Pojęcie i cele oceniania

Mówiąc o ocenianiu osób wykonujących pracę, mamy na myśli wyrażony w formie ustnej lub pisemnej
pogląd wartościujący ich cechy osobowe, zachowania i efekty pracy

Oznacza to że obiektem oceniania nie powinien być człowiek, tylko jego cechy, właściwości i działania,
które są istotne z punktu widzenia wykonywanej pracy, oraz osiągane wyniki.

Ocenianie pracy zatrudnionych osób jest dokonywane:

- na bieżąco przez: przełożonych, klientów, współpracowników. Służy do regulacji i korygowania
zachowań ludzi w procesie pracy przez dostarczenie im informacji zwrotnej o sposobie i wynikach
wykonywanej przez nich pracy.

- okresowo za pomocą wcześniej przygotowanych, często sformalizowanych systemów ocen
okresowych pracowników (SOOP). Służy celom operacyjnym oraz strategicznym, chociażby przez
identyfikację potencjału rozwoju ocenianych osób.

Ocenianie może służyć różnym celom szczegółowym w zależności od konkretnej firmy. Jedną z
najbardziej utrwalonych typologii jest ta zaproponowana przez D. McGregora, która polega na
wyodrębnieniu 3 kategorii celów oceniania:



Cele administracyjne – wykorzystywanie wyników oceniania do kształtowania polityki

personalnej w zakresie przyjęć, przemieszczeń wewnętrznych i wynagrodzeń



Cele informacyjne – dostarczanie menedżerom danych o tym jak pracują ich podwładni,

a pracownikom danych o ich mocnych i słabych stronach



Cele motywacyjne – dostarczenie pracownikom informacji zwrotnej która powinna ich

motywować do rozwoju osobistego i lepszych efektów pracy

Cele szczegółowe sprowadza się do 2 zasadniczych kategorii:



Celów organizacyjnych oceniania które służą do uzyskania informacji niezbędnych do

podejmowania decyzji personalnych dotyczących: zatrudnienia, przemieszczania pracowników
wewnątrz organizacji, planowania działalności szkoleniowej, karier zawodowych, przyznawania
premii, nagród, nakładania kar i zwolnień pracowników



Celów psychospołecznych polegających na kształtowaniu postaw i zachowań

pracowników przez regularne dostarczenie im informacji o ich osiągnięciach i niepowodzeniach
oraz szansach rozwoju.

Jest to sposób na utrzymanie wysokiego poziomu osiągnięć personelu, na przyciąganie do firmy
dobrych pracowników i pozbywanie się słabych. Zaniechanie oceniania personelu niesie za sobą skutki
takie jak: obniżenie motywacji pracowników, obniżenie jakości zasobów ludzkich firmy, co prowadzi do
ograniczenia jej konkurencyjności.

Innym ujęciem celów oceniania jest koncepcja zaproponowana przez Cummingsa i Schwaba, polegająca
na rozpatrywaniu ich w perspektywie 2 głównych funkcji:



Funkcji ewaluacyjnej (retrospektywnej), zorientowanej na ocenę uzyskiwanych efektów

pracy w relacji do oczekiwanych w tym względzie standardów



Funkcji rozwojowej (prospektywnej), ukierunkowana na identyfikację i rozwój potencjału

pracy zatrudnionego personelu w celu poprawy w ten sposób efektywności pracy w przyszłości

Ocenianie pracowników może być również ujmowane z punktu widzenia uniwersalnych funkcji
kierowniczych, do których zalicza się: planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie.
Ocenianiem zainteresowany jest zarówno menadżer, jak i pracownik, ale również specjaliści zajmujący
się w firmie planowaniem spraw personalnych, oraz pewne instytucje wewnętrzne i zewnętrzne np.
związki zawodowe, organy kontrolne.

System oceniania

Czyli spójny zbiór wzajemnie ze sobą powiązanych elementów, które tworzą : cele oceniania, zasady oceniania,
kryteria oceniania, podmioty oceniania, przedmiot oceniania, techniki oceniania, częstotliwość oceniania,
procedury oceniania.

Chcąc wprowadzić w firmie praktykę oceniania ludzi należy odpowiedzieć na następujące pytania „

1.Dlaczego oceniamy ?

Jest to ustalenie celów oceniania, które pozwolą określić i dobrać odpowiednie kryteria oceniania.

2.Co oceniamy ?

Ocena może odnosić się do przeszłości i przyszłości :

Przeszłości – zachowanie osób wykonujących pracę oraz osiągane przez nich wyniki pracy.

Przyszłość – określenie ich potencjału, tj. cech i właściwości decydujących o możliwościach dalszego rozwoju i
podejmowania innych zadań niż dotychczas wykonywane .

3.Kogo oceniamy ?

Ocenie powinni podlegać wszyscy zatrudnieni w firmie.

4.Kto ocenia?

To zależy od celu oceniania , oceny mogą dokonywać :

-menedżer
-specjalnie powołany zespół ekspertów
-klienci
- inni pracownicy
-osoba oceniana (samoocena pracownika)

5. Jak oceniamy ?
Od celu oceniania, kryteriów i tego, kto dokonuje oceny, będzie zależeć z kolei sposób oceniania, określany
najczęściej mianem metody lub techniki oceniania.

6.kiedy oceniamy ?

Można wyróżnić dwa typy ocen :

Ustawiczne – dokonywane na co dzień przez przełożonego i inne podmioty.

Okresowe – bardziej sformalizowane i mogą się odbywać co kwartał, co pół roku czy też co roku.

SKUTECZNY SYSTEM OCENIANIA POWINIEN SIĘ ODZNACZAĆ NASTĘPUJĄCYMI
CECHAMI:

-

powinien mieć jasno sformułowany cel, tzn. przed przystąpieniem do oceniania należy rozstrzygnąć, do czego

zostaną wykorzystane wyniki oceniania ;

- kryteria i techniki oceniania powinny być starannie dobrane pod kątem osiągnięcia ustalonych wcześniej celów
oraz prostoty posługiwania się nimi;

- powinien obejmować wszystkich pracowników w firmie;

- powinien być znany i akceptowany w środowisku pracowniczym;

- system oceniania powinien uwzględniać specyfikę danej firmy, która tworzą takie cechy, jak wielkość
danej instytucji czy rodzaj prowadzonej działalności.

ZASADY I KRYTERIA OCENIANIA

Aby zbudować skuteczny i etyczny system oceniania trzeba przyjąć odpowiednie zasady, które muszą być
przestrzegane.

Zasady dzielą się na:

- zasadę systemowości - poszczególne elementy systemu oceniania powinny być wzajemnie spójne, a cały
system oceniania zgodny z procesem zarządzania zasobami ludzkimi;

- zasadę systematyczności - ocenianie powinno mieć charakter stały;

- zasadę powszechności - ocenie podlegają wszyscy pracownicy;

- zasadę elastyczności - kryteria i techniki oceniania muszą być dostosowane do sytuacji i celów oceniania;

- zasadę konkretności - należy dążyć do stosowania jasnych, mierzalnych i powiązanych z wykonywaną pracą
kryteriów oceniania;

- zasadę jawności - oceniani pracownicy powinni być poinformowani o celach, kryteriach i procedurach
oceniania

- zasada prostoty - system oceniania powinien być zrozumiały dla wszystkich

Kryteria oceniania pracowników wynikają z celu oraz z sytuacji, w której się ono odbywa. Oceniania dokonuje się
w trzech przypadkach: przy rekrutacji na stanowisko, w okresie zatrudnienia oraz przy odchodzenia pracownika
ze stanowiska. Za każdym razem kryteria będą inne. Kryteria powinny być jasno określone, by uniknąć
subiektywnej oceny.

Kryteria dzielą się na:

- kryteria kompetencyjne - obejmują cechy i właściwości pracowników, które są powiązane z doświadczeniem i
osiągnięciami zawodowymi, np. zdolności, wiedzę, umiejętności, itp. Zaliczają się również do nich cechy
osobowości, które są bardzo ważne przy wykonywaniu danej pracy. Ocenę cech osobowości można dokonać
poprzez testy psychologiczne, wywiady, rozmowę ze specjalistą. Cechy osobowości powinny wejść w zakres
kryteriów oceniania. Stosowanie kryteriów kompetencyjnych ma duży wpływ na integrację wewnątrz firmy oraz
efektywność współpracy jak i rozwój samego pracownika.

- kryteria efektywnościowe - wszystkie wyniki pracy osiągane przez pojedyncze jednostki lub dzięki całemu
zespołowi. Zdefiniowanie tego rodzaju kryteriów musi odnosić się do pozycji w firmie w jakiej pracownik/zespół
pracowniczy się znajduje. Można wymienić np.: ilość wykonanej pracy oraz jej jakość, koszty zrealizowanych
zadań, pozyskanie nowych klientów, wynegocjowanie korzystnego kontraktu czy skrócenie czasu realizacji
danego projektu. Kryteria te mają na celu ocenienie pracownika w stosunku do jego stanowiska pracy, czy jest na
odpowiednim miejscu, jeśli nie to można go wtedy awansować lub zwolnić.

- kryteria behawioralne - wykorzystuje się je przy ocenie zachowań pracowników lub zespołów
pracowniczych. Zazwyczaj trudno jest ocenić efektywność pracy, dlatego tworzy się wzorce zachowań,
które powinny sprzyjać efektywności, np.: wytrwałość, systematyczność, dokładność, profesjonalizm,
uczciwość, lojalność, dyscyplina, stosunek do klienta, przełożonych i współpracowników. Kryteria

behawioralne powinny stanowić uzupełnienie kryteriów efektywnościowych. W przeciwnym wypadku
kryteria behawioralne powinny być precyzyjnie określone dla wszystkich stanowisk pracy, by otrzymać
wzorce, według których proces oceniania będzie przebiegał.

METODY I TECHNIKI OCENIANIA

W procesach oceniania pracowników można wyróżnić dwie charakterystyczne metody: Subiektywne,
której głównym tematem oceniania jest oparcie na poglądach i osądach wartościujących podmioty
oceniające oraz

Obiektywne, których głównym punktem oceniania są wartości mierzalne.

Do technik Subiektywnych zaliczamy m.in.:

–

Skale liczbowe,

–

Skale z wymuszonym wyborem,

–

Skale cech osobowości,

–

Skale graficzne,

–

Technika wymuszonego rozkładu,

–

Ranking

–

Porównywanie parami.

Do technik Obiektywnych zaliczamy m.in.:
–

Swobodny opis,

–

Ustrukturyzowany opis,

–

Technika wydarzeń krytycznych,

–

Technika oceniania przez cele lub obszary krytyczne

–

Samoocena,

–

Skale zachowań.

Te metody można także podzielić na kolejne dwa kryteria. Na te o Charakterze Absolutnym, tj.
odnoszącym ocenę osób to wcześniej przyjętych standardów, oraz te o Charakterze Relatywnym
których istotną formą oceniania jest porównywanie pracowników między sobą.

Dla potrzeb tej pracy przyjęto trzy formy oceniania:

–

Techniki Opisowe,

–

Techniki Porównawcze,

–

Metody i techniki kompleksowe.



TECHNIKI OPISOWE (Opisy pracy)

Techniki opisowe należą do prostych narzędzi oceniania pracowników. Np. Wyżej wymieniona Technika
Swobodnego Opisu polega na sporządzeniu opisu efektów pracy danego pracownika.

Przykładowe pytania, na które odpowiedzi powinny znaleźć się w tym opisie:

–

Jakie są przyczyny osiągania przez pracowników zadowalających bądź niezadowalających

efektów pracy?

–

Czy pracownik ma wymagane kompetencje? Czy i gdzie występują w nich luki?

Odmianą tej techniki są tzw. Opisy Ustrukturyzowanem. Od poprzedniej różnią się tym, że
charakterystyki efektów pracy są przygotowane wg określonych kryteriów, co ułatwia porównywanie
ocenianych osób.

Samoocena która też jest forma techniki opisowej polega na stworzeniu warunków do skomentowania
własnej pracy przez danego pracownika.

To Technik Opisowych można także zaliczyć Technikę Wydarzeń Krytycznych, która polega na
sporządzeniu przez przełożonego zapisów na gorąco o zachowaniach ocenianych osób odbiegających na
plus i minus od normalnych. Notuje się wówczas sukcesy pracowników oraz ich potknięcia.



TECHNIKI PORÓWNAWCZE (Polegają na porównywaniu)

Ranking jest pierwszą formą techniki porównawczej. Jest to nic innego jak szeregowanie pracowników
według osiągnięć i sukcesów.

Inną techniką jest Technika Porównywania Parami. Polega ona na ocenianiu według wcześniej
ustalonego kryterium pracownika z każdym innym. Temu na korzyść którego wypada porównanie
przyznaje się punkt. Po porównaniu każdego pracownika z innymi podlicza się punkty i tworzy ranking.

Uszeregowanie pracowników według ustalonych kryteriów umożliwia także Technika Wymuszonego
Rozkładu. Polega na uszeregowaniu pracowników według określonego rozkładu.

Otrzymujemy wtedy listę, że np. 10% spośród wszystkich ocenianych znajduję się w najwyższym
przedziale, 10% w przedziale osób najniżej ocenianych itp.



METODY TECHNIKI KOMPLEKSOWE (Techniki ocenowe)

Arkusze Ocen służą do zbierania informacji o ocenach poszczególnych pracowników. Zebrane
informacje są później wartościowane według określonych skal. Jeżeli arkusze maja służyć kompleksowej
ocenie pracownika, powinny składać się z określonych elementów:

–

Część informatyczna zawierające dane personalne pracownika,

–

Część przeznaczona dla pracownika, której celem jest poznanie poglądów, osoby ocenianej, w

takich sprawach, jak ocena rezultatów własnej pracy, postawa wobec firmy, pracowników,
przełożonego, chęć doskonalenia kwalifikacji, zadowolenie z własnej pracy itp.

–

Część wypełniana przez przełożonego osoby ocenianej, na podstawie której poznaje się jakość

wykonanej pracy, terminowość, ilość itp.

–

Może on również zawierać część do wypełnienia przez współpracowników w celu uzyskania

dodatkowych informacji o pracy danego pracownika,

–

Ewentualnie można także zebrać opinie od klientów czy kontrahentów z którymi współpracuje

dany pracownik.

Do oceny arkuszy powinny służyć skale. Wymienia się kilka z nich:

–

Skalę punktowe lub alfabetyczne,

–

Skale przymiotnikowe uporządkowane i mieszane,

–

Skale graficzne,

–

Skale behawioralne (zachowań oczekiwanych lub obserwowanych),

–

Skale mieszane.

W ostatnich latach coraz popularniejszym systemem oceniania jest tzw. Feedback czyli informacja
zwrotna. Jest to informacja od bliskich współpracowników osoby na temat jakości jej pracy.
Do metod kompleksowych zalicza się także Ocenianie Przez Określanie Celów. Dzieli się je na cztery
kluczowe elementy:

1.

Etap I, w którym określa się cele i ustala standardy wykonywania pracy;

2.

Etap II, w którym mierzy się i ocenia efekty;

3.

Etap III, w którym następuję przekazanie informacji zwrotnych wykonawcom oraz dyskutuje się

o możliwości zwiększenia efektywności pracy;

4.

Etap IV, w którym następuje podsumowanie informacji dla poszczególnych obszarów

Zarządzania Kompetencjami Ludzkimi (Rekrutacja, Rozwój, Wynagrodzenie)

W metodach kompleksowych występują jeszcze dwa sposoby oceniania.

Pierwszym z nich jest Portfolio Personalne, które polega na grupowaniu pracowników w określony
sposób, np. Najlepsi Pracownicy, Solidni Pracownicy, Pracownicy Problematyczni, Pracownicy Mało
Przydatni.

Do najbardziej kompleksowych metod oceniania zalicza się tzw. Assessment Centre. Celem tej metody
jest rozpoznanie zdolności, cech osobowości oraz zachowam ocenianych osób dla potrzeb rozwoju
personelu. W typowej procedurze Assessment Centre wyróżniamy następujące etapy:

1.

Etap I – Wybór kandydatów i ekspertów którzy będą oceniać, ustalenie określonych wymogów;

2.

Etap II – Trening dla oceniających, przygotowanie ćwiczeń;

3.

Etap III – Przygotowanie sesji oceniającej, w czasie której pracownicy wykonują dane ćwiczenia;

4.

Etap IV – Analiza wyników oceniania

5.

Etap V – Omówienie wyników oceniania z uczestnikami

6.

Etap VI – Rozmowa poświęcona dalszej karierze i podjecie odpowiednich decyzji personalnych.

Zarządzanie procesem oceniania

W ramach zarządzania procesem oceniania można wyróżnić trzy podstawowe subprocesy:

1. Projektowanie systemu ocen – precyzyjne określenie celów oceniania, dobór technik oceniania,
wskazanie grup ocenianych, ustalenie zestawu kryteriów oraz osób oceniających i ustalenie
realizacji harmonogramu projektu.

2. Implementacja systemu ocen -

- akcja informacyjna wśród pracowników (przedstawienie systemu ocen), wyjaśnienie

wątpliwości

- przygotowanie merytorycznie oceniających

- pilotaż systemu na wybranej grupie i dokonanie określonych modyfikacji narzędzia.

- zebranie informacji na temat cech, zachowań i efektów pracy ocenianych

pracowników

- przygotowanie ocen końcowych

- rozmowa z ocenianymi pracownikami na temat uzyskanych przez nich wyników (ważne)

3. Monitorowanie systemu ocen – wyróżniamy poziom operacyjny (PO) i strategiczny (PS).

PO - bieżący proces oceniania pracowników, analiza celów, kryteriów,
technik harmonogramu i wykorzystanie wyników

PS - badanie przydatności systemu ocen w realizacji długofalowych
planów zarządzania zasobami ludzkimi.

Błędy w procesie oceniania

1. Błąd oślepienia (efekt halo) – sugerowanie się jedną cechą pracownika (dodatnią lub ujemną)
przez co zaburza obraz ogólnej oceny

2. Zbytnia pobłażliwość/surowość w ocenianiu pracowników – niezależnie od osiągnięć i
zachowań

3. Uśrednienie wydawanych ocen – brak gotowości do różnicowania ocen pracowników

4. Błąd ostatniego spostrzeżenia – w pamięci mamy tylko ostatnie wydarzenia przed ocenianiem

5. Błąd projekcji- przenoszenie cech oceniającego na ludzi ocenianych

6. Efekt hierarchii – zawyżanie oceny w miarę wyższej pozycji ocenianej

7. Niepoinformowanie pracowników o wynikach oceny – nieosiągnięcie celu motywacyjnego.

Błędy techniczne – błędy związane z konstrukcją kryterium oceniania.