Pracodawca nie narusz dóbr osobistych pracownika (art. 23 k. c. , art.47 i art 51 ust. 1i 2 Konstytucji) zobowiazujac go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zfss do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy (..) nie moze być obojetne to czy i jaki dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega sie o świadczenie, oraz jaka jest sytuacjia zyciowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe
wyrok sądu najwyzszego z dnia 8 maja 2002 r.sygn. akt IPKN 267/2001 , OSNP Z 2004 R. nr 6, poz9
domaganie sie przez pracodawce złożenia informacji o sytuacji rodzinno-materialnej pracownika lub innej osoby uprawnionej w celu ustalenia wysokosci swiadczenia z zfśs jest zgodne z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
Świadczenia socjalne
| Sposób dokumentowania dochodów pracownika i jego rodziny określa regulamin ZFŚS |
|---|
Pytanie: Czy pracodawca przy ustalaniu świadczeń z ZFŚS może żądać od pracownika (oczywiście w formie oświadczenia) informacji o dochodach pracownika i jego członków rodziny? Czy dochody małżonków są objęte ustawą o ochronie danych osobowych? Jeżeli tak, to w jaki sposób można ustalić dochód na 1 członka rodziny do celów przyznawania prawa do świadczeń z ZFŚS?
Odpowiedź: Kwalifikując pracowników do świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracodawca może żądać oświadczeń o dochodzie na 1 członka rodziny lub nawet dokumentów potwierdzających te dochody, pod warunkiem, że określi to w regulaminie funduszu.
Sposób dokumentowania dochodów pracownika i jego rodziny określa regulamin ZFŚS
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego Funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do tych świadczeń. Przepis określający kryteria socjalne jest dosyć ogólnikowy i nie zawiera żadnych wskazówek dotyczących sposobu oceny tej sytuacji, jak również sposobu jej dokumentowania.
Pracodawca ma prawo zbierać dane dotyczące sytuacji socjalnej pracownika niezbędne do celów ustalenia prawa pracownika do uzyskania świadczenia. O tym, jakie konkretnie będą to dane, decydować powinien regulamin funduszu wydany w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową lub, jeżeli nie działa ona w zakładzie pracy - z przedstawicielem pracowników. W jego postanowieniach należy sprecyzować zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie. Regulamin powinien także określać, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do dokonania oceny, czy osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych spełnia kryteria, od których uzależnia się jego przyznanie.
Różne sposoby dokumentowania dochodu pracownika
Przychody osiągane przez pracownika mogą być dokumentowane na podstawie:
oświadczenia pracownika,
zaświadczenia o dochodach współmałżonka i innych wspólnie zamieszkujących członków rodziny wraz z wiedzą pracodawcy na temat wynagrodzenia osiąganego przez pracownika,
tzw. odcinków rent i emerytur,
PIT-ów za poprzednie lata.
Ponieważ przepisy nie narzucają ani konieczności wyboru określonej formy, ani też sposobu liczenia dochodu do celów rozstrzygania prawa do świadczeń z ZFŚS - podjęcie decyzji należy do autorów regulaminu.
Osiągany dochód nie zawsze w pełni odzwierciedla sytuację socjalną pracownika
Podawanie przez pracownika jakichkolwiek danych dotyczących jego sytuacji socjalnej oraz osiąganych przez niego i członków jego rodziny dochodach ma charakter dobrowolny, choć ich nieudzielenie może skutkować odmową przyznania świadczeń z funduszu.
Najczęściej pracodawca, przynajmniej w odniesieniu do niektórych świadczeń, jako miarodajny wskaźnik sytuacji rodzinnej i materialnej traktuje dochód przypadający na 1 członka rodziny. Daje to pewne pojęcie o sytuacji finansowej rodziny pracownika, jednak w nikłym stopniu odzwierciedla sytuację rodzinną i nie w pełni materialną. Sytuacji materialnej nie można bowiem ograniczać wyłącznie do dochodów, jakie osiąga rodzina pracownika. Przy tych samych dochodach sytuacja materialna różnych pracowników może się znacząco różnić (np. jeden z nich ma znaczny, odziedziczony majątek, drugi zaś go nie posiada). Dochód w żadnym stopniu nie odzwierciedla sytuacji życiowej (np. nie uwzględnia takich zdarzeń losowych, jak kradzież, powódź, niepełnosprawność itp.).
UWAGA! Dochód, jako kryterium przyznawania świadczeń z funduszu, należy traktować z pewną ostrożnością, bowiem ograniczenie się wyłącznie do niego może spowodować, że faktycznie nie będą stosowane kryteria socjalne.
Niekiedy pracodawcy określając w regulaminie sposób ustalania dochodu poprzestają na uwzględnianiu wyłącznie wynagrodzenia osoby uprawnionej, z pominięciem pozostałych dochodów osiąganych przez taką osobę i jej rodzinę. Jednak ograniczenie takie w żadnym stopniu nie będzie odzwierciedlać kryteriów socjalnych i należy je uznać za nieprawidłowe.
Wymóg przedstawienia zaświadczenia o dochodach nie narusza ustawy o ochronie danych osobowych
Zbieranie powyższych danych jest dopuszczalne w świetle ustawy o ochronie danych osobowych. Pracodawca może bowiem gromadzić dane osobowe, jeśli spełni 1 z warunków określonych w przepisach ustawy o ochronie danych osobowych. Zgodnie z tymi przepisami wykorzystywanie danych jest możliwe, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W omawianym zakresie przepisem takim jest ustawa o funduszu oraz zakładowy regulamin funduszu.
W związku z tym pracodawca ma prawo domagać się od pracownika (lub innej osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS) udzielania, w określonej formie, informacji o dochodach, pod warunkiem, że wynikać to będzie z regulaminu funduszu, a odmowa ich udzielenia może skutkować nieprzyznaniem świadczenia.
Podstawa prawna:
art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.),
art. 23 ust. 1, art. 27 ust. 2 ustawy z 29 sierpnia