Karta obiegu

Karta obiegu

System gromadzenia

System gromadzenia

faktów

faktów

Wybrane techniki

Wybrane techniki

interpretacji

interpretacji

Monika Jagielska

Monika Jagielska

karta obiegu

karta obiegu

dokumentu,

dokumentu,

Karta obiegu

Karta obiegu

dokumentu jest

dokumentu jest

opracowywana dla

opracowywana dla

dokumentacji objętej

dokumentacji objętej

przedmiotem

przedmiotem

badania

badania

Karta obiegu

Karta obiegu

Pozwala na rejestrację zmian jakim

Pozwala na rejestrację zmian jakim

poddawany jest dokument i w tym

poddawany jest dokument i w tym

celu wykorzystuje dodatkowe

celu wykorzystuje dodatkowe

symbole: emisja (wystawienie w

symbole: emisja (wystawienie w

określonej liczbie egzemplarzy),

określonej liczbie egzemplarzy),

numeracja, parafowanie, podpisanie,

numeracja, parafowanie, podpisanie,

odczytanie treści, przemieszczenie na

odczytanie treści, przemieszczenie na

dalszą odległość (poczta, goniec, itp.),

dalszą odległość (poczta, goniec, itp.),

oczekiwanie (stan bezczynności),

oczekiwanie (stan bezczynności),

składowanie, likwidacja Karty obiegu

składowanie, likwidacja Karty obiegu

dokumentów dają wszechstronny

dokumentów dają wszechstronny

obraz procesu i pozwalają na ukazanie

obraz procesu i pozwalają na ukazanie

wszystkich jego istotnych momentów.

wszystkich jego istotnych momentów.

Karta obiegu

Karta obiegu

Charakteryzuje się przejrzystym i

Charakteryzuje się przejrzystym i

jednoznacznym sposobem zapisu,

jednoznacznym sposobem zapisu,

dlatego są wygodnym narzędziem

dlatego są wygodnym narzędziem

do rejestracji prac biurowych. Jako

do rejestracji prac biurowych. Jako

uzupełnienie dla nich można

uzupełnienie dla nich można

stosować wykresy obiegu w formie

stosować wykresy obiegu w formie

kolumnowej lub przestrzennej oraz

kolumnowej lub przestrzennej oraz

schematy obiegu, które wskazują

schematy obiegu, które wskazują

oprócz czynności wykonywanych

oprócz czynności wykonywanych

na dokumencie również drogę jaką

na dokumencie również drogę jaką

musi on pokonać w organizacji

musi on pokonać w organizacji

obieg dokumentu

obieg dokumentu

Analiza poszczególnych

Analiza poszczególnych

elementów obiegu dokumentu

elementów obiegu dokumentu

pozwala na stwierdzenie czy

pozwala na stwierdzenie czy

rzeczywisty obieg ma kształt

rzeczywisty obieg ma kształt

zgodny z postulowanym w

zgodny z postulowanym w

zasadach prawidłowego obiegu

zasadach prawidłowego obiegu

dokumentów. Zasady te

dokumentów. Zasady te

przewidują między innymi aby

przewidują między innymi aby

obieg dokumentu

obieg dokumentu

:

:

obieg dokumentu

obieg dokumentu



był szybki (eliminacja czynności zbędnych

był szybki (eliminacja czynności zbędnych

oraz zmniejszenie okresu oczekiwania na

oraz zmniejszenie okresu oczekiwania na

poszczególne czynności),

poszczególne czynności),



umożliwiał kontrolę stanu załatwienia danej

umożliwiał kontrolę stanu załatwienia danej

sprawy w każdej fazie obiegu,

sprawy w każdej fazie obiegu,



odpowiadał potrzebom związanym z

odpowiadał potrzebom związanym z

załatwieniem danej sprawy, był zgodny z

załatwieniem danej sprawy, był zgodny z

trybem załatwiania ujętym w odpowiednich

trybem załatwiania ujętym w odpowiednich

przepisach oraz obejmował tylko te

przepisach oraz obejmował tylko te

stanowiska, które są zainteresowane

stanowiska, które są zainteresowane

załatwieniem danej sprawy,

załatwieniem danej sprawy,



zapewniał najkrótszą drogę dokumentu (na

zapewniał najkrótszą drogę dokumentu (na

danym stanowisku tylko jeden raz).

danym stanowisku tylko jeden raz).

analiza dużej liczby

analiza dużej liczby

dokumentów

dokumentów



analiza dużej liczby dokumentów

analiza dużej liczby dokumentów

występujących w procesie za

występujących w procesie za

pomocą karty obiegu dokumentu

pomocą karty obiegu dokumentu

nie pozwala

nie pozwala

na wystarczająco

na wystarczająco

przejrzyste wskazanie zależności

przejrzyste wskazanie zależności

między nimi. Dlatego konieczne

między nimi. Dlatego konieczne

staje się zastosowanie narzędzia

staje się zastosowanie narzędzia

ogólniejszego, jednak bardziej

ogólniejszego, jednak bardziej

szczegółowego od

szczegółowego od

karty

karty

procesu

procesu

Karta procesu

Karta procesu

jest sporządzana dla zobrazowania

jest sporządzana dla zobrazowania

całości przebiegu pracy, a Jej

całości przebiegu pracy, a Jej

zadaniem jest wykazanie

zadaniem jest wykazanie

kluczowych elementów pracy oraz

kluczowych elementów pracy oraz

problemów występujących w skali

problemów występujących w skali

całego procesu. Na karcie

całego procesu. Na karcie

zaznacza się tylko dwa rodzaje

zaznacza się tylko dwa rodzaje

czynności: operacje (np. emisja

czynności: operacje (np. emisja

lub potwierdzenie dokumentu)

lub potwierdzenie dokumentu)

oraz kontrole (merytoryczne lub

oraz kontrole (merytoryczne lub

formalne sprawdzenie zawartości

formalne sprawdzenie zawartości

Narzędziem pomocnym w

Narzędziem pomocnym w

analizie większej ilości

analizie większej ilości

dokumentów jest

dokumentów jest

wykres Clarka

wykres Clarka

, który

, który

umożliwia określenie ile razy

umożliwia określenie ile razy

poszczególne komórki

poszczególne komórki

organizacyjne i stanowiska

organizacyjne i stanowiska

pracy realizujące daną

pracy realizujące daną

procedurę otrzymują

procedurę otrzymują

dokumenty, a także

dokumenty, a także

wskazuje na zbędne

wskazuje na zbędne

przepływy informacji

przepływy informacji

Wykres Clarka

Wykres Clarka



Wykres Clarka może być wykorzystywany

Wykres Clarka może być wykorzystywany

zarówno w etapie zbierania informacji o

zarówno w etapie zbierania informacji o

dotychczasowym przebiegu procedury, jak i w

dotychczasowym przebiegu procedury, jak i w

etapie prac projektowych. Można go również

etapie prac projektowych. Można go również

używać w charakterze prostej, łatwej do

używać w charakterze prostej, łatwej do

zrozumienia i syntetycznej instrukcji informującej

zrozumienia i syntetycznej instrukcji informującej

petentów o sposobie załatwiania określonych

petentów o sposobie załatwiania określonych

spraw w urzędach. W przypadku tego drugiego

spraw w urzędach. W przypadku tego drugiego

zastosowania nie ma potrzeby szczegółowego

zastosowania nie ma potrzeby szczegółowego

informowania o czynnościach realizowanych

informowania o czynnościach realizowanych

przez poszczególne podmioty. Wystarczy gdy

przez poszczególne podmioty. Wystarczy gdy

ograniczymy się do krótkiej informacji jaką

ograniczymy się do krótkiej informacji jaką

sprawę w ramach całej procedury należy

sprawę w ramach całej procedury należy

załatwić w danej komórce lub u danego

załatwić w danej komórce lub u danego

urzędnika i jakie dokumenty są niezbędne do

urzędnika i jakie dokumenty są niezbędne do

załatwienia tej sprawy. Instrukcje takie mogą być

załatwienia tej sprawy. Instrukcje takie mogą być

wywieszane na tablicach ogłoszeń , a także

wywieszane na tablicach ogłoszeń , a także

może je otrzymywać petent pytający o sposób

może je otrzymywać petent pytający o sposób

załatwienia złożonej sprawy.

załatwienia złożonej sprawy.

Wykres Clarka

Wykres Clarka

Gromadzenie faktów

Gromadzenie faktów



Czynności i procesy

Czynności i procesy

polegające na

polegające na

systematycznym

systematycznym

gromadzeniu ich

gromadzeniu ich

przetwarzaniu oraz analizie

przetwarzaniu oraz analizie

w celu okreslenia problemu i

w celu okreslenia problemu i

wykreowaniu rozwiązań

wykreowaniu rozwiązań

system gromadzenia

system gromadzenia

faktów

faktów



Do przygotowania decyzji konieczne

Do przygotowania decyzji konieczne

s

s

ą odpowiednie informacje, gdyż

ą odpowiednie informacje, gdyż

dobra informacja prowadzi do dobrej

dobra informacja prowadzi do dobrej

decyzji. Błędne decyzje są przeważnie

decyzji. Błędne decyzje są przeważnie

skutkiem niedoceniania informacji

skutkiem niedoceniania informacji

albo jej braku. Toteż przed podjęciem

albo jej braku. Toteż przed podjęciem

jakiejkolwiek decyzji należy ustalić

jakiejkolwiek decyzji należy ustalić

jakie informacje będą potrzebne,

jakie informacje będą potrzebne,

gdzie należy je zdobyć, kto je

gdzie należy je zdobyć, kto je

opracowuje i na ile są one kompletne,

opracowuje i na ile są one kompletne,

aktualne i wiarygodne, oraz

aktualne i wiarygodne, oraz

użyteczne dla określonej decyzji.

użyteczne dla określonej decyzji.

Nadmiar informacji jest

Nadmiar informacji jest

niepożądany tak, jak jej

niepożądany tak, jak jej

niedostatek.

niedostatek.

Gromadzenie faktów-

Gromadzenie faktów-

najczęstsze błędy

najczęstsze błędy



gromadzi się informacje,

gromadzi się informacje,

których w ogóle się nie

których w ogóle się nie

wykorzystuje;

wykorzystuje;



gromadzi się informacje,

gromadzi się informacje,

które w niewielkim stopniu

które w niewielkim stopniu

dotyczą problemu, jedynie

dotyczą problemu, jedynie

odciągają uwagę

odciągają uwagę

decydenta .

decydenta .

System gromadzenia

System gromadzenia

faktów

faktów

System gromadzenia faktów istotnych

System gromadzenia faktów istotnych

dla rozwiązania problemu, powinien

dla rozwiązania problemu, powinien

przejawiać się w udzieleniu odpowiedzi

przejawiać się w udzieleniu odpowiedzi

na zasadnicze pytania takie jak:

na zasadnicze pytania takie jak:



jakie czynności są wykonywane i

jakie czynności są wykonywane i

dlaczego tak?

dlaczego tak?



gdzie czynności są wykonywane i

gdzie czynności są wykonywane i

dlaczego tam?

dlaczego tam?



kto je wykonuje i dlaczego akurat

kto je wykonuje i dlaczego akurat

ta osoba?

ta osoba?



kiedy i jak często są wykonywane i

kiedy i jak często są wykonywane i

dlaczego wtedy?

dlaczego wtedy?

Techniki służące eliminacji

Techniki służące eliminacji

zbędnych informacji:

zbędnych informacji:

analiza „wejść i wyjść”

analiza „wejść i wyjść”

– proponuje się

– proponuje się

pewien punkt wyjścia – swoiste

pewien punkt wyjścia – swoiste

spojrzenie na całość organizacji – a

spojrzenie na całość organizacji – a

następnie rozpatruje konkretny

następnie rozpatruje konkretny

problem, na tle tego, co się dzieje w całej

problem, na tle tego, co się dzieje w całej

organizacji, Organizację można

organizacji, Organizację można

postrzegać jako system dokonywania

postrzegać jako system dokonywania

przekształceń „wejść” w „wyjścia ‘ tzn.

przekształceń „wejść” w „wyjścia ‘ tzn.

występują pewne procesy i coś opuszcza

występują pewne procesy i coś opuszcza

organizację, coś co weszło w innej

organizację, coś co weszło w innej

postaci (np. ludzie, pieniądze, maszyny,

postaci (np. ludzie, pieniądze, maszyny,

technologie, zasoby). Organizacja

technologie, zasoby). Organizacja

przekazuje coś otoczeniu: produkty

przekazuje coś otoczeniu: produkty

finalne, półfabrykaty, ludzie, pieniądze…)

finalne, półfabrykaty, ludzie, pieniądze…)

trzeba zrozumieć cały ten system, aby

trzeba zrozumieć cały ten system, aby

zrozumieć problem.

zrozumieć problem.

Analizę „ wejść i wyjść ‘’

Analizę „ wejść i wyjść ‘’

można podzielić na 3

można podzielić na 3

etapy:

etapy:



identyfikuje się „wejścia i

identyfikuje się „wejścia i

wyjścia”, które dotyczą danego

wyjścia”, które dotyczą danego

problemu

problemu



identyfikuje się źródła „wejść” i

identyfikuje się źródła „wejść” i

przeznaczenia „wyjść”

przeznaczenia „wyjść”



trzeba zrozumieć wymagania

trzeba zrozumieć wymagania

odbiorców obsługiwanych przez

odbiorców obsługiwanych przez

„wyjścia” i wymagana

„wyjścia” i wymagana

dostawców, którzy obsługują

dostawców, którzy obsługują

„wejścia”

„wejścia”

Karta przebiegu

Karta przebiegu



systematyczne gromadzenie

systematyczne gromadzenie

faktów: opracowuje się

faktów: opracowuje się

system pytań, potem zbiera

system pytań, potem zbiera

się odpowiedzi. Karta to ciąg

się odpowiedzi. Karta to ciąg

pytań formułowanych tak,

pytań formułowanych tak,

aby odpowiadać „tak” lub

aby odpowiadać „tak” lub

„nie”. Dopiero po udzieleniu

„nie”. Dopiero po udzieleniu

odpowiedzi wyciąga się

odpowiedzi wyciąga się

wnioski, które są podstawą

wnioski, które są podstawą

działania organizacji.

działania organizacji.

Wybrane techniki

Wybrane techniki

interpretacji faktów

interpretacji faktów



wykres korelacji

wykres korelacji

– dane (informacje) umieszcza się w

– dane (informacje) umieszcza się w

układzie współrzędnych. Powstaje wykres i patrzy się czy

układzie współrzędnych. Powstaje wykres i patrzy się czy

jest jakiś związek między zbiorem danych, czy nie. Te

jest jakiś związek między zbiorem danych, czy nie. Te

zależności muszą być potwierdzane wielokrotnie – czy te

zależności muszą być potwierdzane wielokrotnie – czy te

zależności się powtarzają (np. pora dnia a liczba klientów

zależności się powtarzają (np. pora dnia a liczba klientów

w sklepie dla ustalenia zapotrzebowania na pracowników

w sklepie dla ustalenia zapotrzebowania na pracowników



wykres przyczyn i skutków

wykres przyczyn i skutków

– wykres „rybnej ości”,

– wykres „rybnej ości”,

ustala się przyczyny problemu, sporządzając wykres w 4

ustala się przyczyny problemu, sporządzając wykres w 4

etapach:

etapach:

-

-

sformułowanie problemu decyzyjnego. Analizuje się

sformułowanie problemu decyzyjnego. Analizuje się

problem zaczynając od skutku. Skutek to np. informacja

problem zaczynając od skutku. Skutek to np. informacja

o niezadowoleniu klientów ze świadczonych sług (na

o niezadowoleniu klientów ze świadczonych sług (na

podstawie zgromadzonych danych);

podstawie zgromadzonych danych);

-

zdefiniowanie głównych kategorii możliwych przyczyn

zdefiniowanie głównych kategorii możliwych przyczyn

problemu

problemu

-

ustalenie możliwych przyczyn problemu w obrębie

ustalenie możliwych przyczyn problemu w obrębie

głównych kategorii

głównych kategorii

-

Należy tu unikać sformułowań niejasnych, szukać tych

Należy tu unikać sformułowań niejasnych, szukać tych

informacji, które są sprawdzone lub wielce

informacji, które są sprawdzone lub wielce

prawdopodobne. Trzeba wyróżnić przyczyny główne i te

prawdopodobne. Trzeba wyróżnić przyczyny główne i te

mniej ważne

mniej ważne

Wybrane techniki

Wybrane techniki

interpretacji faktów

interpretacji faktów



analiza Parelo

analiza Parelo

– opiera się o wykorzystanie matematyki –

– opiera się o wykorzystanie matematyki –

tylko niewielki odsetek przyczyn powoduje skutki (20%

tylko niewielki odsetek przyczyn powoduje skutki (20%

przyczyn wywołuje aż 80% skutków). To reguła 80/20. Są

przyczyn wywołuje aż 80% skutków). To reguła 80/20. Są

przyczyny bardziej i mniej istotne – ważna jest hierarchia

przyczyny bardziej i mniej istotne – ważna jest hierarchia

przyczyn, szuka się więc tylko podstawowych przyczyn.

przyczyn, szuka się więc tylko podstawowych przyczyn.

Proponuje się

Proponuje się

podział przyczyn na 3 grupy

podział przyczyn na 3 grupy

:

:

-przyczyny najważniejsze,

-przyczyny najważniejsze,

-przyczyny dość ważne,

-przyczyny dość ważne,

-przyczyny o marginalnym znaczeniu.

-przyczyny o marginalnym znaczeniu.



„

„

analiza ABC”

analiza ABC”

– określa się obszar, na którym decydent

– określa się obszar, na którym decydent

ma kontrolować wysiłki dla skutecznego rozwiązania

ma kontrolować wysiłki dla skutecznego rozwiązania

problemu

problemu



analiza ekspansywna

analiza ekspansywna

– oparta też na zasadzie

– oparta też na zasadzie

wyszukiwania przyczyn głównych, potem bardziej

wyszukiwania przyczyn głównych, potem bardziej

szczegółowych. Ustala przyczyny problemu decyzyjnego.

szczegółowych. Ustala przyczyny problemu decyzyjnego.

Formułuje się problem najpierw. Do wykresu wpisuje się

Formułuje się problem najpierw. Do wykresu wpisuje się

problem i się go opisuje. Zadaje się pytania o jego główne

problem i się go opisuje. Zadaje się pytania o jego główne

przyczyny.

przyczyny.

Następnie zastanawiamy się nad każdą przyczyną –

Następnie zastanawiamy się nad każdą przyczyną –

dlaczego ta bezpośrednia przyczyna tu jest, czy ona ma

dlaczego ta bezpośrednia przyczyna tu jest, czy ona ma

inne swoje przyczyny. Np. przyczyna 3 ma dwie swoje

inne swoje przyczyny. Np. przyczyna 3 ma dwie swoje

przyczyny itp. Tzw. „analiza dlaczego – dlaczego”

przyczyny itp. Tzw. „analiza dlaczego – dlaczego”

Bibliografia:

Bibliografia:



Burdziński E., Metody i techniki

Burdziński E., Metody i techniki

organizacji pracy, Akademia

organizacji pracy, Akademia

Ekonomiczna w Katowicach, Katowice

Ekonomiczna w Katowicach, Katowice

1982

1982



Lisiński M., Martyniak Z., Analiza

Lisiński M., Martyniak Z., Analiza

wartości organizacji, Wydawnictwo

wartości organizacji, Wydawnictwo

Książka i Wiedza, Warszawa 1981

Książka i Wiedza, Warszawa 1981



Techniki organizatorskie. Zastosowania

Techniki organizatorskie. Zastosowania

w organizowaniu prac administracyjno-

w organizowaniu prac administracyjno-

biurowych, pod red. Z. Martyniaka,

biurowych, pod red. Z. Martyniaka,

Akademia Ekonomiczna w Krakowie,

Akademia Ekonomiczna w Krakowie,

Kraków 1985

Kraków 1985



www.google.pl

www.google.pl