Motywowanie przez
ocenianie pracowników
Prof. UG dr hab. Halina Czubasiewicz
ISTOTA OCENY
Należy przyjąć, że ocena ma powszechny
charakter, pozwala poznawać świat i żyć w
zdefiniowanym przez ocenę świecie.
Uświadamia to nam, że nie mamy szans na
wyeliminowanie ocen z naszego życia, w tym
również naszego życia zawodowego.
Oceny mają silny związek z poznaniem, są
źródłem wiedzy o ocenianym
Podporządkowanie ocen, racjonalnym, ściśle
sprecyzowanym celom, uświadamianym przez
wszystkich uczestników procesu oceny jest też
warunkiem użyteczności oceny.
ISTOTA OCENY
Oceny są ściśle związane z emocjami.
Mają utylitarny charakter, nie są
prawdziwe same z siebie, aby miały
wartość poznawczą i kierunkowały
zachowanie, wymagają uzasadnienia.
Oceny łączą w sobie prawdę i fałsz.
Prawdziwość lub fałsz oceny zależy od
punktu odniesienia, nastawienia
oceniającego, jakości procesu oceniania i
jakości narzędzi używanych w tym
procesie.
CECHY OCENY
CECHY OCEN;
są sądem wartościującym,
występują powszechnie, mają powszechny charakter,
silny jest ich związek z poznaniem – pozwalają
poznawać świat i wykorzystywać tę wiedzę do
kształtowania naszego zachowania,
są źródłem wiedzy o nas samych, o tym jak jesteśmy
postrzegani, jak wypadamy na tle innych,
mają utylitarny charakter, a więc wymagają
uzasadnienia, zestawienia z punktem odniesienia,
są ściśle związane z emocjami, mają swoje źródło w
emocjach, wywołują emocje,
samoistnie nie są ani prawdziwe, ani fałszywe,
decydują o tym warunki oceny i intencje oceniającego.
OCENY BIEŻĄCE
zwykle mają charakter niesformalizowany
Oceniamy pracowników, ich pracę oraz rezultaty pracy
często podstawą oceny jest dyscyplina pracy, wydajność i jakość pracy,
realizacja bieżących zadań (terminowość), współpraca
ocenia się na bieżąco, w sposób ciągły,
kryteria ulegają ciągłym zmianom, często mają charakter przypadkowy,
subiektywny, są nietrafne,
podstawą oceny mogą być sytuacje incydentalne, czasem związane z
osobistym nastawieniem kierownika do pracownika,
kierownik na bieżąco chwali lub krytykuje pracę i zachowanie swoich
podwładnych, często wypowiada opinie pod wpływem emocji, odbierane
przez podwładnych jako subiektywne,
oceny bieżące są efektywne w sytuacji bliskiego współdziałania
przełożonego z podwładnymi, narzuconymi przez proces pracy
.
Oceny okresowe
są związane ze sformalizowanymi narzędziami oceny (kryteria, skala, procedura
oceny, często procedura wykorzystania wyniku oceny),
oceny dokonywane są okresowo, cyklicznie, najczęściej co ½ roku, lub 1 raz w roku,
kryteria są trwałe, sformalizowane, często szczegółowo opisane, znane wcześniej nie
tylko oceniającemu kierownikowi, ale również poddawanemu ocenie pracownikowi,
wymagają obserwowania pracy i zachowań pracownika pod kątem oczekiwań
opisanych w systemie ocen,
w efektywnym systemie ocen stosuje się kryteria kombinowane, czyli odpowiednio
dobrane zestawy cech spośród, behawioralnych, efektywnościowych, uznanych za
priorytetowe w danej firmie,
elementem procedury ocen okresowych jest rozmowa oceniająca, wymagająca od
kierownika przemyślenia, przygotowania, przekazania i umotywowania oceny oraz
określenia kierunków zmiany,
oceny okresowe są efektywne jeżeli są oparte na sprawnym narzędziu w postaci
systemu ocen okresowych pracowników
Etapy procesu oceniania
Przygotowanie ogólnej koncepcji systemu
oceniania.
Określenie kryteriów i procedury oceny
Określenie konsekwencji oceniania
Tworzenie kwestionariuszy oceny
Przeprowadzenie oceny
Sformułowanie wyniku
Rozmowa oceniająca
Czy ocena jest potrzebna?
Dla kierownika dla pracownika
Wzrost informacji o
podwładnych,
Systematyczne
obserwowanie wyników,
postaw, zachowań
pozwala na wnikliwą
ocenę i znajomość
podwładnych,
Zobiektywizowanie
decyzji,
Łatwiejsze
komunikowanie się z
podwładnymi
Poczucie bezpieczeństwa
wynikające ze znajomości
kryteriów oceny,
Możliwość kształtowania
wyniku oceny
Możliwość uzyskania
informacji o ocenie
Zobiektywizowanie oceny
NEGATYWNE SKUTKI SOOP
dla kierownika, dla pracownika
Pracochłonność,
Konieczność doskonalenia
kwalifikacji
menedżerskich,
Konieczność uważnego
obserwowania
podwładnych
Konieczność traktowania
podwładnych jako
partnerów, konieczność
argumentowania oceny
Obawa przed ocenianiem,
oceną niesprawiedliwą,
przed niskim wynikiem,
Obawa przed sprostaniem
wymogom stawianym w
systemie ocen
Obawa przed obniżeniem
statusu organizacyjnego w
wyniku oceny,
Poczucie braku stabilizacji
Funkcje kierownicze
OCENIANIE
PRACOWNIKA
W FIRMIE
Obszar
pozyskiwania
pracowników
Obszar rozwoju
potencjału
zatrudnionej
kadry
Obszar
wynagradzania
Cele ocen okresowych ???
Ustalanie płac i premii
Awansowanie
Zwalnianie pracowników
Identyfikowanie potencjału pracowników
Planowanie przemieszczeń pracowników, rotacji na
stanowiskach, tworzenie kadr rezerwowych
Planowanie indywidualnych ścieżek karier
Planowanie personelu
Opracowywanie i ocena programów szkolenia
Poprawianie komunikacji wewnętrznej w firmie
Opracowywanie kryteriów selekcji pracowników
Posługiwanie się SOOP pozwala na
;
Kształtowanie zachowań pracowników
Kształtowanie zachowań kierowników
Kształtowanie norm i wartości funkcjonujących w
firmie
Skuteczną transformację celów firmy na
oczekiwania wobec pracowników, ułatwia proces
komunikacji.
Kształtowanie relacji między pracownikami
Zatem SOOP przede wszystkim;
Komunikuje pracownikom, jakie
zachowania w organizacji są pożądane, a
jakie będą oceniane negatywnie.
Zmienia zachowania pracowników w
pożądanym kierunku
Wzbogaca narzędzia kierowania
Ułatwia kierownikowi argumentowanie
oceny pracownika
Uświadamia ocenianym i oceniającym cele i
skutki oceniania
Warunki skuteczności SOOP
Celowość
–
powinien służyć jasno określonym, nielicznym celom.
Spójność
–
powinien tworzyć spójną całość z innymi podsystemami w firmie.
Użyteczność
–
dostosowany do specyfiki firmy, do zakładanych celów oceny
Powszechna znajomość
–
kryteria, zasady działania systemu,
konsekwencje powinny być znane zarówno ocenianym jak i oceniającym
Systematyczność, okresowość
–
nie jednostkowa akcja, ale systemowe i
systematyczne działanie
Jawność –
oceniający zna i akceptuje kryteria oceny, jest informowany o
wyniku oceny
Obiektywizm –
tę cechę zapewnia budowa systemu ocen, procedura
oceniania i jakość kadry kierowniczej
Porównywalność oceny –
ocena nie powinna zależeć od cech
oceniającego
Efekt oceny-
skutek oceny powinien kształtować pozycję zawodową
ocenianego
Cele i oczekiwania
wobec SOOP
wynikają ze;
******************
•Strategii firmy, w
tym strategii
personalnej,
•Zdiagnozowanej
•kultury
organizacyjnej
•Rozwiązań
organizacyjnych,
•Rozwiązań w
obszarze ZZL
Cele i oczekiwania
wobec SOOP
wynikają ze;
******************
•Strategii firmy, w
tym strategii
personalnej,
•Zdiagnozowanej
•kultury
organizacyjnej
•Rozwiązań
organizacyjnych,
•Rozwiązań w
obszarze ZZL
SOOP
**************
Zestaw kryteriów,
Zastosowana
skala ocen
Karta oceny
Procedura oceny
Procedura
transformacji
wyników oceny
SOOP
**************
Zestaw kryteriów,
Zastosowana
skala ocen
Karta oceny
Procedura oceny
Procedura
transformacji
wyników oceny
Posługiwanie się
SOOP i skutki.
****************
Przeprowadzenie oceny
i rozmowy oceniającej,
Wpływ oceny na
decyzje personalne,
Modelowanie
zachowań pracowników
Oddziaływanie na
kulturę organizacyjną
Posługiwanie się
SOOP i skutki.
****************
Przeprowadzenie oceny
i rozmowy oceniającej,
Wpływ oceny na
decyzje personalne,
Modelowanie
zachowań pracowników
Oddziaływanie na
kulturę organizacyjną
Kryteria oceny
kryteria e f e k t y w n o ś c i o w e
(dotyczące wyników pracy),
kryteria k w a l i f i k a c y j n e,
kryteria b e h a w i o r a l n e
(dotyczące zachowań),
kryteria o s o b o w o ś c i o w e
Kryteria efektywnościowe
Związane są z terminowością oraz z ilościowym, lub wartościowym
wynikiem pracy, uzyskanym indywidualnie przez osobę ocenianą
lub przez zespół.
Wśród kryteriów efektywnościowych możemy przykładowo wyróżnić;
osiągniętą przez danego pracownika lub zespół wartość sprzedaży,
utrzymanie się w limicie wydatków, kosztów, poczynione
oszczędności,
ilość rozwiązanych spraw, obsłużonych interesantów, zdobytych
nowych klientów ,
skrócenie czasu realizacji przedsięwzięcia,
wynegocjowanie korzystnej umowy itp.
Kryteria efektywnościowe są kryteriami bardzo trudnymi do
stosowania. Trudności wynikają z faktu, że często powstaje
problem jak ustalić mierniki tych kryteriów, jaka procedura
oceniania może być zastosowana.
Kryteria efektywnościowe
Mogą zależeć od czynników
zewnętrznych w stosunku do
ocenianego,
Są szczególnie wrażliwe na
prawidłowe określenie celu i jego
pomiaru,
Wymagają systemu monitorowania
efektów pracy,
Nie sprzyjają pracy zespołowej,
Efekty w mikroskali nie muszą
przekładać się na poziom makro
Bezpośrednio mogą przekładać się
na sukces firmy,
Łatwiej niż pozostałe kryteria dają
się zmierzyć,
Ich stosowanie nie wymaga
uzasadniania, są społecznie
akceptowane,
Powszechnie uważane za
sprawiedliwe,
Są łatwe w przekształcaniu na
zbiorcze wyniki, komórki, czy całej
firmy
zagrożenia
szanse
Kryteria kwalifikacyjne
Są związane z oceną przydatności pracownika na stanowisku
pracy. Należą do nich; wykształcenie, doświadczenie
zawodowe, znajomość języków obcych, znajomość
określonych programów komputerowych, obsługi
urządzeń, znajomość określonych metod i technik np.
negocjowania, rozwiązywania konfliktów, kierowania
ludźmi, organizowania pracy zespołowej itp.
Kryteria kwalifikacyjne mają szczególne znaczenie w
procesie rekrutacji i selekcji pracowników, również w
procesie rotacji na stanowiskach, planowaniu karier.
Ocena czy pracownik spełnia kryteria warunkujące pracę
na danym stanowisku warunkuje, a przynajmniej powinna
warunkować zatrudnienie i powierzenie mu określonych
zadań, uprawnień i odpowiedzialności.
Kryteria kwalifikacyjne
trudność ustalenia spójnych z
rolą oczekiwań
kwalifikacyjnych,
trudność zmierzenia
kwalifikacji u kandydatów,
oceniamy tylko potencjalne
możliwości pracownika, które
nie muszą być wykorzystane z
przyczyn zależnych od
pracownika i od firmy
kreowanie wyniku pracy
przez dostosowanie
kwalifikacji do roli
organizacyjnej,
konieczność uświadomienia
sobie jakie oczekiwania
kwalifikacyjne stawiamy
pracownikom i zatrudnianie
odpowiednich ludzi
uświadomienie wartości
kwalifikacji
zagrożenia
szanse
Kryteria behawioralne
Dotyczące zachowań pracowników. Stosowanie
kryteriów behawioralnych ma swoich
zwolenników i przeciwników.
Istota stosowania kryteriów behawioralnych polega na
wskazywaniu pracownikom oczekiwanych przez
firmę postaw i zachowań na stanowisku pracy, w
stosunku do obowiązków, do współpracowników,
do kadry kierowniczej, do klientów, do rozwoju i
do zmian. Zwolennicy tej grupy kryteriów
zakładają, że oddziałując na postawy i zachowania
pracownika, pośrednio wpływamy na skuteczność
i efektywność pracy, przeciwnicy poddają w
wątpliwość tę zależność.
Kryteria behawioralne
Są łatwym polem do
manipulacji [ na pokaz],
Wymagają dużej wiedzy i
doświadczenia, aby
zaobserwować związki między
zachowaniami a sukcesem firmy
i precyzyjnie określić wzorce
oczekiwanych zachowań,
Zmiana zachowań jest
procesem trudnym i
długotrwałym
Zachowania pracownika w
istotny sposób przekładają
się na wyniki, a na pewno
na klimat organizacyjny,
Zachowania są widoczne i
łatwo poddają się procesowi
interpretacji,
Ludzie są bardzo wrażliwi
na zachowania innych
zagrożenia
szanse
Kryteria osobowościowe
Zapanowała moda na analizowanie cech osobowych
pracowników i kandydatów na pracowników. Udział
psychologów, wykorzystujących swoją wiedzę i narzędzia w
procesach zarządzania zasobami ludzkimi również w
polskich przedsiębiorstwach stał się faktem.
W zależności od stosowanych narzędzi możemy uzyskać
informację na temat poziomu ambicji, dominacji,
towarzyskości, swobody towarzyskiej, poczucia własnej
wartości, dobrego samopoczucia, odpowiedzialności,
uspołecznienia, opanowania, tolerancji, chęci podobania się,
typowości, powodzenia przez konformizm, powodzenia
przez niezależność, wydajności umysłowej, wnikliwości
psychologicznej, rzutkości, kobiecości, poczucia
umiejscowienia kontroli, poziomu samooceny, pragmatyzmu,
reaktywności.
Kryteria osobowościowe
Nie jest łatwe określenie zależności
między cechami osobowości, a
zachowaniami w organizacji,
Badanie cech osobowości wymaga
bardzo specjalistycznych narzędzi i
fachowców,
Dane uzyskane podczas badań
stanowią tajemnicę i muszą być
szczególnie chronione,
Łatwo można popełnić błąd,
Pojawia się wiele narzędzi, którymi
posługują się osoby bez przygotowania
zawodowego
Cechy osobowości decydują o
nas w wielu sferach naszego życia
Stanowią niezmienne nasze
wyposażenie, odróżniające nas od
innych,
Dane cechy osobowości mogą
szczególnie być przydatne do
pełnienia jednych ról
organizacyjnych, a
dyskwalifikować nas do innych
zagrożenia
szanse
Kryteria oceny pracowników – warunki,
które powinny spełniać
Stabilne
Zmienne ich wartość w czasie oceny
Jasno i zrozumiale sformułowane
Odpowiednio opisane
Dostosowane do roli stanowiska
Zależne od pracownika
Znane i akceptowane przez ocenianych i
oceniających
Skala oceny
Zastosowana skala ocen decyduje o przydatności
oceny. Umożliwia identyfikację natężenia
określonych cech ocenianego pracownika.
Dla każdego kryterium oceny ustala się
wielkości krańcowe – najniższy i najwyższy,
oraz poziomy pośrednie. Poziomy te
odzwierciedlają natężenie danej cechy u
ocenianego. Przyjęta skala oceniania ma
wpływ na budowę arkusza oceny.
Skala oceny
Skala punktowa (liczbowa) - to pewien zbiór
kryteriów, oczekiwań wobec stanowiska, którym
przyporządkowano odpowiednie liczby punktów.
Punktowanie wyników ocenianego pracownika jest
przeprowadzane dla każdego kryterium oddzielnie.
Oceny różnych jakościowo cech są niezależne i
nie są sumowane
Np. Kwalifikacje kierownicze;
- potrafi egzekwować wykonanie zadań od
podwładnych; 1 2 3 4 5 6
Skala oceny
Skala przymiotnikowa - budową przypomina skalę
punktową, polega na ustaleniu przymiotnikowych
charakterystyk zachowań (wyników),
odpowiadających różnym stopniom skali, np.
jakość pracy - bardzo wysoka, średnia, bardzo
niska. Skala ta nie zapewnia wysokiej precyzji
oceny. Kryteria mogą być różnie interpretowane
przez oceniających. Niełatwo przy tym uniknąć
subiektywnego czynnika w ocenach
Zamiast określeń; bardzo dobra, dobra, średnia, słaba i
bardzo słaba mogą wystąpić inne na przykład;
bardzo często, często, rzadko, bardzo rzadko, nigdy,
lub jeszcze inaczej.
Skala oceny
Skala wycechowana - jest to skala, w ramach,
której dla każdego punktu na skali jest
opracowana krótka charakterystyka,
ułatwiająca dobór, w sposób bardziej
obiektywny właściwego punktu na skali,
najlepiej opisującego występowanie danej
cechy u ocenianego. Stosowane opisy słowne
noszą nazwę kluczy analitycznych.
Procedura oceniania pracowników
KTO ma być oceniany?
KTO ma oceniać?
CO ma być przedmiotem oceny?
DLACZEGO oceniany?
KIEDY oceniamy?
Procedura oceniania pracowników –
procedura I
Procedura pierwsza zakłada prosty podział ról;
oceniającym
jest kierownik, a
ocenianym
podległy pracownik.
Tylko kierownik jest aktywny w procesie
oceniania;
Obserwuje pracę podwładnego
Dokonuje oceny przy wykorzystaniu SOOP
Formułuje wnioski
Komunikuje pracownikowi ocenę w
rozmowie oceniającej.
Oceniany pracownik
Podlega ocenie
Przyjmuje informację o wyniku oceny
KIEROWNIK
OCENIANY
PRACOWNIK
KIEROWNIK
OCENIANY
PRACOWNIK
Procedura oceniania pracowników –
procedura I
W niewielkim zakresie wpływa
na zmianę zachowań. Często
pracownik nie zna kryteriów
oceny i nie umie zauważyć
związku między zachowaniem, a
oceną.
Może być mało obiektywna;
duży wpływ na ocenę może mieć
nastawienie do pracownika oraz
ostatnie sukcesy lub porażki
pracownika
Jest prosta i łatwa w stosowaniu,
Nie wymaga szkolenia
pracowników w zakresie
posługiwania się SOOP.
Jest zgodna z tradycyjnym
podziałem ról; kierownik –
ocenia, podwładny jest
poddawany ocenie.
Formalizacja kryteriów skłania
kierowników do bardziej
wnikliwej oceny podwładnych.
wady
zalety
Procedura oceniania pracowników –
procedura II
Bardziej złożoną jest procedura, w
której zakłada się aktywny udział
ocenianego, w procesie oceny.
Zgodnie z założeniami tej
rozbudowanej procedury, kierownik
ocenia podwładnego, a podwładny
dokonuje samooceny, posługując się
sformalizowanym systemem ocen
KIEROWNIK
OCENIANY
PRACOWNIK
KIEROWNIK
OCENIANY
PRACOWNIK
Procedura oceniania pracowników –
procedura II
Jest bardziej pracochłonną procedurą,
zwłaszcza na etapie wdrażania jej do
praktyki firmy. Trzeba przeszkolić w
zakresie rozumienia kryteriów zawartych w
systemie ocen wszystkich pracowników.
Porównywanie oceny kierownika i
samooceny może spowodować, że
rozmowa oceniająca sprowadzi się do
dyskusji na temat ile punktów w
poszczególnych kryteriach uzyskał
pracownik, gubiąc sens rozmowy o
problemach, postawach, wynikach i
kierunkach zmian.
Często samoocena jest powodem stresu
wywołanego nie trudnością samooceny,
ale chęcią „wstrzelenia” się w ocenę szefa.
Nadal jest procedurą prostą i łatwą w
stosowaniu.
Powoduje powszechną znajomość kryteriów
oceny. Wymagania wobec pracowników są
jasne i zrozumiałe. Powoduje to zmiany w
postawach i zachowaniach pracowników,
zgodne i intencjami, zawartymi w systemie ocen
okresowych.
Pracownik dokonując samooceny ma czas na
refleksję; „jak pracuję”, „co jest moją mocną, a
co słabą stroną”.
Rozmowa oceniająca jest spotkaniem dwóch
osób, które biorąc pod uwagę te same kryteria,
mogą przywoływać inne fakty lub inaczej je
interpretować. Powoduje to konieczność
wzajemnego zrozumienia sądów i argumentów.
WADY
ZALETY
Procedura oceniania pracowników –
procedura 360°
Losowo wybrany kierownik
komórki blisko
Współpracującej z ocenianym
- ocena
Losowo wybrany kierownik
komórki blisko
Współpracującej z ocenianym
- ocena
Bezpośredni kierownik
ocenianego - ocena
Bezpośredni kierownik
ocenianego - ocena
Losowo wybrany
współpracownik –
ocena
Losowo wybrany
współpracownik –
ocena
Losowo wybrany
współpracownik –
ocena
Losowo wybrany
współpracownik –
ocena
OCENIANY –
samoocena
OCENIANY –
samoocena
Losowo wybrany
podwładny - ocena
Losowo wybrany
podwładny - ocena
Losowo wybrany
podwładny - ocena
Losowo wybrany
podwładny - ocena
Procedura oceniania pracowników –
procedura 360°
Duża pracochłonność, skomplikowany
sposób budowania oceny.
Konieczny duży wysiłek organizacyjny.
Wymaga przeszkolenia wszystkich
pracowników w zakresie rozumienia
kryteriów zawartych w systemie ocen.
Kierownicy szczególnie niechętnie
przyjmują do wiadomości fakt, że mogą
być poddawani ocenie przez
podwładnych
Obiektywizuje ocenę, która jest
pochodną sądów kilku osób.
Skłania do zmiany postaw i zachowań
nie tylko w stosunku do szefa.
Sprzyja otwarciu na współpracę.
Kierownik ma szersze spojrzenie na
ocenianego,
Każdy w firmie występuje jako
oceniany, oceniający, dokonujący
samooceny. Sprzyja to wnikliwemu
zapoznaniu się z kryteriami systemu ocen
i wnikliwej analizie pracy kolegów z
otoczenia, większemu rozumieniu ich
roli.
wady
zalety
Rozmowa oceniająca
Klasyczne formuły rozmów oceniających;
„tell and sell” –
powiedz i oczekuj
wykonania
–
Przełożony komunikuje pracownikowi wynik
oceny. Komunikacja jednostronna. Autokratyczny styl kierowania.
„tell and listen” –
powiedz i wysłuchaj –
Przełożony nie tylko przekazuje opinię ocenianemu, ale pozwala się do
nej ustosunkować. Cele i zadania są formułowane przez przełożonego.
„problem solving”-
rozwiązywanie
problemów
–
dwustronna komunikacja, oparta na dialogu.
Oceniany i oceniający wspólnie ustalają jakie kroki należy podjąć
Przebieg rozmowy oceniającej
Rozpoczęcie rozmowy –
stworzenie atmosfery do rozmowy,
Omówienie pozytywnych stron ocenianego,
Omówienie słabszych jego stron
Stanowisko oceniającego – sformułowanie oceny
Wspólne poszukiwanie możliwości poprawy.
Pozytywne zakończenie rozmowy.
Wyrażanie uznania - pochwała
Chwalić natychmiast,
Być konkretnym, mówić co spowodowało
pochwałę,
Mówić o swoich uczuciach – jak cieszy Cię
fakt, który zauważyłeś
Zachęć, aby dalej pracownik postępował tak
samo
Uściśnij mu dłoń.
Uwagi krytyczne
Oceniaj wyniki, a nie ludzi
Krytyka musi być rzeczowa
Prowadzona w „cztery oczy”
Ważny jest dobór słów [niedopuszczalne są
obraźliwe, poniżające pracownika]
Pamiętaj o celu. Chcesz zmiany, a nie
pognębienia pracownika
Pokaż że wierzysz w lepszy wynik.
Też uściśnij mu dłoń