Uczelnia macierzysta uznaje liczbę punktów uzyskanych za konkretne przedmioty w partnerskich uczelniach i wówczas punkty zaliczone w uczelni przyjmującej zastępuje punkty, które normalnie studenci uzyskaliby w uczelni macierzystej. W ten sposób uczelnia macierzysta uznaje okres studiów odbyty przez studenta w uczelni przyjmującej.
Formularz zgłoszeniowy, porozumienie o programie zajęć
Uczelnie wysyłająca i przyjmująca przygotowują dla każdego studenta uczestniczącego w programie ECTS przed jego wyjazdem wykaz przedmiotów i zaliczeń (program studiów). Ośrodki przekazują sobie odnośne wykazy zaliczeń, a kopie dokumentów otrzymuje student. Uczelnia wysyłająca (macierzysta) przygotowuje też pełną informację o dotychczasowym toku i przebiegu studiów wyjeżdżającego studenta (informacje, którymi nie dysponuje się jeszcze w momencie wypełniania formularza - np. oceny z trwającego roku akademickiego - można uzupełnić w terminie późniejszym).
Po wybraniu uczelni, zapoznaniu się z pakietem informacyjnym i uzgodnieniu programu studiów ustalonego w trakcie konsultacji z wydziałowym i instytutowym koordynatorem ECTS-u oraz koordynatorem ośrodka zagranicznego student wypełnia formularz zgłoszeniowy. Dokument ten zawiera plan studiów, powinien więc być wypełniony po ostatecznym porozumieniu stron. Istnieje możliwość zmiany w pierwotnie uzgodnionym programie zajęć w trakcie trwania studiów zagranicznych, wymaga to jednak przeprowadzenia ponownej procedury porozumienia (uzgodnienia zmian programowych) z akceptacją i podpisami studenta oraz obu koordynatorów. Ze względów organizacyjnych ewentualnych zmian należy dokonywać w miarę szybko po przyjeździe do ośrodka zagranicznego.
Po uzgodnieniu programu zajęć, a przed wyjazdem studenta zainteresowane uczelnie oraz student podpisują porozumienie, które dołączane jest do formularza zgłoszeniowego. Porozumienie zawiera opis programu zajęć za granicą; ułatwia ono pełne uznanie okresu studiów odbytych w zagranicznej uczelni. Kopię podpisanego porozumienia otrzymuje każda ze stron (współpracujące ośrodki oraz student).
Wykaz zaliczeń (transfer punktów)
Transfer punktów w ECTS-ie odbywa się na podstawie wykazu zaliczeń, które wymieniają między sobą uczelnia wysyłająca i przyjmująca studenta. Wykaz zaliczeń -przedstawiający osiągnięcia studenta w nauce - przygotowuje się zarówno przed wyjazdem studenta, jak i po zakończeniu przez niego okresu studiów za granicą. Wykaz zaliczeń z odbytych studiów zagranicznych musi być kompletnym wyszczególnieniem wszystkich przedmiotów/zajęć, w jakich student uczestniczył wraz z uzyskaną wartością punktów oraz ocenami, tak w skali obowiązującej na danej uczelni, jak również zgodnie z ECTS-em, gdyż jest podstawowym dokumentem uprawniającym studenta do ubiegania się o pełne zaliczenie okresu studiów zagranicą oraz przeniesienie punktów ECTSu; stanowi on także potwierdzenie faktu odbycia studiów za granicą dla przyszłych pracodawców.
Skala ocen dla potrzeb ECTS-u
Na wszystkich kierunkach obowiązuje skala ocen od 5,0 (ocena najwyższa) do 2,0 (najniższa). Dla potrzeb ECTS-u wprowadza się ujednolicony dla wszystkich uczelni biorących w nim udział system ocen od A do F (FX). Poniższa tabela pokazuje korelacje obu systemów wraz z komentarzem dotyczącym zasad przyznawania poszczególnych ocen.
4