TEMAT 1 - ORGANIZACJA ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

1) Pojęcie i elementy organizacji.

ORAGNIZACJA - grupa społeczna, która funkcjonuje według pewnych reguł i zasad, współpracująca ze sobą - by osiągnąć określony cel. Istotą organizacji jest świadomość zasad, reguł, misji, celów itd. W sensie przenośnym można mówić, że to narzędzie.

Elementy organizacji :

a) Czynnik personalny - nauka administracji zajmuje się czynnikiem ludzkim w strukturach organizacyjnych podmiotów admin.

b) Cele administracyjne - określane częściowo przez normy prawne, wytyczne polityki rządowej, zasady etyczne lub nawet tradycja . Realizacja celów wymaga odpowiednich środków: rzeczowych, pieniądze, oraz przestrzeń i czas.

c) Zasady działania - reguły określające podległość w organizacji, zasady przekazywania informacji i ich udostępnianie na zewnątrz.

2) Instytucjonalne ujęcie organizacji.

Przez pojęcie organizacji w sensie instytucjonalnym rozumiemy związek osób i rzeczy powstałe dla osiągnięcia wyznaczonych celów.

3) Statyczne i czynnościowe ujęcie organizacji.

a) Ujęcie statystyczne organizacji zakłada, że poszczególne jej elementy spełniają powtarzające się funkcje i dlatego też pozostają w określonych stosunkach z innymi elementami organizacji. W administracji statyczne struktury organizacyjne rozbudowane są z reguły opierając się na zasadzie hierarchicznego podporządkowania

b) Ujęcie czynnościowe organizacji - na pierwszy plan wysuwa się czynnik czasu. Organizacja jest procesem w którym poszczególne kroki zmierzają do osiągnięcia wyznaczonego celu w określonym czasie.

c) Ujęcie funkcjonalne organizacji - wskazuje w jakiej kolejności poszczególne fazy należy realizować oraz jakie są między nimi zależności.

TEMAT 2 - HIERARCHIA I KOOPERACJA

1) Hierarchia - jest formą organizacyjną, która opiera się na zasadach „ nadrzędności” i „ podrzędności” oraz „ polecenia” i „ posłuszeństwa”. Oznacza to, że sposób funkcjonowania elementu niższego rzędu jest określony co najmniej w pewnej mierze przez działanie układu wyższego rzędu, w skład którego wchodzi. Ma charakter stopniowy, poszczególne jej stopnie mają odpowiednią rangę.

2) Zalety i wady systemu hierarchicznego.

ZALETY SYSTEMU HIERARCHICNZEGO

a) system taki pozwala bezpiecznie realizować polityczne cele formułowane przez ministra na wszystkich szczeblach resortu aparatu politycznego;

b) ułatwia ustalenie, uzasadnienie oraz egzekwowanie odpowiedzialności;

c) konflikty są szybko rozstrzygane prze wspólnego przełożonego;

d) oparty jest na jasnym i przejrzystym podziale kompetencji.

WADY SYSTEMU HIERARCHICZNEGO

a) aby system hierarchiczny mógł być efektywny przełożony musi mieć jasną wizję celów które zamierza zrealizować.

b) przełożony zwykle nie dysponuje wystarczającym zasobem informacji, aby określić prawidłowo ten cel.

d) hierarchicznie podporządkowani muszą być monitorowani do realizacji celu wyznaczonego przez przełożonego czyli musi on karać, nagradzać.

3) Kolegium - wobec aparatu reprezentowane jest przez przewodniczącego kolegium lub przez osobę kierującą obradami kolegium. Członkowie mogą być powoływani lub też wybierani. Zbyt duża ilość członków w kolegium powoduje jego dysfunkcjonalność. Rola kolegium ograniczona jest do funkcji zatwierdzania projektów decyzji w komisjach wewn.

4) Zespoły - może efektywnie działać wówczas gdy zostanie wyłączony z obszaru wydawania wytycznych oraz poleceń, a więc jest niezależny od struktur hierarchicznych, poza udzieleniem zlecenia oraz celu działania. Ma uprawnienia do formułowania wniosków, natomiast nie może samodzielnie podejmować decyzji.

TEMAT 3 - JEDNOŚĆ I RÓŻNORODNOŚĆ

1) Centralizacja i decentralizacja.

CENTRALIZACJA - oznacza taką strukturę organizacyjną w administracji, w której decyzje są podejmowane przez organ wyższy.

Zalety centralizacji : a) prowadzi do jednolitości działania administracji; b) struktury zcentralizowane znajdują się bliżej instancji politycznych, dysponują efektywnymi sztabami planistycznymi.

DECENTRALIZACJA - poszczególne podmioty administracji publicznej mają wyraźnie określone kompetencje przekazywane przez organy wyższe i realizują je samodzielnie.

Zalety decentralizacji : a) łatwiejsze sterowanie procesem decyzyjnym, wynikające z faktu istnienia mniej skomplikowanej struktury; b) zbliżenie decydenta do załatwianej sprawy;

c) wzmocnienie świadomości odpowiedzialności za podejmowane działania - co powoduje że urzędnik nie jest bezosobowym elementem.

2) Dekoncentracja.

Dekoncentracja - w tym przypadku następuje przekazanie kompetencji ( zadań ) w dół, a więc organom niższym przy zachowaniu przez organy nadrzędne prawa wydawania poleceń służbowych.

TEMAT 4 - INFORMACJA I KOMUNIKACJA

1) Pojęcia podstawowe :

Informacja - możemy ją zdefiniować jako celowo uzyskaną wiedzę przez nosiciela informacji. Pojęcie to ma szeroki zakres, obejmuje : decyzje, wytyczne, raporty itp.

Komunikacja - to nic innego jak proces przekazywania informacji między jednym a drugim nosicielem informacji ( nadawcą a odbiorcą).

2) Proces informacyjny - określany jest jako stacja, kanał odbiorca.

Tzn. stacja oraz odbiorca są osobami lub organizacjami, natomiast kanał jest środkiem komunikacji : fax, telefon itd. Administracja gromadzi informacje utrwalając je w postaci zbiorów dokumentów.

3) Zakłócenia informacyjne.

Zakłócenia informacji mogą powstać wskutek : wad technicznych urządzeń przekazujących, redundancji ( nadmiar niepotrzebnych inf. ) barier językowych itp.

W kanale informacyjnym mogą praktycznie występować te same zakłócenia, które mają miejsce w przekazywaniu informacji .

4) Sterowanie jako proces informacyjny.

Przez sterowanie rozumie się zależność między co najmniej dwoma dowolnymi obiektami, która polega na tym, że żądane zmiany w jednym z tych obiektów wywoływane są oddziaływaniem drugiego. Instrumentem sterowania są sygnały sterowania, oraz komunikaty zawierające określone treści.

TEMAT 5 - ORGANIZACJA TERTORIALNA PAŃSTWA

1) Wielkość struktur terytorialnych.

a) Optymalna wielkość jednostek terytorialnych - granice jednostki terytorialnej są tylko wtedy racjonalne, kiedy zamykają terytorium i mieszkańców, stanowiąc jak najbardziej naturalną jedność. Jako kryterium wyodrębnienia jednostki terytorialnej można przyjąć liczbę mieszkańców.

b) Zdolność wykonywania zadań publicznych.

Chodzi zatem o zdolność do ciągłego charakteryzującego się odpowiednią jakością załatwiania zadań. Zdolność administracyjna w dużym stopniu uzależniona jest od pozostających dyspozycji środków finansowych.

c) Przejrzystość.

Przejrzystość stosunków w administracji powoduje że może ona szybko reagować na zachodzące w ich ramach zmiany.

d) Dostępność.

Oznacza to że obywatel powinien mieć w każdej chwili relatywnie łatwy dostęp do władz administracyjnych.

2) Przesłanki kształtowania jednostek terytorialnych.

Przesłanki geograficzno - przestrzenne : oznacza to że jednostki administracyjne powinny stanowić jednolitą całość. ( np.: rzeka przedzielająca gminę). System podziału terytorialnego złożony jest najczęściej z kilku stopni, które tworzą hierarchię tzn wynikającą z zasięgu zadań które poszczególnym stopniom są przyporządkowane.

3) Problemy organizacyjne aglomeracji jako struktury przestrzennej.

A) Typy aglomeracji.

Główną przyczyną urbanizacji była mechanizacja rolnictwa, która powodowała, ze powstał nadmiar siły roboczej na wsi.

Nowe struktury przestrzenne :

- „ wielkie miasto „ : swym zasięgiem obejmuje gminy satelitarne mające najczęściej charakter wyłącznie mieszkalny, rzadziej także przemysłowy

- „ konurbacja” : mają kilka centrów, zadania realizowane są przez poszczególne miasta w znacznym zakresie się pokrywają

- „ aglomeracja dwucentowa „ : takie w których dwa miasta mają mniej więcej taką samą wielkość i rangę np.: Trójmiasto.

- „ aglomeracja liniowa” : jej istota jest silna koncentracja zabudowy wzdłuż ważnego szlaku komunikacyjnego, u którego końca znajduje się duże miasto.

B) Koncepcje rozwiązań organizacyjnych.

W praktyce wykorzystywane są instrumenty prawne współdziałania międzykomunalnego. Stosuje się je w celu podnoszenia zdolności małych gmin do wykonywania zadań publicznych:

a) porozumienia międzygminne; b) stowarzyszenie gmin; c) spółki prawa handlowego;

d) związek celowy dobrowolny; e) związek obowiązkowy powołany na podst. Ustaw

TEMAT 6 - SIEDZIBA WŁADZ ADMINISTRACYJNYCH

A) Determinanty - ( aspekty) dot. Wyboru centrum administracyjnego

# centralny punkt - siedziba powinna być łatwo osiągalna, a więc powinna znajdować się w centralnym pkt. Systemu komunikacyjnego.

# infrastruktura - odpowiednie urządzenia i instalacje znajdują się na terenie siedziby władz

# komunikacja - wymiana informacji ma istotne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania władz.

# koszty - należy uwzględnić koszty które są uzależnione od siedziby i niezależnie od niej.

B) Przeniesienie siedziby władz administracyjnych.

Przeniesienie takiej siedziby rodzi bardzo często protesty społeczności. Generalnie przeniesienie władz powoduje, że miejscowość taka traci w sensie gospodarczym i prestiżowym.

TEMAT 7 - ADMINISTRACJA RZĄDOWA

Administracja rządowa - zbudowana jest na zasadzie hierarchiczności, zakłada ona istnienie co najmniej dwóch struktur : nadrzędna tj. ministerstwo i podrzędna tj. podległe im organy terytorialne.

„ RESORT I MINISTERSTWO „

Resort - wyodrębniona organizacyjnie część administracji państwowej, zajmująca się wydzielonym i powiązanym ze sobą kompleksem spraw, którą kieruje minister lub inny organ naczelny. W ścisłym znaczeniu resort obejmuje jednak, obok ministerstwa, także kierującego resortem ministra i inne podmioty jemu podporządkowane (urzędy centralne, organy terenowe i inne jednostki organizacyjne).

Ministerstwo - urząd administracji powoływany w drodze rozporządzenia wydawanego przez Radę Ministrów w celu obsługi ministra kierującego wyodrębnionym działem administracji rządowej.

Ministerstwo generalnie realizuje podwójną funkcję, mianowicie:

1. polityczną - ponieważ stanowi aparat pomocniczy ministra w zakresie wykonywania przez niego funkcji politycznej wobec parlamentu i społeczeństwa.

2. administracyjną - tzn. stoją na czele hierarchicznie zorganizowanej struktury administracyjnej, w skład której wchodzą organy podporządkowane o zasięgu lokalnym.

1) Formy działania ministerstwa

- do działań ministerstwa jako władzy administ. Należy wydawanie indywidualnych decyzji administracyjnych, które mają często szersze oddziaływanie ze względu na ich charakter. Ponadto ważne znaczenie ma prawo udzielania wytycznych organom podporządkowanym.

2) Wewnętrzna struktura ministerstwa

- Ministerstwem kieruje minister przy pomocy sekretarzy stanu i podsekretarzy stanu (nazywanych nieoficjalnie wiceministrami). Tworzą oni kierownictwo polityczne resortu. Najwyższym niepolitycznym urzędnikiem jest dyrektor generalny. Sprawuje on bezpośredni nadzór nad komórkami organizacyjnymi ministerstwa i zapewnia prawidłowe wykonywanie zadań wyznaczanych przez ministra. Organizacja wewnętrzna Ministerstwa wynika z podziału pracy w kierownictwie. Każdy z członków kierownictwa odpowiada za pewien obszar tematyczny i nadzoruje pracę podporządkowanych mu komórek organizacyjnych - departamentów i biur, kierowanych przez dyrektorów.

„ WYODRĘBNIONE PODMIOTY WYKONUJĄCE FUNKCJE ADMINISTRACYJNE”

To podmioty wyłączone z hierarchii, które działają na podstawie prawa publicznego lub prywatnego. Prawo publiczne pozostawia do dyspozycji w tym zakresie trzy formy :

- korporacje

- zakłady

- fundacje

Spółkami powołanymi z mocy ustawy są : Giełda Papierów Wartościowych. Jako państwowe osoby prawne typu fundacyjnego powołano m.in. Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości itd. Można też wyróżnić fundacje prawa publicznego, a mianowicie fundację „ Zakład Narodowy Ossolińskich „ , „ Centrum Badań Opinii Społecznej”.

„ LOKALNA ADMINISTRACJA RZĄDOWA „

Administracja rządowa w terenie dzieli się na zespoloną ( ogólna ), Chodzi o powiązanie organizacyjne organów tej administracji wyróżnionych przedmiotem działania, należących do różnych działów administracji rządowej pozostającą pod zwierzchnictwem wojewody i składającą się ze służb, inspekcji i straży. Np. : Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej, Komendant Wojewódzki Policji.( Wymienione organy dysponują aparatem pomocniczym w postaci wojewódzkich komend, inspektoratów, oddziałów i kuratoriów.)

Niezespoloną ( specjalna ) - podlegającą bezpośredniemu zwierzchnictwu ministrów lub centralnych organów administracji rządowej. Organami administracji niezespolonej są terenowe organy administracji rządowej podporządkowane właściwemu ministrowi, a także kierownicy państwowych osób prawnych i kierownicy innych państwowych jednostek organizacyjnych wykonujących zadania z zakresu administracji rządowej na obszarze województwa.

Np.: Dyrektorzy urzędów morskich, Dyrektorzy izb skarbowych, naczelnicy urzędów skarbowych, dyrektorzy urzędów kontroli skarbowej (Wymienione organy dysponują aparatem pomocniczym w postaci urzędów, izb, zarządów, komend, inspektoratów itp.)

TEMAT 8 - ADMINISTRACJA SAMORZĄDOWA

„ GMINA JAKO PODSTAWOWA JEDNOSTKA SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO „

Gmina - posiada osobowość prawną. Wykonuje zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność. Samodzielność gminy podlega ochronie sądowej.

Organami gminy są: Rada Gminy (obraduje na sesjach) - władza uchwałodawcza i kontrolna, wójt, burmistrz, prezydent miasta - władza wykonawcza.

A) Typy Gmin :

- gminy małe- liczą poniżej 5 tyś. Mieszkańców, dochody są bardzo ograniczone, realizują projekty celowe finansowane z dotacji.

- duże gminy - liczące około 10 tyś. Mieszkańców, mają pełną zdolność do wykonywania podstawowych zadań publicznych.

- miasta średniej wielkości - generalnie można przyjąć od 25 - 100 tyś. Mieszkańców, posiada zasoby materialne i kadrowe aby ukształtować strukturę administracyjną.

# ZADANIA GMINY

1. gminy nie działają na podstawie kompetencji wyspecjalizowanej, ale mogą być aktywne na różnych polach.

2. Gminy nie mają obowiązku ograniczenia swojej działalności do zadań wyraźnie nałożonych przez prawo, ale mogą również podejmować inne nowe zadania publ.

3. Zadania gminy mają charakter subsydiarny tzn. ich działanie nie może wkraczać w sferę zadań wcześniej już zastrzeżonych dla innych władz publicznych.

„ WSPÓŁDZIAŁANIE MIĘDZYGMINNE JAKO FORMA WZMOCNIENIA „

Do form współdziałania międzygminnego można zaliczyć przede wszystkim związki i porozumienia międzygminne oraz stowarzyszenia gmin.

1) porozumienie publiczno prawne - między gminami nie powstaje osoba prawna, mają charakter dobrowolny .

2) związki dobrowolne - w wyniku zawarcia powstaje nowa struktura administ. Publicznej wyposażonej w osobowość prawną.

- związki obligatoryjne - mają charakter obowiązkowy, powstają z mocy ustawy albo na podstawie decyzji organu administracji rządowej.

3) stowarzyszenia gmin - działają na podstawie prawa o stowarzyszeniach

„ WOJEWÓDZTWO „

oznacza: jednostkę samorządu terytorialnego - regionalną wspólnotę samorządową, największą jednostkę zasadniczego podziału terytorialnego kraju w celu wykonywania administracji publicznej. Administracja na terenie województwa wykonywana jest przez Wojewodę, który jest organem administracji rządowej, oraz organy samorządowe ( sejmik, zarząd oraz marszałek).

A) Wewnętrzna organizacja województwa samorządowego

- sejmik wojewódzki - jest kolegialnym organem stanowiącym i kontrolnym wybieranym bezpośrednio przez mieszkańców.

- zarząd - jest organem wykonawczym województwa. Skład 5 osób. Wykonuje zadania należące do samorządu województwa.

- marszałek województwa - jest organem administracji publicznej uwagi na powierzone mu ustawowo kompetencje, a przede wszystkim ze względu na prawo do samodzielnego rozstrzygania w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.

TEMAT 9 - ORGANIZACJA URZĘDU ADMINISTRACYJNEGO

„ KIEROWANIE URZĘDEM”

Urząd - część aparatu administracyjnego mającą wyodrębniony rzeczowy zakres działania, który wyraźnie odgranicza go od innych części tego aparatu. Jest więc urząd wyodrębnioną rzeczowo i organizacyjnie częścią aparatu administracji publicznej.

Funkcje kierownicze - można wyodrębnić dwie grupy:

a) bezpośrednie rozstrzyganie trudnych spraw jednostkowych, rozstrzyganie w sprawach sprzeciwów, nadzorowanie załatwiania spraw indywidualnych, kontrole efektów pracy,

b) do zadań kierowniczych zaliczamy:

- planowanie pracy ; - zapewnienie sprawnego działania urzędu wymaga w szczególności zapobiegania konfliktom oraz stworzeniu mechanizmu ich rozwiązania; - koordynacja podległych jednostek organizacyjnych; - podział zadań między innymi urzędnikami oraz przydzielanie im środków pracy; - stosowanie bodźców motywacyjnych; - kontrola trybu załatwiania spraw obejmująca skuteczność oraz dyscyplinę.

Style kierowania :

1) styl kooperatywny - zwiększa efektywność działania urzędów, przede wszystkim na jego motywacyjny charakter. Zakłada on jednak że urzędnicy są dobrze wykształceni, mają świadomość

2) styl autorytatywny - ma istotne zalety w przypadku konieczności szybkiego podejmowanie decyzji, a to powoduje niedopuszczalność negocjacji.

TEMAT 10 - PLANOWANIE

„ POJĘCIE I RODZAJE PLANOWANIA „

Planowanie - jest procesem decyzyjnym, natomiast plan jest efektem tego procesu. Plan ma charakter kompleksowy jest instrumentem ingerencji decyzji indywidualnych. Istotą planu jest to że jego postanowienia nie są bezpośrednio wykonywane.

Rodzaje planów:

- planowanie wewnętrzne - obejmuje a) planowanie kadr; b) planowanie finansowe;

- planowanie zewnętrzne - ma charakter zdaniowy jego przedmiotem są różnego rodzaju sfery życia społecznego : komunikacja, oświata.

- planowanie systemów - struktur procedur.

„ PROCEDURA PLANISTYCZNA „

A) Cechy procedury planistycznej:

- planowanie jest procesem kompleksowym tzn fazy procesu mogą w jednym akcie nawarstwiać.

- jest procesem interaktywnym ; poszczególne etapy tego procesu wzajemnie na siebie wpływają

- planowanie powinno charakteryzować odpowiednią elastyczność

B) Podstawowe fazy procesu planowania:

a) planowanie planowania

b) planowanie właściwe

c) planowanie wykonania

TEMAT 11- KONTROLA

Kontrola - czynność polegająca na sprawdzeniu działania stanu faktycznego i porównania ze stanem wymaganym w normach prawnych

1) Podstawowe zasady kontroli:

Kontroler powinien dysponować: konieczne informacje na temat kontrolowanego, obciąża go obowiązek starannego i sumiennego wykonania, powinien zachować bezstronność.

Kontrolę można podzielić na :

a) wewnętrzną - dokonują jej zazwyczaj w administracji publicznej powołane do tego odpowiednie komórki.

b) zewnętrzną - przeprowadza organ do tego wyspecjalizowany i jest poza strukturą organizacyjną administracji publicznej.

c) bieżąca ( ex ante) - wykonywana jest w toku prowadzenia przez kontrolowanego postępowania, dzięki temu istnieje możliwość wskazania na nieprawidłowość już w trakcie

d) następcza ( ex post) - polega na sprawdzeniu i ocenie udzielonego już zamówienia i jego ewentualnych następstw. Pozwala na całościowe spojrzenie na funkcjonowanie i jego ewentualnych następstw.

---