Załącznik nr 10. System zarządzania i kontroli

Jednostka
kontrolowana
/nazwa

Tryb
kontroli

Termin
kontroli

Przedmiot/zakres
kontroli

Główne stwierdzenia, w tym
nieprawidłowości

Rekomendacje

Województwo
Dolnośląskie

a)Urząd
Marszałkowski
Województwa
Dolnośląskiego

Planowa /
sprawdzająca

27.02.-
03.03.2006 r.

Sprawdzenie
wykonania przez
Urząd Marszałkowski
Województwa
Dolnośląskiego
zaleceń pokontrolnych
Wojewody
Dolnośląskiego z dnia
31 października 2005
r. po kontroli
problemowej systemu
realizacji ZPORR.

W wyniku kontroli stwierdzono, że
UMWD zrealizował i zastosował się
do większości z 33 zaleceń
pokontrolnych Wojewody
Dolnośląskiego.

Do dnia 31.03.2006 r. w DUW dokonywano
analizy zastrzeżeń wniesionych przez Marszałka
Województwa Dolnośląskiego do ustaleń
zawartych w informacji pokontrolnej - procedury
pokontrolne nie zostały jeszcze zakończone.

Województwo
Lubuskie

a) Urząd
Marszałkowski
Województwa
Lubuskiego

b) Wojewódzki
Urząd Pracy w
Zielonej Górze

Doraźna

Doraźna

22.09.2005

Respektowanie zasady
bezstronności przy
ocenie merytorycznej
projektów złożonych
w naborach I-IV w
roku 2004 r.

Sprawdzenie stanu
faktycznego
przedstawionego we
wniosku o aneks do
umowy.

Procedura kontrolna nie została
zakończona.





Procedura kontrolna nie została
zakończona.

Województwo
Łódzkie

a) Wojewódzki
Urząd Pracy w
Łodzi

b) Regionalne
Centrum Polityki
Społecznej w Łodzi

Planowa



Planowa

20-24.03.06r.

27.02-
03.03.06r.

Prawidłowość
procedur zarządzania i
kontroli stosowanych
w WUP.
Prawidłowość
procedur zarządzania i
kontroli stosowanych
w RCPS

Informacja pokontrolna w trakcie
przygotowywania.


Informacja pokontrolna w trakcie
przygotowywania.

Na tym etapie nie zostały przedstawione.



Na tym etapie nie zostały przedstawione.

Województwo
Małopolskie

a) Urząd
Marszałkowski
Województwa
Małopolskiego/
Departament
Gospodarki i
Infrastruktury.

Planowa

27.12.05-
13.01.06

Ocena
funkcjonowania
systemu zarządzania i
kontroli działań 2.5,
2.6 oraz 3.4
realizowanych przez
Departament GI.

Generalnie stwierdzono, iż
dokumentacja projektów nie jest
prowadzona z należytą starannością -
braki w korespondencji pomiędzy
UMWM a beneficjentem (np. brak
pism uzasadniających sporządzenie
aneksu).

1. W zakresie sprawozdawczości zalecono:

-

przyjmowanie sprawozdań z projektów od

beneficjentów wraz z pismem przewodnim,

- odnotowywanie na ww. piśmie przewodnim
daty oraz potwierdzenie wpływu sprawozdania z
realizacji projektu dla beneficjenta jeżeli
przynosi sprawozdanie osobiście, a jeżeli jest
przesyłane pocztą zaleca się, aby każde
posiadało wspomniane pismo przewodnie,

- aby dokumenty przesyłane elektroniczne
zwłaszcza dotyczące informacji finansowej i
harmonogramów były przechowywane w
dokumentacji danego projektu oraz by była do
nich dołączona wersja papierowa podpisana
przez beneficjenta,

- usunięcie braków w poszczególnych
sprawozdaniach, dotyczy to części opisowej i
tabel finansowych,

- aby cała dokumentacja projektowa
przechowywana była w jednym segregatorze,

- zwracanie szczególnej uwagi na zachowywanie
terminów poszczególnych etapów weryfikacji i
każdorazowe odnotowanie wpływu

poszczególnych dokumentów,

- stworzenie systemu kontroli w formie check-
list, aby sprawozdania były weryfikowane przez
pracownika i przełożonego.

2. W zakresie weryfikacji wniosków o płatność
zalecono :

- sporządzanie List sprawdzających przy
dokonywaniu weryfikacji formalnej i
merytorycznej przy każdej weryfikacji wniosku o
płatność, w tym również zakończonej wynikiem
negatywnym ze szczególnym określeniem
stwierdzonych braków i/lub błędów,

- bezwzględne stosowanie formy pisemnej
mające na celu informowanie i wzywanie
Beneficjenta do uzupełnienia/skorygowania
wniosku o płatność, a nie jedynie
porozumiewanie się w formie elektronicznej lub
telefonicznej,

- przyjmowanie wyłącznie wniosków o płatność
z pismem przewodnim,

- potwierdzanie wpływu wniosku o płatność
stosowną pieczątką z nazwą
Urzędu/Departamentu Wdrażającego wraz z datą
wpływu,

- przechowywanie wraz z dokumentacją
papierową wersji elektronicznej wniosków
o płatność;

- skompletowanie dokumentacji dotyczącej
wniosków o płatność dla poszczególnych
projektów;

- zwracanie szczególnej uwagi na zachowywanie
terminów poszczególnych etapów weryfikacji
wniosków o płatność, o których mowa w

Podręczniku Procedur Instytucji Wdrażającej dla
działań 2.2, 2.5, 2.6 i 3.4. oraz sporządzenie
notatek opisujących przyczyny przesunięcia
wymaganych terminów oraz czas rozpatrzenia

- stosowanie zapisów odpowiednich Instrukcji
do „Wniosku Beneficjenta o płatność” dla
poszczególnych działań ZPORR podczas
weryfikacji formalnej i merytorycznej złożonych
wniosków o płatność.

3. W zakresie oceny wniosków, zawierania
umów zalecono:

- aby data podpisania umowy była faktycznie
datą podpisania jej przez obie strony,
- uzupełnienie sporządzanych dokumentów o
daty ich podpisania,
- analizę merytoryczną złożonych przez
beneficjentów zabezpieczeń prawidłowej
realizacji projektów,
- skrupulatne i dokładne prowadzenie teczek
projektów,
- by prowadzone czynności związane z realizacją
projektu znajdowały odzwierciedlenie w aktach
spraw.

Województwo
Mazowieckie
a)

Wojewódzki

Urząd Pracy w
Warszawie
W ramach kontroli
systemu zarządzania
i kontroli

Planowa

20.02 -
10.03.06

W ramach kontroli
systemu
przeprowadzono
kontrolę projektu,
która objęła:
-Kontrola
dokumentacji

W zakresie tematyki kursów i liczby
przeszkolonych Beneficjentów
projekt został przeprowadzony
zgodnie z założeniami wniosku o
dofinansowanie projektu.
Istnieją zastrzeżenia co do procedury
przeprowadzenia postępowania na

Nie wystosowano

przeprowadzono
kontrolę
Beneficjenta 2.1 -
MAKBUD Centrum
Edukacyjne Omega

związanej z realizacją
projektu
- Sprawdzenie
zgodności faktycznego
postępu rzeczowego
realizacji Projektu z
zapisami umowy o
dofinansowanie
projektu.

zakup sprzętu komputerowego oraz
wykorzystania tego sprzętu podczas
szkoleń przeprowadzonych w ramach
projektu – sprawa jest wyjaśniana.

Województwo
Opolskie

a) Wojewódzki
Urząd Pracy w
Opolu

Planowa /
pogłębiona

23.03-
14.04.2006

Kontrola systemu
wdrażania dla
działania 2.1

Kontrola rozpoczęła się w I kwartale
2006r, ale zakończy się w II kwartale
2006r. w związku z tym wszelkie
ustalenia i rekomendacje zostaną
ujęte w sprawozdaniu za II kwartał
2006r.

Województwo
Podkarpackie

a) Urząd
Marszałkowski
Województwa
Podkarpackiego,
Departament
Edukacji i Kultury –
Instytucja
Wdrażająca
Działanie 2.2,
Priorytet II ZPORR

Planowa

18.01-28.02.
2006 r.

System zarządzania i
kontroli w proces
wdrażania Działania
2.2 w szczególności:
struktura
organizacyjna IW,
przestrzeganie
zapisów Podręcznika
Procedur IW, ocena
wniosków i wybór
projektów, płatności,
ewidencja księgowa,
odzyskiwanie kwot
nienależnie
wypłaconych,
monitoring i
sprawozdawczość,
kontrole IW na
miejscu realizacji

Kontrola wykazała, że system
zarządzania i kontroli oparty jest na
opracowanych procedurach
zawartych w Podręczniku Procedur
IW”, który jednak wymaga ciągłej
aktualizacji . Wykazane uchybienia
nie zagrażają procesowi wdrażania
Działania 2.2 w regionie.

Uzupełnienie Podręcznika Procedur IW o
brakujące elementy; egzekwowanie od
Beneficjentów terminowych i poprawnych
sprawozdań; opracowanie „Listy sprawdzającej
do kontroli na miejscu”;
sprawdzanie przestrzegania przez Beneficjentów:
przepisów ustawy Prawo Zamówień
Publicznych, zasad informacji i promocji,
stosowania „listy sprawdzającej do kontroli na
miejscu” oraz wdrożenia rekomendacji
pokontrolnych; pełne dokumentowanie
przeprowadzanych kontroli; utworzenie i
wyodrębnienie w sposób organizacyjny Punktu
Informacji i Promocji; przestrzeganie przepisów
dot. informacji i promocji.

projektów,
przestrzeganie ustawy
prawo zamówień
publicznych,
informacja i promocja.

Województwo
Podlaskie

a) Urząd
Marszałkowski
Województwa
Podlaskiego

Doraźna

23.03.06 r.

Z/2.20/II/2.2/UM/U/1
/04
Umowa na
finansowanie
Działania 2.2
Wyrównywanie szans
edukacyjnych poprzez
programy stypendialne

Kontrola miała na celu sprawdzenie
poprawności nadzoru nad
zabezpieczeniami prawidłowej
realizacji umowy oraz terminów
aneksowania umów w ramach
Działania 2.2.

Informacja pokontrolna nie została jeszcze
podpisana przez Instytucję Wdrażającą.

Województwo
Pomorskie

a) Urząd
Marszałkowski
województwa
pomorskiego.

Planowa

30.11.2005 -
28.02.2006 r.

Zakres kontroli
obejmował system
zarządzania i kontroli
całości zadań w
zakresie
dofinansowania
projektów w ramach
Priorytetu I i III (bez
Działań 1.5 i 3.4) oraz
Działania 2.5, 2.6
Priorytetu II i
Działania 3.4
Priorytetu III ZPORR
realizowanych w
Urzędzie
Marszałkowskim
Województwa
Pomorskiego.

Podczas kontroli stwierdzono szereg
niezgodności pomiędzy procedurami
zawartymi w „Podręczniku procedur
dla Priorytetu I oraz III ZPORR 2004
– 2006 (bez działań 1.6 i 3.4)”

Z przedstawionych odpowiedzi
wynika, iż wymienione nieścisłości
dotyczą procedur stosowanych
pierwotnie, zgodnie z
obowiązującymi ówcześnie
wytycznymi lub w sytuacji ich braku.
Wewnętrzny podręcznik Urzędu
Marszałkowskiego uwzględnia
zaktualizowane procedury,
przekazane do dnia 31 grudnia 2005
roku.

Zalecono:

- zmianę treści podręcznika i dostosowanie do
obowiązujących przepisów,

- wprowadzenie pisemnego dokumentowania
przeprowadzenia oceny merytorycznej i
weryfikacji projektu RPRD,

- wprowadzenie do Podręcznika i stosowanie
wzorów pism przekazujących RPRD do
odpowiednich instytucji zgodnie z zapisami
zawartymi w podręczniku,

- aby wszelkie korekty/poprawki były
dokonywane w sprawozdaniach przez Agencję
na pisemną prośbę Urzędu Marszałkowskiego w
celu zachowania zasady pisemności
postępowania zgodnie z art.14.rozdz.2 Kodeksu
Postępowania Administracyjnego z dnia 14
czerwca 1960r. z późniejszymi zmianami,

- sprecyzowanie sposobu weryfikacji
sprawozdań z realizacji Działań w propozycjach

zmian do podręcznika procedur,

- stosowanie pisemnej formy weryfikacji
sprawozdań przez pracownika Referatu ds.
Gospodarki,

- usystematyzowanie sposobu zatwierdzania
sprawozdań przez Dyrektora DGI,

- wprowadzenie pisemnego dokumentowania
przeprowadzenia weryfikacji otrzymanego z
Agencji Rozwoju Pomorza Planu Kontroli.
Ponadto proszę o wprowadzenie do Podręcznika
procedur sposobu postępowania przy aktualizacji
Rocznego Planu Kontroli,
- zaleca się przestrzeganie przepisów zawartych
w rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów samorządu
województwa (Dz. U. nr 160, poz. 1073 z późn.
zm.).

Województwo
Warmińsko-
Mazurskie

a) Wojewódzki
Urząd Pracy w
Olsztynie.

Planowa

22.08. –
31.08
kontynuacja
10.10- 31.12

Przestrzeganie
procedur oraz
realizacja zadań w
zakresie wdrażania
ZPORR dla działań
2.1, 2.3 oraz 2.4 w
WUP w Olsztynie.
2.1-Struktura
organizacyjna- podział
zadań na poszczególne
komórki
organizacyjne
uczestniczące we
wdrażaniu ZPORR
2.2- Podręcznik

2.2- Podręcznik procedur- sposób
postępowania w przypadku
nowelizowania treści procedur jest
niewłaściwy. Podręcznik procedur, w
przypadku wprowadzania zmian,
powinien być ujednolicony. O
wszelkich zmianach powinna być
poinformowana Instytucja
Pośrednicząca, która musi zatwierdzić
zmiany.
2.3.2- W protokołach z posiedzeń
Komisji Oceny Projektów znajdują
się dane wielu projektów, przy czym
nie jest określony numer tych
projektów, co powoduje

procedur wdrażania
ZPORR

2.3- Zadania WUP w
zakresie wdrażania
ZPORR.

nieczytelność informacji zawartych w
protokołach
2.3.5- Instytucja Wdrażająca nie
przesyłała do zatwierdzenia przez
Wojewodę rocznych planów kontroli,
co wynika z zapisów umowy
finansowania Działania. Niewłaściwa
forma upoważnienia do
przeprowadzenia kontroli.
Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Województwo
Wielkopolskie

a) Agencja
Rozwoju
Regionalnego S.A.
w Koninie
Instytucja
Wdrażająca
dla
Działania 2.5
oraz
Działania 3.4.

Planowa

1-3 marca
oraz
7-8 marca
2006 roku.

1) prawidłowość
odrzucenia wniosków
na etapie oceny
merytorycznej
i formalnej,
2) weryfikacja
wniosków o płatność
przez RIF,
3) weryfikacja
sprawozdań z
realizacji projektów i
sporządzanie
sprawozdań z
realizacji działania
oraz informacji
miesięcznych,
4) sporządzanie
aneksów do umów
o dofinansowanie
projektów,
5) prowadzenie
kontroli na miejscu
realizacji projektów

Ad. 1) nie stwierdzono uchybień /
nieprawidłowości.
Ad. 2) beneficjent informowany jest o
konieczności skorygowania wniosku
po dokonaniu weryfikacji przez każdą
z osób zaangażowanych w
weryfikację jego wniosku zamiast
jednorazowo po sprawdzeniu
wniosku na wszystkich etapach;
powoduje to kilkakrotne składanie
skorygowanych wniosków
o płatność przez beneficjenta i
znacznie wydłuża termin
ostatecznego zatwierdzenia wniosku
o płatność – dotyczy Działania 2.5 i
3.4 ZPORR.
Ad. 3) nie dochowanie terminów
weryfikacji sprawozdań z realizacji
projektów (informacje
o konieczności korygowania
sprawozdań wysyłano do
beneficjentów już po terminie
złożenia sprawozdania z realizacji
Działania do Instytucji

Ad. 1) nie dotyczy.
Ad. 2) zalecono zmianę procedury weryfikacji
wniosku o płatność.
Ad. 3) zalecono dołożenie starań, aby
sprawozdania z realizacji projektów były
weryfikowane i korygowane w terminie
umożliwiającym sporządzenie sprawozdania z
realizacji działania na podstawie aktualnych
danych uzyskanych od beneficjentów.
Ad. 4) nie dotyczy
Ad. 5) zalecono ponowną kontrolę beneficjentów
wskazanych przez Instytucję Pośredniczącą oraz
prowadzenie szczegółowych kontroli kompletu
oryginalnych dokumentów w przyszłości.
Ad. 6) nie dotyczy.
Ad. 7) zalecono zobowiązanie wszystkich
beneficjentów do sprawdzenia danych dot. BO
i przesłanie zbiorczej informacji do Instytucji
Pośredniczącej.

Pośredniczącej) – dotyczy Działania
2.5 i 3,4 ZPORR.
Ad. 4) nie stwierdzono
nieprawidłowości;
Ad. 5) niewystarczający zakres
kontroli:
w przypadku prowadzenia ksiąg
beneficjenta przez biuro rachunkowe
ARR S. A. w Koninie nie
skontrolowała dokumentów
związanych
z projektem będących w posiadaniu
tego biura – dotyczy Działania 3.4
ZPORR.
Ad. 6) stwierdzono wykonanie
zaleceń IPoś.
Ad.7) stwierdzono brak
mechanizmów kontrolnych
gwarantujących, że do udziału w
projekcie zakwalifikowani zostaną
wyłącznie uprawnieni do tego BO. W
trakcie rekrutacji Beneficjenci
opierają się wyłącznie na
oświadczeniach BO dotyczących nie
prowadzenia przez nich działalności
gospodarczej po 1.01.2004 r. i
niefigurowania
w rejestrze osób bezrobotnych.

Jednostka kontrolowana /nazwa – należy podać dokładną nazwę jednostki kontrolowanej: właściwego Urzędu Marszałkowskiego/IW, WUP-u
lub RIF-u
Tryb kontroli – kontrola doraźna, planowana, sprawdzająca
Termin kontroli - w rozumieniu trwania kontroli od do
Przedmiot/zakres kontroli – zakres przedmiotowy kontroli
Główne stwierdzenia – opis stwierdzonego stanu faktycznego, w tym opis stwierdzonych nieprawidłowości
Rekomendacje – zalecenia odnośnie sposobu usunięcia stwierdzonych uchybień