3624817312

p

oglądy/ Zdarzenia

Lista zespołów wdrożeniowych oraz ich kierowników

Obszar	Nazwa Zespołu Wdrożeniowego / Procesy Podstawowe	Kierownik Zespołu
ZP	ZESPÓŁ D/S ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH	Zdzisław Szymczyk
FI	ZESPÓŁ D/S KSIĘGOWOŚCI FINANSOWEJ	Grzegorz Mazur
SD	PODZESPÓŁ D/S SPRZEDAŻY	Anna Halkowicz-Sikora
TY	PODZESPÓŁ D/S DELEGACI	N/D
HR/PY	ZESPÓŁ D/S KADR/PŁAC	Iwonna Karyszkowska
PY	PODZESPÓŁ D/S PLAC	Ewa Kwiatkowska
MM	ZESPÓŁ D/S GOSPODARKI MATERIAŁOWEJ	Marek Sulczyński
AA	ZESPÓŁ D/S EWIDENCJI MAJĄTKU	Krystyna Brzezińska
CO	ZESPÓŁ D/S BUDŻETOWANIA I KONTROLINGU	Elżbieta Wrzesińska
BASIS	ZESPÓŁ D/S TECHNOLOGII	Artur Trębiński

zynu w momencie składania zamówienia lub stan dostępności zamawianej pozycji z tego magazynu (na przykład: planowana dostawa za 3 dni). Umożliwi również sprawdzenie statusu zamówienia w dowolnej chwili, a w przypadku zamówień, dla których decyzje o realizacji podejmowane są wieloetapowo, zamawiający łatwo uzyska informację o tym, czyja decyzja (lub jej brak) wstrzymuje w danej chwili proces realizacji zamówienia. Składający zapotrzebowanie za pośrednictwem końcówki SAP nie będzie więc musiał

-    jak do tej pory - wykonywać wielu telefonów, żeby dowiedzieć się, kiedy jego zamówienie zostanie zrealizowane, albo na jakim etapie decyzji znajduje się w danym momencie. Ominie go również konieczność osobistego dostarczania dokumentów, co przy obecnym rozmieszczeniu jednostek uniwersytetu ma oczywiste znaczenie.

Dość istotną zaletą takiego rozwiązania jest to, że złożone zamówienie będzie z jednej strony rezerwacją zamawianych pozycji rzeczowych (jeśli pozycja jest dostępna, to dokonując rezerwacji mam pewność, że ją otrzymam), a z drugiej - rezerwacją środków finansowych, będących w dyspozycji danej jednostki organizacyjnej. To termin złożenia, a nie realizacji zamówienia zmniejsza dostępne środki; jest to istotne szczególnie w przypadku indywidualnych czy specyficznych zamówień, kiedy od złożenia do realizacji zamówienia mogą minąć dwa

-    trzy miesiące. Rezerwacja środków finansowych jest również korzystna na poziomie zarządzania, tym bardziej, że temat ten będzie pojawiał się nie tylko w kontekście zamówień.

• Wygląda więc na to, że aby wydział lub inna jednostka organizacyjna mogła być beneficjentem rysujących się tu nowych możliwości, powinna posiadać kilka stanowisk z programem SAP.

-    Zasadniczo tak. Ostateczną decyzją co do usytuowania stanowisk komputerowych z SAP w organizacji, a w konsekwencji - co do sposobu obiegu in-formacji/dokumentów w jednostkach podległych, będą podejmować władze wydziałów i kierownicy jednostek organizacyjnych. Do tej pory czynności, które będą wykonywane za pośrednictwem SAP, odbywały się zarówno na wydziałach i w podlegających im jednostkach organizacyjnych, jak i w jednostkach pozawydziałowych i administracyjnych. Różnica jest taka, że skutki tych czynności musiały być przeniesione do dokumentów, które trafiały do jednostek odpowiedzialnych za przeniesienie informacji z nośnika papierowego do jednego lub kilku systemów. Z punktu widzenia uniwersytetu ten „papierowy transport” informacji jest po prostu zbędnym kosztem. Jeśli więc pozbycie się „pośrednictwa papierowego” jest dla jednostek organizacyjnych korzystne, powinny one wykorzystać istniejące już stanowiska do korzystania z ułatwień dostarczonych przez SAP.

• Pewne dokumenty „w formie papierowej"

muszą jednak funkcjonować nadal.

-    Oczywiście, wymaga tego otoczenie prawne. Ma ono jednak dwa aspekty -prawo wewnętrzne i prawo zewnętrzne. W pierwszym przypadku - dzięki nowym możliwościom - po dokonaniu analizy konkretnych przypadków będzie można wnioskować do odpowiednich organów uczelnianych o zmianę prawa wewnętrznego w tym zakresie. Natomiast jeśli chodzi o prawo zewnętrzne (i ten obszar prawa wewnętrznego, którego z różnych względów nie będzie można lub nie należy zmieniać), sprawa jest prosta: po wprowadzeniu określonych danych do SAP wystarczy wydrukować z tego samego SA P stosowny dokument, który wymagać będzie jedynie podpisu (lub podpisów, w zależności od sytuacji). Będzie to dokument znormalizowany, co niesie za sobą dodatkowe korzyści: nie będzie potrzeby przechowywania w jednostkach szablonów tego rodzaju dokumentów (dla aplikacji typu Office), ani dystrybuować ich w przypadku zmiany w szablonach. Poza tym dokumenty będą czytelne dla formalnego adresata tych dokumentów, bo plik dokumentów tego samego rodzaju będzie zawsze jednorodny w formie.

•    Czy osoby, które będą pracować na stanowiskach z SAP, będą przeszkolone?

-    Oczywiście, pracownicy będą przeszkoleni w zakresie wymaganym do obsługi SAP na swoim stanowisku pracy. Prócz tego - co jest bardzo istotne - osoby te otrzymają instruk cje stanowiskowe, to znaczy instrukcje korzystania z SAP dedykowane do konkretnego stanowiska pracy. Przyjęliśmy tu następujące założenia: bez przygotowanej instrukcji stanowiskowej nie będzie zgody na szkolenie stanowiskowe, a w dalszej kolejności - bez szkolenia stanowiskowego nie będzie zgody na rozpoczęcie pracy z SAP. Tak więc każda osoba, na której stanowisku pracy pojawi się SAP, musi przejść przeszkolenie i otrzymać instrukcję stanowiskową. Oczywiście, założenia te nie dotyczą osób, które dziś są aktywnymi członkami zespołów wdrożeniowych, bo osoby te w ramach wdrożenia i dla potrzeb wdrożenia przeszły szkolenia w znacznie szerszym zakresie, niż w odniesieniu do działań podejmowanych na pojedynczych stanowiskach pracy.

•    Co to znaczy, że instrukcje te będą dedykowane do konkretnego stanowiska?

-    To znaczy, że jeśli dana osoba będzie wykonywać określone działania na danym stanowisku, to instrukcja dedykowana do tego stanowiska będzie prezentować - krok po kroku - jak te działania zrealizować od a do z. Nie będzie to więc instrukcja jak poruszać się po menu, czy jakie skróty klawiszowe wywołują jakie funkcje, ale pomoc w obsłudze procesu na danym stanowisku. W niektórych przypadkach, jako uzupełnienie, będziemy stosować „nagrania” przykładowych, realizowanych w SAP czynności wykonywanych na danym stanowisku. Możliwe będzie

32

WIADOMOŚCI UNIWERSYTFCKIL: grudzień 2007