Tytuł: CIO - IT Governance

Data: 04.2008

Autor: Lubomir Stojek

Narzędzia wspierające zarządzanie portfelem

projektów w Project Management Office (PMO)

Jedną z podstawowych funkcji PMO jest ustalenie standardów i praktyk przedsiębiorstwa
zapewniających m.in. odpowiednią kontrolę skuteczności i efektywności realizacji projektów,
wybór projektów wspierających realizację celów strategicznych firmy oraz zarządzanie nimi.

Lubomir Stojek

Istotnym elementem funkcjonowania PMO jest informowanie o rezultatach projektów członków kadry zarządczej,

współpraca z zespołami projektowymi, a w szczególności z kierownikami projektów w celu zaadresowania i

akcentowania istotnych kwestii. Procesy w PMO obejmują zarówno zarządzanie finansowe projektami, jak i proces

kontroli, zapewniające ciągły nadzór nad realizacją przedsięwzięć w odniesieniu do zatwierdzonego budżetu,

zaplanowanego czasu i zasobów.

Biorąc pod uwagę powyższe elementy, wskazujące na kompleksowość, złożoność i zmienność środowiska zarządzania

projektami, istotnym etapem budowy PMO jest wdrożenie systemu informatycznego, który ma automatyzować

realizację procesów funkcjonujących w ramach biura, w tym zapewnić odpowiednią komunikację i kontrolę

skuteczności oraz efektywności realizacji przedsięwzięć. Takim systemem jest HP PPM Center.

KORZYŚCI STOSOWANIA OPROGRAMOWANIA DO ZARZĄDZANIA PORTFELEM PROJEKTÓW

Oprogramowanie HP PPM Center automatyzuje i standaryzuje proces zarządzania portfelem projektów oraz

zarządzania projektem w przedsiębiorstwie. Pomaga szybciej odpowiadać na zasadnicze pytania związane z procesem

zarządzania portfelem projektów, takie jak:

• Czy realizujemy właściwe projekty?

• Czy inwestujemy w odpowiednie obszary zgodnie ze strategią przedsiębiorstwa?

• Czy dysponujemy wystarczającymi zasobami do realizacji wytyczonych przedsięwzięć?

• Jakie będą skutki (budżet, wykorzystanie zasobów) przyjęcia do realizacji konkretnego zbioru projektów?

JAK TO DZIAŁA?

System HP PPM ma budowę modułową. Na rysunku przedstawione przedstawione są wszystkie komponenty

funkcjonalne wchodzące w skład systemu HP PPM. Moduły funkcjonalne korzystają ze wspólnej platformy usługowej,

tzw. Foundation, która zapewnia między innymi dostęp do centralnego repozytorium danych w bazie Oracle czy usługi

związane z zarządzaniem bezpieczeństwem i uprawnieniami.

DEMAND MANAGEMENT

Moduł Demand Management jest punktem, do którego trafiają wszystkie inicjatywy. Każda inicjatywa, która trafia do

systemu HP PPM w postaci zgłoszenia, przetwarzana jest zgodnie ze zdefiniowanym dla danego typu zgłoszenia

procesem (ang. workflow).

Zgłoszenia wprowadzane do systemu przez użytkowników są kategoryzowane. Inicjatywy strategiczne zgodnie z

przypisanym procesem definiującym ich cykl życia podlegają wstępnej ocenie wykonywalności i ocenie finansowej. W

kolejnych krokach następuje bardziej szczegółowa ich ocena i priorytetyzacja.

System HP PPM realizuje funkcje Portfolio Management, wspomagając proces podejmowania decyzji o włączeniu

inicjatywy do portfela aktywnych przedsięwzięć na bazie wykonanej priorytetyzacji i porównania z innymi elementami

portfela, takim jak inne inicjatywy czy aktywne projekty.

W obszarze Program Management Office system wspomaga zarządzanie aktywnymi projektami poprzez

monitorowanie zasobów ludzkich, kosztów, aktualizację planów i budżetów oraz raportowanie postępu prac w

projektach. W szczególnym przypadku, gdy mamy do czynienia z przedsięwzięciem związanym np. z wprowadzeniem

poprawki do oprogramowania, system HP PPM nadzoruje proces wykonania testów poprzez integrację z HP Quality

Center oraz może wykonać automatyczną instalację poprawki w środowisku produkcyjnym.

PROJECT MANAGEMENT

Moduł Project Management jest w pełni funkcjonalnym i autonomicznym narzędziem do zarządzania projektami,

całkowicie dostępnym za pomocą przeglądarki WWW. Wszystkie czynności wykonywane przez kierownika projektu,

począwszy od planowania zapotrzebowania na zasoby, ustalania budżetu czy tworzenia planu prac w projekcie, a

następnie wprowadzania aktualizacji, mogą być wykonane bezpośrednio w HP PPM Center. W repozytorium

przechowywany jest oryginalny zatwierdzony plan projektu, tzw. baseline. Z upływem czasu, gdy zakres

przedsięwzięcia podlega modyfikacjom, kierownik ma możliwość monitorowania zmian stanu projektu względem

harmonogramu bazowego i kosztów w stosunku do tego, co jest w oryginalnym planie.

Mechanizm ten zapewnia kontrolę i

zachowanie pełnej integralności projektu

oraz wszystkich jego elementów. Dzięki

zastosowaniu

zestawienia

widoku

tabelarycznego z widokiem grafów Gantta,

mamy możliwość kontrolowania bieżącego

harmonogramu projektu oraz stopnia jego

realizacji (rys. 2).

PORTFOLIO MANAGEMENT

Moduł Portfolio Management wspomaga

optymalne równoważenie portfela

składającego się z inicjatyw oraz aktywnych

projektów zgodnie z celami strategicznymi

przedsiębiorstwa.

Każda inicjatywa czy projekt podlega ocenie

i priorytetyzacji zgodnie z regułami

wypracowanymi w przedsiębiorstwie. W

wyniku analiz What If, które można

przeprowadzać w module Porfolio

Management, planowany jest optymalny

wariant portfela równoważący potencjalne

korzyści oraz posiadane przez firmę zasoby.

W module Porfolio Management dostępne

są raporty w postaci wykresów

wielowymiarowych. Na rysunku 3

przedstawiony został przykładowy raport

czterowymiarowy dla portfela aktywnych

projektów. Na osi poziomej widzimy wartość

projektu, na osi pionowej ryzyko. Wielkość

każdego koła oznacza budżet, a kolor to

departament będący sponsorem danego

projektu.

PROGRAM MANAGEMENT

Program Management jest modułem, w

którym wyznaczeni kierownicy mogą

zarządzać portfelem programów i

projektów. Oto cele implementacji modułu

Program Management:

• zapewnienie zgodności projektów z celami

biznesowymi;

• eliminacja duplikujących się inicjatyw;

• poprawa wydajności operacyjnej;

• prawidłowe wykorzystanie zasobów;

• zagwarantowanie realizacji zadań na czas

i w ramach zaplanowanego budżetu.

Program jest zbiorem projektów i

związanych z nimi zagadnień, takich jak

ryzyko, zmiany zakresu w projektów czy

obsada stanowisk w projekcie.

TIME MANAGEMENT

Moduł Time Management jest

podstawowym i codziennym interfejsem

pracy dla wszystkich zatrudnionych w dziale IT, którzy rejestrują swój czas. Służy on do ciągłej rejestracji

wykonywanych zadań przy pomocy arkuszy czasu. Na tej podstawie kierownik projektu może oszacować opóźnienia

pojawiające się w realizowanych projektach w stosunku do założonego wcześniej terminu. Arkusz czasu wypełniony i

wysłany do akceptacji może być zaaprobowany lub odrzucony. Informacje z "zamrożonych" arkuszy, które nie są już

modyfikowane, mogą zostać użyte w zewnętrznych systemach billingowych i finansowych, np. w celu wyliczenia

obciążenia finansowego klienta za wykonane dla niego prace.

FINANCIAL MANAGEMENT

Moduł Financial Management zintegrowany z pozostałymi modułami PPM pozwala na:

• używanie reguł kosztowych, np. dla danego zasobu, w celu wyliczenia kosztów pracy;

• stosowanie rozliczeń kosztów w wielu walutach, co ma znaczenie dla organizacji posiadających zasoby lub

wykonujących prace dla klientów w różnych regionach;

• tworzenie i monitorowanie budżetów na poziomie projektu, programu lub organizacji;

• śledzenie aktualnych kosztów.

Resource Management

Moduł Resource Management pozwala w sposób optymalny zarządzać zasobami ludzkimi zaangażowanymi w

realizowane przez firmę przedsięwzięcia. Moduł ten posiada następujące funkcjonalności:

• definiowanie ról (ang. roles) oraz umiejętności (ang. skills);

• utrzymanie bazy zasobów ludzkich i powiązań między nimi;

• stopień wykorzystania zasobów w różnych projektach;

• planowanie zasobów;

• zgłaszanie zapotrzebowania na zasoby.

Zarządzanie zasobami zgodnie z najlepszymi praktykami HP opiera się na rozdzieleniu funkcji kierownika zasobów

(ang. resource manager) od funkcji kierownika projektu. Kierownik projektu zgłasza zapotrzebowanie na zasoby (ang.

staffing profile), definiując w zgłoszeniu, m.in., jakich specjalistów i ilu w danych okresach będzie potrzebował,

zgodnie z harmonogramem prac w projekcie.

System informatyczny HP PPM umożliwia również analizę obciążenia puli zasobów i porównanie zgłoszonego

zapotrzebowania na zasoby (ang. total forecast) z jej pojemnością puli (ang. total capacity).

Kierownik zatwierdza lub odrzuca zgłoszenie zapotrzebowania na zasób, przypisując na przykład konkretną osobę z

imienia i nazwiska. W przypadku przekroczenia 100% obciążenia zasobu w danym okresie rozliczeniowym system

informuje kierownika o tym fakcie. Na rysunku widać, że zasób w osobie Dariusza Malinowskiego przeciążony jest w

grudniu o 0, 22 FTE (ang. Full Time Equivalent).

Istnieje również możliwość bardziej szczegółowego przyjrzenia się, jak rozkłada się obciążenie danego zasobu w

danym czasie i kiedy występuje przeciążenie (ang. overallocation).

PODSUMOWANIE

Centrum zarządzania portfelem projektów zapewnia bieżące informacje na temat zadań strategicznych i operacyjnych,

w tym projektów w toku, inicjatyw w trakcie analizy i wszystkich pozostałych prac. System wspiera optymalizację

portfela poprzez szybkie identyfikowanie projektów, które zapewnią najszybszy zwrot z inwestycji (ROI) oraz realizację

celów strategicznych przedsiębiorstwa.

EKSPERT DS. OPROGRAMOWANIA BUSINESS TECHNOLOGY OPTIMISATION, HEWLETT-PACKARD POLSKA

PRZYPISY
1 Gartner, "Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management, 2007", Matt Light i Daniel Stang, 15 czerwca 2007.

Gartner zaliczył HP w poczet liderów rynku informatycznego w zakresie zarządzania projektami i ofertą IT1.

Podstawowym warunkiem kwalifikującym jest zintegrowane podejście do zarządzania zasobami, czasem i kosztami.

Według firmy Gartner, liderzy wyróżniają się względnie wysokimi ocenami w wielu obszarach, cechuje ich duży

potencjał w najważniejszych aspektach, takich jak zaawansowane zarządzanie planowaniem zadań, zasobami i

kosztami. Ich produkty często zmierzają ku rozwiązaniom bardziej całościowym, np. oferując możliwości

monitorowania procesów i decyzji z poziomu narzędzi do zarządzania obsługą procesów informatycznych oraz cyklem

eksploatacji aplikacji (ALM - Application Lifecycle Management). "Fakt, że największe przedsiębiorstwa uznają

zarządzanie projektami i ofertą za najważniejszy czynnik planowania i kontroli procesów informatycznych, uświadomił

także mniejszym firmom wartość rozwiązań PPM" - napisano w raporcie Gartner. "Jesteśmy świadkami

postępującego zintegrowania oferty, obsługi procesów informatycznych oraz funkcji zarządzania cyklem eksploatacji

aplikacji w jedno spójne rozwiązanie do planowania i kontroli procesów informatycznych (ITPC - IT Planning and

Control)".

Korzyści funkcjonalne związane z implementacją HP PPM Center:

• centralne repozytorium danych o projektach;

• pojedynczy i współdzielony mechanizm inicjowania i identyfikacji nowych projektów;

• wsparcie i automatyzacja oceny i klasyfikacji inicjatyw;

• wsparcie dla procesu podejmowania decyzji o włączaniu inicjatyw do portfela;

• automatyzacja procesu analizy portfela;

• wsparcie procesu równoważenia portfela, składającego się z inicjatyw oraz aktywnych projektów zgodnie z celami

strategicznymi przedsiębiorstwa;

• wsparcie procesu centralnego zarządzania zasobami w firmie;

• usprawnienie procesu alokacji i realokacji zasobów;

• usprawnienie zarządzania budżetami;

• szybsza identyfikacja i automatyczna komunikacja zagrożeń związanych z realizacją projektów;

• wsparcie dla procesu standaryzacji procedur zarządzania portfelem projektów.