L.p.

Działania

dodatkowe adnotacje

roboczo godziny

osoby*czas

osoby odpowiedzialne

dyrektor szkoły

vice-dyrektor

księgowy

sekretarka

przedstawiciel rady rodziców

wychowawcy klas

nauczyciel informatyki

nauczycielka plastyki

wf-fista

nauczyciel tańca

cheerleaderki

woźny

sprzątaczki

1. Zdobycie funduszy na organizację imprezy (marzec) (planowane zdobycie około 8-10 tysięcy złotych.)

1.1

1.1 napisanie ofert marketingowych dotyczących sponsoringu – możliwa reklama poprzez wiszące bannery, ulotki, stoiska reklamowe, balony, w zależności od zainwestowanej kwoty, lub przekazanych produktów.

zakończone do 15:00

5

x

x

1.2

-          1.2 przejrzenie i zatwierdzenie ofert przez dyrektora

1

x

1.3

-          1.3 wysłanie ofert do firm działających w regionie, oraz związanych ze sportem (producenci sprzętów i odzieży sportowej, producenci napojów izotonicznych itp.)

2

x

1.4

-          1.4 poinformowanie rodziców na zebraniu klasowym o możliwości reklamy własnej firmy, jeśli je prowadzą

3

12*15 min

x

2. Zaproszenie sportowców: siatkarze drużyny Jastrzębski Węgiel, hokeistów z Jastrzębia, Leszek Blanik, piłkarze GKSu Katowice, Adam Małysz

2.1

-          2.1 stworzenie i wysłania zaproszeń do menadżerów zawodników i władz klubów, które reprezentują

2

x

x

2.2

-          2.2 oczekiwanie na odpowiedź od zaproszonych gości

0

2.3

-          2.3 w razie odmowy któregoś z gości lub braku odpowiedzi, wysłanie zaproszeń do „rezerwowych” sportowców

1

x

x

3. Skontaktowanie się z pobliskimi restauracjami w celu zaplanowania obsługi imprezy w postaci cateringu w szkolnej stołówce

3.1

- 3.1 zapytanie o oferte i cennik oraz o wolny termin

4

x

3.2

- 3.2 zaplacenie zaliczki

1

x

3.3

podpisanie umowy na obsługę imprezy

1

x

4. Zaplanowanie akcji honorowego krwiodawstwa dla rodziców w trakcie imprezy

4.1

- 4.1 zaproszenie autobusu na imprezę (zamówienie terminu)

1

x

4.2

- 4.2 potwierdzenie przyjazdu

1

x

5. stworzenie szczegółowego planu imprezy (w tym plan gier i zabaw)

5.1

- 5.1 stworzenie szkicu planu imprezy w celu zaprezentowania go sponsorom i innym

12

3*4

x

x

x

5.2

-          5.2 ustalenie szczegółowego programu imprezy i wystąpień gości (wykłady dla dzieci, udział w grach i zabawach) – doprecyzowanie szkicu

7,5

3*2,5

x

x

x

6. Reklama imprezy

6.1

6.1 zamówienie reklamy w postaci banneru przed szkołą, plakatów, ulotek w szkole a także reklamy w radiu i gazecie

3

x

x

6.2

6.2 zapłacenie zaliczki za powyższe rzeczy

1

x

6.3

6.3 odbiór gotowych materiałów reklamowych i zapłata pozostałej kwoty

1

x

x

6.4

6.4 rozwieszenie banneru, plakatów i rozdanie ulotek

14

2*7

x

6.5

6.5 poinformowanie każdej klasy w szkole o planowanej imprezie na apelu

0,5

x

7. Zaproszenia dla władz miasta i przedstawicieli ważnych instytucji w regionie

7.1

7.1 napisanie zaproszeń

2

x

7.2

7.2 wysłanie zaproszeń

2

x

7.3

7.3 wykonanie telefonu w celu potwierdzenia przyjazdu

0.5

x

8. Media

8.1

8.1 poinformowanie gazet i radia o organizacji imprezy, prośba o wyemitowania/wydrukowania ogłoszenia o imprezie a także poproszenie o relacje z imprezy

3

x

x

8.2

8.2 wybór mediów, które będą odpowiedzialne za przygotowanie relacji z imprezy do poźniejszego wykorzystania przez szkołę

2

1*2

x

8.3

8.3 zapłacenie należnej sumy pieniędzy

1

x

9. Skonkretyzowanie wcześniejszego zamówienia w restauracji i ustalenie szczegółów

9.1

9.1 złożenie dokładnego zamówienia jedzenia dla VIPów a także ustalenie dokładnych kosztów, ustalenie czasu przyjazdu obsługi i podania posiłków

2

x

x

9.2

9.2 zapłacenie całości należnej kwoty

1

x

10. Przygotowanie miejsca imprezy

10.1

10.1 zamówienie namiotu na teren imprezy oraz ustalenie godziny i dnia montażu i demontażu

1

x

10.2

10.2 zapłata za namiot

0,5

x

10.3

10.3 przyjazd namiotu rano w dniu imprezy i zamontowanie go

0

x

10.4

10.4 rozmontowanie i wywiezienie namiotu wieczorem w niedziele po imprezie

0

x

10.5

10.5 przygotowanie miejsca na pokaz mody (dywan xD)

5

5*1

x

10.6

10.6 przygotowanie nagłośnienia na boisku i Sali gimnastycznej

8

2*4

x

x

10.7

10.7 poinformowanie sponsorów o godzinie i dniu montażu ich stoisk i bannerow

1

x

10.8

10.8 przypilnowanie ekip od sponsorów zajmujących się rozłożeniem stoisk i bannerow w sobotę rano a także demontaż i wyjazd sponsorów w niedziele wieczorem

0

x

10.9

10.9 -przygotowanie Sali konferencyjnej(aula) -stoliki, nagłośnienie, krzesła, napoje i poczęstunek dla VIPów,odebranie jedzenia o firmy caterningowe

6

2*3

x

x

10.10

10.10 -przygotowanie Sali gimnastycznej i boisk szkolnych do pokazów(założenie siatek, napompowanie piłek, wyjecie rekwizytów potrzebnych do gier i zabaw)

4

2*2

x

10.11

10.11 schowanie wszystkich rzeczy po imprezie do schowków na Sali gimnastycznej

4

2*2

x

11. Sprzątanie

11.1

-poinformowanie sprzątaczek zatrudnianych przez szkolę o potrzebie posprzątania obiektu szkolnego w tym boiska i placu zabaw

1

x

11.2

sprzątanie obiektu przez sprzątaczki

8

4*2

x

11.3

przypilnowanie wykonania zadania przez woźnego

1

6*10min

x

11.4

-poinformowanie sprzątaczek o potrzebie posprzątania obiektu po 1 i po 2 dniu imprezy

0,25

x

11.5

zdanie raportu z wykonanych zadan

1

x

12. Organizacja imprezy

12.1

Poinformowanie o spotkaniu organizacyjnym dotyczącym imprezy

1

12.2

spotkanie organizacyjne(marzec) rozdzielenie obowiązków przed, podczas i po imprezie, ustalenie terminów kolejnych spotkan

44

22*2

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

12.3

-sprawozdanie wszystkich osób o podjętych krokach i kolejnych planach, zgłaszanie problemów, nowych pomysłów

44

22*2

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

12.4

-Spotkanie końcowe - „dopięcie wszystkiego na ostatni guzik”-czerwiec

44

22*2

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

12.5

-2 dni przed impreza ostatnie spotkanie-co, kto ma robić dokładne rozplanowanie czasu i obowiązków

44

22*2

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

12.6

-dzień po imprezie spotkanie posumowywujace imprezę. Wnioski, ogłoszenie całkowitych zysków/kosztów, rozplanowanie wydania zarobionych pieniędzy(sprzęt dla szkoły), co się udało a co nie, wysłanie fotorelacji, artukulow, wrzucenie notki na stronę internetowa. Pytanie czy organizujemy taka imprezę za rok?

44

22*2

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x