Załącznik nr 10. System zarządzania i kontroli
Jednostka
kontrolowana
/nazwa
Tryb
kontroli
Termin
kontroli
Przedmiot/zakres
kontroli
Główne stwierdzenia, w tym
nieprawidłowości
Rekomendacje
Województwo
Dolnośląskie
a)Urząd
Marszałkowski
Województwa
Dolnośląskiego
Planowa /
sprawdzająca
27.02.-
03.03.2006 r.
Sprawdzenie
wykonania przez
Urząd Marszałkowski
Województwa
Dolnośląskiego
zaleceń pokontrolnych
Wojewody
Dolnośląskiego z dnia
31 października 2005
r. po kontroli
problemowej systemu
realizacji ZPORR.
W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe
UMWD zrealizował i zastosował się
do większości z 33 zaleceń
pokontrolnych Wojewody
Dolnośląskiego.
Do dnia 31.03.2006 r. w DUW dokonywano
analizy zastrzeŜeń wniesionych przez Marszałka
Województwa Dolnośląskiego do ustaleń
zawartych w informacji pokontrolnej - procedury
pokontrolne nie zostały jeszcze zakończone.
Województwo
Lubuskie
a) Urząd
Marszałkowski
Województwa
Lubuskiego
b) Wojewódzki
Urząd Pracy w
Zielonej Górze
Doraźna
Doraźna
22.09.2005
Respektowanie zasady
bezstronności przy
ocenie merytorycznej
projektów złoŜonych
w naborach I-IV w
roku 2004 r.
Sprawdzenie stanu
faktycznego
przedstawionego we
wniosku o aneks do
umowy.
Procedura kontrolna nie została
zakończona.
Procedura kontrolna nie została
zakończona.
Województwo
Łódzkie
a) Wojewódzki
Urząd Pracy w
Łodzi
b) Regionalne
Centrum Polityki
Społecznej w Łodzi
Planowa
Planowa
20-24.03.06r.
27.02-
03.03.06r.
Prawidłowość
procedur zarządzania i
kontroli stosowanych
w WUP.
Prawidłowość
procedur zarządzania i
kontroli stosowanych
w RCPS
Informacja pokontrolna w trakcie
przygotowywania.
Informacja pokontrolna w trakcie
przygotowywania.
Na tym etapie nie zostały przedstawione.
Na tym etapie nie zostały przedstawione.
Województwo
Małopolskie
a) Urząd
Marszałkowski
Województwa
Małopolskiego/
Departament
Gospodarki i
Infrastruktury.
Planowa
27.12.05-
13.01.06
Ocena
funkcjonowania
systemu zarządzania i
kontroli działań 2.5,
2.6 oraz 3.4
realizowanych przez
Departament GI.
Generalnie stwierdzono, iŜ
dokumentacja projektów nie jest
prowadzona z naleŜytą starannością -
braki w korespondencji pomiędzy
UMWM a beneficjentem (np. brak
pism uzasadniających sporządzenie
aneksu).
1. W zakresie sprawozdawczości zalecono:
-
przyjmowanie sprawozdań z projektów od
beneficjentów wraz z pismem przewodnim,
- odnotowywanie na ww. piśmie przewodnim
daty oraz potwierdzenie wpływu sprawozdania z
realizacji projektu dla beneficjenta jeŜeli
przynosi sprawozdanie osobiście, a jeŜeli jest
przesyłane pocztą zaleca się, aby kaŜde
posiadało wspomniane pismo przewodnie,
- aby dokumenty przesyłane elektroniczne
zwłaszcza dotyczące informacji finansowej i
harmonogramów były przechowywane w
dokumentacji danego projektu oraz by była do
nich dołączona wersja papierowa podpisana
przez beneficjenta,
- usunięcie braków w poszczególnych
sprawozdaniach, dotyczy to części opisowej i
tabel finansowych,
- aby cała dokumentacja projektowa
przechowywana była w jednym segregatorze,
- zwracanie szczególnej uwagi na zachowywanie
terminów poszczególnych etapów weryfikacji i
kaŜdorazowe odnotowanie wpływu
poszczególnych dokumentów,
- stworzenie systemu kontroli w formie check-
list, aby sprawozdania były weryfikowane przez
pracownika i przełoŜonego.
2. W zakresie weryfikacji wniosków o płatność
zalecono :
- sporządzanie List sprawdzających przy
dokonywaniu weryfikacji formalnej i
merytorycznej przy kaŜdej weryfikacji wniosku o
płatność, w tym równieŜ zakończonej wynikiem
negatywnym ze szczególnym określeniem
stwierdzonych braków i/lub błędów,
- bezwzględne stosowanie formy pisemnej
mające na celu informowanie i wzywanie
Beneficjenta do uzupełnienia/skorygowania
wniosku o płatność, a nie jedynie
porozumiewanie się w formie elektronicznej lub
telefonicznej,
- przyjmowanie wyłącznie wniosków o płatność
z pismem przewodnim,
- potwierdzanie wpływu wniosku o płatność
stosowną pieczątką z nazwą
Urzędu/Departamentu WdraŜającego wraz z datą
wpływu,
- przechowywanie wraz z dokumentacją
papierową wersji elektronicznej wniosków
o płatność;
- skompletowanie dokumentacji dotyczącej
wniosków o płatność dla poszczególnych
projektów;
- zwracanie szczególnej uwagi na zachowywanie
terminów poszczególnych etapów weryfikacji
wniosków o płatność, o których mowa w
Podręczniku Procedur Instytucji WdraŜającej dla
działań 2.2, 2.5, 2.6 i 3.4. oraz sporządzenie
notatek opisujących przyczyny przesunięcia
wymaganych terminów oraz czas rozpatrzenia
- stosowanie zapisów odpowiednich Instrukcji
do „Wniosku Beneficjenta o płatność” dla
poszczególnych działań ZPORR podczas
weryfikacji formalnej i merytorycznej złoŜonych
wniosków o płatność.
3. W zakresie oceny wniosków, zawierania
umów zalecono:
- aby data podpisania umowy była faktycznie
datą podpisania jej przez obie strony,
- uzupełnienie sporządzanych dokumentów o
daty ich podpisania,
- analizę merytoryczną złoŜonych przez
beneficjentów zabezpieczeń prawidłowej
realizacji projektów,
- skrupulatne i dokładne prowadzenie teczek
projektów,
- by prowadzone czynności związane z realizacją
projektu znajdowały odzwierciedlenie w aktach
spraw.
Województwo
Mazowieckie
a)
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Warszawie
W ramach kontroli
systemu zarządzania
i kontroli
Planowa
20.02 -
10.03.06
W ramach kontroli
systemu
przeprowadzono
kontrolę projektu,
która objęła:
-Kontrola
dokumentacji
W zakresie tematyki kursów i liczby
przeszkolonych Beneficjentów
projekt został przeprowadzony
zgodnie z załoŜeniami wniosku o
dofinansowanie projektu.
Istnieją zastrzeŜenia co do procedury
przeprowadzenia postępowania na
Nie wystosowano
przeprowadzono
kontrolę
Beneficjenta 2.1 -
MAKBUD Centrum
Edukacyjne Omega
związanej z realizacją
projektu
- Sprawdzenie
zgodności faktycznego
postępu rzeczowego
realizacji Projektu z
zapisami umowy o
dofinansowanie
projektu.
zakup sprzętu komputerowego oraz
wykorzystania tego sprzętu podczas
szkoleń przeprowadzonych w ramach
projektu – sprawa jest wyjaśniana.
Województwo
Opolskie
a) Wojewódzki
Urząd Pracy w
Opolu
Planowa /
pogłębiona
23.03-
14.04.2006
Kontrola systemu
wdraŜania dla
działania 2.1
Kontrola rozpoczęła się w I kwartale
2006r, ale zakończy się w II kwartale
2006r. w związku z tym wszelkie
ustalenia i rekomendacje zostaną
ujęte w sprawozdaniu za II kwartał
2006r.
Województwo
Podkarpackie
a) Urząd
Marszałkowski
Województwa
Podkarpackiego,
Departament
Edukacji i Kultury –
Instytucja
WdraŜająca
Działanie 2.2,
Priorytet II ZPORR
Planowa
18.01-28.02.
2006 r.
System zarządzania i
kontroli w proces
wdraŜania Działania
2.2 w szczególności:
struktura
organizacyjna IW,
przestrzeganie
zapisów Podręcznika
Procedur IW, ocena
wniosków i wybór
projektów, płatności,
ewidencja księgowa,
odzyskiwanie kwot
nienaleŜnie
wypłaconych,
monitoring i
sprawozdawczość,
kontrole IW na
miejscu realizacji
Kontrola wykazała, Ŝe system
zarządzania i kontroli oparty jest na
opracowanych procedurach
zawartych w Podręczniku Procedur
IW”, który jednak wymaga ciągłej
aktualizacji . Wykazane uchybienia
nie zagraŜają procesowi wdraŜania
Działania 2.2 w regionie.
Uzupełnienie Podręcznika Procedur IW o
brakujące elementy; egzekwowanie od
Beneficjentów terminowych i poprawnych
sprawozdań; opracowanie „Listy sprawdzającej
do kontroli na miejscu”;
sprawdzanie przestrzegania przez Beneficjentów:
przepisów ustawy Prawo Zamówień
Publicznych, zasad informacji i promocji,
stosowania „listy sprawdzającej do kontroli na
miejscu” oraz wdroŜenia rekomendacji
pokontrolnych; pełne dokumentowanie
przeprowadzanych kontroli; utworzenie i
wyodrębnienie w sposób organizacyjny Punktu
Informacji i Promocji; przestrzeganie przepisów
dot. informacji i promocji.
projektów,
przestrzeganie ustawy
prawo zamówień
publicznych,
informacja i promocja.
Województwo
Podlaskie
a) Urząd
Marszałkowski
Województwa
Podlaskiego
Doraźna
23.03.06 r.
Z/2.20/II/2.2/UM/U/1
/04
Umowa na
finansowanie
Działania 2.2
Wyrównywanie szans
edukacyjnych poprzez
programy stypendialne
Kontrola miała na celu sprawdzenie
poprawności nadzoru nad
zabezpieczeniami prawidłowej
realizacji umowy oraz terminów
aneksowania umów w ramach
Działania 2.2.
Informacja pokontrolna nie została jeszcze
podpisana przez Instytucję WdraŜającą.
Województwo
Pomorskie
a) Urząd
Marszałkowski
województwa
pomorskiego.
Planowa
30.11.2005 -
28.02.2006 r.
Zakres kontroli
obejmował system
zarządzania i kontroli
całości zadań w
zakresie
dofinansowania
projektów w ramach
Priorytetu I i III (bez
Działań 1.5 i 3.4) oraz
Działania 2.5, 2.6
Priorytetu II i
Działania 3.4
Priorytetu III ZPORR
realizowanych w
Urzędzie
Marszałkowskim
Województwa
Pomorskiego.
Podczas kontroli stwierdzono szereg
niezgodności pomiędzy procedurami
zawartymi w „Podręczniku procedur
dla Priorytetu I oraz III ZPORR 2004
– 2006 (bez działań 1.6 i 3.4)”
Z przedstawionych odpowiedzi
wynika, iŜ wymienione nieścisłości
dotyczą procedur stosowanych
pierwotnie, zgodnie z
obowiązującymi ówcześnie
wytycznymi lub w sytuacji ich braku.
Wewnętrzny podręcznik Urzędu
Marszałkowskiego uwzględnia
zaktualizowane procedury,
przekazane do dnia 31 grudnia 2005
roku.
Zalecono:
- zmianę treści podręcznika i dostosowanie do
obowiązujących przepisów,
- wprowadzenie pisemnego dokumentowania
przeprowadzenia oceny merytorycznej i
weryfikacji projektu RPRD,
- wprowadzenie do Podręcznika i stosowanie
wzorów pism przekazujących RPRD do
odpowiednich instytucji zgodnie z zapisami
zawartymi w podręczniku,
- aby wszelkie korekty/poprawki były
dokonywane w sprawozdaniach przez Agencję
na pisemną prośbę Urzędu Marszałkowskiego w
celu zachowania zasady pisemności
postępowania zgodnie z art.14.rozdz.2 Kodeksu
Postępowania Administracyjnego z dnia 14
czerwca 1960r. z późniejszymi zmianami,
- sprecyzowanie sposobu weryfikacji
sprawozdań z realizacji Działań w propozycjach
zmian do podręcznika procedur,
- stosowanie pisemnej formy weryfikacji
sprawozdań przez pracownika Referatu ds.
Gospodarki,
- usystematyzowanie sposobu zatwierdzania
sprawozdań przez Dyrektora DGI,
- wprowadzenie pisemnego dokumentowania
przeprowadzenia weryfikacji otrzymanego z
Agencji Rozwoju Pomorza Planu Kontroli.
Ponadto proszę o wprowadzenie do Podręcznika
procedur sposobu postępowania przy aktualizacji
Rocznego Planu Kontroli,
- zaleca się przestrzeganie przepisów zawartych
w rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów samorządu
województwa (Dz. U. nr 160, poz. 1073 z późn.
zm.).
Województwo
Warmińsko-
Mazurskie
a) Wojewódzki
Urząd Pracy w
Olsztynie.
Planowa
22.08. –
31.08
kontynuacja
10.10- 31.12
Przestrzeganie
procedur oraz
realizacja zadań w
zakresie wdraŜania
ZPORR dla działań
2.1, 2.3 oraz 2.4 w
WUP w Olsztynie.
2.1-Struktura
organizacyjna- podział
zadań na poszczególne
komórki
organizacyjne
uczestniczące we
wdraŜaniu ZPORR
2.2- Podręcznik
2.2- Podręcznik procedur- sposób
postępowania w przypadku
nowelizowania treści procedur jest
niewłaściwy. Podręcznik procedur, w
przypadku wprowadzania zmian,
powinien być ujednolicony. O
wszelkich zmianach powinna być
poinformowana Instytucja
Pośrednicząca, która musi zatwierdzić
zmiany.
2.3.2- W protokołach z posiedzeń
Komisji Oceny Projektów znajdują
się dane wielu projektów, przy czym
nie jest określony numer tych
projektów, co powoduje
procedur wdraŜania
ZPORR
2.3- Zadania WUP w
zakresie wdraŜania
ZPORR.
nieczytelność informacji zawartych w
protokołach
2.3.5- Instytucja WdraŜająca nie
przesyłała do zatwierdzenia przez
Wojewodę rocznych planów kontroli,
co wynika z zapisów umowy
finansowania Działania. Niewłaściwa
forma upowaŜnienia do
przeprowadzenia kontroli.
Nie stwierdzono nieprawidłowości.
Województwo
Wielkopolskie
a) Agencja
Rozwoju
Regionalnego S.A.
w Koninie
Instytucja
WdraŜająca
dla
Działania 2.5
oraz
Działania 3.4.
Planowa
1-3 marca
oraz
7-8 marca
2006 roku.
1) prawidłowość
odrzucenia wniosków
na etapie oceny
merytorycznej
i formalnej,
2) weryfikacja
wniosków o płatność
przez RIF,
3) weryfikacja
sprawozdań z
realizacji projektów i
sporządzanie
sprawozdań z
realizacji działania
oraz informacji
miesięcznych,
4) sporządzanie
aneksów do umów
o dofinansowanie
projektów,
5) prowadzenie
kontroli na miejscu
realizacji projektów
Ad. 1) nie stwierdzono uchybień /
nieprawidłowości.
Ad. 2) beneficjent informowany jest o
konieczności skorygowania wniosku
po dokonaniu weryfikacji przez kaŜdą
z osób zaangaŜowanych w
weryfikację jego wniosku zamiast
jednorazowo po sprawdzeniu
wniosku na wszystkich etapach;
powoduje to kilkakrotne składanie
skorygowanych wniosków
o płatność przez beneficjenta i
znacznie wydłuŜa termin
ostatecznego zatwierdzenia wniosku
o płatność – dotyczy Działania 2.5 i
3.4 ZPORR.
Ad. 3) nie dochowanie terminów
weryfikacji sprawozdań z realizacji
projektów (informacje
o konieczności korygowania
sprawozdań wysyłano do
beneficjentów juŜ po terminie
złoŜenia sprawozdania z realizacji
Działania do Instytucji
Ad. 1) nie dotyczy.
Ad. 2) zalecono zmianę procedury weryfikacji
wniosku o płatność.
Ad. 3) zalecono dołoŜenie starań, aby
sprawozdania z realizacji projektów były
weryfikowane i korygowane w terminie
umoŜliwiającym sporządzenie sprawozdania z
realizacji działania na podstawie aktualnych
danych uzyskanych od beneficjentów.
Ad. 4) nie dotyczy
Ad. 5) zalecono ponowną kontrolę beneficjentów
wskazanych przez Instytucję Pośredniczącą oraz
prowadzenie szczegółowych kontroli kompletu
oryginalnych dokumentów w przyszłości.
Ad. 6) nie dotyczy.
Ad. 7) zalecono zobowiązanie wszystkich
beneficjentów do sprawdzenia danych dot. BO
i przesłanie zbiorczej informacji do Instytucji
Pośredniczącej.
Pośredniczącej) – dotyczy Działania
2.5 i 3,4 ZPORR.
Ad. 4) nie stwierdzono
nieprawidłowości;
Ad. 5) niewystarczający zakres
kontroli:
w przypadku prowadzenia ksiąg
beneficjenta przez biuro rachunkowe
ARR S. A. w Koninie nie
skontrolowała dokumentów
związanych
z projektem będących w posiadaniu
tego biura – dotyczy Działania 3.4
ZPORR.
Ad. 6) stwierdzono wykonanie
zaleceń IPoś.
Ad.7) stwierdzono brak
mechanizmów kontrolnych
gwarantujących, Ŝe do udziału w
projekcie zakwalifikowani zostaną
wyłącznie uprawnieni do tego BO. W
trakcie rekrutacji Beneficjenci
opierają się wyłącznie na
oświadczeniach BO dotyczących nie
prowadzenia przez nich działalności
gospodarczej po 1.01.2004 r. i
niefigurowania
w rejestrze osób bezrobotnych.
Jednostka kontrolowana /nazwa – naleŜy podać dokładną nazwę jednostki kontrolowanej: właściwego Urzędu Marszałkowskiego/IW, WUP-u
lub RIF-u
Tryb kontroli – kontrola doraźna, planowana, sprawdzająca
Termin kontroli - w rozumieniu trwania kontroli od do
Przedmiot/zakres kontroli – zakres przedmiotowy kontroli
Główne stwierdzenia – opis stwierdzonego stanu faktycznego, w tym opis stwierdzonych nieprawidłowości
Rekomendacje – zalecenia odnośnie sposobu usunięcia stwierdzonych uchybień