ZARZĄDZANIE PRZEZ
ZARZĄDZANIE PRZEZ
KOMUNIKOWANIE SIĘ
KOMUNIKOWANIE SIĘ
(ZPK)
(ZPK)
Polega ono na budowie i
doskonaleniu systemu stałego
informowania załogi o głównych
celach i problemach
przedsiębiorstwa, zamierzeniach
kierownictwa oraz o aktualnej pozycji
na rynku.
KOMUNIKACJA – proces, w którym nadawca
komunikatu sprawia, że jego myśli,
pragnienia i wiedza stają się znane i
zrozumiałe dla odbiorcy.
Celem komunikacji jest wzajemne zrozumienie się
nadawcy i odbiorcy. Sens wiadomości odebranej
przez odbiorcę powinien być taki sam, jaki miał
na myśli nadawca wiadomości.
Komunikacja między ludźmi organizacji
jest narzędziem porozumiewania się, za
pomocą którego kierownictwo i członkowie
organizacji wysyłają i otrzymują
informacje.
Prosty model komunikacji
pomiędzy kierownikiem a
pracownikiem
Kanał przepływu
komunikatu
kierownik
komunikat
pracownik
wiedza,
szumy,
emocje,
umiejętnoś
ć
przekazu
szumy w
procesie
komunikacji
Sprzężenie zwrotne
percepcja,
wiedza,
stres,
umiejętność
słuchania
Na sposób w jaki dana osoba odbiera
informacje wpływają:
• percepcja,
• osobowość i rozwój intelektualny,
• emocje i nastawienie psychiczne odbiorcy
do nadawcy informacji,
• motywacje, warunki otoczenia, itp.
Każdy czynnik, który utrudnia wymianę informacji
między nadawcą i odbiorcą jest przeszkodą
(szumem) w komunikowaniu się.
Co może skomplikować komunikację między A
i B?
Różnice:
•Funkcji
•Stanowisk
•Ról
•Potrzeb, trosk i interesów
•Znajomości języka i jego
wykorzystania
plus
•Czas przekazania
komunikatu
•Stosowane środki przekazu
Treść i znaczenie komunikatu
mogą być:
•Błędnie zrozumiane
•Błędnie zinterpretowane
•Błędnie usłyszane
•Pominięte
•nieistotne
A
B
Wynik
Komunikację pomiędzy kierownikiem a
pracownikami dzielimy na werbalną i
niewerbalną.
Komunikacja werbalna obejmuje słowny przekaz
komunikatu.
Komunikacja niewerbalna to tzw. mowa ciała.
Członkowie organizacji powinni mieć świadomość,
że tylko 7% komunikatów uzyskujemy za
pośrednictwem słów, 38% odbieramy jako efekt
odpowiednich sposobów wymawiania słów, a aż
55% informacji dociera do nas poprzez język ciała
(wyraz twarzy, spojrzenia, postawy, gesty, itp.)
Miejsce kierownika
w procesie komunikacji
w organizacji
KIEROWNIK
Inni kierownicy
pracownicy znajdujący
się na tym samym
poziomie w hierarchii
Szef – bezpośredni
przełożony
Inni przełożeni
Podwładni i inni
pracownicy na
niższym poziomie
w hierarchii
skośnie
(diagonalnie)
w górę
w
poziomie
w dół
skośnie
(diagonalnie
)
jasne i precyzyjne wypowiadanie się,
umiejętność słuchania i postrzegania reakcji i
percepcji zachowań drugiej strony procesu
komunikowania się,
otwartość i odwagę (asertywność)
umiejętność przekonywania i argumentowania
swoich racji,
umiejętność negocjowania itp.
Kierownik mający spełniać wszelkie role,
jakie oczekuje od niego organizacja powinien
posiadać następujące umiejętności
komunikowania się:
Jakość komunikacji w
organizacji wywiera wpływ na:
• motywację pracowników i ich
zadowolenie z pracy,
• zaangażowanie,
• energię,
• wydajność i efektywność
W przedsiębiorstwie występują cztery główne rodzaje
komunikacji:
1.
Związana z pracą lub zadaniami ; bez tego nie wykonano by
poszczególnych zadań lub prac.
2.
Związana z organizacją i jej funkcjonowaniem ; ważna, lecz nie
mająca bezpośredniego wpływu na bieżącą działalność; w jej
wyniku uzyskuje się wzajemne pobudzenie myśli, prowadzące
do nowych koncepcji, a w konsekwencji do zmian lub
udoskonaleń.
3.
Integrująca ; Wiążąca ludzi z organizacją jako całością, z jej
wartościami, wizją i świadomością celu; nadająca pracy
znaczenie i perspektywę oraz prowadząca do większego
zaangażowania.
4.
Porządkowa ; odnosząca się bardziej do ludzi i miejsc, a mniej
do pracy; kto dokąd został przeniesiony, kto nowy został
zatrudniony, jak będzie przebudowana stołówka w firmie, kiedy
zostanie zorganizowane przyjęcie biurowe.
Źródłem informacji formalnych są w
przedsiębiorstwie instytucjonalnie
wyodrębnione formy organizacyjne, takie jak:
• Specjalne komórki informacji ekonomicznej i technicznej,
przygotowujące i okresowo rozprowadzające odpowiednie
raporty, biuletyny informacyjne, lub wprowadzające
informacje wprost do systemu komputerowego,
• Pisma okólnikowe i okólniki dyrekcji lub zarządu,
• Radiowęzeł zakładowy,
• Tablice ogłoszeń zakładowe, wydziałowe, związkowe itp..,
• Rzecznicy „prasowi” emitujący informacje i komentujący
stanowisko dyrekcji lub zarządu zarówno w ramach
przedsiębiorstwa jaki i przekazujący je do otoczenia.
Żadne informacje formalne nie zastąpią jednak formy
codziennego i bezpośredniego komunikowania się
kierowników „twarzą w twarz” ze swoimi podwładnymi.
Służą temu:
• Okresowe( codzienne, tygodniowe, miesięczne) narady i
odprawy techniczno-produkcyjne i operatywne,
• Specjalne spotkania informacyjno- dyskusyjne poświęcone
wybranym tematycznie ważnym problemom,
• Spotkania informacyjno-szkoleniowe organizowane w
zakładowych ośrodkach szkoleniowych lub w ośrodkach
wczasowych,
• Zebrania ogólnozakładowe( wydziałowe, zakładowe)
organizowane z różną częstotliwością ( raz na kwartał lub co
roku),
• Różne uroczystości zakładowe organizowane w klubach
zakładowych.
Wskazując na ZPK należy podkreślić, że sprawna
komunikacja w relacji góra- dół przyczynia się
przede wszystkim do:
• Lepszego doinformowania członków organizacji o celach i
strategii rozwojowej przedsiębiorstwa,
• Otwartego mówienia o trudnych problemach, obawach i
niepewnościach,
• Uzasadnienia ważnych zamiarów i decyzji kierownictwa, a
tym samym do likwidacji pustki informacyjnej, często
otwartej na domysły, plotki i niedomówienia,
• Zapewnienia atmosfery wzajemnego szacunku i zaufania a
przez to zrozumienia między ludźmi,
• Dowartościowania pracowników, a tym samym do uznania
ich za równoprawnych partnerów w procesach zarządzania,
• Lepszej motywacji pracowników oraz do zwiększenia
stopnia identyfikacji członków organizacji z jej celami.
Podsumowanie
1. Pamiętaj, nie możesz uniknąć komunikacji.
2. Komunikować to dzielić się.
3. Zadawaj sześć pytań: kto? Dlaczego? Gdzie?
Kiedy? Co? Jak?
4. Sprawdzaj, czy twój rozmówca usłyszał i
zrozumiał.
5. Zapewnij pełne możliwości sprzężeń zwrotnych.
6. Pamiętaj, że komunikujesz się za pośrednictwem
języka, zachowania i symboli.
7. Słuchaj, zadawaj pytania i dopiero potem mów.
DZIĘKUJEMY