Zatwierdzam
(data, podpis)
Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów
obowiązująca w firmie ………………
(zarządzenie wewnętrzne kierownika jednostki nr ………, z dnia ………..
§ 1
Na podstawie art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości ustalam zasady kontroli i obiegu dokumentów księgowych, obowiązujące w ………………………… (nazwa jednostki).
Zobowiązuję wszystkich pracowników pionu finansowo - księgowego oraz handlu i zaopatrzenia jak również kierowników wszystkich działów przedsiębiorstwa, a także pracowników administracyjno - biurowych do zapoznania się z niniejszą instrukcją oraz przestrzegania jej postanowień.
Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych, za co w stosunku do osób winnych będą wyciągane konsekwencje dyscyplinarne - przewidziane w Kodeksie Pracy.
Kierownicy działów zobowiązani są do zapoznania pracowników im podległych z postanowieniami niniejszej instrukcji w zakresie, który ich dotyczy.
Pracownicy wymienieni w pkt. 2 niniejszego paragrafu potwierdzają zapoznanie się z instrukcją poprzez złożenie podpisu ze wskazaniem daty - w rozdzielniku, sporządzonym i przechowywanym w dziale kadr.
§ 2
Dowody księgowe
Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie określonej operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu, czasie i rozmiarze. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy, po jego kontroli i zatwierdzeniu stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji. Wszystkie zaistniałe operacje gospodarcze muszą być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane również „dowodami źródłowymi”. Dzielą się one na dowody:
zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, np. faktura zakupu, rachunek, nota księgowa,
zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom, np. faktura sprzedaży, nota księgowa, potwierdzenie salda,
wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki, np. OT - przyjęcie środka trwałego do używania, WZ, PZ i inne.
Podstawą zapisów księgowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
korygujące poprzednie zapisy,
zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem zdarzenia powodującego zmiany w aktywach lub pasywach jednostki albo przychód lub koszt dla firmy. Są to m.in. operacje: kupna, sprzedaży, wydania, przyjęcia, likwidacji, zamiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych, a w przypadku operacji finansowych: wpłaty, wypłaty, uregulowanie należności lub zobowiązania. Wyliczenie to nie jest wyczerpujące - wskazuje ono jedynie na charakter zdarzeń podlegających ewidencji na podstawie dowodów księgowych.
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
Dowody księgowe sporządzane w jednostce są wystawiane przez upoważnionych pracowników, którzy odpowiadają za ich poprawność merytoryczną, rachunkową i formalną.
Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach przez upoważnione do tego osoby. W celu ustalenia czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Szczegółowe ustalenia w tym zakresie zawarte są w dalszej części niniejszej instrukcji.
§ 3
Treść dowodu księgowego
Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt. 1 pod literą e) i f), jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w pkt. 1 lit.e, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w pkt. 1, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala, na wniosek głównego księgowego, sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
Szczególnym rodzajem dowodów księgowych są faktury VAT. Osoby wystawiające faktury VAT zobowiązane są do ścisłego przestrzegania aktualnie obowiązujących przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie wymogów, jakim powinna odpowiadać prawidłowo wystawiona faktura.
§ 4
(Zasady obiegu dokumentów księgowych)
Obieg dokumentów księgowych, zarówno wewnętrznych jak i otrzymywanych od kontrahentów i instytucji zewnętrznych oznacza sposób postępowania z dowodem od momentu jego wystawienia lub otrzymania - w przypadku dowodów zewnętrznych obcych, aż do chwili ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i jego zarchiwizowania. Obejmuje on fazy:
wystawienia lub otrzymania dokumentu,
ewidencjonowania dokumentu na poszczególnych etapach jego obiegu,
kontroli merytorycznej, rachunkowej i formalnej,
akceptacji do wysłania lub ewidencji w księgach rachunkowych,
wysyłki lub księgowania,
archiwizacji oryginału lub kopii, w zależności od charakteru dokumentu.
Bez względu na rodzaj dokumentów należy dążyć, aby ich obieg odbywał się w sposób możliwie najkrótszy. W tym celu należy kierować się następującymi zasadami:
terminowości, a więc przekazywania dokumentów, niezwłocznie po ich otrzymaniu, wystawieniu czy wykorzystaniu, do pracowników, których one dotyczą. Należy mieć na uwadze, że zaksięgowanie operacji gospodarczych danego miesiąca musi umożliwić terminowe sporządzenie wymaganych sprawozdań i deklaracji,
systematyczności, która polega na wykonywaniu czynności związanych z obiegiem dowodów księgowych w sposób systematyczny i ciągły,
indywidualnej odpowiedzialności imiennie wyznaczonych pracowników odpowiedzialnych za konkretne czynności w zakresie obiegu i kontroli dokumentów przekazywanych wyłącznie do tych komórek organizacyjnych, które korzystają z zawartych w nich danych lub są kompetentne do ich sprawdzenia.
monitorowania obiegu, które polega na ewidencjonowaniu dokumentów zewnętrznych obcych w książce korespondencji przychodzącej z adnotacją o przekazaniu dokumentu do właściwej osoby (stanowiska pracy).
Dokumenty zewnętrzne obce, niezależnie od tego czy zostały przekazane pocztą, czy odebrał je pracownik firmy podlegają rejestracji przez pracownika sekretariatu w książce korespondencji przychodzącej. Każdy pracownik, który otrzymał fakturę lub rachunek, bądź inny dokument dotyczący firmy, obowiązany jest niezwłocznie przekazać go do sekretariatu w celu zarejestrowania i wprowadzenia do obiegu. Pracownik sekretariatu po zarejestrowaniu dokumentu kieruje dokument do właściwej osoby (można wymienić stanowisko lub daną osobę), która go opisuje, potwierdzając zawarte w nim dane lub zgłaszając zastrzeżenia i niezgodności.
Opisanie dokumentów przez pracownika przeprowadzającego kontrolę merytoryczną powinno nastąpić niezwłocznie, w terminie nieprzekraczającym dwóch dni roboczych. Jedynie w przypadkach skomplikowanych, wymagających przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, termin ten za zgodą przełożonego może zostać przedłużony. Pracownik dokonujący kontroli merytorycznej dokumentu potwierdza w szczególności:
fakt zrealizowania dokumentowanej transakcji (dostawa towaru, świadczenie usługi, itp.)
prawidłowość wykazanych w fakturach: ilości, asortymentu towaru lub rodzaju usług oraz cen,
Jeżeli dokument z merytorycznego punktu widzenia nie budzi zastrzeżeń pracownik dokonujący kontroli potwierdza jego prawidłowość podpisem z podaniem daty i zwraca dokument do sekretariatu, który przekazuje go do osoby uprawnionej do akceptacji płatności oraz ujęcia dokumentu w księgach.
W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niezgodności o charakterze merytorycznym, pracownik przeprowadzający kontrolę dokumentu, zamieszcza odpowiednią adnotację i przekazuje sprawę przełożonemu uprawnionemu do podjęcia decyzji o: zgłoszeniu reklamacji, żądaniu przesłania dokumentu korygującego, nieprzyjęciu dokumentu, odstąpieniu od umowy, itd.
Po akceptacji merytorycznej dokumenty przekazywane są do działu księgowości, który dokonuje kontroli formalnej i rachunkowej dokumentu.
Dział księgowości przekazuje sprawdzone dokumenty za pośrednictwem sekretariatu do osoby upoważnionej przez kierownika jednostki do akceptacji dokumentu do ujęcia w księgach i dokonania płatności.
Po podpisaniu dokumentu przez osobę o której mowa w pkt. 8 dokument zostaje przekazany za pokwitowaniem do księgowości w celu zadekretowania i ujęcia go w księgach rachunkowych. Po zaksięgowaniu dokumenty podlegają przechowywaniu w odpowiednich segregatorach w sposób umożliwiający szybkie ich odnalezienie.
Dokumenty zewnętrzne własne (faktury) wystawiane są w systemie elektronicznym przez upoważnione osoby. Osoba wystawiająca fakturę ponosi odpowiedzialność za prawidłowość wystawionego dokumentu oraz zgodność jego treści ze zrealizowaną dostawą lub usługą.
Faktury zaliczkowe wystawiane są przez pracownika księgowości na podstawie wyciągów bankowych lub rejestrów kasowych dokumentujących otrzymanie przedpłaty.
Po wystawieniu faktury oryginał wysyłany jest do odbiorcy przez sekretariat listem zwykłym lub poleconym w zależności od wagi dokumentu, dotyczy to również faktur korygujących, natomiast kopia tych dokumentów przekazywana jest do działu księgowości.
Oryginał faktury może być również przekazany za pokwitowaniem odbioru upoważnionemu pracownikowi kontrahenta przy odbiorze towaru lub dołączony do wysyłki.
Dokumenty wewnętrzne własne, dotyczące obrotu magazynowego, zużycia materiałów, środków trwałych, formularze inwentaryzacyjne, itp., sporządzane i potwierdzane przez upoważnione osoby przekazywane są w oryginale do działu księgowości. Nie podlegają one akceptacji przez osobę wymienioną w pkt. 8 niniejszego paragrafu. Dokumenty te są przekazywane raz na …… dni (należy określić częstotliwość przekazywania). Księgowość sprawdza ciągłość numeracji powyższych dokumentów.
Zasady obiegu i kontroli dokumentów kasowych określa instrukcja kasowa.
§ 5
(Zasady kontroli dokumentów księgowych)
W stosunku do dokumentów księgowych jednostka stosuje kontrolę merytoryczną, formalną i rachunkową.
Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu zgodności danych ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie miała miejsce i czy została przeprowadzona prawidłowo. W trakcie kontroli merytorycznej należy w szczególności zbadać:
czy dane zawarte w dokumencie odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenie gospodarcze,
czy wykonanie lub stopień wykonania umowy uzasadniają wystawienie faktury,
czy dokument został wystawiony przez uprawniony do tego podmiot,
jakie dokumenty poprzedziły realizację dostawy lub usługi, np. zawarcie umowy, złożenie i potwierdzenie zamówienia, uzgodnienia cenowe,
czy zdarzenie gospodarcze w świetle umowy zostało zrealizowane prawidłowo, czy istnieją dokumenty przyjęcia dostawy lub protokoły wykonania usługi,
czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub uzgodnieniami w tym zakresie,
czy nie zostało wszczęte postępowanie reklamacyjne,
czy nie ma opóźnień w realizacji umowy, a w przypadku wystąpienia takich opóźnień czy nastąpiło naliczenie kary umownej jeżeli była ona przewidziana.
Kontroli merytorycznej dokumentu zewnętrznego (faktury) dokonuje pracownik uczestniczący przy zamawianiu dostawy lub usługi oraz uzgadnianiu jej warunków, posiadający wiedzę na temat istoty transakcji.
Przy stwierdzaniu poprawności dokumentu, odpowiedzialny za kontrolę merytoryczną pracownik porównuje dane z faktury z dokumentami takimi, jak: umowa, zamówienie, cennik, potwierdzenie przyjęcia zamówienia, dowód przyjęcia materiału lub towaru, protokół wykonania usługi.
W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości lub braku zasadności wystawienia przez dostawcę faktury, np. gdy dostawa lub usługa zostały wykonane niezgodnie z umową lub zamówieniem, zastosowano inne ceny niż zostały uzgodnione, dostawa lub usługa nie zostały w ogóle zrealizowane, itp., pracownik zamieszcza odpowiednie zastrzeżenie w opisie, załącza dokumenty z których wynika nieprawidłowość i przekazuje dokumenty przełożonemu uprawnionemu do podjęcia decyzji.
Kontroli formalnej poprawności dokumentu, ze szczególnym uwzględnieniem faktur VAT i zastosowanej w nich stawki lub zwolnienia podatkowego dokonuje upoważniony pracownik księgowości.
Kontroli formalnej i rachunkowej dokonuje się przed skierowaniem dowodu do zatwierdzenia ujęcia dowodu w księgach i dokonania wypłaty, ponieważ w przeciwnym przypadku akceptację mogłyby uzyskać dowody zdyskwalifikowane z powodu błędów formalnych lub obliczeniowych. Wykrycie tego rodzaju błędów uzasadnia żądanie korekty dokumentu przez jego wystawcę.
Tadeusz Waślicki
2