Temat: Istota procesu zarządzania.
I. Geneza, przedmiot i zakres nauki o zarządzaniu.
Od zarania ludzkości mamy do czynienia ze zorganizowanymi działaniami ludzi - organizacjami. Już 4000 lat p.n.e. tworzyły się pierwsze organizacje, 3000 lat p.n.e. były to miasta sumeryjskie, 2000 lat p.n.e. - greckie, a 1000 lat p.n.e. rzymskie. Ich mieszkańcy otoczeni wrogami musieli się bronić. W tym celu zaczęli tworzyć pierwsze zorganizowane struktury, opracowywać systemy łączności. Wysokie zorganizowanie działalności tych ludzi polegało na wyodrębnieniu aparatu administracyjnego, przeznaczonego do pełnienia funkcji zarządzania. Aparat ten posiadał jednoosobowe i kolegialne organy władzy, które zajmowały się:
ustanawianiem prawa (władza ustawodawcza)
realizowaniem prawa (władza wykonawcza)
czynnościami sądowymi (władza sądownicza)
Silną władzą i wysoką hierarchizacją cechowały się zwłaszcza organizacje wojskowe i religijne. Wszystkie organizacje były i są tworami sztucznymi, gdyż stworzył je człowiek. Powoływano je do realizacji określonych celów, u podstaw których zawsze znajdowała się władza. Do kierowania tymi organizacjami, w zależności od źródeł władzy, stosowane były różne formy rządzenia, zarządzania, administrowania, dowodzenia i przywództwa. Podstawę formułowania celów stanowiły wartości materialne i niematerialne (etyczne, moralne). Zwykle celem było i jest bogactwo. W starożytności do jego osiągnięcia prowadziło głównie łupienie swoich sąsiadów. Pojawia się zatem problem związany z doborem sposobów osiągnięcia celów. Rozstrzygany jest on jest przez wybranie z pewnego zbioru sposobów. Sposoby te muszą nam być znane i dostępne ,tzn. do pozyskania, kupienia lub wynajęcia. Do końcowego (finalnego) celu prowadzą poszczególne etapy, zwane celami pośrednimi (cząstkowymi). Cel końcowy stanowi zawsze sumę celów pośrednich. Cele pośrednie stają się w organizacji zadaniami, przydzielanymi konkretnym ludziom bądź grupom ludzi. Istotną rolę odgrywa ustalenie toku działania, czyli kolejności osiągnięcia poszczególnych celów pośrednich. Dzięki temu, że ustalony został cel końcowy, podział zadań i tok działania, powstała struktura organizacyjna. Koniecznością było stworzenie systemu motywacyjnego, który skłaniałby ludzi do działań korzystnych dla organizacji, jak i systemu kontroli. Wraz z powstaniem całej struktury organizacyjnej rozpoczął się również proces kształtowania funkcji kierowniczej, która polega na planowaniu, organizowaniu, motywowaniu i kontrolowaniu.
II. Obiektywne przesłanki powstania nauki o zarządzaniu.
Z czasem, gdy zaczęły powstawać pierwsze organizmy gospodarcze, dało się zaobserwować zapotrzebowanie społeczne na poznawczo ugruntowane koncepcje, sposoby i zasady sprawnego zarządzania organizacją gospodarczą. Człowiek wraz z postępem cywilizacyjnym zaczynał odczuwać coraz więcej potrzeb, które stają się motorem rozwoju gospodarczego. Dążenie do ich zaspokojenia prowadzi do podziału pracy, doskonalenia narzędzi i wystąpienia zjawiska specjalizacji. Przełomowymi momentami w historii dla nauki zarządzania były dwie rewolucje:
techniczno - przemysłowa - przełom XVIII i XIX wieku; nastąpiło: niespotykane dotąd udoskonalenie narzędzi pracy, wyodrębnienie różnych działów produkcji materialnej, rozróżnienie własności na prywatną i państwową, pojawienie się faz produkcyjnych;
informatyczna - XX wiek; rezultaty: podział ludzkiej pracy według kwalifikacji; specjalizacja ludzi i przedsiębiorstw; standaryzacja produkcji (produkty tej samej firmy spod danej marki są jednakowe).
Efektami specjalizacji ludzi i przedsiębiorstw oraz podziału pracy stały się:
koncentracja kapitału i produkcji;
doskonalenie techniczne procesów i technologii produkcji;
rozszerzona reprodukcja polegająca na inwestowaniu przychodów dla dalszego powiększania zysków;
konieczność koordynacji, integracji i synchronizacji działań pracowników firmy;
pojawienie się faz produkcji:
przedprodukcyjna - organizacja zasobów, logistyka, wykonanie próbnych serii;
produkcyjna - proces produkcji;
poprodukcyjna - sprzedaż, marketing, kontakty z klientami.
III. Kierowanie a zarządzanie.
W obrębie każdej organizacji gospodarczej wyróżniamy dwie sfery:
regulacyjna (zarządzania);
realna (produkcji i wytwarzania).
Sfera regulacyjna obejmuje procesy informacyjno - decyzyjne (realizowane są tu funkcje zarządzania), tj. kierowanie, zarządzanie, które wykonywane są przez dyrektorów, kierowników lub inne komórki sztabowe. Sfera regulacyjna, czyli funkcje zarządzania, to procesy informacyjno - decyzyjne. Sfera realna dotyczy natomiast procesów materialno - energetycznych (funkcje wytwarzania), odbywających się na wydziałach produkcyjnych, tj. przekształcania surowców i materiałów w wyniku którego powstaje produkt, stający się na rynku towarem. Sfera realna, to realizacja faz produkcyjnych. Kryterium oddzielenia sfery regulacyjnej od realnej jest odmienność funkcji realizowanych w ich obrębie. Treścią sfery regulacyjnej są procesy informacyjno - decyzyjne, tj. poszukiwanie informacji, przetwarzanie i porównywanie ich.
Kierowanie jest to oddziaływanie obiektu kierującego na inny obiekt kierowany, aby działał on w kierunku osiągnięcia założonego celu. Obiektem kierującym jest aparat zarządzający, tworzony przez kierowników i ich wyposażenie (komputer, telefon itp.). Obiektem kierowanym są podwładni i komórki organizacyjne w przedsiębiorstwie. Kierowanie odbywa się poprzez stosunki organizacyjne i kanały informacyjne. Stosunki te mogą mieć charakter:
zwierzchności i podporządkowania - hierarchia organizacyjna (aparat zarządzający - komórki);
współdziałania i uporządkowania - istnieje podział zadań, obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności;
należenia;
inkluzji - należenia do różnych podsystemów.
Wszystkie te stosunki organizacyjne są rozpięte na rzeczowych składnikach przedsiębiorstwa, tworząc formalną strukturę organizacyjną.
Kierowanie jest oddziaływaniem informacyjno - decyzyjnym aparatu zarządzającego, przekazywanymi kanałami informacyjnymi ukształtowanymi przez stosunki organizacyjne, na komórki organizacyjne sfery realnej, powodującym, że komórki te poprzez odpowiednie oddziaływania materialno - energetyczne zmierzają do osiągnięcia celów organizacji. Sfera realna przedsiębiorstwa to ta, w której odbywają się procesy produkcji.
Czynniki władzotwórcze, czyli te które dają kierującemu prawo do przewodzenia oraz oddziaływania na postawy i zachowania kierowanych, dzielimy na kompetencje:
formalne - opierają się na normach prawnych, zwyczajach (są podstawą administrowania, rządzenia, dowodzenia);
materialne - wynikają z faktu dysponowania zasobami materialnymi (są podstawą zarządzania);
intelektualne - wynikają z cech osobowościowych poszczególnych ludzi (są podstawą przywództwa).
Zarządzanie jest to taki rodzaj kierowania, w którym tytuł do wywierania wpływu na hierarchie, systemy wartości, interesy, dążenia i postawy, organizacyjne zachowania kierowanych wynikają w głównej mierze z faktu dysponowania przez kierującego zasobami (materialnymi i informacyjnymi, ważnymi dla funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa) Zarządzanie jest więc szczególnym przypadkiem kierowania, w którym tytuł do sprawowania władzy wynika z faktu posiadania zasobów.
IV. Funkcje zarządzania.
Funkcje zarządzania są takie same jak funkcje kierowania, chodzi zatem o:
planowanie - czynność kilkuetapowa polegająca na zaprojektowaniu wzorca działania, zawierającego zbiór celów wraz ze sposobami, którymi należy je osiągnąć;
organizowanie - stworzenie struktury organizacyjnej, określającej procedury, wzajemne stosunki organizacyjne, pozycje oraz role indywidualne i zbiorowe członków organizacji;
motywowanie
kontrolowanie
V. System zarządzania.
System zarządzania przedsiębiorstwem to uporządkowany zbiór instrumentów, reguł i procedur zarządzania oraz aparat zarządzający powiązany z otoczeniem przedsiębiorstwa rozlicznymi więzami. System zarządzania przedsiębiorstwem jest wielopoziomowy i wielofunkcyjny, składa się z dwóch grup elementów:
elementy konceptualne - instrumenty i reguły zarządzania, procedury;
kadra kierownicza i jej wyposażenie materialne, techniczne i informacyjne.
Warstwę konceptualną stanowią instrumenty, które bezpośrednio wpływają na zachowanie kierowanych oraz instrumenty, które pośrednio kształtują hierarchię wartości, postawy, interesy i zachowania ludzi. Elementy warstwy konceptualnej wpływają na tworzenie i kodyfikowanie wszystkich planów działania przedsiębiorstwa, kształtują jego formalną strukturę organizacyjną, sposób tworzenia komórek organizacyjnych, zasady poziomego i pionowego podziału pracy, rozmieszczenie uprawnień decyzyjnych, reguły wynagradzania pracowników, reguły kontrolowania, procedury podejmowania decyzji: kierowniczych, technologicznych, techniczno - organizacyjnych (regulaminy, instrukcje, procedury: kadrowo - płacowe, awansowania, selekcji, wynagradzania, premiowania). Wszystko to razem tworzy system zarządzania.
Koncepcje zarządzania mogą się opierać na systemach wartości, przetargu, przymusie, likwidowaniu lub nawet wywoływaniu konfliktów. Na przykład koncepcja zarządzania administracyjnego jest oparta na prawie, z kolei koncepcja zarządzania finansowego na wskaźnikach finansowych.
VI. Definicje.
Potrzeba - poczucie braku czegoś co ze względów biologicznych, społecznych i kulturowych jest niezbędne do życia i rozwoju jednostki, a także każdej w zasadzie zbiorowości ludzkiej (grupy społecznej, organizacji religijnej itd.).
Wartość - wytwór odczuć, przeświadczeń lub przekonań jakiegoś podmiotu o tym, co w rzeczywistości przyrodniczej i psycho - społeczno - kulturowej jest pozytywnie oceniane i uznawane za godne pożądania oraz dążeń.
Działanie - dobrowolne i celowe zachowanie się ludzi, zmierzające do osiągnięcia celu, polegające na wykonaniu czegoś lub wstrzymaniu się od wykonania czegoś.
Cel działania - przyszły pożądany stan rzeczy lub procesu, który ma być wytworzony lub zachowany po to, aby zaspokajał określoną potrzebę ludzi.
Funkcje - zbiory typowych, powtarzalnych, najczęściej zrutynizowanych czynności i decyzji kierowniczych (funkcje zarządzania).
1