ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI WYKŁAD 1 20-02-2010

RACHUNKOWOŚĆ jest systemem gromadzenia i przetwarzania danych dotyczących stanów i procesów kształtujących majątek jednostki gospodarczej w celu dostarczenia informacji ekonomiczno-finansowych.

Można rozpatrywać z dwóch punktów widzenia:

- jako nauki (teoria);

- z punktu widzenia praktyki gospodarczej (jako dziedzinę stosowaną, czyli empiryczną).

Teoria rachunkowości obejmuje badanie, opracowanie metod gromadzenia, ewidencji, rozliczania danych, które dotyczą majątku, źródeł pochodzenia majątku oraz procesów zachodzących w danej jednostce gospodarczej.

Jako nauka stosowana rachunkowość jest zorientowana na cel, jakim jest opracowanie informacji, związanych z prowadzeniem przez przedsiębiorstwo działalności gospodarczej.

Wyróżniamy 2 podsystemy rachunkowości:

- rachunkowość finansową;

- rachunkowość zarządczą.

Rachunkowość finansowa - cechy:

• Wszelkie informacje w jej ramach opracowuje się wg określonych, regulowanych przepisami prawa zasad. Te zasady wynikają z podstawowego aktu normatywnego jakim jest Ustawa o Rachunkowości. Jeżeli mówimy o UoR to mamy na uwadze że jest to podstawowy akt prawa finansowego. Wszelkie informacje opracowywane, są prezentowane w formie sformalizowanych sprawozdań finansowych.

• Przydatność informacji tworzonych w rachunkowości finansowej ogranicza się do użytku zewnętrznego, tzn. że korzystają z niej głównie użytkownicy z otoczenia jednostki gospodarczej (inaczej: emitują informacje na zewnątrz). Ponieważ są to informacje okresowe, charakteryzujące się w znacznych stopniu przeszłością (a więc mają charakter historyczny), stąd też informację z rachunkowości finansowej są w niewielkim stopniu przydatne dla decyzji w charakterze krótkoterminowym (ale są użyteczne dla decyzji o charakterze długoterminowym). Dla potrzeb sprawnego zarządzania musimy znać też informacje „co może być?” (EX-ANTE rachunkowość zarządcza), a nie tylko „co było?” (EX-POST czyli „po” (fakcie)).

Rachunkowość zarządcza: przewidywanie, planowanie.

• Dla swoich potrzeb wykorzystuje dane przede wszystkim z dokumentacji źródłowej, może również korzystać z zapisów prowadzonych w ramach rachunkowości finansowej, korzysta jednak z metod wielu innych dziedzin: statystyki, ekonometrii.

Zasadniczo jednak wykorzystuje elementy rachunku kosztów prowadzonego w trybie EX-ANTE (w przyszłości).

• W rachunkowości zarządczej nie występują unormowania jakie są w rachunkowości finansowej. W rachunkowości finansowej wszelkie poczynania są ujęte w ustawie.

• W r. zarządczej nie występują obligatoryjne formy sporządzania sprawozdań tak jak w r. finansowej (ściśle określone tu są!). Emisje informacji wynikowych są dostosowane do wymagań użytkowników. Mogą być dostarczane w trybie tygodniowym lub codziennie. (Rachunkowość finansowa jest w bardzo wysokim stopniu uregulowana regułami ustalonymi w UoR, w r. zarządczej ten problem nie występuje).

Rachunkowość, aby mogła spełniać swoje zadania musi być właściwie zorganizowana.

FUNKCJE RACHUNKOWOŚCI:

• Informacyjna - to jedyna funkcja rachunkowości, pozostałe trzy to uszczegółowienie funkcji informacyjnej. Polega na dostarczaniu informacji na potrzeby użytkownika.

• Kontrolna

• Sprawozdawcza

• Analityczna

F. kontrolna - realizacja tej funkcji ma na celu sprawdzenie zgodności określonych działań z regułami prowadz. działalności gospodarczej, a także zamierzeniami planowanymi. Sprowadza się do sprawdzenia w jakim stopniu rzeczywistość można skonfrontować z przyjętymi wcześniej wzorcami. „Jak jest a jak powinno być”. Łączy się ta funkcja z ochroną mienia. Realizuje się przez system dokumentacji. Łączy się z funkcją dowodową. Funkcja dowodowa rachunkowości polega na tym, że informacje zawarte w dokumentach księgowych mają moc dowodową w postępowaniu np. administracyjnym, sądowym.

F. sprawozdawcza - jest związana ze sporządzaniem różnego rodzaju sprawozdań finansowych.

F. analityczna - jest uzupełnieniem funkcji zarówno kontroli wewnętrznej jak i funkcji sprawozdawczej. Polega na wykorzystaniu danych liczb zawartych w sprawozdaniach do bieżącej oceny działalności podmiotu gospodarczego, a także prezentacji wniosków ułatwiających podejmowanie decyzji. Dostarcza informacji szczegółowych.

Czasami wymienia się też funkcję statystyczną - polega na dostarczaniu danych dla potrzeb makroekonomicznych.

Cechy charakterystyczne rachunkowości:

• Jednostronny charakter - jest ona prowadzona dla wyodrębnionej majątkowo jednostki.

• Stosowanie uniwersalnego miernika, jakim jest ujęcie wartościowe (miernik pieniężny). Nie oznacza to, że mierniki ilościowe nie mają zastosowania. Mają!- pośrednie (inwentaryzacja). INWENTARYZACJA charakteryzuje się spisywaniem poszczególnych pozycji. Wyceniamy ilość x cena = wartość.

• Obowiązek udokumentowania wszelkich zapisów.

• Wykorzystanie metody bilansowej (podwójne ujęcie) jako nadrzędnej metody rachunkowości. ZASADA PODWÓJNEGO ZAPISU - każde zdarzenie jest rejestrowane i sporządzane na dwóch kontach. Zasada bilansowa.

• Posługiwanie się specyficznych narzędziem ewidencyjnym jakim jest KONTO. Na kontach syntetycznych - zapisy zagregowane, na kontach analitycznych - zapisy szczegółowe.

• Weryfikacja zapisów odnotowanych w księgach rachunkowych ze stanem faktycznym - w drodze inwentaryzacji.

Dzięki tym cechą, informacje są rzetelne i wiarygodne, pomagają ocenić sytuację majątkową i finansową jednostki gospodarczej. Uzyskanie tych informacji wynika z toku przetwarzania danych.

ETAPY PROCESU INFORMACYJNEGO:

• Gromadzenie danych: przez obserwację, pomiar i wycenę oraz dokumentację.

• Przetwarzanie danych: rejestracja, rozliczanie, kalkulacja, weryfikacja.

• Prezentacja informacji wynikowych: realizowana poprzez sprawozdawczość, analiza (interpretacja tych informacji), a co za tym idzie - planowanie zdarzeń w przyszłych okresach.

Sprawne opracowanie danych wymaga odpowiedniej organizacji procesu informacyjnego, ale również całej rachunkowości jako systemu.

W systemie rachunkowości wyodrębniamy człony, działy i dziedziny tematyczne.

Człony rachunkowości to metody, które dotyczą gromadzenia, rejestracji i rozliczania danych, oraz sprawozdawczości.

Budowa systemu rachunkowości (schemat).

ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI jest to zespół sposobów umożliwiających uporządkowanie i powiązanie różnych czynności i urządzeń, niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości w danej jednostce gospodarczej, z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości kadrowych i technicznych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.

W ramach zakresu organizacji rachunkowości wyróżniamy 2 obszary:

* organiz. procesu informacyjnego

* organiz. działu rachunkowości

Na budowę procesu informacyjnego składa się organizacja następujących elementów:

1. organizacja systemu dokumentacji księgowej (jakie rodzaje dokumentów, jaki jest sposób ich wystawiania, kontroli, obiegu, archiwizowania - czyli przechowywania)

2. organizacja ewidencji księgowej (opracowanie zakładowego planu kont, przyjęcie odpowiedniej formy i techniki prowadzenia ewidencji księgowej).

3. organizacja procesu kontroli wewnętrznej i inwentaryzacji.

4. organizacja sprawozdawczości (jakie rodzaje sprawozdań będą sporządzane, jakie są zasady sporządzania, badania sprawozdań, zatwierdzania).

Do zakresu organizacji działu rachunkowości zaliczamy:

1. lokalizację działu rachunkowości w strukturze organizacyjnej danej jednostki gospodarczej.

2. wewnętrzną strukturę rachunkowości.

3. podział pracy w ramach działu rachunkowości.

4. wyposażenie techniczne działu.

5. dobór i przygotowanie personelu rachunkowości.

Powiązanie i uwarunkowania elementów, aby system funkcjonował sprawnie.

Organizacja rachunkowości powinna zapewnić szybkie, sprawne i prawidłowe osiąganie celów stawianych systemowi rachunkowości przy możliwie najmniejszym nakładzie sił i środków.

ZASADY ORGANIZACJI RACHUNKOWOŚCI.

Żeby zarządzać (podejmować decyzje) trzeba posiadać pewne informacje. Przez dostarczone informacje - zminimalizować ryzyko. Decyzja nie zawsze jest trafna. W jaki sposób podejmować trafne decyzje?

Zarządzanie to osiąganie celów przez ludzi, poprzez funkcję planowania, motywowania, kontrolowania itp.

W organizacji rachunkowości muszą być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji i zarządzania, przy czym szczególne znaczenie mają zasady planowania, kontroli, racjonalnego podziału pracy.

W ramach organizacji rachunkowości należy opracować:

1. dokumentację zasad rachunkowości, czyli politykę rachunkowości, która zawiera m.in. plan kont oraz dokumentację systemu informacyjnego.

2. instrukcję dokumentacji księgowej i jej obiegu.

3. instrukcję i plan inwentaryzacji.

4. instrukcję kontroli wewnętrznej.

5. instrukcję opracowania sprawozdań.

6. opracowanie schematu organizacyjnego i planu pracy w ramach działu rachunkowości.

Z zasadą racjonalnego podziału pracy łączą się:

1. wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacyjny jednostki gospodarczej.

2. opracowanie schematu organizacyjnego działu rachunkowości (struktura zcentralizowana czy zdecentralizowana).

3. podział pracy na poszczególne stanowiska w ramach działu rachunkowości

4. równomierne rozłożenie czynności, by nie następowało spiętrzenie prac lub też okresy w których pracy nie ma.

Oprócz ogólnych zasad organizacji, organizacja rachunkowości wymaga:

1. znajomości obowiązujących przepisów, określonych zasadą prowadzenia działalności gospodarczej jednostek w tym jednostek budżetowych.

2. przepisów które należy wziąć pod uwagę przy budowie i […] systemu o rachunkowości odnoszącego się do specyfiki danej jednostki.

By dobrze funkcjonować: określenie rodzaju i zakresu informacji finansowo-księgowej niezbędnej dla funkcjonowania poszczególnych komórek jak i całej jednostki, a także znajomość form i technik księgowości (programy komputerowe).

Dla prawidłowej organizacji rachunkowości nadrzędne znaczenie mają ZASADY PRAWIDŁOWEJ RACHUNKOWOŚCI (uwzględniają wymagania naczelnej metody rachunkowości). W Polsce ramy prawidłowej rachunkowości reguluje UoR z dnia 29-09-1994, która od tego czasu była wielokrotnie nowelizowana (2002,2005). Aby prawidłowo zorganizować rachunkowość trzeba znać przepisy kodeksu spółek handlowych, przepisy z zakresu prawa podatkowego, celnego, o funkcjonowaniu KRS, prawa pracy, statystyki publicznej, o publicznych obrocie papierami wartościowymi.

Wybór form i technik (a te zależą od potrzeb informacyjnych użytkowników).

Określenie ich należy rozpocząć od ustalenia wykazu odbiorców informacji, jakiego rodzaju mają to być informacje, z jakiego zakresu, jaka powinna być ich szczegółowość, częstotliwość dostarczania.

Aby rachunkowość funkcjonowała prawidłowo - szczególne znaczenie ma prawidłowe przygotowanie dokumentów źródłowych, które będą podstawą procedur rachunkowości. Niezbędne jest więc sprecyzowanie - co? W jakiej postaci? Od kogo? i kiedy? Rachunkowość musi otrzymywać.

Do oceny organizacji rachunkowości, jakości organizacji rachunkowości można stosować różne kryteria: o charakterze wymiernym i niewymiernym.

Wymierny: liczba przekrojów informacyjnych, które rachunkowość dostarcza, terminowość, szybkość dostarczania informacji, bezwzględna liczba zatrudnionych w rachunkowości, procentowy udział zatrudnionych w rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych, koszt utrzymania działu rachunkowości.

Niewymierny: elastyczność informacyjna (możliwość szybkiego dostosowania się procedur w ramach systemu rachunkowości do nowych potrzeb informacyjnych), szczegółowość informacji.

RACJONALNA organizacja nie jest możliwa bez zastosowania odpowiednich NARZĘDZI ORGANIZACYJNYCH.

NARZĘDZIA ORGANIZACYJNE - to grupa środków zapewniających sprawną organizację działu rachunkowości, czynności wykorzystywanych w tym dziale, efektywnego wykorzystania form, technik, czasu pracy.

Powinno doprowadzić to do właściwego powiązania w czasie i przestrzeni wszystkich elementów realizowanych […]

CELE I ZADANIA:

Dobór środków organizacji dzielimy na dwie grupy:

• narzędzia zapewniające statyczną koordynację czynności, bez mechanizmu optymalizacji powiązań. Tradycyjnie narzędziami zapewniającymi koordynację w przestrzeni są ORGANIGRAMY (schematy organizacyjne) działu rachunkowości. Koordynację w czasie zapewniają TERMINARZE. Koordynację w czasie i przestrzeni zapewniają HARMONOGRAMY.

• narzędzia zapewniające dynamiczną koordynację (ścieżki

krytyczne).

Schemat organizacyjny działu rachunkowości traktuje się jako model graficzny przedstawiający podział przedsiębiorstw na KOMÓRKI i wzajemnie podporządkowane i powiązane WIĘZI ORGANIZACYJNE. Przy opracowywaniu schematu organizacji rachunkowości w pierwszej kolejności należy usystematyzować wszystkie dane, które będą opracowywane w dziale. Jednym z elementów sprawnej działalności są TERMINARZE. W nich określa się wykonawców poszczególnych zadań i terminy wykonania prac. Zawierają wykazy czynności, które są realizowane na danych stanowiskach z terminem ich wykonania. Umożliwiają wyznaczenie chronologii czynności w ciągu tygodnia/ miesiąca pracy danego ogniwa systemu. HARMONOGRAM łączy w sobie i wiąże poszczególne komórki, czynności i terminy. Harmonogramy pracy zawierają szczegółowy plan pracy w ramach działu rachunkowości - jakie czynności będą realizowane, jakie ogniwa będą realizowały te czynności, w jakim terminie poszczególne czynności winny być zrealizowane.

Bardzo istotną kwestią jest wybór właściwego wariantu organizacji. W dużym przedsiębiorstwie dział rachunkowości jest dzielony na komórki, sekcje, stanowiska pracy. W małych taki podział jest trudny lub niemożliwy, dlatego często dochodzi do łączenia funkcji księgowych z innymi funkcjami, np. kasjera, planisty.

Prowadzenie rachunkowości może - zgodnie z UoR - być powierzone na terytorium Polski podmiotom zewnętrznym uprawnionym do świadczenia takich usług (np. biura rachunkowe). Podmiotem takim może być osoba fizyczna, osoba prawna. W przypadku przekazania prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostce zewnętrznej, kierownik jednostki musi powiadomić właściwy Urząd Skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg (w ciągu 15 dni od wydania na zewnątrz). Jest zobowiązany do umożliwienia dostępu do ksiąg w przypadku kontroli. Sam proces przetwarzania danych a nie całe księgi to też należy powiadomić US.

WARIANTY (schemat)

Powierzenie prowadzenia rachunkowości na zewnątrz jest zalecane w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw.

Biura rachunkowe - pełne prowadzenie ksiąg, lub np. tylko sporządzenie listy płac.

Usługi zewnętrzne:

• doradztwo w zakresie finansów i rachunkowości

• doradztwo w zakresie podatków, prawa podatkowego

Przekazanie opracowywania danych na zewnątrz ma zalety w małych przedsiębiorstwach.

Rachunkowość można prowadzić w ramach:

• własnego działu rachunkowości (struktura złożona / prosta)

• przekazane na zewnątrz

ZASADA CENTRALIZACJI, DECENTRALIZACJI LUB ROZWIĄZANIA MIESZANE (schemat).

CENTRALIZACJA - wszystkie czynności, prace ewidencyjno-analityczne, obliczeniowe, są scentralizowane w dziale rachunkowości. Dane napływają z innych komórek. Aby taka organizacja mogła sprawnie działać jest ważne przestrzeganie terminów przesyłania danych itp.

WADY: brak kontaktu prowadzących rachunkowość z poszczególnymi pracownikami innych działów.

ZALETY: możliwość racjonalnego podziału pracy, łatwość kontroli.

DECENTRALIZACJA - polega na rozdzieleniu czynności realizowanych w ramach rachunkowości na poszczególne działy, rachunkowość jest realizowana w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Do działu rachunkowości docierają już opracowane informacje, które są scalane.

MODEL MIESZANY - elementy struktury zcentralizowanej i zdecentralizowanej.

Polityka rachunkowości. Zasady rachunkowości jakie każda jednostka powinna posiadać, każdy kierownik powinien zatwierdzić zarządzeniem.

1

---