KOMUNIKACJA I

WSPÓŁPRACA

Opracowała mgr Alicja Krzebietke

Na podstawie podręcznika Filipa

Żurakowskiego „Podstawy przedsiębiorczości”

Organizacja pracy

Praca w zespole

3

Cele organizacji pracy



Praca powinna przebiegać sprawnie.



Praca i przestrzeń, w której się ona

odbywa, powinny być dostosowane do

fizycznych i psychicznych właściwości

człowieka.



Prace należy tak zorganizować, aby

potrzeby psychiczne i społeczne

pracownika były zaspokojone.

4

Zespół



Zespół – to zbiór ludzi połączonych
wspólnymi cechami, chęcią wspólnego
działania oraz poczuciem
przynależności do tego zbioru.



W zespole występują takie dynamiczne
procesy, jak kooperacja i rywalizacja.

5

Istota pracy zespołowej

Praca w zespole pozwala na efektywne

wykonywanie zadań dzięki ich

odpowiedniemu podziałowi. Jednostka

odgrywa role tym lepiej i skuteczniej, im

bardziej utożsamia się z grupą, tzn.

akceptuje, uznaje za swoje wartości

wszystkich członków. Tylko w takim

układzie pracownicy mogą odczuwać

wewnętrzną satysfakcję z przynależności

do niej i osiągać zamierzone cele.

6



Zespoły tworzone są na podstawie
grup, które z kolei składają się z
indywidualnych osób.



Różnica między grupą a zespołem
polega na tym, ze zespół jest zbiorem
ludzi połączonych wspólnym celem.

7

Narodziny zespołu



Określ cele.



Określ zasoby.



Określ sposób pracy zespołu.



Określ sposoby motywowania.



Określ sposoby oceny pracy.



Określ skład grupy.



Wybierz lidera.

8

Określ cele

Podstawą jest ustalenie tego, co firma

pragnie

uzyskać tworząc zespoły, jakie są

konkretne

oczekiwania, jakie priorytety. Należy jasno
sformułować i zapisać cele, jakie ma za
zadanie osiągnąć zespół.

9

Pomocna w definiowaniu celów jest formuła
"SMART", mówiąca, że każdy cel powinien spełniać
poniższe kryteria.

Każdy cel powinien być:

S - Specyfic (specyficzny, konkretny)

M - Measurable (mierzalny, możliwy do określenia

przy pomocy liczb, jednostek, norm, etc.)

A - Acceptable (akceptowany przez wszystkich,

którzy będą dążyć do jego realizacji)

R - Reliable (realny, możliwy do osiągnięcia)

T - Time banded (określony w czasie)

10

Określ zasoby

Należy zastanowić się czy dysponuje się
ludźmi, kapitałem, infrastrukturą, czasem i
informacjami na koniecznym poziomie; jeśli
trzeba można opracować sposoby

pozyskania

brakujących zasobów.

11

Określ sposób pracy
zespołu

Najłatwiej dokona się tego odpowiadając na zestaw
Poniższych pytań. Oczywiście zależnie od specyfiki
zadania mogą pojawić się dodatkowe pytania:

- Czy działalność zespołu ma być ciągła czy czasowa?

- Czy praca w zespole będzie jedynym zajęciem dla

osób stanowiących zespół czy dodatkowym?

- Jakie zadania stoją przed grupą i od czego powinna

zacząć?

- Jak dalece zespół może ingerować w funkcjonowanie

firmy?

12

Określ sposoby
motywowania

Należy opracować system nagród przewidzianych dla
pracowników za określone wyniki pracy zespołu –
pamiętając, że należy nagradzać wszystkich członków
oraz że uczestnictwo w zespole nigdy nie może być
traktowane jako kara, nie może wiązać się np. z
przymusowym pozostawianiem w pracy poza
normatywnym czasem pracy, obarczeniem
dodatkowymi obowiązkami, etc.

13

Określ sposoby oceny
pracy

Przede wszystkim należy opracować system ewaluacji
i poinformować o obowiązujących kryteriach przed
rozpoczęciem prac zespołu. Ocena efektów działań
grupy i wkładu pracy poszczególnych osób jest
niezwykle trudnym zadaniem, dlatego musi być

bardzo

szczegółowo przygotowana i przetestowana przed
wprowadzeniem. Nie powinno się stosować
odpowiedzialności zbiorowej - to cecha grup, nie
zespołów. W zespole oceniana jest zarówno
indywidualna praca członków jak i cały zespół.

14

Określ skład grupy

Skład grupy nie może być przypadkowy,
wymuszony ani narzucony przez
dotychczasową strukturę zatrudnienia.

Kryteria

doboru członków powinny wynikać z zadań
stawianych przed zespołem oraz osobistych
predyspozycji i posiadanych kompetencji.

15

Wybierz lidera (liderów)

Skuteczne działanie wymaga przywódcy, który będzie
koordynował pracę, delegował zadania, rozładowywał
konflikty, dostarczał informacji. Rola lidera, tak jak
każda rola w zespole, powinna przypaść odpowiedniej
osobie - posiadającej cechy, które przyczynią się do
szybkiej integracji grupy. Lider może być wyznaczony
lub wyłoniony naturalnie. Jeśli rola lidera nie będzie
przechodnia przywódca musi również posiadać
narzędzia umożliwiające mu utrzymanie autorytetu w
grupie przez cały okres pracy zespołu.

16

Zespół zadaniowy

Zespół zadaniowy – to tymczasowy zespół
tworzony z pracowników różnych

komórek

organizacyjnych na czas wykonywania
określonego zadania.

17

Cechy zespołów
zadaniowych



obecność specjalistów z różnych dziedzin,



samodzielność podczas pracy nad
zadaniem,



z góry określony czasem trwania,



jednoznacznie określony problemem, który
nie zawsze musi być wykonany.

18

Zespoły zadaniowe H.
Mreła podzielił na:



Decyzyjne.



Wykonawcze (często nazywane
projektowymi).



Doradcze i koordynacyjne.

19

Zespoły zadaniowe -

decyzyjne

Są to zespoły, które opracowują wszystkie
możliwe warianty procesu decyzyjnego i
wybierają najlepszy. Główną cechą
wyróżniającą jest fakt, iż decyzje podjęte

przez

takie zespoły stają się bez konsultacji z

nikim

decyzjami obowiązującymi.

20

Zespoły zadaniowe -

wykonawcze

Zespoły te są powoływane podczas prac
projektowych i innowacyjnych oraz przy
rozwiązywaniu decyzji z takich dziedzin, jak
działalność produkcyjna czy naukowa. Jest to
najbardziej znany typ zespołów zadaniowych
(obecnie zespoły zadaniowe często
utożsamiane są z zespołami projektowymi, ale
nie zapominajmy, iż pierwszy termin jest

szerszy).

21

Zespoły zadaniowe

- doradcze i koordynacyjne

Dziś zespoły doradcze i koordynacyjne
traktowane są raczej jako komisje czy

komitety,

a nie zespoły zadaniowe, jednak w

pierwotnym

podziale H. Mreły było inaczej, dlatego

zostały

one tutaj przytoczone.

22

Istota tworzenia zespołów zadaniowych
sprowadza się przede wszystkim do
interdyscyplinarnej formy zadania, która
wymaga zaangażowania ludzi zajmujących się
różnymi aspektami funkcjonowania
przedsiębiorstwa. Dzięki wykorzystaniu wiedzy
wszystkich członków zespołu możliwe jest to,
co byłoby niemożliwe przy samodzielnej pracy
–wykonanie określonego zadania.

23

Cele pracy zespołowej



poprawa jakości,



redukcja braków, nieobecności,



umiejętność określania hierarchii zadań przez
każdego pracownika (włączając kierowników),



gotowość niesienia pomocy
współpracownikom w problemach związanych
z pracą,



wspieranie innych przez każdego pracownika,



ograniczenie problemów z "zablokowaniem" w
sytuacji wprowadzenia nowych produktów.

24

Charakterystyka pracy
zespołowej



Współzawodnictwo



Czas



Innowacje



Decyzje i rozstrzygnięcia



Inicjatywa



Orientacja na sukces



Relacje i zależności



Sposób obcowania z wyzwaniami,
reagowanie na nowe wyzwania

25

Analiza pracy zespołowej

Po każdej naradzie w zespole albo pod koniec
każdego dnia pracy dobrze jest porozmawiać z
pracownikami o następujących sprawach:



Jaki cel i sens miało dzisiejsze posiedzenie?



Czemu służyło?



Kto je popierał?



W czym przeszkodziło?



Kto przeszkadzał w posiedzeniu?



Jakie wnioski możemy wyciągnąć: dla naszego

zespołu i dla pojedynczego członka?

26

Zalety pracy zespołowej



Zespół wie więcej



Zespół mobilizuje



Zespół łagodzi napięcia
emocjonalne

27

Wady pracy zespołowej



niezadowolenie z podziału odniesionego

sukcesu;



niedopasowanie, niezgranie zespołu;



zły wybór przewodnika pracy;



niekonsekwentne wypełnianie

obowiązków;



nie przestrzeganie zasad obowiązujących

w kontaktach międzyludzkich oraz reguł

ustalonych przez grupę

Podsumowanie

29

Dobrze zorganizowana praca

- mapa myśli

warunki psychiczne

autonomia

urozmaicenie

komunikacja
współpraca

sprawność

warunki fizyczne

dobór zasobów mikroklimat

uporządkowanie działań oświetlenie
koordynacja komfort

dźwiękowy

oszczędność pozycja ciała
bezpieczeństwo

Dobrze zorganizowana

Dobrze zorganizowana

praca

praca

30

Zespół – mapa myśli

cele formalne
aspiracje nieformalne
normy stałe
standardy tymczasowe
role
motywacja

zjawiska zespoły zespoły

lider cechy

osobowość integracja
rola uzupełnianie

się

autorytet solidarność
zrozumienie
dynamika
( kooperacja,

rywalizacja )

zespół

Kierowanie i

podejmowanie

decyzji

32



Lider to przywódca grupy lub czołowy
działacz organizacji.



Grupą kierowana przez lidera może być
komórka organizacyjna
przedsiębiorstwa lub innej instytucji.



Lider, który został mianowany szefem
komórki organizacyjnej, nazywany jest
kierownikiem ( dyrektorem,
menedżerem ).

33

Funkcje kierownicze



Planowanie



Organizowanie



Motywowanie



kontrolowanie

34

Przykłady grup i jednostek

podlegających kierowaniu



Zespól sportowy



Zespól muzyczny



Zespól redakcyjny



Rodzina



Klasa szkolna



Szkoła



Przedsiębiorstwo



Urząd



Partia polityczna

35

Styl kierowania



Styl kierowania to sposób postępowania
kierownika w stosunku do podwładnych.



Najprostszy podział stylów kierowania,
rozróżnienie dwóch stylów:

- autokratycznego
- demokratycznego.

36

Styl autokratyczny



Ustalenie celów i podejmowanie decyzji
przez przełożonego bez udziału
pracowników oraz oparcie kierowania
na wydawaniu poleceń i kontrolowaniu
ich wykonywania.

37

Styl demokratyczny



Występują tu różne formy dopuszczania
pracowników do udziału w ustalaniu
celów i podejmowaniu decyzji.



Kierownik daje im większa
samodzielność w organizowaniu własnej
pracy, a kontrola w dużym stopniu
zastępowana jest samokontrolą.

38

Sposoby działania

kierownika



Rosnąca samodzielność pracowników



Malejąca integracja kierownika w pracę

podwładnych

INSTRUOWANIE

PRACOWNIKÓW

INSPIROWANIE

PRACOWNIKÓW

DOPUSZCZANIE

PRACOWNIKÓW

DO

WSPÓŁUCZESTNICTWA

W PODEJMOWANIU

DECYZJI

I ORGANIZOWANIU

PRACY

DELEGOWANIE

UPRAWNIEŃ

I

ODPOWIEDZIALNOŚCI

39

Proces decyzyjny

I.

ANALIZA

SYTUACJI

FORMUŁOWANIE

PROBLEMU

II.

TWORZENIE

RÓŻNYCH

WARIANTÓW

ROZWIĄZAŃ

PROBLEMU

III.

OCENA

WARIANTÓW

I WYBÓR

NAJLEPSZEGO

ROZWIĄZANIA

IV.

ZAPLANOWANIE

REALIZACJI

DECYZJI

40

Sposoby decydowania



Przełożony sam podejmuje decyzję, prosząc jedynie

podwładnych o dostarczenie mu potrzebnych informacji.



Przełożony przed podjęciem decyzji przeprowadza

konsultacje z podwładnymi, zbierając ich opinie,

propozycje i sugestie. Ostatecznie jednak sam podejmuje

decyzję.



Decyzję podejmuje zespół, którym kieruje przełożony. On

sam odgrywa role członka zespołu. W trakcie

wypracowania decyzji powinno dojść do zaakceptowania

przyjętego rozwiązania przez wszystkich członków

zespołu, łącznie z kierownikiem.