1

IWZ4: KOMPUTERYZACJA KSIĘGOWOŚCI

1) Prowadzona na podstawie sformalizowanej procedury administracyjno –

dyspozycyjnej określonej w Ustawie o rachunkowości przedsiębiorstw.

2) Zdefiniowane zostały zasady prowadzenia określonych urządzeń

ewidencyjnych niezbędnych w rachunkowości przedsiębiorstw, np.
dzienniki, rejestry, konta

3) Przepisy określają podstawowe formularze do prowadzenia

rachunkowości, np. bilans, rachunek zysków i strat

4) Rachunkowość wspomagana komputerem jest prowadzona w formie

systemu F-K czasami F-KK

Informatyczny system F-K jest systemem informatycznym wspomagającym procedurę
administracyjno-dyspozycyjną księgowości firmy. Wspomaganie to polega na systemowym
zastosowaniu informatyki do obsługi urządzeń ewidencyjnych stosowanych w księgowości.
Istotnym usprawnieniem jest możliwość automatycznego generowania formularzy, np.
bilansu i rachunku zysków i strat.
Istnieje konieczność zbudowania systemu informatycznego obejmującego swoim zasięgiem
wszystkie istotne funkcje i zadania księgowości zdarzeń gospodarczych w firmie.
Mówimy często o zintegrowanym systemie księgowości informatycznej, zintegrowanym bo
pracującym na wspólnej bazie danych, np. wspólny zbiór kontrahentów.
System FKK oprócz klasycznej księgowości obejmuje również księgowość kosztów
działalności.

2

ZINTEGROWANA RACHUNKOWOŚĆ FIRMY

Rachunkowość jest prowadzona najczęściej w formie ksiąg handlowych, zintegrowana bo
wiele modułów pracuje na wspólnej bazie danych. Księga główna na którą składają się konta
zdefiniowane w planie kont stanowi zasadniczy element tego systemu. Księga główna jest tak
zdefiniowana aby zaspokoić potrzeby informacyjne użytkownika w celu sporządzenia bilansu
przedsiębiorstwa i rachunku zysków i strat. Zakres i struktura kont są podporządkowane w
pierwszej kolejności potrzebom tych dwóch formularzy.
Dodatkowo prowadzi się księgi pomocnicze: debetowe i kredytowe. W księdze debetowej
prowadzona jest szczegółowa ewidencja rozrachunków z dostawcami. Istnieje odpowiedni
system rozrachunków (Rozr) za zakupy materiałów, surowców i innych komponentów
niezbędnych do działalności firmy. W księdze kredytowej prowadzi się szczegółową
ewidencję rozrachunków z odbiorcami (klientami). Wystawiona faktura za usługę (Fakt)
stanowi podstawę do pozyskania należności. Obsługą pozyskiwania należności zajmuje się
moduł zwany Rozrachunkami (Rozr).
Istnieje powiązanie pomiędzy księgą główną a innymi pomocniczymi rodzajami ewidencji.
Wszelkiego rodzaju dane dotyczące list płac są ewidencjonowane na kontach księgowych,
także dane dotyczące kosztów materiałowych, amortyzacji środków trwałych, sprzedaży itd.
Księgowość ewidencjonuje dane o zdarzeniach gospodarczych, które już miały miejsce w
przeszłości. Dane te zgromadzone na kontach ewidencyjnych mogą stanowić podstawę do
prowadzenia planowania działalności w okresach przyszłych (Planowanie działalności).
System zintegrowanej rachunkowości musi zapewniać automatyczne generowanie
sprawozdań finansowych do skarbu państwa (USK)

Księga

Główna

(Plan Kont)

K

r

e
d

y

t

o

w

e

D

e
b
e

t

o

w

e

Planowanie działalności

Rachunek kosztów i wyników

(Bilans, Rachunek Zysków i Strat)

D

o

s

t

a

w

c
a

KiP

Personel

Materiały

Urządze-
nia

Rozr

Koszty

mater

ST

Udziało

wcy

K

l
i

e
n

t

Sprzedaż

Rozr

Fakt

RACHUNKOWOŚĆ

journal

journal

F01, PIT

USK

3

URZĄDZENIA EWIDENCYJNE W RACHUNKOWOŚCI

1) MAJĄTEK NETTO = MAJĄTEK – ZADŁUŻENIE
2) BILANS
3) RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT
4) DZIENNIK CHRONOLOGICZNY (JOURNAL)
5) KONTO, PLAN KONT, KSIĘGA GŁÓWNA
6) REJESTRY NP. REJESTR VAT
7) ARKUSZ ROZLICZENIOWY, NP. KOSZTÓW

Podstawowym zadaniem systemu rachunkowości jest ewidencja majątku produkcyjnego
firmy. Wyróżnia się majątek brutto, który pomniejszony o zobowiązania stanowi majątek
netto. Majątek Obrotowy obok majątku trwałego jest składnikiem majątku firmy. Składniki
majątku obrotowego obejmują te składniki majątku firmy, które w procesie gospodarczym
mogą zmieniać postać na pieniężną. O zakwalifikowaniu poszczególnych pozycji do majątku
trwałego lub obrotowego decyduje zamiar w jakim go kupowano. Majątek obrotowy jest
finansowany z kapitału stałego (kapitał własny, zobowiązania długoterminowe, zysk nie
podzielony). Podstawą obliczania majątku obrotowego firmy są pozycje jej bilansu, które
połączono w zespoły o podobnych cechach. Majątek obrotowy ma płynny charakter, co
oznacza, że firma może obracać gotówką w okresie krótszym od sprawozdawczego. W
okresie sprawozdawczym majątek obrotowy ulega ciągłym, sezonowym i znacznym
zmianom, co jest wynikiem kondycji firmy, jej pozycji na rynku oraz odzwierciedla ogólne
tendencje branży.

Majątek Obrotowy "etto = Majątek Obrotowy - Zobowiązania Bieżące

W systemie rachunkowości istnieje obowiązek rejestrowania zdarzeń gospodarczych w
dzienniku według chronologii zdarzeń. Istnieje obowiązek zapisywania w dzienniku
niezwłocznie danego zdarzenia gospodarczego

1

.

Zdarzania gospodarcze są księgowane jednocześnie w dziennikach (journalach) i na kontach.
W dziennikach zdarzenia gospodarcze są zapisywane w porządku chronologicznym, czyli
niezwłocznie według czasu zajścia zdarzenia. Na kontach księgowych zdarzenia są
zapisywane według porządku rzeczowego zgodnego z planem kont

1

Zobacz: http://www.webmedia.pl/bp2000/wig/analiza/majobr.html

4

FORMULARZ BILA"U FIRMY

•BILA"S

Bilans jest sprawozdaniem finansowym, zawierającym informacje o stanie majątku i
kapitałów oraz sytuacji materialnej organizacji. Bilans sporządza osoba odpowiedzialna
za księgowość, na podstawie zapisów w księgach rachunkowych. Bilans jest
prezentowany w formie tabeli, w której po lewej stronie wykazywane są AKTYWA, a po
prawej stronie PASYWA. Suma aktywów i suma pasywów musi się bilansować, czyli
kwoty te muszą być identycznie. Zarówno pasywa jak i aktywa wykazywane są w
bilansie w dwóch wartościach - na początek i na koniec roku obrotowego. Zazwyczaj
bilans sporządza się za dany rok obrotowy. Rokiem obrotowym może być rok
kalendarzowy, albo tez można przyjąć inny zakres np. od września do września.

AKTYWA
Są to wszystkie składniki majątkowe, które w danym momencie pozostają do dyspozycji
organizacji.
A. Aktywa trwałe
I. Wartości niematerialne i prawne -
są to prawa majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż
rok, np. prawa autorskie, prawa do projektów, wynalazków, znaków towarowych itd.
II. Rzeczowe aktywa trwałe -
np. środki trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok np.,
nieruchomości (grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, lokale,
spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu; maszyny i urządzenia, środki trwałe w budowie,

5

itd.). Każdy tzw. środek trwały o wartości jednostkowej powyżej 3,500 zł. – np. sprzęt
komputerowy, wyposażenie biurowe - jest elementem rzeczowych aktywów trwałych. Środki
trwałe podlegają odpisom amortyzacyjnym lub umorzeniowym.
III. "ależności długoterminowe -
należności z tytułu dostaw i usług, które stają się wymagalne powyżej 12 miesięcy od dnia
bilansowego.
IV. Inwestycje długoterminowe -
nie użytkowane przez organizację, a nabyte dla osiągnięcia korzyści nieruchomości, a także
udziały, akcje czy inne papiery •wartościowe, udzielane pożyczki, itd.
V. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe
- kwoty pieniężne należne organizacji, od osób fizycznych lub prawnych z tytułu rozliczeń z
odbiorcami oraz z tytułu• rozliczeń z pracownikami i z budżetem.
B. Aktywa obrotowe
I. Zapasy rzeczowych aktywów obrotowych
- np. nabyte w celu zużycia na własne potrzeby materiały.
II. "ależności krótkoterminowe
- ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów nie
zaliczanych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od
dnia bilansowego.
III. Inwestycje krótkoterminowe
1. Środki pieniężne
- np. banknoty i monety pozostające w kasie, środki pieniężne pozostające na rachunkach
bankowych – również na rachunkach lokat, czeki i weksle.
2. Pozostałe aktywa finansowe
C. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
- koszty poniesione w okresie sprawozdawczym, a dotyczące późniejszego okresu np.
organizacja wykupiła roczną polisę ubezpieczeniową na okres od lipca do lipca. Polisa w
całości zostanie zapłacona w momencie zawarcia umowy czyli w lipcu.Do kosztów (w
znaczeniu rachunkowym) danego roku będzie zaliczona wartość polisy za okres od lipca do
grudnia. Do rozliczeń międzyokresowych czynnych będzie zaliczona kwota polisy za okres
od stycznia do lipca kolejnego roku. Kwota ta będzie wykazana w bilansie.
•PASYWA
Są to źródła finansowania środków gospodarczych: fundusze własne, rezerwy, zobowiązania
długo i krótkoterminowe oraz rozliczenia międzyokresowe i przychody przyszłych okresów.
A. Fundusze własne
I. Fundusz statutowy
stanowi wartość funduszu założycielskiego, który może być powiększany z dodatniego
wyniku finansowego.
II. Fundusz z aktualizacji wyceny -
wartość funduszu z aktualizacji wyceny środków trwałych
III. Wynik finansowy netto za rok obrotowy
- to różnica między przychodami i kosztami. Wynik ma wartość dodatnią w przypadku, gdy
przychody są większe niż koszty (nadwyżka przychodów nad kosztami) lub wartość ujemną
w przypadku, gdy koszty są większe niż przychody.
1. nadwyżka przychodów nad kosztami (wielkość dodatnia) 2. nadwyżka kosztów nad
przychodami
Pozycja wyniku finansowego za rok obrotowy z bilansu powinna być identyczna z pozycją
wyniku finansowego z rachunku zysków i strat.

B. Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

6

I. Zobowiązania długoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek
- np. z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się
postępowania sądowego, na podatek dochodowy, itd.
II. Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne
np. uzyskane pożyczki i kredyty bankowe, zobowiązania z tytułu dostaw, usług i
wynagrodzeń, zobowiązania budżetowe (np. podatki i składki ZUS od wynagrodzeń, za
grudzień, które zostaną zapłacone w styczniu)
1. Kredyty i pożyczki 2. Inne zobowiązania 3. Fundusze specjalne
III. Rezerwy na zobowiązania
- rezerwy utworzone na przyszłe zobowiązania.
IV. Rozliczenia międzyokresowe
1.Rozliczenia międzyokresowe przychodów - rozliczenie przychodów - rozliczenie
przychodów podlegających

RACHU"EK ZYSKÓW I STRAT

Powyżej przedstawiono wzór formularza na którym sporządza się rachunek zysków i strat.
Jest to formularz urzędowy. Istnieje obowiązek sporządzania takiego rachunku i
publikowania, zwłaszcza w przypadku spółek giełdowych. Rachunek zysków i strat stanowi
podstawę do wyliczania wyniku przedsiębiorstwa (zysk lub strata), a tym samym podstawę do
naliczenia podatku dochodowego od osób prawnych. Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do
składania miesięcznych sprawozdań z tego zakresu.
Zakres informacyjny i sposób prowadzenia rachunku zysków i strat ma istotny wpływ na
funkcjonalność systemu informatycznego do obsługi księgowości.

7

KONTO – STRUKTURA KONTA

Konto jest podstawowym urządzeniem ewidencyjnym w księgowości. Na kontach
gromadzone są obroty w ujęciu wartościowym. Segment danych Obroty składa się z takich
pozycji jak: numer pozycji dziennika chronologicznego, treść operacji, kwota.
Bilans otwarcia konta to pierwszy zapis na koncie w pozycji obroty. Bilans otwarcia może
być po stronie Wn (Winien) lub Ma (Ma). Konto ma zatem dwie strony, a księgowanie na
koncie polega na zapisaniu po jednej stronie konta konkretnej pozycji obrotów (jest to
pojedyncza pozycja z dziennika chronologicznego). Konto ma swoją unikalną nazwę,
najczęściej nazwa konta składa się z dwóch pól: numeru konta i symbolicznej nazwy konta.
Konto musi mieć unikalny numer konta ustalany na podstawie planu kont.
Saldo konta jest wyliczane. Istnieje specjalny algorytm wyliczania salda konta. Saldo może
wystąpić zarówno po stronie Wn, jak i po stronie Ma.
Przykład konta:

Wn Bank Ma

01 Bilans otwarcia 12000,-
04 Wpłata gotówkowa 2500,-
08 Czek 7800,-
22 Wpłata gotówkowa 10300,-
29 Czek 2000,-
-------------------------------------
34600,-

03 Przekaz do dostawcy 4800,-
07 Wypłata pensji 7800,-
23 Przelew opłaty 2300,-
24 Bon dla klienta 800,-
31 Saldo 18900,-
----------------------------------------
34600,-

8

PODWÓJ"Y ZAPIS "A KO"TACH

Księgowanie obrotów na kontach odbywa się według zasady podwójnego zapisu na kontach.
Każda operacja gospodarcza jest zaksięgowana zatem na co najmniej dwóch kontach po
przeciwstawnych stronach. Powyżej przedstawiono przykład zaksięgowania operacji zakupu
komputera PC o wartości 4500 zł.
W ramach procedury księgowania występuje czynność dekretacji. Dekretacja to ustalenie jak
ma zostać zaksięgowana dana operacja gospodarcza.
W księgowości informatycznej występuje pojęcie automatycznego dekretu. Pewne typowe
operacje księgowania na kontach są zapisywane w pamięci komputera, a następnie są
wywoływane podczas księgowania konkretnego dokumentu. Taki sposób księgowania
znacznie usprawnia pracę działu księgowości.

Wn Maszyny i urządzenia Ma

Wn R-zobowiązania Ma

Komputer PC 4500,-

Komputer PC 4500,-

9

PLA" KO"T

Wzorcowy układ kont w przedsiębiorstwie

Zestaw pojedynczych kont przeznaczonych do księgowania zdarzeń gospodarczych,
opracowany na podstawie wzorcowego układu kont. Każdy zespół kont jest oznaczony
dwoma lub trzema znakami, np. 100 – środki pieniężne.

W księgowości informatycznej posługujemy się zestawem pojedynczych kont jako
słownikiem danych, używanym w systemie informatycznym.
Każde pojedyncze konto ma swój unikalny numer konta, numer ten posiada swoją
wewnętrzną strukturę. Numer konta składa się z segmentów oddzielanych znakiem
specjalnym.

•

zespół 000 to majątek trwały (maszyny i urządzenia)

•

zespół 100 to środki pieniężne

•

zespół 200 to konta rozrachunkowe do prowadzenia rozrachunków

z dostawcami i odbiorcami, a także rozrachunków innych

np. z pracownikami,

•

zespół 300 to konta rozliczenia zakupów

•

zespół 400 to konta kosztów rodzajowych

•

zespół 500 to konta do opisywania miejsc powstawania kosztów,

•

zespół 600 to konta produktów w przedsiębiorstwach produkcyjnych,

np. produkcja w toku

•

zespół 700 konta do ewidencji sprzedaży,

•

zespół 800 to konta do ewidencji funduszy

zespół 900 to konta pozabilansowe

.

10

STRUKTURA "UMERU KO"TA

Na poniższym schemacie przedstawiono przykładową strukturę numeru konta dla firmy
produkcyjnej.

Powyżej przedstawiono przykładowy numer konta. Numer konta składa się z segmentów
(jeden, dwa, lub więcej znaków). Każdy segment jest oddzielony znakiem specjalnym (znak -
). Poszczególnym segmentom przypisano pewne znaczenie symboliczne. Dwa lub trzy
pierwsze znaki w numerze konta określają do jakiego zespołu kont dane konto należy. W tym
przypadku „500” oznacza koszty działalności podstawowej. Następne dwa segmenty
określają podział na wydziały produkcyjne i oddziały. Na oddziale wykonywane są zlecenia
produkcyjne (nr 5346), które jest w tym przypadku miejscem powstawania kosztów. W
ramach miejsc powstawania kosztów ewidencjonujemy różne koszty rodzajowe (nr 411 –
koszty zużycia materiałów, 01 – materiały podstawowe). Struktura ta może być dowolnie
rozbudowywana w zależności od potrzeb.

500-1-01-5346-411-01

koszty działalności podstawowej

wydział 1-szy produkcyjny

oddział 1-szy wydziału 1-szego

zlecenie produkcyjne nr 5346

koszty zużycie materiałów

materiały podstawowe

11

PROCEDURA KSIĘGOWA"IA ZDARZEŃ GOSPODARCZYCH

Podstawą sprawnego działania systemu F-K jest efektywny mechanizm wprowadzania
danych księgowych. Pamiętajmy, że w księgowości mamy duże ilości dokumentów
źródłowych, z których konkretne dane muszą być terminowo wprowadzone do bazy danych.
Cześć danych musi zostać wprowadzona ręcznie z dokumentów źródłowych. Dokumenty
źródłowe są odpowiednio grupowane w paczki dokumentów. Paczka uporządkowanych
dokumentów ma wyliczoną sumę kontrolną. Przenoszeniu danych z dokumentów źródłowych
do bazy danych jest kontrolowane poprzez wyliczanie w komputerze również sumy
kontrolnej. Jeżeli obie sumy kontrolne są identyczne wtedy mamy pewność, że dana paczka
dokumentów została wprowadzona poprawnie. W przypadku braku zgodności dana paczka
dokumentów może zostać przekształcona w paczkę dokumentów niezbilansowanych i
uprawniona osoba poszukuje źródła niezgodności pomiędzy dokumentami źródłowymi a
zapisami w bazie danych. Dane z dokumentów źródłowych są wprowadzane do dziennika
chronologicznego. Istnieje ponadto możliwość przejmowania danych automatycznie z innych
programów komputerowych, w których prowadzona jest ewidencja pomocnicza. Można
przejmować dane z programów: kadry i płace, środki trwałe, kasa. Dane z programu
fakturowanie są ewidencjonowane poprzez rejestr sprzedaży VAT. Zbiór rozrachunków
(rozrachunki) jest pomocny podczas ewidencjonowania faktur własnych (z magazynowaniem
i bez magazynowania), do sporządzania rejestru sprzedaży VAT. Na podstawie zapisów w
dzienniku chronologicznym tworzone są zapisy w księdze głównej, na kontach księgowych i
kosztowych (rozliczanie kosztów).

12

KSIĘGOWA"IE PODATKU VAT

Podatek VAT (

ang. Value Added Tax) to podatek od wartości dodanej, czasami nazywany

podatkiem obrotowym. Wysokość podatku oblicza się jako określony procent od wartości
faktury brutto. Płatnikiem podatku VAT jest przedsiębiorstwo, a podatnikiem konsument
końcowy danego towaru. Obowiązkiem płatnika jest prowadzenie ewidencji podatku VAT i
odprowadzanie do skarbu Państwa kwoty podatku należnego. Płatnik ma obowiązek
prowadzenia rejestrów VAT (zakupów i sprzedaży). Rejestr zakupów VAT jest prowadzony
dla zarejestrowania faktur obcych (FAO) pochodzących od dostawców. W rejestrze zakupów
VAT ewidencjonowane są pojedyncze faktury zakupowe z wyszczególnieniem kwoty faktury
i kwoty podatku VAT z podziałem na różne stawki podatku VAT. Faktury sprzedaży
wystawione przez przedsiębiorstwo muszą zostać zaewidencjonowane w rejestrze sprzedaży
VAT. Rozliczanie z Urzędem Skarbowym następuje w okresach miesięcznych. Suma podatku
VAT w rejestrze sprzedaży to podatek do zapłacenia, a suma podatku VAT w rejestrze
zakupów to podatek zapłacony. Wyliczona różnica albo powinna zostać zapłacona do US,
albo powinna być zwrócona (jako nadpłata). W księgowości prowadzone jest odpowiednie
konto rozrachunkowe z US.

13

ROZRACHU"KI Z KO"TRAHE"TAMI

W systemie księgowości istnieje specjalna procedura prowadzenia rozrachunków z
dostawcami o odbiorcami, także rozrachunków z pracownikami. Istotą rozrachunków jest
ewidencjonowanie każdej pojedynczej operacji finansowej z dostawcami i odbiorcami na
specjalnych kontach rozrachunkowych. W tym celu w systemie rachunkowości prowadzone
są jak wiadomo księgi pomocnicze debetowe i kredytowe. Dla każdego kontrahenta
prowadzona jest w ramach procedury administracyjno-dyspozycyjnej karta rozrachunkowa,
złotowa lub dewizowa. Należy też uwzględnić fakt, że jeden kontrahent może być
jednocześnie dostawcą i odbiorcą. Jako dostawca dany kontrahent wystawia nam faktury, a
jako odbiorca otrzymuje od nas faktury. Czasami umowy przewidują rozliczanie się w tzw.
kompensacie, przelewamy różnice.
Faktury niezapłacone są w rozrachunkach pozycjami otwartymi, do zapłacenia. Brak zapłaty
w terminie stanowi asumpt do tego by wystawić danemu kontrahentowi wezwanie do zapłaty.
Jeżeli zapłata jest opóźniona, po terminie wtedy wystawiamy kontrahentowi tzw. notę
odsetkową. W nocie odsetkowej mamy zwykle dwie pozycje: należność główną oraz odsetki
za zwłokę.
W przypadku rozrachunków dewizowych musimy jednocześnie obsługiwać procedurę
uzgadniania różnic kursowych pomiędzy naszą walutą, a walutami kontrahentów
zagranicznych. Różnice takie powstają z tego powodu, że w różnych okresach mamy różne
kursy walut.

Sprzedaż

Bank

Kasa

Wprowadzanie

dokumentów

Dziennik

Karta kontowa

kontrahenta

Księga główna

(konto syntetyczne)

Rejestr zakupu

Rejestr sprzedaży

VAT

Karta złotowa

rozrachunkowa

(księgowanie

bezpośrednie)

Karta dewizowa

rozrachunkowa

(rozliczenie

walut)

Analiza

rozrachunków

Analiza rozrach.

dewizowych

Monity wezwań

odsetki,przelewy

Ustalanie

różnic kursowych

Uzgadnianie sald

kontrahentów

Dekretowanie

różnic kursowych

Zakupy

14

FU"KCJO"AL"OŚĆ KSIĘGOWOŚCI I"FORMATYCZ"EJ

Baza danych do obsługi księgowości. Podział na zbiór podstawowy, który obsługuje księgę
główną oraz zbiór transakcji, przeznaczony do obsługi transakcji rozrachunkowych. W
procedurze obsługi wprowadzania danych przewidziano podział na księgowania bieżące i
księgowania wyprzedzające. Ta ostatnia procedura jest przewidziana do obsługi księgowań
dokumentów źródłowych dokonywanych w miesiącach wcześniejszych niż istnieje prawny
obowiązek ich zaksięgowania. Księgowania bieżące mogą być zbilansowane i
niezbilansowane. W programie komputerowym musi istnieć procedura zamknięcia okresu
obrachunkowego, miesiąca, roku. Sporządza się wtedy wstępny bilans zamknięcia i dokonuje
odpowiednich przeksięgowań, głównie kosztów. Księgowania na kontach odbywają się
zgodnie z zasadą podwójnego zapisu na kontach księgowych zgodnie z wcześniej
zdefiniowaną dekretacją.
Transakcje pomocnicze dotyczą głównie rozrachunków. Prowadzone są zgodnie z zasadami
prowadzenia rozrachunków z dostawcami i odbiorcami.

księgowanie bieżące

księgowanie

wyprzedzające

zbiór

podstawowy

zbiór

transakcji

Operacje

zamknięcia

m-ca

automatyczna

analiza rozrachunków

Analiza pomocnicza

zaległości na datę

przelewy

wezwanie do zapłaty

noty odsetkowe

transakcje dewizowe

przeksięgowania

dekretacje

dekretacje kont

rozrachunkowych

rozliczenie kosztów

bilans zamknięcia

rozliczenie budżetu

rachunek kosztów
i wyników

automatyczny

dekret

księgowanie bieżące

księgowanie

wyprzedzające

zbiór

podstawowy

zbiór

transakcji

Operacje

zamknięcia

m-ca

automatyczna

analiza rozrachunków

Analiza pomocnicza

zaległości na datę

przelewy

wezwanie do zapłaty

noty odsetkowe

transakcje dewizowe

przeksięgowania

dekretacje

dekretacje kont

rozrachunkowych

rozliczenie kosztów

bilans zamknięcia

rozliczenie budżetu

rachunek kosztów
i wyników

automatyczny

dekret

15

ZAKRES FU"KCJO"AL"Y SYSTEMU F-K

Zakres funkcjonalny systemu informatycznego finansowo – księgowego. Przedstawiono
główne powiązania pomiędzy systemem F-K-K a światem zewnętrznym. Terminatory to inne
systemy informatyczne współdziałające z danym systemem. Po łukach przepływają elementy
danych (rekordy, tabele), które opisują powiązania pomiędzy systemami.
Przedstawiono diagram kontekstowy przepływu danych w notacji Gane&Sarson. P1 to
główny proces (system) księgowości informatycznej. Poszczególne terminatory reprezentują
tutaj systemy informatyczne współdziałające z systemem F-KK.

16

MODEL DA"YCH SYSTEMU F-K (PRZYKŁAD)

Model danych w notacji SQL do obsługi księgowości. W tabelach SQL zapisywane są dane z
systemu księgowości do dalszego przetwarzania. Relacje reprezentują powiązania pomiędzy
tabelami. Głównym zadaniem poszczególnych relacji jest utrzymanie spójności danych w
bazie danych.
Zgodnie z założeniem, że zdarzenia gospodarcze księgujemy zarówno na kontach, jak i w
dziennikach

mamy

osobne

tabele

dla

kont

(KONTA)

oraz

dla

dzienników

DZIENNIK_CHRO).
W osobnej tabeli przechowywane są nagłówki dokumentów i w osobnej tabeli pozycje
dokumentów.

17

BAZA DA"YCH Z LABORATORIÓW

Baza zawierająca 160 tabel SQL, baz na której pracowaliśmy podczas laboratoriów. Zawiera
tabele, w których zapisywane są dane z kasy (raporty kasowe), fakturowania i księgowości.
Widzimy tutaj w jednej bazie umieszczono tabele do obsługi kontrahenta, fakturowania usług,
obsługi raportów kasowych, także do ewidencji obrotów na kontach i w dziennikach
księgowych. W osobnych tabelach przechowywane są transakcje rozrachunkowe z
kontrahentami.

18

METODY ROZLICZA"IA KOSZTÓW

METODA FAZ ROZLICZE"IOWYCH

ARKUSZ ROZLICZE"IOWY KOSZTÓW
Celem rachunku kosztów jest ustalenie kosztów działalności podstawowej firmy, czyli
określenie kosztów całkowitych działów podstawowych, poprzez m.in. rozliczenie kosztów
wspólnych działalności pomocniczej i zarządu.
Istnieją dwie główne metody rachunku kosztów. Metoda fazowa i arkusz rozliczeniowy
kosztów.
W ramach zespołu kont nr 4 gromadzone są konta kosztów rodzajowych. Podział na rodzaje
kosztów jest podziałem umownym, np. gromadzi się osobno koszty amortyzacji, koszty
materiałów, robocizny. Częściowo podział kosztów rodzajowych wynika z zasad wyliczania
zysku przedsiębiorstwa, od którego następnie odprowadzany jest podatek dochodowy. Zatem
pewne koszty rodzajowe muszą być wyodrębnione ponieważ kontrolować te koszty chce
Urząd Skarbowy. Koszty rodzajowe gromadzone w ramach poszczególnych MPK (działów
pomocniczych i działów administracyjnych) są następnie odpowiednimi wskaźnikami
przenoszone na MPK komórek kosztów bezpośrednich.
Dla celów prowadzenia rachunku kosztów wszystkie koszty w przedsiębiorstwie dzieli się na
pewne wyodrębnione grupy kosztów. Podstawowy podział kosztów to wyodrębnienie miejsc
powstawania kosztów (MPK) oraz wyodrębnienie rodzajów kosztów.
W ramach zespołu kont nr 5 wszystkim wyodrębnionym komórkom organizacyjnym
przedsiębiorstwa, np. wydziałom produkcyjnym przydziela się odrębne konta kosztów, na
których gromadzone będą wszystkie koszty przypadające tymże komórkom. Komórki
organizacyjne jako miejsca powstawania kosztów dzieli się na trzy grupy:
• MPK dla komórek działalności pomocniczej,
• MPK dla komórek działalności bezpośredniej,
• MPK dla komórek działalności administracyjnej.
Ponieważ głównym zadaniem rachunku kosztów jest wyliczenie kosztów całkowitych
wydziałów bezpośrednio produkcyjnych, wszystkie inne koszty muszą zostać rozliczone na
wydziały produkcyjne. Koszty działalności pomocniczej odpowiednimi wskaźnikami zostaną
przeniesione na komórki kosztów bezpośrednich. Koszty komórek organizacyjnych
odpowiednimi wskaźnikami zostaną przeniesione na komórki organizacyjne kosztów
bezpośrednich.

19

METODA FAZ ROZLICZE"IOWYCH KOSZTÓW

Metoda faz rozliczeniowych jest zorientowana na przenoszenie kosztów z konta na konto
przy zastosowaniu pewnych określonych wcześniej wskaźników. Saldo konta kosztów, np.
kosztów zarządu jest rozliczane na konta kosztów pomocniczych i podstawowych. W
metodzie faz rozliczeniowych musi być zachowana zasada chronologii zdarzeń, tzn. konto
rozliczane w fazie wcześniejszej nie może być obciążone wynikiem rozliczania faz
późniejszych. Chronologie odzwierciedlają kolejne fazy rozliczania kosztów. Każda faza jest
opisana schematem zawierającym: konto (konta) do rozliczenia, podstawę rozliczenia, konta
na które rozliczamy dane koszty. Podstawa rozliczenia mogą być: wartości zaksięgowane na
innych kontach, wskaźniki naturalne, np. powierzchnia, liczba zatrudnionych lub ustalone
wcześniej wskaźniki procentowe.

1)

Rozliczanie kosztów na kontach zespołu 4 i 5.

Wyliczanie kosztów działów podstawowych (5)

2)

Fazy rozliczeniowe dla zespołu 4 (koszty pośrednie), przenoszone na odpowiednie konta 5. Kolejność
przenoszenia (numeracja faz)

3)

Automatyczne przeksięgowania kosztów z konta na konto wg. numeracji faz

4)

Grupy wskaźników:

* wielkości naturalne ( powierzchni, liczby zatrudnionych, ilości kilometrów,

ilości wykonanych badań, ilości posiłków itp

* wartości innych kont,
* przenoszenie proste (bez algorytmów)

Katalogi dla wskaźników

20

ARKUSZ ROZLICZE"IOWY KOSZTÓW

ARK sporządza się w trybie miesięcznym. Na podstawie planu kont i obrotach na
poszczególnych kontach przygotowuje się zestawienie w formie arkusza kalkulacyjnego,
które może stanowić podstawę do analizy kosztów w układzie rodzajowym i układzie miejsc
powstawania kosztów. ARK sporządza się po to by wyliczyć koszty całkowite dla danego
miejsca powstawania kosztów, np. wydziału produkcyjnego. Jednocześnie w kolumnie
(zaznaczonej czerwonym obramowaniem) widzimy strukturę kosztów, czyli z jakich
elementów kosztów składa się koszt całkowity danego wydziału. Istota ARK jest możliwość
analizowania kosztów pośrednich przypisanych danemu miejscu powstawania kosztów (na
koszty bezpośrednie nie mamy wielkiego wpływu, są one bowiem wprost zależne od
wielkości produkcji).

21

ARK PRZYKŁAD DLA SZPITALA

Powyżej przedstawiono przykład ARK dla szpitala. Koszty działalności podstawowej liczymy
dla trzech komórek: Oddział wewnętrzny, Oddział Chirurgiczny, Przychodnia Ogólna. Koszty
działów pomocniczych liczymy dla: Izby przyjęć, Apteki, Laboratorium. Zaś koszty
działalności administracyjnej liczymy dla: Administracji, Kuchni Głównej, Działu
Gospodarczego.
Koszty rodzajowe zostały podzielone na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. W kosztach
bezpośrednich uwzględniono wyłącznie wynagrodzenie brutto działów podstawowych. W
kosztach pośrednich uwzględniono: Materiał, Energię, Wynagrodzenie z narzutami, Usługi
materialne i niematerialne.
Koszty pośrednie rozliczono odpowiednimi wskaźnikami na koszty bezpośrednie. W ten
sposób uzyskano sumę kosztów po przeniesieniu dla trzech wydziałów „produkcyjnych”. W
dolnej części ARK przedstawiono przykład analizy wyników. Wyliczono np. procentowe
odchylenie kosztów w danym miesiącu od średniej z poprzednich miesięcy. Widzimy, że w
Przychodni ogólnej nagle koszty danego miesiąca wzrosły o 36,9% ponad średnią miesięczną
(co jest niepokojącym wydarzeniem).