Zwi
ą
zek Harcerstwa Polskiego
Główna Kwatera
Instrukcja
finansowa obozu
Warszawa, maj 2005 r.
„Instrukcja finansowa obozu”
uchwalona
przez Główn
ą
Kwater
ę
ZHP uchwał
ą
nr 58/2003
z dnia 24 kwietnia 2003 r.
obowi
ą
zuje od dnia uchwalenia
uchwał
ą
107/2004 z dnia 13 maja 2004 r.
oraz uchwał
ą
159/2005 z dnia 20 kwietnia 2005 r
obowi
ą
zuj
ą
c
ą
od 1 maja 2005 r.
3
2
zał
ą
cznik
do Uchwały GK ZHP
nr 58/2003 z dnia 24 kwietnia 2003 r.
uchwały nr 107/2004 z dnia 13 maja 2004 r.
uchwały nr 159/2005 z dnia 20 kwietnia 2005 r.
Instrukcja finansowa obozu
Rozdział I
Podstawa prawna
(stan prawny na dzie
ń
15 kwietnia 2005 r.)
1.1.
Ustawa o rachunkowo
ś
ci z dnia 29 wrze
ś
nia 1994 r. (Dz. U. Nr 76 poz. 694 z
2002 r. tekst jednolity).
1.2.
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
(Dz. U. Nr 54 poz. 654 z 2000 r. tekst jednolity z pó
ź
n. zm. w tym ostatnia Dz.
U. z 2004 r. Nr 254 poz. 2533).
1.3.
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
(Dz. U. Nr 14 poz. 176 z 2000 r. tekst jednolity z pó
ź
n. zm. w tym ostatnia Dz.
U. z 2004 r. Nr 263 poz. 2619).
1.4.
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54
poz. 535).
1.5.
Ustawa z dnia 13 pa
ź
dziernika 1998 r. w sprawie systemu ubezpiecze
ń
społecznych (Dz. U. Nr 137 poz. 887 z pó
ź
n. zm.).
1.6.
Ustawa z dnia 23 stycznia 2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu w
Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz. U. Nr 43 z pó
ź
n. zm.).
1.7.
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu
Ubezpiecze
ń
Społecznych (tekst jednolity z 2004 r. Dz. U. Nr 39 poz. 353).
1.8.
Rozporz
ą
dzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie
warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów u
ż
ywania do
celów słu
ż
bowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie
b
ę
d
ą
cych własno
ś
ci
ą
pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271).
1.9.
Ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. 155 poz.
1014 z pó
ź
n. zm.).
1.10. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie
ń
publicznych (Dz. U. z
2004 r. Nr 19 poz. 117).
1.11. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalno
ś
ci po
ż
ytku publicznego i
wolontariacie (Dz. U. z 2003 r. Nr 96 poz. 873).
Rozdział II.
Postanowienia ogólne
2.1. Informacje wst
ę
pne
Formy organizacyjne Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej, zadania harcerskich
komend oraz inne sprawy organizacyjne okre
ś
la „Instrukcja
organizacyjna
Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej”.
4
Je
ż
eli w niniejszej instrukcji mówi si
ę
o „obozie”, oznacza to równocze
ś
nie
inne formy organizacyjne akcji letniej i zimowej, np. koloni
ę
zuchow
ą
, zimowisko,
stanic
ę
NAL.
Instrukcja obowi
ą
zuje wszystkich organizatorów obozów.
2.2. Zasady zatwierdzania obozu
Plany finansowe obozów zatwierdza komendant chor
ą
gwi lub osoba
przez niego upowa
ż
niona.
2.3. Planowanie akcji letniej/ zimowej
Planowanie akcji letniej/ zimowej odbywa si
ę
we wszystkich jednostkach
organizacyjnych
ZHP.
Przy
planowaniu
ogólnej
kwoty
wydatków,
nale
ż
y
uwzgl
ę
dni
ć
wszystkie koszty ponoszone przez organizatorów, a w szczególno
ś
ci:
•
koszty przygotowania akcji,
•
koszty bezpo
ś
rednie planowanych obozów,
•
koszty likwidacji obozu,
•
koszty utrzymania i konserwacji baz obozowych i sprz
ę
tu w czasie trwania
obozu, wydatki osobowe oraz koszt zakupu sprz
ę
tu i wyposa
ż
enia w celu
wymiany zniszczonego.
Harcerskie
komendy
w
ramach
posiadanych
pełnomocnictw
składaj
ą
wła
ś
ciwym jednostkom o
ś
wiatowym, samorz
ą
dowym i innym, ofert
ę
organizacji
wypoczynku dzieci i młodzie
ż
y oraz wniosek o dotacj
ę
na ten cel w terminach
umo
ż
liwiaj
ą
cych ich rozpatrzenie.
Wnioski powinny zawiera
ć
informacje wymagane przez organ udzielaj
ą
cy
dotacji oraz numer i nazw
ę
konta bankowego, na które nale
ż
y dokona
ć
przelewu
przyznanej kwoty.
Je
ż
eli
członkowie
dru
ż
yny
lub
szczepu
b
ę
d
ą
uczestnikami
obozów
organizowanych przez komend
ę
hufca, to planowaniem tych obozów zajmuje si
ę
komenda hufca. Dru
ż
yna lub szczep zgłasza liczb
ę
uczestników poszczególnych
obozów i realizuje zadania ustalone przez komend
ę
hufca.
Je
ż
eli dru
ż
yna /szczep organizuje samodzielny obóz, to wykonuje takie same
czynno
ś
ci zwi
ą
zane z planowanym obozem jak komenda hufca, a tak
ż
e dokonuje
rekrutacji uczestników, zapewnia kadr
ę
i sprz
ę
t, stara si
ę
o
ś
rodki finansowe.
Wniosek
dru
ż
yny /szczepu o dotacj
ę
nale
ż
y zło
ż
y
ć
do komendy
hufca
w terminie i formie ustalonej przez komend
ę
hufca.
2.4. Opracowanie planu finansowego obozu
Plan finansowy obozu sporz
ą
dza komendant obozu (według wzoru nr 1). Do
opracowania
planu
finansowego
obozu
przyst
ę
puje
si
ę
po
ustaleniu
nast
ę
puj
ą
cych danych:
•
liczby uczestników,
•
liczby kadry oraz warunków jej zatrudnienia na obozie,
•
czasu trwania obozu (liczby dni),
•
liczby osobodni wynikaj
ą
cej z przemno
ż
enia liczby osób przez liczb
ę
dni
trwania obozu ogółem, w tym oddzielnie dla uczestników i oddzielnie dla
kadry,
•
miejsca obozowania,
5
•
programu wynikaj
ą
cego z charakteru obozu (szkoleniowy, zdrowotny,
stały, w
ę
drowny itp.).
Po ustaleniu
ź
ródeł finansowania planuje si
ę
koszty obozu obliczaj
ą
c kwoty
szczegółowe według rodzajów podanych ni
ż
ej oraz we wzorze nr 1:
Lp.
Rodzaje kosztu
Konta kosztowe
1.
Wy
ż
ywienie
5.. /401/01
2.
Zu
ż
ycie materiałów
5.. /401
3.
Opłaty komunalne
5.. /402
4.
Usługi obce
5.. /403
5.
Wynagrodzenia bezosobowe
5.. /405
6.
Ubezpieczenia społeczne i inne
ś
wiadczenia
5.. /406
7.
Podró
ż
e słu
ż
bowe
5.. /407
8.
Pozostałe koszty
5.. /410
9.
Pozostałe koszty operacyjne
761
Szczegółowe omówienie kosztów podano w Rozdziale IV –
„Koszty
Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej”
Ustalona suma kosztów podzielona przez liczb
ę
uczestników, stanowi koszt
pobytu na obozie jednego uczestnika.
Obowi
ą
zkiem organizatora obozu jest stosowanie takich rozwi
ą
za
ń
organizacyjno-programowych, które:
– zapewniaj
ą
uczestnikom mo
ż
liwie najlepsze warunki,
– stanowi
ą
przykład oszcz
ę
dnego i racjonalnego gospodarowania,
– gwarantuj
ą
bezpiecze
ń
stwo uczestników.
Przychody
obozu
planujemy
w
wysoko
ś
ci
ogólnej
sumy
kosztów.
Plan przychodów sporz
ą
dza si
ę
w układzie podanym we wzorze nr 1 planu
finansowego.
Dopuszcza si
ę
ustalanie kosztów zakwaterowania i wy
ż
ywienia w wariancie
kalkulacyjnym.
1. Sposób kalkulacji kosztów zakwaterowania:
- opłaty komunalne – woda, energia, gaz,
ś
cieki, wywóz nieczysto
ś
ci,
-
personel techniczny- sprz
ą
taczki, magazynier, kwatermistrz, piel
ę
gniarka,
-
ś
rodki czysto
ś
ci,
-
olej opałowy, w
ę
giel itp.,
-
ubezpieczenie,
-
koszty
grupy
kwatermistrzowskiej
(odpowiedzialnej
za
postawienie
namiotów, uruchomienie kuchni i toalet itp. oraz zako
ń
czenie obozu),
-
wynajem kontenerów i innych,
-
inne.
2. Sposób kalkulacji kosztów wy
ż
ywienia:
-
koszty produktów (stawka),
-
koszty personelu,
-
opłaty komunalne – woda, energia, gaz,
ś
cieki,
6
-
ś
rodki czysto
ś
ci,
-
inne koszty transportu, zaopatrzenia.
Komendant obozu jest osobi
ś
cie odpowiedzialny za zgromadzenie wszystkich
ś
rodków finansowych przed rozpocz
ę
ciem obozu.
Do planu finansowego obozu nale
ż
y zał
ą
czy
ć
nast
ę
puj
ą
ce dokumenty
potrzebne do jego zatwierdzenia:
1) imienny wykaz kadry przewidzianej do zatrudnienia na obozie z podaniem
stanowisk, formy zatrudnienia i wysoko
ś
ci wynagrodzenia oraz kadry
pełni
ą
cej funkcje społecznie, przewidzianej do zwolnienia z odpłatno
ś
ci za
wy
ż
ywienie,
2)
list
ę
uczestników obozu /kolonii (na placówce letniego lub zimowego
wypoczynku
musi
znajdowa
ć
si
ę
lista
odpłatno
ś
ci
uczestników
z
zaznaczeniem kwoty odpłatno
ś
ci i numeru przyj
ę
cia lub wpływu wpłaty –
według wzoru nr 3),
3) umowy o wynaj
ę
cie lub u
ż
yczenie samochodu do celów zaopatrzenia (wzór
nr 4 lub 4a).
Plan finansowy zatwierdzaj
ą
osoby upowa
ż
nione przez komendanta
chor
ą
gwi.
Za terminowe rozliczenie obozu odpowiedzialny jest komendant
obozu, a z tytułu nadzoru organizator obozu.
Rozdział III.
Przychody Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
3.1. Przychodami Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej s
ą
:
1) odpłatno
ść
uczestników,
2)
ś
rodki publiczne (z administracji rz
ą
dowej i samorz
ą
dowej),
3)
wpłaty pracodawców rodziców lub opiekunów,
4) fundusze własne jednostek harcerskich,
5) darowizny,
6) inne wpływy.
1) Odpłatno
ść
uczestników
Wysoko
ść
odpłatno
ś
ci ustala organizator obozu w zale
ż
no
ś
ci od kosztów
obozu, zgromadzonych
ś
rodków własnych i sytuacji materialnej rodziców.
W przypadkach szczególnych organizator obozu mo
ż
e cz
ęś
ciowo lub
w cało
ś
ci zwolni
ć
uczestnika obozu z wnoszenia odpłatno
ś
ci zapewniaj
ą
c
ś
rodki
finansowe na jego pobyt z innych
ź
ródeł. Decyzj
ę
w tej sprawie nale
ż
y doł
ą
czy
ć
do rozliczenia obozu.
Odpłatno
ść
ustalon
ą
przez organizatora za pobyt dziecka na obozie rodzice
lub opiekunowie zobowi
ą
zani s
ą
wpłaci
ć
do kasy lub na konto organizatora przed
wyjazdem dziecka na obóz.
2)
Ś
rodki publiczne
Harcerskie komendy mog
ą
otrzyma
ć ś
rodki finansowe ze
ś
rodków publicznych
(z administracji rz
ą
dowej i samorz
ą
dowej) w formie dotacji na realizacj
ę
zada
ń
zleconych lub inne, na podstawie wcze
ś
niej zło
ż
onych wniosków zgodnie z
7
przepisami Ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 z 1998 r. z pó
ź
n.
zm.).
Organizator obozu, w ramach otrzymanej dotacji i kryteriów okre
ś
lonych przez
dotuj
ą
cego, decyduje o wysoko
ś
ci dopłaty indywidualnej do poszczególnych
uczestników.
3) Wpłaty pracodawców rodziców lub opiekunów
Pracodawca powinien dokona
ć
przelewu pieni
ę
dzy ze
ś
rodków Zakładowego
Funduszu
Ś
wiadcze
ń
Socjalnych na podstawie pisma organizatora informuj
ą
cego
o zakwalifikowaniu dziecka jego pracownika na konkretny obóz wraz z podaniem
pełnego kosztu uczestnictwa i mo
ż
liwo
ś
ci ewentualnych potr
ą
ce
ń
w przypadku
rezygnacji dziecka z pobytu na tym obozie (wzór nr 5).
4) Fundusze własne organizatora
Organizatorzy uprawnieni s
ą
do gromadzenia
w ci
ą
gu roku
ś
rodków
finansowych na pokrycie kosztów pobytu swoich członków na obozach. Tymi
ś
rodkami mog
ą
by
ć
dobrowolne składki rodziców, darowizny, wpłaty rad rodziców
lub kół przyjaciół harcerstwa. Mog
ą
to by
ć
tak
ż
e dochody
z podejmowanych przez dru
ż
yny prac zarobkowych.
5) Darowizny
a) Darowizny pieni
ęż
ne dziel
ą
si
ę
na:
-
darowizny od osób prawnych,
-
darowizny od osób fizycznych.
Darowizny pieni
ęż
ne mog
ą
by
ć
przyjmowane w formie przelewów na konta
bankowe.
b) Darowizny rzeczowe
Dary
ż
ywno
ś
ciowe wycenione, traktuje si
ę
tak samo jak zakupion
ą
ż
ywno
ść
.
Warto
ść ż
ywno
ś
ci otrzymanej na podstawie protokółu wpisuje si
ę
na stan
magazynowy jako przychód a nast
ę
pnie jako koszty wy
ż
ywienia w rozchodach.
Dary nie wycenione powinny by
ć
wycenione przez komisj
ę
, powołan
ą
przez
komendanta obozu i traktowane jak wy
ż
ej.
Dary rzeczowe w postaci wyposa
ż
enia, po dokonaniu wyceny jak wy
ż
ej,
nale
ż
y zaewidencjonowa
ć
w ksi
ąż
ce inwentarzowej pomocniczej i przekaza
ć
po
zako
ń
czeniu obozu organizatorowi, wraz z protokołami lub innymi dokumentami
potwierdzaj
ą
cymi fakt otrzymania darowizny, celem uj
ę
cia w ewidencji ksi
ę
gowej
chor
ą
gwi.
Materiały,
ś
rodki czysto
ś
ci, wydawnictwa, dary rzeczowe (np. na nagrody)
nale
ż
y przyj
ąć
komisyjnie i rozliczy
ć
ich wykorzystanie.
6) Inne wpływy
Inne wpływy to np. odpłatno
ść
kadry za wy
ż
ywienie, wpływy
z prowadzenia działalno
ś
ci odpłatnej przy obozach (np. hoteliki, gastronomia,
parkingi) dla osób spoza obozu.
3.2. Finansowanie obozu
Po zatwierdzeniu planu finansowego organizator wypłaca zaliczk
ę
do
wysoko
ś
ci wydatków płatnych gotówk
ą
.
8
Obóz mo
ż
e posiada
ć
rachunek bankowy otwarty na czas jego trwania.
Otwarcie rachunku bankowego wymaga zgody komendanta chor
ą
gwi i skarbnika
lub osób przez nich upowa
ż
nionych.
Przy posiadaniu rachunku bankowego rachunki płatne przelewem mog
ą
by
ć
opłacone z tego konta.
Na wzorach podpisów wymagane jest upowa
ż
nienie co najmniej dwóch osób
do dysponowania
ś
rodkami finansowymi obozu.
Komendant obozu dysponuje
ś
rodkami finansowymi oraz ponosi pełn
ą
odpowiedzialno
ść
za ich prawidłowe wydatkowanie. Komendant obozu składa do
komendy
hufca
/chor
ą
gwi
pisemne
zobowi
ą
zanie
(wzór
nr
2)
z
tytułu
odpowiedzialno
ś
ci materialnej za powierzony maj
ą
tek ZHP w gotówce i sprz
ę
cie
obozowym, niezale
ż
nie od odpowiedzialno
ś
ci innych członków kadry obozu.
Je
ż
eli kadra obozu składa si
ę
jedynie z komendanta i kwatermistrza, to do
obowi
ą
zków komendanta nale
ż
y równie
ż
prowadzenie ksi
ąż
ki kasowej obozu i
rejestru zakupu i zapłat podatków i składek ZUS płatnych przelewem (wzór nr 17)
wraz z dokumentacj
ą ź
ródłow
ą
; natomiast przy zwi
ę
kszonym stanie kadry obozu
czynno
ś
ci te mo
ż
e wykona
ć
inna upowa
ż
niona osoba.
3.3. Ksi
ąż
eczka oszcz
ę
dno
ś
ciowa
Zgodnie z prawem bankowym jednostki ZHP mog
ą
korzysta
ć
z posiadanych
ksi
ąż
eczek PKO, a
ż
do ich wyczerpania.
Ksi
ąż
eczk
ę
oszcz
ę
dno
ś
ciow
ą
, która z ró
ż
nych wzgl
ę
dów nie mo
ż
e by
ć
dłu
ż
ej
wykorzystywana, nale
ż
y zło
ż
y
ć
w banku w celu likwidacji, podaj
ą
c równocze
ś
nie
numer konta, na które bank przeka
ż
e naliczone kwoty odsetek.
Fakt kradzie
ż
y ksi
ąż
eczki nale
ż
y natychmiast zgłosi
ć
wystawcy.
Rozdział IV.
Koszty Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej
Na koszty Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej składaj
ą
si
ę
:
4.1. Koszty organizacji akcji
Obejmuj
ą
wydatki na: szkolenie kadry obozu, przygotowanie materiałów
programowych i druków, niezb
ę
dnych do prowadzenia obozów, wyjazdy grupy
kwatermistrzowskiej przed i po obozie, magazynowanie i konserwacj
ę
sprz
ę
tu
obozowego. Koszty
rozlicza
si
ę
w
czasie
ich
ponoszenia
w
jednostce
organizacyjnej, w której powstały.
4.2.
Wydatki na sprz
ę
t obozowy
Obejmuj
ą
koszty zakupu wszelkiego sprz
ę
tu, niezb
ę
dnego do prowadzenia
obozu oraz konserwacj
ę
sprz
ę
tu ju
ż
posiadanego, np. namiotów, sprz
ę
tu
noclegowego, kuchennego,
ś
wietlicowego, sportowego.
Zakupiony sprz
ę
t przed wydaniem do u
ż
ytkowania nale
ż
y trwale oznakowa
ć
.
Ś
rodki trwałe o warto
ś
ci powy
ż
ej 3500 zł, powinny by
ć
wpisane do ksi
ąż
ki
inwentarzowej jednostki sporz
ą
dzaj
ą
cej bilans, na podstawie przedło
ż
onej
kserokopii faktury ich zakupu, a tak
ż
e wpisane na odwrotnej stronie protokołu
(wzór nr 7) u organizatora obozu. Oryginał faktury pozostaje przy dowodzie
zapłaty.
9
Wpisaniu do ww. protokołu podlega tak
ż
e sprz
ę
t zakupiony podczas obozu o
warto
ś
ci jednostkowej od 50–3500 zł wł
ą
cznie, zaliczony w ci
ęż
ar kosztów obozu
(wzór nr 7) u organizatora obozu. Zamiast wpisu do protokołu organizator mo
ż
e
prowadzi
ć
pomocnicz
ą
ksi
ę
g
ę
inwentarzow
ą
przekazywan
ą
do chor
ą
gwi po
zako
ń
czeniu obozu.
Składniki niskocenne o warto
ś
ci od 50–3500 zł wł
ą
cznie, wpisuje si
ę
do
odr
ę
bnej ksi
ąż
ki inwentarzowej, prowadzonej w chor
ą
gwi jako ewidencja
analityczna do zapisów ksi
ę
gowych ewidencji pozabilansowej konta 091. Zapisów
tych dokonuje si
ę
na podstawie dokumentacji z rozliczenia obozu.
4.3.
Koszty według klasyfikacji analitycznej wyszczególnione w planie i
sprawozdaniu finansowym obozu
Konta zespołu 4 według rodzajów:
01 - koszty działalno
ś
ci statutowej nie stanowi
ą
cej działalno
ś
ci po
ż
ytku
publicznego
02 - koszty działalno
ś
ci gospodarczej
03 - koszty działalno
ś
ci statutowej odpłatnej po
ż
ytku publicznego
04 - koszty działalno
ś
ci statutowej nieodpłatnej po
ż
ytku publicznego
Konta zespołu 5 według typów działalno
ś
ci statutowej, po
ż
ytku publicznego
511 – koszty działalno
ś
ci statutowej odpłatnej po
ż
ytku publicznego
521 – koszty działalno
ś
ci statutowej nie stanowi
ą
cej po
ż
ytku publicznego
541 – koszty działalno
ś
ci statutowej nieodpłatnej po
ż
ytku publicznego
543 – koszty działalno
ś
ci finansowanej z odpisu podatkowego 1%
-
01- koszty działalno
ś
ci odpłatnej po
ż
ytku publicznego
-
02- koszty działalno
ś
ci nieodpłatnej po
ż
ytku publicznego
Konto
401
Zu
ż
ycie materiałów
401/01
Artykuły
ż
ywno
ś
ciowe na wy
ż
ywienie kadry i uczestników –
to wydatki na wy
ż
ywienie kadry i uczestników według dowodów zakupu.
Na wszystkich obozach, wydatki na wy
ż
ywienie realizowane s
ą
na
podstawie dokumentów zakupu (faktur VAT, faktur VAT RR, rachunków).
401
Na tym koncie ujmuje si
ę
zakup niskocennych składników maj
ą
tkowych o
warto
ś
ci od 50–3500 zł wł
ą
cznie.
Zakup materiałów biurowych, czasopism, ksi
ąż
ek, leków,
ś
rodków czysto
ś
ci,
materiałów opatrunkowych, opału, paliwa, materiałów do konserwacji.
Obejmuje tak
ż
e zakup nagród rzeczowych, wr
ę
czanych uczestnikom podczas
organizowanych konkursów, zawodów sportowych itp.
W przypadku posiadania
ś
rodków mo
ż
liwe jest przyznanie kadrze obozu
(wolontariuszom) nagrody rzeczowej do wysoko
ś
ci 200 zł.
402
Opłaty komunalne
W tej pozycji ujmowane b
ę
d
ą
opłaty za dostaw
ę
energii elektrycznej,
wody i gazu dla obozu, opłaty zwi
ą
zane z u
ż
ytkowaniem lokalu
komunalnego, o
ś
rodka harcerskiego, wywóz nieczysto
ś
ci.
10
403
Usługi obce (transport)
Usługi transportowe s
ą
to koszty przewozu uczestników, sprz
ę
tu obozowego i
ż
ywno
ś
ci. Podstaw
ę
rozliczenia wydatków stanowi
ą
zbiorowe bilety PKP, rachunki za
najem samochodów prywatnych zgodnie z umow
ą
(wzór nr 4) oraz rachunki za inne
przewozy.
Remonty, konserwacja urz
ą
dze
ń
i sprz
ę
tu – koszty z tego tytułu ponosz
ą
jednostki organizacyjne ZHP, posiadaj
ą
ce stałe bazy obozowe. S
ą
to wydatki na
konserwacj
ę
i remonty bie
żą
ce oraz naprawy i konserwacj
ę
sprz
ę
tu.
Pozostałe usługi – s
ą
to koszty usług poligraficznych, pralniczych opłaty pocztowe,
telefoniczne, itp.
Koszty wy
ż
ywienia – s
ą
to koszty wy
ż
ywienia uczestników obozów, kolonii,
zimowisk w zakładach gastronomicznych, obcych o
ś
rodkach.
405
Wynagrodzenia bezosobowe
S
ą
to kwoty
z tytułu umów cywilno-prawnych
(umów zlecenia lub
umów o dzieło) w wysoko
ś
ci brutto.
406 Ubezpieczenia społeczne i inne
ś
wiadczenia
406/01 Inne wypłaty na rzecz pracowników i innych osób fizycznych
Wyst
ę
puj
ą
tu wydatki obejmuj
ą
ce:
a) warto
ść
wydanego bezpłatnie wy
ż
ywienia wolontariuszom do wysoko
ś
ci
dziennej diety obowi
ą
zuj
ą
cej w podró
ż
ach słu
ż
bowych ( art. 21 ust.1 pkt
113, 114 ustawy o podatkach od osób fizycznych Dz. U. z 2003 r. Nr 202
poz.1956).
406/02
Składki
na
ubezpieczenia
społeczne
–
płatne
przez
zleceniodawc
ę
w przypadku zatrudnienia kadry na podstawie umowy zlecenia lub o
dzieło, omówione w zał
ą
cznikach do instrukcji.
407
Podró
ż
e słu
ż
bowe
S
ą
to wydatki realizowane na podstawie polecenia wyjazdu słu
ż
bowego
(delegacja) z okre
ś
leniem celu podró
ż
y , czasu i
ś
rodka lokomocji.
410
Pozostałe koszty - obejmuj
ą
ubezpieczenie uczestników od nast
ę
pstw
nieszcz
ęś
liwych wypadków (NW), wynajem sprz
ę
tu, pomieszcze
ń
, bilety wst
ę
pu
na
imprezy
kulturalne,
koszty
wycieczek,
ubezpieczenia
maj
ą
tkowe.
Zakwaterowanie uczestników obozów kolonii, zimowisk, festiwali, w obiektach
stałych, opłaty za korzystanie z noclegów w obcych o
ś
rodkach i bazach
harcerskich prowadzonych jako działalno
ść
gospodarcza.
Naliczenia na odtworzenie sprz
ę
tu.
Jest to równie
ż
opłata za obsług
ę
obozu przez komend
ę
hufca, chor
ą
gwi.
761
Pozostałe koszty operacyjne
S
ą
to
tak
zwane
koszty
po
ś
rednie
dla
organizatora
obozu
w przypadku otrzymania dotacji na ich zadania zlecone.
11
Rozdział V.
Kadra obozu
Przed rozpocz
ę
ciem obozu organizator zobowi
ą
zany jest do przeprowadzenia
szkolenia osób, maj
ą
cych stanowi
ć
kadr
ę
obozu. Komendant obozu i osoby
odpowiedzialne za sprawy ekonomiczno-finansowe s
ą
zobowi
ą
zane do wykazania
si
ę
wiedz
ą
o finansowaniu, gospodarce i rozliczaniu obozów oraz
znajomo
ś
ci
ą
niniejszej instrukcji.
Osobom, które uprzednio nie wywi
ą
zały si
ę
w terminie z przyj
ę
tych wobec ZHP
obowi
ą
zków, nie nale
ż
y powierza
ć
ż
adnych funkcji ani zatrudnia
ć
przez okres
3 lat.
5.1.
Zasady zatrudniania i wynagradzania pracowników ZHP oraz
pozostałych osób.
ZHP jest stowarzyszeniem i wobec tego obozy powinny by
ć
prowadzone przez
kadr
ę
pracuj
ą
c
ą
społecznie. Uwzgl
ę
dniaj
ą
c jednak warunki organizacyjne, potrzeby
zapewnienia specjalistów oraz bezpiecze
ń
stwa uczestników, na obozie mo
ż
na
zatrudni
ć
kadr
ę
(w osobach piel
ę
gniarka, ratownik i inni) pod warunkiem posiadania
na ten cel
ś
rodków finansowych.
Praca na obozie mo
ż
e by
ć
wykonywana na podstawie umowy zlecenia. W
uzasadnionych przypadkach mo
ż
e by
ć
zawarta umowa o dzieło (zasady zawierania
tych umów zostały omówione w rozdziale XI instrukcji).
Umowy zlecenia i umowy o dzieło zawiera komendant chor
ą
gwi i skarbnik
lub inne upowa
ż
nione przez nich osoby, je
ż
eli zatwierdzony preliminarz
uwzgl
ę
dnia
ś
rodki na te wynagrodzenia.
Osoby wykonuj
ą
ce prac
ę
społecznie, na podstawie umowy wolontariackiej (wzór
nr 14) przyjmuj
ą
zakres obowi
ą
zków oraz podpisuj
ą
zobowi
ą
zanie o odpowiedzial-
no
ś
ci materialnej, je
ż
eli pełni
ą
funkcj
ę
zwi
ą
zan
ą
z tak
ą
odpowiedzialno
ś
ci
ą
oraz
deklaracj
ę
w sprawie bezpiecze
ń
stwa dzieci i młodzie
ż
y na placówkach HAL / HAZ.
Osoby pełni
ą
ce funkcj
ę
komendanta, kwatermistrza, ksi
ę
gowego, magazyniera i
zaopatrzeniowca
składaj
ą
na
pi
ś
mie
zobowi
ą
zanie-upowa
ż
nienie
z
tytułu
odpowiedzialno
ś
ci materialnej (wzór nr 2).
Funkcje te musz
ą
pełni
ć
osoby pełnoletnie.
Komendant obozu, na podstawie podpisanego zobowi
ą
zania–upowa
ż
nienia, w
razie zaistnienia braków w gotówce lub sprz
ę
cie obozowym, jest zobowi
ą
zany do
żą
dania od osoby odpowiedzialnej materialnie, pisemnego zobowi
ą
zania spłaty
ustalonej do zwrotu kwoty, z podaniem sposobu i terminu spłaty.
W
przypadku
nieuregulowania
nale
ż
no
ś
ci
w
ustalonym
terminie
organizator zobowi
ą
zany jest do przekazania sprawy komendzie chor
ą
gwi,
celem wyst
ą
pienia na drog
ę
post
ę
powania s
ą
dowego.
Wypłata wynagrodzenia komendantowi, kwatermistrzowi, zaopatrzeniow-
cowi, magazynierowi oraz ksi
ę
gowemu, w razie zatrudnienia ich na podstawie
umowy zlecenia, mo
ż
e nast
ą
pi
ć
dopiero po zatwierdzeniu rozliczenia obozu, co
nale
ż
y zastrzec w zawieranych umowach, w pozycji „Inne ustalenia”.
12
Wypłata wynagrodzenia pozostałym zatrudnionym osobom nast
ę
puje z kasy
obozu po jego zako
ń
czeniu, na podstawie rachunków do umów zlecenia,
podpisanych przez komendanta i ksi
ę
gowego obozu.
Przy regulowaniu nale
ż
no
ś
ci za wykonane usługi i prace przez osoby fizyczne,
dokonuj
ą
cy wypłaty potr
ą
ca zaliczk
ę
na podatek dochodowy lub zryczałtowany
podatek oraz nale
ż
ne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
5.2.
Inne
ś
wiadczenia
Kadrze zatrudnionej na obozach, bez wzgl
ę
du na rodzaj umowy oraz kadrze
społecznej na obozie przysługuje bezpłatne zakwaterowanie.
Wykonuj
ą
cy obowi
ą
zki na podstawie umowy
zlecenia, zobowi
ą
zani s
ą
wnie
ść
odpłatno
ść
za wy
ż
ywienie w wysoko
ś
ci 100% faktycznej stawki dziennej.
Od 2003 roku w miar
ę
posiadanych
ś
rodków kadrze wolontariackiej mo
ż
na
przyzna
ć
nagrody rzeczowe do wysoko
ś
ci 200 zł.
ZHP jest ubezpieczony centralnie od odpowiedzialno
ś
ci cywilnej (OC ) na podstawie
umowy zawartej przez Główn
ą
Kwater
ę
ZHP.
W razie zaistnienia szkody nale
ż
y natychmiast powiadomi
ć
wła
ś
ciw
ą
komend
ę
chor
ą
gwi, celem zgłoszenia do wła
ś
ciwego zakładu ubezpiecze
ń
.
1) Ubezpieczeniem OC obj
ę
ci s
ą
wszyscy członkowie, instruktorzy i pracownicy ZHP.
2) Odpowiedzialno
ść
cywilna za wyrz
ą
dzone szkody jest okre
ś
lona w przepisach
prawa cywilnego.
Rozdział VI.
Gospodarowanie sprz
ę
tem na obozie
6.1.
Ewidencja sprz
ę
tu na obozie
Podstaw
ę
ewidencji sprz
ę
tu u
ż
ytkowanego na obozie stanowi protokół jego
wydania lub wypo
ż
yczenia. Protokół sporz
ą
dza si
ę
na sprz
ę
t pobrany z komendy
chor
ą
gwi, hufca, lub innych jednostek organizacyjnych, w celu u
ż
ytkowania na
obozie (wzór nr 7).
Na odwrocie protokółu nale
ż
y wyszczególni
ć
sprz
ę
t zakupiony w czasie trwania
obozu, poda
ć
dat
ę
jego zakupu, numer dowodu zakupu, rodzaj oraz cen
ę
zakupu.
W przypadku wi
ę
kszej ilo
ś
ci zakupów mo
ż
na je wpisa
ć
w pomocnicz
ą
ksi
ąż
k
ę
inwentarzow
ą
.
6.2.
Przekazywanie sprz
ę
tu nast
ę
pnemu turnusowi
Ze sprz
ę
tu u
ż
ytkowanego na obozach, organizowanych na tym samym terenie
ka
ż
dy obóz rozlicza si
ę
osobno, chyba
ż
e funkcj
ę
odpowiedzialn
ą
za sprz
ę
t na
wszystkich turnusach pełni ta sama osoba. Wtedy rozliczenia sprz
ę
tu dokonuje si
ę
po ostatnim turnusie, z uwzgl
ę
dnieniem zakupów dokonanych na ka
ż
dym obozie,
wyszczególnionych w zał
ą
cznikach do protokołu (wzór nr 7) lub w pomocniczej
ksi
ąż
ce inwentarzowej.
Protokolarnego przekazania sprz
ę
tu mi
ę
dzy turnusami dokonuje kwatermistrz
obozu, po sprawdzeniu stanu faktycznego sprz
ę
tu pobranego z komendy hufca,
chor
ą
gwi lub innej jednostki oraz dowodów zakupu sprz
ę
tu w czasie obozu.
Protokół przekazania sprz
ę
tu sporz
ą
dza si
ę
według wzoru nr 8.
6.3.
Odpowiedzialno
ść
za sprz
ę
t
Kwatermistrz
obozu
oraz
osoby,
którym
powierzono
przedmioty
do
bezpo
ś
redniego u
ż
ytkowania, s
ą
odpowiedzialni za sprz
ę
t u
ż
ytkowany na obozie.
13
Kwatermistrz zobowi
ą
zany jest do zło
ż
enia deklaracji o odpowiedzialno
ś
ci
materialnej (wzór nr 2), a osoby stale u
ż
ytkuj
ą
ce na obozie pojedyncze przedmioty
kwituj
ą
na pi
ś
mie ich odbiór do u
ż
ytkowania. Przed zako
ń
czeniem obozu
kwatermistrz ma obowi
ą
zek odebra
ć
sprz
ę
t wydany uczestnikom. Po zako
ń
czeniu
obozu lub ostatniego turnusu sprz
ę
t u
ż
ytkowany na obozie nale
ż
y protokolarnie
zwróci
ć
wła
ś
cicielowi, u którego s
ą
prowadzone ksi
ąż
ki inwentarzowe i ewidencja
ksi
ę
gowa.
6.4. Przedmioty zu
ż
yte, zniszczone, zagubione lub
skradzione
Na sprz
ę
t, który na obozie uległ zu
ż
yciu, zniszczeniu wskutek działania siły
wy
ż
szej lub z innych powodów niezawinionych i zawinionych, sporz
ą
dza si
ę
protokół
zniszczenia (wzór nr 9).
Dokument ten stanowi podstaw
ę
do rozliczenia sprz
ę
tu z jego wła
ś
cicielem.
W uzasadnionych przypadkach protokół ten stanowi podstaw
ę
do wyst
ą
pienia o
odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia lub obci
ąż
enia i dochodzenia nale
ż
no
ś
ci lub
odszkodowania od osoby odpowiedzialnej.
Sprz
ę
t zniszczony nale
ż
y zwróci
ć
do jednostki, której własno
ść
stanowi, ł
ą
cznie
ze sporz
ą
dzonym protokółem.
Zabrania si
ę
dokonywa
ć
kasacji sprz
ę
tu na obozach. Je
ż
eli zaistniało
umy
ś
lne zniszczenie sprz
ę
tu przez u
ż
ytkownika, jest on zobowi
ą
zany do pokrycia
kosztów jego reperacji lub zakupu nowego przedmiotu.
W przypadku zagubienia przedmiotów w czasie trwania obozu, osoba b
ę
d
ą
ca ich
u
ż
ytkownikiem lub te
ż
za nie odpowiedzialna, zobowi
ą
zana jest do zło
ż
enia
o
ś
wiadczenia na pi
ś
mie, w jakich okoliczno
ś
ciach i dlaczego fakt taki zaistniał, z
powołaniem si
ę
na ewentualnych
ś
wiadków oraz pokry
ć
straty wynikłe z tego tytułu
(wg aktualnych cen rynkowych z uwzgl
ę
dnieniem stopnia zu
ż
ycia).
W razie kradzie
ż
y mienia nale
ż
y sporz
ą
dzi
ć
protokół
(wzór nr 10) i niezwłocznie
zawiadomi
ć
o tym fakcie najbli
ż
szy posterunek policji, celem wszcz
ę
cia dochodzenia
oraz uzyskania za
ś
wiadczenia o zgłoszeniu kradzie
ż
y, celem przedstawienia
zakładowi ubezpiecze
ń
.
Wszystkie
wymienione
protokóły
sporz
ą
dza
si
ę
co
najmniej
w
dwóch
egzemplarzach.
Rozdział VII.
Dokumentacja ksi
ę
gowa
7.1. Na obozach obowi
ą
zuje prowadzenie nast
ę
puj
ą
cej dokumentacji ksi
ę
gowej:
1) Ksi
ąż
ka kasowa obozu (wzór nr 6)
Ksi
ąż
ka kasowa obozu słu
ż
y do ewidencji operacji finansowych, dokonywanych
podczas trwania obozu, na podstawie rachunków, faktur VAT, wynagrodze
ń
netto
z rachunku do umowy cywilnej, delegacji słu
ż
bowych oraz innych dowodów
zakupu.
W ksi
ąż
ce kasowej obozu nale
ż
y uj
ąć
wył
ą
cznie operacje dotycz
ą
ce
płatno
ś
ci gotówkowych, a dokumenty do niej wprowadza
ć
na bie
żą
co,
chronologicznie, tj. według daty ich powstania.
Pozycje wpisu do ksi
ąż
ki kasowej nale
ż
y oznacza
ć
na dowodach
ź
ródłowych
kolorowym kółkiem w prawym górnym rogu.
14
Zapisy w ksi
ąż
ce kasowej obozu powinny by
ć
dokonywane w nast
ę
puj
ą
cy
sposób:
a) wszystkie zwi
ę
kszenia czyli przychody do kasy lub wydatki z kasy na
zapłacenie rachunków - zapisem czarnym,
b)
wszystkie zmniejszenia z tytułu korekty przychodów i rozchodów z kasy –
zapisem czerwonym lub czarnym z oznaczeniem znaku minus w formie
prostok
ą
ta.
Takie zapisy spełniaj
ą
wymogi ksi
ę
gowe raportu kasowego i form
ę
dziennika
rejestrowego.
Zestawienie i podsumowanie dowodów w ksi
ąż
ce kasowej (wzór nr 6, do czasu
wprowadzenia ewidencji w systemie komputerowym) przy jednoczesnym doł
ą
czeniu
dokumentacji
ź
ródłowej, oznaczonej w prawym górnym rogu pozycj
ą
wpisu do
ksi
ąż
ki, pozwoli na ich wprowadzenie do ewidencji ksi
ę
gowej Chor
ą
gwi jako dowodu
ksi
ę
gowego zbiorczego.
Zbiorczym dowodem jednorodnym wpisanym do ksi
ąż
ki kasowej mo
ż
e by
ć
podsumowanie listy odpłatno
ś
ci za obóz (wzór nr 3), je
ż
eli
ś
rodki pieni
ęż
ne
przechowywane były w kasie organizatora obozu.
Zgodnie z ustaleniami instrukcji, odpłatno
ść
za obóz powinna by
ć
dokonana
przed jego rozpocz
ę
ciem, dlatego wpis do ksi
ąż
ki kasowej po wystawieniu
dowodu KP b
ę
dzie przedstawiał si
ę
nast
ę
puj
ą
co:
Rubryka 1 Lp. – kolejno
ść
wpisów
Rubryka 2 – data dowodu KP
Rubryka 3 rodzaj dowodu – KP
Rubryka 4 nr dowodu – KP
Rubryka 5 tre
ść
dowodu – zestawienie zbiorcze wpłat na obóz
Rubryka 6 i 8 - kwota podsumowania listy podana na KP
Organizator obozu pobiera z komendy chor
ą
gwi /hufca bloczki dowodów KP
(kasa przyjmie) i KW (kasa wypłaci), które s
ą
ostemplowane w lewym górnym
rogu piecz
ę
ci
ą
firmow
ą
jako druki
ś
cisłego zarachowania. Po zako
ń
czeniu obozu
nast
ę
puje rozliczenie tych druków przez organizatora obozu.
Kontrola druków
ś
cisłego zarachowania polega na sprawdzeniu czy w ksi
ąż
ce
finansowej obozu wpisano chronologicznie wystawione dowody KP dla
przychodów i KW dla wypłat, czy oryginały znajduj
ą
si
ę
w dokumentacji a kopie
tych dowodów w bloczkach.
Przy wystawianiu dowodów KP b
ą
d
ź
KW nale
ż
y nadawa
ć
im kolejne numery
narastaj
ą
ce.
2)
Rejestr zakupów i zapłat bud
ż
etowych płatnych przelewem
a) W przypadku obozu, który nie posiada rachunku bankowego komendant
obozu sporz
ą
dza zestawienie kosztów i rozlicze
ń
bud
ż
etowych płatnych za
po
ś
rednictwem banku z konta komendy chor
ą
gwi/hufca w formie rejestru
(wzór nr 17).
Rejestr ten ł
ą
cznie z dokumentacj
ą ź
ródłow
ą
obozu stanowi podstaw
ę
do sporz
ą
dzenia sprawozdania finansowego przez komendanta obozu.
Wpłaty otrzymane na konto bankowe, a dotycz
ą
ce obozu, organizator
obozu przekazuje komendantowi obozu w formie zaliczki, wykazywanej w
ksi
ąż
ce kasowej obozu (wzór nr 6 rubryka 6,7).
15
Komendanci obozu, dla których nie został otwarty rachunek bankowy
nie wypełniaj
ą
rubryk 7 i 8 w rejestrze zakupów i zapłat podatków i składek
ZUS płatnych przelewem (wzór nr 17).
b) Rachunek bankowy
Przy posiadaniu rachunku bankowego komendanci obozu zobowi
ą
zani
s
ą
prowadzi
ć
tak
ż
e rejestr zakupów i zapłat podatków i składek ZUS, płatnych
przelewem wg wzoru 17, przy jednoczesnym wypełnieniu rubryki 7, a po
zako
ń
czeniu obozu tak
ż
e rubryki 8.
Otwarcie rachunku bankowego dla obozu wi
ąż
e si
ę
z konieczno
ś
ci
ą
kontrolowania ka
ż
dego dokumentu zał
ą
czonego do wyci
ą
gu bankowego.
Przed rozpocz
ę
ciem obozu nale
ż
y sporz
ą
dzi
ć
zestawienie wpłat według
ź
ródeł
ich powstawania.
Sporz
ą
dzone zestawienie nale
ż
y doł
ą
czy
ć
do pierwszego wyci
ą
gu bankowego
z dnia rozpocz
ę
cia obozu. Zestawienie to b
ę
dzie stanowi
ć
podstaw
ę
do
sporz
ą
dzenia sprawozdania finansowego wg wzoru 19 cz. I.
Przekazanie
ś
rodków z rachunku bankowego do kasy na zaliczki, wymaga
wystawienia dowodu KP, którego oryginał nale
ż
y zał
ą
czy
ć
do ksi
ąż
ki kasowej,
jedn
ą
kopi
ę
do rejestru bankowego (wzór nr 17), a drug
ą
kopi
ę
pozostawi
ć
w
bloczku dowodów KP.
Wszystkie zapłaty dokonane za po
ś
rednictwem banku nale
ż
y wpisa
ć
do
rejestru zakupów i zapłat podatków i składek ZUS płatnych przelewem wg
wzoru nr 17.
Rejestr (wzór nr 17), nale
ż
y prowadzi
ć
analogicznie jak ksi
ąż
k
ę
kasow
ą
obozu
tj. wszystkie dowody zapłaty wpisywa
ć
na czarno, a ewentualnie korekt
ę
czyli
zmniejszenie wpisywa
ć
na czerwono.
Do rejestru (wzór nr 17) nale
ż
y wpisywa
ć
chronologicznie wszystkie dowody
płatne przelewem, bez wzgl
ę
du na termin zapłaty.
Dla rozlicze
ń
podatków i składek ZUS nale
ż
y sporz
ą
dzi
ć
wyliczenie podatku,
składek ZUS oraz składki zdrowotnej, płatnej przez zleceniodawc
ę
na
podstawie zał
ą
cznika do umowy zlecenia, z podaniem nazwisk i imion osób,
których
wyliczenie
dotyczy,
a
tak
ż
e
zał
ą
czy
ć
do
wpisu
w
rejestrze
dokumentacji
ź
ródłowej (umowy).
Nale
ż
y tak
ż
e sporz
ą
dzi
ć
dowód obci
ąż
enia zleceniodawcy składkami ZUS i na
Fundusz Pracy.
Takie wyliczenie,
dotycz
ą
ce zleceniobiorcy powinno wykaza
ć
ró
ż
nice
pomi
ę
dzy kwot
ą
wynagrodze
ń
brutto, a kwot
ą
netto wypłacon
ą
z kasy. Ze
wzgl
ę
du na okre
ś
lone ustawowo terminy rozlicze
ń
bud
ż
etowych, nale
ż
y z
komend
ą
chor
ą
gwi uzgodni
ć
terminy przekazywania wpłat oraz kserokopii
dowodów rozlicze
ń
podatkowych i składek ZUS oraz na Fundusz Pracy.
Oryginały tych dowodów powinny by
ć
zał
ą
czone jako dowody kasowe w
ksi
ąż
ce kasowej lub w rejestrze zakupów i zapłat podatków i składek ZUS
(wzór nr 17), jako dowody zapłat.
Podsumowanie rubryk z rejestru wg wzoru nr 17 na koniec obozu powinno
wykaza
ć
w rubryce 7 sum
ę
zapłaty za rachunki, zapłat
ę
podatków i składek
ZUS, zgodne z sumami i dowodami bankowym.
Wykazana w
rubryce 8 suma do zapłaty po zako
ń
czeniu obozu, to suma
zobowi
ą
za
ń
.
Suma
zbiorcza
z
rubryki
6,
pozwoli
na
sporz
ą
dzenie
sprawozdania
finansowego.
Podsumowany rejestr zakupów (wzór nr 17), po sprawdzeniu z zał
ą
czonymi
dowodami (do czasu prowadzenia ewidencji w systemie komputerowym)
16
mo
ż
na uzna
ć
jako dowód ksi
ę
gowy zbiorczy dla prowadzonej ewidencji
ksi
ę
gowej w chor
ą
gwi. Zapis ten mo
ż
e by
ć
dokonany pod warunkiem
sprawdzenia
istnienia
wprowadzonych
dokumentów
ź
ródłowych,
ich
zgodno
ś
ci z wyci
ą
gami bankowymi w zakresie zapłaty oraz zał
ą
czenia do
rejestru całej dokumentacji
ź
ródłowej chronologicznie wpisanej do rejestru.
3) Kartoteka dla artykułów spo
ż
ywczych (na obozach powy
ż
ej 30 uczestników
wzór nr 13)
Na obozach powy
ż
ej 30 uczestników zaleca si
ę
prowadzenie kartotek
magazynowych ilo
ś
ciowo–warto
ś
ciowych jako dokumentu obrotu zakupionych
produktów spo
ż
ywczych (wzór nr 13 A). Przychody do kartoteki nale
ż
y
wpisywa
ć
na podstawie dowodów zakupu podaj
ą
c ich symbol i numer.
Rozchód z magazynu nast
ę
puje na podstawie dowodu pobrania do kuchni
(wzór Nr 13 ).
Kartoteki magazynowe po zako
ń
czeniu obozu powinny wykazywa
ć
stany zerowe magazynu
ż
ywno
ś
ci.
4) Zapotrzebowanie
ż
ywno
ś
ciowe
Istnieje
obowi
ą
zek
prowadzenia
dziennych
zapotrzebowa
ń
ż
ywno
ś
ciowych z
jadłospisami i ilo
ś
ci
ą
osób
ż
ywionych na obozach
powy
ż
ej 30 uczestników. Osoby nie b
ę
d
ą
ce uczestnikami lub stał
ą
kadr
ą
, nale
ż
y wypisa
ć
imiennie, wykaz doł
ą
czy
ć
do zapotrzebowania
ż
ywno
ś
ciowego.
7.2.
Wymogi dla dokumentacji
ź
ródłowej
Je
ż
eli strona wpłacaj
ą
ca za
żą
da dowodu dokonania transakcji, wówczas
harcerskie komendy mog
ą
wystawi
ć
rachunek lub faktur
ę
VAT (w przypadku
rozliczania podatku VAT), a doł
ą
czona kopia KP b
ę
dzie potwierdzeniem
dokonania wpłaty gotówkowej (wystawca faktury VAT nadaje nr własny łamany
przez nr komendy chor
ą
gwi).
Dokumentacj
ę ź
ródłow
ą
wydatków stanowi
ą
rachunki, faktury
VAT, faktury VAT RR, rachunki do umów zlece
ń
lub o dzieło, delegacje
słu
ż
bowe, rachunki kosztów podró
ż
y, polisa ubezpieczeniowa NW.
W przypadku braku oznaczenia odbioru gotówki na ww. dokumentach
nale
ż
y wystawi
ć
dowód wypłaty KW (Kasa wypłaci). Oryginał KW z wyra
ź
nym
podpisem odbieraj
ą
cego gotówk
ę
i rachunkiem, którego wypłata dotyczy
powinien by
ć
zał
ą
czony do ksi
ąż
ki kasowej, a kopia KW pozostaje w bloczku.
Wszystkie dokumenty rozchodu gotówki winny by
ć
opatrzone klauzul
ą
:
„sprawdzono pod wzgl
ę
dem merytorycznym, formalnym i rachunkowym”,
podpisan
ą
przez ksi
ę
gowego lub kwatermistrza obozu oraz „akceptuj
ę
do
wypłaty kwot
ę
:..........” z podpisem komendanta obozu.
Rachunek powinien zawiera
ć
potwierdzenie odbioru gotówki.
Kopie rachunków nie stanowi
ą
dowodów ksi
ę
gowych.
Wydatki na wy
ż
ywienie uczestników obozów do 30 osób oraz bez
wzgl
ę
du na liczebno
ść
obozów w
ę
drownych, wymagaj
ą
udokumentowania,
przedkładania rachunków, faktur VAT lub faktur VAT RR za zakupione
artykuły
ż
ywno
ś
ciowe albo spo
ż
yte posiłki.
17
Stosowanie dowodów ksi
ę
gowych
w formie raportów na wy
ż
ywienie
gdzie wyst
ę
powały przy
ś
rodkach
ż
ywno
ś
ciowych dowolne sumy do
wypłaty oraz uznanie paragonów o warto
ś
ciach: ponad
6,18 zł przy stawce podatku VAT – 3%,
6,42 zł przy stawce podatku VAT – 7%,
6,72 zł przy stawce podatku VAT –12%,
7,32 zł przy stawce podatku VAT –22%,
jako dowody ksi
ę
gowe, obj
ę
te jest sankcjami karnymi okre
ś
lonymi w
ordynacji podatkowej i kodeksie karno – skarbowym.
Bł
ę
dy w dowodach
ź
ródłowych zewn
ę
trznych, tj. fakturach VAT obcych i
własnych, mog
ą
by
ć
poprawione jedynie przez faktury koryguj
ą
ce lub noty
koryguj
ą
ce. Bł
ę
dy w innych rachunkach mog
ą
by
ć
korygowane notami
ksi
ę
gowymi. Natomiast ewentualne bł
ę
dy w dowodach wewn
ę
trznych, np.
kartotece magazynowej, wpisu do ksi
ąż
ki finansowej obozu, wpisu do rejestru
zakupu, mog
ą
by
ć
poprawione przez skre
ś
lenie bł
ę
dnej tre
ś
ci lub kwoty, z
utrzymaniem
czytelno
ś
ci
skre
ś
lonych
wyra
ż
e
ń
lub
liczb,
wpisanie
tre
ś
ci
poprawnej i daty poprawki oraz zło
ż
enie podpisu osoby do tego upowa
ż
nionej.
Nie mo
ż
na poprawia
ć
pojedynczych liter lub cyfr (art. 22 pkt. 3 Ustawy o
rachunkowo
ś
ci z dnia 29. 09. 1994 r. z pó
ź
n. zm.).
Na
wystawionych
fakturach
VAT
konieczne
s
ą
numery
identyfikacji
podatkowej sprzedawcy i nabywcy.
Faktury dokumentuj
ą
ce sprzeda
ż
paliw silnikowych benzynowych wlewanych
do baku samochodu, musz
ą
zawiera
ć
numer rejestracyjny tego samochodu.
W przypadku rozlicze
ń
z obcym organizatorem, faktury VAT, rachunki
powinny uwzgl
ę
dnia
ć
rozbicie na wy
ż
ywienie, zakwaterowanie i inne koszty.
7.3.
Opisywanie dokumentacji
ź
ródłowej
Rachunki za zakupione materiały do jednorazowego u
ż
ytku, jak:
ś
rodki
czysto
ś
ci, opał, gwo
ź
dzie itp., musz
ą
by
ć
opisane, do jakich celów i przez kogo
zostały zu
ż
yte.
Natomiast przy dokonywaniu zakupów innych materiałów,
nie zu
ż
ytych do
ko
ń
ca obozu nale
ż
y, po jego zako
ń
czeniu sporz
ą
dzi
ć
komisyjny protokół, w którym
powinno by
ć
okre
ś
lone dalsze ich przeznaczenie i przekazanie na podstawie wzoru
7 lub 8, w zale
ż
no
ś
ci od tego, komu zostan
ą
te materiały przekazane. Wzór
dokumentu nale
ż
y zmodyfikowa
ć
do potrzeb przekazania, przej
ę
cia.
Przy zakupach nagród rzeczowych (np. dla uczestników konkursu na obozie)
na odwrocie rachunku nale
ż
y opisa
ć
na jaki konkurs została zakupiona ta nagroda,
wpisa
ć
nazwiska osób, które j
ą
otrzymały oraz komisyjnie potwierdzi
ć
ich wr
ę
czenie.
Na rachunku za prace zlecone powinno by
ć
stwierdzenie przyj
ę
cia wykonanych prac
lub czynno
ś
ci.
Przy rozliczaniu kosztów podró
ż
y indywidualnych (delegacja) i zbiorczych (lista
zwrotu kosztów podró
ż
y) nale
ż
y stosowa
ć
poni
ż
sze zasady:
a. zwrot kosztów przejazdu powinien obejmowa
ć
faktycznie poniesione
opłaty za przejazdy i dojazdy
ś
rodkami lokomocji w celach słu
ż
bowych,
b. przy rozliczeniu kosztów podró
ż
y uwzgl
ę
dni
ć
indywidualne zni
ż
ki za
przejazd przysługuj
ą
ce danej osobie bez wzgl
ę
du na to z jakiego tytułu
zni
ż
ka ta przysługuje. Zasady rozlicze
ń
kosztów podró
ż
y w 2003 roku
podano w „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów powoduj
ą
cych skutki
finansowo gospodarcze w ZHP”.
18
7.4.
Zamówienia publiczne
1) Przy zakupach towarów i usług oraz dostaw, dokonywanych na obozie ze
ś
rodków publicznych, przez które nale
ż
y rozumie
ć
ś
rodki pochodz
ą
ce z:
–
bud
ż
etu pa
ń
stwa lub bud
ż
etów jednostek samorz
ą
du terytorialnego,
–
pa
ń
stwowych i samorz
ą
dowych funduszy celowych,
–
celowych funduszy mi
ę
dzynarodowych,
których ł
ą
czna warto
ść
w jednym rachunku (przy zakazie dzielenia jednego
zamówienia na kilka rachunków) przekracza równowarto
ść
w złotych kwoty
6 000,- (sze
ść
tysi
ę
cy) euro nale
ż
y przestrzega
ć
przepisów ustawy z dnia 29
stycznia 2004 r. Prawo zamówie
ń
publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r.
Nr 19 poz.177).
Kwoty uzyskane z odpłatno
ś
ci uczestników nie stanowi
ą
ś
rodków publicznych.
2) Do zakupu usługi lub dostawy, której warto
ść
nie przekracza wyra
ż
onej w
złotych równowarto
ś
ci 6 000 euro, finansowanych ze
ś
rodków publicznych nie
stosuje si
ę
ustawy prawo zamówie
ń
publicznych – art.4 ust.8.
3)
W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia publicznego s
ą
dostawy lub
usługi powszechnie dost
ę
pne, o ustalonych standardach jako
ś
ciowych,
których warto
ść
przekracza wyra
ż
on
ą
w złotych równowarto
ść
6 000 euro, ale
nie jest wy
ż
sza ni
ż
wyra
ż
ona w złotych równowarto
ść
60 000 euro stosuje si
ę
„zapytanie o cen
ę
” (art. 69, 70 ust.1, 2, art. 72 ust. 1, 2, art.73).
Zapytanie o cen
ę
dostaw rzeczy lub usług, kieruje si
ę
do co najmniej
pi
ę
ciu dostawców lub wykonawców i wybiera komisyjnie spo
ś
ród zło
ż
onych
ofert, z zachowaniem konkurencji, ofert
ę
najkorzystniejsz
ą
, zamawiaj
ą
cy
udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najni
ż
sz
ą
cen
ę
.
4
4) W sytuacji, gdy mi
ę
dzy innymi:
–
z
przyczyn
technicznych
lub
w
przypadku
udzielania
zamówienia
publicznego na prace z działalno
ś
ci twórczej i artystycznej w dziedzinie kultury
i sztuki, a tak
ż
e z przyczyn zwi
ą
zanych z ochron
ą
praw autorskich te dostawy ,
usługi lub roboty mog
ą
by
ć
wykonane tylko przez jednego dostawc
ę
lub
wykonawc
ę
;
– wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia publicznego ze
wzgl
ę
du na wyj
ą
tkow
ą
sytuacj
ę
, do której powstania zamawiaj
ą
cy si
ę
nie
przyczynił, ani nie mógł jej przewidzie
ć
oraz nie mo
ż
na zachowa
ć
terminów
udzielenia zamówienia,
– przedmiotem zamówienia publicznego jest nabycie, najem, dzier
ż
awa lub
leasing nieruchomo
ś
ci, a ze wzgl
ę
du na szczególne okoliczno
ś
ci mo
ż
na je
uzyska
ć
od jednego oferenta;
przy czym
warto
ść
zamówienia nie
przekracza wyra
ż
onej
w złotych
równowarto
ś
ci 60 000 euro –
zamawiaj
ą
cy udziela zamówienia z
„wolnej r
ę
ki” tj. po negocjacjach, tylko jednemu wykonawcy (art. 66 i 67 ww.
ustawy).
5) Udzielenie zamówienia publicznego w trybie opisanym w pkt. 3 i 4 nale
ż
y
udokumentowa
ć
i opisa
ć
.
6) Ze wzgl
ę
du na to,
ż
e na obozie praktycznie mog
ą
mie
ć
zastosowanie tylko
wy
ż
ej przedstawione tryby zamówienia publicznego –
„zapytania o cen
ę
” i
„zamówienia z wolnej r
ę
ki”, w niniejszym omówieniu pomini
ę
to udzielanie
19
zamówienia w trybie: przetargu nieograniczonego, ograniczonego, negocjacji z
ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia oraz aukcji elektronicznej (Rozdział 3 –
oddział 1,2,3,4 i 7 ww. ustawy).
7) Do zamówie
ń
publicznych stosuje si
ę ś
redni kurs złotego w stosunku do euro
opublikowany w wydanym przez Prezesa Rady Ministrów rozporz
ą
dzeniu (Dz. U.
z 2004 r. Nr 40 poz. 356), który wynosi 4,0468 zł.
Ustaw
ę
stosuje si
ę
do zamówie
ń
o warto
ś
ci przekraczaj
ą
cej 6000 euro, co
według obowi
ą
zuj
ą
cego przelicznika wynosi 24 280 zł a stosowany w ustawie
próg 60 000 euro wynosi 242 808 zł. Rozporz
ą
dzenie obowi
ą
zuje od 12 marca
2004 r. (od dnia opublikowania). Zgodnie z art. 35 ust. 3 prawa zamówie
ń
publicznych Prezes Rady Ministrów okre
ś
la kurs, uwzgl
ę
dniaj
ą
c
ś
redni kurs euro
ogłoszony przez NBP w ci
ą
gu ostatnich dwóch lat.
Rozdział VIII.
Rozliczenie finansowe obozu
Rozliczenie finansowe obozu powinno by
ć
dokonane w terminie uzgodnionym
przy zatwierdzaniu planu finansowego obozu, najpó
ź
niej w ci
ą
gu 21 dni po jego
zako
ń
czeniu. Nale
ż
y ustali
ć
odr
ę
bne terminy dla rozliczenia rozrachunków
publiczno – prawnych (podatków od osób fizycznych, podatku VAT, skł. ZUS).
8.1. Dokumentacja konieczna do rozliczenia obozu
Podstaw
ą
do rozliczenia obozu jest dokumentacja ksi
ę
gowa opisana w rozdziale
VII niniejszej Instrukcji.
Na podstawie ww. dokumentów komendant obozu sporz
ą
dza:
1) Sprawozdanie finansowe obozu , wpływy cz. I (wzór nr 19),
2) Sprawozdanie finansowe wydatków obozu cz. II (wzór 19).
Ad 1)
Sprawozdanie finansowe obozu cz. I wpływy.
Ksi
ąż
ka kasowa obozu po podsumowaniu mo
ż
e wykazywa
ć
saldo stanu kasy
na BZ. Stan kasy na BO nie powinno wyst
ę
powa
ć
poniewa
ż ś
rodki
wprowadzone do kasy jako zaliczki powinny by
ć
pobrane z banku, dotyczy to
wszystkich wcze
ś
niej zgromadzonych na rachunku bankowym organizatora
funduszy. Wpłaty kasowe rub.4 w sprawozdaniu nale
ż
y wykaza
ć
sum
ę
z rub.
8 ksi
ąż
ki kasowej.
Ad 2) Wpłaty bankowe powinny by
ć
wykazane jako ró
ż
nica sumy wpłat
bankowych na organizacj
ę
obozu, ustalonych na podstawie zestawienia
dowodów wpłat oraz
ś
rodków własnych Chor
ą
gwi na BO (je
ż
eli takie
wyst
ę
puj
ą
), powi
ę
kszonych o wpłaty w trakcie trwania obozu a sumami
pobrania z banku do kasy. Ustalon
ą
w ten sposób sum
ę
wpłat bankowych
nale
ż
y poda
ć
w sprawozdaniu finansowym wpływów bankowych rubr. 5
sprawozdania.
Jednocze
ś
nie nale
ż
y rozliczy
ć
ś
rodki finansowe na rachunku bankowym w
sposób podany na wzorze nr 19 cz. I.
Rubryka 6
ś
rodki rzeczowe to przekazane darowizny artykułów
ż
ywno
ś
ciowych b
ą
d
ź
rzeczowych do wysoko
ś
ci ceny jednostkowej 3500 zł.
Rubryk
ę
t
ę
nale
ż
y wypełni
ć
na podstawie dowodów przekazania darowizny. W
przypadkach otrzymania darowizny rzeczowej o warto
ś
ci jednostkowej
powy
ż
ej 3500 zł nie nale
ż
y jej wykazywa
ć
w sprawozdaniu, a dowód
przekazania /przyj
ę
cia przekaza
ć
do Chor
ą
gwi.
20
Ad 2) Sprawozdanie finansowe cz. II
Na podstawie rejestru zakupów i zapłat podatków i składek ZUS nale
ż
y
wypełni
ć
rubryki 4,5,6 wzoru 19.
Rubryka 7 - nie podlegaj
ą
ce zapłacie „dotyczy darowizny otrzymanych
artykułów spo
ż
ywczych lub rzeczowych”, wykazanych w cz. I sprawozdania
finansowego rubr. 6 oraz kosztów (amortyzacji) zu
ż
ycia sprz
ę
tu wyliczonych
statystycznie.
Niezale
ż
nie od sprawozdania finansowego z pełn
ą
dokumentacj
ą
ź
ródłow
ą
, do rozliczenia obozu nale
ż
y zał
ą
czy
ć
:
a) list
ę
odpłatno
ś
ci uczestników (wzór 3),
b) wykaz kadry i innych osób przebywaj
ą
cych na obozie,
c) protokóły pobrania i rozliczenia sprz
ę
tu (wzory 7–10),
d) dowód wpłaty gotówki do hufca / chor
ą
gwi wykazanej w ksi
ąż
ce
kasowej obozu jako saldo na koniec obozu,
e) o
ś
wiadczenie – zobowi
ą
zanie do zapłaty (wzór nr 12),
f) karty kwalifikacyjne uczestników z potwierdzeniem pobytu na obozie
(wzór nr 5),
g) ewentualne kartoteki magazynowe (równie
ż
w formie elektronicznej)
(wzór nr 13 i 13A),
h) zapotrzebowania
ż
ywno
ś
ciowe,
i)
rozliczenie z pobranego i zakupionego sprz
ę
tu (wg wzoru 8),
j)
oraz inne dokumenty wymagane przez dotuj
ą
cego lub komend
ę
chor
ą
gwi.
Kartoteki magazynowe w zasadzie powinny wykazywa
ć
salda zerowe.
W
wyj
ą
tkowych
przypadkach
pozostałe,
nie
wykorzystane
artykuły
ż
ywno
ś
ciowe lub inne, mo
ż
na przekaza
ć
nieodpłatnie innym obozom lub
jednostkom organizacyjnym ZHP za zgod
ą
komendanta chor
ą
gwi.
Komendant obozu zobowi
ą
zany jest do rozliczenia w komendzie hufca w ustalonym
terminie, nie pó
ź
niej ni
ż
w ci
ą
gu 21 dni, dokumentacji obozu sporz
ą
dzonej według
zasad opisanych w instrukcji.
Komendant
hufca
jest
zobowi
ą
zany do
sprawdzenia
zło
ż
onej
dokumentacji
rozliczenia obozu i przekazania jej do komendy chor
ą
gwi celem uj
ę
cia w ewidencji
ksi
ę
gowej.
8.2.
Rozliczenie obozów zagranicznych
Obóz zagraniczny rozlicza si
ę
tak jak obóz krajowy. W przypadku trudno
ś
ci z
uzyskaniem rachunku mo
ż
na rozliczy
ć
wydatki na podstawie paragonu
zawieraj
ą
cego wszystkie elementy rachunku tj. wyszczególnienie, kwota, data
zakupu. Za noclegi w hotelach musz
ą
by
ć
rachunki.
Przy zakupie dewiz nale
ż
y stosowa
ć
si
ę
do przepisów prawa dewizowego (Dz. U.
Nr 141 poz. 1178 z 2002 r.).
Art. 15 ustawy - „Zwalnia si
ę
z obowi
ą
zku” dokonywania i przyjmowania płatno
ś
ci
za po
ś
rednictwem banków w obrocie bie
żą
cym, gdy kwota płatno
ś
ci nie
przekracza równowarto
ś
ci 20 000 EURO*
Transakcja sprzeda
ż
y nie wydatkowanych na obozie dewiz za po
ś
rednictwem
banków lub kantorów musi by
ć
formalnie udokumentowana.
Wszelkich przelicze
ń
nale
ż
y dokonywa
ć
według obowi
ą
zuj
ą
cego kursu danej
waluty na dzie
ń
dokonania transakcji.
21
Przy płatno
ś
ciach o równowarto
ś
ci powy
ż
ej 20 000 EURO* oraz przy obozach
zagranicznych
rozliczanych
przez
wyodr
ę
bnione
zakłady
działalno
ś
ci
gospodarczej, zakupu dewiz dokonuje si
ę
tylko za po
ś
rednictwem banków.
*-
aktualne kursy EURO i innych walut w przeliczeniu na PLN publikowane s
ą
codziennie w
„Rzeczpospolitej”
8.3.
Rejsy zagraniczne
A. Organizowane przez Centrum
Wychowania Morskiego ZHP w Gdyni
5
1)
Ź
ródła finansowania rejsów:
-
wpłaty własne uczestników,
-
wpłaty sponsorów rejsu,
-
wpływy wypracowane przez uczestników rejsów w trakcie pobytu jachtu za
granic
ą
(działalno
ść
artystyczna ,prowadzenie sklepiku
ż
eglarskiego),
-
opłaty od
ż
eglarzy zagranicznych bior
ą
cych udział w rejsie lub jego cz
ęś
ci.
2) Prowadzona za granic
ą
przez załog
ę
jachtu działalno
ść
maj
ą
ca na celu
uzyskanie wpływów, powinna by
ć
zgodna z obowi
ą
zuj
ą
cymi przepisami
miejscowymi.
3) Za całokształt działalno
ś
ci poza granicami kraju odpowiada kapitan jachtu, który
zobowi
ą
zany jest do rzetelnego ewidencjonowania oraz rozliczenia po
zako
ń
czeniu ka
ż
dego etapu.
4)
Rozliczenie finansowe:
a) Wszystkie wpłaty dokonane na jachcie nale
ż
y przyj
ąć
na drukach
ś
cisłego
zarachowania (KP) i odnotowa
ć
w Ksi
ąż
ce kasowej (wzór nr 6) z podaniem
przeznaczenia, którego wpłata dotyczy.
b) Darowane
ś
rodki dewizowe otrzymane na spotkaniach załogi poza jachtem
np.
na
spotkaniach
z
miejscowymi
władzami,
organizacjami,
przedstawicielami firm, od osób prywatnych itp. nale
ż
y przyj
ąć
do kasy jachtu
na KP i o fakcie przyj
ę
cia darowizny, jej wysoko
ś
ci oraz przeznaczeniu nale
ż
y
dokona
ć
wpisu do Ksi
ąż
ki kasowej na podstawie protokółu sporz
ą
dzonego
przez komisj
ę
(3-osobow
ą
) powołan
ą
spo
ś
ród uczestników rejsu.
c) Je
ż
eli na jachcie umieszczona jest skarbonka, to musi by
ć
zamkni
ę
ta i
zaplombowana przez kapitana jachtu. Skarbonk
ę
po jej zapełnieniu nale
ż
y
komisyjnie otworzy
ć
i przeliczy
ć
zawarto
ść
, sporz
ą
dzi
ć
protokół i gotówk
ę
przyj
ąć
do kasy jachtu.
d) Otrzymane w formie darowizn
ś
rodki trwałe, przedmioty długotrwałego
u
ż
ytkowania, nale
ż
y zaewidencjonowa
ć
w ksi
ąż
ce inwentarzowej jachtu a po
powrocie
sporz
ą
dzi
ć
protokół otrzymanego sprz
ę
tu, dokona
ć
komisyjnej
wyceny i powy
ż
szy protokół przekaza
ć
do działu ksi
ę
gowo
ś
ci CWM w celu
wpisu sprz
ę
tu do ewidencji.
e) Wpłaty dewizowe od
ż
eglarzy zagranicznych bior
ą
cych udział w rejsach
wycieczkowych ustala kapitan według cen rynkowych obowi
ą
zuj
ą
cych w
danym porcie, fakt ten odnotowuje w dzienniku jachtowym, a wpłat
ę
przyjmuje do kasy jachtu.
.
Materiały reklamowe pobrane z CWM i od sponsorów rejsu (zaakceptowane
przez
komendanta
CWM)
takie
jak:
foldery,
pocztówki,
plakaty
itp.
sprzedawane w sklepiku
ż
eglarskim nale
ż
y rozliczy
ć
w CWM w terminie do 10
dnia po zako
ń
czeniu rejsu.
5) Po zako
ń
czeniu rejsu kapitan sporz
ą
dza raport z przebiegu rejsu zawieraj
ą
cy:
opis podró
ż
y, odwiedzane porty, udział w imprezach mi
ę
dzynarodowych i lokalnych,
22
odniesione sukcesy
ż
eglarskie i artystyczne, nawi
ą
zane kontakty z władzami,
organizacjami i
ż
eglarzami, propozycje czarterowe i wspólnego organizowania
rejsów, propozycje dotycz
ą
ce wymiany młodzie
ż
y, materiały z prasy zagranicznej,
oraz:
a) uwagi w formie pisemnej dotycz
ą
ce problemów eksploatacyjnych jachtu,
b) opini
ę
w formie pisemnej o pracy załogi zawodowej,
które przekazuje do CWM w terminie do 10. dnia po zako
ń
czeniu rejsu.
Kapitan składa w wydziale ksi
ę
gowo
ś
ci CWM rozliczenie finansowe w terminie do
14. dnia po zako
ń
czeniu rejsu:
1) Ksi
ąż
k
ę
kasow
ą
(wzór nr 6) wraz z zał
ą
czon
ą
dokumentacj
ą ź
ródłow
ą
wpływów i
wydatków w przeliczeniu na zł (zgodnie z rozdziałem VIII pkt. 2 – rozliczanie
obozów zagranicznych),
2)
wykaz i rozliczenie korespondencji radiowej.
Kapitan składa pisemne o
ś
wiadczenie o zaistniałych wypadkach i zachorowaniach,
poci
ą
gaj
ą
cych za sob
ą
wydatki dewizowe.
Kapitan jachtu jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów niniejszej instrukcji.
B. Rejsy zagraniczne organizowane przez inne jednostki harcerskie
Organizacj
ę
rejsów zagranicznych innych jednostek harcerskich reguluj
ą
przepisy dotycz
ą
ce obozów zagranicznych.
8.4.
Protokół przyj
ę
cia rozliczenia finansowego obozu
Zło
ż
enie i przyj
ę
cie rozliczenia obozu powinno by
ć
potwierdzone protokółem
sporz
ą
dzonym przez osob
ę
rozliczaj
ą
c
ą
obóz. Do sprawozdania finansowego
powinny by
ć
zał
ą
czone wszystkie dokumenty obowi
ą
zuj
ą
ce przy rozliczeniu obozu
(rozdział VIII. Instrukcji).
Weryfikacja rozliczenia obozu obejmuje:
1)
sprawdzenie istniej
ą
cej i prawidłowej
likwidacji wszystkich dokumentów
ź
ródłowych zał
ą
czonych do ksi
ąż
ki finansowej i rejestru zakupów.
Likwidacja polega na zamieszczeniu na odwrocie rachunku kontrolnych
potwierdze
ń
„sprawdzono
pod
wzgl
ę
dem
merytorycznym,
formalno
rachunkowym i zatwierdzono do wypłaty”.
2) sprawdzenie rozliczenia
ś
rodków wpływy wg wzoru zamieszczonego w
sprawozdaniu wzór 19 cz. I.
3) w przypadku zakupu
ś
rodków trwałych
o warto
ś
ci powy
ż
ej 3500 zł nie
uj
ę
tych
w
rozliczeniu
finansowym,
stan
ś
rodków
pieni
ęż
nych
po
zako
ń
czeniu obozu b
ę
dzie o t
ę
sam
ą
ni
ż
szy, co nale
ż
y dopisa
ć
w
sprawozdaniu i w protokole rozliczenia obozu.
4) rozliczenie protokołu wzór nr 7 wydania wypo
ż
yczenia i zwrotu sprz
ę
tu.
5) przej
ę
cie i sprawdzenie dokumentów darowizny artykułów spo
ż
ywczych i
składników rzeczowych. W przypadku darowizny
ś
rodka trwałego nale
ż
y
ten dokument wyszczególni
ć
w protokole i przekaza
ć
do wprowadzenia go
do ksi
ąż
ki inwentarzowej
ś
rodków trwałych prowadzonej w Chor
ą
gwi.
W protokóle nale
ż
y wpisa
ć
wszystkie uwagi a ewentualn
ą
niezgodno
ść
- do
terminowego uzupełnienia.
Rozliczenie sporz
ą
dza si
ę
w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
23
a) jeden egzemplarz ze wszystkimi zał
ą
cznikami i dokumentacj
ą ź
ródłow
ą
dla
ksi
ę
gowo
ś
ci komendy Chor
ą
gwi,
b)
drugi
egzemplarz
bez
dokumentacji
ź
ródłowej
powinien
zawiera
ć
pokwitowanie, pozostaje w aktach organizatora obozu /hufcu/.
8.5.
Przechowywanie dokumentacji
Dokumentacja finansowa obozu przechowywana jest w
komendzie chor
ą
gwi
przez 5 lat zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowo
ś
ci z dn.29.09.1994 r.
Rozdział IX.
Sprawy szczegółowe
9.1. Wymiana baz i miejsc
obozowych mi
ę
dzy jednostkami
harcerskimi
Wymiana taka mo
ż
e nast
ą
pi
ć
pomi
ę
dzy jednostkami harcerskimi, posiadaj
ą
cymi
własne
bazy
obozowe,
na
podstawie
porozumienia
zawartego
przez
zainteresowanych (wzór 15 i 16).
W porozumieniu nale
ż
y m. in. dokładnie ustali
ć
:
- czas trwania obozu,
- wzajemne
ś
wiadczenia umawiaj
ą
cych si
ę
jednostek harcerskich,
- wysoko
ść
obowi
ą
zuj
ą
cej stawki
ż
ywno
ś
ciowej i innych stawek (ryczałtów) itp.,
- sposób i termin rozliczenia finansowego,
- nazwiska komendantów obozów i osób materialnie odpowiedzialnych.
9.2. Niepełna rekrutacja
Obozy, na których liczba uczestników jest mniejsza od zaplanowanej w
bud
ż
ecie, rozliczane s
ą
według stanu faktycznego. W takim przypadku nadwy
ż
ka
ś
rodków finansowych winna by
ć
zwrócona do jednostki sporz
ą
dzaj
ą
cej bilans. Liczba
kadry obozowej powinna by
ć
dostosowana do liczby uczestników na obozie.
9.3. Grupa kwatermistrzowska
Zadaniem grupy kwatermistrzowskiej jest przygotowanie terenu pod obóz,
sprz
ę
tu do u
ż
ytkowania na obozie i zaopatrzenie w artykuły
ż
ywno
ś
ciowe na
pierwszy dzie
ń
obozu, a w pó
ź
niejszym terminie wykonanie prac zwi
ą
zanych z
likwidacj
ą
obozu.
Liczb
ę
osób grupy kwatermistrzowskiej i czas wykonania pracy ustala organizator
obozu, w zale
ż
no
ś
ci od potrzeb.
Osoby z grupy kwatermistrzowskiej za czas pobytu przed rozpocz
ę
ciem i po
zako
ń
czeniu obozu otrzymuj
ą
delegacje słu
ż
bowe, stanowi
ą
ce podstaw
ę
do
wypłacenia diety w wysoko
ś
ci i na zasadach aktualnie obowi
ą
zuj
ą
cych przepisów
przy odbywaniu podró
ż
y słu
ż
bowej, w przypadku gdy nie ma zorganizowanego
wy
ż
ywienia.
Grupie kwatermistrzowskiej nie przysługuje zwrot kosztów noclegów i przejazdu
innego ni
ż
publiczne
ś
rodki komunikacji. Wydatki grupy kwatermistrzowskiej
rozliczane s
ą
w kosztach obozu.
24
9.4. Rodzina na obozie
W skład kadry obozowej mog
ą
wchodzi
ć
osoby b
ę
d
ą
ce członkami rodziny,
z tym,
ż
e tylko jedna z nich mo
ż
e pełni
ć
funkcj
ę
zwi
ą
zan
ą
z odpowiedzialno
ś
ci
ą
materialn
ą
, np. członkowie rodziny komendanta obozu hufca/ chor
ą
gwi mog
ą
pełni
ć
tylko funkcje wychowawcze.
Za prawidłow
ą
organizacj
ę
pracy odpowiada komendant obozu. Członkowie
rodziny, nie zatrudnieni na obozie i nie b
ę
d
ą
cy uczestnikami (i to tylko
współmał
ż
onek i dzieci), mog
ą
przebywa
ć
na obozie po wniesieniu pełnej
odpłatno
ś
ci za wy
ż
ywienie, tj. w wysoko
ś
ci stawki
ż
ywieniowej doro
ś
li, a dzieci w
wieku przedszkolnym 50 % tej stawki.
9.5. Rezygnacja uczestnika obozu
Uczestnik, który z wa
ż
nych przyczyn nie mo
ż
e wzi
ąć
udziału w obozie, jest
uprawniony do wyst
ą
pienia o zwrot wniesionej odpłatno
ś
ci. Z tej odpłatno
ś
ci
organizator obozu potr
ą
ca ewentualnie poniesione koszty, np. wykupione koszty
przejazdu uczestnika, ubezpieczenia.
Uczestnik mo
ż
e otrzyma
ć
zwrot tylko do wysoko
ś
ci kwoty wpłaconej przez siebie
do kasy lub na konto organizatora po uprzednim potr
ą
ceniu poniesionych ww.
kosztów.
Je
ś
li za uczestnika nale
ż
no
ść
lub jej cz
ęść
została przekazana przez
pracodawc
ę
rodzica, to pieni
ą
dze te nale
ż
y przekaza
ć
na konto tego pracodawcy po
ewentualnym potr
ą
ceniu kosztów rezygnacji, je
ż
eli były okre
ś
lone w deklaracji.
9.6. Wychowanie gospodarcze na
obozie
Gospodarno
ść
, oszcz
ę
dno
ść
i poszanowanie wspólnego mienia to nawyki, które
powinny by
ć
szczególnie propagowane. Obóz harcerski stanowi doskonał
ą
okazj
ę
do
praktycznego działania w tym zakresie.
W planie obozu nale
ż
y uwzgl
ę
dni
ć
, by:
1) zbiórki
przedobozowe
były
wykorzystane
do
przydzielenia
ka
ż
demu
uczestnikowi zadania z rejestru prac koniecznych do wykonania przed
wyjazdem na obóz,
2) w
programie
obozu
znalazły
si
ę
zaj
ę
cia
z
zakresu
wychowania
gospodarczego,
w
tym
zaj
ę
cia
praktyczne
dotycz
ą
ce
konserwacji
i
przechowywania sprz
ę
tu,
3) wprowadzone zostały ró
ż
ne formy zach
ę
caj
ą
ce uczestników obozu do
zdobywania sprawno
ś
ci zwi
ą
zanych z gospodarno
ś
ci
ą
.
9.7.
Ś
rodki transportu na obozie
Transport na obozie mo
ż
e by
ć
zorganizowany na podstawie:
1) wynaj
ę
cie samochodu od osoby fizycznej (wzór nr 4),
2) skorzystanie z umowy u
ż
yczenia (wzór nr 4A),
3) przekazanie samochodu stanowi
ą
cego własno
ść
ZHP.
W rozporz
ą
dzeniu Ministra Infrastruktury podano od 1 marca 2004 r.
nast
ę
puj
ą
c
ą
wysoko
ść
stawki za 1 km przejazdu dla:
– samochodu osobowego o poj. skok. silnika do 900 cm
3
– 0,4894 zł,
– samochodu osobowego powy
ż
ej 900 cm
3
– 0,7846 zł.
25
Ad.1) Przy wynajmie
samochodu od osoby fizycznej b
ą
d
ź
prawnej za koszty
uzyskania przychodu uznaje si
ę
ewidencj
ę
wg przebiegu pojazdu (wzór nr 18).
Nale
ż
y zwraca
ć
uwag
ę
na powy
ż
sze uregulowania , które zobowi
ą
zuj
ą
organizatora
obozu do:
–
Prowadzenia ewidencji przejazdów (wg wzoru 18). Wzór ten został ustalony przez
Ministra Finansów w Rozporz
ą
dzeniu z dnia 4 grudnia 2000 r. (Dz. U. Nr 108
poz. 1151) w przedmiotowej sprawie.
–
Sporz
ą
dzenia kalkulacji kosztów przejazdu w przeliczeniu na 1 km z kosztów
wynajmu i eksploatacji ł
ą
cznie ze zu
ż
yciem paliwa przy zawieraniu umów na
ś
rodki transportowe obce (wg wzoru 4 i 4a niniejszej instrukcji).
–
Wyliczenia ró
ż
nicy pomi
ę
dzy kosztem 1 km przebiegu pojazdu wg limitu, a
kosztem
przejazdu
samochodu
wynaj
ę
tego
mo
ż
na
dokona
ć
w
sposób
nast
ę
puj
ą
cy:
podsumowanie uzgodnionego kosztu najmu i przewidywanych kosztów zakupu
paliwa powi
ę
kszonego o koszty ubezpieczenia i inne obci
ąż
enia podane w
umowie, daje sum
ę
kosztów, któr
ą
nale
ż
y podzieli
ć
przez planowan
ą
ilo
ść
kilometrów do przejechania w celu wyliczenia
ś
redniej stawki za 1 km przejazdu o
okre
ś
lonej pojemno
ś
ci silnika.
Wyliczona ró
ż
nica w stosunku do stawki limitowanej nie stanowi kosztu uzyskania
przychodu (podlega opodatkowaniu). Po zako
ń
czeniu obozu ilo
ść
przejechanych km
mo
ż
na wyliczy
ć
jako ró
ż
nic
ę
wg stanu licznika samochodowego podanego w umowie
na dzie
ń
najmu i stanu w dniu przekazania samochodu.
Rozliczenie kosztów samochodów słu
ż
bowych uregulowano w Instrukcji
gospodarowania
ś
rodkami transportowymi w ZHP.
9.8.
Działalno
ść
gospodarcz
ą
ZHP reguluj
ą
odr
ę
bne przepisy.
Rozdział X.
Rozliczenia z bud
ż
etem
10.
Rozliczenia z bud
ż
etem obejmuj
ą
:
1. podatki
2. składki ZUS
3. składk
ę
zdrowotn
ą
4. składk
ę
na Fundusz Pracy
6
Ad 1. Podatki
1) Podatek dochodowy od osób prawnych
Zgodnie z Ustaw
ą
z dnia 15. 02. 1992 r. o podatku dochodowym od osób
prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654, tekst jednolity z pó
ź
n. zm.) podatnikiem
jest ZHP jako osoba prawna. Z tego podatku rozlicza si
ę
Główna Kwatera ZHP, na
podstawie sporz
ą
dzonego bilansu zbiorczego i otrzymanej dokumentacji bilansowej z
26
chor
ą
gwi, w tym tak
ż
e deklaracji podatkowych i zestawienia wydatków nie
stanowi
ą
cych kosztu uzyskania przychodu.
2) Podatek dochodowy od osób
fizycznych
Wynagrodzenie z tytułu
umowy zlecenia lub umowy o dzieło podlega
opodatkowaniu na podstawie Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z
dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176 tekst jednolity z pó
ź
n. zm. w
tym ostatnia zmiana Dz. U. z 2004 r. Nr 263 poz. 2619).
Przy umowie zlecenia dla osoby nie zatrudnionej w innym zakładzie
pracy podstaw
ą
do obliczenia kosztów uzyskania przychodu jest przychód
brutto
pomniejszony
o
potr
ą
cane
przez
płatnika,
a
pokrywane
przez
zleceniobiorc
ę
składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i
chorobowe) od tak uzyskanego przychodu potr
ą
ca si
ę
20% kosztów uzyskania,
a od otrzymanej kwoty netto obliczamy 19% podatku dochodowego, który po
potr
ą
ceniu 7,75% składki na ubezpieczenia zdrowotne jest przekazywany jako
zaliczka na podatek wraz ze sporz
ą
dzonymi deklaracjami PIT-8B (w trzech
egzemplarzach) do wła
ś
ciwej komendy chor
ą
gwi, która jest płatnikiem
powy
ż
szych zaliczek.
W 2005 roku składka zdrowotna wynosi 8,50 %, z tego potr
ą
cona z podatku 7,75%.
Ró
ż
nic
ę
składki zdrowotnej w wysoko
ś
ci 0,75% od wynagrodzenia brutto pokrywa
zleceniobiorca.
Płatnicy nie s
ą
zobowi
ą
zani do poboru zaliczek od wypłaconych nale
ż
no
ś
ci
z tytułu umów zlecenia, je
ż
eli podatnik zło
ż
y o
ś
wiadczenie,
ż
e wykonywane
przez niego usługi wchodz
ą
w zakres prowadzonej działalno
ś
ci gospodarczej.
Opodatkowaniu podlegaj
ą
wszelkie przychody, z wyj
ą
tkiem zwolnionych od
podatku dochodowego, do których zalicza si
ę
m.in.:
–
warto
ść ś
wiadcze
ń
rzeczowych wynikaj
ą
cych z przepisów o bezpiecze
ń
stwie i
higienie pracy oraz ekwiwalenty za te
ś
wiadczenia,
–
ekwiwalenty pieni
ęż
ne za u
ż
ywane przez pracowników przy wykonywaniu pracy
narz
ę
dzia, materiały lub sprz
ę
t, stanowi
ą
ce ich własno
ść
,
–
diety i inne nale
ż
no
ś
ci za czas:
a) podró
ż
y słu
ż
bowej pracownika,
b) podró
ż
y osoby nie b
ę
d
ą
cej pracownikiem
- do wysoko
ś
ci okre
ś
lonej w odr
ę
bnych ustawach lub przepisach wydanych przez
ministra wła
ś
ciwego do spraw pracy w sprawie wysoko
ś
ci oraz warunków ustalania
nale
ż
no
ś
ci
przysługuj
ą
cych
pracownikowi
zatrudnionemu
w
pa
ń
stwowej
lub
samorz
ą
dowej jednostce sfery bud
ż
etowej, z tytułu podró
ż
y słu
ż
bowej na obszarze
kraju oraz poza granicami kraju, z zastrze
ż
eniem ust. 13,
–
warto
ść
ś
wiadcze
ń
ponoszonych z tytułu zakwaterowania pracowników.
3) Podatek od gruntów i nieruchomo
ś
ci
Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt. 8 Ustawy o podatkach i opłatach lokalnych z
dnia 12.01.1991 r. (Dz. U. Nr 9 poz. 31 z pó
ź
n. zm.) zwolnione od podatku od
nieruchomo
ś
ci s
ą
nieruchomo
ś
ci lub ich cz
ęś
ci zaj
ę
te na potrzeby prowadzenia
przez stowarzyszenie statutowej działalno
ś
ci w
ś
ród dzieci i młodzie
ż
y w zakresie
27
o
ś
wiaty, wychowania, nauki i techniki, kultury fizycznej i sportu, z wyj
ą
tkiem
wykorzystywanych do prowadzenia działalno
ś
ci gospodarczej.
4) Podatek VAT
Zgodnie z Ustaw
ą
z dnia 8. 01. 1993 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U.
Nr 11 poz. 50 z 1993 r. z pó
ź
n. zm.) usługi w zakresie o
ś
wiaty i wychowania
obejmuj
ą
ce m.in. sprawowanie opieki przedszkolnej, opieki całkowitej nad dzie
ć
mi i
młodzie
żą
oraz opieki pozaszkolnej a tak
ż
e wczasy dla dzieci i młodzie
ż
y (w tym
kolonie, półkolonie, obozy) s
ą
zwolnione z podatku VAT (art. 7 Ustawy i zał
ą
cznik nr
2 poz. 4).
Podobnie usługi
ś
wiadczone przez campingi, obozowiska dla dzieci (klasyfikacja
usługi 55.23.11).
Pozostała działalno
ść
handlowa i usługowa, prowadzona przez jednostki ZHP
je
ś
li z mocy ww. ustawy podlega podatkowi VAT jest rozliczana przez komendy
chor
ą
gwi, zgodnie z przepisami.
.
5) Zwolnienia od podatku z tytułu
darowizn
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z 15 lutego 1992 r. (Dz. U. z
2004 r. Nr 254 poz. 2533) oraz ustawa o podatku dochodowym od osób
fizycznych z dnia 26 lipca 1991r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 263 poz. 2619) stwarza
mo
ż
liwo
ść
odliczenia od dochodu darowizn przeznaczonych na cele:
działalno
ś
ci po
ż
ytku publicznego realizowane przez Zwi
ą
zek Harcerstwa Polskiego
takie jak:
-
prowadzenie w
ś
ród członków stowarzyszenia całorocznej działalno
ś
ci o
ś
wiatowej
– wychowawczej formami pracy Charakterystycznymi dla ZHP,
-
organizowanie przedsi
ę
wzi
ęć
zwi
ą
zanych z ochron
ą
ś
rodowiska naturalnego,
rozwojem zainteresowa
ń
i specjalno
ś
ci,
-
organizowanie przedsi
ę
wzi
ęć
zwi
ą
zanych z działalno
ś
ci
ą
w zakresie kultury
fizycznej i sportu,
-
upowszechnianie tradycji i dziedzictwa narodowego, kształtowanie postaw
patriotycznych,
-
działalno
ść
na rzecz obrony narodowej i bezpiecze
ń
stwa powszechnego,
-
organizowanie przedsi
ę
wzi
ęć
zwi
ą
zanych z działalno
ś
ci
ą
w zakresie kultury,
-
inicjowanie programów profilaktycznych, antyalkoholowych i przeciwdziałaj
ą
cych
uzale
ż
nieniu dzieci i młodzie
ż
y,
-
podejmowanie zada
ń
w zakresie pomocy społecznej, w tym poprzez prowadzenie
działalno
ś
ci charytatywnej,
-
prowadzenie rehabilitacji i rewalidacji dzieci niepełnosprawnych, a tak
ż
e
resocjalizacji dzieci nieprzystosowanych,
-
kształcenie kadry instruktorskiej stowarzyszenia,
-
promowanie zdrowego trybu
ż
ycia,
-
organizowanie letniego i zimowego wypoczynku w formach wyjazdowych, w
miejscu zamieszkania tak dla członków stowarzyszenia jak i dla niezrzeszonych.
Ł
ą
czna kwota odlicze
ń
od podatku dochodowego z powy
ż
szych tytułów nie
mo
ż
e przekroczy
ć
w roku podatkowym:
-
maksymalnie do 6% dochodu uzyskanego przez podatnika - osob
ę
fizyczn
ą
,
28
-
10 dochodu osi
ą
gni
ę
tego przez osob
ę
prawn
ą
, w przypadku darowizn
dokonywanych przez osoby prawne na wszystkie cele, w tym tak
ż
e kultu
religijnego.
2. Ubezpieczenia społeczne
Ubezpieczenia społeczne obejmuj
ą
:
1) ubezpieczenia emerytalne,
2) ubezpieczenia rentowe,
3) ubezpieczenia w razie choroby i macierzy
ń
stwa, zwane „ubezpieczeniem
chorobowym”,
4) ubezpieczenia z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, zwane
„ubezpieczeniem wpadkowym”.
2.1 Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym
Obowi
ą
zki zleceniodawcy,
zwi
ą
zane ze zgłoszeniem do ubezpieczenia
emerytalnego i rentowego zleceniobiorców, wynikaj
ą
z ustawy
o systemie
ubezpiecze
ń
społecznych z dnia 13 pa
ź
dziernika 1998 r. (Dz. U. Nr 137 poz. 887 z
pó
ź
n. zm. )
1) Za pracownika w rozumieniu ustawy o ubezpieczeniu społecznym uwa
ż
a si
ę
osob
ę
pozostaj
ą
c
ą
w stosunku pracy (zatrudnion
ą
na podstawie umowy o prac
ę
), a tak
ż
e
osob
ę
wykonuj
ą
c
ą
prac
ę
na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej
umowy o
ś
wiadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje si
ę
przepisy dotycz
ą
ce zlecenia albo umowy o dzieło, je
ż
eli umow
ę
tak
ą
osoba ta
zawarła z pracodawc
ą
, z którym pozostaje w stosunku pracy lub je
ż
eli w ramach
takiej umowy (zlecenia, o dzieło) wykonuje prac
ę
na rzecz własnego pracodawcy.
2) Umowa o dzieło, zlecenia, agencyjna oraz
ś
wiadczenie usług, do której stosuje si
ę
przepisy kodeksu cywilnego zawarta z własnym pracownikiem – zatrudnionym na
podstawie
umowy
o
prac
ę
powoduje
po
stronie
pracodawcy
obowi
ą
zek
ubezpieczenia pracownika ze wszystkich tytułów – bez wzgl
ę
du na czas trwania
umów cywilnoprawnych. W rezultacie wynagrodzenie ze stosunku pracy i z tytułu
wy
ż
ej wymienionych umów cywilnoprawnych traktuje si
ę
ł
ą
cznie i od cało
ś
ci opłaca
składk
ę
na ubezpieczenie społeczne.
3) Umowy zlecenia, agencyjne, o
ś
wiadczenie usług, do których stosuje si
ę
przepisy
kodeksu cywilnego o zleceniu, generalnie bez wzgl
ę
du na czas ich trwania, s
ą
obj
ę
te
obowi
ą
zkiem ubezpieczenia społecznego.
Je
ż
eli jednak s
ą
ł
ą
czone z zatrudnieniem na podstawie umowy o prac
ę
u innego
pracodawcy, to zawsze obowi
ą
zkowe jest ubezpieczenie ze stosunku pracy,
natomiast umowy zlecenia lub
ś
wiadczenie usług, do których stosuje si
ę
przepisy
kodeksu cywilnego o zleceniu (art. 734-750 k. c.) powoduj
ą
dobrowolno
ść
ubezpieczenia, jednak
ż
e pod warunkiem,
ż
e wynagrodzenie ze stosunku pracy
wynosi co najmniej tyle ile minimalne wynagrodzenie, które na dzie
ń
1 stycznia 2005
r. wynosi 849 zł.
4) Osoby utrzymuj
ą
ce si
ę
tylko z umów zlece
ń
, bez wzgl
ę
du na czas ich trwania,
podlegaj
ą
obowi
ą
zkowi
ubezpieczenia
społecznego
z
jednej
umowy,
tej
najwcze
ś
niejszej.
Natomiast z tytułu pozostałych mog
ą
si
ę
ubezpieczy
ć
dobrowolnie.
29
Osoby te mog
ą
te
ż
w trakcie trwania tych umów zmieni
ć
tytuł ubezpieczenia.
5) Emeryt lub rencista wykonuj
ą
cy prac
ę
na podstawie umowy zlecenia, umowy
agencyjnej lub innej umowy o
ś
wiadczenie usług, do której stosuje si
ę
k.c. dotycz
ą
ce
zlecenia – czyli zleceniobiorca, je
ż
eli jest zatrudniony na podstawie umowy o prac
ę
i
otrzymuje przynajmniej minimalne wynagrodzenie za te prac
ę
u innego pracodawcy
ni
ż
ten, z którym zawarł umow
ę
zlecenia – nie podlega obowi
ą
zkowemu
ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu.
Je
ż
eli natomiast zawarł umow
ę
zlecenia lub agencyjn
ą
z pracodawc
ą
, z którym
równocze
ś
nie pozostaje w stosunku pracy lub je
ż
eli w ramach takiej umowy
wykonuje prac
ę
na rzecz swego pracodawcy – to wówczas podlega obowi
ą
zkowi
ubezpieczenia emerytalnego i rentowego.
Emeryt lub rencista, zatrudniony na podstawie umowy o prac
ę
, tak jak dotychczas
podlega obowi
ą
zkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu.
6) Nie
podlegaj
ą
obowi
ą
zkowemu
ubezpieczeniu
osoby
wykonuj
ą
ce
prac
ę
na
podstawie umowy zlecenia, albo innej o
ś
wiadczenie usług, obj
ę
tej przepisami
kodeksu
cywilnego
dotycz
ą
cym
zlecenia,
je
ż
eli
s
ą
uczniami
szkół
ponad
podstawowych lub studentami do uko
ń
czenia 26 lat.
Jednak
ż
e studenci oraz uczestnicy dziennych studiów doktoranckich mog
ą
si
ę
ubezpieczy
ć
dobrowolnie, je
ż
eli nie podlegaj
ą
ubezpieczeniom emerytalnym i
rentowym z innych tytułów.
7) Ubezpieczeni ł
ą
cz
ą
cy stosunek pracy z zatrudnieniem na podstawie umowy zlecenia
u innego pracodawcy i dodatkowo np. z działalno
ś
ci
ą
gospodarcz
ą
, z tego ostatniego
tytułu ubezpieczaj
ą
si
ę
ju
ż
tylko dobrowolnie, pod warunkiem,
ż
e wynagrodzenie z
tytułu pracy jest nie ni
ż
sze od minimalnego wynagrodzenia (849 zł w 2005 r).
8) Składki
na
ubezpieczenia
emerytalne
i
rentowe
m.
in.
pracowników
i
zleceniobiorców, finansuj
ą
z własnych
ś
rodków, w równych cz
ęś
ciach, ubezpieczeni i
płatnicy składek.
9) Obowi
ą
zkowo ubezpieczeniu chorobowemu podlegaj
ą
pracownicy, zatrudnieni na
podstawie umowy o prac
ę
. Dobrowolnie temu ubezpieczeniu podlegaj
ą
osoby
wykonuj
ą
ce prac
ę
na podstawie umowy zlecenia.
10)Obowi
ą
zkowo
ubezpieczeniu
wypadkowemu
podlegaj
ą
osoby
obj
ę
te
ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym, za wyj
ą
tkiem osób wykonuj
ą
cych prac
ę
na podstawie umowy zlecenia poza siedzib
ą
lub miejscem prowadzenia działalno
ś
ci
zleceniodawcy.
11)Stopy procentowe składek na ubezpieczenia społeczne w 2005 r. wynosz
ą
:
Rodzaj funduszu
zleceniobiorca
zleceniodawca
fundusz emerytalny
9,76 %
9,76 %
fundusz rentowy
6,5 %
6,50 %
fundusz chorobowy
2,45 %
-
fundusz wypadkowy
1,47 %
Ł
ą
cznie
18,71 %
17,73 %
30
Ponadto zleceniodawca nalicza składki na Fundusz Pracy w wysoko
ś
ci 2,45%
podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Podstaw
ę
wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w
rozumieniu przepisów podatkowych.
Wszelkie rozliczenia z Zakładem Ubezpiecze
ń
Społecznych prowadzi komenda
chor
ą
gwi. Składki ZUS odprowadza si
ę
do dnia 15–go nast
ę
pnego miesi
ą
ca.
Zgłoszenia do ubezpiecze
ń
społecznych dokonuje komenda chor
ą
gwi na
drukach ZUS – ZUA w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy.
2.2
Ubezpieczenia zdrowotne
Obowi
ą
zki zleceniodawcy zwi
ą
zane z ubezpieczeniem zdrowotnym zostały
okre
ś
lone w ustawie z dnia 6 lutego 1997 r., która weszła w
ż
ycie z dniem 1 stycznia
1999 r. (Dz. U. z 1997 r. Nr 26 poz. 153 z pó
ź
n. zm.).
Obowi
ą
zkowi
ubezpieczenia
zdrowotnego
podlegaj
ą
osoby
obj
ę
te
ubezpieczeniem społecznym, które s
ą
:
7
8
– osobami wykonuj
ą
cymi prac
ę
na podstawie umowy agencyjnej, umowy
zlecenia,
9
– pobieraj
ą
cymi emerytur
ę
lub rent
ę
,
10 – dzieci, uczniowie oraz słuchacze zakładów kształcenia nauczycieli w
rozumieniu przepisów o systemie o
ś
wiaty, nie pozostaj
ą
cy na wył
ą
cznym
utrzymaniu osoby podlegaj
ą
cej ubezpieczeniu,
11 – studenci i słuchacze studiów doktoranckich, nie pozostaj
ą
cy na wył
ą
cznym
utrzymaniu osoby podlegaj
ą
cej ubezpieczeniu,
12 – bezrobotni,
13 –
osoby
pobieraj
ą
ce
zasiłek
przedemerytalny
lub
ś
wiadczenie
przedemerytalne.
Ubezpieczeniu zdrowotnemu nie podlegaj
ą
uczniowie, studenci i słuchacze
studiów doktoranckich pozostaj
ą
cy na wył
ą
cznym utrzymaniu osoby podlegaj
ą
cej
ubezpieczeniu.
Składka na ubezpieczenia zdrowotne wynosi 8,50% przychodu brutto, w
2005 roku pomniejszonego o kwot
ę
składek na ubezpieczenia społeczne,
poniesion
ą
przez zleceniobiorc
ę
.
Składka ta w wysoko
ś
ci 7,75% potr
ą
cana jest z zaliczki na podatek
dochodowy od osób fizycznych i jest odprowadzana przez komend
ę
chor
ą
gwi
do ZUS wraz z deklaracj
ą
miesi
ę
czn
ą
, a zatem składki zdrowotne naliczone na
placówkach letniego i zimowego wypoczynku musz
ą
by
ć
przekazane w danym
miesi
ą
cu do wła
ś
ciwej komendy chor
ą
gwi z informacj
ą
kogo dotycz
ą
,
kserokopi
ą
dokumentów stanowi
ą
cych podstaw
ę
ich wyliczenia.
Przykład wyliczenia składki zdrowotnej:
odliczonej z podatku w wysoko
ś
ci
7,75%
z wynagrodzenia podatnika w wysoko
ś
ci
0,75%
razem
8,50%
zamieszczono w zał
ą
cznikach Nr 4 i 7 do niniejszej instrukcji.
Zgłosze
ń
do ubezpiecze
ń
zdrowotnych dokonuje komenda chor
ą
gwi na
drukach ZUS - ZZA w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy.
31
Rozdziale XI.
Postanowienia ko
ń
cowe
11.1. W celu jednolitego stosowania przepisów uzupełniaj
ą
co podaje si
ę
zasady
stosowania przepisów przy zawieraniu umów.
1) UMOWA ZLECENIA
Umowa zlecenia jest umow
ą
, której przedmiotem jest dokonanie okre
ś
lonej
czynno
ś
ci prawnej (art. 734 k.c.) lub czynno
ś
ci faktycznej, czyli
ś
wiadczenie usług
(art. 750 k.c.), je
ż
eli nie s
ą
one uregulowane odr
ę
bnymi przepisami (np. umow
ą
o
prac
ę
lub umow
ą
o dzieło).
Czynno
ś
ciami faktycznymi obj
ę
tymi umow
ą
zlecenia mo
ż
e by
ć
np. prowadzenie
wykładu, szkolenia, wycieczki w charakterze przewodnika, sklepiku, zaj
ęć
sportowo
rekreacyjnych, jak równie
ż
dowóz wody, r
ą
banie drewna oraz ró
ż
ne inne prace
zlecone do wykonania. Przyjmuj
ą
cy zlecenie obowi
ą
zany jest wykona
ć
je sumiennie i
z nale
ż
yt
ą
staranno
ś
ci
ą
, jakiej wymaga rodzaj zleconej czynno
ś
ci.
Umowa, której cechami jest zale
ż
no
ść
i stosunek podporz
ą
dkowania oraz
ś
wiadczenie pracy w oznaczonym miejscu i czasie nie jest umow
ą
zlecenia, lecz
umow
ą
o prac
ę
– bez wzgl
ę
du na przyj
ę
t
ą
nazw
ę
.
W przypadku zawarcia umowy na placówce letniego i zimowego
wypoczynku, która podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, nale
ż
y
niezwłocznie powiadomi
ć
i przekaza
ć
dane zleceniobiorcy do komendy
chor
ą
gwi (która ma obowi
ą
zek zgłoszenia do ZUS w ci
ą
gu 7 dni od daty zawarcia
umowy) na drukach ZUS – ZUA w przypadku ubezpiecze
ń
społecznych i ZZA –
w przypadku ubezpiecze
ń
zdrowotnych.
2) UMOWA O DZIEŁO
Regulowana w art. 627–646 Kodeksu cywilnego jest umow
ą
rezultatu. Rezultat
lub dzieło pozostaj
ą
do dyspozycji zamawiaj
ą
cego.
Rezultatem mo
ż
e by
ć
naprawa rzeczy lub urz
ą
dzenia, ogrodzenie terenu, uszycie
namiotu, wykonanie fotografii, sporz
ą
dzenie planu technicznego, poligrafia, grafika
komputerowa, koncert, wyst
ę
p, przedstawienie itp. Umow
ą
o dzieło jest te
ż
przewóz
odpłatny, wykonany przez osob
ę
nie b
ę
d
ą
c
ą
przewo
ź
nikiem.
Umowy o dzieło nie podlegaj
ą
ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym z
wyj
ą
tkiem umów o dzieło zawartych z własnym pracownikiem.
Koszty uzyskania przychodów z tytułu umów o dzieło i umów zlecenia wynosz
ą
20% przychodów.
Istnieje jednak mo
ż
liwo
ść
przyj
ę
cia faktycznie poniesionych kosztów przez
podatnika pod warunkiem,
ż
e udokumentuje, i
ż
poniósł koszty wy
ż
sze ni
ż
zastosowana norma 20%.
Mo
ż
na równie
ż
zastosowa
ć
50% kosztów uzyskania przychodu
z tytułu
korzystania przez twórc
ę
z praw autorskich i praw pokrewnych.
2. Instrukcja finansowa obozu wchodzi w
ż
ycie z dniem 1 maja 2005 r.
W sprawach nie uregulowanych niniejsz
ą
instrukcj
ą
lub sprawach spornych maj
ą
zastosowanie przepisy obowi
ą
zuj
ą
cego prawa.
32
Zał
ą
czniki:
1)
Umowa zlecenie
2) Umowa o dzieło
3) Przykład rozliczenia:
- z własnym pracownikiem,
- z osob
ą
podlegaj
ą
c
ą
ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu nie b
ę
d
ą
c
ą
własnym pracownikiem
4) Przykład rozliczenia z osob
ą
nie podlegaj
ą
c
ą
ubezpieczeniu społecznemu
5) Przykład rozliczenia umowy o dzieło
Wzory dokumentów:
Nr 1 – Plan finansowy obozu
Nr 2 – Zobowi
ą
zanie – upowa
ż
nienie
Nr 3 – Lista odpłatno
ś
ci
Nr 4 – Umowa najmu pojazdu
Nr 4a – Umowa u
ż
yczenia pojazdu
Nr 5 – Pismo o zakwalifikowaniu dziecka do udziału w obozie
Nr 6 – Ksi
ąż
ka kasowa obozu
Nr 7 – Protokół wydania – wypo
ż
yczenia – zwrotu sprz
ę
tu obozowo – turystycznego
czy kwatermistrzowskiego i turystycznego
Nr 8 – Protokół zdawczo- odbiorczy przekazania sprz
ę
tu mi
ę
dzy turnusami
Nr 9 – Protokół zniszczenia
Nr 10 – Protokół kradzie
ż
y
Nr 11 - Zestawienie zbiorcze wydatków na wy
ż
ywienie
Nr 12 – O
ś
wiadczenie - zobowi
ą
zanie
Nr 13 – Kartoteka magazynowa
Nr 14 – Umowa wolontariacka
Nr 15 – Porozumienie w sprawie organizacji obozu, kolonii
Nr 16 – Porozumienie w sprawie wynajmu bazy
Nr 17 – Rejestr zakupów i zapłat bud
ż
etowych płatnych przelewem
Nr 18 – Ewidencja przebiegu pojazdu
Nr 19 – Sprawozdanie finansowe obozu cz. I i II
Nr 20 - Faktura VAT RR
33