KSIĘGA

JAKOŚCI

-Po co?

- Skład

- Kiedy może być korygowana?

- Procedury

KSIĘGA JAKOŚCI - DEFINICJA

Księga jakości jest drugim co do ważności
dokumentem systemu zarządzania jakością. W
języku angielskim nazywana jest quality manual,
co można by przetłumaczyć jako podręcznik
jakości.

Jest dokumentem marketingowym firmy. Powinna
być tak redagowana i mieć taką szatę graficzną,
aby zachęcać klientów do kontaktu z firmą. Zbyt
gruba

Księga

Jakości

może

zniechęcać

potencjalnych klientów.

PO CO?

• Głównym celem Księgi Jakości jest podanie adekwatnego opisu

systemu zarządzania jakością i UZYSKANIE ZAUFANIA KLIENTA

 

• Dzięki Księdze Jakości można wykazać, że przedsiębiorstwo

spełnia wymagania wybranego modelu systemu zapewnienia

jakości ISO. Szczegóły tych wymagań znajdą się w przywołanych w

Księdze Jakości procedurach.

• Księga Jakości może być stosowana na potrzeby zarządzania

jakością

wewnątrz

przedsiębiorstwa

jak

i

na

potrzeby

udokumentowania funkcjonowania systemu jakości klientowi.

• Obecnie w zasadzie polskie przedsiębiorstwa dokumentują

system jakości za pomocą Księgi Jakości, która ma charakter

uniwersalny, czyli stosowana jest na potrzeby zarządzania jakością

wewnątrz

przedsiębiorstwa,

jak

i

pozwala

prezentować

przedsiębiorstwo klientom zewnętrznym.

ZADANIA KSIĘGI JAKOŚCI:

• opisanie systemu jakości,

• zawiera politykę jakości i procedury (treść lub tylko

wykaz),

• określa, jaka norma jest stosowana oraz jakie są

wyłączenia,

• wyjaśnia jak zostaną spełnione wymagania,

• dowodzi udokumentowania systemu jakości,

• pomaga w nadzorze działań związanych z jakością,

• stanowi podręcznik do nauki dla pracowników w

zakresie wymagań jakości,

• stanowi przewodnik po systemie jakości,

• jest rozwiniętą i szczegółową definicją jakości firmy,

• wykazuje, że system jakości spełnia wymagania.

SKŁAD

Forma przygotowania księgi jest dowolna, jednak
należy ją podzielić na punkty i rozdziały w taki
sposób, aby móc wykazać zdolność do zarządzania
opisywanymi

w

nich

wymaganiami

w

przedsiębiorstwie. Można więc opisywać system
według procesów. W księdze opisane powinny
zostać: system jakości, polityka, plany i cele jakości,
definicje, zarządzanie jakością, wymagania (prawne,
klientów, inne) i procedury.

Księgę jakości pisze się zwykle jako ostatni
dokument systemu jakości. Dzięki temu uniknąć
można poprawek w trakcie opisywania procedur.

TAB. 1. PRZYKŁADOWA

STRUKTURA KSIĘGI JAKOŚCI

1. Tytuł
2. Spis treści
3. Zakres księgi jakości
4. Wyłączenia
5. Wprowadzenie (opis zawartości księgi)
6. Przedstawienie organizacji
7. Struktura organizacyjna
8. Polityka jakości
9. Lista celów jakości
10. Procedury (lista lub treść)
11. Definicje i terminy
12. Opis elementów systemu jakości

Księga jakości powinna posiadać stronę wstępną, na
której znajdą się podpisy osób sprawdzających i
zatwierdzających dokument, numer wersji oraz datę
wydania, opis sposobu inicjacji i wprowadzania zmian,
charakter wewnętrzny lub zewnętrzny.

Przedstawienie organizacji (pkt.6) powinno zawierać
nazwę, dane teleadresowe (szczególnie w przypadku
księgi zewnętrznej), wyjaśnienie charakteru i rodzaju
działalności oraz krótką historię wraz z posiadanym
doświadczeniem. Punkt ten związany jest z kolejnym -
strukturą organizacyjną (pkt.7), który oprócz schematu
powinien opisywać stanowiska i działy mające wpływ
na jakość wraz z określeniem ich odpowiedzialności.
Wskazać należy także poziomy komunikacji i
raportowania.

Cele jakości (pkt.9) powinny zostać wypisane wraz z
wyjaśnieniem jak polityka jakości oraz cele są
zrozumiane

i

stosowane

przez

wszystkich

pracowników. Należy sprawdzić, czy cele są spójne z
polityką.

Znaczna część księgi jakości powinna być
poświęcona opisowi elementów systemu jakości
(pkt.12). Należy opisać w jaki sposób każde z
wymagań systemu jakości jest spełniane oraz w jaki
sposób elementy systemu będą monitorowane i
nadzorowane. Przedstawiając wymagania można
przyjąć strukturę normy lub wypisać je w inny
sposób, np. według zidentyfikowanych procesów
działających w firmie.

KIEDY MOŻE BYĆ

KORYGOWANA?

Powinna być opracowywana procedura
uaktualniania Księgi Jakości.

 
• Wdrożony system jakości powinien rozwijać się

wraz z przedsiębiorstwem. Dowodem ewolucji
systemu jakości są zmiany w Księdze Jakości.
Księga Jakości powinna być aktualizowana, a
aktualizacja odpowiednio zapisana.

KSIĘGA JAKOŚCI

Rozdział

LOGO FIRMY

Aktualizacja Księgi
Jakości

strona 1

stron 3

wydanie 1

TABELA ZMIAN

WYDANIE DATA

STRONY ZMIENIONE

Krótki opis zmiany

PRZYKŁAD AKTUALIZACJI KSIĘGI JAKOŚCI

PRZEDSTAWIA TABELA:

PROCEDURY

Procedury nie stanowią integralnej części Księgi Jakości

przed siębiorstwa, ale są w tej Księdze cytowane. Zapisy

w procedurze (do tyczące szczególnie określonych

działań w procesie produkcyjnym) mogą stanowić

tajemnicę przedsiębiorstwa. Dlatego też są traktowano

jako dokument wewnętrzny przedsiębiorstwa i nie

powinny być prezentowane klientowi jako dokument

potwierdzający istnienie systemu jakości w firmie. Rolę

taką spełnia Księga Jakości.

•

KSIĘGA

JAKOŚCI

-

to

dokument

zewnętrzny

przedsiębiorstwa.

•

PROCEDURY

-

to

dokument

wewnętrzny

przedsiębiorstwa.

•

CEL PROCEDURY: OKREŚLIĆ SPOSÓB WYKONANIA

DANEGO ZADANIA

• Procedura to narzędzie pracy w przedsiębiorstwie.

Procedura jest dokumentem pisemnym określającym

reguły postępowania zgodnie z ustalonymi

wymaganiami.

• Procedury są opracowane, zapisane, zatwierdzone i

opublikowane tak, aby mogły stać się usankcjonowaną

drogą prowadzenia działań przez wszystkie osoby, do

których są skierowane.

• Procedura opisuje więc: co, kto robi?, po co?,

gdzie?, kiedy?, na jakiej podstawie i kto za te

działania odpowiada?

• Ważnym problemem jest ustalenie osób

odpowiedzialnych za redagowanie procedur. Wskazane

jest, aby procedury opracowywali pracownicy, którzy

pracują według danej procedury. Są oni najbardziej

kompetentni i opracują procedurę, która będzie

obrazem faktycznym jej funkcjonowania w

przedsiębiorstwie. Wszystkie procedury powinny być

spójne, opracowane według określonego schematu i w

określonej szacie graficznej.

Co powinno znaleźć się w

procedurze:

1.

Tytuł.

Prosty, zrozumiały dla osób, które będą

stosować procedurę.

2.

Przedmiot i cel.

Tu powinno być określone jakiego działania

dotyczy ta procedura i dlaczego to działanie

ma być tak wykonane.

3.

Osoby odpowiedzialne.

Określa się zakres odpowiedzialności w

ramach stosowania tej procedury.

4.

Schemat postępowania

- opracowuje się

logigram działań w ramach tej procedury.

5.Opis postępowania

- co ma być zrobione,
- kiedy, gdzie, jak i przez kogo,
- przy użyciu jakiego wyposażenia,
- jakich dokumentów,
- wykonanie, weryfikacja,
- niezbędne zapisy.
Należy określić, jakie elementy weryfikacji działań

będą należały do kontroli, a jakie do samokontroli.

6. Rozpowszechnianie, stosowanie.

Określa się do kogo ta procedura jest zwrócona;

jakie działy czy osoby na określonych

stanowiskach pracy będą ze sobą współ pracować

w ramach tej procedury. Świadomość, że

współpracownicy znają i stosują tę procedurę

wzbudza wzajemne zaufanie.

7. Definicje (jeśli istnieje taka potrzeba).
8. Załączniki i dokumenty związane.
9. Podpis osoby zatwierdzającej daną

procedurę.

Przykład redagowania nagłówków procedury

Przedsiębiorstw

o (logo)

KSIĘGA
PROCEDUR

Dział

Data

TYTUŁ

Numer

Ilość

stron

Jakość Oprogramowania

16

ISO 9000/9001

Przykład - Księga Jakości (1)

1.

Wprowadzenie

–

Prezentacja firmy

–

Przewodnik po Księdze Jakości

–

Normy stanowiące

–

Zakres systemu jakości

2.

Cele i polityka jakości

–

Polityka jakości

–

Misja firmy

–

Cele

–

Zadania w zakresie jakości

Jakość Oprogramowania

17

ISO 9000/9001

Przykład - Księga Jakości (2)

3.

Organizacja i obowiązki

–

System zarządzania jakością

–

Opis organizacji firmy

–

Obowiązki i odpowiedzialność kierownictwa firmy

4.

Zarządzanie dokumentacją

–

Wymagania dotyczące dokumentacji

–

Procedura nadzoru nad dokumentacją

–

Procedura nadzoru nad zapisami

Jakość Oprogramowania

18

ISO 9000/9001

Przykład - Księga Jakości (3)

5.

Odpowiedzialność kierownictwa

–

Zaangażowanie kierownictwa

–

Orientacja na klienta

–

Polityka jakości

–

Planowanie

–

Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikowanie się

–

Przegląd systemu

6.

Zarządzanie zasobami

–

Zapewnienie zasobów

–

Zasoby ludzkie

Jakość Oprogramowania

19

ISO 9000/9001

Przykład - Księga Jakości (4)

7. Realizacja wyrobu

–

Planowanie realizacji wyrobu

–

Procesy związane z klientem

–

Projektowanie nowych wyrobów

–

Zakupy

–

Produkcja wyrobów

–

Procedura nadzorowania wyposażenia do pomiarów

8. Pomiary / doskonalenie

–

Postanowienia ogólne

–

Monitorowanie i pomiary

–

Nadzór nad wyrobem niezgodnym

–

Analiza danych

–

Doskonalenie

Jakość Oprogramowania

20

ISO 9000/9001

Przykład - Księga jakości (5)

9. Rejestr zamówień
10. Karty oceny dostawcy
11. Rejestr kart partii produkcyjnych
12. Rejestr protokołów braków
13. Karty ewidencji wyrobów
14. Rejestr dostaw
15. Rejestr użytkowników wyrobów
16. Rejestr reklamacji, napraw i skarg
17. Rejestr raportów działań korygujących
18. Rejestr wyposażenia pomiarowego
19. Plan audytów wewnętrznych

BIBLIOGRAFIA

• „Zarządzanie jakością - poradnik menadżera” - J. Chabiera,

S. Doroszewicz, A. Zbierzchowska - wydawnictwo CIM,
Warszawa

• www.wikipedia.pl
• http://mfiles.pl/pl/index.php/Ksi%C4%99ga_jako%C5%9Bci