządzającym składowiskiem odpadów.
2. Stan formalno-prawny składowiska oraz prowadzonej działalności w zakresie unieszkodliwiania odpadów:
- decyzja o ustaleniu lokalizacji inwestycji lub o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
decyzja o pozwoleniu na budowę składowiska odpadów,
- decyzja o pozwoleniu na użytkowanie składowiska odpadów, decyzja o ustanowieniu stref ochronnych,
- decyzja zatwierdzająca instrukcję eksploatacji składowiska odpadów, zezwolenie na prowadzenie działalności w zakresie unieszkodliwiania odpadów.
3. Informacje ogólne o składowisku odpadów: „Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego"