Górak A., Geneza rosyjskiego systemu kancelaryjnego akt spraw.

Kancelaria rosyjska była kancelarią akt spraw, pochodzącą z czasów reform Piotra I.

Podjęta przez niego działalność reformatorska administracji centralnej doprowadziła do stworzenia systemu urzędów centralnych- Senatu i kolegiów. Reforma ta stanowiła punkt wyjścia przy organizowaniu biurowości na nowych podstawach.

Forma stołbu została zastąpiona formą zeszytową, wyraźnie podzielone personel na kancelaryjny i merytoryczny. Prowadzono dzienniki podawcze dla każdego wydziału w systemie rocznym.

- rejestracja- czynność kancelaryjna- wykonywał ją rejestrator bądź sekretarz

- opracowanie brudnopisu- referent- czynność merytoryczna

- sporządzenie czystopisu- czynność kancelaryjna- kancelista bądź pisarz

- dekretacja

- wysłanie- czynność kancelaryjna- ekspedytor

- rejestracja pism wychodzących- czynność kancelaryjna

- opieczętowanie- czynność kancelaryjna

- rozpatrzenie sprawy- czynność merytoryczna

- zatwierdzenie sprawy- czynność merytoryczna

Pierwszą instytucją nowego typu był Senat. Na stanowiska kancelaryjne zaczęto ściągać zagranicznych specjalistów. Przy Senacie utworzono- funkcję egzekutora. Wszystkie pakiety adresowane do senatu przyjmował ober- sekretarz, rozpieczętowywał je i prezentował członkom urzędu.

Początkowo każde kolegium kierowało się swoim statutem organizacyjnym zwanym reglamentem, dopiero potem wprowadzono powszechny- generalny reglament, który ustalił zasady kancelarii nazwanej kolegialną.

Nowej administracji nadano charakter zawodowy rozgraniczając kompetencje poszczególnych organów i poszczególnych stanowisk. Wszyscy urzędnicy stali się urzędnikami państwowymi.

Biurokracja oznaczała też obowiązek dokumentowania czynności urzędowych co powodowało znaczny wzrost produkcji kancelaryjnej a co za tym idzie personelu i urzędów.

Jeszcze Piotr w 1700r. wydaje ukazy o zmianie stołbowej formy dokumentu na zeszytową (kartkową i książkową)- ze wzglądów oszczędnościowych- Stołby pisano jednostronnie a składki zszywano w zeszyt obustronnie. Kilka zeszytów stanowiło księgę.

Cała korespondencja przychodząca trafiała do sekretarza, który wpisywał na nich numery i daty i po wydzieleniu na publiczne i prywatne kolejno przedstawiał kolegium nie mając w nim głosu stanowczego.

W urzędach przewidziano stanowisko tłumacza z j. niemieckiego.

Sprawa przedstawiana na posiedzeniu kolegium była zapisywana w protokole przez notariusza. Następnie wypowiadali się kolejno, począwszy od najmłodszego członkowie kolegium i najczęściej jednogłośnie podejmowano decyzję- rezolucję.

Sekretarz był kierownikiem kancelarii i tzw. protokołu oraz pośredniczył w kontaktach z petentami. W tym celu prowadził dwie księgi, w których zapisywał sprawy rozstrzygnięte i nie rozstrzygnięte. Po uchwaleniu rezolucji sekretarz dekretował w protokole sprawę do wykonania przez wybranego urzędnika.

Ukazy i inne pisma na podstawie rezolucji kolegium sporządzili kancelarzyści na podstawie zbiorów formularzy.

Akta spraw zamkniętych przekazywano do dwóch archiwów, pierwsze gromadziło akta rachunkowe, a drugie pozostałe.

Szczególną rolę Katarzyna II zarezerwowała dla rządów gubernialnych, które miały podlegać jedynie Senatowi i monarsze.

W skład służby kancelaryjnej wchodzili

- sekretarze,

- protokolant,

- registrator,

- żurnalista,

- kancelarzyści,

- pisarze i tłumacze.

Do ukształtowanego za panowania Katarzyny II systemu kontaktowania opartego na hierarchii organów administracji, dostosowały się ministerstwa organizowane w pierwszych dziesięcioleciach następnego wieku. Od wyżej stojących instytucji ministerstwa dostawały: od cesarza: ukazy i polecenia, od Rady Państwa: najwyżej zatwierdzone opinie, od Senatu: ukazy senackie, od Komitetu Ministrów: wypisy z dziennika jego posiedzeń.

W ministerstwach dominują jednak rozwiązania nowe. Ostatecznie zasady kancelarii ministerialnej zostały ugruntowane w 1811r. aktu ustawodawczego, określającego cały system ustroju materialnego. Ta ustawa jest następnym po generalnym reglamencie aktem tak wysokiej rangi obejmującym wszystkie aspekty funkcjonowania kancelarii.

Konsekwencją monokratycznej budowy organu było wyodrębnienie biura obsługującego ten organ- kancelarii ministra na czele z dyrektorem oraz wydzielenie grupy spraw z kompetencji departamentów ministerstwa. Tak więc bezpośrednio do kancelarii ministra wpływały: pisma od władz wyższych i równych, pisma szczególnej wagi. Pisma przyjmowali urzędujący całodobowo dyżurni a następnie trafiały do dyrektora kancelarii, który pisma tajne, pilne i ważne od razu przekazywał ministrowi w celu dekretacji i szybkiego załatwienia.

Kancelaria ministra, podobnie jak departamenty prowadziła ogólne dziennik dla pism wpływających, ponadto każdy wydział prowadził własny dziennik pism przekazywanych do załatwienia.

Do departamentów miały wpływać sprawy następujące: polecenia ministra, pisma od innych departamentów i wydziałów, przestawienia organów podległych w sprawach zwykłych i wymagających wyjaśnienia, odpowiedzi na polecenia ministra wychodzące z departamentu a nie z kancelarii, żądanie informacje i wiadomości terminowe.

Sprawy dzielono na zwykle i nadzwyczajne.

Pisma wychodzące również dzielono na korespondencję ministra i departamentów.

Korespondencja departamentu wychodziła z niego w określonej formie, z podpisem dyrektora i kontr asygnata kierownika wydziału.

Minuty wszystkich pism włączano do spraw i zdawano w swoim czasie do archiwum na postawie odpowiednich spisów.

System kancelaryjny nie był jedynie instrumentem wykonywania władzy, ale mógł też służyć do wpływania na stronę merytoryczną zarządzania.

Wraz z utworzeniem ministerstw i postępami centralizacji rozmiary korespondencji instytucji gubernialnych zaczęły szybko rosnąć prowadząc do nieraz kilkuletnich opóźnień w załatwianiu spraw.

Wszystkie gubernie podzielono na 3 kategorie, w zależności od której określano skład urzędu i kancelarii. Kolegium rządu, pod przewodnictwem gubernatora składało się z 4 radców, z których starszy nosił miano wicegubernatora.

4 wydziały. Pierwszy wydział, którym kierował wicegubernator składał się z sekretarza, głównego registratora i jego pomocnika, registratora danego wydziału, kierowników stołów, ich pomocników i kancelistów.

Z nowości organizacyjnych należy wymienić wzmocnienie pozycji wicegubernatora jako zastępcy gubernatora i wykreowanie go na zwierzchnika urzędu gubernialnego.

Każdy wydział znajdował się pod kierownictwem jednego z trzech radców i składał się z sekretarza, naczelników stołów i ich pomocników oraz kancelistów.

W ustawie z 1845 roku wszystkie sprawy rządu gubernialnego zostały podzielone na 3 kategorie: sądowe, rozporządzające i wykonawcze.

Wpływające do rządu projekty były przyjmowane i kwitowane w księgach roznośnych przez dyżurnych, którzy zapisywali wszystkie widoczne na nich numery do księgi dyżurnej rządu i przedstawiali je niezwłocznie starszemu sekretarzowi.

Ustawa z 1845 roku była ostatnim aktem prawodawczym, który tak kompletnie zajął się systemem kancelaryjnym instytucji gubernialnych.

Rezultaty wysiłków były niewielkie bowiem procedura biurokratyczna była nadal niezwykle pracochłonna.

3

---