Metodyka selekcji i

wdrożenia systemu

magazynowego

dla średniej firmy

Wg Profesora Witolda Chmielarz

Dr Karol Chrabański

Śląska Wyższa Szkoła Zarządzania

w Katowicach

Wydział Informatyki

e- mail : [e-mail]

Trzy sytuacje wyboru systemu

informatycznego :

1

Wdrożenie gotowego,

standardowego systemu

dla typowych rozwiązań

informatycznych

(magazyny, hurtownie,

klasyczne systemy

finansowo-księgowe,

systemy kadrowe, proste

systemy sprzedaży,

systemy unikatowe dla

wyjątkowych branż itp.)

bez wcześniejszych

skomplikowanych procedur

przetargowych

2

Uproszczone

procedury selekcji –

stosowane dla

małych firm oraz

małych i

średnich organizacji,

w których

zapytanie ofertowe

jest niezbędne ze

względu na

obowiązujące prawo

lub obyczaj (np.

dotyczy to instytucji

publicznych i

rządowych)

Trzy sytuacje wyboru systemu

informatycznego :

3

Rozwinięte procedury selekcji – stosowane dla systemów

dużych, zarówno budowanych od początku jak i „gotowych”

systemów zintegrowanych.

Powody przechodzenia wieloetapowej procedury :

1. koszty wykonania takiej inwestycji są ogromne,

2. wymagania funkcjonalne są bardzo skomplikowane,

3. systemu nie może zrealizować mała firma informatyczna,

często potrzebna jest koordynacja działań kilku zespołów

projektowych,

         4. oferowane „gotowe”, zintegrowane systemy

informatyczne będą wymagały wielu modyfikacji, które by

spełniały wyrafinowane często wymagania klientów,

5. występuje potrzeba koordynacji działań

reengineeringowych z wdrożeniem systemu za pomocą

specyficznych narzędzi wspomagających ten proces.

Etapy realizacji projektu wyboru strategii

systemu informatycznego organizacji :

4. Analiza rynku dostawców i wykonawców
projektu

2. Opracowanie przybliżonego harmonogramu
projektu

5. Sformułowanie i rozesłanie zapytania
ofertowego

3. Sformułowanie koncepcji rozwoju systemu

1. Powołanie zespołu ds. realizacji projektu

Etapy realizacji projektu wyboru strategii

systemu informatycznego organizacji :

5. Sformułowanie i rozesłanie zapytania
ofertowego

CHARAKTERYSTYK

A

* Opracowanie
wymogów formalno-
prawnych

•Budowa
mechanizmu
oceny ofert
* Tworzenie zapytania
ofertowego
* Rozesłanie
zapytania ofertowego

RODZAJ UŻYWANYCH

KRYTERIÓW

Kryteria np.: organizacyjne

(użyteczność, stopień wykorzystania

przez personel, stopień integracji

organizacji, serwisowanie),

Ekonomiczne (koszty –

oprogramowania, sprzętu, wdrożenia,

szkolenia; efekty – organizacyjno-

ekonomiczne; zyski; Technologiczne

–dokładność, niezawodność,

bezpieczeństwo, skalowalność,

wieloplatformowość, interfejs

graficzny; Psychologiczne – stopień

akceptowalności przez pracowników,

bariery wdrożenia; Funkcjonalne –

zakres funkcji wypełnianych przez

system

Etapy realizacji projektu wyboru strategii

systemu informatycznego organizacji :

5. Sformułowanie i rozesłanie zapytania
ofertowego

MOŻLIWOŚĆ WYBORU

Zapytanie powinno
zawierać: Wymagania
formalne; Opis systemu
obecnego; Założenia dla
systemu przyszłego (zakres,
wielkość, algorytmika,
wąskie gardła, konwersja
danych, zmiany organizacji,
typologia sprzętu
komputerowego i
telekomunikacyjnego);
mechanizm oceny – wysoka
jednoznaczność i
uniwersalność

PODEJMOWANIE

DECYZJI

Wszystkie kryteria można
podzielić na grupy.Ocena
kryteriów może być
wartościowa lub
punktowa – nie wszystkie
kryteria da się ująć w
sposób porównywalny
wartościowo.

Kryteria oceny mogą być

równoważne lub

preferencyjne (o

większych wagach dla

tych, które są uważane

za fundamentalne)

Etapy realizacji projektu wyboru strategii

systemu informatycznego organizacji :

9. Zawarcie umowy o realizacji i opracowanie
wstępnego projektu instalacji

7. Organizacja pokazów i wizyt referencyjnych

8. Dokonanie ostatecznego wyboru

6. Ocena i analiza ofert

Wyniki odpowiedzi na zapytania ofertowe są

podzielone na następujące grupy kryteriów :

Finanse i księgowość,

kadry i płace,

książka przychodów

i rozchodów, faktury,

ewidencja kosztów,

elementy rachunkowości

zarządczej itp.

Finanse i księgowość,

kadry i płace,

książka przychodów

i rozchodów, faktury,

ewidencja kosztów,

elementy rachunkowości

zarządczej itp.

Funkcjonalne

Funkcji wejścia

i wyjścia

Edukacji i

pomocy

Kryteria baz
danych

Wyniki odpowiedzi na zapytania ofertowe są

podzielone na następujące grupy kryteriów :

Edycja pełnoekranowa,

łatwość operowania

danymi, porządkowany i

logiczny system menu,

czytelność raportów itp.

Edycja pełnoekranowa,

łatwość operowania

danymi, porządkowany i

logiczny system menu,

czytelność raportów itp.

Funkcjonalne

Funkcji wejścia

i wyjścia

Edukacji i

pomocy

Kryteria baz
danych

Wyniki odpowiedzi na zapytania ofertowe są

podzielone na następujące grupy kryteriów :

Pomoc kontekstowa

i

podręcznikowa, pomoc

w sytuacjach

alertowych, wersja

edukacyjna

oprogramowania itp.

Pomoc kontekstowa

i

podręcznikowa, pomoc

w sytuacjach

alertowych, wersja

edukacyjna

oprogramowania itp.

Funkcjonalne

Funkcji wejścia

i wyjścia

Edukacji i

pomocy

Kryteria baz
danych

Wyniki odpowiedzi na zapytania ofertowe są

podzielone na następujące grupy kryteriów :

Rodzaj baz danych,

administracja

użytkownikami baz

danych, import/eksport

danych, archiwizacja itp.,

Rodzaj baz danych,

administracja

użytkownikami baz

danych, import/eksport

danych, archiwizacja itp.,

Funkcjonalne

Funkcji wejścia

i wyjścia

Edukacji i

pomocy

Kryteria baz
danych

Wyniki odpowiedzi na zapytania ofertowe są

podzielone na następujące grupy kryteriów :

Platforma systemowa,

szybkość działania

programu, wielodostęp,

wiarygodność itp..

Platforma systemowa,

szybkość działania

programu, wielodostęp,

wiarygodność itp..

Informatyczne

Finansowe

Organizacyjne

Wyniki odpowiedzi na zapytania ofertowe są

podzielone na następujące grupy kryteriów :

Koszty prac

wdrożeniowych,

instalacji

oprogramowania,

zakupu sprzętu itp..

Koszty prac

wdrożeniowych,

instalacji

oprogramowania,

zakupu sprzętu itp..

Informatyczne

Finansowe

Organizacyjne

Wyniki odpowiedzi na zapytania ofertowe są

podzielone na następujące grupy kryteriów :

Czas wdrożenia,
pomoc przed i

powdrożeniowa,

pozycja dostawcy itp..

Czas wdrożenia,
pomoc przed i

powdrożeniowa,

pozycja dostawcy itp..

Informatyczne

Finansowe

Organizacyjne

Określenie podstawowych , specyficznych

oczekiwań, jakie winien spełniać program

magazynowy:

Możliwość

śledzenia historii

obrotów towarów

Możliwość

ustalenia stanów

min i max, na

podstawie

których tworzone

będą zamówienia

na standardowe

pozycje,

Wprowadzenie nr

partii

i daty przydatności

Kontrola ceny zakupu

towaru

Identyfikacja

posiadanej ilości

zbiorczej oraz

pojemności

jednostkowych

Analiza ABC

Zawartość alkoholu

w partii,

Współpraca z

programem

INTRASTAT –

pozycje w

formatce towar:

kraj pochodzenia,

warunki dostawy,

kod PCN, rodzaj

transakcji,

Ostrzeżenie o

zbliżającym się

przeterminowaniu

towaru

Możliwość pracy

w sieci

W trakcie oceny zastosowano najprostszy z

modeli oceny (bez oceny preferencji i ryzyka

oraz wszelkich standaryzacji i normalizacji)

wraz z następującymi grupami kryteriów:

funkcjonalnymi, stosowanych baz danych,

funkcji wejścia i wyjścia, edukacji i pomocy,

funkcji technicznych, finansowymi,

organizacyjnymi oraz wymagań sprzętowych

i programowych.

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

W każdej grupie kryteriów wystąpiły kryteria

szczegółowe. Każde kryterium szczegółowe było

oceniane wg trójstopniowej (jedynie) skali:

          „1” gdy podana cecha w pełni wystąpiła albo

była najlepsza wśród wyróżnionych systemów,

               „0,5” – gdy cecha wystąpiła połowicznie

albo była średnio reprezentowana wśród

wyróżnionych systemów,

             „0” – gdy podana cecha nie wystąpiła lub

była najgorsza spośród badanych systemów.

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Firma

C
1
1
1

0

0,5

0
1
0
1
1
1
1
1

0
1
1
1

0,5
0,5

13,5

Opis

Pełna ewidencja stanów magazynowych
Rozliczenia ilościowo-wartościowe towarów
Rozliczenia wartościowe wg cen rzeczywistych
metodami: FIFO, LIFO oraz wg wskazanej dostawy
Obsługa numerów seryjnych towarów
Obsługa zamówień własnych i obcych
Zamówienia w walucie
Wygodny interfejs użytkownika
Definiowanie własnych typów dokumentów
Zestawienia towarów wg dokumentów
Zestawienia wg towarów z kontrolą rotacji i
zalegania dostaw
Elektroniczne przekazywanie dokumentów
pomiędzy oddziałami firmy
Przeprowadzanie inwentaryzacji
Dostosowanie programu do specyfiki firmy dzięki
systemowi parametrów i praw użytkownika
Obsługa stanów minimalnych i maksymalnych
Kompletacja towarów
Praca w sieci
Modułowość – możliwość prawidłowej organizacji
pracy z różnym rodzajem uprawnień pomiędzy
użytkowników
Automatyczne uaktualnianie parametrów słowników
Różnorodność formatów i możliwość drukowania
raportów i zestawień

RAZEM

K

R

Y

T

E

R

IA

F

U

N

K

C

JO

N

A

L

N

E

Firma

A

1
1

0,5

0

0,5

0

0,5

0
1
0
1

0,5
0,5

1
1
1
1

0

0,5

10,0

Firma

B

1
1
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

1
1
1
1

0,5

1

18,5

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Firma C

Windows

98/NT/200/

Me/XP (0)

Microsoft

SQL (0,5)

1

Brak (0)

Brak

samodzieln

ej (0)

1

2,5

Opis

Środowisko pracy
systemu

Rodzaj wykorzystanej
bazy danych

Administracja
użytkownikami systemu

Możliwość eksportu
danych
w najpopularniejszych
formatach

Możliwość importu
danych
( kartotek )

Możliwość tworzenia
kopii zapasowych

RAZEM

B

A

Z

Y

D

A

N

Y

C

H

Firma A

Windows’95/9

8/M,

Windows

NT4.0/2000/X

P(1)

MS Access (1)

1

MS Access,

Excel,

Symphony,

Lotus (1)

Brak

samodzielnej

(0)

Brak (0)

4,0

Firma B

Windows’95

/98/Me,Wind

ows

NT4.0/2000/

XP ( 1)

Relacyjna

baza

danych

1

MS Access,

Excel (0,5)

Istnieje

samodzieln

a (1)

1

4,5

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Firma C

Wystarczają

ca (0,5 )

1

1

1

1

4,5

Opis

Pomoc kontekstowa w
języku polskim

Edycja pełno-ekranowa
w systemie okiennym

Interfejs graficzny
z podpowiedziami

Ostrzeżenia i komunikaty
w języku polskim

Menu opcji w języku
polskim

RAZEM

F

U

N

K

C

JE

W

E

/W

Y

Firma A

Niepełna ( 0 )

1

Brak ( 0 )

1

1

3,0

Firma B

Pełna ( 1 )

1

1

1

1

5,0

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Firma C

0

0

Brak (0)

0,0

Opis

Wersja edukacyjna
oprogramowania

System pomocy i
pomocy kontekstowej ,
wyjaśniający
poszczególne elementy
oprogramowania

Pomoc w nagłych
wypadkach
i ostrzeżenie alertowe

RAZEM

E

D

U

K

A

C

JI

I

P

O

M

O

C

Y

Firma A

0

0

Brak ( 0)

0,0

Firma B

0

0

Hot – line

(1)

2,0

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Firma C

Windows

98/NT/2000/

Me/XP (0)

PC IBM (1)

F-K, e-sklep

(1)

2,0

Opis

Platforma systemowa

Platforma sprzętowa

Współpraca z innymi
systemami

RAZEM

F

U

N

K

C

JI

T

E

C

H

N

IC

Z

N

Y

C

H

Firma A

Windows’95/9

8/ Me,

Windows NT

4.0/2000/XP

(1)

PC IBM (1)

Brak ( 0)

2,0

Firma B

Windows’95

/98/Me,

Windows NT

4.0/2000/XP

(1)

PC IBM (1)

F-K, e-sklep

(1)

3,0

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Firma C

Jednorazow

o 4950 zł

(0)

Samodzieln

a (1)

Serwis 120zł

za każdą 1h

pracy

informatyka+

VAT(0)

Bezpłatne

(1)

Brak

możliwości

(1)

3,5

Opis

Koszt wdrożenia
systemu

Koszt instalacji
oprogramowania, ew.
zakupu sprzętu

Koszt serwisu

Koszt szkolenia

Koszt rozbudowy,
modyfikacji
i konfiguracji
systemu

RAZEM

F

IN

A

N

S

O

W

E

Firma A

Jednorazowo

5300zł (0)

Samodzielna

(1)

Serwis 150zł

za każdą 1h

pracy

informatyka+

VA(0)

Bezpłatne (1)

Nie wymaga

(1)

3,0

Firma B

Jednorazowo

3450 zł (1)

Samodzielna

(1)

Serwis 120zł za

każdą 1h pracy

informatyka + VAT

lub pomoc

techniczna infolinia

producenta (0)

Bezpłatne (1)

700zł za

specjalny

raport

5,0

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Firma

C

1

0,5

0,5

0,5

0,5

0,5

1

4,5

Opis

Stabilna pozycja dostawcy na rynku

Dokładna dokumentacja w języku polskim

Istniejąca metodologia wdrażania systemu

Pomoc przed- i powdrożeniowa

Elastyczność, uniwersalność i niezawodność
systemu

Długość wdrożenia

Język programowania umożliwiający dalszy
rozwój

RAZEM

O

R

G

A

N

IZ

A

C

Y

JN

A

Firma

A

0

0

0

0,5

0,5

0

1

2,0

Firma

B

1

1

1

1

1

1

1

7,0

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Firma C

Windows

98/NT/2000/

Me/

XP (0)

Pentium II

300 Mhz,

128 MB RAM,

50 MB

wolnego

HDD, karta

SVGA, Server

2000

Desktop (0)

0,0

Opis

Platforma systemowa

Minimalna konfiguracja
sprzętu

RAZEM

W

Y

M

A

G

A

Ń

S

P

R

Z

Ę

T

U

I

O

P

R

O

G

R

A

M

O

W

A

N

IA

Firma A

Windows’95

/98/Me,

WindowsNT

4.0/2000/XP

(1)

Procesor:

80386 Dysk

twardy:

20MB

RAM: 4MB z

czego 2,4

MB musi

być

dostępne

jako pamięć

rozszerzona

2,0

Firma B

Windows’95

/98/Me,

WindowsNT

4.0/2000/XP

(1)

Pentium 32

MB

RAM, 50 MB

wolnego

HDD, karta

SVGA

800*600

(0,5)

1,5

Kryteria i wyniki porównania programów

informatycznych

Firma

C

13,5

2,5
4,5
0,0
2,0
3,0
4,5
0,0

30,0

KRYTERIA

Funkcjonalne
Baz danych
Wejścia/wyjścia
Edukacyjne i pomocy
Informatyczne
Finansowe
Organizacyjne
Wymagań sprzętowych i
programowych

RAZEM

Firm

a A

10,0

4,0
3,0
0,0
2,0
3,0
2,0
2,0

26,0

Firma

B

18,5

4.5
5,0
2,0
3,0
5,0
7,0
1,5

46,5

Zbiorcza ocena

Zbiorcza ocena

programów

programów

Dziękuję za uwagę

Dr Karol Chrabański

Śląska Wyższa Szkoła Zarządzania im.

Generała Jerzego Ziętka

W Katowicach

Wydział Informatyki