Kryteria wartościowania dokumentacji.

1. Kryterium znaczenia twórcy zespołu.

2. Kryterium historycznego znaczenia twórcy zespołu.

3. Kryterium niepowtarzalności informacji.

4. Kryterium niepowtarzalności tekstów.

5. Kryterium typowości.

6. Kryterium unikatowości.

7. Kryterium dawności dokumentacji.

8. Kryterium stopnia zachowania materiałów archiwalnych.

( H.Robótka, B.Ryszewski, A.Tomczak, Archiwistyka, 1989)

Komentarze:

Opis kryteriów:

Ad.1 – miejsce twórcy w hierarchii instytucji, np. instytucja centralna i instytucje regionalne,

Ad. 2 – ocena roli, jaką odegrała instytucja w historii,

Ad. 3 – informacje spotykane rzadko,

Ad.4 – rzadko spotykane formy przekazu treści, np. poetyckie opisy wydarzeń politycznych,

Ad.5 – informacje dotyczące zjawisk często spotykanych, masowych, uznanych za typowe,

Ad. 6 – infromacje o zjawiskach rzadko spotykanych lecz wywierających istotny wpływ na historię

Ad. 7 – nie brakowanie akt z określonego czasu np. sprzed 1945 r.

Ad. 8 – zachowywanie akt zespołów zniszczonych w wysokim stopniu, np.w 90 % niezależnie od pozostałych kryteriów.

Stosowanie kryteriów:

1, Konstrukcja rzeczowych wykazów akt.

2. Ocena spisów akt przeznaczonych do brakowania.

3. Opracowywanie ekspertyz.

Metody selekcji:

1. Selekcja twórców (kryterium 1,2)

2. Selekcja dokumentacji (pozostałe kryteria).

Procedury selekcji:

1. Selekcja wieloetapowa – archiwum zakładowe, archiwum historyczne.

Obieg pism

Czynności do wykonania:

1. Rejestracja pisma, wpływu,

2. Przekazanie do właściwej komórki merytorycznej,

3. Dekretacja przez osobę upoważnioną w komórce, przydzielenie referentowi,

4. Rejestracja sprawy,

5. Wypracowywanie decyzji

6. Przygotowanie brulionu i czystopisu pisma,

7. Akceptacja,

8. Wysyłka odpowiedzi

9. Uporządkowanie akt sprawy