Organy administracji publicznej i inne wykonujące zadania z zakresu administracji mają obowiązek przestrzegania swojej właściwości rzeczowej i miejscowej z urzędu. Jednakże pozytywne rozstrzygnięcie sprawy właściwości nie zawsze przesądzi o tym, że to właśnie ten organ sprawę rozpatrzy. Zachodzić bowiem mogą okoliczności uzasadniające wyłączenie organu od załatwienia sprawy.
Wyłączenie organu oznacza wygaśnięcie jego właściwości do rozstrzygnięcia danej sprawy.
Przesłankami wyłączenia organu administracji publicznej od załatwienia sprawy są charakter sprawy oraz określony krąg osób. Kodeks postępowania administracyjnego (art. 25) stanowi, że organ administracji publicznej podlega wyłączeniu od załatwienia sprawy dotyczącej interesów majątkowych:
1) kierownika organu tj. osoby wykonującej funkcje organu administracji publicznej lub osoby pełniącej funkcje przewodniczącego organu kolegialnego,
2) osób pozostających z kierownikiem organu w stosunkach małżeńskich, pokrewieństwa i powinowactwa do drugiego stopnia oraz opieki, przysposobienia i kurateli,
3) pracowników organu podległych służbowo kierownikowi i upoważnionych przez niego do wydawania decyzji administracyjnych oraz osób związanych z takim pracownikiem stosunkiem określonym w pkt. 2,
4) osoby zajmujące stanowisko kierownicze w organach bezpośrednio wyższego stopnia oraz osób pozostających z taką osobą w stosunku określonym w pkt. 2,
W przypadku wyłączenia organu sprawę załatwia organ wyższego stopnia.
Organami wyższego stopnia w rozumieniu kodeksu są:
- w stosunku do organów jednostek samorządu terytorialnego - samorządowe kolegia odwoławcze, chyba że ustawy szczególne stanowią inaczej,
- w stosunku do wojewodów - właściwi w sprawie ministrowie,
- w stosunku do innych organów administracji publicznej - odpowiednie organy rządowe lub ministrowie, a w razie ich braku - organy państwa sprawujące nadzór nad ich działalnością,
- w stosunku do organów organizacji społecznych - odpowiedni organ wyższego stopnia tych organizacji, a w razie ich braku - organ państwowy sprawujący nadzór nad ich działalnością.
Kodeks rozróżnia wyłączenie organu od wyłączenia pracownika organu (art. 24). Pracownik organu podlega wyłączeniu od udziału w postępowaniu w sprawie, a nie - jak w przypadku organu od załatwiania spraw. Należy przez to rozumieć zakaz podejmowania przez wyłączonego pracownika czynności w tym postępowaniu, mogących mieć wpływ na wynik sprawy.
Pracownik organu administracji publicznej podlega wyłączeniu od udziału w postępowaniu w sprawie:
1) w której jest stroną albo pozostaje z jedną ze stron w takim stosunku prawa, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki,
2) swego małżonka lub krewnych i powinowatych do drugiego stopnia,
„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”