Zakład Technologii Procesów Materiałowych, Zarządzania i Technik Komputerowych w Materiałoznawstwie

Temat projektu : Dokumentacja systemu zarządzania jakością w oparciu o normę PN-EN ISO 9001:2009.

Opracowali :

Banczarek Krzysztof

Barteczko Krzysztof

Borys Mariusz

MT, AiR 6, Gr. I

1. Wprowadzenie.

W dzisiejszych czasach coraz więcej firm i instytucji decyduje się na wdrożenie systemu ISO, który jest uznanym w skali światowej modelem Systemu Zarządzania Jakością opartym o satysfakcję klienta, wynikającą ze spełnienia jego wymagań i potrzeb. To model Systemu Zarządzania Jakością koncentrujący się na skuteczności i efektywności procesów gospodarczych pozwalający na osiągniecie zaplanowanych i pożądanych rezultatów.

Posiadanie certyfikatu ISO zwiększa zarówno konkurencyjność firmy, jak i pomaga w lepszym jej rozwoju. Prawidłowe wprowadzenie systemu wymaga zaangażowania od kierownictwa zakładu i jego pracowników. Szczególną uwagę trzeba zwrócić przy tym na wykształcenie, doświadczenie, umiejętności i dalsze podnoszenie kwalifikacji zatrudnionych.

1. Zawartość normy PN-EN ISO 9001:2009. [1, 5, 6]

Norma ISO 9001:2008 należy do bogatej rodziny norm serii ISO 9000. W Polsce została ona wydana przez Polski Komitet Normalizacyjny jako PN-EN ISO 9001:2009, będącą nowelizacją obowiązującej dotychczas normy PN-EN ISO 9001:2000. Obecna nowelizacja wynika między innymi z pojawiającymi się problemami z interpretacją niektórych punktów normy ISO 9001:2000, jak również z doświadczeń klientów, jednostek certyfikacyjnych oraz firm doradczych. Według znowelizowanej normy tj. PN-EN ISO 9001:2009 punkt 4.1 „Wymagania ogólne” na organizację nakłada się obowiązek, że powinna ustanowić, udokumentować, wdrożyć i utrzymywać system zarządzania jakością oraz ciągle doskonalić jego skuteczność zgodnie z wymaganiami niniejszej normy.

Skonstruowana w sposób uniwersalny nie zawiera wymagań dotyczących wyrobu (nie jest normą techniczną), tylko wymagania dla systemu zarządzania jakością mającego zastosowanie dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i rodzaju (pozwala na wdrożenie SZJ zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych, usługowych, jak i w administracji publicznej ), która potrzebuje wykazać zdolność do ciągłego dostarczania wyrobów czy usług zgodnych z wymaganiami klienta i mających zastosowanie do obowiązujących przepisów oraz dążąc do zwiększenia zadowolenia klienta. Jest zbiorem logicznych zasad dobrego zarządzania, opartych na "zdrowym rozsądku" i doświadczeniach tysięcy organizacji . Określa proces produkcji czy usługę, jego planowanie, wyznacza kompetencje pracowników, zwracając uwagę na system szkoleń i ich skuteczność. Wskazuje jak monitorować jakość zakupionych materiałów, towarów i usług, wyznacza spójne zasady postępowania z reklamacjami, wskazuje na konieczność badania zadowolenia swoich klientów, zapewnia monitorowanie osiąganych wyników ekonomicznych i wiele innych działań. Wszystkie te aspekty połączone w jeden przejrzysty system, objęty skutecznym nadzorem, odpowiednio analizowany i udokumentowany w określonym zakresie stanowi wspaniałe narzędzie biznesowe do osiągnięcia sukcesu na trudnym rynku.

Sprawny, dobrze zaprojektowany system zarządzania jakością działa niczym dobrze zaprojektowana maszyna, dodatkowy członek zarządu, osobisty pomocnik kierownictwa firmy, na którego można przenieść wiele problemów do załatwienia. Pomaga odczytywać obecny stan funkcjonowania organizacji a zarazem patrzeć w przyszłość firmy, realizując jej misje i cele. Doświadczenia przedsiębiorstw, które obrały właśnie taki kierunek rozwoju wyraźnie udowadniają, że jest to właściwa droga do skutecznego podnoszenia produktywności, zwiększania zysków i rozwoju przedsiębiorstwa.

Omawiana norma zaleca też, aby tworzenie dokumentacji nie było celem samym w sobie, ale działaniem zwiększającym wartość systemu zarządzania jakości.

2. Podstawowe pojęcia.

W celu łatwiejszego zrozumienia pracy, należało by na początku zdefiniować podstawowe pojęcia, terminy, które często będą się przewijać. By określić czym jest System Zarządzania Jakością zastanówmy się nad znaczeniem poszczególnych składowych tego terminu. Tak więc :

System jest to zbiór elementów, powiązanych wzajemnie za pomocą relacji , które razem stanowią one całość zdolną do funkcjonowania w określony sposób.

Zarządzanie czyli planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrola. Są to elementy tzw. koła jakości, mającego doprowadzić do doskonalenia działań. Te elementy powinny cechować system ISO 9001.

Jakość to stopień, w jakim naturalne cechy danego wyrobu (lub usługi)spełniają zgłoszone i rozpoznane potrzeby i oczekiwania. Zgłaszać potrzeby lub oczekiwania wobec konkretnego wyrobu mogą różne strony: klient, producent - ale i państwo (wymagania prawne).

Podsumowując, system zarządzania jakością to sposób, w jaki organizacja kieruje i steruje wszelkimi działaniami biznesowymi, które mają związek z jakością oferowanego wyrobu czy usług, tak aby spełnić oczekiwania rynku.

3. Cykl Deminga jako oparcie dla Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z ISO 9001. [9]

Koncepcja systemu zarządzania jakością zgodnego z PN-EN ISO 9001:2009, oparta jest na cyklu Deminga. Jednym z jego podstawowych założeń jest przyjęcie modelu PDCA ( skrót od Plan - Do -Check - Act czyli Zaplanuj - Wykonaj - Sprawdź - Działaj )

Rys. 1.3.1 Cykl Deminga.

Planuj - ustanów politykę, cele, zidentyfikuj procesy i odpowiedzialności, określ procedury odnoszące się do zarządzania ryzykiem i doskonalenia zarządzania jakością, by osiągnąć cele zgodne z ogólnymi kierunkami działania i rozwoju organizacji.

Wykonaj - wdróż i stosuj politykę, środki nadzoru, procesy i procedury.

Sprawdź - monitoruj i mierz procesy i wyrób w odniesieniu do polityki celów i wymagań dotyczących wyników wyrobu przedstawiaj wyniki

Działaj - podejmij działania doskonalące oparte na wynikach wewnętrznych auditów, wewnętrznych weryfikacji, przeglądach dokonanym przez kierownictwo, informacjach od Klientów i innych informacjach, w celu osiągnięcia ciągłego doskonalenia.

2. Wymagane dokumenty. [1 ,2, 5, 7]

Mimo z pozoru dużej swobody i szerokiej dowolności, jakie wydają się wynikać z powołanych norm , opracowanie dobrej dokumentacji systemu zarządzania jakością wcale nie jest proste. Dokumentacja systemu przypomina trochę precyzyjne puzzle, które szczelnie pokrywają cały obszar objęty systemem zarządzania jakością. Powinna być napisana językiem zwięzłym, prostym i zrozumiałym dla pracowników o różnym poziomie wykształcenia, a równocześnie powinna precyzyjnie i jednoznacznie regulować wszystkie problemu związane z zarządzaniem, zapewnieniem jakości, zapewnieniem i podnoszeniem satysfakcji klientów oraz z zapewnieniem ciągłego rozwoju organizacji - w najszerszym znaczeniu tych zagadnień. Równocześnie, nie powinna być zbyt obszerna, ponieważ utrudnia to precyzję i możliwości skutecznego nadzorowania systemu.

Uwzględniając punkt 4.2 „Wymagania dotyczące dokumentacji” normy PN-EN ISO 9001:2009 stwierdza się, że zakres dokumentacji systemu zarządzania jakością może być różny w poszczególnych organizacjach w zależności od:

• wielkość organizacji i rodzaju działalności,

• złożoności procesów i ich wzajemnego oddziaływania,

• kompetencji personelu.

Dokumentacja ta może mieć dowolną formę lub dowolny rodzaj nośnika, ale powinna zawierać:

• Udokumentowane deklaracje polityki jakości i cele dotyczące jakości,

• Księgę jakości,

• Udokumentowane procedury i zapisy wymagane postanowieniami niniejszej normy,

• Dokumenty łącznie z zapisami, określone przez organizację jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania jej procesów.

Rys. 2.0.1 Struktura dokumentacji w systemach zarządzania jakością. [4]

1. Wymagane dokumenty - Polityka jakości.

Polityka jakości jest nadrzędnym dokumentem, w którym kierownictwo organizacji określa swoje zasady i ramy dla całego systemu zarządzania jakością. Polityka jakości powinna:

• Być spójna z celem istnienia organizacji (spójna z wizją i strategią organizacji, ukierunkowana na spełnianie wymagań klienta dzięki któremu organizacja istnieje, wspierająca rozwój pracowników itp.)

• Zawierać zobowiązanie do zapewnienia zgodności z normą i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania jakością.

• Zawierać takie deklaracje i zobowiązania, które będą podstawą do opracowania celów dotyczących jakości.

Po opracowaniu polityki jakości należy:

• Zakomunikować ją całemu personelowi. Przykładowo poprzez umieszczenie jej w kilku miejscach, gdzie przebywają pracownicy oraz jeżeli jest stosowany intranet poprzez zamieszczenie jej w sieci komputerowej.

• Regularnie sprawdzać jej aktualność i przydatność dla organizacji - podczas przeglądu zarządzania.

Cele dotyczące jakości określa kierownictwo dla poszczególnych szczebli w organizacji. Cele te określają do czego ma dążyć organizacja. Podczas opracowania celów należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• Polityka jakości stanowi "ramy" dla wyznaczania celów, więc cele powinny być spójne z tą polityką ("wspierać" to co w niej zadeklarowano).

• Cele powinny być mierzalne - po to aby można było je skutecznie przeglądać i oceniać w jakim stopni są spełniane.

• Cele powinny prowadzić do doskonalenia organizacji (doskonalenie jest jednym z wymaganych elementów polityki jakości).

Zaleca się aby cele dotyczące jakości były jasno komunikowane na odpowiednich szczeblach w organizacji. Oczywiście cele dotyczące jakości (jak każdy inny dokument) podlegają przeglądowi i jeżeli wymagane także aktualizacji, więc najlepiej to realizować podczas przeglądu zarządzania.

2. Wymagane dokumenty - Księga jakości.

Księga Jakości to dokument, który stanowi opis całego SZJ w przedsiębiorstwie. Przedstawia zakres systemu i opisuje przyczynę ewentualnych wyłączeń. W Księdze Jakości należy zawrzeć opis wzajemnego oddziaływania między procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie, najczęściej wykorzystuję się do tego tzw. "mapę procesów". Ponadto Księga Jakości może zawierać: deklarację Polityki Jakości ( norma wymaga jej udokumentowania ), opis obowiązków, uprawnień, wymagań na poszczególnych stanowiskach (np. w formie matrycy), informacje o organizacji, historię. Często spotykanym elementem jest także wykaz wszystkich dokumentów funkcjonujących w SZJ. Najczęściej spotykanym układem Księgi Jakości jest ten zgodny z norma ISO :

• Prezentacja organizacji.

• Zakres systemu zarządzania jakością.

• Ewentualne wyłączenia zgodnie z normą.

• System Zarządzania Jakością.

• Odpowiedzialność kierownictwa.

• Zarządzania zasobami.

• Realizacja wyrobów / usług.

• Pomiar, analiza i doskonalenie.

Księga Jakości zawiera również załączniki, w których są przedstawione : struktura organizacyjna firmy ( Rys. 5.1 )oraz schemat blokowy procedury, formularza procedur, instrukcji.

Rys. 2.3.1 Przykładowa struktura organizacyjna. [2]

2. Wymagane dokumenty - Procedury.

Procedury to podstawowe dokumenty opisujące kompleksowo i jednoznacznie poszczególne elementy funkcjonującego w przedsiębiorstwie Systemu Jakości. Procedury dotyczą poszczególnych procesów realizowanych przez przedsiębiorstwo, istotnych z punktu widzenia zapewnienia wymaganej jakości wyrobów i usług. W każdym przypadku są one w zasadzie rozwinięciem i uszczegółowieniem postanowień zawartych w Księdze Jakości. ISO 9001 wymaga, aby udokumentowano za pomocą procedury następujące elementy SZJ:

• nadzór nad dokumentacją,

• nadzór nad zapisami,

• audit wewnętrzny,

• nadzór nad wyrobem niezgodnym,

• działania korygujące,

• działania zapobiegawcze.

Dokumentowanie innych elementów SZJ zależy od potrzeb i uznania wdrażających system. Często elementy te opisane są już, za pomocą wcześniej istniejących w systemie dokumentów. Oznacza to, że w innych obszarach nie musimy tworzyć udokumentowanych procedur. W praktyce dokumentacja systemu zarządzania nie ogranicza się jedynie do procedur w w/w obszarach. Na potrzeby systemu zarządzani tworzy dodatkowe procedury, których norma nie wymaga bezpośrednio. Decyzja, które obszary udokumentować pozostaje w gestii organizacji. Organizacja musi zapewnić stworzenie procedur dla wszystkich obszarów jej działania, które tego wymagają.

Procedury mają na celu określenie sposobu działania (lub grupy działań) i wyznaczenie jego zakresu. Ponadto celem każdej procedury w systemie zgodnym z ISO 9001, jest zapewnienie zgodności przebiegu danego procesu z wymaganiami normy.

Typowa procedura zawiera następujące elementy:

• Dane identyfikacyjne procedury:

• Tytuł - wyraźnie określa daną procedurę np. Nadzór nad dokumentacją, Zakupy, Szkolenia, itp.,

• Oznaczenie wersji,

• Identyfikacja zmian,

• Status,

• Datę wydania,

• Cel procedury - określają w jakim celu procedura została stworzona

• Zakres procedury - określa w jakim obszarze systemu zarządzania procedura obowiązuje, np. Procedura ma zastosowanie we wszystkich obszarach. W przypadku, gdy procedura nie obejmuje lub nie dotyczy pewnych obszarów firmy, warto to również zaznaczyć.

• Dane wejściowe procesu - dokumenty, informacje, normy konieczne do zapoczątkowania procesu i do jego prawidłowego przebiegu. Wejścia procesu są najczęściej wyjściami procesu poprzedniego.

Przykładowe wejścia procesu Produkcja:

• Formularz zamówienia

• Specyfikacja produktu

• Plan jakości

• Przebieg procesu - opis przebiegu procesu, który procedura obejmuje.

Opis może przybrać formę diagramu lub formę opisową. Jego szczegółowość zależy od potrzeb organizacji, klientów i dostawców.

• Dane wyjściowe procesu - wszelkiego rodzaju dane, zapisy, powstające w trakcie przebiegu procesu.

Przykładowe wyjścia procesu Produkcja:

• Zapisy z pomiarów

• Raport serii produkcyjnej

• Odpowiedzialność i uprawnienia - zakres odpowiedzialności i uprawnienia osób, które w uczestniczą w procesie. Można go zobrazować np. za pomocą matrycy odpowiedzialności lub opisowo.

• Załączniki - wykaz załączników związanych z procedurą. Należą do nich: instrukcje, formularze, wykresy, tablice i inne dokumenty pomocnicze.

Powyższe elementy procedury są przykładowe. Norma ISO 9001 pozwala na dużą swobodę, jeśli chodzi o formę procedur. Ważne, by procedura spełniała swój cel.

2. Wymagane dokumenty - Instrukcje.

W Systemie Jakości opracowuje się również instrukcje, czyli dokumenty szczegółowo mówiące o tym, jak poszczególne działania powinny być realizowane. Instrukcje są dokumentami Systemu Jakości reprezentującymi najwyższy stopień szczegółowości w porównaniu z Księgą Jakości i procedurami. Instrukcje można podzielić je na dwie grupy:

• instrukcje systemowe; Są niejako rozwinięciem procedur. Dokładnie opisują jak wykonać określone działania, jak kontrolować, nadzorować, kwalifikować, itd. Powinny szczegółowo nakreślać realizację założeń opisanych w procedurach, podobnie jak one musza podlegać ścisłemu nadzorowi.

• instrukcje techniczne/pracy/robocze/kontrolne. Te instrukcje natomiast są częścią, procesów technologicznych, przez to również systemu. Wyrażają, zależność "człowiek - maszyna" (np. instrukcja spawania, instrukcja toczenia). Tak jak pozostałe dokumenty powinny być kompletne i podlegać nadzorowi

Typowa instrukcja zawiera następujące punkty :

• Cel instrukcji

• Zakres obowiązywania

• Terminologia

• Odpowiedzialność

• Opis postępowania

• Przyjmowanie skarg i wniosków

• Rozpatrywania skarg i wniosków

• Dokumenty związane

• Formularze

2. Wymagane dokumenty - Zapisy

Zapis to specyficzny rodzaj dokumentu, który stwierdza osiągnięty rezultat (np. wynik testu / osiągów wyrobu) lub dostarcza dowodu na przeprowadzenie danego działania (np. raport z auditu, raport z przeglądu zarządzania itp.). Zapisy w systemie zarządzania są wynikiem funkcjonowania tegoż systemu i są jednocześnie dowodem potwierdzającym jego zgodność z wymaganiami (prawa, klienta, normy i innych specyfikacji). Zapisy możemy podzielić na wymagane przez normę i zapisy dodatkowe, które organizacja sama ustaliła jako wymagane dla poprawnego funkcjonowania jej systemu.

Zapisy ustanowione w celu dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania systemu zarządzania jakością powinny być nadzorowane. Organizacja powinna ustanowić udokumentowaną procedurę w celu określenia nadzoru potrzebnego do identyfikowania, przechowywania, zabezpieczania, wyszukiwania, zachowywania zapisów oraz dysponowania nimi. Zapisy powinny być zawsze czytelne, łatwe do zidentyfikowania i odszukania.

3. Nadzór nad dokumentacją. [4]

Procedura obejmuje między innymi ustalenia dotyczące:

• Identyfikowania,

• Gromadzenia,

• Oznaczania,

• Dostępu,

• Porządkowania,

• Przechowywania i obsługi zapisów dotyczących jakości.

4. Przebieg procesów realizacji w powiązaniu z dokumentacją systemu zarządzania jakością [3, 4, 8].

LEGENDA :

1. Procedura „Marketing i programowanie”.

2. 
   Procedura „Projektowanie wyrobów i procesów”.

3. Zamówienia/propozycje umowy.

4. 
   Procedura „Przegląd umowy”.

5. Procedura „Nadzorowanie procesów”.

6. 
   Dokumentacja technologiczna, specyfikacje.

7. Plan sterowania procesem (przebieg i kontrola).

8. Procedura „Marketing i programowanie”.

9. Procedura „Projektowanie wyrobów i procesów”

Żaden z funkcjonujących w Polsce ośrodków szkoleniowych, które kształcą specjalistów w zakresie systemów zarządzania jakością, nie uczy trudnej sztuki opracowywania dokumentacji systemu tak, aby można było oczekiwać od razu pełnowartościowych umiejętności. Zdobycie takich umiejętności wymaga praktyki, wspieranej przez doświadczonych konsultantów, albo dobrych, zweryfikowanych praktycznie wzorców. Działające w tej dziedzinie w biurach konsultingowych osoby opanowały te umiejętności i wypracowały własne szablony dokumentacji. Traktują je jako pilnie strzeżone sekrety i na ogół bardzo drogo szacują swoje usługi dotyczące przygotowania dokumentacji systemu.

5. Korzyści wynikające ze wdrożenia ISO 9001. [5]

Wdrożenie systemu zapewnienia jakości i uzyskanie certyfikatu na zgodność z normą ISO 9001: 2008 przynosi szereg wymiernych korzyści zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych:

Korzyści wewnętrzne :

• Wzrost jakości wyrobów.

• Uporządkowane i przejrzyste procesy w firmie.

• Polepszenie obiegu informacji.

• Zwiększenie efektywności i produktywności, przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów reklamacji poprzez ujawnienie źródeł powstawania wyrobów wadliwych

• Szybsze wdrażanie nowych pracowników.

• Jasny podział kompetencji i odpowiedzialności w firmie.

• Zapewnienie terminowości dostaw i produkcji.

• Lepsze zarządzanie organizacją.

Korzyści zewnętrzne :

• Lepsze warunki zawierania umów i negocjowania cen.

• Zwiększenie sprzedaży przy mniejszych kosztach własnych.

• Zmniejszenie ilości reklamacji.

• Lepsze postrzeganie jakości wyrobów przez klientów i wzrost ich satysfakcji.

• Poprawa pozycji firm wśród firm konkurencyjnych.

• Korzyści marketingowe.

• Lepsza współpracy z dostawcami.

• Większe spełnianie wymagań klienta i wzrost wiarygodności firmy.

6. Opis cyklu wdrożeniowego.

Wdrożenie systemu rozpoczyna się od Audytu Wstępnego, czyli rozpoznania stopnia spełnienia wymagań systemu przez daną organizację. Weryfikowana jest struktura obiegu dokumentów, znajomość wymogów formalno prawnych powiązanych z prowadzoną działalnością, czy stopień zaangażowania kierownictwa w rozwój firmy. Z Audytu Wstępnego powstaje Raport, który stanowi wytyczne do opracowania koncepcji całego cyklu wdrożenia.

Po dokonaniu wstępnej oceny, w organizacji wyłoniona zostaje grupa osób bezpośrednio zaangażowana w proces. Wraz z Zespołem Roboczym, przeszkolonym z podstaw systemu zarządzania jakością w celu zapoznania się z jego specyfikacja, zostaje opracowana cała dokumentacja systemu.

Następny krok polega na opracowaniu całej dokumentacji systemu. Opis systemu rozpoczyna sformułowanie celu istnienia danej organizacji na rynku w postaci Polityki Jakości firmy. Następnie powstaje mapa procesów, która opisuje sieć powiązań między procesami w organizacji. Na podstawie mapy procesów Zespół Roboczy wraz z Konsultantem opisuje poszczególne procesy realizowane w firmie. Opisy procesów, Polityka Jakości i mapa procesów stanowią część składową Księgi Jakości - dokumentu, w którym zawarte są wszystkie informacje dotyczące struktury funkcjonowania organizacji.

Po opracowaniu całej dokumentacji przychodzi czas na weryfikację funkcjonowania systemu opisanego w Księdze Jakości. Weryfikacja działania systemu zarządzania jakością opiera się na jego przeglądach. Przeglądy mają kilka szczebli - podstawowym, czyli operacyjnym są Audyty Wewnętrzne. Aby je przeprowadzać z danej organizacji wybrani zostają pracownicy, którzy na specjalnym, dedykowanym szkoleniu zapoznają się ze specyfiką prowadzenia Audytów. Po przeprowadzeniu jednego lub kilku Audytów, Raporty trafiają w ręce najwyższego kierownictwa, które na ich podstawie podejmuje decyzję o wszczęciu działań korygujących, bądź zapobiegawczych. Jeśli Kierownictwo firmy wraz z Konsultantem uzna, że system funkcjonuje prawidłowo podejmowana jest najczęściej decyzja o certyfikacji systemu.

Certyfikacja dla większości wdrożeń jest elementem zwieńczającym cały proces wdrożenia. Dla Klientów jest to drugi etap potwierdzony sukcesem na drodze ciągłego doskonalenia swojej organizacji. Podczas certyfikacji jednostka wytypowana przez daną firmę ocenia stopień zgodności wdrożonego systemu z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001: 2001.

7. Dokumentacja systemu zarządzania jakością w oparciu o firmę

„PHU WRAZIDŁO”

Firma „PHU WRAZIDŁO” jest firmą, której system zarządzania jakością obejmuje: projektowanie maszyn, oprzyrządowań i narzędzi, produkcję i regenerację podzespołów oraz części maszyn i urządzeń. W/w firma w deklaracji właściciela zapewnia, że system zarządzania jakością został ustanowiony i wdrożony, aby zagwarantować klientowi rzetelną usługę spełniającą jego potrzeby oraz przez stałe doskonalenie systemu zarządzania jakością zwiększać jego skuteczność.

7.1 Polityka jakości.

Pierwszy element dokumentacji systemu zarządzania jakością (zgodnie z punktem 4.2 „Wymagania dotyczące dokumentacji” oraz punkt 5.3 „Polityka jakości”) został wyrażony w poniższej Polityce Jakości :

POLITYKA JAKOŚCI FIRMY PHU WRAZIDŁO :

„Spełnienie oczekiwań i wymagań dotychczasowego klienta i pozyskanie nowego przy zapewnieniu efektywności ekonomicznej firmy.”

CELE NASZEJ FIRMY:

• Rozwój asortymentu produkcji i usług.

• Szybkie dostosowywanie się do potrzeb rynku poprzez realizację zamówień jednostkowych.

• Doskonalenie procesów konstrukcyjno - technologicznych.

• Zapewnienie terminowych dostaw produktów o oczekiwanej jakości do odbiorcy.

• Osiąganie najlepszych wyników finansowych.

• Postrzeganie znaku firmowego naszych produktów jako świadectwa solidnego wykonania i bezpiecznej eksploatacji.

POWYŻSZE CELE OSIĄGNIEMY POPRZEZ:

• Rozwój marketingu.

• Polepszanie jakości swoich produktów i usług.

• Stworzenie klimatu pracy zespołowej oraz indywidualnej odpowiedzialności pracownika za jakość.

• Ciągłe szkolenie załogi i doskonalenie naszego Systemu Zarządzania Jakością.

Sumina czerwiec 2002r.

7.2 Księga jakości.

Drugim (podstawowym) elementem dokumentacji systemu zarządzania jakością (wg punktu 4.2 normy) jest Księga Jakości gdzie zawarto ogólne cele polityki jakości oraz opisano system zarządzania jakości obowiązujący w firmie PHU WRAZIDŁO.

Księga Jakości stanowi:

• opis firmy, jej organizację i działalność,

• opisy, ich sekwencje i wzajemne oddziaływania procesów występujących w systemie zarządzania jakością i ich zastosowanie w firmie PHU WRAZIDŁO,

• prezentację misji, celów i polityki jakości firmy,

• odniesienia do udokumentowanych procedur SZJ,

• podstawę do doskonalenia systemu zarządzania jakością, wprowadzania zmian przez realizacje auditów wewnętrznych i zewnętrznych oraz szkolenia pracowników i kadry kierowniczej,

• punkt odniesienia w przypadku wystąpienia niejasności lub różnicy zdań.

W w/w księdze jakości stwierdzono, że system zarządzania jakością spełnia wymagania zawarte w normie ISO 9001:2009 i dostosowany jest do procesów, struktury organizacyjnej, zasobów oraz charakteru prowadzenia usług i produkcji firmy PHU WRAZIDŁO.

System jakości został ustanowiony, jest wdrożony i utrzymywany w celu zagwarantowania, że w trakcie realizacji procesów wymagania klienta są zrozumiałe, że nie wystąpiły niezgodności oraz, że wyroby dostarczone klientowi są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie, zaś wyrób jest doskonalony na podstawie obiektywnych pomiarów satysfakcji klienta.

System zarządzania jakością wdrożono w firmie aby spełniać misję firmy poprzez realizację celów jakościowych długofalowych i krótkoterminowych wyrażonych przez Właściciela firmy. W swojej polityce jakości kierownictwo określa sposób osiągania celów oraz swoje zobowiązania dotyczące jakości firmy oraz deklaruje, że polityka jakości jest:

• odpowiednia do celów firmy PHU WRAZIDŁO,

• podlega ciągłemu doskonaleniu skuteczności,

• tworzy podstawy do ustanawiania celów na poziomie taktycznym i operacyjnym,

• jest rozpowszechniona i zrozumiała dla wszystkich pracowników firmy, oraz, że system zarządzania jakością jest:

• poddawany ciągłym przeglądom.

7.3 Procedury, instrukcje i zapisy.

Trzeci element dokumentacji systemu zarządzania jakością (wg punktu 4.2 normy) to są udokumentowane procedury, instrukcje i zapisy. W tych dokumentach zawarte są bardzo szczegółowe wymagania systemu jakości.

W procedurach systemu zarządzania jakością zawarto:

• uprawnienia i wynikającą z nich odpowiedzialność,

• zakres obowiązywania procedury,

• obszar regulowany procedurą,

• sposób planowania czynności zmierzających do osiągnięcia celu jakościowego

Instrukcje systemu zarządzania jakością zawierają opis czynności zmierzających do realizacji celów jakościowych.

Zapisy dotyczące systemu zarządzania jakością tworzy się w celu dostarczenia dowodów, że system zarządzania funkcjonuje prawidłowo tak jak został zaplanowany, zaś oferowane usługi (wyroby) spełniają wymagania klienta. Nadzór nad zapisami polega na zapewnieniu ich czytelności, możliwości ich identyfikowania i odszukiwania.

Procedury i instrukcje podlegają okresowemu przeglądowi na zgodność z wymaganiami systemu i normy ISO 9001:2009.

7.3.1 Procedury. (wg ISO 9001:2009):

ISO 9001		Tytuł procedury	Uwagi
Lp.	Numer
1.	P - 01	Nadzór nad dokumentami	Zgodnie z pkt. 4.2.3 normy
2.	P - 02	Audity wewnętrzne	Zgodnie z pkt. 8.2.2 normy
3.	P - 03	Nadzór nad wyrobem niezgodnym	Zgodnie z pkt. 8.3 normy
4.	P - 04	Działania korygujące i zapobiegawcze	Zgodnie z pkt. 8.5.2 normy
5.	P - 05	Nadzór nad zapisami	Zgodnie z pkt. 4.2.4 normy
6.	P - 06	Projektowanie i rozwój	Zgodnie z pkt. 7.3 normy
7.	P - 07	Zakupy	Zgodnie z pkt. 7.4 normy
8.	P - 08	Nadzorowanie wyposażenia do pomiarów i badań	Zgodnie z pkt. 7.6 normy
9.	P - 09	Rozkład uprawnień i odpowiedzialności	Zgodnie z pkt. 5.5 normy

P-01 Nadzór nad dokumentami

Celem procedury P-01 Nadzór nad dokumentami jest zapewnienie pełnego nadzoru nad dokumentami systemu zarządzania jakością oraz dokumentacją konstrukcyjną i technologiczną. Procedura obejmuje postępowanie w zakresie opracowywania, zatwierdzania, rozpowszechniania, aktualizacji, identyfikowania, oznaczania, przechowywania i likwidacji dokumentów:

• systemu zarządzania jakością

• dokumentacji technicznej własnej

• dokumentacji powierzonej przez klienta

• norm, aprobat technicznych oraz innych dokumentów o charakterze standardów.

Dokumenty - formularze do zapisów wchodzące w skład w/w procedury to:

1. Rejestr i ewidencja Księgi Jakości

P H U WRAZIDŁO		REJESTR I EWIDENCJA KSIĘGI JAKOŚCI			ISO 9001
L.p.	Nr egzemplarza	Data wydania	Data zwrotu	Nazwisko i imię pobierającego		Podpis
1
2
3
4
5

Zatwierdził: ......................................................................................... Data: .................................................................

2. Rejestr procedur systemu zarządzania jakością

P H U WRAZIDŁO		REJESTR PROCEDUR SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ	ISO 9001
L.p.	Nr procedury	Tytuł procedury		Uwagi
1
2
3
4
5

Zatwierdził: ......................................................................................... Data: .................................................................

3. Rejestr instrukcji systemu zarządzania jakością

P H U WRAZIDŁO		REJESTR INSTRUKCJI SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ	ISO 9001
L.p.	Nr instrukcji	Tytuł instrukcji		Uwagi
1
2
3
4
5

Zatwierdził: ......................................................................................... Data: .................................................................

4. Ewidencja procedur systemu zarządzania jakością

P H U WRAZIDŁO		EWIDENCJA PROCEDUR SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001		Procedura Nr ............................		Tytuł procedury:
L.p.	Nr egzemplarza		Data wydania	Data zwrotu	Nazwisko i imię pobierającego	Podpis
1
2
3
4
5

Zatwierdził: ......................................................................................... Data: .................................................................

5. Ewidencja instrukcji systemu zarządzania jakością

P H U WRAZIDŁO		EWIDENCJA INSTRUKCJI SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
ISO 9001		Instrukcja Nr ............................		Tytuł instrukcji:
L.p.	Nr egzemplarza		Data wydania	Data zwrotu	Nazwisko i imię pobierającego	Podpis
1
2
3
4
5

Zatwierdził: ......................................................................................... Data: .................................................................

6. Rejestr i ewidencja norm

P H U WRAZIDŁO		REJESTR I EWIDENCJA NORM				ISO 9001
L.p.	Nr normy		Data wydania	Data zwrotu	Nazwisko i imię pobierającego		Podpis
1
2
3
4
5

Zatwierdził: ......................................................................................... Data: .................................................................

7. Rejestr i ewidencja instrukcji wewnętrznych

P H U WRAZIDŁO			REJESTR I EWIDENCJA INSTRUKCJI WEWNĘTRZNYCH				ISO 9001
L.p.	Numer	Tytuł		Nazwisko i imię pobierającego	Data wydania	Data zwrotu		Podpis
1
2
3
4
5

Zatwierdził: ......................................................................................... Data: .................................................................

8. Przegląd dokumentu

P H U W R A Z I D Ł O . ISO 9001

PRZEGLĄD DOKUMENTU

DATA PRZEGLĄDU	UWAGI	PODPIS

UWAGA: Druk jest wypełniany tylko dla egzemplarza zerowego

P-02 Audity wewnętrzne

Celem procedury P02 Audity wewnętrzne jest określenie trybu postępowania przy prowadzeniu wewnętrznych auditów jakości (systematyczne i niezależne badania, mające określić, czy działania dotyczące jakości i ich wyniki odpowiadają zaplanowanym ustaleniom oraz są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów). Procedura obejmuje planowe i pozaplanowe audity wewnętrzne przeprowadzane w firmie P H U WRAZIDŁO.

Dokumenty - formularze do zapisów wchodzące w skład w/w procedury to:

1. Plan auditu okresowego

P H U W R A Z I D Ł O .

PLAN AUDITU OKRESOWEGO

Badanie zgodności Systemu Zarządzania Jakością

z wymaganiami normy ISO 9001 : 2009

w firmie PHU WRAZIDŁO

Skład zespołu auditorów: Auditor wiodący: ......................................................................

Auditor: .......................................................................

Lp.	Czynności auditu	Sprawdzany proces systemu	Data	Godzina	Wizytowane komórki / osoby
1
2
3
4
5

Zatwierdzam: Data:

2. Powiadomienie o audicie

P H U W R A Z I D Ł O . ISO 9001

POWIADOMIENIE O AUDICIE

Komórka auditowana: ........................................................................................................

Kierownik:..........................................................................................................................

Niniejszym informuję, że zgodnie z planem auditów przeprowadzony zostanie w

terminie .............................................audit wewnętrzny w podległej Panu(i) komórce.

Celem auditu będzie ......................................................................................................

Powołuję zespół auditorów w składzie:

1. Auditor wiodący - ......................................................

2. Auditor pomocniczy - .......................................................

Jednocześnie proszę Pana Kierownika o współpracę przy przeprowadzaniu auditu oraz

wyznaczenie do kontaktów przedstawicieli reprezentujących auditowane obszary.

Data: .................................. Pełnomocnik ds. jakości

Rozdzielnik:

3. Lista pytań kontrolnych

P H U W R A Z I D Ł O . ISO 9001

LISTA PYTAŃ KONTROLNYCH
Miejsce auditu: .............................................. Element systemu jakości: ...................................... .................................................................................	Zespół auditorów: ................................. .................................. ..................................

Lp.	Pytanie	Ocena	Spostrzeżenie
Legenda: P - pozytywny, N - negatywny CZ - częściowa realizacja		Data:		Strona .......... z ..........

4. Protokół niezgodności

PROTOKÓŁ NIEZGODNOŚCI Nr ...............................				Data:........./........./.........
Auditowana komórka: ...........................................			Norma ISO 9001 : 2009
Auditowany proces: ..................................................			Nr punktu normy: ...........................................................
Kategoria:	DUŻA)*	MAŁA)*	SPOSTRZEŻENIE)*	)* wykreślić dwa niewłaściwe
WYMAGANIE: BRAK ZGODNOŚCI: DOWÓD:
Podpis auditora:			Podpis kierownika komórki:
DZIAŁANIA KORYGUJĄCE:
Podpis auditowanego:			Termin usunięcia niezgodności: .............................................................................................................
Powyższa niezgodność została ponownie sprawdzona przez niżej podpisanego i opatrzona następującymi uwagami:
Auditor wiodący:			Data:

5. Raport z auditu

P H U W R A Z I D Ł O . ISO 9001

RAPORT Z AUDITU Miejsce auditu: ....................................................... Data auditu: ...................................................... Element systemu jakości: ..................................................................................................................... Rozdzielnik:
Osoby reprezentujące auditowane obszary: .............................................................................. .............................................................................. .............................................................................. ..............................................................................
Wyniki auditu:
Ilość niezgodności dużych:	Ilość niezgodności małych:		Ilość spostrzeżeń:
Kierownik komórki auditowanej:		Auditor wiodący: ........................................................... Podpis data

P-03 Nadzór nad wyrobem niezgodnym

Celem procedury P-03 Nadzór nad wyrobem niezgodnym jest ustalenie trybu postępowania z wyrobami niezgodnymi z wymaganiami ujawnionymi przy kontroli dostaw, składowaniu, w toku produkcji, a także w przypadku otrzymania reklamacji od klienta. Procedura obowiązuje w toku całego procesu wytwórczego od przyjęcia materiału do momentu wysyłki / przekazania klientowi.

Dokumenty - formularze do zapisów wchodzące w skład w/w procedury to:

1. Protokół reklamacyjny

P H U W R A Z I D Ł O . ISO 9001

PROTOKÓŁ REKLAMACYJNY

dotyczy realizacji zamówienia nr ......................

spisany dnia ......................................

Przedmiot zamówienia: ................................................................................................................................................

Zamawiający: ........................................................... nr zamówienia: .................................................

Wykonawca: PHU WRAZIDŁO

1. Przedstawiciele stron:

........................................................................................................

........................................................................................................

2. Komisja stwierdza co następuje:

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3. Wnioski i ustalenia komisji:

Na podstawie przeprowadzonej wizji i szczegółowej ocenie stanu technicznego kwalifikuje się:

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Podpisy członków komisji:

........................................................... ...........................................................

........................................................... ...........................................................

........................................................... ...........................................................

2. Protokół odbioru po naprawie

P H U W R A Z I D Ł O . ISO 9001

PROTOKÓŁ ODBIORU PO NAPRAWIE NR ........................

Nr zamówienia		Odbiorca				Data odbioru - przekazania
L.p.	Przedmiot (odbioru) przekazania		Ilość	J.m.	Pozycja zamówienia		Uwagi do stanu technicznego

Uwagi dotyczące stanu technicznego i kompletności dostawy:...................................................

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Podpisy przedstawicieli:

Wykonawcy: ............................................. Zamawiającego: .......................................

............................................. .......................................

............................................. .......................................

(podpis, pieczątka) (podpis, pieczątka)

3. Karta niezgodności

P H U WRAZIDŁO

KARTA NIEZGODNOŚCI

ODDZIAŁ

Nr zamówienia / nr rysunku

Nazwa elementu

Nazwisko i imię wykonawcy

Data stwierdzenia

Treść stwierdzonej niezgodności

Data usunięcia niezgodności

Nazwisko i imię osoby usuwającej niezgodność

Podpis

Niezgodność ustalił:

Podpis

P-04 Działania korygujące i zapobiegawcze

Celem procedury P-04 Działania korygujące i zapobiegawcze jest ustalenie zasad postępowania przy podejmowaniu działań korygujących (czynności zmierzające do usunięcia przyczyn powstania niezgodności ujawnionych w formie reklamacji, karty niezgodności, podczas auditu, zgłoszenia o niezgodności itp.) i zapobiegawczych (czynności podjęte w celu usunięcia potencjalnych przyczyn powstania niezgodności) zmierzających do usunięcia lub zapobiegania przyczyn występowania niezgodności.

Dokument - formularz do zapisu wchodzący w skład w/w procedury to:

1. Polecenie przeprowadzenia działań korygujących/ zapobiegawczych

P H U W R A Z I D Ł O . ISO 9001

POLECENIE PRZEPROWADZENIA DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH / ZAPOBIEGAWCZYCH

NR ...................................

Na podstawie wyników auditu wewnętrznego / stwierdzonych w trakcie realizacji usługi / reklamacji klienta )* polecam przeprowadzenie działań korygujących / zapobiegawczych )*

..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Za przeprowadzenie działań korygujących / zapobiegawczych jest odpowiedzialny:

..............................................................................................................................................

Termin realizacji: ................................................................................................................

Forma sprawdzenia efektywności działań: audit / inne )* .................................................

..............................................................................................................................................

Pełnomocnik:	Data:
Kierownik komórki organizacyjnej:	Data:

)* - niepotrzebne skreślić

P-05 Nadzór nad zapisami

Celem procedury P-05 Nadzór nad zapisami jest określenie zasad sporządzania zapisów dotyczących jakości oraz zapewnienie nadzoru nad ich rejestracją, przechowywaniem, zachowywaniem i dysponowaniem. Procedura obejmuje dokumenty systemu zarządzania jakością, zapisy dotyczące jakości (wszelkie dokumenty, w których zawarto informacje dotyczące cech jakościowych stosowanych materiałów i wyrobu.) stanowiące dowód, że wymagania oraz umowy były przestrzegane i zapisy z przeglądów ( zapisy dotyczące przeglądów systemu zarządzania jakością, umów, zapisy z auditów) we wszystkich etapach realizacji wyrobu są dostępne.

Dokument - formularz do zapisu wchodzący w skład w/w procedury to:

1. Karta wyrobu

P H U WRAZIDŁO

KARTA WYROBU NR ..........................

ISO 9001

Nazwa wyrobu:

Status wykonania *

REMONT

NOWY

Ilość sztuk:

Nr rysunku:

Data rozpoczęcia:

Zamawiający:

Nr zamówienia:

Data zakończenia:

REALIZACJA:

Data / zmiana

Zakres robót

Wykonawca

Podpis

Nr stanowiska

Czas wykonania

ODBIÓR KOŃCOWY:

Data:

Zwolniono do montażu / wysyłki*

Nazwisko:

Podpis:

Uwagi:

Ilość sztuk:

* - niepotrzebne skreślić

P-06 Projektowanie i rozwój

Celem procedury P-06 Projektowanie i rozwój jest określenie zasad postępowania związanych z procesem projektowania i rozwoju, które gwarantują, że dane wejściowe projektu zostały określone i udokumentowane w sposób umożliwiający weryfikację ich zgodności z danymi wyjściowymi. Procedura obejmuje:

• tryb planowania prac projektowych i rozwojowych,

• tryb pozyskiwania założeń i danych do prac projektowych i rozwojowych,

• realizację przeglądów, weryfikacji i walidacji dla każdego etapu projektowania,

• tryb weryfikacji danych wyjściowych w stosunku do danych wejściowych,

• rozkład odpowiedzialności i uprawnień w zakresie prac projektowych i rozwojowych,

• tryb dokonywania przeglądów na każdym etapie projektowania i rozwoju,

• tryb walidowania prac projektowych i rozwojowych,

• tryb nadzorowania zmian w projektach.

Dokumenty - formularze do zapisu wchodzące w skład w/w procedury to:

1. Plan projektu

P H U W R A Z I D Ł O .

PLAN PROJEKTU

Tytuł projektu:..............................................................................................................................................................................................

Kierownik projektu:.................................................................................................................................................................................

Lp.	Czynności	Osoba odpowiedzialna	Termin realizacji
1	Określenie danych wejściowych
2	Przegląd kompletności danych wejściowych
3	Zatwierdzanie danych wejściowych
4	Przegląd projektowania I
5	Przegląd projektowania II (jeśli ma to zastosowanie)
6	Weryfikacja projektu
7	Sprawdzenie zgodności danych wyjściowych z wejściowymi
8	Walidacja projektu
9	Przegląd zmian (jeśli ma to zastosowanie)
10	Inne

Uwagi:

Zatwierdził:

Data:

2. Dane wejściowe projektu

P H U W R A Z I D Ł O .

DANE WEJŚCIOWE PROJEKTU (ZAŁOŻENIA PROJEKTOWE)
Nr projektu:	Podstawa opracowania:
Opracował:
Imię i nazwisko:	Data i podpis:
Podstawowe dane i opis założeń:
PRZEGLĄ DANYCH WEJŚCIOWYCH
Uzgodnienie I - Właściciel Decyzja:	Uzgodnienie II - wykonawca

3. Metryka projektu

P H U WRAZIDŁO		METRYKA PROJEKTU Nr ...................
Tytuł projektu:
Nr projektu:
PROWADZĄCY PROJEKT:
Imię i nazwisko:				Data i podpis:
Wymagania + etapy (jeśli określone):				Planowany termin realizacji:
PRZEGLAD PROJEKTU
Uzgodnienie I - przegląd projektowania				Uzgodnienie II - przegląd projektowania
Uzgodnienie III - weryfikacja projektu				Uzgodnienie IV - nadzorowanie zmian
Uwagi dotyczące realizacji:
	Imię i nazwisko		Data			Podpis	Uwagi
Sprawdzający projekt:
Kierownik działu TKT
ZATWIERDZANIE PROJEKTU (WALIDACJA)
Imię i nazwisko:				Data i podpis:
WYKAZ ZMIAN W PROJEKCIE
Nr zmiany	Opis zmiany				Nazwisko			Data		Podpis
Zastępuje projekt:	Data i podpis:				Zastąpiony przez projekt:			Data i podpis:
Objaśnienia:					Uwagi dodatkowe:

4. Karta zmian projektu

P H U W R A Z I D Ł O .

KARTA ZMIAN PROJEKTU Nr ...................
Nr zmiany	Data	Treść zmiany	Podpis

P-07 Zakupy

Celem procedury P-07 Zakupy jest zapewnienie wymaganej jakości dostarczanych materiałów oraz usług przez określenie trybu postępowania przy dokonywaniu zakupów wyrobów. Procedura obejmuje tryb składania zamówień materiałów u dostawców, dostawy materiałów i usług oraz ocenę i klasyfikację dostawców.

P-08 Nadzorowanie wyposażenia do pomiarów i badań

Celem procedury P-08 Nadzorowanie wyposażenia do pomiarów i badań jest zapewnienie warunków kontroli pomiarów i badań wyrobu dla przedstawienia zgodności wyrobu z ustalonymi wymaganiami.

Ustala ona sposób postępowania przy:

• określeniu pomiarów i badań niezbędnych dla zapewnienia dowodów zgodności wyrobu z ustalonymi wymaganiami,

• kalibracji i sprawdzaniu wyposażenia pomiarowego,

• identyfikacji statusu kalibracji,

• ochronie przed niewłaściwą obsługą, uszkodzeniem podczas użytkowania, konserwacji i przechowywania.

Procedura obowiązuje dla wyposażenia pomiarowego służącego do pomiarów mających na celu przedstawienie zgodności wyrobu z wymaganiami.

Dokument - formularz do zapisu wchodzący w skład w/w procedury to:

1. Wykaz nadzorowanych przyrządów i urządzeń do pomiarów i badań

P H U W R A Z I D Ł O . ISO 9001

WYKAZ NADZOROWANYCH PRZYRZĄDÓW I URZĄDZEŃ DO POMIARÓW I BADAŃ

L.p	Nazwa przyrządu	Producent	Typ i nr seryjny lub inwentarzowy	Częstotliwość wzorcowania	Data wpisu do ewidencji	Data następnej kontroli	Oczekiwana dokładność	Wynik kontroli	Nazwisko / podpis osoby kontrolującej	Użytkownik	Uwagi

P-09 Rozkład uprawnień i odpowiedzialności

Celem procedury P-09 Rozkład uprawnień i odpowiedzialności jest określenie odpowiedzialności i uprawnień kadry kierowniczej firmy PHU WRAZIDŁO. Procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych firmy, w których wdrożony został system zarządzania jakością.

7.3.2. INSTRUKCJE (wg ISO 9001:2009)

ISO 9001		Tytuł instrukcji	Uwagi
Lp.	Numer
1.	I - 01	Opracowywanie dokumentów systemu zarządzania jakością	Zgodnie z pkt. 4.2 normy
2.	I - 02	Satysfakcja klienta	Zgodnie z pkt. 8.2.1 normy
3.	I - 03	Zasady oceny i punktacji dostawców	Zgodnie z pkt. 7.4.1 normy

I-01 Opracowywanie dokumentów systemu zarządzania jakością

Celem instrukcji I-01 Opracowywanie dokumentów systemu zarządzania jakością jest określenie trybu postępowania przy opracowaniu, opiniowaniu, zatwierdzaniu, rozpowszechnianiu i rewizji procedur i instrukcji systemu zarządzania jakością w firmie PHU WRAZIDŁO. Instrukcja obowiązuje przy redagowaniu wszystkich procedur i instrukcji opisujących system zarządzania jakością w komórkach organizacyjnych firmy.

I-02 Satysfakcja klienta

Celem instrukcji I-02 Satysfakcja klienta jest opisanie sposobu badania stopnia zadowolenia klienta. Zakres instrukcji obejmuje badanie zadowolenia i wymagań klienta podczas realizacji usługi oraz uwagi klientów po zakończonej realizacji wyrobu.

Dokument - formularz do zapisu wchodzący w skład w/w instrukcji to:

1. Ankieta jakości usług

P H U W R A Z I D Ł O . KLIENT

INŻ. MAREK WRAZIDŁO

44-295 Sumina ul. Kolejowa 5a

telefax: [phone]

e-mail: [e-mail]

ANKIETA JAKOŚCI USŁUG OFEROWANYCH PRZEZ

FIRMĘ PHU WRAZIDŁO

Prosimy Państwa o ocenę dotychczasowej współpracy pomiędzy naszymi firmami w celu podniesienia jakości naszych produktów i usług.

1. Jak oceniają Państwo poziom jakości naszych wyrobów [w skali 1 ÷ 5] .......................

2. Jak oceniają Państwo terminowość naszych dostaw [w skali 1 ÷ 5] .......................

3. 
   
   Czy zadowalają Państwa terminy i formy płatności ?

4. 
   
   Czy poziom naszych cen jest zadowalający ?

5. 
   
   Czy informacje udzielane przez naszą firmę na temat świadczonych usług

są rzetelne i wystarczające ?

6. 
   
   Czy Państwa zdaniem możecie uzyskać w naszej firmie fachową informację

w rozwiązywaniu swoich potrzeb ?

7. 
   
   Czy przewidujecie Państwo dalszą współpracę z firmą PHU WRAZIDŁO

ewentualnie jej poszerzenie ?

8. W jaki sposób dowiedzieli się Państwo o istnieniu firmy PHU WRAZIDŁO ?

Internet Panorama Firm

Polecono mi firmę Prasa

Inne .................................................................................

Inne uwagi klienta: ...........................................................................................................................................................................................................................................

Dziękujemy za wypełnienie ankiety.

Data wypełnienia ankiety: .................................................

I-03 Zasady oceny i punktacji dostawców

Celem instrukcji I-03 Zasady oceny i punktacji dostawców jest określenie zasad pozwalających na kwalifikowanie dostawców firmy PHU WRAZIDŁO pod względem ich zdolności do spełnienia wymagań jakościowych. Instrukcja obowiązuje przy ocenie dostawców i ich wpisaniu lub skreśleniu z listy kwalifikowanych dostawców.

Dokument - formularz do zapisu wchodzący w skład w/w instrukcji to:

1. Lista kwalifikowanych dostawców

P H U W R A Z I D Ł O . ISO 9001

LISTA KWALIFIKOWANYCH DOSTAWCÓW

„MATERIAŁY”

Firma: PHU WRAZIDŁO

L.P.	DOSTAWCA	RODZAJ DOSTAWY / USŁUGI	KWALIFIKACJA DOSTAWCÓW	DATA I PODPIS WPISUJĄCEGO
1.	„CENTROSTAL” KATOWICE	Stale, rury, pręty, blachy	Dotychczasowa współpraca
2.	„POLMET” TARNOWSKIE GÓRY	Pręty gatunkowe, blachy	Dotychczasowa współpraca
3.	„HUTMEN” WROCŁAW	Brązy, mosiądze	Dotychczasowa współpraca
4.	„SKŁAD METALI NIEŻELAZNYCH” IMIELIN	Brązy, aluminium	Pierwsza próbka
5.	„HUT - TRANS” KATOWICE	Blachy, pręty	Dotychczasowa współpraca
6.	„BUSAK SHAMBAN” WARSZAWA	Uszczelnienia	Dotychczasowa współpraca
7.	„ORMET” RYBNIK	Uszczelnienia	Dotychczasowa współpraca
8.	„LEMAR” CZERWIONKA LESZCZYNY	Uszczelnienia	Dotychczasowa współpraca
9.	„BEOMET” BIELSKO - BIAŁA	Brązy	Pierwsza próbka

7.4 Dokumenty łącznie z zapisami

Czwartym elementem dokumentacji systemu zarządzania jakością (wg punktu 4.2 normy) są dokumenty łącznie z zapisami określone przez firmę „PHU WRAZIDŁO” jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów.

W skład w/w elementu dokumentacji systemu zarządzania jakością wchodzą:

1. instrukcje wewnętrzne Zgodnie z pkt 4.2 normy

2. harmonogram okresowych przeglądów maszyn Zgodnie z pkt 6.3 normy

3. świadectwo kontroli jakości Zgodnie z pkt 7.1 normy

4. protokoły z przeglądów zarządzania Zgodnie z pkt 5.6 normy

5. plany szkoleń personelu Zgodnie z pkt 6.2.2 normy

6. protokoły szkolenia personelu Zgodnie z pkt 6.2.2 normy

7. plany oraz cele jakościowe Zgodnie z pkt 5.4 normy

8. Podsumowanie.

1. Podsumowanie - „PHU WRAZIDŁO”.

Na podstawie przedstawionych powyżej faktów uwzględniających całokształt dokumentacji systemu zarządzania jakością w oparciu o normę PN-EN 9001:2009 stosowanej w firmie „PHU WRAZIDŁO” stwierdzamy:

1. dokumentacja prowadzona w w/w sposób bardzo mocno porządkuje działania firm i usprawnia obieg informacji,

2. droga powstawania wyrobu od projektu do wyrobu końcowego jest przejrzysta i pod ciągłą kontrolą (wzrost jakości wyrobów),

3. na każdym etapie procesu produkcyjnego jest pełna identyfikowalność detali wytwarzanych, mierzonych wyposażeniem pomiarowym z ważnym statusem kontroli (wzorcowania corocznego) co zmniejsza liczbę popełnionych błędów,

4. dostawcami materiałów i usług są sprawdzeni kooperanci umieszczani na listach kwalifikowanych dostawców (lepsze warunki zawierania umów i negocjowania cen),

5. każdy wyrób poddawany jest końcowej szczegółowej kontroli (zmniejszenie ilości reklamacji).

Prowadząc w ten sposób dokumentację systemu zarządzania jakością oraz uzyskując Certyfikat Systemu Jakości od firmy certyfikującej, firma „PHU WRAZIDŁO” poprawiła swój prestiż i jest bardzo konkurencyjna na rynku w swoim asortymencie świadczonych usług zapewniając pracę wielu osobom.

8.2 Podsumowanie - Praca.

Odpowiednio opracowana, stosowana i nadzorowana dokumentacja systemu jest jednym z głównych filarów funkcjonowania każdej organizacji. Warto poświęcić trochę czasu na opracowanie efektywnego i jasnego systemu pozwalającego na nadzorowanie dokumentów i zapisów w organizacji, gdyż w wielu przypadkach jest to problem. Przykładowo:

• Problemy z nadzorowaniem wydanych kopii dokumentów systemowych

• Zaginięcia dokumentów.

• Brak przeglądów (aktualizacji) wydanych dokumentów.

• Brak nadzoru nad specyfikacjami technicznymi wyrobów.

• Niedopracowany system nadzorowania zmian w dokumentacji (szczególnie w dokumentacji technicznej, projektowej)

• Problemy z archiwizacją zapisów (szczególnie w przypadku dużej ich ilości)

• Niepotrzebne tworzenie dokumentów systemowych i komplikowanie sytemu z powodu niezrozumienia normy, przyzwyczajeń konsultantów lub audytorów.

Wiele z tych problemów powoduje wzrost kosztów funkcjonowania systemu i niejednokrotnie może wygenerować poważne straty dla organizacji. Dlatego dobrze opracowany system nadzorowania dokumentacji jest jednym z kluczowych elementów sukcesu organizacji i warto poświęcić temu zagadnieniu wiele uwagi.

9. Literatura.

1. PN-EN ISO 9001:2009, Systemy Zarządzania Jakością Wymagania

2. R. Wolniak, B. Skotnicka : "Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością - Teoria i Praktyka Część I" Wydawnictwo Politechniki Śląskiej Gliwice 2006

3. Wenerski S.: Systemy zarządzania jakością. Podejście procesowe wg normy ISO serii 9000:2000, Materiały szkoleniowe, Łódź 2000.

4. Ziółkowski S.: Systemy zarządzania jakością w małych i średnich firmach, Warszawa 2007

5. http://www.iso.mazovia.net.pl

6. http://www.strefa-iso.pl

7. http://www.dokumentacja-iso.pl

8. http://www.ales.org.pl

9. http://www.imqpoland.pl

TAK

NIE

TAK

NIE

TAK

NIE

TAK

NIE

TAK

NIE

TAK

NIE

Projektowanie procesów

4

2

1

Proces projektowania usługi

Marketing, planowanie wyrobu, prognozy handlowe

8

9

7

6

5

Proces zakupów materiałów

Dostarczenie/ odbiór przez klientów.

Wykonanie usługi

Przygotowanie procesów usług, zakup odbiór i sprawdzenia materiałów, przygotowanie usługi

Planowanie zleceń

1

Proces planowania usług

5

3

Proces przeglądu umowy

Przepływ materiałów i usług

Przepływ informacji

Zamiana dokumentów i danych

Dystrybucja udostępnianie dokumentów i danych

Indeksacja

Zatwierdzanie i wydawanie dokumentów i danych

Forma zapisu dokumentu

Procedura

Zapisy, dokumenty związane

Procedury, specyfikacje, instrukcje, dokumentacja tech., plany realizacji, plany kontroli jakości, normy

Księga jakości

Polityka jakości

---