UNIWERSYTET TECHNOLOGICZNO – PRZYRODNICZY

IM. JANA I JĘDRZEJA ŚNIADECKICH W BYDGOSZCZY

Programowanie i Bazy Danych

Ćwiczenia

Moduł I – MS Access 2007

mgr inż. Cezary Graul
dr inż. Grzegorz Dzieża

Copyright  Cezary Graul, Grzegorz Dzieża.

Wszelkie prawa zastrzeżone

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 2 z 12

Cel i zakres zajęć

Celem zajęć jest stworzenie bazy danych studentów uczelni zawierającej tabele z pod-

stawowymi informacjami o studentach, wydziałami uczelni, kierunkami studiów wraz z do-
stępną ofertą kształcenia.

Zakres zajęć obejmuje tworzenie tabel w programie MS Access wraz z konfiguracją po-

szczególnych ich parametrów. Gotowa baza danych powinna także zawierać odpowiednie
formularze przygotowane do wprowadzania danych, kwerendy umożliwiające uzyskanie
wymaganych informacji oraz raporty, za pomocą których wygenerowane zostaną stosowne
wydruki z informacjami o studentach uczelni.

Wstęp

Baza danych jest zbiorem powiązanych ze sobą informacji (np. książka telefoniczna,

lista pracowników) w sposób umożliwiający łatwy i logiczny dostęp oraz możliwość przetwa-
rzania danych.

Program MS Access 2007 jest systemem sterowania bazami danych. Poza przecho-

wywaniem danych zapewnia on:



szybki dostęp do wybranych informacji;



porządkowanie informacji według wybranych kryteriów;



szybką zmianę sposobu prezentacji danych;



budowanie unikatowych zestawów danych, grupowanie danych oraz wykonywanie

obliczeń;



szybkie dołączanie, uzupełnianie, modyfikowanie i usuwanie danych.

Dane są przechowywane w tabelach. Wiersze tabeli nazywamy rekordami, a kolumny

polami. Poszczególne pola zawierają dane jednego, określonego typu. Każde pole ma swój
nagłówek. Rekord zawiera informacje z różnych pól.

Aby było możliwe połączenie informacji z różnych tabel musi być ustanowiona relacja

między nimi. Relację taką definiuje się za pomocą pola występującego we wszystkich powią-
zanych ze sobą tabelach (najczęściej pola Identyfikator).

Do prezentacji i zarządzania danymi przechowywanymi w tabelach służą kwerendy, for-

mularze i raporty zwane obiektami bazy danych.

Kwerendy pozwalają na wybieranie z tabeli rekordów według określonych kryteriów, łą-

czenie pól z różnych powiązanych ze sobą tabel, wykonywanie obliczeń na polach liczbo-
wych.

Co to jest baza danych?

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 3 z 12

Formularze służą głównie do wprowadzania danych i dają możliwość wyboru innej formy

ich prezentacji.

Raporty służą do wydruku informacji, umożliwiają automatyczne grupowanie i podsu-

mowywanie danych.

Podstawy pracy w programie Access

Aby uruchomić program MS Access 2007, należy wykonać następujące kroki:

Klikamy:

→ Wszystkie programy → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007

Po uruchomieniu programu należy utworzyć nową bazę danych, która będzie wykorzysty-
wana w ramach zajęć.
Na ekranie pojawia się okno programu, z którego należy wybrać pozycję Pusta baza danych:

Po prawej stronie ekranu należy nazwać tworzoną bazę danych, po czym zostaje ona utwo-
rzona w podanej lokalizacji.

Każdy ze studentów nazywa swój plik w następujący sposób: BD_[Nazwisko Studenta].accdb

Tworzenie pustej bazy danych

Uruchamianie programu

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 4 z 12

Aby utworzyć bazę danych klikamy na przycisk Utwórz.

Na ekranie pojawia się pusta baza danych, w której domyślnie utworzona zostaje Tabela1
zawierająca pole Identyfikator.

Modyfikacja poszczególnych parametrów utworzonej tabeli będzie możliwa po wcześniej-
szym jej zapisaniu oraz nadaniu jej stosownej nazwy.

W związku z prawdopodobieństwem zdublowania się nazw poszczególnych obiektów wcho-
dzących w skład tworzonej bazy danych, zaleca się stosowanie nazewnictwa według następu-
jącego wzoru:

[nazwa obiektu]_Tabela
[nazwa obiektu]_Formularz
[nazwa obiektu]_Kwerenda
[nazwa obiektu]_Raport

Aby zapisać tabelę, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na zakładce Tabela1, a następ-
nie wybrać pozycję Zapisz.

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 5 z 12

Pierwsza tabela tworzonej bazy danych nazywa się Student_Tabela i będzie zawierać pod-
stawowe informacje o studentach uczelni.

Tabele

Nowy rekord

Ostatni rekord

Następny rekord

Numer rekordu

Poprzedni rekord

Pierwszy rekord

Selektor rekordu

Selektor służy do zaznaczania rekordu. Bieżący rekord (ten, w którym znajduje się kursor lub
zaznaczenie) jest zawsze podświetlony.

Strzałki nawigacji na dolnym pasku ekranu pozwalają na poruszanie się pomiędzy poszcze-
gólnymi rekordami tabeli. Pole „Numer rekordu” wskazuje na bieżący rekord tabeli.

* oznaczony jest pusty rekord w danej tabeli.

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 6 z 12

Klawisze

Przejście do:

Tab lub →

następnego pola w prawo

Shift + Tab lub ←

poprzedniego pola w lewo

End

ostatniego pola w rekordzie

Home

pierwszego pola w rekordzie

↓

następnego rekordu

↑

poprzedniego rekordu

Ctrl + ↓

ostatniego rekordu w polu

Ctrl + ↑

pierwszego rekordu w polu

Ctrl + End

ostatniego pola w ostatnim rekordzie

Ctrl + Home

pierwszego pola w pierwszym rekordzie

Aby przejść do konkretnego rekordu wystarczy wpisać w polu „Numeru rekordu” jego

numer i nacisnąć Enter.

Aby znaleźć rekord z konkretną wartością w danym polu należy w dowolnym rekor-

dzie, ale w danym polu, kliknąć, a następnie w polu „Wyszukaj” wpisać szukaną wartość.

Aby zaznaczyć:



rekord – kliknąć na selektorze



kolejne rekordy – przeciągnąć po kolejnych selektorach



wszystkie rekordy – kliknąć trójkąt po lewej stronie kolumny identyfikatora tabeli lub

nacisnąć Ctrl + A

Aby zmienić nazwę obiektu, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na wybranym obiekcie
w oknie nawigacji znajdującym się po lewej stronie ekranu i wybrać opcję „zmień nazwę”.

W analogiczny sposób usuwamy lub ukrywamy wybrane obiekty.

Zmiana nazwy oraz usuwanie obiektów

Przemieszczanie się w ramach tabeli

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 7 z 12

Należy jednak pamiętać, że wykonywanie powyższych operacji możliwe jest po uprzednim
zamknięciu modyfikowanych obiektów.

Aby zamknąć obiekt, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na zakładce obiektu, a następ-
nie wybrać pozycję Zamknij.

W celu skopiowania zawartości poprzedniego pola do nowego rekordu należy nacisnąć
Ctrl + ’.

Aby skopiować cały rekord, należy zaznaczyć dany rekord za pomocą selektora oraz nacisnąć
Ctrl + C.

Aby wkleić skopiowany rekord, należy zaznaczyć nowy rekord za pomocą selektora oraz na-
cisnąć Ctrl + V.

Naciśnięcie klawisza Delete powoduje usunięcie zaznaczonego rekordu, bądź wpisu w bieżą-
cym polu.

Powyższe operacje można także wykonać poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na
danym obiekcie bazy danych i wybranie odpowiedniej opcji z listy.

Kopiowanie, usuwanie i zastępowanie danych w tabeli

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 8 z 12

Ćwiczenie 1.1

Stworzenie tabeli Student_Tabela

Projektowanie nowej tabeli przebiega w dwóch etapach:

1. Zaprojektowanie układu tabeli (liczba, nazwy i parametry pól)
2. Wprowadzanie do niej danych.



Tekst – pole tekstowe



Nota – pole komentarza



Liczba – pole liczbowe



Data/Godzina – pole daty i godziny



Walutowy – pole liczbowe ze znakiem waluty



Autonumerowanie – pole klucza podstawowego tabeli(typ pola Identyfikator)



Tak/Nie – pole wartości logicznej PRAWDA/FAŁSZ



Obiekt OLE – pole przechowujące obiekty bądź dane binarne



Hiperłącze – pole odnośników w formie hiperłączy



Załącznik – pole przechowujące dowolne obsługiwane typy danych

Po wpisaniu nazwy pola należy na siatce projektowej określić właściwości tegoż pola,

a mianowicie (nie wszystkie są konieczne):



rozmiar pola – maksymalna liczba znaków, które można wpisać w polu (max. 255);



format – sposób wyświetlania danych w polu po zakończeniu wprowadzania (np.

sposób wyświetlania daty);



maska wprowadzania – wzorzec wprowadzania wszystkich danych w polu (sposób w

jaki są wyświetlane dane w czasie wprowadzania; tylko dla typów tekst
lub data/godzina);



tytuł – nazwa pola w tabeli;



wartość domyślna – wartość wpisana automatycznie w nowym rekordzie;



reguła poprawności – warunek który musi być spełniony, aby element danych wpro-

wadzony w polu został przyjęty;



komunikat o błędzie – tekst wyświetlany w wypadku próby wprowadzenia w polu

elementu niepoprawnego;



wymagane – określa, czy pole musi być wypełnione w każdym niepustym rekordzie;



zerowa długość dozwolona – określa, czy w polu można umieścić ciąg znaków zero-

wej długości;



indeksowanie – odpowiedź na pytanie, czy dane z pola mają być indeksowane.

W każdej chwili można przejść od widoku siatki projektowej do widoku arkusza korzysta-

jąc z menu „Widok”.

Dostępne typy pól

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 9 z 12

Projektujemy tabelę Student_Tabela, która zawiera następujące pola:

W celu uniknięcia problemów związanych z wykorzystywaniem tworzonej bazy danych
w różnych wersjach językowych pakietu MS Office, zaleca się nie stosowanie polskich zna-
ków w nazwach poszczególnych obiektów oraz pół.

Ćwiczenie 1.2

Ustawianie klucza podstawowego dla tabeli Student_Tabela:

1. W górnej części okna projektowego kliknąć na selektorze wiersza w którym znajduje

się nazwa pola mającego być kluczem podstawowym (selektor pola Student_Id)

2. Z menu „Projekt” wybrać „Klucz podstawowy”.
3. Selektorze wiersza pojawi się znak klucza.

Klucz podstawowy w jednoznaczny sposób identyfikuje rekordy tabeli i umożliwia powiąza-
nie ze sobą informacji z kilku różnych tabel (jeśli w obu ustawiono ten sam klucz podstawo-
wy). Zwykle jest nim identyfikator.

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 10 z 12

Ćwiczenie 1.3

Zaprojektować tabelę Wydzial_Tabela.

Określić typy i właściwości pól według wzoru:

Nazwa pola

Typ danych

Właściwości

Wydzial_ID
(Klucz podstawowy)

Autonumerowanie Nowe wartości - przyrostowy

Wydzial_Nazwa

Tekst

Maksymalna liczba znaków - 50

Wydzial_Rok_Zalozenia

Liczba

Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0

Wydzial_Logo

Załącznik

Wydzial_Opis

Nota

1. Na karcie „Tworzenie” nacisnąć przycisk „Tabela”.
2. Na karcie „Projekt” wybrać pozycję „Widok”, a następnie „Widok projektu”.
3. Pokaże się okno projektowe z pustą siatką projektową, w której należy umieszczać

nazwy i typy pól oraz określić ich właściwości.

4. Kliknąć w pierwszej komórce kolumny „Nazwa pola” i wpisać Wydzial_ID.
5. Przejść do pola „Typ danych”, kliknąć na strzałce i wybrać odpowiedni (Autonumero-

wanie).

6. W komórce „Nowe wartości” wpisać lub wybrać z listy „Przyrostowy”.
7. Analogicznie zaprojektować pozostałe pola.

Ćwiczenie 1.4

Zaprojektować tabelę Kierunek_Tabela.

Określić typy i właściwości pól według wzoru:

Nazwa pola

Typ danych

Właściwości

Kierunek_ID
(Klucz podstawowy)

Autonumerowanie Nowe wartości - przyrostowy

Kierunek_Nazwa

Tekst

Maksymalna liczba znaków - 100

Kierunek_Opis

Nota

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 11 z 12

Ćwiczenie 1.5

Wprowadzić dane do tabeli Wydzial_Tabela.

1. Przełączyć się na widok Arkusz danych (karta „Arkusz danych”, a następnie „Widok”)
2. Wprowadzić dane do pól wg wzoru:

3. Uzupełnić pozostałe pola, korzystając z informacji zawartych na stronie

www.utp.edu.pl

4. Zapisać zmiany

Aby dopasować szerokość kolumn należy skorzystać z jednego ze sposobów:

1. wskazać myszą granicę między selektorami dwóch pól (wskaźnik – czarny krzyż ze strzał-

kami w lewo i prawo) i przeciągnąć

2. nacisnąć lewy przycisk myszy i trzymając go przeciągać myszą prawą krawędź pola

w odpowiednie położenie

3. skorzystać z autodopasowania – dwukrotnie kliknąć na prawej granicy selektora tego

pola, które ma być poszerzone.

Zmiana kolejności pól tabeli polega na przeciąganiu selektorów odpowiednich pól. Nowe
położenie przesuwanego pola oznaczone jest grubą linią na granicy dwóch pól

Ćwiczenie 1.6

Wprowadzić dane do tabeli Kierunek_Tabela oraz Student_Tabela.

1. Należy wprowadzić dane dotyczące kierunków studiów w tabeli Kierunek_Tabela

z dwóch wybranych wydziałów uniwersytetu w sposób analogiczny do przedstawionego
w Ćwiczeniu 1.5.

2. Należy wpisać dane 10 – ciu fikcyjnych studentów w tabeli Student_Tabela.

Modyfikacja projektu tabeli

Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 12 z 12

Ćwiczenie 1.7

Usunąć pole Kierunek_Opis z tabeli Kierunek_Tabela.

Wstawić pole Kierunek_Wydzial przed polem Kierunek_Nazwa.

1. Wyświetlić tabelę Kierunek_Tabela, przejść na „Widok” – „Projekt”.
2. Kliknąć na selektorze pola do usunięcia (Kierunek_Opis).
3. Z menu kontekstowego wybrać „Usuń wiersze” lub nacisnąć Delete.
4. Na siatce projektowej kliknąć na nazwie pola przed które ma być wstawione nowe pole

(na nazwie Kierunek_Nazwa).

5. Z menu kontekstowego wybrać „Wstaw wiersze” i wpisać nazwę pola

(Kierunek_Wydzial) oraz ustalić jego typ (tekstowy).

6. Zapisać zmiany.