1.Zasada proweniencji (zasada przynależności zespołowej)

-sformułowana w 1838 przez Natalisa de Wailly

-zdefiniowana przez Samuela Mullera, Johana Adriana Feitha i Roberta Fruina

- cel: zachowanie odrębności poszczególnych zespołów archiwalnych, poszanowanie organicznej struktury wytworzonej przez twórcę całości dokumentacji oraz zachowanie związków zachodzących między dokumentacją

,,akta pochodzące od jednego twórcy (z jednej registratury) tworzą całość organicznie powiązaną”

2.Podstawowe pojęcia.

akta -dokumentacja pisana twórcy zespołu powstała w wyniku jego działalności

aktotwórca- wytwórca akt, szerzej całej dokumentacji; określona jednostka organizacyjna

archiwum

- instytucja powołana do gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania materiałów archiwalnych
- dział urzędu, przedsiębiorstwa lub instytucji wytwarzającej materiały archiwalne powołany do ich przechowywania, opracowywania lub udostępniania

- termin archiwum stosuje się również w nazwach niektórych zespołów archiwalnych, które przed archiwizacją stanowiły zasoby osobnych archiwów

archiwum zakładowe- wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej (zwykle państwowej) mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji (kat. „A" plus kat. „B") jednostki organizacyjnej uznanej za wytwarzającą materiały archiwalne tworzące jego zasób archiwalny, oraz okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych, w określonym prawem czasie lub w razie likwidacji, do archiwów państwowych

dokument- akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych ( np. odpis aktu stanu cywilnego,. wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.)

Kancelaria

-termin "kancelaria" rozumiany jest w terminologii polskiej jako nazwa organu zajmującego się czynnościami aktotwórczymi, jednocześnie występuje od dawna jako nazwa osobnego urzędu
-wewnętrzna komórka organizacyjna wykonująca czynności kancelaryjne takie, jak przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom organizacyjnym i referentom, ekspedycja przesyłek wychodzących itp.

registratura- akta bieżące lub całość akt urzędu zarówno akta bieżące jak i archiwalne , a także odpowiedni dział zajmujący się rejestracja i przechowywaniem akt

registratura - akta bieżące lub całość akt urzędu zarówno akta bieżące jak i archiwalne , a także odpowiedni dział zajmujący się rejestracja i przechowywaniem akt; miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę

3.Zasady kształtowania narastającego zasobu

-selekcja

-nadzór nad archiwami bieżącymi

-nadzór nad kancelarią

-nadzór nad brakowaniem

-doradztwo

-szkolenie

4.Metody selekcji narastającego zasobu w Polsce

-organizacyjno- funkcjonalna- obejmuje badanie: funkcji merytorycznych i terytorialnych aktotwórców, szczegółowych zadań, powiązań hierarchicznych z innymi instytucjami danego szczebla, wynikających z powyższego powiązań służbowych, wewnętrznej struktury organizacyjnej, ustalenie wszystkich rodzajów typów i treści dokumentów, analiza i opis wymienionych typów i rodzajów ustalenie powtarzalności treści form typów i rodzajów

-systemowa- bada przepływ informacji w większych strukturach- sposób, stopień i technikę jej utrwalenia w dokumentacji

-statystyczna- stosowana dla akt masowych

5.Archiwa bieżące w Polsce

Rodzaje (typy) archiwum bieżącego w Polsce:

• archiwum przejściowe: samodzielna instytucja powołana do czasowego przechowywania dokumentacji zbędnej do bieżącej działalności,

• archiwum wielozakładowe (zbiorcze): powołane do czasowego przechowywania dokumentacji zbędnej do bieżącej działalności, wytwarzanej przez wielu aktotwórców,

• archiwum zakładowe: komórka organizacyjna z funkcjami j.w. władz i jednostek organizacyjnych z sektora państwowego i samorządowego, tworzących materiały archiwalne,

• składnica akt: komórka organizacyjna z funkcjami j.w. z sektora państwowego i samorządowego nie tworzących materiałów archiwalnych.

6.Wizytacje archiwów zakładowych

Etapy postępowania związane z wizytacją:

• wstępne przygotowanie archiwisty

  • powinien wiedzieć czy kontrolowana instytucja znajduje się na liście Narodowego Zasobu Archiwalnego

  • zrobienie planu wizytacji: data kontroli, cykliczność kontroli, ewentualne uprawnienie do powierzenia zasobu

  • założenie 3 teczek: 1 teczka- protokoły; 2 teczka- podstawowe przepisy prawne jednostki; 3 teczka- nadzór nad brakowaniem

• właściwe przygotowanie

  • znajomość historii instytucji, struktury, poprzedników instytucji

  • ustalenie stanu przepisów instytucji

  • zapoznanie się z przepisami archiwalnymi

  • umówienie się na kontrolę

  • posiadanie upoważnienia dyrektora do przeprowadzenia kontroli

  • zapoznanie się z poprzednimi protokołami

• kontrola

  • sprawdzenie stopnia wykonania zaleceń powizytacyjnych

  • wypełnienie protokołu: sprawdzenie ustytuaowania lokalu, wyposażenie, zasobu, procedur związanych z brakowaniem, systematyczności przekazywania do archiwum

7.Nadzór nad brakowaniem

-wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji kategorii B

-przeprowadzenie ekspertyzy dokumentacji kategorii BE

-dokonanie zmiany kategorii BE

-ekspertyza zakwestionowanej przez instytucje dokumentacji

8.Formy nadzoru nad narastającym zasobem

-opiniowanie wykazów akt i instrukcji kancelaryjnych

-systematyczna kontrola archiwów zakładowych oraz ścisłą kontrola selekcji ich materiałów archiwalnych

-dwukrotna selekcja w magazynach przejściowych materiałów uznanych na podstawie wykazów akt za wieczyste

9.Ustawa z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

10.Archiwa bieżące w innych krajach

11.Archiwa przejściowe

12.Kwalifikacja archiwalna

Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji:

Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

• symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego.

• symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, BE50, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie a). Ekspertyzę przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

• symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum i w trybie określonym w punkcie a.

13.Zakres nadzoru nad narastającym zasobem

Przepisy ustawy archiwalnej ograniczyły - w stosunku do okresu sprzed ustawy - pole działania archiwów państwowych tylko do organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych. Nie oznacza to jednak, że archiwa państwowe nie gromadzą dokumentacji niepaństwowych jednostek organizacyjnych.

Archiwa państwowe w ramach nadzoru nad archiwami zakładowymi wyselekcjonowanych instytucji wykonują następujące czynności:

• przeprowadzają systematyczne kontrole archiwów zakładowych, tzw. kontrole archiwalne,

• opiniują i uzgadniają przepisy kancelaryjne i archiwalne,

• przeprowadzają ekspertyzy dokumentacji w archiwach zakładowych i składnicach akt oraz wyrażają zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych,

• szkolą archiwistów zakładowych i personel biurowy,

• współpracują z państwowymi i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego przygotowania i systematycznego przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

Archiwa państwowe prowadzą pełną dokumentację każdego archiwum zakładowego, przechowują w niej: protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami, przepisy kancelaryjne i archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym, spisy akt wybrakowanych, korespondencję.

14.Narodowy zasób archiwalny

Narodowy zasób archiwalny dzieli się na:

1) państwowy zasób archiwalny;

2) niepaństwowy zasób archiwalny.

Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście.

Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw

kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora

Archiwów Państwowych.

Narodowy zasób archiwalny jest ewidencjonowany i konserwowany niezależnie od formy własności

Narodowy zasób archiwalny stanowią materiały które przy zastosowaniu metod naukowych w ocenie wartości uzyskały najwyższą kwalifikację archiwalną

15.Państwowy zasób archiwalny

Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające

w wyniku działalności:

-organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;

-organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;

-obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskie.

Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.

16.Niepaństwowy zasób archiwalnych

Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie są własnością

państwowych jednostek organizacyjnych.

Zasób ten jest:

-ewidencjonowany;

-nieewidencjonowany.

Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne

powstałe i powstające w wyniku działalności:

1) partii politycznych,

2) organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych,

3) kościołów i związków wyznaniowych,

4) innych niż wymienione w pkt 2 niepaństwowych jednostek organizacyjnych

oraz stanowiące ich własność.

Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe i

powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób

lub ich prawnych następców.

17.Typologia sieci archiwalnych

-Sieć scentralizowana (najczęściej zbudowana hierarchicznie, z jednym, centralnym ośrodkiem)

-Sieć archiwów państwowych, na czele NDAP (zarządza tylko sprawami merytorycznymi)

-Sieć rozproszona (bez jednego, wspólnego centrum; zalicza się tu archiwa kościelne: na czele nie ma żadnych władz kościelnych, podlegają tylko biskupowi itd.)

18.Sieci archiwów

,,organizacja i rozmieszczenie archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacja terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej”

-funkcje: administracyjna oraz naukowa

19.Scentralizowane sieci archiwalne

-scentralizowana- podporządkowana w całości zarządowi centralnemu- bezpośrednio lub pośrednio

(przez archiwa wyższych szczebli)

20.Zdecentralizowane sieci archiwalne

-zdecentralizowana- taka w której archiwa prowincjonalne podlegają administracji terenowej

21.Archiwa wieczyste(historyczne)

-powołane są do spełniania różnorodnych funkcji wobec zgromadzonego zasobu: gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania w różnych celach

-przechowują dla celów naukowych zasób na stałe

22.Typologia archiwów

-historyczne

-zamknięte

-otwarte

-bieżące

-zbiorcze

-przejściowe

-publiczne

-państwowe

-prywatne

-samorządowe

-społeczne

-centralne

-prowincjonalne

23.Zasady rozmieszczenia zasobu

-zasada pertynencji terytorialnej

-zasada wspólnego dziedzictwa

-zasada funkcjonalności

24.Zasada pertynencji terytorialnej

-,,akta wytworzone na danym terytorium lub powstałe poza nim lecz w trybie wykonywania nad nim władzy do tegoż terytorium przynależą”

-zasada pertynencji terytorialnej określa związek z terytoriami nie akt lecz zespołów

25Zasada wspólnego dziedzictwa (wspólnej własności)

-polega na zachowaniu zarchiwizowanego zasobu w miejscu przechowywania, ale zagwarantowaniu nieograniczonego dostępu do informacji o zasobie samego zespołu każdej zainteresowanej stronie

-zainteresowane strony muszą wspólnie ponosić koszty związane z przechowywaniem zasobu

26.Zasada funkcjonalna

-zezwala na podział registratur i przekazanie narastających materiałów sukcesorowi w celu kontynuowania działalności administracyjnej na danym terytorium, pozwala zachować ciągłość zarządzania

27.Konwencja Wiedeńska z 8 kwietnia 1983

-umowa pertynencji terytorialnej

-prawo do własności

-zasada funkcjonalna

28.Zasady organizacji wewnętrznej archiwów- instytucji

-funkcji współczesnych archiwów

-związana z rodzajami przechowywania zasobu

29.Etapy opracowania

-studia wstępne- naukowe badanie zespołu

-wyodrębnienie zespołu archiwalnego

-rozpoznanie przynależności zespołowej poszczególnych archiwaliów

-segregacja

-scalanie

-porządkowanie

-inwentaryzacja

-sporządzenie wstępu do inwentarza

30.Funkcje archiwów- instytucji

-gromadzenie

-opracowywanie

-przechowywanie

-udostępnianie

31.Gmachy archiwalne

-w Polsce nie buduje się specjalnych siedzib archiwalnych

-zasady brane pod uwagę przy budowie budynku archiwalnego: odsunięcie od źródeł emisji zanieczyszczeń chemicznych, mechanicznych i hałasu; projektowanie rezerw lokalowych na przyjmowany zasób; zasady wytyczenia odrębnych dróg poruszania się dokumentacji i użytkownika; odizolowanie części magazynowej od części administracyjnej

-budynki są projektowanie jako wysoko wznoszące się albo budowla płasko położona

32.Warunki przechowywania zasobu

-magazyn: powierzchnia 150- 200 m², wysokość pomieszczeń 220-300 cm , wilgotność 50-60%, temperatura 14-18^OC , ogrzewanie przez nawiew ciepłego powietrza; regały o wymiarach:szer półki100 cm, gł 40 cm, wys 40 cm; w regale instaluje się 5 półek

33.Wyposażenie pomieszczeń archiwalnych

-regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne);
Regały powinny być zabezpieczone przed korozją (najlepiej pokryte lakierem piecowym). Regały powinny być ustawione prostopadle do okien. Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 10 cm. Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić ok. 80 (90) cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolno stojących 80 cm. Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą powinien wynosić 30 cm, a pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem 15-20 cm. W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. Regały (bez względu na ich rodzaj) powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi;

-urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza;
W magazynach archiwalnych należy sprawdzać codziennie temperaturę i wilgotność powietrza a wyniki pomiarów należy rejestrować w specjalnej książce kontrolnej;
-drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;

-sprzęt (szafy, regały) na specyficzne rodzaje dokumentacji, wymagające innych warunków przechowywania;

-zamykana szafa na środki ewidencyjno- informacyjne zasobu archiwum zakładowego;

-biurko(a), krzesło(a) dla archiwistów;

-stolik(i), krzesło(a), lampka(i) służące do udostępniania akt na miejscu; niezbędne do wykonywania zadań archiwum zakładowego druki i materiały biurowe (papier, teczki, pudła, tasiemki, itp.);

-stanowisko komputerowe z drukarką lub maszyna do pisania.

34.Inwentaryzacja archiwalna

-polega na spisaniu uporządkowanych jednostek archiwalnych według wytyczonych obowiązujących w służbie archiwalnej

-cel: zabezpieczenie całości układu zespołu archiwalnego oraz jego udostępnianie

-rezultat inwentaryzacji- inwentarz archiwalny

-metodyka archiwalna zaleca tzw dwustronną inwentaryzacje archiwaliów: najpierw kartkową, w czasie które sporządza się dla każdej jednostki archiwalnej opis na osobnej karcie specjalnego wzoru, następnie książkowa która polega na przepisaniu inwentarza kartkowego w formie książkowej

-inwentaryzacja kartkowa- przeprowadza się na kartkach specjalnego wzoru

-inwentaryzacja książkowa- także traktuje indywidualnie każdą jednostkę archiwalną którą wpisuje się w osobnym miejscu z podziałem poziomym; zawiera 10 opisów na stronie; składa się z 6 rubryk: sygnatura archiwalna, tytuł jednostki archiwalnej, daty skrajne, dawne sygnatury, opis zewnętrzny, uwagi; skład: wstęp umieszczony po karcie tytułowej i spisie treści, czasem indeksy i konkordacje (wykaz dawnych sygnatur we właściwej kolejności)

35.Nowoczesny opis archiwalny

EAD Document Type Definition jest elektronicznym formatem kodowania danych, służącym tworzeniu opisu archiwalnego za pomocą Standard Generalized Markup Language (SGML) – uniwersalnego języka kodowania tekstu. Został stworzony i jest wykorzystywany przez Bibliotekę Kongresu USA we współpracy ze Stowarzyszeniem Archiwistów Amerykańskich.

36.Komputeryzacja informacji archiwalnej

1970 r. powołanie przez NDAP zespołu naukowo- badawczego „Informatyka i archiwa”. Zadania zespołu:

-ocena dotychczasowych pomocy archiwalnych i możliwość ich zmodernizowania

-praktyczne próby unowocześnienia informacji

-przygotowanie automatyzacji informacji w archiwach

-zagadnienia teoretyczne i ogólne związane z automatyzacją informacji archiwalnej

W l. 1970-1998 pracami zespołu kierował prof. dr Stanisław Nawrocki z AP w Poznaniu pierwsze próby praktycznego przetwarzania danych w archiwach państwowych:

-przetwarzanie kartoteki zespołów

- przetwarzanie informacji o archiwach zakładowych (program AZAK)

1987 r. pierwsze komputery osobiste w archiwach (Ośrodek „Karta”)

1988 r. rozpoczęcie prac modelu opisu archiwaliów - prof. Bohdan Ryszewski, kierownik Zakładu Archiwistyki UMK w Toruniu.

1990 r. pierwszy pecet w archiwach państwowych (AGAD)

1990 r. pierwsze bazy danych w archiwach

1990 r. sformułowania idei opisu uniwersalnego archiwaliów, która stała się podstawą opracowanego w l.1991-1992 standardu pod nazwą FOPAR (prof.B.Ryszewski i jego zespół).

1994 r.– opublikowanie przez Międzynarodową Radę Archiwów międzynarodowego standardu opisu archiwaliów (ISAD-G)

1996 r.– Opublikowanie przez Międzynarodową Radę Archiwów międzynarodowego standardu opisu ciał zbiorowych i twórców zespołów ISAAR

1996 r.– pierwsza polska prezentacja archiwalna na stronach www (NDAP)

2000 r.- System Ewidencji Zespołów Archiwalnych (SEZAM) na stronach internetowych

2000 r. – pierwsze polskie inwentarze archiwalne na stronach www (Oddział w Lubaniu AP we Wrocławiu)

Etapy:

-uporządkowanie terminologii

-ujednolicenie metodyki

-poznanie możliwości komputerów

-przeszkolenie pracowników

-wybranie oprogramowania

-zaprojektowanie sieci wewnętrznej

-zaprojektowanie dostępu do internetu

-przygotowanie standardów

-stworzenie systemu inf.

-stworzenie komp. syst. Zarządzania

37.System informacji archiwalnej

38.Archiwa bieżące

-Archiwum bieżące wyodrębnione, (czyli władz i adm. Szczebla najwyższego)

-Archiwum bieżące z powierzonym zasobem archiwalnym, (czyli archiwa zakładowe)

Najczęściej są to archiwa zakładowe, czyli A. Państwowe te, które NDAP zcedowała swoje funkcje na zasadzie umowy; tu nalezą archiwa PAN (W-wa i oddziały – cała sieć AA) i archiwa państw. Szkół wyższych

SCHEMAT PODZIAŁU ARCHIWÓW BIEŻĄCYCH

1. Archiwa bieżące

   1. Archiwa państwowych i samorządowych j.o.

      1. Archiwa zakładowe

      2. Składnice akt

   2. Archiwa niepaństwowych j.o.

      1. Brak

39.System informacji archiwalnej (nowoczesny)