1. POJĘCIE I ZAKRES DYPLOMATYKI

Dyplom (z gr. i łac.) – podwójnie złożony (paszport) z dwóch tabliczek woskowych
wydawany przez senat rzymski kurierom cesarskim lub weteranom żołnierskim. J. Mabillon
użył tego terminu do określenia nauki o dokumencie.

Przedmiot dyplomatyki: źródło pisane o określonych cechach. Przedmiotem nie są źródła
historiograficzne (kroniki, roczniki) oraz źródła narracyjne. Przedmiotami są: źródła aktowe
będące produktem kancelarii

Zakres dyplomatyki: krytyczne badanie dokumentów. Bada się zasady powstawania
dokumentów. Bada zmiany w dokumentacji aktowej i zmiany w kancelarii jako urzędzie.
Ponadto autentyczność i fałszerstwo dokumentu, oryginał, kopia.

2. ROZWÓJ BADAŃ DYPLOMATYCZNYCH

Na początku badano niemal wyłącznie autentyczność. Archiwiści Jan Łaski, Marcin Kromer i
Jan Zamoyski szerzej patrzeli na ten problem. Później stosowano komparystykę dokumentu z
dziejami. Ogromny wkład do dyplomatyki mieli benedyktyni. W początkach XVIII w.
dyplomatykę wykładano już na uniwersytetach. Współcześnie dopiero rozszerza się metody
badawcze i wiąże się dokument z kulturą i przemianami społeczno-gospodarczymi i
politycznymi.

3. PODSTAWOWE POJĘCIA DYPLOMATYKI

Dokument służy do wykonywania posiadanych uprawnień.

Rodzaje źródeł dokumentowych:

a) dyplomy (dokumenty w sensie ścisłym) – pisemne oświadczenie sporządzone wg
obowiązujących zasad, służący jako świadectwo zaistnienia faktów prawnych.

b) listy - przekazują aktualne wiadomości określonej osobie (podstawa nowożytnej prasy); nie
zaświadczają czynności prawnych, ale w pewnych wypadkach mogą stać się przyczyną
powstawania i wykonywania uprawnień (korespondencja polityczna, majątkowa). Mandat jest
rodzajem listu, który poleca wykonać określone czynności.

c) akty - pisma powodujące uprawnienia i ich wykonywanie lub potwierdzające dany stan
prawny, ale nie przybrane w określoną formę dokumentu (koncepty, formularze, kopiarze,
regestry, inwentarze, pisma i księgi kancelaryjne, rachunkowe).

Dokument dzieli się na:

a) dyspozytywny (prawotwórczy, ustanawiający – charta, epistola, testamentum) – stwarza
nowy stan prawny i poświadcza go. Gdy przyznaje specjalne prawa lub wyjmuje spod prawa,
jest to przywilej. Może być czasowy lub wieczysty. Może być wydany tylko przez władze
ustawodawczą albo organ uprawniony przez władze ustawodawczą.

b) Poświadczeniowy (notitia, breve, memoratorium) – potwierdza stan istniejący. Jest
wiarogodnym dowodem dla sądu.

c) Pół dyspozytywny – dokument jest tylko symbolem powstawania stanu prawnego. Stan
prawny przenoszony na dokument był wykonywany pod określonymi warunkami.

Podział dokumentu ze względu na charakter dowodów w sądzie:

a) publiczny – aby go podważyć, trzeba było stwierdzić jego nieautentyczność.
Autentyczność stwierdzała pieczęć (sigillum authenticum), której mógł używać tylko
monarcha i wyżsi urzędnicy – duchowni lub notariusze publiczni.

b) prywatny – można go podważyć bez podważenia autentyczności. Nie posiada pieczęci.

Sprawca – osoba fizyczna lub prawna powodująca zaistnienie stanu prawnego określanego
przez dokument; występuję w formule actum

Odbiorca - osoba, dla której dokument wykonano; występuje w formule datum .

Wystawca – osoba stwierdzająca stan prawny i wystawiająca dokument; występuje w formule
datum.

Odbiorca zwracał się do wystawcy o wystawienie dokumentu. Następnie polecenie
sporządzenia dokumentu otrzymywała kancelaria (kanclerz, podkanclerzy). Kanclerz zlecał
notariuszowi sporządzenie minuty (brudnopisu). Pisarz sporządzający minutę stawał się
dyktatorem (szata słowna to dyktat). Dyktat mógł powstać z przepisania formuł z
wzorcowego dokumentu, z formularzy lub wiedzy dyktatora. Formularze w Polsce pojawiają
się w XIII w. Dokumentowi nadawano zazwyczaj formę dyktatu obiektywnego i nie
wymieniało się wystawcy, lub wymieniało się go w 3 osobie liczby mnogiej lub pojedynczej
w czasie teraźniejszym lub przeszłym dokonanym. Po wygotowaniu minuty nanoszono
poprawki i uzupełnienia. Następnie przekazywano ją mundatorowi (ingrossator), który
sporządzał czystopis, do którego przytwierdzano pieczęć lub składano podpisy wystawcy,
ewentualnie świadków. Kancelaria papieska sporządzała regestr takiego dokumentu.

Formy przekazu dokumentu:

- Oryginał – dokument w formie, w jakiej wyszedł od wystawcy, za jego wiedzą i z jego woli.

- Falsyfikat – chce uchodzić za coś innego, niż był w rzeczywistości. Falsyfikat
wprowadzający w błąd to fałszerstwo. Gdy zamiarów takich nie ma, lecz nieumyślnie podaje
fałszywe okoliczności powstania stanu prawnego, jest to rzekomy oryginał. Gdy dokonano
interpolacji lub podskrobań – jest to oryginał podfałszowany.

- Koncept – forma dokumentu poprzedzająca wygotowanie czystopisu (minuta).

- Kopia – może być to kopia wystawcy lub kopia odbiorcy – jest formą następującą po
wydaniu dokumentu (początkowo luźna karta, potem regestr).

- Dokumenty powtarzające (vidimus, insert)

a) vidimus (widymat lub transumpt) – potwierdzenie zgodności kopii z oryginałem (chodzi o
zabezpieczenie samego dokumentu)

b) insert – potwierdzenie zgodności kopii z oryginałem nie wyłączając zgodności treści
oryginału.

Cechy dokumentu:

- zewnętrzne – możemy je poznać tylko oglądając oryginał (materiał pisarski, format karty,
graficzne opracowanie tekstu, sposób uwierzytelniania autentyczności dokumentu, stan jego
zachowania, sposób złożenia, napisy dorsalne na marginesach).

- wewnętrzne –możemy je poznać także przez badanie kopii (formuły, z których dokument
jest zbudowany – [intytulacja, dyspozycja, koroboracja, ew. podpisy, datacja]).

Formuły dokumentu:

1. protokół

a) inwokacja – wezwanie do Boga (werbalna lub graficzna)

b) intytulacja –wymienienie imienia wystawcy połączona z formuła dewocyjną często (Dei
gracia)

c) inskrypcja – adres odbiorcy (łączą się z nią formuły salutacyjna – pozdrowienie odbiorcy i
perpetuacyjna – wyrażająca życzenie, by postanowienia dokumentu były wiecznotrwałe)

2. kontekst

a) arenga – motyw wystawienia dokumentu

b) promulgacja (publikacja, notyfikacja) – ogłoszenie woli wystawcy albo odbiorcy
dokumentu albo społeczeństwu

c) narracja – przedstawienie wydarzeń, które towarzyszyły oświadczeniu woli wystawcy i
poleceniu spisania dokumentu

d) dyspozycja – treść właściwa dokumentu określająca nowy stan prawny (formuła
pertynencyjna => wymienia części składowe darowizny)

e) klauzule nakazujące, zakazujące, zabraniające, wyjmujące lub zobowiązujące do czegoś

f) sankcja – z formułą penalną – zagrożenie karami, dla tych, którzy chcieliby naruszyć
postanowienia dokumentu

g) koroboracja – zapowiedź środków uwierzytelniających dokument

3. eschatokół

a) testacja – lista świadków lub ich podpisy (własnoręczne lub przez sekretarzy prywatnych)

b) podpisy – 1. wystawcy – werbalny albo zastępczy (przy pomocy znaku – rota, komma,
monogram); 2. podpisy urzędników kancelaryjnych potwierdzających zgodność dokumentu z
regułami kancelaryjnymi

c) Datacja – określenie miejsca i czasu powstania dokumentu. Związana z formułami actum i
datum.

d) Aprekacja – życzenie wieczności dla zdziałanej czynności prawnej (amen, fiat, feliciter).

4. HISTORIA DOKUMENTU ŚREDNIOWIECZNEGO

Dokument pochodzi z Rzymu. Rzymianie znali jedynie dokument poświadczeniowy.
Dokumenty mogące świadczyć w sądzie musiały posiadać pełną fidem publicam. Były
sporządzane przez urzędowych pisarzy tabularii. Zawodowi pisarze nosili nazwę tabelliones,
ale ich dokumenty nie mogły pełnić rolę dowodu w sądzie. Mogły uzyskać taką moc poprzez
wpisanie do akt publicznych. W państwie karolińskim dokument staje się dyspozytywny. Z
czasem we Włoszech dokument królewski przeradza się w instrument notarialny, a na
północy w dokument prywatny. W XII w. przyznano notariuszom charakter publiczny.
Znaczenia zaczynają nabierać znaki notariuszy (signum) i ich protokoły (imbrewiatura). Na
temat polskiego dokumentu zdania są podzielone. Niektórzy uważają, ze początki to X/XI w.,
inni, że XIII. W XII w. prawo kanoniczne formułuje nakaz uwierzytelniania czynności
prawnych za pomocą dokumentu. Dekret ten wydał papież Aleksander III. Do I połowy XII
w. głównie odbiorca troszczył się o dokument, później, na przełomie XII i XIII w. również
wystawca się o niego troszczy. Rangę pełnoprawnego, samodzielnego środka dowodowego
dokument zyskał w I poł. XIII w. Od tego momentu dokument rozwija się w trzech typach:

- dokument książęcy – praktycznie niepodważalny, posiadał walory jurydyczne. Duże
znaczenie pieczęci.

- dokument władz kościelnych (np. biskupi) – pełnoprawny środek sądowy ale tylko wobec
prawa kanonicznego (dotyczy wewnętrznych spraw kościelnych).

- dokument prywatny – zapewnia listę świadków, których można powołać przed sąd. Sam w
sobie przed sądem nic nie znaczy.

Od XIV w. w niektórych dokumentach znika lista świadków => dokumentom królewskim
wystarcza pieczęć. Od 1504 r. (konstytucja piotrkowska) obserwuje się zanik dokumentu
dyspozytywnego, a nawet upadek dokumentu królewskiego => ograniczenie władzy
królewskiej – chodzi tu rolę tego dokumentu, forma pozostaje nadal.

W XIV w. pojawia się dokument starościński – z racji na brak zaufania społecznego
opatrywano go licznie pieczęciami. Dopiero od połowy wieku zyskuje pełne prawa.
Pełnoprawnym środkiem dowodowym są natomiast dokumenty sądów ziemskich
zaopatrywany pieczęcią sędziego i podsęka. Z czasem wypiera go księga wpisów. (XV w.)
Dokument władz i sądów miejskich (XIV-XVI w.) miał zastosowanie tylko w ramach prawa
miejskiego. Dokument kościelny był traktowany przez prawo polskie jako dokument
prywatny, toteż nie miał mocy dowodu sądowego. Dopiero notariaty publiczne nadawały
dokumentowi prawo dowodu sądowego. Notariat publiczny początkowo miał prawo
mianować cesarz lub papież. Z czasem np. Akademia Zamojska uzyskała takie uprawnienia.
Dokument taki miał charakter wyłącznie poświadczeniowy.

5. POLSKA KANCELARIA MONARSZA

Nie jest to pewne, ale możliwe, że polska kancelaria monarsza istniała od końca XI w. Z całą
pewnością napływali już wtedy do Polski ludzie, którzy pisać umieli i czerpali na terenie
naszego kraju z pisania korzyści. Byli to kanonicy kościelni. W XII w. dokument zyskuje na
znaczeniu w Polsce, toteż z tego okresu pochodzą sygnały o kanclerzach (jeszcze nie
kancelariach!). Na dworach książąt kapelani książęcy sporządzali dokumenty, a kanclerz
opatrywał go pieczęcią. W XIII w. pojawia się urząd podkanclerzego (protonotariusz [na
Śląsku]). Kapelanów zastępują notariusze i pisarze. Formuła datum per manus początkowo
wskazuje na osobę wygotowującą czystopis, potem świadczy o wykonanej przez kanclerza
kontroli dokumentu. Kanclerz by opiekunem pieczęci królewskiej majestatycznej,
podkanclerzy pieczęci królewskiej prywatnej. Pieczęcią sekretną (sygnetową) zawiadywał
sekretarz wielki. Od 1507 r. jeden z dwóch (kanclerz lub podkanclerzy) musiał być osobą
świecką. Od 1504 r. formuła ad relationem świadczy o zgodzie kanclerza na wykonanie
dokumentu. Z czasem formuła ta zastępuje datum per manus. Formuła dominus rex per se
świadczyła o wydaniu dokumentu z osobistej woli króla. Podpis królewski w przeciwieństwie
do kanclerskiego umieszczany był z lewej strony (od J. Olbrachta). Od końca XIV w.
kancelaria prowadzi księgi, które dały początek Metryce Koronnej.

6. KANCELARIA I DOKUMENT A KSIĘGA WPISÓW

Księga wpisów potwierdzała fakt, ze dokument wyszedł z danej kancelarii. Księga wpisów
zastępuje dokument od końca XVI w. Akt mógł nabrać praw publicznych przez wniesienie go
do księgi wpisów.

Spis do księgi kancelaryjnej nosi nazwę regestru. Z czasem materiałem dowodowym mogła
stać się księga wpisów lub poświadczony wyciąg z niej (ekstrakt). Najstarsza księgę
kancelarii Królestwa Polskiego założono w 1447 r. Z czasem wykształcił się podział ksiąg i
kancelarii:

Metryka koronna dzieliła się na:

- libri inscriptionum – księgi wpisów w ścisłym tego słowa znaczeniu

- libri legationum – księgi poselstw – akta o znaczeniu międzynarodowym

- libri sigillatorum – pieczętowane pieczęcią państwową

- libri cancellariorum – księgi kanclerskie

Kancelaria dekretów:

- libri decretorum – kancelarie dekretów (assesorskie i referendarskie)

Księgi wpisów posiadały również kancelarie sądowe (sądy ziemskie i sądy grodzkie):

Sąd grodzki:

- dectreta officii – księga wyroków sądu

- acta officii – akata urzędu grodzkiego

a) libri decretorum officii – wyroki i postanowienia sądu grodzkiego

b) libri inscriptionum – wpisy transakcji

c) libri relationum – obok czynności sądowych wpisywano protesty o naruszaniu praw

Kancelarie miejskie posiadały księgi wójtowskie (advocatalia), ławnicze (scabinalia) i
radzieckie – rady miejskiej (consularia). Te ostatnie dzieliły się na sądowe, administracyjne i
rachunkowe.

Księgi kancelarii kościelnych (biskupich, konsystorskich, kapitulnych, parafialnych).
Biskupie dzieliły się na episkopalia (obejmuje produkcję kancelarii biskupiej), functionum
pontificalium (czynności pontyfiklanych), gospodarcze, beneficiorum (beneficjów),
retaxatiorum (retaksacji beneficjów w celach podatkowych), visitationum (wizytacji
kanonicznych parafii).

Kancelarie sądów kościelnych (konsystorskie) prowadziły tylko acta officii będące
odpowiednikiem episkopaliów.

Kancelarie kapitulne prowadziły księgi protokołów z zebrań (acta actorum), objęcia
beneficjów i praw kanonickich (instalationum), gospodarcze – dobra kapituły.

Kancelarie parafialne zajmowały się metrykami chrztów, małżeństw i zgonów.

Księgi wpisów tracą publiczny charakter po zmianach dokonanych w 1764 r. i związane to
było ze zmianą systemu kancelaryjnego.

FORMUŁY KANCELARYJNE:

- rekognicyjna – pojawia się w XII w. na Śląsku pod wpływem Niemiec, służy do aprobaty
dokumentu. Ten kto w niej występował bierze na siebie odpowiedzialność za akcję związaną
z dokumentem

- datum per manus – od 1237, pochodzi z kancelarii papieskiej, oznacza to, że spisujący
dokument brał na siebie odpowiedzialność za to, że dokument jest zgodny z prawem

- ad relationem – 1393 przybyła z Czech. Spisywana inną ręką. Używali jej wyżsi urzędnicy
kancelarii lub spoza kancelarii. Osoba pojawiająca się w dokumencie musiała zrelacjonować
akcję prawną i przekazać do kancelarii.

- Dominus rex per se – król kontroluje dokument po spisaniu go

- Comissia propria domini regis

- Ad mandatum – w obu przypadkach król wyznacza kogoś do przeglądu dokumentu

- Scriptum per manus XIII w. Osoba pojawiająca się w formule była odpowiedzialna za
sporządzenie dokumentu.

- Habuit in comissio – charakterystyczna dla Mazowsza, obecna także na Górnym Śląsku –
koniec XIII w. Mocniejsza forma datum per manus – pojawia się urzędnik kancelaryjny

FORMUŁY POTWIERDZAJĄCE AUTENTYCZNOŚĆ DOKUMENTU:

- non cancellata, non abolita – ważność prawna dokumentu

- non rasa – usuwa podejrzenie wyskrobywania niektórych wyrazów (razury)

- integra et sana – „cały i zdrowy”

- verim sigillum – pieczęć prawdziwa