I N S T R U K C J A

OBIEGU, KONTROLI

I ARCHIWOWANIA

DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Do użytku wewnętrznego

- 2 -

Część I

I. Cel instrukcji


Ustalony i zorganizowany wewnątrz jednostki system funkcjonowania obiegu
dokumentów informacji ;
- zapewnia ład dokumentacyjny ,
- ustala terminowość przekazywania dokumentacji księgowej ,
- ustala kontrolę formalną , merytoryczną i rachunkową dowodów

księgowych,

- usprawnia organizację i dostosowanie dokumentacji księgowej do wymagań

określonych przepisami i ustawami

- usprawnia technikę tworzenia , przepływu i przechowywania dowodów

księgowych.

II. Dowody księgowe

Dowód księgowy dokumentujący operacje gospodarczo - finansową
w określonym miejscu i czasie , wymaga dla spełnienia swej roli określone
cechy i przydatne funkcje. Do podstawowych cech dowodu księgowego
wymagalnego przepisami prawnymi zalicza się :

- dokumentalność zaistniałych zadań lub stany w danym miejscu i czasie,
- trwałość wpisanej treści ,
- rzetelność danych ,
- kompletność danych ,
- jednorodność dokumentowania operacji tz. ,że na jednym dowodzie można

dokumentować operacje tego samego rodzaju,

- chronologiczność wystawiania kolejnych dowodów księgowych ,
- systematyczność numeracji kolejnych dowodów księgowych ,
- identyfikacyjność każdego dowodu księgowego – według ustalonego wzoru

i określonej nazwie ,

- poprawność formalna tj. zgodność wystawionego dowodu z przepisami

prawa

- poprawność merytoryczna i rachunkowa ,
- podmiotowość dowodu księgowego – dowód musi zawierać dane o

podmiocie uczestników operacji ,

- 3 -

Do najważniejszych funkcji dowodu księgowego zalicza się :

- funkcję „dokumentu” ,
- funkcję dowodową ,
- funkcję księgową ,
- funkcję informacyjno – kontrolną.


Wzory dokumentów i formularzy , które spełniają w/ w cechy i funkcje prawne ,
określają zasady , co dany dokument musi zawierać. Jednostka obok druków
akcydensowych i formularzy uniwersalnych , może wykorzystywać wzory
własne , uwzględniając własne potrzeby.


Druki zapewniające poprawność formalną i merytoryczną wypełniać należy
zgodnie z następującymi zasadami :

1.dowód do księgowania musi wynikać z faktów i zdarzeń zaistniałych,
2.dowód musi być zapisany czytelnie i trwale,
3.treść , liczby w poszczególnych polach wypełnione musza być w sposób nie
budzący wątpliwości
4.podpisy na dowodach księgowych, pieczątki daty muszą być w „oryginale”,
5.numeracja kolejno wystawionych dowodów musi być ciągła ,
przyporządkowana kolejnej dacie ,
6.dowody księgowe zbiorcze sporządza się na podstawie prawidłowych
dowodów źródłowych , pojedynczo wymienionych,
7.jakiekolwiek wymazania i przeróbki na dowodach księgowych są
niedopuszczalne,
8.dowody źródłowe zewnętrzne mogą być korygowane wyłącznie przez dowody
korygujące wystawiającego ,
9.błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez
skreślenie błędnego wpisu, wpisanie daty poprawki i podpisu osoby dokonującej
czynności .Skreślona treść lub liczba musi być nadal czytelna.
10.dopuszcza się stosowanie skrótów i symboli, powszechnie znanych.


III. Dokumentacja księgowa.

1.Dowody księgowe w jednostce.
Dowody księgowe, które z obowiązku prawnego lub z wyboru własnego , są
podstawą zapisu w księgach rachunkowych , zwane ”dowodami źródłowymi”,
zgodnie z art.20 ustawy o rachunkowości dzielimy na n/ w grupy :

- 4 -

1.zewnętrzne obce

-

otrzymane od kontrahentów,

2.zewnętrzne własne

-

przekazane w oryginale kontrahentom,

3.wewnętrzne własne

-

dotyczące operacji wewnętrznych jednostki.

Mogą również być sporządzane przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze ,
korygujące ,zastępcze i rozliczeniowe. Zgodnie z art.21 i 22 ustawy z
rachunkowości , dowód księgowy winien zawierać cechy oraz poprawność
formalną i merytoryczną omówioną w punkcie II.
W zapisie komputerowym operacji gospodarczej korzystać można z dowodów
księgowych sporządzonych ręcznie , maszynowo lub komputerowo. Zapis
komputerowy może również nastąpić za pośrednictwem urządzeń łączności lub
magnetycznych nośników danych , pod warunkiem uzyskania odpowiedniej
treści dowodu księgowego oraz ,że możliwe jest ustalenie źródła pochodzenia.
Zapisy mogą być przenoszone między zbiorami , o ile program komputerowy
zapewnia sprawdzenie przetwarzania danych i kompletności zapisów.

Dowody księgowe winne zawierać co najmniej :

a)określenie rodzaju dowodu -

pełna nazwę dowodu i ewentualnie jego

symbolu lub kodu
b)określenie stron dokonujących operacji -

podanie pełnej nazwy z

adresem stron
c)opis operacji

-

wyszczególnienie nazwy transakcji , jednostki miary,

ilości ceny, wartości , a na fakturach „vatowskich” stawki i wysokości podatku.
d)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą –
także datę sporządzenia dowodu.
e)podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyj ęto
składniki majątku na fakturach vat ,rachunkach oraz fakturach i rachunkach
korygujących , imię ,nazwisko, podpis osoby wystawiającej i upoważnionej do
odbioru.
f)stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych,
sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby
odpowiedzialnej za te wskazania – dane nanoszone w akcie dekretacji na
podstawie zakładowego planu kont.
g)numer identyfikacyjny dowodu

-

kolejny numer dowodu księgowego

w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej lub organizacyjnej.

Dowód księgowy , o wartościach wyrażonych w walucie obcej winien być
przeliczony na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu dokonania
operacji gospodarczej. Na żądanie organów kontroli należy zapewnić
wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych dowodów
sporządzonych w języku obcym.

- 5 -

2.Rodzaje dowodów księgowych


Uwzględniając kryterium funkcyjno – przedmiotowe ustala się grupy
rodzajowe dowodów księgowych:

A. Dowody kasowe
1) kwitariusz przychodów

-

druk akcydensowy , symbol K 103

2) kwit kasowy

-

wydruk komputerowy, pokwitowanie

wpłaty, symbol K 103
3) odcinek z „książeczki mieszkaniowej”- formularz uniwersalny
4) polecenie księgowania

-

druk akcydensowy, symbol Pu-K-167

5) raport kasowy

-

druk akcydensowy, symbol K-111a

6) wniosek o zaliczkę

-

druk akcydensowy

7) rozliczenie zaliczki

-

druk akcydensowy, symbol Pu-K-114

8) polecenie wyjazdu służbowego- druk akcydensowy, symbol Pu-Os-232
9) bankowy dowód wpłaty własny- wzór i symbol określony przez bank
10) faktury VAT własne

-

kopia potwierdzająca nabycie towaru lub

usługi przez wpłacającego (formularz uniwersalny)
11) faktury VAT rachunki oraz inne dokumenty dyspozycyjne
12) polecenie księgowania, zestawienie wypłat wynagrodzeń- wydruk
komputerowy
13) lista płac

-

druk akcydensowy, symbol Pu-Zo-84

14) rachunek za wykonaną pracę zleconą- formularz uniwersalny
15) wniosek o wypłatę gotówkową wadium, zaliczek itp.


B. Dowody bankowe
1) polecenie przelewu

-

wydruk komputerowy lub wzór określony

przez wierzyciela
2) czek gotówkowy

-

wzór określony przez bank

3) czek rozrachunkowy

-

wzór określony przez bank

4) bankowa nota memoriałowa uznaniowa- obciążająca- wzór określony przez
bank

5) wyciąg bankowy z rachunków-wzór określony przez bank
6) bankowy dowód wpłaty obcy-wzór określony przez bank
7) umowy lokat terminowych-wzór określony przez bank
8) wyciąg bankowy rachunku lokat terminowych

Podstawą wystawienia poz.1 –3 jest dowód źródłowy uzasadniający jego
wystawienie , przez upoważnionego pracownika referatu finansowo –
księgowego po spełnieniu wymogów dowodu księgowego.
Dowody księgowe poz. 4 – 8 oryginał , kopia lub wydruk komputerowy ,

- 6 -

otrzymane z banku sprawdza pracownik referatu finansowo-księgowy.
W przypadku stwierdzenia niezgodności , winien uzgodnić je z oddziałem
banku finansującego.


C. Dowody operacyjno – księgowe
1) faktura Vat

-

oryginał , formularz uniwersalny

2) faktura korygująca Vat-

oryginał , formularz uniwersalny

3) rachunek

-

oryginał , formularz uniwersalny

4) nota księgowa ubciążająca/uznaniowa-oryginał , druk akcydensowy , druk
komputerowy
5) miesięczne rozliczenie zużycia paliwa-oryginał ,formularz uniwersalny


D. Dowody księgowe majątku trwałego i wyposażenia
1) przyjęcie środka trwałego

-druk akcydensowy , symbol OT, oryginał

2) protokół przekazania/przyjęcia środka trwałego-druk akcydensowy ,symbol
PT ,oryginał
3) likwidacja przedmiotu nietrwałego/środka trwałego-druk akcydensowy,
symbol LT/LN
4) protokoły potwierdzające fizyczną likwidację środka trwałego/przedmiotu
nietrwałego -formularz uniwersalny, oryginał
5) książka środków trwałych -księga, symbol Pu-K-207
6) księga inwentarzowa

-księga, symbol Pu-K-205

Zasady gospodarki majątkiem ,inwentaryzacji i odpowiedzialności za
powierzone mienie uregulowano odrębnym zarządzeniem wewnętrznym.


E. Dowody księgowe podatków i opłat oraz należności nieopodatkowanych
1) deklaracja podatkowa -formularz uniwersalny ,oryginał
2) decyzja

-formularz uniwersalny ,oryginał

3) umowy lub inne dokumenty określające cechy przeniesienia własności rzeczy
lub praw majątkowych -formularz uniwersalny ,oryginał
4) konto kwitariusz zobowiązanie pieniężne wsi
5) polecenie księgowania

-druk akcydensowy ,symbol Pu-K-167

6) rejestry zbiorów : przypisów, odpisów, umorzeń, odroczeń

Uwaga – formularz uniwersalny, należy rozumieć dowody księgowe – źródłowe
spełniające wymogi określone przepisami prawa materialnego ( ustawy,
rozporządzenia) lub proceduralnego ( Ordynacja podatkowa, Kodeks
Postępowania Administracyjnego )

- 7 -

F. Dowody płacowe
Dowodami źródłowymi do sporządzenia list płac są:
1) akta powołania lub wyboru
2) umowa o pracę lub zmiana umowy o racę
3) rozwiązanie umowy o pracę
4) wnioski premiowe , pisma określające wysokość wynagrodzenia

zasadniczego , dodatków służbowych ,nagród jubileuszowych, dodatkowych
rocznych

5) zlecenie lub potwierdzenie pracy w godzinach nadliczbowych
6) rachunek za wykonaną pracę
7) inne dokumenty mające wpływ na wysokość wynagrodzenia (np. urlopy

bezpłatne , zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy ).

Dokumenty w/ w wystawia Sekretarz Gminy na podstawie decyzji Wójta.
Przekazywane są do dnia 20 każdego miesiąca do referatu finansowego.



G. Dowody inwentaryzacyjne
1) arkusz spisu z natury -druk akcydensowy, symbol Pu-Gm-140 ,oryginał
2) protokół inwentaryzacji kasy

-formularz uniwersalny, oryginał

3) protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej -formularz uniwersalny ,
oryginał
4) oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych przed i po inwentaryzacji
5) protokół z inwentaryzacji kontrolny

-formularz uniwersalny, oryginał

6) zestawienie zbiorcze spisu z natury

-druk akcydensowy, symbol Pu-

Gm-143, oryginał
7) arkusz kontroli–załącznik do protokołu -druk akcydensowy ,symbol Pu-B-
161 , oryginał
8) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych -druk akcydensowy ,symbol Pu-
Gm-144





IV.Zasady obiegu dowodów księgowych

Z uwagi na dominujący wpływ przepisów finansowych , podatkowych i
statystycznych , obieg dokumentów musi spełniać określone zasady , a w
szczególności :

- 8 -

1) zasady terminowości -przestrzeganie terminów przekazywania dokumentów
między referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy
2) zasady systematyczności

-wykonywanie czynności w sposób ciągły ,

systematyczny
3) zasady częstotliwości -dostosowanie okresu przekazywanych dowodów
księgowych do okresu ich sporządzenia z uwzględnieniem ich liczebności
4) zasadę odpowiedzialności indywidualnej -wyznaczenie osób
odpowiedzialnych za konkretną czynność
5) zasadę samokontroli obiegu -przepływ dokumentów przez stanowiska
odbywa się drogą wzajemnej kontroli i ciągłości obiegu

Każdy dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po uprzednim dokonaniu
dekretacji tj. przygotowaniu dokumentu do księgowania, wydaniem dyspozycji
co do sposobu księgowania , potwierdzenie wykonania.

Dekretacja obejmuje następujące etapy :
- segregacja dokumentu tj. podział dowodów księgowych wg rodzaju
poszczególnych dzia łalności jednostki (dochody , wydatki ,
fundusze , środki inwestycyjne itp.) z wyłączeniem dokumentów
nie stanowi ących czynności księgowania jak również kontrola
ich kompletno ści

- sprawdzania prawidłowości dokumentów tj. ustalenie , czy są one podpisane
na dowód skontrolowania przez osoby odpowiedzialne

- oznaczenie sposobu księgowania tj. umieszczanie adnotacji na jakich
kontach syntetycznych i analitycznych dokument b ędzie
zaksi ęgowany , określenie podziałek klasyfikacji budżetowej ,
okre ślenie daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany.

Zastosowanie pieczątek z odpowiednimi rubrykami powinno spełniać powyższe
wymogi.

Przyporządkowanie czynności systemowych dla stanowiska w strukturze
organizacyjnej jednostki tj.
- przyjmowanie dowodów z zewnątrz
- gromadzenie i grupowanie dowodów ze wstępną kontrolą
- sprawdzenie dowodów pod względem formalnym i merytorycznym
- wykorzystanie do celów ewidencji , statystyki itp.
stanowi załącznik Nr 1.

- 9 -

Część II

I.

Księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki, własnym
systemu komputerowego, zakupionym od :

•

„WAZA Sp. z o.o” Wrocław – System podatkowy „SPOD”

•

Przedsiębiorstwo Informatyczne „YUMA” Wrocław - System Finansowo-
Księgowy.

Dopuszczeni do wewnętrznego stosowania programów komputerowych , winno
być zatwierdzone przez Wójta.

1. Księgi rachunkowe obejmują:

1-2/ konta księgi głównej / ewidencja syntetyczna/, w której

obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą
podwójnego zapisu,

1-3/ konta ksiąg pomocniczych / ewidencji analitycznej /,
1-4/ zestawienie obrotów i sald kont ksi ęgi głównej oraz
zestawienie kont ksi ąg pomocniczych,

2. Księgi rachunkowe powinny być:

1/ trwale oznaczone nazwą jednostki
2/ wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego,

3/ przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

2-1/ Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku polskim i w

walucie polskiej, powinny być dokonywane w sposób trwały, ręcznie lub
maszynowo, bez pozostawienia miejsc pozwalających na późniejsze
dopiski lub zmiany.

2-2/ Zapisy księgowe powinny zawierać co najmniej:

1.datę dokonania operacji,

2.określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego,

stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz jego datę, jeżeli różni się
ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu
operacji, z tym, że stosowanie skrótów lub kodów uwarunkowane jest
posiadaniem pisemnego objaśnienia ich treści.

- 10 -

1-3/ Zapisy systematyczne dokonywane w księgach rachunkowych muszą być

powiązane z zapisami chronologicznymi, w sposób wynikający ze
stosowanej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych.

2-4/ Zapisy w dziennikach dokonywane są w porządku chronologicznym,

dzień po dniu sukcesywnie. Zbiór danych z dziennika jest sprawdzianem
kompletności ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych w
poszczególnych miesiącach i w całym roku obrotowym.

2 -5/ Dziennik powinien zawierać:

a/ kolejną numerację dziennika,
b/ obroty dziennika miesięcznie oraz narastająco w miesiącach i w roku
obrotowym. Jeżeli jest prowadzonych kilka dzienników, wówczas należy
sporządzić zestawienie zawierające obroty poszczególnych dzienników
oraz ich łączne obroty miesięczne i narastające.

2-6/ Zbiór danych kont księgi głównej / ewidencji syntetycznej/ stanowi zbiór

zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na
kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zapisy na kontach
księgi głównej winny być uprzednio lub równolegle dokonane w zapisach
w dzienniku. Konta księgi głównej winny być wyróżnione w zakładowym
planie kont ze szczegółowością z jaką dane ksiąg rachunkowych
wykazane są w sprawozdawczości. Zbiór danych kont księgi głównej
uzgadnia się z zapisami dziennika, obroty wszystkich kont winny być
zgodne z obrotami dziennika.

2-7/ Zestawienie obrotów i sald księgo głównej sporządzane są nie później

niż do 15 dnia następnego miesiąca za ostatni miesiąc roku obrotowego
– nie później niż do 85 dnia po dniu bilansu.

3. Konta ksiąg pomocniczych.

3-1/ Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) winna

być prowadzona co najmniej dla:

a/ środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych
oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych,
ewidencja prowadzona jest w księdze inwentarzowej,
b/ rozrachunki z kontrahentami,
c/ rozrachunki z pracownikami,
d/ kosztów, dochodów i innych istotnych dla jednostki
składników majątku

- 11 -

Sumy sald kont pomocniczych winny być zgodne z saldami właściwych kont
księgi głównej.

3-2/ Konta ksiąg pomocniczych służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu

zapisów księgi głównej prowadzi się w porządku syntetycznym jako:

a/ wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi
głównej, wówczas suma sald początkowych i obrotów na
kontach księgi pomocniczych stanowi saldo początkowe i
obroty odpowiedniego konta księgi głównej

3-3/ Przy prowadzeniu księgi systemem komputerowym wydruki
komputerowe powinny być:

a/ trwale oznakowane nazwą jednostki, której dotyczą oraz
zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej

b/ wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do
miesiąca i daty sporządzenia

c/ powinny mieć automatyczne numerowane strony z
oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz
sumowanie w sposób ci ągły w miesiącach i w roku
obrotowym, oznaczone nazwą programu przetwarzania.

4. Zapisy w księgach powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny

nośnik danych w niżej wymienionych terminach:

a/ na koniec każdego miesiąca sporządzić wydruki:

II.

Zbiorów dziennika, które powinny zawierać:

- Sumę obrotów za miesiąc oraz narastająco od początku roku
- kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji
- miesiąc którego operacje dotyczą i datę sporządzenia wydruku

III.

Zestawienie obrotów dziennych cząstkowych zawierające:

- Oznaczenie każdego dziennika, kolejną numerację stron sumę
obrotów za dany miesiąc i narastająco od początku roku.

- 12 -

IV.

Zestawienie obrotów i sald sporządzone na podstawie zbiorów

danych kont księgi głównej, które powinno zawierać:

- Symbole lub nazwy poszczególnych kont
- Salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald,
- Obroty Wn i Ma miesięczne oraz sumę obrotów
- Obroty Wn i Ma narastająco od początku roku obrotowego oraz
ich sumę
- Salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald

a/ obroty tego zestawienia narastaj ąco od początku roku powinny
być zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego
obrotami dziennika.

b/ nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego należy sporządzić
wydruki:

- kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej)
- kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej)

Powyższe wydruki powinny zawierać:

- symbole lub nazwy poszczególnych kont
- salda kont na początek roku
- daty początku i końca okresu, którego dotyczą
- nazwę programu sporządzającego wydruk
- faktyczną datę sporządzenia wydruku
- kolejną numerację stron
- zapisy na poszczególnych kontach oznaczone numerem pozycji, pod którą

zostały zaksięgowane w dzienniku

- obroty WN i Ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku oraz sumę

obrotów

- salda kont na koniec okresu na jaki sporządzony jest wydruk oraz sumę

ogółem sald Wn i Ma

c/ na dzień zamknięcia ksiąg sporządzić należy zestawienie sald
wszystkich kont pomocniczych zawierających obok danych
wymienionych wyżej również:

symbole lub nazwy kont pomocniczych
symbole lub nazwy konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej) której dotyczą
poszczególne konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej)

- 13 -

salda kont oraz ich łączne sumy

5. Wprowadzenie bilansu otwarcia w pierwszym roku stosowania komputera

następuje wyłącznie „ręcznie” i również w tym przypadku należy sporządzić
wydruk zestawienia obrotów i sald wprowadzonego bilansu otwarcia jako
sprawdzianu poprawności ciągłości i kompletności zapisów z zestawieniem
obrotów i sald bilansu zamknięcia.

6. Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie automatycznego przenoszenia na

początku roku następnego sald kont figurujących na koniec roku obrotowego
pod warunkiem, że jest możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia zapisów
pierwotnych z roku ubiegłego, a obowiązujący program zapewnia
sprawdzenie prawidłowości przetwarzania danych i kompletności zapisów.

7. Obowiązujące wydruki powinny zawierać zestawienie obrotów i sald bilansu

otwarcia, które jednocześnie spełnia rolę sprawdzeniu z ciągłości i
kompletności zapisów obrotów i sald bilansu zamknięcia z zestawieniem
obrotów sald bilansu otwarcia.

- 14 -

Część III

I.

Zasady prowadzenia, przechowywania i

archiwowania

dokumentów księgowych

1. Zasady prowadzenia przechowywania i archiwowania dokumentów
finansowo-księgowych.

a/ zasada grupowania dokumentów do akt – jednorodność
tematyczna
b/ zasada kompletowania dokumentów w aktach – układ
chronologiczny,
c/ zasada oznakowania akt:
- symbol literowy komórki organizacyjnej – (referat finansowy)
- symbol cyfrowy akt (zgodny z instrukcj ą kancelaryjną)
- numer kolejny (rok np. 25/00)

d/ zasad przechowywania akt:

- akta winny być przechowywane w komórce organizacyjnej na
stanowisku pracy, którego dotyczą. Okres przechowywania
określa kategoria archiwalna
e/ zasada odpowiedzialności indywidualnej:
- każdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za
dokumenty gromadzone przez niego z zakresu wykonywanych
czynności
f/ zasada łatwego wyszukiwania dokumentów:
- dokumenty muszą być widoczne i trwale oznakowane zgodnie z
zapisami lit. c oznakowany pojedyńczy dokument i zewnętrzna
strona w której jest przechowywany

2 Oznaczanie kategorii dokumentacji :

Symbolem ”A” - oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały
archiwalne.
Symbolem „B” - oznacza się kategorie dokumentacji niearchiwalnej:

- 15 -

a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie

dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie
obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, okres
przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od
1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego
znaczenia dla potrzeb danego organu lub państwowej jednostki
organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych:

b) symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej

krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest
przekazywana na makulaturę:

c) symbolem „BE” oznacza się dokumentacje, która po upływie

obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na
jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe
archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej
dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji
za materiały archiwalne.

3.Skarbnik Gminy, Główny księgowy budżetu odpowiedzialny jest za
prowadzenie i przekazanie do przechowywania w archiwum akt jak niżej:
a) akta planistyczne (dotyczące budżetu i środków poza budżetowych)
b) akta rachunkowości i finansów
c) dokumentację płacową
d) dokumentację inwentaryzacyjną
e) dokumentację majątkową
f) dokumentację podatkową
g) dokumentację inwestycyjną w zakresie finansowania i nakładów

inwestycyjnych

h) dokumentację sprawozdawczą dotyczącą budżetu gminy, funduszy celowych

i specjalnych

II.

Przechowywanie akt:

1. Akta spraw przechowuje się na samodzielnych stanowiskach pracy i w

archiwum zakładowym.

2. Na samodzielnych stanowiskach pracy przechowuje się akta spraw

załatwianych w ciągu roku kalendarzowego, przed przekazaniem ich do
archiwum zakładowego.

3. Teczki spraw w trakcie załatwiania opisuje się zgodnie z zasadami

określonymi w Instrukcji kancelaryjnej dla urzędów gmin. Akta spraw
ostatecznie załatwionych opatruje się opisem zgodnym z wymogami
archiwalnymi.

- 16 -

4. Kompletne teczki z aktami spraw ostatecznie załatwionych mogą być

przechowywane na merytorycznym stanowisku pracy przez okres jednego
roku; w przypadku, gdy dokumentacja jest niezbędna dla dalszej realizacji
zadań Gminy - przez okres do dwóch lat.

III.

Przechowywanie akt w Archiwum Zakładowym:

1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, Urząd

prowadzi Archiwum Zakładowe.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do Archiwum Zakładowego

po upływie 1 roku, ( w uzasadnionych wypadkach – po upływie dwóch lat )
kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący sprawy.

3. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie Archiwum

Zakładowego, po uzgodnieniu z każdym kierownikiem wydziału ustala
termin przekazania akt do Archiwum Zakładowego przez poszczególne
referaty i samodzielne stanowiska pracy.

4. Przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, po

szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników,
zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których

jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania
akt; pozostałe egzemplarze pozostają w Archiwum.

6. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzają pracownicy zdający akta w

kolejności teczek, według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

7. Spisy zdawczo – odbiorcze podpisują: pracownik zdający
8. akta i pracownik prowadzący Archiwum Zakładowe.

Archiwowana dokumentacja podlega konserwacji raz na 5 lat. Akta o
szczególnym znaczeniu historycznym lub inne dokumenty o dużej wartości
dla gminy są w postaci foliowanej.