NIEBUHR- twórca zasady pertynencji terytorialnej (1815), NATALIS de WAILLY- twórca kluczowej w archiwistyce zasady poszanowania zespołów (1839)- francuski paleograf MULLER, FEITH, FRUIN- autorzy pierwszego holenderskiego podręcznika archiwistyki wydanego w 1898, w którym sformułowali zasadę proweniencji KONARSKI - jeden z czołowych archiwistów polskich , z jego inicjatywy w 1927 zaczął wychodzić Archeion- twórca podręcznika do nowożytnej archiwistyki (wyd. 1929) PRZELASKOWSKI- archiwista polski, autor podręcznika (1935), w którym sformułował zasadę poszanowania historycznie narosłego zasobu KARL GUSTAW WEIBULL- szwedzki archiwista, zasada proweniencji i pertynencji rzeczowej są sobie równoważne- możliwość wyboru przez archiwistę (1930) ADOLF BREMEKE- zasada wolnej proweniencji- rekonstrukcja dostosowana do wewnętrznej struktury twórcy ( lata 50)

POMOC ARCHIWALNA- opracowania informujące o zawartości archiwaliów na podstawie których udostępnia się zasób użytkownikowi, są to inwentarze archiwalne, przewodniki, katalogi, skorowidze- jeśli pozostają z sobą w ścisłej relacji tworzą system informacji INWENTARZ ARCHIWALNY- najważniejsza z pomocy sporządzana dla każdego zes. arch. - utrwala układ nadany w trakcie opracowywania i informuje o zawartości jednostek archiwalnych, pełni także funkcje ewidencyjną, gdyż spisuje wszystkie jednostki zespołu; rodzaje: analityczny (szczegółowe informacje o zawartości poszczególnych jednostek archiwalnych w formie streszczenia lub słów kluczowych), sumaryczny (ograniczony do podania tytułu jednostek archiwalnych), kartkowy (sporządzony w ramach pierwszego etapu inwentaryzacji- charakter kartoteki), książkowy (ostateczna postać inwentarza złożona z karty tytułowej, spisu treści, wstępu do inwentarza, spisu jednostek inwentarzowych, klauzuli zatwierdzającej, ewentualnie konkordancji i indeksu), realne (ujmuje jednostki archiwalne przechowywane obok siebie w tych samych magazynach archiwalnych), idealny (odtwarza informacyjnie całość zespołu, rozproszonego przed archiwizacją i niemożliwego fizyczni do scalenia) PRZEWODNIK ARCHIWALNY- opisują realny zasób, dzięki nim możemy zweryfikować grupy zespołów, w wersji komputerowej wyszukiwanie za pomocą SEZAMU- różnią się wieloma względami: Różny zakres- obejmuje jeden, lub kilka zespołów, zasób jednego archiwum, zasób archiwów poszczególnych regionów, zasób archiwalny jednego kraju lub wielu państw Opis informacyjny- informacyjny- przeważnie proste spisy zespołów ograniczające się do podania podstawowych elementów identyfikacyjnych, naukowy- zawiera bliższe informacje o treści zespołów archiwalnych Postać fizyczna- książkowy (najczęściej publikowany) kartkowy (kartoteka zespołów, zbiorów - sporządzana po zakończeniu inwentaryzacji, zapisy odnośnie całego zespołu archiwalnego) KATALOG- może być identyczny z inwentarzem archiwalnym , ale nie ma podobnych ograniczeń (może obejmować dowolny zakres archiwaliów w dowolnym układzie), występuje ostatnio rzadko SKOROWIDZE- bardzo szczegółowa pomoc, prowadząca do treści poszczególnych jednostek- 3 rodzaje: indeksy- zawierają hasła i odsyłacz liczbowy, repertoria- zaopatrzone dodatkowo w krótkie charakterystyki zawartości, sumariusze- najbardziej dokładne, zawierają streszczenia zawartości INSTRUKCJE KANCELARYJNE- WYKAZY AKT- usystematyzowany wykazem haseł rzeczowych według których dokumentacja jest rejestrowana, łączona w sprawy, w teczki według którego układa się akta podręczne (części składowe JRWA: karta tytułowa, spis treści- klasy 1 i 2 rzędu, wykaz właściwy i indeks alfabetycznych haseł klasyfikacyjnych)

SELEKCJA- jedna z form kształtowania zasobu naukowa ocena wartości informacji oryginalnej, zawartej w dokumentacji, wydzielenie materiałów bezwartościowych i przekazanie ich na makulaturę, najpierw odbywa się selekcja twórców przed selekcją materiałów- składa się z dwóch etapów: 1. wybór twórców NZA, dokonuje NDAP, 2. ocena dokumentacji u wybranej grupy Metody prowadzenia selekcji: 1. analiza organizacyjno- funkcjonalnej- badanie funkcji ogólnych twórcy zespołu, oraz jego struktury organizacyjnej i szczegółowych zadań każdej jednostki oraz na opisie i analizie wytworzonej dokumentacji (kwalifikacja do kategorii A lub B), 2. analiza systemowa - ulepszona forma wyżej wymienionej, analiza przepływu informacji w większych strukturach NADZÓR NAD NARASTAJĄCYM ZASOBEM- dotyczy tylko twórcy na liście NZA (wyjątek składnice akt). Odbywa się na drodze wizytacji, instruktarzu, polega na biurowości, nadzoru nad archiwami zakładowymi, archiwalnej kontroli selekcji materiałów archiwalnych. Obszar, w którym archiwa poruszają się wykonując w/w czynności to przedpole archiwalne (bliższe- archiwa zakładowe, dalsze- biura).

METODY PORZĄDKOWANIA- są tożsame z układem jaki nadamy zespołowi archiwalnemu w trakcie opracowywania. Wybór metody ma na celu odtworzenie układu pierwotnego nadanego przez twórcę zespołu. 4 metody: 1- odtwarzanie układu pierwotnego- inaczej registraturalna lub kancelaryjna (w zależności od miejsca powstawania dokumentacji), ma zapewnić realizację podstawowych wymogów określonych przez zasady proweniencji- poszanowanie zespołu archiwalnego, jako organicznie ukształtowanej całości. Zespołowi nadaje się taki układ, jaki posiadał jeszcze kiedy znajdował się u twórcy- nie należy ingerować w struktury nadane przez twórcę. Metoda ta ma różne warianty w zależności od zachowania się układu kancelaryjnego. Wariant ścisły- jeśli zachował się w opracowanym zespole jeden prawidłowo zrealizowany układ- polega na rekonstrukcji układu zarejestrowanego za pomocą sygnatur, lub utrwalonego w pomocach kancelaryjnych. Metoda strukturalna- jeżeli zachowało się kilka nawarstwionych układów i chcemy znaleźć wśród nich wariant pierwotny- inaczej wariant skorygowany metody odtwarzania układu pierwotnego- jest to zasada obligatoryjna ścisła i korygowana, dopiero w sytuacji gdy nie można jej skorygować można zastosować kolejne metody. 2. metoda strukturalno organizacyjna - odtwarzamy układ na podstawie struktury wewnętrznej twórcy. Budujemy schemat organizacyjny twórcy potem podporządkowujemy poszczególnym elementom struktury określone części zespołu- można ją zastosować tylko wtedy, gdy struktura twórcy jest jasna. 3. Metoda funkcyjna - stosowana wtedy, gdy nie jest jasna struktura wewnętrzna danego twórcy za to dość szczegółowo znane są jego funkcje. Rozpatrujemy je od najbardziej ogólnych do najbardziej szczegółowych, zestawiając funkcje jednostki organizacyjnej podporządkowujemy im poszczególne części zespołu. Stosowana przy opracowywaniu zespołu stowarzyszeń, kół. 4. Metoda schematyczno-rzeczowa - istnieją dwa warianty jej stosowania: 1- układ przystosowujemy do treści zespołu 2- bez znajomości treści posiłkujemy się gotowymi schematami, gotowe układy istnieją np. dla akt sądowych, akt rad miejskich i wiejskich, prezydiów rad narodowych, USC, dla dokumentacji mechanicznej. Stosuje się ją przy opracowywaniu zespołów fragmentarycznych, szczątkowych.

STANDARDY OPISU ARCHIWALNEGO- ujednolicony wykaz dokumentów tworzących informację archiwalną, określony w sposób jasny o ujednoliconej formie i określonej strukturze wew., zapewniający przenoszenie informacji, gromadzenie, przekazywanie w sieci lokalnej i rozległej. MARC AMC - Machine Readable Catalog Archives and Manuscript Control. Amerykański Standard opisu archiwalnego powstały w 1984 w USA. W USA archiwa zawsze istniały obok bibliotek dlatego też podbudową tego standardu był standard biblioteczny. Zasób nie ma długiej tradycji. Na budowę tego standardu składa się 8 bloków: identyfikacyjny, informacji o twórcy materiałów, treści, opisu cech zew., informacji o innych twórcach, informacji o lokalizacji. MAD- Manual of Archival Discription - brytyjski standard opisu archiwalnego powstały na przełomie lat 80/90, jego twórca jest M. Cook. Nie mógł przyjąć standardu amerykańskiego, bo zasób UK ma starszą tradycję i jest odmienny- składa się z 2 sektorów i 7 bloków. 1 sektor dotyczy opisu archiwalnego, zawiera bloki identyfikacji, historii administracyjnej i proweniencji, zawartości treściowej i charakterystyki, dostępu, publikacji i sygnatur. 2 sektor dotyczy zarządzania, bloki: informacji kontrolno-administracyjnej, kontroli opracowania i udostępniania, konserwacji. FOPAR- polski standard opisu archiwalnego powstał w 1994- twórca Bohdan Ryszewski. Przewiduje możliwość konstruowania opisu na poziomach wnikających z bodowy polskiego zasobu archiwalnego (poziomy: archiwum historyczne, grupa zespołów, zespół archiwalny, podzespół, seria, podserie, klasa, jednostka archiwalna, dokument), składa się z pól uporządkowanych w bloki: identyfikacji, danych proweniencyjnych, danych o opracowaniu, opisu zawartości, opisu formalnego, danych o udostępnianiu, opisów uzupełniających, słów kluczowych, uwag i bibliografii. Z pól uporządkowanych w bloki układa się dla poszczególnych poziomów formularze wejściowe oraz wyjściowe dla udostępniania danych. Standard ten zawiera gotowe opisy dla poszczególnych poziomów. Format wprowadza do opisu precyzję i jednolitość. ISAD(G)- General International Standard Archival Discription - standard międzynarodowy powstały w Sztokholmie w 1993 starano się stworzyć standard, który pozwoliłby na dobry przepływ informacji. Jego inicjatorem była Międzynawowa Rada Archiwów. Składa się z 6 bloków. Został już zastosowany we Francji dla fonoteki w krajach skandynawskich, Niemczech, Hiszpanii, Holandii. ISSAR- International Standard Archival Authority Rekord for Corporation Dobies Persons and Familie- jest to format kartoteki haseł wzorcowych stosowany w skali międzynarodowej.

ARCHIWUM ZAKŁADOWE- miejsce przechowywania materiałów w jednostkach pozostających pod nadzorem archiwalnym (składnica akt- w pozostałych jednostkach) ARCHIWUM POBLICZNE- samodzielna instytucja powołana do wieczystego gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania zasobu władz, urzędów i instytucji publicznych ARCHIWUM PAŃSTWOWE- instytucja państwowa, której funkcja jest zarządzanie narodowym i państwowym zasobem archiwalnym, kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego, gromadzenia i ochrona, przechowywanie, opracowywanie i udostępnianie ARCHIWUM SAMORZĄDOWE- zadania jak archiwum państwowe, ale odniesione tylko do zasobu samorządowego. ARCHIWUM SPOŁECZNE- instytucja samodzielna (archiwum kościelne) lub dział jednostek (archiwum klasztorne) z zadaniami podobnymi jak archiwum państwowe ARCHIWUM PRZEJŚCIOWE- specyficzny typ archiwum administracyjnego, w którym przechowuje się materiały np. z danego szczebla administracji, przez ściśle określony czas a następnie przeprowadza się kwerendę, selekcję, po czym przekazuje się materiały do archiwum historycznego KANCELARIA 1. współcześnie - czynności kancelaryjne związane z przyjmowaniem pism ich rejestracją, przydzielaniem do załatwiania, dołączaniem pism poprzednich (priorów), sporządzaniem czystopisów, ich uwierzytelnianiem, ekspedycją, włączaniem do jednostek (teczek), przechowywaniem akt podręcznych 2. XIX w. - 1 poł. XX w. - niemerytoryczna komórka organizacyjna, w której były skupione wszystkie wyżej wymienione czynności kancelaryjne 3. urząd i część urzędu zajmująca się procesami aktotwórczymi (Staropolska- akt czynności i akt spraw) 4. od 2 poł. XVIII w. - komórka organizacyjna jednostki powołana wyłącznie do czynności aktotwórczych wykształcona w dojrzałej formie w okresie kancelarii akt spraw (XIX,XX w.) 5. rozróżnienie procedur stosowanych przy tworzeniu dokumentacji (Staropolska, polska, pruska, rosyjska, austriacka, sądowo- gospodarcze)

MATERIAŁY ARCHIWALNE 1. dokumentacja zarchiwizowana 2. wszelkie dokumenty będące wytworem działalności twórców zespołów kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania archiwum NARASTAJĄCY ZASÓB Całość materiałów archiwalnych znajdujących się w kancelarii, registraturze i archiwach instytucji, przedsiębiorstw i podobnych jednostek, archiwach prywatnych- poddawane systematycznej selekcji. Część narastającego zasobu archiwizuje się jako zasób wieczysty a reszta zostaje wybrakowana. NARODOWY ZASÓB ARCHIWALNY 1. całość już zarchiwizowanego i mającego się archiwizować w przyszłości zasobu. 2. całość dokumentacji zawierającej ważne informacje o wszelkich przejawach życia narodu w przyszłości i obecnie, która w wyniku selekcji zakwalifikowana została do wieczystego przechowywania w archiwum. Dzieli się na: państwowy zasób archiwalny- dokumentacja archiwalna zgromadzona i przechowywana w różnego rodzaju archiwach państwowych, którą zarządza NDAP. Niepaństwowy zasób archiwalny- część będąca poza zasięgiem państwowej służby archiwalnej, złożona z zasobu osób prywatnych, firm, partii, kościołów i związków wyznaniowych itp. (ewidencjonowany- publiczny i nieewidencjonowany- prywatny) PROCESY ARCHIWOTÓRCZE Ciąg działań w ramach funkcjonowania instytucji w wyniku którego powstaje dokumentacja i następuja relacje pomiędzy nią prowadzące do ukształtowania się registratury, oraz kolejnych działań przekształcających registraturę w zespół archiwalny, stosownie do zmiany funkcji. 2 etapy: 1. procesy aktotwórcze- przyjmowanie pism, łączenie ich w sprawy oraz jednostki kancelaryjne, nadawanie im logicznego układu, najpierw w kancelarii potem w archiwum zakładowym, gdzie tworzy się registratura- jej układ i pomoce archiwalne. 2. procesy archiwizacji- selekcja, procedury archiwizacji i opracowanie zespołu po archiwizacji REGISTRATURA kancelaria pruska- najpierw komórka rejestrująca pisma (1), potem czynność rejestrowania pism (2), komórka w kancelarii rejestrująca pisma z czasem zaczęła przechowywać akta bieżące (3), gdy czynności kancelaryjne powoli ulegały rozproszeniu registratura była całością dokumentacji wytworzonej w jednostce czyli dokumentacji podręcznej przechowywanej u urzędników i przekazanej do archiwum zakładowego (4). Registratura to zawartość archiwum zakładowego (5) SIEĆ ARCHIWLANA 1. organizacja i rozmieszczenie archiwum na danym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacją terytorialna władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej 2. archiwa rozmieszczone na jakimś terytorium, niekoniecznie tworzące spójną sieć ZASÓB ARCHIWALNY Całość dokumentacji zgromadzona w jednym lub w kilku archiwach. Obejmuje zarówno zarchiwizowany jak i narastający zasób archiwalny. ZESPÓŁ ARCHIWALNY Całość dokumentacji wytworzonej przez jednego odrębnego ustrojowo twórcę w toku wypalenia przez niego funkcji merytorycznych

---