START – czyli jak

rozpocząć pracę

w programie

w programie

CRMadar

CRMadar

Zazwyczaj pracę rozpoczynasz od wybrania sobie

Zazwyczaj pracę rozpoczynasz od wybrania sobie

jakiejś grupy spraw, którą za pomocą nowego

jakiejś grupy spraw, którą za pomocą nowego

programu chcesz rozwiązać. Na początek pracy z

programu chcesz rozwiązać. Na początek pracy z

CRMadar’em proponuję do wybory dwa

CRMadar’em proponuję do wybory dwa

zagadnienie:

zagadnienie:

1.

1.

„

„

Złapanie” reklamacji na sprzedany produkt

Złapanie” reklamacji na sprzedany produkt

zgłaszanych od klientów i jego rozwiązanie

zgłaszanych od klientów i jego rozwiązanie

l

l

ub

ub

2.

2.

Wysłanie e-mail’i do firm biorących udział w targach

Wysłanie e-mail’i do firm biorących udział w targach

w Warszawie zapraszających na prezentację.

w Warszawie zapraszających na prezentację.

„

Złapanie” reklamacji na

sprzedany produkt

Klient dzwoni i zgłasza, że obraz w

Klient dzwoni i zgłasza, że obraz w

zakupionym telewizorze jest

zakupionym telewizorze jest

niewyraźny i drga. Co robimy?

niewyraźny i drga. Co robimy?

1.

1.

Wpisujemy tego, kto dzwoni

Wpisujemy tego, kto dzwoni

2.

2.

Wpisujemy

Wpisujemy

jego problem

jego problem

Reklamacja

Wpisujemy tego, kto dzwoni

Wpisujemy tego, kto dzwoni



Proponuję na początek skorzystać z kreatora START

Proponuję na początek skorzystać z kreatora START



Trzeba wpisać klienta do bazy kontaktów,

Trzeba wpisać klienta do bazy kontaktów,

wybieramy więc

wybieramy więc

Nowy kontakt

Nowy kontakt

1.

1.

Wpisujemy dane klienta. To znaczy kogo – firmy,

Wpisujemy dane klienta. To znaczy kogo – firmy,

którą reprezentuje czy dane osoby, z którą

którą reprezentuje czy dane osoby, z którą

rozmawiamy?. Najlepiej i jedno i drugie. Proponuję

rozmawiamy?. Najlepiej i jedno i drugie. Proponuję

wprowadzić imię i nazwisko, może adres, ważny jest

wprowadzić imię i nazwisko, może adres, ważny jest

kontakt czyli :telefon bezpośredni, GSM oraz e-

kontakt czyli :telefon bezpośredni, GSM oraz e-

mail. Teraz trzeba wpisać oczywiście dane firmy.

mail. Teraz trzeba wpisać oczywiście dane firmy.

2.

2.

........

........

3.

3.

Jeszcze zatwierdź i ..... Uf, klient już jest.

Jeszcze zatwierdź i ..... Uf, klient już jest.

Reklamacja

Teraz jego problem

Teraz jego problem



Korzystamy znów z kreatora START, tym razem

Korzystamy znów z kreatora START, tym razem

Nowa

Nowa

sprawa

sprawa

.

.

To już trudniejsze, mnóstwo pól, z którymi nie

To już trudniejsze, mnóstwo pól, z którymi nie

wiadomo co począć. Cóż, zacznijmy od najważniejszych,

wiadomo co począć. Cóż, zacznijmy od najważniejszych,

czyli

czyli

1.

1.

Wybieramy firmę, wybieramy osobę

Wybieramy firmę, wybieramy osobę

2.

2.

Zakładamy nową rozmowę – bo to w końcu nowe zgłoszenie.

Zakładamy nową rozmowę – bo to w końcu nowe zgłoszenie.

3.

3.

I co teraz? Teraz nastąpił dylemat, wytłumaczyć Wam na

I co teraz? Teraz nastąpił dylemat, wytłumaczyć Wam na

początku wszystko czy tylko minimum. Może jednak

początku wszystko czy tylko minimum. Może jednak

wypełnimy tyle, aby coś zobaczyć a potem uzupełnimy.

wypełnimy tyle, aby coś zobaczyć a potem uzupełnimy.

4.

4.

Piszemy więc kiedy i jak zgłoszenie zostało przyjęte oraz

Piszemy więc kiedy i jak zgłoszenie zostało przyjęte oraz

5.

5.

na kiedy ma być gotowe

na kiedy ma być gotowe

6.

6.

Jeszcze krótki opis, teraz zatwierdź – i gotowe

Jeszcze krótki opis, teraz zatwierdź – i gotowe

.

.

I jeszcze raz

A teraz co? Proponuję w ten sposób

A teraz co? Proponuję w ten sposób

przyjąć jeszcze jedno zgłoszenie,

przyjąć jeszcze jedno zgłoszenie,

na przykład źle działającego radia

na przykład źle działającego radia

X. Sposób postępowania jest

X. Sposób postępowania jest

analogiczny jak w poprzednim

analogiczny jak w poprzednim

przypadku.

przypadku.

Czyli popatrzcie:

Czyli popatrzcie:

Nowy kontakt

Nowa sprawa

Teraz przyszedł czas na
obejrzenie wyników



Korzystamy tym razem z funkcji

Korzystamy tym razem z funkcji

sprawy

sprawy

–

–

czyli uruchamiamy ikonę w panelu obsługa.

czyli uruchamiamy ikonę w panelu obsługa.



Pojawia się lista z naszymi dwiema

Pojawia się lista z naszymi dwiema

sprawami – tu zresztą zawsze „na wejście”

sprawami – tu zresztą zawsze „na wejście”

znajdować się będą sprawy jeszcze nie

znajdować się będą sprawy jeszcze nie

załatwione – bieżące.

załatwione – bieżące.

1.

1.

Jeżeli „klikniemy” na szarych opisach

Jeżeli „klikniemy” na szarych opisach

kolumn – nasze sprawy się posortują. To

kolumn – nasze sprawy się posortują. To

pierwszy sposób ich analizy.

pierwszy sposób ich analizy.

Selekcje

Na górnym pasku znajdują się pola do wyboru:

Na górnym pasku znajdują się pola do wyboru:



Kontrahenta – pojawia się sprawy tylko dla

Kontrahenta – pojawia się sprawy tylko dla

wybranego kontaktu

wybranego kontaktu



Tematu – o tym jeszcze nie mówiliśmy

Tematu – o tym jeszcze nie mówiliśmy



Statusu – o tym powiemy za chwilę. Na

Statusu – o tym powiemy za chwilę. Na

razie nasze sprawy są bieżące. Jeżeli je

razie nasze sprawy są bieżące. Jeżeli je

zakończymy „znikną” – to znaczy staną się

zakończymy „znikną” – to znaczy staną się

odłożone, zakończone, w koszu itp.

odłożone, zakończone, w koszu itp.

Dzięki tym polom można przeprowadzić

Dzięki tym polom można przeprowadzić

dodatkową selekcję spraw – na liście

dodatkową selekcję spraw – na liście

pojawią się tylko te sprawy, które dotyczą

pojawią się tylko te sprawy, które dotyczą

wybranego kontrahenta, z danego tematu

wybranego kontrahenta, z danego tematu

itp.

itp.

Wróćmy jednak do
naszych spraw.



Założyliśmy dwie bardzo podobne

Założyliśmy dwie bardzo podobne

sprawy – naprawa telewizora oraz

sprawy – naprawa telewizora oraz

naprawa radia X. Jakie elementy

naprawa radia X. Jakie elementy

mają te sprawy różne a jakie

mają te sprawy różne a jakie

podobne?

podobne?

Różnice to przede
wszystkim:



inny kontrahent

inny kontrahent



inny towar zgłoszony do naprawy

inny towar zgłoszony do naprawy



daty i terminy oraz (?) osoby, które

daty i terminy oraz (?) osoby, które

to wykonują

to wykonują

Te same to



opis zgłoszenia – czyli można zaprojektować

opis zgłoszenia – czyli można zaprojektować

scenariusz pytań

scenariusz pytań

, wstępnych informacji

, wstępnych informacji

takich jak numer seryjny, data zakupu,

takich jak numer seryjny, data zakupu,

gwarancja, sposób odbioru

gwarancja, sposób odbioru



wzór potwierdzenia – czyli można „podpiąć”

wzór potwierdzenia – czyli można „podpiąć”

ten sam

ten sam

wzorzec wydruku

wzorzec wydruku



rodzaj sprawy – czyli można założyć

rodzaj sprawy – czyli można założyć

temat

temat

na przykład

na przykład

serwis

serwis

– dzięki czemu uzyskamy

– dzięki czemu uzyskamy

zestawienie wszystkich zgłoszeń

zestawienie wszystkich zgłoszeń

serwisowych.

serwisowych.

I co z tego wynika?



N

N

ależy wprowadzić takie elementy i

ależy wprowadzić takie elementy i

możliwości, które będą te rzeczy

możliwości, które będą te rzeczy

wspólne maksymalnie automatyzować

wspólne maksymalnie automatyzować

i

i

standaryzować. Czyli:

standaryzować. Czyli:

Scenariusz

Scenariusz

pytań

pytań

Zawieramy go w etapie

Zawieramy go w etapie

(lista

(lista

etapów)

etapów)

Wzorzec

Wzorzec

wydruku

wydruku

j.w.

j.w.

Temat

Temat

Wybieramy z

Wybieramy z

listy tematów

listy tematów

Zacznijmy od rozmowy

W przykładzie widocznym na rysunku pola

W przykładzie widocznym na rysunku pola

wypełnione są w większości

wypełnione są w większości

automatycznie!

automatycznie!



Ręcznie uzupełniamy tylko:

Ręcznie uzupełniamy tylko:



- w opisie – czego dotyczy (te elementy,

- w opisie – czego dotyczy (te elementy,

które są pisane małymi literami)

które są pisane małymi literami)



- sekcję –harmonogram-----

- sekcję –harmonogram-----



- produkt

- produkt



Skąd brane są więc pozostałe informacje?

Skąd brane są więc pozostałe informacje?



Z etapu!

Z etapu!

Co nam to daje?

1.

1.

Mniej pisania za każdym razem.

Mniej pisania za każdym razem.

2.

2.

Nie zapomni się o istotnej sprawie np. jak

Nie zapomni się o istotnej sprawie np. jak

będzie odbierany towar (i to niezależnie od

będzie odbierany towar (i to niezależnie od

pracownika).

pracownika).

3.

3.

Te pola, które wypełniają się w lewej części

Te pola, które wypełniają się w lewej części

okienka mogą być widoczne jako kolumny na

okienka mogą być widoczne jako kolumny na

liście wszystkich spraw – dzięki temu

liście wszystkich spraw – dzięki temu

możliwe jest ich posortowanie np. według

możliwe jest ich posortowanie np. według

terminu realizacji.

terminu realizacji.

 

 

W etapie widzimy jeszcze pole

W etapie widzimy jeszcze pole

szablon

szablon

. Jest to

. Jest to

„podpięty” wzorzec dokumentu, mogący być

„podpięty” wzorzec dokumentu, mogący być

wykorzystany jako podstawa do drukowania

wykorzystany jako podstawa do drukowania

np. potwierdzenia przyjęcia do serwisu.

np. potwierdzenia przyjęcia do serwisu.

Powiązania sprawa /
rozmowa

Jak widać na

Jak widać na

schemacie sprawa to:

schemacie sprawa to:



rozmowy – których

rozmowy – których

może być więcej niż

może być więcej niż

jedna, każda z

jedna, każda z

rozmów posiada

rozmów posiada

własne parametry,

własne parametry,



informacje o sprawie,

informacje o sprawie,

niezależne od

niezależne od

rozmów

rozmów

S P R A W A

R O Z M O W A

R O Z M O W A

E T A P

E T A P

O P E R A T O R

O P E R A T O R

T E M A T

K O N T A K T

Dopisanie SPRAWY

Jak przeprowadzić
kampanię
-

w programie CRMadar

Kolejne kroki kampanii

1.

1.

Dopisać wszystkie kontakty

Dopisać wszystkie kontakty

– nie wolno

– nie wolno

zapomnieć o atrybutach (czyli cechach wspólnych dla

zapomnieć o atrybutach (czyli cechach wspólnych dla

wszystkich klientów) – dzięki nim można potem

wszystkich klientów) – dzięki nim można potem

„zbiorczo wczytać” wszystkich do kampanii

„zbiorczo wczytać” wszystkich do kampanii

2.

2.

Zrobić zestawienie –

Zrobić zestawienie –

agregację

agregację

–

–

według

według

atrybutów z kontaktów i poprzednich kampanii

atrybutów z kontaktów i poprzednich kampanii

3.

3.

Wypełnić kampanię

Wypełnić kampanię

(na podstawie danych z

(na podstawie danych z

agregacji)

agregacji)

4.

4.

Przeprowadzić kampanię

Przeprowadzić kampanię

(wydrukować

(wydrukować

nalepki, wysłać e-mail’a, zrobić

nalepki, wysłać e-mail’a, zrobić

korespondencję seryjną)

korespondencję seryjną)

5.

5.

Ocenić

Ocenić

skuteczność kampanii

skuteczność kampanii

Zacznijmy od bazy adresowej

W pierwszej kolejności czeka nas wpisanie nowego

W pierwszej kolejności czeka nas wpisanie nowego

Kontaktu.

Kontaktu.

Wpisujemy adres, nazwę, e-mail i zaznaczamy rodzaj np.

Wpisujemy adres, nazwę, e-mail i zaznaczamy rodzaj np.

namiar. Jeżeli spisujemy adresy np. ze strony

namiar. Jeżeli spisujemy adresy np. ze strony

internetowej wystarczy je tylko skopiować (prawy klawisz

internetowej wystarczy je tylko skopiować (prawy klawisz

myszy – kopiuj) i wkleić adres do okienka kontakty.

myszy – kopiuj) i wkleić adres do okienka kontakty.

Zresztą wpisujemy go tak samo jak przy dopisywaniu

Zresztą wpisujemy go tak samo jak przy dopisywaniu

spraw.

spraw.

Kontakt

Przejdźmy do trzeciej

Przejdźmy do trzeciej

zakładki

zakładki

W tym miejscu wybieramy

W tym miejscu wybieramy

agregację,

agregację,

portfel, źródła, skąd

portfel, źródła, skąd

znamy firmę, cechy,

znamy firmę, cechy,

z jakiego regionu itp..

z jakiego regionu itp..

O w tych
miejscach

Atrybut? – a co z tym...

W polu „planuje” dopisać lub wybrać atrybut, który nas

W polu „planuje” dopisać lub wybrać atrybut, który nas

interesuje.

interesuje.

Oto mały przykład:

Oto mały przykład:

Chcemy wysłać ofertę do Warszawskich Dystrybutorów

Chcemy wysłać ofertę do Warszawskich Dystrybutorów

mailowo i listownie. Możemy u klienta zaznaczyć 2 rodzaje

mailowo i listownie. Możemy u klienta zaznaczyć 2 rodzaje

np.

np.

„

„

e-mail” i „Wysyłka Warszawa”.

e-mail” i „Wysyłka Warszawa”.

W atrybucie musimy wypełnić pola „rodzaj”, „skrót” czyli

W atrybucie musimy wypełnić pola „rodzaj”, „skrót” czyli

np.

np.

e-mail oraz nazwę wysyłanej wysyłki.

e-mail oraz nazwę wysyłanej wysyłki.

W ten sposób wpisujemy interesujące nas kontakty.

W ten sposób wpisujemy interesujące nas kontakty.

Atrybuty

Po pierwsze

Po pierwsze

Po drugie

Po drugie

A co jeśli zdarzą się podwójne

kontakty?..

Bez obaw program pokazuje, że taki lub podobny

Bez obaw program pokazuje, że taki lub podobny

adres już jest.

adres już jest.

Pytasz w jaki sposób? – przecież to proste... posłuchaj

Pytasz w jaki sposób? – przecież to proste... posłuchaj

Program rozpoznaje podwojone pozycje po: ulicy,

Program rozpoznaje podwojone pozycje po: ulicy,

e-mail’u, nr NIP.

e-mail’u, nr NIP.

Niestety jest on na tyle dokładny, że postawiona przez

Niestety jest on na tyle dokładny, że postawiona przez

nas pomyłkowo 1 spacja za dużo powoduje dopisanie

nas pomyłkowo 1 spacja za dużo powoduje dopisanie

tego samego kontaktu do listy.

tego samego kontaktu do listy.

W takim przypadku można skorzystać z funkcji

W takim przypadku można skorzystać z funkcji

zamiana

zamiana

kontaktu

kontaktu

Jeśli już wpiszemy wszystkie

adresy to...

Najpierw przechodzimy do kampanii i wybieramy opcję

Najpierw przechodzimy do kampanii i wybieramy opcję

agregacja

agregacja

. Wybieramy taki atrybut, który nas interesuje.

. Wybieramy taki atrybut, który nas interesuje.

Według naszego przykładu jest to „e-mail” i „Wysyłka

Według naszego przykładu jest to „e-mail” i „Wysyłka

Warszawa”

Warszawa”

Trzeba pamiętać o tym, że jeśli już była robiona taka wysyłka i

Trzeba pamiętać o tym, że jeśli już była robiona taka wysyłka i

otrzymaliśmy jakieś zwroty należy w kontakcie zaznaczyć atrybut

otrzymaliśmy jakieś zwroty należy w kontakcie zaznaczyć atrybut

ZWROT.

ZWROT.

A następnie w agregacji w polu odejmij ponownie wybrać Zwrot. Te

A następnie w agregacji w polu odejmij ponownie wybrać Zwrot. Te

adresy nie będą już brały udziału w naszych wysyłkach.

adresy nie będą już brały udziału w naszych wysyłkach.

Kliknij na START ukaże się lista –

Kliknij na START ukaże się lista –

najlepiej ją wydrukuj

najlepiej ją wydrukuj

–

–

i

i

sprawdź czy przypadkiem jakiś adres się nie powtórzył

sprawdź czy przypadkiem jakiś adres się nie powtórzył

Agregacja

Agregacja

Tak wygląda

Tak wygląda

poprawnie

poprawnie

wypełnione

wypełnione

okienko

okienko

agregacji

agregacji

Najlepiej

Najlepiej

kliknąć <start>

kliknąć <start>

i obejrzeć

i obejrzeć

zestawienie

zestawienie

Przejdźmy do kampanii

Klikamy wchodzimy i dopisujemy – do tej pory jasne...

Klikamy wchodzimy i dopisujemy – do tej pory jasne...

Następnie uzupełniamy okienka, po pierwsze

Następnie uzupełniamy okienka, po pierwsze

: w polu

: w polu

„opis”

„opis”

wpisać należy szczegółowy opis np. :

wpisać należy szczegółowy opis np. :

„

„

Wysyłka do Dystrybutorów – wysyłamy pismo przewodnie,

Wysyłka do Dystrybutorów – wysyłamy pismo przewodnie,

kupon, oraz firmową ulotkę”.

kupon, oraz firmową ulotkę”.

Po drugie

Po drugie

: wybrać atrybut z

: wybrać atrybut z

listy atrybutów,

listy atrybutów,

po trzecie

po trzecie

: uzupełnić datę,

: uzupełnić datę,

po czwarte

po czwarte

:

:

kliknąć na wypełnij.

kliknąć na wypełnij.

Tą czynność powtarzamy do momentu braku kontaktów przy

Tą czynność powtarzamy do momentu braku kontaktów przy

wypełnianiu.

wypełnianiu.

Weźmy pod uwagę dwa rodzaje

wysyłek

Listow
a

E-MAIL-owa

Wysyłka listowa

Na początku przygotowujemy sobie pismo wiodące +

Na początku przygotowujemy sobie pismo wiodące +

Reklamówki. Można wysłać 2 rodzaje pisma:

Reklamówki. Można wysłać 2 rodzaje pisma:

1.

1.

Bez adresu dla każdego listu

Bez adresu dla każdego listu

2.

2.

Z adresem (korespondencja seryjna)

Z adresem (korespondencja seryjna)

Bez adresu – nie ma o czym mówić. Wystarczy zrobić

Bez adresu – nie ma o czym mówić. Wystarczy zrobić

odpowiednią ilość kopii, włożyć do koperty

odpowiednią ilość kopii, włożyć do koperty

Z adresem – można skorzystać z połączenia z WORD

Z adresem – można skorzystać z połączenia z WORD

for Windows i oferowanej tam opcji

for Windows i oferowanej tam opcji

korespondencja seryjna

korespondencja seryjna

Powrót

A teraz adresy

Wracamy do programu, wchodzimy do kampanii i najeżdżając

Wracamy do programu, wchodzimy do kampanii i najeżdżając

na każdą po kolei kliknąć na górne menu <nalepki>. Ukazuje

na każdą po kolei kliknąć na górne menu <nalepki>. Ukazuje

się tabelka, w której należy wybrać w jaki sposób i na ile ma

się tabelka, w której należy wybrać w jaki sposób i na ile ma

być arkusz z adresami (do wyboru mamy 3 rodzaje). Jak już

być arkusz z adresami (do wyboru mamy 3 rodzaje). Jak już

wybierzemy klikamy na <start>, na ekranie pokażą się gotowe

wybierzemy klikamy na <start>, na ekranie pokażą się gotowe

Adresy do wydruku.

Adresy do wydruku.

Uwaga: Drukuj po wcześniejszym włożeniu papieru

Uwaga: Drukuj po wcześniejszym włożeniu papieru

samoprzylepnego do drukarki, a jako ciekawostkę dodam, że

samoprzylepnego do drukarki, a jako ciekawostkę dodam, że

można zakupić już ponacinany papier i wtedy ułatwia nam to

można zakupić już ponacinany papier i wtedy ułatwia nam to

sprawę bo my nie musimy wycinać każdego adresu.

sprawę bo my nie musimy wycinać każdego adresu.

W polu pod datą zaznaczamy, że wysyłka jest już wysłana

W polu pod datą zaznaczamy, że wysyłka jest już wysłana

Korespondencja seryjna... A co

to?

Aby dobrze wykona

Aby dobrze wykona

ć

ć

korespondencje seryjn

korespondencje seryjn

a

a

nale

nale

ż

ż

y

y

w li

w li

ś

ś

cie kampanii w górnym menu najecha

cie kampanii w górnym menu najecha

ć

ć

na

na

<formularze>

<formularze>

,

,

a nast

a nast

ę

ę

pnie na <korespondencj

pnie na <korespondencj

ę

ę

seryjn

seryjn

ą

ą

>,

>,

program poka

program poka

ż

ż

e nam ile wyeksportował adresów,

e nam ile wyeksportował adresów,

nast

nast

ę

ę

pnie nale

pnie nale

ż

ż

y przej

y przej

ść

ść

do wcze

do wcze

ś

ś

niej przygotowanego

niej przygotowanego

pliku w WORD

pliku w WORD

’

’

zie i dru

zie i dru

ko

ko

wa

wa

ć

ć

.

.

Oto część listy,
pokazanej w CRMadar

Wysyłka mail-

owa

1.

1.

Przygotowujemy e-mail’a, który ma zostać

Przygotowujemy e-mail’a, który ma zostać

wysłany i umieszczamy go w wersjach roboczych

wysłany i umieszczamy go w wersjach roboczych

Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook.

2.

2.

Wracamy do programu CRMadar i wchodzimy do

Wracamy do programu CRMadar i wchodzimy do

kampanii. Najeżdżamy myszką na wybraną

kampanii. Najeżdżamy myszką na wybraną

kampanię klikając na górnym menu słowo e-mail.

kampanię klikając na górnym menu słowo e-mail.

3.

3.

Następnie przechodzimy do Outlooka i wysyłamy.

Następnie przechodzimy do Outlooka i wysyłamy.

4.

4.

Jak już wrócimy do programu zauważymy, że przy

Jak już wrócimy do programu zauważymy, że przy

kampaniach wysłanych pojawiła się gwiazdka,

kampaniach wysłanych pojawiła się gwiazdka,

oznacza to, że grupa maili została wysłana.

oznacza to, że grupa maili została wysłana.

W ten sposób możemy wysyłać następne

W ten sposób możemy wysyłać następne

Powrót

Oceńmy skuteczność

Oceńmy skuteczność

No tak to jest ważne.... musimy sprawdzić czy

No tak to jest ważne.... musimy sprawdzić czy

opłacała

opłacała

nam się przeprowadzona kampania, czy może

nam się przeprowadzona kampania, czy może

musimy coś

musimy coś

w niej zmienić.

w niej zmienić.

O właśnie tutaj
możemy to zaznaczyć