Archiwizacja dokumentów kadrowo-płacowych
1) Jakie dokumenty kadrowe wymagają przechowywania po ustaniu zatrudnienia? Jaki jest okres ich archiwizacji?
Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem jest obowiązkiem pracodawcy i wynika z art. 94 pkt 9b K.p. Katalog tych dokumentów określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Obok akt osobowych należą do nich m.in. karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. W literaturze przedmiotu prezentowany jest pogląd, że cała dokumentacja pracownicza przewidziana w wymienionym rozporządzeniu podlega przechowaniu po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w odpowiednich aktach prawa, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu, którym jest świadectwo pracy.
Szczególne znaczenie ma dokumentacja płacowa, a zwłaszcza listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej). Taki sam 50-letni okres przechowywania obowiązuje w stosunku do akt osobowych, co wynika z art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.) oraz załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167, poz. 1375). Przy czym po upływie tego terminu archiwum państwowe przeprowadza ekspertyzę ze względu na charakter, treść i znaczenie dokumentów, na podstawie której może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji i uznać ją za materiały archiwalne, wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego.
Zwracamy uwagę! Pracodawca, który zaniedba obowiązku prowadzenia i odpowiedniego przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, oprócz narażenia się na zarzut popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożonego karą grzywny (art. 281 K.p.), powinien liczyć się z odpowiedzialnością odszkodowawczą. Jeżeli pracownik poniesie z tego powodu szkodę, może na podstawie art. 415 i nast. K.c. dochodzić odszkodowania od byłego pracodawcy jako osoby, która nie dopełniła ciążącego na niej obowiązku.
2) Czy harmonogramy, listy obecności oraz karty urlopowe podlegają przechowywaniu przez taki sam okres jak inne dokumenty kadrowo-płacowe?
Nie. Zarówno harmonogramy, będące uszczegółowioną wersją rozkładu czasu pracy, jak i listy obecności oraz karty urlopowe, są dokumentami o charakterze pomocniczym, niewymienionymi w rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. Obowiązek przechowywania niektórych z nich wynika z rozporządzenia z dnia 16 września 2002 r. Nie dotyczy to harmonogramów. Pośrednio zwracała na to uwagę Państwowa Inspekcja Pracy w "Analizie przepisów regulujących rozliczanie czasu pracy" z 2009 r. (dostępnej na stronie sejmowej www.sejm.gov.pl), postulując zmiany w tym zakresie, a przynajmniej uregulowanie jednoznacznego obowiązku tworzenia i przechowywania (minimum przez cały okres rozliczeniowy) harmonogramów czasu pracy. Celem powyższego miałoby być umożliwienie inspektorom pracy skuteczniejszego ustalania faktycznej liczby godzin, które pracownik przepracował w godzinach nadliczbowych.
Jeśli chodzi o listy obecności (ewentualnie inne nośniki stanowiące dowody obecności w pracy), to w załączniku nr 2 do rozporządzenia z dnia 16 września 2002 r. zostały one opatrzone symbolem "Bc", który oznacza dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegającą zniszczeniu po pełnym jej wykorzystaniu. Warto podkreślić, iż niektórzy autorzy na podstawie powołanego załącznika postulują 25-letni okres przechowywania wymienionej dokumentacji. Okres ten jest przypisany dokumentom służącym "analizie efektywnego czasu pracy". Wydaje się to jednak zbyt daleko idące, zwłaszcza, że załącznik nie wymienia rodzaju dokumentów przyjmowanych dla przeprowadzenia badań pod tym kątem, ani nawet nie wyjaśnia samego pojęcia "analiza".
Z kolei karty urlopowe zgodnie z powołanym załącznikiem powinny być przechowywane przez okres 2 lat. Przy czym liczy się go w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentacji, po utracie przez nią praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. Po upływie obowiązującego okresu przechowywania dokumenty te podlegają brakowaniu.
W świetle powyższego dokumenty wymienione w pytaniu nie podlegają archiwizacji w ogóle lub podlegają archiwizacji krótkotrwałej. W literaturze przedmiotu podkreśla się przy tym ich istotne znaczenie w przypadku ewentualnych roszczeń pracownika. Ponieważ roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od kiedy stały się wymagalne (art. 291 K.p.), przyjmuje się analogiczny okres przechowywania dokumentów mających istotne znaczenie przy ich rozpatrywaniu.