Proces rekrutacji pracowników

ETAPY W PROCESIE DOBORU PRACOWNIKÓW

Standardowa procedura zatrudniania obejmuje 7 etapów, jednak proces doboru może

przebiegać różnie w różnych organizacjach.

N

T

N

T

N

T

N T

N T

N T

Opis do schematu blokowego:

1. Wypełnione podanie o pracę- wskazuje na stanowisko pożądane przez kandydata, zawiera informacje do rozmów kwalifikacyjnych.

2. Wstępna rozmowa kwalifikacyjna- pozwala na wstępną ocenę, czy kandydat się nadaje czy nie. Pojawiają się na niej pytania o doświadczenie, oczekiwane wynagrodzenie, czy kandydat jest gotowy do przeniesienia się do innej miejscowości itp.

3. Testy- mierzone są tu umiejętności kandydata i jego zdolności uczenia się w pracy. Mogą obejmować testy komputerowe, analizę grafologiczną, badania stanu zdrowia i sprawności fizycznej.

4. Sprawdzanie dotychczasowych doświadczeń i referencji- sprawdza się tu prawdziwość danych jakie kandydat zawarł w podaniu i życiorysie, a także kontaktuje się z jego byłym przełożonym.

5. Pogłębiona rozmowa kwalifikacyjna- jest prowadzona przez kierownika któremu pracownik będzie podlegał, uzyskuje się na niej informacje o kandydacie jako osobie.

6. Badania lekarskie- które zazwyczaj przeprowadza lekarz zakładowy, w celu sprawdzenia sprawności kandydata. Jest to też zabezpieczenie dla firmy przed nieuzasadnionymi żądaniami odszkodowania za zły stan zdrowia. Cel bardziej praktyczny to założenie karty zdrowia i zabezpieczenie innych pracowników przed chorobami zakaźnymi.

7. Oferta pracy- zawiera się w niej oferta płacy i pakiet świadczeń. Ma na celu obsadę wolnych miejsc pracy.

Dobór- dwukierunkowy proces, w którym organizacja podejmuje decyzje, czy zaoferować pracę kandydatowi, a kandydat podejmuje decyzję, czy tę ofertę przyjąć.

Celem rekrutacji jest zebranie dostatecznie dużej grupy kandydatów, spośród których kierownicy mogli by wybrać potrzebnych im wykwalifikowanych pracowników. Przed przystąpieniem do rekrutacji należy przeprowadzić analizę stanowisk, polegającą na opisaniu stanowiska i określeniu związanych z nim zadań.

W procesie doboru istnieją dwa sposoby rekrutacji;

• rekrutacja z zewnątrz organizacji, polegająca na pobieraniu pracowników z poza organizacji. Na ogół zamieszcza się wiadomość w prasie że potrzebuje się pracownika o wymaganych kwalifikacjach, lub kandydaci zgłaszają się sami. Także źródłem pozyskiwania pracowników są szkoły wyższe, jednak rekrutacja na uczelniach może wiązać się z dużymi kosztami, a nowo przyjęci absolwenci mogą odejść po kilku latach. Przy poszukiwaniu pracowników na wyższych i średnich szczeblach kierowania firmy korzystają z jeszcze droższych strategii zatrudniania, często trzeba korzystać z usług agencji pośrednictwa. Gdy poszukuje się ludzi o najwyższych kwalifikacjach zarządy wielu korporacji zwracają się do firm wyszukujących menedżerów.

• Rekrutacja wewnątrz organizacji polega na tym że awansuje się ludzi z wewnątrz organizacji. Ma to swoje zalety, gdyż pracownik zna już organizację, a także powoduje to zwiększenie lojalności pracowników i wzmożenia ich wysiłków w dążeniu do celów organizacji. Jednakże ma to też swoje wady, gdyż ogranicza ona liczbę kandydatów do dyspozycji i zmniejsza możliwość uzyskania ludzi z nowym spojrzeniem i może skłaniać pracowników do takiego stopnia samozadowolenia ze pomyślą oni iż długi staż gwarantuje z góry awans.

Ocenę kwalifikacji kandydata powołanego do danej pracy należałoby przeprowadzić zawsze jako:

1. badanie wiadomości nabytych na studiach w szkołach wyższych na podstawie świadectw i sprawdzania wiadomości w okresie próbnym zatrudnienia.

2. Badanie umiejętności i uzdolnień kandydata pod kątem wymogów stanowiska pracy, na które ma być skierowany. Badanie to powinno uwzględniać m.in. jego umiejętności w zakresie współżycia społecznego, jeśli stanowisko wymaga częstej styczności z innymi pracownikami.

METODY BADANIA UZDOLNIEŃ PRACOWNIKÓW.

Należy odróżnić „odsiew” od tzw. „doboru zawodowego”. „Odsiew” polega na niedopuszczeniu do określonego zawodu kandydatów uznanych za nieodpowiednich, dobór zawodowy zaś - na wybieraniu spośród kandydatów pewnej liczby najlepszych.

Odsiew jest uzasadniony przy zawodach szczególnie niebezpiecznych, gdzie możliwa jest nawet utrata życia, lub jego zagrożenie także dla innych pracowników, a także przez osoby niekompetentne firma może być narażona na duże straty. Z tego powodu do takich zawodów jak maszyniści kolejowi, kierowcy nie powinni być dopuszczani ludzie mający określone zaburzenia psychofizyczne albo też nie zdolni do podejmowania trafnych decyzji.

Przy obecnym rozwoju produkcji masowej polityka zatrudnienia musi opierać się na masowych uzdolnieniach przeciętnych i na odpowiednim szkoleniu, a nie na drenowaniu terenu w poszukiwaniu „najlepszych”. Dobór pracowników nie powinien zatem polegać na odrzucaniu słabszych, ale przede wszystkim na kierowaniu kandydatów do pracy zgodnie z ich przygotowaniem fachowym, stażem pracy, zamiłowaniami i zdolnościami oraz warunkami psychicznymi i fizycznymi.

Stosowane metody badania uzdolnień:

1. metoda wywiadu (rozmowy). Celem takiej rozmowy jest uzyskanie od kandydata informacji dotyczących jego doświadczenia oraz kwalifikacji w zakresie danej pracy. Jednym z warunków prawidłowego przeprowadzenia rozmowy jest, aby dokonująca go osoba była odpowiednio zorientowana w szczegółach dotyczących pracy, o którą ubiega się kandydat, oraz w wymogach jakie ma on spełniać. Na wstępie ustala się zazwyczaj następujące fakty dotyczące kandydata:

• przebieg dotychczasowej pracy zawodowej,

• pochodzenie społeczne,

• warunki rodzinne i bytowe,

• wykształcenie,

• stosunek do służby wojskowej,

• stan zdrowia,

• przyczyny zmiany miejsca zatrudnienia.

Nie są to jednak wszystkie informacje, które ma dostarczyć wywiad z kandydatem.

Działy kadrowe, dysponujące pracownikami odpowiednio do tego przygotowanymi, dąż do ustalenia w toku wywiadu jeszcze innych danych decydujących ostatecznie o wyborze i ocenie kandydata. Dotyczą one głównie cech osobowości. Posługiwanie się odpowiednim formularzem ułatwia osobie prowadzącej wywiad skupienie się na istotnych szczegółach i naprowadzenie rozmowy na właściwy temat (Przykład formularza na ostatniej stronie).

Metoda wywiadu spotyka się z dość dużą krytyką. Główne zarzuty to:

• tendencja do pomijania w toku rozmowy momentów istotnych,

• niebezpieczeństwa wydawania ocen pod wpływem stereotypowych sądów osoby prowadzącej wywiad oraz stwierdzona skłonność osób przeprowadzających wywiad do pochopnych wniosków.

2. metoda badań testowych.

Badanie testowe pozwala na:

1. przeprowadzenie obiektywnej jakościowej i ilościowej analizy badanych procesów psychicznych,

2. wykrycie pewnych odchyleń w zachowaniu się badanej osoby bądź ustalenie pewnych zaburzeń psychicznych.

3. Wniknięcie w istotę motywów i celów działania badanych osób.

4. Zbadanie w dość krótkim czasie stanu rozwoju poszczególnych cech psychicznych (zdolności, temperamentu, charakteru, osobowości)

5. Przeprowadzenie badań zbiorowych, co ma znaczenie w badaniach masowych.

6. Uzyskanie porównywalnych wskaźników liczbowych i wyeliminowanie w pewnym stopniu ocen subiektywnych.

ZADANIA POLITYKI ZATRUDNIENIA W ZAKŁADZIE PRACY

Synonimem polityki zatrudnienia w zakładzie pracy jest polityka kadrowa, którą określa się również mianem polityki personalnej lub osobowej. Termin „polityka zatrudnienia w zakładzie pracy” oznacza działalność służby pracowniczej, która polega na ustaleniu i realizacji zamierzeń ilościowych i jakościowych odnoszących się do obsady osobowej stanowisk pracy w danym zakładzie pracy. Działalność każdego zakładu pracy wymaga zaangażowania odpowiednich rzeczowych środków, oraz ludzi. Powołane dlatego są odpowiednie służby pracownicze, mające spełniać podstawowe zadania i funkcje w sferze gospodarowania czynnikiem ludzkim. Organizacja i funkcjonowanie służby pracowniczej opierają się na następujących zasadach:

• służba pracownicza integruje komórki organizacyjne lub stanowiska pracy do spraw osobowych, zatrudnienia i płac, socjalnych, psychologiczno-socjologicznych, szkolenia oraz szkoły przyzakładowe,

Rola jaka ma do spełnienia w zakładzie pracy służba pracownicza, stawia wobec jej przedstawicieli wysokie wymagania kwalifikacyjne. Pracować w niej powinny osoby z wykształceniem ekonomicznym, prawniczym, socjologicznym, psychologicznym, pedagogicznym - w zależności od wykonywanych funkcji. Zadania służby pracowniczej można usystematyzować według następujących zakresów spraw:

• osobowych,

• zatrudnienia i płac,

• dokształcania i doskonalenia zawodowego,

• społecznych,

• socjalnych.

Zakres spraw osobowych obejmuje całokształt zagadnień związanych z rekrutacją i adaptacją pracowników oraz ich rozmieszczeniem w zakładzie pracy.

Celem rekrutacji jest zebranie dostatecznie dużej grupy kandydatów spośród których będą mogli wybrać potrzebnych im wykwalifikowanych pracowników. Przykładem tu może być firma SONY wciąż poszukuje ona najbardziej uzdolnionych inżynierów, nie ustalając z góry na jakie stanowisko zostaną oni przydzieleni w firmie, ale oczywiście dobiera także ludzi na konkretne stanowiska.

Rekrutacja ma za zadanie nie tylko utrzymanie odpowiedniej liczby zatrudnionych, lecz przede wszystkim selekcję osób, których charakter i osobowość doskonale podkreśla image firmy i odpowiada jej tradycji. „Celem polityki zarządzania zasobami ludzkimi w odniesieniu do zatrudnienia jest uzyskanie odpowiedniego materiału w postaci personelu posiadającego właściwy zestaw umiejętności i kwalifikacji oraz gotowego do dalszego szkolenia”.(wyraził to Keep)

OPIS STANOWISKA PRACY I STANOWISKA KIEROWNICZEGO

Przed przystąpieniem do rekrutacji osoby które będą zatrudniać pracowników muszą dokładnie znać obsadzane stanowisko pracy. Więc pierwszym krokiem w procesie rekrutacji będzie analiza pracy. Jak już zostanie przeanalizowane konkretne stanowisko to dołącza się pisemny jej opis, nazywany „opisem stanowiska pracy” bądź „opisem stanowiska kierowniczego”. Zawarte są w nim obowiązki oraz miejsce gdzie praca będzie wykonywana. Każde stanowisko zostaje przedstawione z wymienieniem tytułu służbowego, obowiązków i zakresu odpowiedzialności. Na przykład opis taki może mieć treść: „kierownik sprzedaży: do jego obowiązków należy zatrudnianie, szkolenie i sprawowanie nadzoru nad niewielką grupą handlowców oraz kierowanie działem sprzedaży; odpowiada za wykonanie zadań działu; podlega dyrektorowi zakładu”. Opracowuje się też specyfikacje zatrudnienia określa ona niezbędne wykształcenie, doświadczenie i umiejętności, jakie są potrzebne na danym stanowisku do jak najefektywniejszej pracy. Dla wyżej wymienionego przykładu specyfikacja może być następująca: „na stanowisku potrzebna jest osoba z dyplomem magistra zarządzania; 5 lat doświadczenia w dziale sprzedaży; dwa lata na stanowisku kierowniczym; osoba energiczna, o wysokiej motywacji; umiejąca pracować z ludźmi”.

ŹRÓDŁA REKRUTACJI

Rekrutacja następuje na rynku pracy, lecz rynek pracy ulega zmianom reagując na czynniki otoczenia. Źródła rekrutacji zależą od dostępności na danym terenie odpowiednich ludzi, a także charakteru stanowisk do obsadzenia. Możliwość przeprowadzenia rekrutacji pracowników często zależy w równym stopniu od reputacji danej organizacji i atrakcyjności jej lokalizacji, jak i atrakcyjności konkretnej propozycji pracy. Jeżeli na miejscowym rynku niema odpowiednich ludzi trzeba ich przyciągnąć z innych miejscowości lub konkurencyjnych firm. Przykładem może tu być Federal express ma ona 25 ośrodków rekrutacyjnych w całym kraju w których dokonuje się wstępnych selekcji kandydatów. Często korzysta się z tzw. Werbownika koleżeńskiego to znaczy kogoś mającego praktyczne doświadczenie w tego typu pracy, do jakiego poszukuje się kandydata. System ten przynosi podwójną korzyść: kandydat styka się bezpośrednio z typem osoby nadającej się do danej pracy, a jednocześnie werbownik może na podstawie własnego doświadczenia przedstawić realistyczny obraz danego stanowiska.

WPŁYW POPYTU I PODAŻY

Oceny popytu i podaży na rynku pracy dokonuje się w odniesieniu do planów strategicznych i zawartych w nich wymagań stawianych pracownikom, a także poprzez badania liczby osób poszukujących pracy, przepływu pracowników wewnątrz i na zewnątrz firmy. Opracowując krótkoterminowe i dalekosiężne plany firma powinna pamiętać o takich aspektach jak:

• planowanie przedsięwzięcia,

• podejmowanie działalności na nowym rynku,

• tworzenie nowych sfer aktywności lub nowych stanowisk,

• wprowadzanie nowych produktów i usług,

• wprowadzanie nowych technologii operacyjnych i informacyjnych,

• redukcja wydatków na inwestycje,

• ograniczenia zakresu istniejących działań,

• łączenie lub przesunięcie funkcji i stanowisk,

• decentralizacja,

• restrukturyzacja organizacji, np. likwidacja regionalnych lub regionowych oddziałów,

• redukcja kosztów,

• podnoszenie produktywności.

ANALIZA „ZAPASÓW” I PRZEPŁYWU PRACOWNIKÓW

Analiza ta określa kondycję wewnętrznego rynku pracy, tzn. ilustruje ruch wewnątrz organizacji, ścieżki awansu, a także przyczyny odchodzenia ludzi z firmy. Zapisuje liczbę osób zatrudnionych w każdym dziale i na podobnych stanowiskach, ujmuje również staż pracy i przebieg kariery. Taka informacja daje pewien obraz systemu kontrolującego stan ludzkich zasobów oraz przedstawia sposoby oceny alternatywnych rozwiązań, które mogą się przydać w przyszłości.

PLANY ZATRUDNIENIA

Plany zatrudnienia powinny obejmować takie kwestie jak:

• rekrutacja - określenie liczby kandydatów, umiejętności, wymaganych podstaw oraz metod pozyskiwania kandydatów,

• utrzymanie - wzbudzanie poczucia przywiązania do firmy w celu zatrzymania cennych pracowników,

• szkolenia i kursy - organizowane w celu doskonalenia już posiadanych umiejętności lub nabycia nowych.

Plany mogą wskazywać metody rozwiązania takich problemów jak nadrabianie braku konkretnych umiejętności lub zmniejszanie się liczby młodych ludzi wkraczających na rynek pracy. powinno się tu rozważyć także:

• ustanowienia silniejszych więzi z szkołami średnimi i wyższymi w celu pozyskania absolwentów,

• opracowania atrakcyjnych dla młodych ludzi ścieżek awansu i programów szkoleniowych, dostosowania godzin pracy i innych warunków kontraktu do potrzeb nowo przyjętych pracowników,

• opracowania bardziej atrakcyjnych warunków wynagrodzenia,

• zapewnienia korzystnych warunków opieki nad dziećmi,

• gwarancji przeszkolenia w celu nabycia innych potrzebnych umiejętności.

KRYTERIUM ZGODNOŚCI KANDYDATA Z OGÓLNĄ STRATEGIĄ FIRMY

Kluczowe stanowiska powinny być obsadzone pracownikami, którzy identyfikują się ze strategią przedsiębiorstwa. Przykładem tutaj może być tu General Electric klasyfikuje ona swych dyrektorów według podziału macierzą BCG opracowanego przez Boston Consulting Group:

Typ organizacji	Osobowość dyrektora generalnego
Dziki kot	Hodowca/plantator
Gwiazda	Obrońca
Krowa mleczna	Dozorca
pies	Właściciel zakładu pogrzebowego

Jeśli na przykład stwierdzi się że w firmie która jest dzikim kotem jest za dużo hodowców albo że w dziale postępu technicznego jest za dużo dozorców można podjąć odpowiednie kroki do zatrudnienia ludzi o potrzebnych cechach charakteru.

Można też styl zarządzania dopasować do cyklu produkcji jest tak w firmie w Texas. W miarę jak produkt przechodzi kolejne fazy produkcji, od kierownictwa wymaga się innych cech. Przykładowo: gdyby menedżerom lubiącym ryzykowne akcje powierzyć kierowanie poważnym dochodowym przedsięwzięciem, czyli mleczną krową mogłoby to się skończyć katastrofą. Kandydaci na menedżerów powinni posiadać następujące cechy:

• jasno sprecyzowaną wizję przyszłych sukcesów,

• praktyczne podejście,

• umiejętność opracowywania wstępnych strategii oraz nowych produktów,

• dobrą znajomość przydatnych zagadnień technicznych,

• szeroką wiedzę na temat kluczowych zagadnień działalności firmy,

• zdolności organizacyjne,

• umiejętność budowania zespołu,

• umiejętność doboru personelu.

Miles i Snow wyróżnili trzy typy postaw jakie przyjmują organizacje w odniesieniu do zatrudnienia:

OBROŃCA - rozwój organizacji zależy głównie od wydajnej technologii i produkcji. Obrońcy koncentrują się najbardziej na usprawnieniach wydajności poprzez doskonalenie technologii i procesy transformacyjne. Kierowników cechuje dobra znajomość wąskiej dziedziny nauki, a wybierani są spośród złogi.

POSZUKIWACZ - koncentruje swoje działania na poszukiwaniu i wykorzystaniu nowych możliwości rynku. Zdolność szybkiego reagowania i wychwytywania nowych szans jest podejmowana przez kierowników pochodzących z zewnątrz organizacji.

ANALITYK - tego typu organizacje działają zarówno na rynkach stabilnych jak i zmiennych. Młodych talentów przywódczych szuka się zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz firmy. Pilnie obserwują oni działania konkurencji oraz nowe pomysły, by szybko opracować efektywne metody wytwarzania tych produktów, które wydają się odnieść sukces.

DZIAŁANIA KTÓRE SŁUŻĄ ZATRZYMANIU PRACOWNIKÓW W FIRMIE

Powinniśmy się zastanowić jakie przyczyny skłaniają ludzi do odejścia z firmy. Informacji na ten temat mogą udzielić pracownicy odchodzący z firmy lecz istnieje ryzyko że nie powiedzą oni prawdziwych przyczyn odejścia, dlatego przeprowadza się ankiety w regularnych odstępach czasu. Najłatwiej o niezadowolenie pracownika z następujących powodów:

• płace - niesprawiedliwy system wynagradzania, także w stosunku do konkurencji,

• praca - nie ma możliwości wykazania się i ujawnienia swoich umiejętności, wszelkie próby wykazania się są niezauważane,

• wyniki - pracownicy mogą stracić motywację gdy nierozumieją wymagań swoich pracodawców, gdy standardy działania są niejasne,

• szkolenie - jeśli wymaga się od ludzi rzeczy których nie są w stanie wykonać, a nie zapewni im się odpowiedniego przeszkolenia, niezadowolenie może wzrosnąć.

• Możliwość awansu i kariery - brak możliwości awansu,

• „przereklamowanie pracy”- jeśli praca lub stanowisko niespełniają oczekiwań, które zostały rozbudzone przez obietnice bez pokrycia.

Rozwiązanie tych problemów może zapewnić usprawnienie systemu rekrutacji, szkolenia i doskonalenia zawodowego, ulepszenie metody oceniania działalności i wynagradzania. Główny ciężar za odchodzenie ludzi z pracy ponoszą głównie kierownicy i przełożeni.

1.Wypełnione podanie o pracę

Podanie z góry odrzucone

2Wstępna rozmowa kwalifikacyjna

Kandydat nie nadaje się do pracy

3.Testy

7.OFERTA PRACY

6.Badania lekarskie

odrzucony

odrzucony

5.Pogłębiona rozmowa kwalifikacyjna

odrzucony

4.Sprawdzenie dotychczasowych doświadczeń i referencji

odrzucony

---