Archiwizacja dokumentów elektronicznych

DEFINICJE

Dokument elektroniczny jest w polskim prawie definiowany
wielorako.

Wg art. 3 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne - dokument elektroniczny to
stanowiący odrębną całość znaczeniową, zbiór danych
uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany
na informatycznym nośniku danych.
Informatyczny nośnik danych - materiał lub urządzenie
służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania
danych w postaci cyfrowej lub analogowej.

System teleinformatyczny: „zespół współpracujących ze
sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania,
zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także
wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne
za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia
końcowego w rozumieniu ustawy z dnia 21 lipca 2000 r. - Prawo
telekomunikacyjne” (art.2 pkt 3 ustawy o świadczeniu usług
drogą elektroniczną)

Urządzenie telekomunikacyjne to, według
określenia zawartego wprawie
telekomunikacyjnym, urządzenie elektryczne
lub elektroniczne przeznaczone do
zapewnienia telekomunikacji,

znajdujące się po

obydwu stronach łącza transmisji danych.

Urządzenie radiowe to urządzenie
telekomunikacyjne umożliwiające
komunikowanie się przy pomocy emisji lub
odbioru fal radiowych.

Telekomunikacyjne urządzenie
końcowe to urządzenie
telekomunikacyjne przeznaczone do
podłączenia bezpośrednio lub pośrednio
do zakończenia sieci.

Protokół sieciowy - język komunikacji w sieci komputerowej, bez
niego nie działa żadna sieć komputerowa

Usługi w sieci Internet
www - kopiowanie przez program klienta plików zawierających opis
dokumentu wraz z tekstem i efektami multimedialnymi

Usługa FTP
kopiowanie plików między serwerem i klientem usługa wymaga
logowania

Sieć WAN (z ang. Wide Area Network, rozległa
sieć komputerowa) – sieć
komputerowa znajdująca się na obszarze
wykraczającym poza jedno miasto (bądź
kompleks miejski).
WAN – posiada nieograniczony obszar, jest siecią
wolną. Łączy ona ze sobą sieci lokalne , które są
zazwyczaj rozproszone na dużych obszarach
geograficznych.

Sieć lokalna (ang. LAN – Local Area Network)
– sieć komputerowa łącząca komputery na
określonym obszarze takim jak blok, szkoła,
laboratorium, czy też biuro.
LAN – posiada ograniczony obszar, jest siecią
szybką

Główne różnice LAN, w porównaniu z siecią WAN,
to m.in. wyższy wskaźnik transferu danych, czy
też mniejszy obszar geograficzny.

Kodeks karny w art. 115 definiuje dokument
następująco: dokumentem jest każdy
przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku
informacji, z którym jest związane określone
prawo, albo który ze względu na zawartą w nim
treść stanowi dowód prawa, stosunku
prawnego lub okoliczności mającej znaczenie
prawne.

W polskim prawie cywilnym brak definicji
e-dokumentu − stosownego przepisu nie
znajdziemy więc ani w kodeksie cywilnym, ani
w kodeksie postępowania cywilnego.

Według innych koncepcji dokumentem w obrocie
elektronicznym są dane zapisane na materialnym
nośniku, w tym przechowywane za pomocą
środków elektronicznych lub podobnych pod
warunkiem, że dają się odtworzyć w
umożliwiającej ich percepcję formie

Pod pojęciem tym należałoby rozumieć
informacje przekazywane lub przechowywane za
pomocą elektronicznych nośników
informatycznych, pozwalające na ich utrwalenie
–

trwałość jest więc warunkiem uznania pakietu
danych za dokument.

Nie ma zatem znaczenia sam elektroniczny
nośnik informacji np. pendrive, twardy dysk,
serwer, istotny jest jedynie

fakt

fakt, aby dane mogły

zostać wielokrotnie odtworzone np. na ekranie
monitora

Kolejną definicję dokumentu elektronicznego
odnajdziemy w aktach prawnych Unii Europejskiej
np. w decyzji Komisji 2004/563/WE2

"dokument elektroniczny" - zbiór danych
wprowadzonych lub przechowywanych na
dowolnym nośniku przez system informatyczny lub
podobny układ, które mogą być odczytane lub
wyświetlone przez osobę lub przez tego rodzaju
system lub układ, a także wszelkiego rodzaju
prezentacja i wszelkiego rodzaju przedstawienie
tych danych w formie drukowanej lub innej".

[

Jeśli dokument elektroniczny zastąpi dokument

tradycyjny w procesie realizacji zadań publicznych

(sprawy będą załatwiane elektronicznie),jeśli w

systemie informatycznym podmiotu publicznego

dostępne będą:

dokumenty elektroniczne naturalne (od

powstania cyfrowe), w postaci możliwych do

wyodrębnienia plików w określonym formacie,

kopie cyfrowe napływających dokumentów

tradycyjnych w postaci j.w. (odwzorowania

cyfrowe na podstawie których podejmuje się

decyzje),

metadane o procesie ich przetwarzania,

to dokumentacja odzwierciadlająca załatwianie

spraw będzie elektroniczna.

Dokument elektroniczny składa się:
z widocznej dla użytkownika treści i czytelnych
dla komputera metadanych.

Rozbudowana druga warstwa ( metadane) odnosi
się w głównej mierze do e-dokumentów w
instytucjach publicznych, niemniej część listy ma
swoje odzwierciedlenie w każdym utworzonym
dokumencie.

Metadane to- dane o
danych

Za pomocą metadanych opisywane są dokumenty
elektroniczne, w szczególności dokumenty dostępne
poprzez sieci komputerowe, np. strony www. dostępne w
sieci Internet, jak również dokumenty tworzące nowoczesne
biblioteki cyfrowe

Metadanymi są również informacje na
temat plików i katalogów zapisanych za pomocą systemu
plików na zewnętrznym nośniku danych.

Na podstawie art. 5 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (Dz. U. z 2002 Nr 171, poz. 1396) zarządza się, co
następuje:

§ 1.

Rozporządzenie określa niezbędne elementy struktury
dokumentów elektronicznych tworzonych i gromadzonych w
organach państwowych i państwowych jednostkach
organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i
samorządowych jednostkach organizacyjnych.

§ 2.

1. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o metadanych, rozumie się
przez to zestaw logicznie powiązanych z dokumentem
elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten
dokument i umożliwiających jego wyszukiwanie, kontrolę,
zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

2. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze
umożliwiającej wyodrębnienie treści dokumentu oraz metadanych.

§ 3.

Metadane zapisuje się w sposób umożliwiający ich
automatyczne wyodrębnienie.

§ 4.

1. Dla każdego dokumentu elektronicznego podaje się
obowiązkowo wartości następujących metadanych, z
zastrzeżeniem ust. 2:

1) identyfikator;
2) twórca;
3) tytuł;
4) data;
5) format;
6) tematyka;
7) typ;
8) adresat;
9) agregacja;
10) przechowywanie

Metadane - IDENTYFIKATOR
Sposób uzupełniania:Automatycznie
----------------------------------------------------------
--------------
Metadane – TWÓRCA

Sposób uzupełniania:

Automatycznie

, Ręcznie

Uwagi: Wątpliwość – kto jest twórcą dokumentu elektronicznego

(skanu) – twórca dokumentu papierowego czy twórca
skanu? Kto jest twórcą dokumentu elektronicznego
przesłanego za pomocą formularza elektronicznego (on-
line i na nośniku)? Wątpliwość powstała w związku z
przepisem § 1 rozporządzenia w sprawie niezbędnych
elementów struktury dokumentów elektronicznych
(rozporządzenie dotyczy dokumentów powstałych i
gromadzonych w podmiocie). Jeżeli twórcą jes wnoszący
podanie w formie dokumentu elektronicznego (w postaci
XML) to może on być generowany automatycznie przez
system.

Metadane - TYTUŁ
Sposób uzupełniania: Automatycznie, Ręcznie

Uwagi: Jeżeli dokument elektroniczny jest w postaci XML i zawiera

(w znacznikach) tytuł, to może on być generowany
automatycznie przez system.

-----------------------------------------------------------------------
-----

Metadane - DATA
Sposób uzupełniania:

Automatycznie

Uwagi:Wątpliwość – czy datą utworzenia dokumentu

elektronicznego (skanu) będzie data oryginalnego
dokumentu papierowego, czy data utworzenia skanu?

Metadane - FORMAT
Sposób uzupełniania:

Automatycznie,
Ręcznie

Uwagi: Wątpliwość – czy ma to być określenie formatu samego

dokumentu, czy dokumentu i jego załączników?

--------------------------------------------------------
-------------

Metadane - DOSTĘP
Sposób uzupełniania:

Półautomatycznie

Uwagi: Uzależnione od funkcjonalności systemu

teleinformatycznego – konieczne określenie elementów
pomocniczych i skonfigurowanie systemu
teleinformatycznego.

Metadane - TYP
Sposób uzupełniania:Automatycznie,

Ręcznie

Uwagi:Automatycznie na poziomie kategorii, ręcznie na poziomie

rodzaju. Konieczność stworzenia słownika kategorii i rodzajów.
Typy dokumentu elektronicznego według Dublin Core Metadata
Initiative. W razie braku możliwości zidentyfikowania typu
dokumentu elektronicznego przez system ta metadana
powinna być wpisywana ręcznie w systemie (wybierana z listy
rozwijalnej).

----------------------------------------------------------------------------

Metadane - RELACJA
Sposób uzupełniania:

Półautomatycznie

Uwagi:

System teleinformatyczny musi „zapisywać” operacje
na dokumencie, np. powiązanie dokumentu z innym
dokumentem, stworzenie kopii dokumentu itd. Na
podstawie operacji system teleinformatyczny zapisuje
wartość metadanej.

Metadane - ODBIORCA
Sposób uzupełniania:Ręcznie
Uwagi:

Wybór z listy lub ręczne wprowadzenie. Dotyczy odbiorcy
głównego i odbiorcy otrzymującego dokument „do
wiadomości”.

--------------------------------------------------------------------------

Metadane - GRUPOWANIE
Sposób uzupełniania:Półautomatycznie
Uwagi:Na podstawie operacji wykonywanych w systemie

teleinformatycznym.

----------------------------------------------------------------------------
--

Metadane - KWALIFIKACJA
Sposób uzupełniania: Półautomatycznie
Uwagi:

Kategoria archiwalna dokumentu – powstaje
automatycznie, gdy dokument elektroniczny będzie
przyporządkowany do danego identyfikatora JRWA
(przypisany do sprawy).

Metadane - JĘZYK
Sposób uzupełniania:

Automatycznie z możliwością edycji ręcznej

Uwagi:

Kod języka według normy ISO-639-2. Domyślnie – „pol”.

---------------------------------------------------------------------
Metadane - OPIS
Sposób uzupełniania: Automatycznie z możliwością edycji ręcznej

----------------------------------------------------
-------------

Metadane - UPRAWNIENIA
Sposób uzupełniania:

Półautomatycznie

Uwagi:

Konieczność opracowania rodzajów uprawnień – np.
dostępny, dostępny dla …, itd. Wybór ze słownika
„dostępności”?

Podział e-dokumentów

Dokumenty elektroniczne można podzielić wg
różnych kryteriów.

W zależności od metody dostępu do danych
wyróżniamy:

• dokumenty elektroniczne o dostępie
lokalnym − zapisane i/lub przechowywane na
nośniku fizycznym (np. dysk, dyskietka, dysk
optyczny), który w celu odtworzenia wymaga
użycia komputera z odpowiednim urządzeniem
peryferyjnym

Przy innych podziałach e-dokumentów stosuje
się kryteria:

wystawcy dokumentu:

• dokumenty urzędowe,
• prywatne.

oraz jakości:

• dokumenty zwykłe
• kwalifikowane – wystawione z użyciem
podpisu elektronicznego).

Definicja archiwizacji

Zwykle pod pojęciem archiwizacji (z ang. backup)
rozumiemy proces wykonywania kopii danych w
celu zabezpieczenia ich przed utratą wskutek
wystąpienia takich zdarzeń losowych, jak: powódź,
pożar, włamanie, awaria sprzętu lub
oprogramowania czy nawet przypadkowe
skasowanie przez użytkownika.

Nazwę archiwizacja nosi również proces przenoszenia
danych z systemów komputerowych na inne nośniki
(zwykle tylko do odczytu) w celu zredukowania ilości
danych (np. już niepotrzebnych) w głównym systemie
komputerowym (bazie danych).

Natomiast zdaniem fachowców, archiwizacja − w
odróżnieniu od kopii zapasowej - to proces, w
którym dane po przekopiowaniu z oryginalnego
nośnika na zapasowy są następnie usuwane z
oryginału. Zabieg taki stosuje się wówczas, gdy
dane powinny być przechowywane przez pewien
okres, ale nie wymagają ciągłego dostępu. Praca na
danych z archiwum wymaga ich wcześniejszego
odzyskania na nośnik roboczy. Archiwizacja danych
ma więc charakter długoterminowy.

W celu przygotowania dokumentów
elektronicznych do przekazania do archiwum
państwowego konieczne jest przygotowanie
systemu teleinformatycznego w sposób
zabezpieczający funkcjonalnie realizację
wymagań wskazanych m.in. w § 6
rozporządzenia w sprawie szczegółowego
sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi.

System teleinformatyczny:

1) zapewnia integralność treści dokumentów i
metadanych, polegającą na zabezpieczeniu
przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem
zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i
udokumentowanych procedur;

2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w
dokumentach spraw załatwionych

;

3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z
wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w
ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:

a) dla których upłynął okres przechowywania

ustalony w

wykazie akt,

b) mylnie zapisanych,

c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego
funkcjonowania systemu,

d) których usunięcie wymagane jest na podstawie

przepisu

prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub

ostatecznej

decyzji organu administracji;

4) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz
ich wyszukiwanie;

5) umożliwia odczytanie metadanych dla każdego
dokumentu;

6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane
przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;

7) zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do
dokumentów i metadanych;

8) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów
wytworzonych przez podmiot, w którym działa system;

9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w
rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów struktury
dokumentów elektronicznych, łącznie z możliwością prezentacji
tej struktury;

10) zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania
spraw;

11) wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i
kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw
na podstawie wykazu akt;

12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów
stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym:

a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do
brakowania,

b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji

niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia (§11 ust. 1 pkt 2
rozporządzenia);

13) wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów
stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania
do archiwum państwowego, w tym:

a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do
przekazania,

b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o

którym mowa w § 17 ust. 1 rozporządzenia, w postaci dokumentu

elektronicznego,

c) eksportuje dokumenty i ich metadane,

d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum

państwowego w

sposób umożliwiający ich odróżnienie od

dokumentów

nieprzekazanych;

14) umożliwia przesyłanie dokumentów do innych
systemów teleinformatycznych, w szczególności
przez:

a) eksport dokumentów i ich metadanych lub
wskazań na te metadane oraz danych

dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa

w pkt 6, z zachowaniem powiązań pomiędzy

tymi

dokumentami i metadanymi,

b) zapisywanie wyeksportowanych

metadanych w formacie XML.

Oprócz technologicznego przygotowania systemu teleinformatycznego
konieczna jest realizacja – zgodnie z § 4 ust. 2 rozporządzenia w
sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi – innych zadań, dotyczących przechowywania
dokumentów elektronicznych:

1) opracowanie i aktualizowanie szczegółowych procedur
przechowywania w czasie nie krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem
bieżącego stanu wiedzy i technologii,

2) przeprowadzanie corocznych przeglądów określonych w ww.
procedurach, próbki dokumentów ewidencjonowanych,

3) przygotowanie i realizacja planów przeniesienia dokumentów
ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych, z
uwzględnieniem wyników ww. przeglądów.

System teleinformatyczny, przy użyciu którego prowadzi się
postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi, spełnia dla
dokumentów ewidencjonowanych funkcje archiwum zakładowego
lub składnicy akt (§ 7 rozporządzenia w sprawie szczegółowego
sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi).

W celu zapewnienia właściwego uporządkowania dokumentów
ewidencjonowanych w procedurach dotyczących przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwum zakładowego należy
uwzględnić zasady obowiązujące przy przekazywaniu do archiwum
państwowego. Dlatego też system teleinformatyczny musi wspierać
ewidencjonowanie i archiwizację dokumentów elektronicznych i
powinien realizować wszystkie wyliczone wyżej wymagania.

Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na
przypisaniu obowiązkowych metadanych do każdego
dokumentu ewidencjonowanego. Zgodnie z wcześniejszym
założeniem uporządkowanie następuje automatycznie – jest
wspierane przez system teleinformatyczny.

W świetle postanowień § 3–4 rozporządzenia w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych
nośników danych, na których utrwalono materiały
archiwalne przekazywane do archiwów państwowych,
materiały archiwalne zapisuje się w postaci
niezaszyfrowanej, na informatycznym nośniku danych, w
formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez
podmiot przekazujący.

Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi
się do nich metadanymi, zapisanymi w strukturze określonej
w rozporządzeniu w sprawie niezbędnych elementów
struktury dokumentów elektronicznych. Metadane
zapisywane są w formacie XML.

Istnieją dwa sposoby zapisania struktury danych archiwalnych na
nośniku informatycznym (struktura ta powinna być zapisana w
katalogu głównym – root):

1. Na nośniku informatycznym – system informatyczny powinien
umożliwiać zapisanie danych archiwalnych w trzech folderach:
„dokumenty”, „metadane” i „sprawy”:

a) w folderze „dokumenty” znajdują się dokumenty

elektroniczne składające się z jednego lub więcej plików. W
przypadku dokumentu elektronicznego składającego się z jednego
pliku w folderze

„dokumenty” zapisywany jest jeden plik z

rozszerzeniem lub bez, natomiast gdy dokument elektroniczny składa
się z więcej niż jednego

pliku, tworzony jest podfolder w

folderze dokumenty, w którym zapisywane są wszystkie pliki
składające się na jeden dokument

elektroniczny. Ponieważ

przepisy nie określają struktury podfolderów w folderze „dokumenty”,
przyjąć należy, iż nazewnictwo zależy od decyzji

pracowników

jednostki administracji publicznej lub uzgodnień z

pracownikami

archiwum państwowego,

b) w folderze „metadane” zapisywane powinny być pliki z
metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w
folderze „dokumenty”. Jeden plik metadanych opisuje dokładnie jeden
dokument elektroniczny. Nazewnictwo plików z metadanymi opisuje
dokładnie pkt 3 załącznika do rozporządzenia w sprawie wymagań
technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na
których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów
państwowych,

c) w folderze „Sprawy” zapisywane są pliki metadanych odnoszące
się do spraw. Każdy dokument elektroniczny w folderze „Dokumenty”
musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy. Nazwa pliku
metadanych „Sprawy” musi być zespoleniem identyfikatora sprawy
oraz rozszerzenia XML. Pliki metadanych spraw zapisywane są w
formacie XML.

2. Drugą formą zapisu danych archiwalnych jest tworzenie
przez system „paczek archiwalnych”, czyli stworzenie
wyżej opisanej struktury folderów (oraz plików w nich
zawartych) i spakowanie ich w postaci jednego
nieskompresowanego pliku, który jest następnie zapisywany
na nośniku informatycznym.

Nierozwiązaną kwestią, wymagającą rozstrzygnięcia głównie
przez archiwum państwowe, jest podpisywanie
archiwizowanych danych. W przypadku generowania przez
system paczek archiwalnych rozporządzenie mówi wprost, że
mają one być opatrzone podpisem elektronicznym.

INTERFEJS

Sposoby jakimi system informatyczny ma się posługiwać.

Przykład: jedną z funkcjonalności systemu teleinformatycznego
może być funkcja „przygotuj do archiwizacji” – jej wywołanie
spowoduje wyświetlenie interfejsu umożliwiającego wybór spraw do
archiwizacji spośród spraw zakończonych.
Po dokonaniu wyboru spraw system teleinformatyczny powinien
umożliwić wygenerowanie próbnego spisu zdawczo-odbiorczego,
spełniającego wymagania dla „właściwego” spisu zdawczo-
odbiorczego.
Po ewentualnej weryfikacji poprawności następuje wywołanie
kolejnej funkcji „archiwizacji” – wyodrębnienie z systemu
teleinformatycznego dokumentów elektronicznych przeznaczonych
do przekazania do archiwum państwowego, ich zapisanie np. na
lokalnym dysku twardym bądź bezpośrednio na nośniku
przenośnym, który zostanie przekazany do archiwum państwowego
(w określonej wyżej strukturze) oraz wygenerowanie spisu
zdawczo-odbiorczego.

W przypadku zapisu materiałów archiwalnych na nośnikach
informatycznych przekazywanych następnie do archiwum
państwowego niezbędna jest kolejna funkcjonalność systemu
teleinformatycznego, polegająca na generowaniu poprawnych
(wydruków) opisów nośników informatycznych. Powinny one
wskazywać dokładny opis zawartości, aby ułatwić późniejszą
jednoznaczną identyfikację. Według rozporządzenia w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych
nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne
przekazywane do archiwów państwowych, dane opisowe
powinny zawierać:

1) nazwę podmiotu przekazującego;
2) tytuł zwięźle określający zawartość nośnika;
3) datę wykonania zapisu na nośniku;
4) informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione
ustawą, a w szczególności klauzulę tajności;
5) wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania
zapisu.

Ponadto uwzględnić należy szczegółowe wymagania w zakresie
przygotowania wniosku dotyczącego przekazania materiałów
archiwalnych do archiwum państwowego oraz spisu zdawczo-
odbiorczego tych materiałów (§ 17 rozporządzenia w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi).

Wniosek zawiera:
1) nazwę i adres podmiotu przekazującego materiały archiwalne;
2) datę sporządzenia wniosku;
3) nazwę archiwum państwowego, do którego kierowany jest wniosek;
4) datę sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego materiałów
archiwalnych;
5) nazwę podmiotu, który wytworzył materiały archiwalne;
6) określenie liczby pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;
7) wskazanie przewidywanej ilości materiałów archiwalnych będących
przedmiotem spisu zdawczo-odbiorczego, określonej w megabajtach;
8) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu
przekazującego materiały archiwalne.

Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać dla każdej pozycji
(pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym powinna odpowiadać jednej
sprawie):

1) liczbę porządkową;
2) znak sprawy;
3) hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające znakowi

sprawy, o

którym mowa w pkt 2;

4) tytuł sprawy;
5) datę wszczęcia sprawy;
6) datę zakończenia sprawy;
7) liczbę dokumentów w sprawie.

Spis zdawczo-odbiorczy, zgodnie z § 18 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3
rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z
dokumentami elektronicznymi, przygotowany jest w postaci
dokumentu elektronicznego zapisanego w jednym z formatów
określonych w rozporządzeniu w sprawie minimalnych wymagań dla
systemów teleinformatycznych. Do spisu zdawczo-odbiorczego dołącza
się w postaci dokumentu elektronicznego informację zawierającą
podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w
okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.

Należy pamiętać, iż format spisu zdawczo-odbiorczego i sposób
przekazania spisu oraz format informacji dotyczącej zmian
organizacyjnych wskazuje dyrektor właściwego archiwum
państwowego w porozumieniu z podmiotem przekazującym.

Materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego
przechowywane są w podmiocie przekazującym do czasu uzyskania
potwierdzenia w formie pisemnej przejęcia prawidłowo
uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez
strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów (§
21 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z
dokumentami elektronicznymi).

W zakresie dotyczącym przechowywania materiałów archiwalnych w
archiwum zakładowym uwzględnić należy również konieczność ich
przechowywania przez podmiot przez 10 lat od ich wytworzenia, czyli
konieczność zapewnienia powierzchni dyskowej lub innego rodzaju
nośnika w archiwum zakładowym. Po takim bowiem czasie są one (z
pewnymi wyjątkami) przekazywane do archiwum państwowego (§ 15
rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z
dokumentami elektronicznymi).

Przy zapisywaniu materiałów archiwalnych na nośniku
niedozwolone są następujące znaki w nazwach plików:

(\) – ukośnik lewy,
(/) – ukośnik prawy,
(*) – gwiazdka,
(?) – znak zapytania,
(:) – dwukropek,
(=) – znak równości,
(,) – przecinek,
(;) – średnik.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej
przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji
nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób właściwy dla danej
technologii zapisu danych.

Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, są
usuwane w sposób przyjęty w danym podmiocie (§ 3). Podobne
zasady winny być również określone dla dokumentów elektronicznych
ewidencjonowanych, niestanowiących jednak dokumentacji
archiwalnej.
Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu po upływie
okresu jej przechowywania określonego w przepisach prawa, w
wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, jeżeli utraciła
praktyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz dla celów
kontrolnych (§ 8 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu

Z kolei ustawa z 29 września 1994 r. o
rachunkowości stanowi, iż w przypadku
prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu
komputera ochrona danych (księgi handlowe,
dokumentacja inwentaryzacyjna, sprawozdania
finansowe)
powinna polegać na stosowaniu odpornych na
zagrożenia nośników danych, doborze stosownych
środków ochrony zewnętrznej oraz
systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii
bezpieczeństwa danych zapisanych na nośnikach
komputerowych.

Warunkiem, który należy spełnić, jest zapewnienie
trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości
przez czas nie krótszy od wymaganego do
przechowywania ksiąg rachunkowych (tzn. przez 5
lat).

Ustawa nakazuje zadbać także o ochronę
programów komputerowych i danych systemu
informatycznego rachunkowości poprzez
stosowanie zabezpieczeń programowych i
organizacyjnych, chroniących przed
nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Owe zabezpieczenia organizacyjne to np.
umieszczenie kopii danych w innym lokalu (np.
poza miejscem prowadzenia działalności),
powierzenie firmie przechowującej dane, ale także
umieszczenie w skrytce bankowej.

Takie polecenie zawiera również rekomendacja
Generalnego Inspektora Nadzoru
Bankowego, dotycząca zarządzania ryzykiem
towarzyszącym systemom informatycznym i
telekomunikacyjnym używanym przez banki:

„Konieczne jest stosowanie kopii bezpieczeństwa
(tzw. backup) i bieżącego dziennika zdarzeń
(tzw.log), które w przypadku utraty danych
powinny pozwolić na odtworzenie zasobów.
Kompletne zapisy kopii zapasowych (backup)
powinny być przechowywane oddzielnie, w
odpowiednim oddaleniu od systemu
informatycznego, dobrze zabezpieczone fizycznie
i środowiskowo".

W przypadku dokumentów nie objętych
obowiązkowym archiwizowaniem, wydaje się że
wyłącznie od woli przedsiębiorstwa zależy, jak długo
firma będzie przechowywała swoje dokumenty i w
jakiej formie.

Z kolei, jeśli żaden przepis nie wskazuje, iż
dopuszczalna jest archiwizacja elektroniczna, należy
przyjąć, że ustawodawca tę formę dopuszcza tylko
wyjątkowo.

Zatem w aktualnym stanie prawnym dokumenty
archiwizowane „ustawowo” muszą być
przechowywane w formie tradycyjnej (czyt.
papierowej).

Ustawa z dnia 18 września 2001 r.

o podpisie elektronicznym

Art. 5 ust. 2.

Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym

podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy

ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod

względem skutków prawnych dokumentom

opatrzonym podpisami własnoręcznymi,

chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Rodzaje podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny (zwykły)

To dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi,
do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie
powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis
elektroniczny,

Bezpieczny Podpis elektroniczny

To podpis elektroniczny, który:

a) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej

ten

podpis,

b) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej

kontroli

osoby składającej podpis elektroniczny

bezpiecznych urządzeń

służących do składania podpisu

elektronicznego i danych służących

do składania podpisu

elektronicznego,

c) jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w

taki

sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest
rozpoznawalna,

Certyfikat - elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane
służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do
osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację
tej osoby,

Kwalifikowany certyfikat - certyfikat spełniający warunki określone w
ustawie o podpisie elektronicznym, wydany przez kwalifikowany podmiot
świadczący usługi
certyfikacyjne,

Kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne - podmiot
świadczący usługi certyfikacyjne, wpisany do rejestru kwalifikowanych
podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne,

Znakowanie czasem - usługa polegająca na dołączaniu do danych w
postaci elektronicznej logicznie powiązanych z danymi opatrzonymi
podpisem lub poświadczeniem elektronicznym, oznaczenia czasu w chwili
wykonania tej usługi oraz poświadczenia elektronicznego tak powstałych
danych przez podmiot świadczący tę usługę.

Czytnik kart kryptograficznych

 Pośredniczy w przekazywaniu

danych pomiędzy kartą, a
oprogramowaniem

 Różne sposoby podłączenia czytnika

do komputera:

 USB
 Port szeregowy
 PCMCIA

certyfikat kwalifikowany

Certyfikat ten jest elektronicznym znakiem rozpoznawczym,
wiarygodnie potwierdza naszą tożsamość w sieci.

Certyfikat kwalifikowany umożliwia składanie bezpiecznego
podpisu elektronicznego i jest elektronicznym dowodem
tożsamości osoby, która nim się posługuje.

Certyfikaty kwalifikowane wydawane są wyłącznie osobom
fizycznym, jednak mogą być wykorzystywane w imieniu
innych podmiotów (Np. firm).

W takich przypadkach informacja o reprezentowanym
podmiocie zostaje zawarta w certyfikacie kwalifikowanym.

RODZAJE

CERTYFIKATÓW

KWALIFIKOWANY

(Okres ważności od 1 do 2 lat.)

Osobisty, profesjonalny, anonimowy

NIEKWALIFIKOWANY

(POWSZECHNY)

Skutki prawne użycia certyfikatu:

•

równoważny z podpisem własnoręcznym,

•

pewna identyfikacja i niezaprzeczalność
podpisującego dokumentu,

•

integralność dokumentu - gwarancja, że nic nie
zostało w nim zmienione od momentu
podpisania,

•

pewność co do czasu podpisania.

Zalety wykorzystywania certyfikatów kwalifikowanych:

•jeden certyfikat kwalifikowany służy do kontaktów z wieloma

instytucjami/urzędami drogą elektroniczną,

•możliwość załatwiania spraw urzędowych, biznesowych,

cywilno-prawnych za pośrednictwem Internetu oraz skrócenie

czasu ich realizacji,

•zastąpienie dotychczasowej „dyskietki” w kontaktach z ZUS

przez urządzenia, które można podłączyć do standardowych

portów dostępnych w każdym komputerze klasy PC (Np. USB),

•zabezpieczenie podpisanych dokumentów elektronicznych
przed zmianami przez osoby nieupoważnione,

•znacznie prostsze, szybsze i tańsze przeszukiwanie
elektronicznych archiwów,

•dostępność urzędów elektronicznych online przez 24h/dobę, 7
dni w tygodniu.

OPROGRAMOWANIE – SOFTWARE

Istnieje liczna gama programów i systemów do
archiwizacji, jak i zarządzania dokumentami w
firmie.

W zależności od potrzeb stosuje się:

proste jednostanowiskowe aplikacje, albo też

zaawansowane wielomodułowe systemy
zarządzania archiwizacją i obiegiem dokumentów
o architekturze client-server.

SPRZĘT – URZĄDZENIA do e-archiwizacji

W zależności od rodzaju przeprowadzanej archiwizacji -
archiwizacja bieżąca dokumentów lub archiwizacja
wsteczna istniejących już dokumentów - wykorzystuje się
różnej klasy urządzenia

Przy wyborze optymalnego urządzenia należy brać pod uwag
następujące czynniki:

• rodzaj przeprowadzanej archiwizacji (bieżąca czy wsteczna),
• średnia dzienna ilość archiwizowanych dokumentów,
• wielkość firmy / instytucji,
• rozproszenie stanowisk skanujących (jedno zcentralizowane
stanowisko z bardzo wydajnym skanerem czy wiele stanowisk z
mniej wydajnymi skanerami).

Koszt archiwizacji dokumentów papierowych
do postaci elektronicznej jest parametrem
bardzo złożonym i praktycznie różnym dla każdej
firmy lub instytucji.

Koszt ten zależy od wielkości firmy,
charakterystyki  jej  pracy,  ilości  przetwarzanych
i  wytwarzanych  dokumentów  papierowych,
różnorodności  tych  dokumentów,  specyfiki
przetwarzanych  dokumentów.

Do czynników decydujących bezpośrednio o
koszcie systemu archiwizacji dokumentów
elektronicznych należą:

• wykorzystywane urządzenia do skanowania,

• wykorzystywane oprogramowanie do
skanowania i zarządzania dokumentami,

•  urządzenia do elektronicznej archiwizacji
danych,

•  koszt  wdrożenia  wybranego  systemu
zarządzania  i/  lub  szkolenia  pracowników  w
administracji i obsłudze danego systemu,

• koszt pracy pracowników w procesie
archiwizacji
dokumentów bieżących jak i/lub archiwów
papierowych

Praktyczne reguły e-archiwizacji

•

Opracuj stałe procedury archiwizacji dokumentów i poczty

elektronicznej, dotyczące nie tylko rodzaju dokumentów czy
wiadomości, które powinny być archiwizowane, ale również
sposobu, w jaki powinny być archiwizowane.

• Do archiwizacji używaj sprawdzonych wcześniej napędów
oraz dobrej jakości nośników danych.

• Dokładnie opisuj płyty z archiwum, zaoszczędzisz dużo
czasu w razie potrzeby odszukania odpowiedniej informacji.

• Idealne urządzenie do magazynowania danych powinno
mieć więcej niż wystarczającą pojemność do pomieszczenia
sumarycznej powierzchni wszystkich lokalnych dysków
twardych i być w stanie wykrywać i korygować błędy podczas
operacji tworzenia i odzyskiwania e-archiwum.

• Kopie zapasowe e-dokumentów firmy powinny być tworzone
regularnie.

• Bezwzględnie nośniki z dokumentami powinno się trzymać w
fizycznie innym miejscu niż oryginalne dane. Najlepiej, jeśli będzie
to odrębne pomieszczenie i zamykana na klucz/szyfr szafa.

• Archiwizuj dokumenty i pocztę elektroniczną używając ogólnie
dostępnego (popularnego) formatu, który zapewni im czytelność w
przyszłości.

• Pamiętaj, że przechowywana dokumentacja elektroniczna może
obejmować także dane osobowe, z którymi należy postępować
zgodnie z obowiązująca ustawą o ochronie danych osobowych
(Dz.U.02.101.926).

• Nie ma jednego powszechnie obowiązującego aktu prawnego,
który ustala okresy przechowywania dokumentacji. Okresy
przechowywania dokumentacji także tej elektronicznej lub
konkretnych dokumentów określają konkretne przepisy prawne.
Ustalony przez firmę rzeczowy wykaz akt należy na bieżąco
uzupełniać śledząc ustawy i rozporządzenia .

Document Outline