Modele i procedury

wartościowania

dokumentacji.

Doświadczenia francuskie i niemieckie.

1. Dyskusje wokół wartościowania

dokumentacji.

•A. Komisja Hoovera i podejmowane przez nią problemy:
- wartościowanie dokumentacji urzędów Stanów

Zjednoczonych,

- zachowanie dokumentacji niezbędnej do badań

naukowych.

B. Konferencja obrad Okrągłego Stołu Archiwów (CITRA),
1955.
C. Międzynarodowe Kongresy Archiwalne:
- Idea włączenia do procesu wartościowania wszystkich

zainteresowanych (instytucje tworzące akta, archiwiści,
użytkownicy).

1. Dyskusje wokół wartościowania

dokumentacji.

•D. Idea podręcznika wartościowania dokumentacji,

Wiedeń, 2004.

•- adresaci podręcznika – archiwa bieżące,
•- główni uczestnicy procesu wartościowania i selekcji.
•E. Idea wartościowania akt na wszystkich etapach ich

życia:

•- kancelaria (tworzenie i wykorzystanie dla celów

działalności bieżącej)

•- archiwum zakładowe / bieżące (zmniejszające się

zainteresowanie aktami przez ich twórcę)

•- archiwum historyczne ( zainteresowanie użytkowników

archiwalnych)

2. Wartościowanie dokumentacji

masowej.

•A. Cechy dokumentacji masowej:
•- powstająca w dużych ilościach,
•- tworzona zgodnie z określonym formularzem,

formularzowo jednorodna, wymagająca uporządkowania

zgromadzonych danych,

•- zróżnicowana informacyjnie, treściowo,
•- unikatowość informacji zapisanej w jednorodnych

formularzach,

•- zróżnicowane formularze powodujące powstawanie

różnych rodzajów dokumentacji masowej,

2. Wartościowanie dokumentacji

masowej.

•A. Cechy dokumentacji masowej:
•- stanowiąca rezultat działań systematycznych,

cyklicznych, konsekwentnych, sformalizowanych.

•B. Rodzaje dokumentacji masowej:
•- sądowa
•- dokumentacja pracy – akta osobowe
•- dokumentacja finansowa, skarbowa,
•- dokumentacja sądowa,

2. Wartościowanie dokumentacji

masowej.

•B. Rodzaje dokumentacji masowej:
•- dokumentacja medyczna,
•- dokumentacja projektowa i kosztorysowa.

3. Powody selekcji dokumentacji.

•A. „Logistyczne” – ograniczona ilość magazynów.
•B. Interes badaczy (pozostawienie najbardziej

wartościowych informacyjnie przekazów).

•C. Interes administracji – koszty przechowywania.

4. Metody selekcji akt

osobowych(Francja).

•A. Geograficzna.
•B. Alfabetyczna.
•C. Chronologiczna.
•D. Jakościowa.
•E. „Przypadek”.
•F. Kombinowana – łączenie różnych metod.

5. Rodzaje dokumentacji osobowej usuwane z teczek w

trakcie brakowania (Francja).

•A. Dokumentacja administracyjna.
•B. Dokumentacja finansowa.
•C. Akta wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
•D. Zaświadczenia lekarskie.
•E. Wyciągi z akt stanu cywilnego, dokumenty dotyczące

sytuacji rodzinnych.

•F. Wnioski stażowe.

6. Brakowanie mechaniczne.

•A. Brakowanie dubletów.
•B. Brakowanie materiałów nadsyłanych do wiadomości.
•C. Brakowanie kopert.

7. Procedury brakowania

dokumentacji w Szwajcarii.

•A. Kanton Vaud.
•B. Przewodnik dla archiwów kantonalnych – określenie

zasad wartościowania dokumentacji.

•C. Pierwszy etap życia akt – komórki organizacyjne

tworzące dokumentację nie brakują jej, wówczas

selekcja i brakowanie akt nie są prowadzone.

•D. Drugi etap życia akt – archiwum zakładowe, bieżące

traktowane jako archiwum przejściowe, wartościowanie i

brakowanie dokumentacji na tym poziomie ( tu

dokonuje się brakowania mechanicznego).

7. Procedury brakowania akt w

Szwajcarii.

•E. Ostatni etap życia akt – archiwum kantonalne

(definitywne, historyczne) – wartościowanie i

brakowanie dokumentacji w porozumieniu z wytwórcą,

dążenie do zachowania najciekawszej dokumentacji,

podstawy – plan zarządzania dokumentacją,

wartościowanie i brakowanie dokumentacji

„nieczynnej”.

•F. Brakowanie dokumentacji osobowej – uzgodnienia z

wytwórcą akt, brakowanie dokumentacji po wielu latach.

8. Rodzaje dokumentacji

pozostające w aktach osobowych

(Szwajcaria).

•A. Akt urodzenia.
•B. Kontrakt ślubny.
•C. Świadectwa szkolne.
•D. Umowy o pracę.
•E. Notatki osobiste.

9. Historia wartościowania

dokumentacji w Niemczech.

•A. Kryteria prawne i historyczne.
•B. Model Sante – Rohr – likwidacja poszczególnych

zespołów, uznanych za mniej ważne.

•C. NRD, 1965, Zasady wartościowania, model profilu

dokumentacyjnego, zachowywanie najbardziej

wartościowych źródeł

•D. Hans Booms, 1972, Bundesarchives, konieczność

sformułowania tematów ważnych historycznie i

społecznie, do których miały zostać

zachowane akta, nawiązanie do amerykańskiej ”strategii
dokumentacyjnej”

9. Historia wartościowania w

Niemczech.

•E. Angelika Menne – Haritz i nawiązanie do teorii

Th.Schellenberga – podwójna wartość akt – pierwotna i

wtórna, wartość pierwotna uzależniona od aktotwórcy,

wartość wtórna to wartość informacyjna.

10. Metody wartościowania akt.

•A. Metoda statystyczna (sampling) – przypadkowa,

reprezentatywna,

warstwowa, bryłowa.
B. Lista sprawdzająca – lista kryteriów.

11. Problemy wartościowania.

•A. Na jakim etapie życia akt należy wartościować ?
•B. Po jakim czasie ?
•C. Jakie metody wartościowania stosować ?
•D. Jak tworzyć kryteria wartościowania ?