1
Egzemplarz nr.....
INFORMACJA POKONTROLNA NR 36/11/PWT PB
1
Numer kontroli
36/11/PWT PB
2
Numer i tytuł projektu
WTPB.01.03.00-72-002/09 „Oversize – Oversize Baltic”
3
Nazwa
jednostki
kontrolowanej
Akademia Morska w Szczecinie
4
Adres
jednostki
kontrolowanej
ul. Wały Chrobrego 1-2, 70-500 Szczecin
5
Termin kontroli
3-4.10.2011 r.
6
Podstawa
prawna
przeprowadzenia kontroli
Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu
Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r.
w
sprawie
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego
i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999
7
Skład
zespołu
kontrolującego
Pan Daniel Michalski – inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji
i Funduszy Europejskich – kierownik Zespołu Kontrolującego;
Pan Rafał Mańczak – starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji
i Funduszy Europejskich – członek Zespołu Kontrolującego;
Pani Małgorzata Jeż - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji
i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego;
Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale
Certyfikacji
i
Funduszy
Europejskich
-
członek
Zespołu
Kontrolującego;
8
Zakres kontroli
1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod
względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem
aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją
o przyznaniu wsparcia;
2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej,
prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz
współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie;
3) Realizacja harmonogramu rzeczowo – finansowego;
4) Sprawdzenie
wypełnienia
obowiązku
informowania
społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię
Europejską;
5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami
prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami
dotyczącymi:
a) zamówień publicznych,
2
b) prawa budowlanego,
6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych
z realizacją projektu;
7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony
środowiska i równości szans.
9
Ustalenia kontroli
Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych
dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta.
W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 14 czerwca 2011 r. do dnia 4 października 2011 r.
funkcje jn. sprawowali:
prof. dr hab. inż. kpt.ż.w. Stanisław Gucma – JM Rektor Akademii Morskiej w Szczecinie,
prof. dr hab. inż. Krzysztof Chwesiuk – Prorektor ds. Nauki Akademii Morskiej w Szczecinie,
dr inż. II of. mech Przemysław Rajewski – Prorektor ds. Nauczania Akademii Morskiej
w Szczecinie,
dr inż. kpt. ż.w. Wojciech Ślączka – Prorektor ds. Morskich Akademii Morskiej w Szczecinie,
Andrzej Durajczyk – Kanclerz Akademii Morskiej w Szczecinie,
Dorota Zujewska-Kozak – Kwestor Akademii Morskiej w Szczecinie,
prof. nadzw. dr hab. inż. Wiesław Galor – Kierownik projektu Oversize,
Przemysław Galor – Asystent Kierownika projektu Oversize,
Magdalena Markiewicz – Opiekun projektu Oversize,
Zofia Jóźwiak – Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize,
Krzysztof Woś – Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize,
Bogusz Wiśnicki – Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize,
Anna Galor – Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize,
Jakub Kornacki – Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize,
Anna Wolnowska – Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize,
Wioletta Szpak-Pawełczyk – Członek Zespołu Zarządzającego Projektem Oversize.
Teresa Bachman – Członek Zespołu Zarządzającego Projektem Oversize,
8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej
i przedmiotowej
zgodności
z
wnioskiem
aplikacyjnym
i
z
zawartą
umową
o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia.
1. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał
decyzje:
1. Umowa zawarta w dniu 14.03.2011 pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie, a Linhua
Master, przedmiot umowy – tłumaczenie artykułów naukowych z języka polskiego na język
angielski, wartość – 3.500,00 PLN brutto,
2. Umowa zawarta w dniu 01.04.2011 pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie, a LAB23
Maciej Kalczyński, przedmiot umowy – wykonanie internetowej bazy klientów danych
z systemem zarządzania kontaktami, wartość – 6.500,00 PLN brutto,
3. Umowa nr AG/DD/5/2011-2 zawarta w dniu 18.04.2011 pomiędzy: Akademią Morską
w Szczecinie, a PARTNER XXI – RESPOL Sp. Z o.o., przedmiot umowy – dostawa
materiałów biurowych, wartość – 1.609,25 PLN brutto,
4. Umowa zawarta w dniu 14.03.2011 pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie, a CUBE,
3
przedmiot umowy – wykonanie grafik modeli 3D załadunku i transportu ładunków
ponadnormatywnych, wartość – 8.300,00 PLN brutto,
5. Umowa zawarta w dniu 14.03.2011 pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie,
a Andrzejem Kryżanem, przedmiot umowy – opracowanie podręcznika pn. „Mocowanie
ładunków ponadnormatywnych w transporcie intermodalnym”, wartość – 7.000,00 PLN
brutto,
6. Umowa nr BZP/BW/14/2011 zawarta w dniu 24.05.2011 pomiędzy: Akademią Morską
w Szczecinie, a ESUS Agencja Reklamowo-Wydawnicza, przedmiot umowy – druk
publikacji projektowej, wartość – 1.890,00 PLN brutto
Ponadto w ramach realizacji projektu udzielono zleceń oraz zamówień na:
- Literaturę fachową,
- Udział w konferencji naukowo-technicznej,
- Transport,
- Organizację spotkań,
- Tłumaczenia pisemne,
- Skład komputerowy i korekta językowa publikacji projektowej,
- Wykonanie projektu okładki publikacji projektowej.
Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego
traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami
odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców (kserokopie umów
zostały załączone do raportów).
8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania
płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim
poziomie.
Ustalenia szczegółowe kontroli
a.
Wielkość wydatków kwalifikowanych dla partnera polskiego.
Dla Akademii Morskiej zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowanych
równych
120.000,00
EUR,
z
czego
wysokość
dofinansowania
stanowi
85 %. Decyzją nr 1698/SBP 2007-2013/2011/2 z dnia 07.01.2011 r. Minister Nauki
i Szkolnictwa Wyższego, przyznał Wydziałowi Inżynieryjno – Ekonomicznemu Transportu
Akademii Morskiej w Szczecinie środki finansowe w kwocie ogółem 65.786,00 PLN na
finansowanie kosztów uczestnictwa w projekcie pn. „Ładunki ponadnormatywne na Bałtyku”
realizowanym w ramach programu South Baltic Programme 2007 – 2013, akronim: OVERSIZE
BALTIC, kontrakt: Subsidy Contract Nr WTPB.01.03.00-72-002/09-20 z dnia 20.08.2009 r.
b.
Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do
wnioskowania o refundację.
Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z pięcioma Raportami partnera, w ramach których
poświadczone zostały koszty dzielone, na łączną kwotę 7.200,03 EUR. Cztery raporty w tym jeden
na kwotę 0,00 EUR zostały skontrolowane podczas kontroli w trakcie realizacji projektu w dniach
13-14.06.2011 r. Raport piąty końcowy nr
WTPB.01.03.00-72-002/09-00/08/04
za okres
01.01.2011 – 30.06.2009 został złożony na kwotę kwalifikowalną 48.995,35 EUR
z czego
refundacji podlega 85 % wydatków kwalifikowalnych w ramach realizowanego projektu. Kwota
4
wydatków kwalifikowalnych została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi
w Załącznikach nr 1 do raportu.
Partner polski przedstawił kontrolującym oryginały w/w dowodów księgowych. Dowody księgowe
zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały
zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami
Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy
Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach
2007-2013 (Załącznik nr 2 – Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów
księgowych). Wydatki umieszczone w raporcie poparte zostały wymaganymi dokumentami
potwierdzającymi realizację projektu.
c.
Sprawdzenie prawidłowości dokonywanych płatności związanych z realizacją projektu.
W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu
zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunków bankowych
należących do Beneficjenta. Beneficjent posiada wyodrębniony rachunek walutowy do
otrzymywania refundacji.
Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu.
Beneficjent jest płatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia
11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do
odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania
czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć
podatku VAT.
d.
Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej
realizowanego projektu.
Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego
projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Prowadzona jest odrębna ewidencja
księgowa kosztów wg typów działalności i ich rozliczenia oraz wprowadzono kod księgowy
przypisany do projektu - 17.
Beneficjent zarejestrował operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie księgowym,
zgodnie z dekretem, na kontach analitycznych w następujący sposób:
1. Wynagrodzenia:
- Wn (431) - wynagrodzenia – z analityką na realizowany projekt, Wn (440) – narzuty na
wynagrodzenia – świadczenia dla pracowników - z analityką na realizowany projekt / Ma (231) –
rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Ma (224) - rozrachunki z budżetem z tytułu podatku
dochodowego od osób fizycznych oraz Ma (228) – rozrachunki z budżetem z tytułu składek
ubezpieczeń społecznych,
Wn (508) - koszty funduszy strukturalnych – z analityką na realizowany projekt / Ma (490) –
rozliczenie kosztów
- Wn (231) – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Wn (224) - rozrachunki z budżetem z tytułu
podatku dochodowego od osób fizycznych, Wn (228) – rozrachunki z budżetem z tytułu składek
ubezpieczeń społecznych oraz Ma (239) – pozostałe rozrachunki / Ma (130) – rachunek bieżący.
2. Pozostałe koszty:
- otrzymanie faktury/rachunku:
Wn (411) - koszty zużycia materiałów-z zakupu, Wn (463) – podróże służbowe, Wn (429) – inne
5
usługi obce, Wn (468) – podatki i opłaty / Ma (203) – rozrachunki z dostawcami –
z analityką dla poszczególnych kontrahentów,
Wn (508) - koszty funduszy strukturalnych – z analityką na realizowany projekt / Ma (490) –
rozliczenie kosztów
- dokonanie zapłaty za fakturę:
Wn (203) – rozrachunki z dostawcami – z analityką dla poszczególnych kontrahentów / Ma (130)
– rachunek bieżący.
3. Księgowanie wpływów z tytułu dofinansowania projektu ze środków funduszy pomocowych:
Wn (137) – Rachunek bankowy środków funduszy strukturalnych / Ma (841) Rozliczenie
międzyokresowe przychodów – fundusze strukturalne.
Część krajowa i zagraniczna podróży służbowych rozliczane są osobnymi dokumentami.
Do wyceny operacji gospodarczych ujmowanych w księgach rachunkowych w trakcie roku
obrotowego przyjęto średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.
Wszystkie zapisy na kontach księgowych w ewidencji Beneficjenta pokrywają się
z przedstawionymi dowodami księgowymi.
W związku z przyznanymi środkami przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia
07.01.2011 r. nie zachodzi podwójne finansowanie.
Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego Projektu, a jako koszt inwestycji zaksięgowano kwoty
brutto wynikające z faktur dołączonych do wniosków o płatność.
8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo – finansowego.
Projekt zrealizowano zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym w ramach realizacji
projektu zorganizowano szereg spotkań między Partnerami mających na celu omówienie sposobu
realizacji projektu. Osoby odpowiedzialne za realizację projektu brały udział w różnych
konferencjach oraz seminariach naukowych zarówno krajowych jak i międzynarodowych na
których nabywali odpowiednie doświadczenie niezbędne do realizacji projektu oraz dzielili się
uzyskaną wiedzą w zakresie transportu wielkogabarytowego podczas konferencji naukowych oraz
organizując warsztaty i spotkania tematyczne (sprawozdania stanowią załącznik raportu z realizacji
projektu). W trakcie realizacji projektu zakupiono literaturę fachową, która pomocna była przy
tworzeniu polsko-angielskiej publikacji naukowej wydanej pod redakcją Wiesława Galora pn.
„Przewóz i techniki mocowania ładunków ponadnormatywnych w transporcie” będącej wynikiem
i jednocześnie podsumowaniem działań przeprowadzonych w ramach realizacji projektu
(publikacja stanowi załącznik nr 2 do akt kontroli). Stworzono również oficjalną witrynę
internetową
http://wielkigabaryt.am.szczecin.pl/
za pośrednictwem której można uzyskać
informacje związane z realizacją projektu. Realizację Projektu zakończono podpisaniem pomiędzy
Akademią Morską w Szczecinie, a Generalnym Dyrektorem Dróg Krajowych i Autostrad
w Warszawie porozumieniem z dnia 20 czerwca 2011 roku w sprawie określenia współpracy
w zakresie uruchomienia i rozwoju platformy informatycznej, która ma wspomagać proces
wydawania zezwoleń na przewóz pojazdów nienormatywnych (porozumienie stanowi załącznik nr
3 do akt kontroli).
6
8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu
realizacji Projektu przez Unię Europejską.
zakupione w ramach realizacji projektu sprzęt oraz literaturę oznaczono logiem Programu,
UE oraz informacją o dofinansowaniu (zdjęcia stanowią załącznik do informacji
pokontrolnej z kontroli w trakcie realizacji projektu),
na utworzonej w ramach realizacji projektu witrynie internetowej umieszczono informację
o dofinansowaniu projektu ze środków UE,
zamontowano tablicę pamiątkową na której zamieszczono informacje o dofinansowaniu
projektu ze środków UE (zdjęcia stanowią załącznik do informacji pokontrolnej z kontroli w
trakcie realizacji projektu),
w trakcie przeprowadzonych szkoleń oraz konferencji dopełniono obowiązku w zakresie
informowania społeczeństwa o finansowaniu projektu przez UE (materiały/sprawozdania
z przeprowadzonych szkoleń/konferencji stanowi załącznik nr 4 do akt kontroli),
publikacja wydana w ramach realizacji projektu została oznaczona logo Programu, UE oraz
zawarto informacje o dofinansowaniu (publikacja stanowi załącznik nr 2 do akt kontroli).
8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego
i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi:
a) zamówień publicznych,
Przeprowadzone zamówienia w ramach realizacji projektu zostały zrealizowane zgodnie
z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców co zostało sprawdzone
i potwierdzone na etapie kontroli administracyjnej.
b) prawa budowlanego,
W ramach realizacji projektu nie prowadzono robót budowlanych.
8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu.
Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo
Programu segregatorach, przechowywana jest zgodnie z
§ 23 zarządzenia nr 16/2009 Rektora
Akademii Morskiej w Szczecinie z dnia 13.05.2009 r. dotyczącym zasad postępowania
z projektami międzynarodowymi (załącznik do informacji pokontrolnej z kontroli w trakcie
realizacji projektu).
Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego.
8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości
szans.
W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane
w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska.
10
Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości
Nie stwierdzono uchybień/nieprawidłowości
7
................................................................................................
...............................................................................................
(Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)
........................................................................
Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej
Szczecin, dnia
.....................................................
..............................................................................................
(Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej)
Miejsce, data
.....................................................
8