Szczegółowa metodologia organizowania
1. Badanie metod pracy
Początków badania metod pracy należałoby się. doszukiwać w badaniach F.W. Taylora, F.B. Gilbretha czy K- Adamieckiego. Jednakże współczesny kształt badania metod pracy (Methods Study) zawdzięczamy komisji Amerykańskiego Stowarzyszenia Inżynierów Mechaników pod przewodnictwem D. Portera, która w 1947 r. zatwierdziła podstawy „stenografii organizatorskiej" w postaci 5 podstawowych symboli graficznych na oznaczenie takich uniwersalnych elementów pracy, jak operacja, przemieszczenie, kontrola, oczekiwanie i składowanie. W Polsce najwybitniejszym pionierem badania metod pracy — wprowadzającym własne elementy metodologiczne — był H. Mreła. Pod jego kierunkiem wyszkolono w początkach lat sześćdziesiątych w ówczesnym Centralnym Instytucie Doskonalenia Kadr Kierowniczych w Warszawie pierwsze grupy specjalistów badania metod pracy.
Cykl badania metod pracy
Według H. Mreły: „Badanie metod pracy sprowadza się do podziału badanego procesu pracy na odpowiednio drobne części składowe, zarejestrowania ich za pomocą umownych symboli graficznych, poddania każdej z nich z osobna krytycznej ocenie i analizie pod kątem eliminacji, połączenia lub uproszczenia sposobu jej realizowania, a następnie opracowania zbiorczego projektu usprawnienia oraz wprowadzenia go w życie" [H. Mreła, 1979, s. 40-41]. W przytoczonej definicji badania metod pracy mieści się niemal cały cykl postępowania organizatorskiego. Można go taksatywnie przedstawić w postaci następujących etapów:
1) wybór celu i przedmiotu badania,
2) rejestracja stanu faktycznego,
3) krytyczna analiza i ocena stanu faktycznego,
4) projektowanie stanu proponowanego,
5) wprowadzenie w życie zaprojektowanego usprawnienia.
Wybór cela i przedmiotu badania
Wybór celu i przedmiotu badania, określany też mianem „analiza potrzeb organizacyjnych", obejmuje —jak podaje H. Mrela — następujące kierunki postępowania organizatorskiego;
• określenie celu ogólnego,
• wstępną analizę organizacyjną,
• określenie przedmiotu organizowania,
• określenie celu szczegółowego,
• analizę aspektów ekonomicznych, technicznych i psychologicznych przedmiotu organizowania,
• analizę warunków pracy,
• ustalenie środków i terminów.
Cel ogólny, określany najczęściej przez kierownictwo przedsiębiorstwa, wynika z jego bieżącej polityki. Celem tym w badaniu metod pracy mogą być np.: zwiększenie wydajności pracy, obniżka kosztów, poprawa jakości produkcji lub ushig, udoskonalenie warunków pracy.
Wstępna analiza organizacyjna „...ma na celu ustalenie podstawowych źródeł rezerw i kierunków usprawnień w nawiązaniu do ustalonego wstępnie celu" [H. Mreła, 1975, s. 86J. W toku prowadzenia wstępnej analizy organizacyjnej zaleca się stosowanie takich metod, jak kwestionariuszowo-testowa, ankietowa, obserwacji migawkowych czy analizy dokumentacji. W wyniku analizy wstępnej uzyskuje się diagnozę organizacyjną, która pozwala na określenie potencjalnych przedmiotów organizowania i ich hierarchii według ważności potrzeb organizacyjnych. Teoretycznie przedmiotem organizowania mogłoby być przedsiębiorstwo jako całość, a]e zgodnie z regułą ograniczoności Le Chateliera za przedmioty badania przyjmuje się relatywnie wąskie wycinki działalności przedsiębiorstwa. Odpowiadają one działom lub oddziałom, gdy idzie o organizację statyczną, i fragmentom procesów pracy w organizacji dynamicznej.
100
Ustalenie celu szczegółowego stanowi bądź konkretyzację uprzednio wyznaczonego celu ogólnego, bądź przejście do celów niższego stopnia. W pierwszym przypadku cele szczegółowe są formułowane następująco: zwiększenie wydajności o 20%, obniżenie kosztów własnych o 5% itp. Natomiast w drugim przypadku ustala się, np. w odniesieniu do ceiu ogólnego (wzrost wydajności), takie cele szczegółowe, jak skrócenie dróg transportowych, eliminacja czynności zbędnych itp.
W analizie aspektów ekonomicznych związanych z przedmiotem badania dokonuje si? wstępnego szacunku efektywności ekonomicznej zamierzonego usprawnienia organizacyjnego, z uwzględnieniem spodziewanych korzyści i przewidywanych nakładów. Analiza aspektów technicznych ma głównie na ceiu określenie środków technicznych nieodzownych do prowadzenia badania oraz do wdrożenia usprawnienia. Psychologiczne aspekty przedmiotu badania są związane z oceną możliwości wystąpienia oporów w stosunku do proponowanych usprawnień zarówno ze strony personelu kierowniczego odpowiedzialnego za dany odcinek, jak i wykonawców pracujących według dotychczasowych metod.
W klasycznym badaniu metod pracy zakładano po analizie aspektów rejestrację stanu faktycznego. Nowsze ujęcia nakazują wcześniejszą analizę warunków pracy, która powinna poprzedzać właściwe studium organizacji. W toku analizy warunków materialnego środowiska pracy najczęściej uwzględnia się: pozycje przy pracy, oświetlenie, hałas i wstrząsy, temperaturę i wilgotność powietrza, stan higieniczny, klimatyzację barwną, przerwy w pracy itp.
Rejestracja stanu faktycznego
Zasadniczą rolę w tym etapie badania metod pracy odgrywa tzw. technika kartowania, nazywana także „stenografia organizatorską". Polega ona na rejestrowaniu badanych procesów pracy za pomocą umownych symboli graficznych na specjalnych kartach i wykresach przebiegu. Technika kartowania jest uniwersalna w tym sensie, że pozwala rejestrować (lub projektować) przebieg wszelkich procesów pracy. Dotyczy to zarówno prac produkcyjnych, jak i administracyj-no-biurowych. Przy pracach produkcyjnych jest to możliwe dzięki sprowadzeniu wszystkich czynności, jakie mogą występować w pracach fizycznych, do kilku uniwersalnych, podstawowych elementów pracy. Każdemu z nich odpowiada określony symbol graficzny.
Wszelkie prace fizyczne można zarejestrować (lub zaprojektować) za pomocą kilku symboli graficznych odpowiadających uniwersalnym elementom pracy. W każdej pracy fizycznej występują na ogól czynności zmierzające do zmiany właściwości fizycznych, chemicznych bądź kształtu przedmiotu pracy (tworzywa). Czynności te określa się mianem operacja. Ponadto w tego rodzaju pracy ma się do czynienia z przemieszczaniem (ruchem) pracowników, materiałów, narzędzi itp., które w technice kartowania określa się jako transport. Przemieszczanie materiału (i tylko materiału) na odległość nie większą niż 2 m, sprowadzające się najczęściej do zdjęcia materiału ze środka transportu, ustawienia go na stanowisku roboczym czy umieszczenia na środku transportu, otrzymuje nazwę manipulacja. Uniwersalnym elementem pracy jest także kontrola. Czynności kontrolne wiążą się z ustalaniem ilościowych (mierzenie, ważenie itp.) lub jakościowych (badanie twardości, gładkości itp.) cech przedmiotu pracy. W procesach pracy występują również stany bezczynności wykonawców, maszyn i urządzeń czy bezwładności materiałów, narzędzi itp. Wszystkie te stany są traktowane jako oczekiwania. Jeśli w odniesieniu do materiału jest wymagane uwolnienie ze stanu oczekiwania przez wystawienie odpowiedniego dokumentu (kwitu rozchodowego), to mówi się o magazynowaniu. Wymienionym podstawowym, uniwersalnym elementom pracy wyróżnianym w stenografii organizatorskiej, dotyczącym prac fizycznych, odpowiadają następujące symbole graficzne:
Wszystkie tak oznaczone elementy pracy występują w karcie przebiegu materiału (rys. 13).
Natomiast w pozostałych, najczęściej stosowanych w praktyce kartach przebiegu, talach jak karta procesu, karta przebiegu czynności, karta przebiegu czynności zespołowych, karta przebiegu czynności obu rąk czy karta obiegu dokumentu, występują różnice dotyczące zarówno rodzaju uwzględnianych elementów pracy i ich interpretacji, jak i stosowania jeszcze innych elementów pracy oznaczonych wymienionymi lub odmiennymi symbolami. Na przykład karta procesu zawiera wyłącznie operacje i czynności kontrolne (rys. 14).
W karcie przebiegu czynności nie występuje manipulacja, zmienia się także interpretacja operacji, która w tym przypadku obejmuje wszelkie czynności z wyjątkiem kontrolnych, przemieszczeniowych, a także oderwania do innej pracy. Ponadto wyróżnia się dwa rodzaje transportu:
Oderwanie do innej pracy obrazuje symbol £. Symbol magazynowania w karcie przebiegu materiału i karcie przebiegu czynności oznacza podtrzymanie (materiału, narzędzia itp.).
W trakcie przebiegu czynności zespołowych (rys. 15} wyróżnione elementy pracy, odpowiadające im symbole oraz ich interpretacja są analogiczne do stosowanych w karcie przebiegu czynności, z tym że sporządzając karty przebiegu czynności zespołowych, stosuje się częściej symbole kreskowe (rys. 16).
Karta przebiegu czynności obu rąk zawiera takie same elementy pracy, z wyjątkiem oderwania do innej pracy, lecz ich interpretacja, nie licząc oczekiwania, ulega zmianie. Na przykład operacje to wszystkie czynności wykonywane przez kończyny górne w normalnym zasięgu ruchów roboczych (rys. 17). Ruchy rąk wykraczające poza normalny zasięg są traktowane jako przemieszczenia, przy czym podobnie jak w innych kartach czynności wyróżnia się transport bez obciążenia i transport z obciążeniem. Odmienna jest interpretacja kontroli. W karcie przebiegu czynności obu rąk (rys. 18) z kontrolą ma się do czynienia wówczas, gdy pracownik określa cechy jakościowe przedmiotu pracy (np. badanie gładkości, jednolitości powierzchni materiału) przez dotyk.