Przechowywanie w aktach osobowych ksero dowodu osobistego pracownika

Pytanie: Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać ksero dowodu osobistego?

Odpowiedź: Pracodawca może żądać od pracownika jedynie przedłożenia dowodu osobistego w celu potwierdzenia prawdziwości złożonych przez pracownika danych. Umieszczenie ksero dowodu w aktach osobowych pracownika jest możliwe tylko za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, w której zezwala on na przetwarzanie swoich danych osobowych przez pracodawcę do celów związanych z zatrudnieniem.

1. Od kandydata można żądać nielicznych informacji

Rodzaj danych, jakich pracodawca może żądać od pracownika określa przepis art. 22¹ Kodeksu pracy. Od osoby ubiegającej się o zatrudnienia pracodawca może żądać podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,

• imiona rodziców,

• datę urodzenia,

• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

• wykształcenie,

• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

2. Od pracownika można wymagać szerszego zakresu informacji

Po zawarciu umowy o pracę pracodawca może dodatkowo zwrócić się do pracownika o podanie:

• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

• numeru PESEL pracownika.

Innych danych niż wymienione powyżej, pracodawca może żądać tylko wtedy, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

3. Ksero dowodu w aktach osobowych tylko za zgodą pracownika

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma jednak prawo zażądać udokumentowania tych danych.

Przekazanie danych osobowych pracownika następuje w drodze wypełnienia kwestionariusza osobowego, który występuje w dwóch postaciach:

• dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz

• dla pracownika.

W kwestionariuszach pracownik potwierdza zgodność podanych danych osobowych z dowodem osobistym lub innym dowodem tożsamości wskazując jego serię, numer oraz organ, który wydał dokument. Pracodawca ma prawo zażądać złożenia takich kwestionariuszy i przechowywać je w aktach osobowych pracownika. Formalnie nie ma natomiast podstaw do tego, aby w aktach osobowych przechowywać ksero dowodu osobistego pracownika.

Pracownik powinien okazać dowód do wglądu, jeżeli zażąda tego pracodawca celem potwierdzenia podanych danych, natomiast kserowanie dowodu wymagałoby uzyskania dodatkowej zgody pracownika, dla celów dowodowych, wyrażonej na piśmie zezwalającej na przetwarzanie danych osobowych pracownika w konkretnym celu tj: np. przechowywania w aktach osobowych. Dzieje się tak, gdyż dokument ten zawiera dane wykraczające poza zakres informacji wymienionych w Kodeksie pracy, jakich może żądać pracodawca.

4. Dane muszą być adekwatne do celu ich gromadzenia

Należy też pamiętać, że zakres danych osobowych pracowników, przetwarzanych przez pracodawcę na podstawie zgody osoby zainteresowanej, nie jest dowolny. Pracodawcę obowiązuje bowiem przestrzeganie zasady adekwatności. Oznacza to, iż dane, które pracodawca zbiera od pracowników powinny być adekwatne w stosunku do celów, dla jakich są przetwarzane. Swoim rodzajem i treścią dane nie powinny wykraczać poza potrzeby wynikające z celu ich zbierania. Nie należy więc gromadzić danych dla danego celu nieistotnych, niemających znaczenia, jak i danych o większym stopniu szczegółowości niż uzasadniony tym celem. Do tego rodzaju danych zaliczyć można np. informacje o miejscu urodzenia, wzroście, czy też kolorze oczu, które to informacje znajdują się w dowodzie osobistym.

Podstawa prawna: 
» art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94),
» § 1 ust. 1 pkt 1, ust. 2a, ust. 2b, ust. 3 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286),
» art. 23 ust. 1 pkt 1 i pkt 2, art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926).

---