2011-05-04

1

R. Fimińska-Banaszyk

Kontrola w procesie

zarządzania

1.

Istota i rodzaje systemów kontroli

2.

Proces kontroli

3.

Typy kontroli

4.

Skuteczny system kontroli

5.

Projektowanie systemów kontroli

6.

Controlling

7.

Kontrola strategiczna i operacyjna

R. Fimińska-Banaszyk

Kontrola



proces monitorowania czynności



ma zapewnić wykonywanie czynności

zgodnie z planem



ma umożliwiać korygowanie wszelkich

istotnych odchyleń



powiązana z funkcją planowania

R. Fimińska-Banaszyk

Podstawowe zasady

kontrolowania

Zasada

natychmiastowości

Formułowanie i

przekazywanie wniosków

pokontrolnych bez zbędnej

zwłoki

Zasada

obiektywności

Wykorzystanie

zrozumiałych i

sprawiedliwych kryteriów
oceny

Zasada

korygowania

Każdorazowe

podejmowanie czynności

naprawczych

R. Fimińska-Banaszyk

Rodzaje systemów

kontroli

1.

system kontroli rynkowej

2.

system kontroli biurokratycznej

3.

system kontroli „klanowej”

R. Fimińska-Banaszyk

1. System kontroli

rynkowej



wykorzystanie zewnętrznych mechanizmów

rynkowych



narzędzia kontroli buduje się w oparciu o parametry

ekonomiczno-finansowe



stosowana przez organizacje o wyraźnie określonych,

odrębnych wyrobach lub usługach i działających w

warunkach silnej konkurencji



np.Matsushita i ośrodki zysku

R. Fimińska-Banaszyk

2. System kontroli

biurokratycznej



ważny jest autorytet formalny i mechanizmy

hierarchiczne



dzięki ww. mechanizmom zapewnia się pożądane

zachowania pracowników i wypełnianie przez nich

standardów efektywności



np. British Petroleum (budżety i wytyczne)

R. Fimińska-Banaszyk

3. System kontroli

klanowej



steruje się zachowaniami pracowników

za pomocą wspólnych



stosowana w organizacjach, w których

dominują zespoły a technologia często

się zmienia



np. Dell Computer

R. Fimińska-Banaszyk

Proces kontroli

1.

Pomiar rzeczywistego wykonania

2.

Porównanie go z jakimś standardem

3.

Podjęcie działań zmierzających do

skorygowania odchyleń od

standardów lub zmiany

nieodpowiednich standardów

R. Fimińska-Banaszyk

Pomiar w procesie kontroli



źródła informacji:



osobista informacja



sprawozdania statystyczne



sprawozdania ustne



sprawozdania pisemne



korzystanie ze wszystkich źródeł, aby

zapewnić wszechstronność kontroli

2011-05-04

2

R. Fimińska-Banaszyk

Pomiar w procesie kontroli



kryteria kontroli (co mierzymy) jest ważniejsze

od sposobu pomiaru (jak mierzymy)



kryteria kontroli to najczęściej:



informacje



operacje



finanse



ludzie

R. Fimińska-Banaszyk

Pomiar w procesie kontroli



pomiar wyników czynności w wymiernych

kategoriach



podział złożonych czynności na segmenty



ustalenie, jaką wartość wnosi na rzecz

organizacji dana osoba, dział albo

jednostka i przekształcenie tego wkładu w

standardy

R. Fimińska-Banaszyk

Porównanie wykonania ze

standardem



konieczne jest ustalenie dopuszczalnego

zakresu zmienności (dopuszczalna

górna i dolna granica)



istotne odchylenia wymagają działań

kierownika

R. Fimińska-Banaszyk

Podjęcie działań korygujących

lub zmieniających standardy



nie podejmowanie działań



skorygowanie wykonania



zmiana standardów

R. Fimińska-Banaszyk

Rodzaje kontroli

nakłady

procesy

wyniki

Kontrola

prewencyjna

Kontrola

bieżąca

Kontrola

po fakcie

Zapobiega

problemom

Rozwiązuje problemy

w trakcie ich

występowania

Rozwiązuje problemy

po ich wystąpieniu

R. Fimińska-Banaszyk

Cechy skutecznego

systemu kontroli

1.

Dokładność

2.

Działanie na czas

3.

Oszczędność

4.

Elastyczność

5.

Zrozumiałość

6.

Racjonalne kryteria

7.

Strategiczna lokalizacja

8.

Skupianie uwagi na wyjątkach

9.

Różnorodne kryteria

10.

Działania korygujące

R. Fimińska-Banaszyk

Sytuacyjne uwarunkowania

skuteczności systemów

kontroli (1)

Zmienna

sytuacyjna

Zalecany

rodzaj kontroli

Rozmiary

organizacji

mała

duża

Nieformalna, osobista,

„zarządzanie przez

przechadzanie się”,

bezpośredni nadzór

Formalna, bezosobowa,

wszechstronne

reguły i przepisy

Szczebel

stanowiska

wysoki

niski

Liczne

kryteria

Nieliczne,

łatwo wymierne

kryteria

R. Fimińska-Banaszyk

Sytuacyjne uwarunkowania

skuteczności systemów

kontroli (2)

Zmienna

sytuacyjna

Zalecany system

kontroli

Stopień

decentralizacji

Kultura

organizacji

duży

mały

Otwarta,

wspierająca

Zagrażająca

Zwiększona liczba

i zakres

instrumentów kontrolnych

Ograniczona liczba

instrumentów kontrolnych

Nieformalna,

samokontrola

Formalna, instrumenty

kontroli narzucone

z zewnątrz

R. Fimińska-Banaszyk

Sytuacyjne uwarunkowania

skuteczności systemów

kontroli (3)

Zmienna

sytuacyjna

Zalecany rodzaj

kontroli

Znaczenie danej

czynności

duże

małe

Wyszukane, wszechstronne

instrumenty kontroli

Swobodne, nieformalne

instrumenty kontrolne

2011-05-04

3

R. Fimińska-Banaszyk

Controlling



to zintegrowany podsystem zarządzania

pozwalający

planować, kontrolować i korygować

całokształt działalności organizacji z

wykorzystaniem narzędzi informatycznych

R. Fimińska-Banaszyk

Controlling



controlling operacyjny –

sterowanie zyskiem

na bazie danych i wskaźników



controlling strategiczny –

sterowanie

rozwojem przedsiębiorstwa na bazie symulacji

przyszłych stanów

R. Fimińska-Banaszyk

Controlling



nie jest koncepcją oryginalną;

wykorzystywane są znane instrumenty i

metody zarządzania



nowością jest integracja

wykorzystywanych instrumentów i metod

zarządzania w jeden sformalizowany

system

R. Fimińska-Banaszyk

Narzędzia controllingu



rachunkowość zarządcza



budżetowanie



system wskaźników cen transferowych

R. Fimińska-Banaszyk

Organizacja zadań

controllingowych



forma nieinstytucjonalna:



niewielkie instytucje, brak organizacyjnej

komórki ds. controllingu



zadania controllingu wykonują inne komórki

(dz. finansowy, dz. księgowości,
dz. ds organizacji, samo kierownictwo)

R. Fimińska-Banaszyk

Organizacja zadań

controllingowych



forma instytucjonalna:



duże instytucje, niepewne otoczenie, komórka

ds. controllingu, stanowiska organizacyjne

controllerów



komórka liniowa lub sztabowa



miejsce w hierarchii organizacyjnej

R. Fimińska-Banaszyk

Proces kontroli

strategicznej



w planowaniu strategicznym filtrowane są

informacje, ustalane priorytety i

przyjmowane pewne wzorce interpretacyjne



następuje wytwarzanie stanu

jednoznaczności



planowanie strategiczne jest więc

selektywne



kontrola nad ryzykiem selekcji

R. Fimińska-Banaszyk

Typy kontroli strategicznej



strategiczny nadzór



strategiczna kontrola założeń



strategiczna kontrola realizacji

R. Fimińska-Banaszyk

Proces kontroli

strategicznej



sprawdzanie, czy założenia o rozwoju

zdarzeń w otoczeniu potwierdzają się



sprawdzanie, czy ustalone stany są

osiągane



wskazówki co do konieczności

przeformułowania strategii

2011-05-04

4

R. Fimińska-Banaszyk

Proces kontroli

operatywnej



wyznaczanie stanu wymaganego



ustalanie stanu rzeczywistego



porównanie stanów wymaganego z

rzeczywistym i ustalenie odchylenia



analiza odchyleń, sprawozdanie

(naprawa, korekta)

R. Fimińska-Banaszyk

Kontrola operacyjna

a kontrola strategiczna



odniesieniem dla kontroli operacyjnej są normy

działania



normy działania ustalane są w oparciu o treść

planów strategicznych



fałszywe założenia strategiczne uruchamiają

dodatnie sprzężenie zwrotne na poziomie

operacyjnym



następuje korekta wyników odbiegających od

normy, jest zafałszowana, stany niekorzystne

są pogłębiane



kontrola strategiczna powinna koncentrować się

na badaniu aktualności strategii