Rozdział 3.

Tworzenie nowego projektu

W tym rozdziale:

Gromadzenie informacji

Otwieranie pliku projektu

Wprowadzanie informacji dotyczących projektu

Przegląd kalendarzy projektu

Wprowadzanie zadań

Dodawanie zadań składowych

Zapisywanie plików projektu

Praca nad konspektem projektu

Uzyskiwanie pomocy

Po zapoznaniu się z niektórymi pojęciami dotyczącymi zarządzania projektem oraz środowiskiem programu Microsoft Project można przystąpić do tworzenia pierwszego własnego harmonogramu. Przed wprowadzeniem jakichkolwiek danych do harmonogramu tworzonego za pomocą programu Microsoft Project należy wcześniej zgromadzić istotne informacje o projekcie. Można wówczas otworzyć nowy plik i rozpocząć budowę zadań, tworząc prostą konstrukcję konspektu.

W tym rozdziale omówione zostaną początki budowy harmonogramu za pomocą programu Microsoft Projekt oraz sposób wykorzystywania różnorodnych możliwości pomocy programu. Na zakończenie rozdziału omówiony zostanie sposób zapisywania projektu.

Gromadzenie informacji

Jak wynika z rozdziału 1., przed rozpoczęciem tworzenia harmonogramu projektu jego elementy muszą zostać uporządkowane. Po pierwsze, konieczne jest zrozumienie głównego celu i zakresu projektu, aby móc wyraźnie określić kroki prowadzące do jego realizacji. Dobrym początkiem jest wyznaczenie głównych kroków. Na tym etapie można nie zwracać uwagi na kolejność zadań. Wystarczy wyobrazić sobie najważniejsze obszary działania. Na przykład w projekcie organizacji dorocznego walnego zebrania akcjonariuszy firmy mogą się znaleźć następujące kroki:

• Rezerwacja pomieszczenia

• Opracowanie planu przemówień

• Ustawienie sprzętu audiowizualnego

• Zamówienie jedzenia

• Rozesłanie zaproszeń

• Rozesłanie raportów rocznych

W ostatnim punkcie pojawia się pytanie dotyczące zakresu: czy tworzenie raportów rocznych wchodzi w zakres projektu, czy po prostu zostaną one otrzymane z działu handlowego i rozesłane do akcjonariuszy przed zebraniem? W niektórych korporacjach osoba odpowiedzialna za organizację dorocznego zebrania odpowiada również za nadzór nad tworzeniem raportu rocznego. Na tym etapie planowania należy znać odpowiedzi na pytania o zakres i odpowiedzialność.

W omawianym przykładzie można założyć, że raport roczny zostanie opracowany przez inny wydział. Wówczas wystarczy się upewnić, że ktoś roześle jego kopie do wszystkich akcjonariuszy przed dorocznym zebraniem.

Określanie zadań szczegółowych

Po przygotowaniu listy zadań głównych należy podzielić je na zadania bardziej szczegółowe. Na przykład w punkcie „Zamówienie jedzenia” należy rozważyć, jak podzielić to zadanie. Jak szczegółowo? Oto jeden z możliwych podziałów:

Zamówienie jedzenia

1. Stworzenie budżetu.

2. Opracowanie menu.

3. Wybór dostawcy.

1. rozesłanie zapytań ofertowych,

2. otrzymanie kosztorysów,

3. przegląd ofert i wybór dostawcy.

4. Podpisanie umowy z dostawcą.

5. Potwierdzenie zamówienia na tydzień przed zebraniem.

Czy możliwe jest działanie bez podziału zadania „Wybór dostawcy”? Czy potrzeba więcej szczegółów w zadaniu „Stworzenie budżetu”? Decyzje te musi podjąć twórca projektu na podstawie wiedzy o swoim projekcie oraz obowiązujących procedurach. Oto kilka wskazówek, które należy jednak mieć na uwadze:

• Należy tworzyć zadania przypominające o najważniejszych działaniach, ale nie dzielić ich zbyt szczegółowo, bo pilnowanie harmonogramu może się stać pracą samą w sobie. Takie szczegóły umieszczamy w codziennych spisach czynności do wykonania.

• W projekcie należy umieszczać wyraźne punkty kontrolne. Na przykład punkt „Przegląd ofert i wybór dostawcy” w zadaniu „Wybór dostawcy” jest takim punktem kontrolnym, ponieważ oznacza moment, w którym należy podjąć ważną decyzję. Brak tej decyzji spowoduje upłynięcie nieprzekraczalnego terminu, co będzie miało wpływ na wykonanie następnych zadań. Tak więc umieszczanie tych znaczników może mieć decydujący wpływ na osiągnięcie sukcesu.

• W projekcie należy umieszczać zadania, o których kierownictwo będzie chciał być informowane, ponieważ do przedstawienia raportu o postępach zostanie użyty harmonogram Microsoft Project. Jeżeli szef będzie chciał zostać poinformowany o wysłaniu zamówienia do dostawcy zgodnie z procedurami nowego wydziału księgowości, należy umieścić takie zadanie, nawet jeśli się nie uważa tak drobnych szczegółów za istotne.

Określanie ograniczeń czasowych

Mając już koncepcję zadań wchodzących w skład projektu, należy zastanowić się nad ich rozłożeniem w czasie. Czy można oczekiwać dwa tygodnie na oferty od ewentualnych dostawców? Nie, jeżeli do zebrania pozostały trzy tygodnie. Rozkład zadań w czasie można w przybliżeniu określić, budując wstępny harmonogram za pomocą programu Microsoft Project, wyznaczając czas realizacji poszczególnych zadań i sprawdzając, jak bardzo można zbliżyć się do nieprzekraczalnego terminu. Jeżeli zostanie on przekroczony, to można się nieco cofnąć i dopasować terminy wykonania poszczególnych zadań tak, aby harmonogram zapewniał terminową realizację projektu.

Ostrzeżenie

Osoba opracowująca projekt może być nakłaniana do skracania czasu realizacji poszczególnych zadań tak, aby zmieścić się w terminie, ale to może spowodować, że harmonogram będzie niewykonalny. Jakie jest wyjście z tej sytuacji? Do przekonania szefa o potrzebie większej ilości czasu, pieniędzy i zasobów dających możliwość realizacji projektu w terminie, należy wykorzystać harmonogram wstępny. Jeżeli przełożony chce, aby skrócić czas wykonania jakiegoś zadania i nie przekroczyć terminu, to istnieją wtedy podstawy, aby poprosić o większą pomoc.

We wczesnym stadium planowania należy zbierać wszelkie informacje potrzebne do oszacowania czasu wykonania poszczególnych zadań. Na przykład należy skontaktować się z dostawcami lub kontrahentami, aby podali terminy realizacji swoich zadań, które mają zostać umieszczone w harmonogramie. Jeżeli termin realizacji projektu jest zagrożony, to należy być ostrożnym. Program Microsoft Project pozwala jednak stwierdzić, czy wprowadzone w całym harmonogramie oszacowania czasu są prawdopodobne.

Uszeregowanie zasobów

Przed przystąpieniem do budowy harmonogramu należy znać dostępne zasoby oraz ich koszty. Nie jest konieczna znajomość dokładnych nazw zasobów, ale należy wiedzieć, że na przykład projekt wymaga pracy trzech inżynierów z płacą 150 zł za godzinę oraz jednego spychacza z kosztem wynajmu 1500 zł dziennie.

Należy już w fazie planowania projektu określić te zasoby i przydzielić je do poszczególnych zadań oraz dowiedzieć się wszystkiego o ich dostępności: Czy niektóre będą dostępne tylko na pół etatu? Czy wszyscy inżynierowie wyjeżdżają w trzecim tygodniu sierpnia na konferencję? Rozpoczynając budowę projektu, należy wiedzieć wszystko, co tylko jest możliwe o zasobach, ich dostępności i kosztach.

Uwaga

Więcej informacji o określaniu zasobów i przydzielaniu ich do poszczególnych zadań znajduje się w rozdziale 5.

Spojrzenie na zależności

Przed wprowadzeniem do harmonogramu informacji o projekcie należy uświadomić sobie zależności występujące pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Czy jadłospis powinien być zatwierdzony przed dokonaniem zamówienia? Czy po wystąpieniu o zgodę na budowę wymagany jest trzytygodniowy okres oczekiwania przed jej rozpoczęciem? Jeżeli w projekcie mogą wystąpić tego typu zależności pomiędzy zadaniami, to wcześniejsze ich rozpoznanie pozwoli zaoszczędzić wielu kłopotów i zbudować bardziej realistyczny harmonogram.

Otwieranie pliku projektu

Po zapoznaniu się z powyższymi uwagami dotyczącymi określania zadań, zasobów, zależności, a także ustalania terminów, można przystąpić do budowy harmonogramu. W menu Start systemu Windows wskaźnik myszki należy naprowadzić na pole Programy i wybrać Microsoft Project. Po uruchomieniu programu można przystąpić do tworzenia konspektu zadań.

Przy pierwszym uruchomieniu programu Microsoft Project w prawym dolnym rogu ekranu pojawia się okno powitalne pomocy. Osoba budująca pierwszy swój projekt może obejrzeć mapę programu, którą przedstawia rysunek 3.1. Ilustruje ona porządek logiczny, według którego można budować harmonogram. W oknie tym można wybrać wiele tematów pomocy dotyczących zarządzania projektem i planowania.

Rysunek 3.1. Kliknięcie łączy znajdujących się po lewej stronie okna pozwala dowiedzieć się więcej o budowaniu projektu za pomocą programu Microsoft Project

Po zamknięciu okna powitalnego (lub okna pomocy) na ekranie widoczny jest pusty harmonogram. Na początku pracy nad harmonogramem dostępne są trzy opcje:

• Otwarcie istniejącego pliku przez wybór z menu Plik polecenia Otwórz.

• Utworzenie nowego pliku przez wybór z menu Plik polecenia Nowy. Ukazuje się wtedy nowe okno dialogowe, z którego można wybrać szablon projektu lub pusty projekt. Po kliknięciu przycisku OK program tworzy nowy plik i otwiera okno dialogowe Informacje o projekcie.

Nowość

Program Microsoft Project 2000 umożliwia budowę projektów w oparciu o szablony. Zawierają one standardowe informacje pomagające szybciej rozpocząć budowę harmonogramu. Zamiast wprowadzać nowe zadania wystarczy modyfikować zadania standardowe. Po wybraniu z menu Plik polecenia Nowy, a następnie zakładki Szablony projektów program wyświetla wybór dostępnych szablonów.

• Budowę nowego projektu można również rozpocząć, używając pustego harmonogramu, który program otwiera bezpośrednio po uruchomieniu.

Wprowadzanie informacji dotyczących projektu

Gdy ekran przedstawia pusty harmonogram, można rozpocząć budowanie projektu, wybierając z menu Projekt polecenie Informacje o projekcie. Wówczas program wyświetla okno dialogowe przedstawione na rysunku 3.2.

Rysunek 3.2. Okno dialogowe Informacje o projekcie jest oknem początkowym wszystkich tworzonych projektów

Wskazówka

Okno Informacje o projekcie program wyświetla zawsze przy rozpoczynaniu nowego projektu.

W oknie Informacje o projekcie można wpisać siedem informacji:

• Data rozpoczęcia. Wszystkie zadania zaczynają się od tej daty, dopóki nie zostaną określone ich terminarze lub współzależności pomiędzy nimi.

• Data zakończenia. Jeżeli znany jest termin zakończenia projektu, to tutaj powinna zostać wprowadzona ustalona data. Następnie można tworzyć harmonogram, cofając się krok po kroku aż do zaplanowania całego projektu. Aby korzystać z tej opcji, konieczna jest zmiana ustawienia w polu Harmonogram od.

• Harmonogram od. Dzięki ustawieniu w tym polu daty zakończenia projektu możliwa jest budowa harmonogramu od daty zakończenia do początku. Można również budować harmonogram, zaczynając od daty rozpoczęcia, akceptując domyślne ustawienie tego pola.

• Data bieżąca. W programie wykorzystuje się zegar komputera, wpisując domyślną wartość tego pola. Jeżeli zachodzi potrzeba, można ustawić w tym polu inną datę. Może to być przydatne do tworzenia raportów dostarczających informacji o projekcie w danym czasie, lub do cofnięcia się i śledzenia projektu od daty wcześniejszej.

• Data stanu. W polu tym wykonywane są obliczenia wartości wypracowanej oraz określana jest data ukończenia w oknie dialogowym Aktualizowanie projektu. Data stanu umożliwia również tworzenie przez program wykresów postępów projektu. Pozostawienie w tym polu domyślnego słowa Brak powoduje wpisanie do niego przez program daty bieżącej, zgodnej z zegarem i kalendarzem komputera.

• Kalendarz. Możliwy jest wybór kalendarza, według którego budowany jest harmonogram. Ustawieniem domyślnym jest kalendarz standardowy, z ośmiogodzinnym dniem pracy i pięcioma dniami roboczymi w tygodniu.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 poza określaniem priorytetów poszczególnych zadań możliwe jest również określanie priorytetów różnych projektów.

• Priorytet. W polu tym można ustawić poziom priorytetu projektu jako wartość z przedziału od 1 do 1000. Poziom priorytetu projektu ma znaczenie, gdy wykorzystywane są zasoby wspólne dla wielu projektów. Określenie priorytetu umożliwia lepszą kontrolę nad modyfikacją zadań podczas bilansowania zasobów w sytuacji, gdy są one wykorzystywane przez wiele projektów.

Konieczne jest określenie jednej z dat: rozpoczęcia lub zakończenia, ale nie obu. W zależności od wyboru dokonanego w polu Harmonogram od, możliwe będzie wpisanie tylko jednej z nich. Wprowadzenie jej jest możliwe po kliknięciu strzałki skierowanej w dół, znajdującej się obok okna tekstowego (jeżeli ustawienie pola Harmonogram od nie umożliwia takiego wyboru, to strzałka ta nie jest widoczna). Odpowiednią datę można wybrać z kalendarza, który pokazany jest na rysunku 3.3.

Rysunek 3.3. Za pomocą strzałek znajdujących się w górnej części kalendarza można wybrać inny miesiąc

Ostrzeżenie

Jeżeli podjęto decyzję o budowaniu harmonogramu od daty zakończenia, to program Microsoft Project nie będzie mógł używać narzędzi takich jak bilansowanie zasobów do rozwiązywania konfliktów harmonogramu.

W trakcie planowania można zmieniać datę rozpoczęcia projektu wpisaną w odpowiednie pole, co umożliwia wypróbowanie różnych jego wariantów. Jeżeli zadania budowane są od daty rozpoczęcia, to program Microsoft Project wskazuje datę zakończenia zależną od czasu trwania poszczególnych zadań oraz ich wzajemnych powiązań czasowych. Jeżeli ogólne ramy czasowe są odpowiednio określone, to można ustalić datę rozpoczęcia realizacji projektu.

Wskazówka

Jeżeli realizacja projektu została rozpoczęta wcześniej, można ustawić datę rozpoczęcia na wcześniejszą, aby odzwierciedlała stan rzeczywisty. Zadania na wykresie Gantta pokazane są wtedy jako zdarzenia sprzed daty bieżącej.

Znając datę, przed którą coś musi zostać ukończone (na przykład w projekcie dorocznego zebrania lub przyjęcia na Boże Narodzenie, które musi się odbyć 25 grudnia), harmonogram można budować wstecz, od daty zakończenia. Wtedy program Microsoft Project buduje zadania cofając się w czasie. Może się wówczas zdarzyć, że program Microsoft Project określi datę rozpoczęcia o trzy tygodnie wcześniejszą od bieżącej. W takim przypadku konieczne jest powiększenie dostępnych zasobów, aby praca została wykonana szybciej, lub zredukowanie zakresu projektu.

Uwaga

Techniki, których można użyć do rozwiązywania problemów w harmonogramie lub w zasobach, opisane są w rozdziałach 9. i 10.

W początkowej fazie budowania harmonogramu domyślne ustawienia daty bieżącej i stanu są zwykle akceptowane. Dopiero w trakcie realizacji projektu zmiany tych ustawień domyślnych wpływają na śledzenie projektu oraz materiały generowane w raportach.

Na początku można zostawić wszystkie ustawienia domyślne (takie jak budowa harmonogramu od początku, data bieżąca jako początek projektu oraz budowa projektu w oparciu o kalendarz standardowy). Po wpisaniu tych danych można kliknąć OK, aby zamknąć okno informacyjne programu.

Przegląd kalendarzy programu Microsoft Project

Okno dialogowe Informacje o projekcie daje możliwość ustawienia podstawowych parametrów czasowych projektu. Parametry te oraz informacje dotyczące każdego zadania, które należy wprowadzić, oparte są na kalendarzu bazowym. Możliwe jest utworzenie kalendarza bazowego obowiązującego dowolną grupę zasobów projektu. Na przykład, jeżeli dzień pracy robotników w fabryce trwa 9 godzin (od 6:00 do 15:00), a pracowników biurowych 8 godzin (od 9:00 do 17:00), to można stworzyć dwa kalendarze bazowe. Po stworzeniu przedziału w postaci jednego dnia roboczego pracownika umysłowego, program Microsoft Project traktuje ten dzień jako 8-godzinny. W oknie dialogowym Informacje o projekcie należy określić, jaki kalendarz powinien być używany do większości prac, zwykły 24-godzinny czy uwzględniający zmianę nocną.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 możliwe jest również ustalenie kalendarzy zadań.

Program obsługuje też kalendarze zasobów i zadań, w których możliwe jest określenie wyjątków od kalendarza bazowego dla konkretnych zasobów lub zadań, których godziny pracy są inne niż pozostałych.

Uwaga

Więcej informacji o kalendarzach zadań znajduje się w rozdziale 4, a o kalendarzach zasobów w rozdziale 5.

Ustawianie opcji kalendarza

Niektóre z opcji będących podstawą kalendarza bazowego program ustawia na wartości domyślne (również kalendarza projektu). Na przykład ustawieniem domyślnym jest tydzień pracy składający się z 5 dni lub 40 godzin. Program używa takiego kalendarza zasobów, dopóki ustawienie to nie zostanie zmienione. Ustawienia domyślne można przeglądać i, jeżeli to potrzebne, zmieniać w oknie dialogowym Opcje.

Kalendarz domyślny można dostosować do własnego harmonogramu pracy, wybierając z menu Narzędzia polecenie Opcje. W oknie dialogowym Opcje należy wybrać zakładkę Kalendarz (patrz rys. 3.4).

Rysunek 3.4. Przeglądając ustawienia kalendarza na zakładce Kalendarz okna dialogowego Opcje, można upewnić się, że program Microsoft Project właściwie zastosował wprowadzone informacje (na przykład o czasie realizacji zadania)

Ostrzeżenie

Wszelkie dokonane w ten sposób zmiany dotyczą tylko opracowywanego harmonogramu. Aby zostały one zastosowane we wszystkich harmonogramach, należy kliknąć przycisk Ustaw jako domyślne na zakładce Kalendarz.

Jako dzień początkowy tygodnia pracy można wyznaczyć dowolny dzień tygodnia. Na przykład, prowadząc restaurację, która jest zamknięta w niedziele i poniedziałki, można określić tydzień pracy od wtorku do soboty. W takim przypadku pole określające dzień początkowy tygodnia należy ustawić na wtorek.

W firmach używających innego kalendarza finansowego niż zwykły (od stycznia do grudnia), należy ustawić pole opcji początku roku finansowego. Ustawienie to jest szczególnie użyteczne, jeżeli zachodzi potrzeba tworzenia raportów przedstawiających koszty w jednym kwartale lub roku finansowym.

Pięć pozostałych ustawień na zakładce Kalendarz okna dialogowego Opcje umożliwia określenie konkretnej godziny początku i końca każdego dnia, liczby godzin dnia i tygodnia oraz liczby dni w miesiącu. Na przykład możliwe jest ustawienie początku dnia roboczego na godzinę 9:00, a końca na 18:00, określenie 9-godzinnego dnia pracy (bez przerwy na lunch), uzyskując w ten sposób 45-godzinny tygodzień pracy.

Tworzenie nowego kalendarza

Standardowy kalendarz może nie zawsze i nie we wszystkich warunkach pasować do realizowanego projektu. Może okazać się, że wszyscy członkowie danej grupy zasobów pracują według tego samego kalendarza, który jednak różni się od standardowego. Dla takiej grupy zasobów można utworzyć specjalny kalendarz.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000 możliwe jest przypisywanie kalendarzy do zadań.

Przy prowadzeniu drukarni każdy z naszych projektów wymaga użycia prasy drukarskiej, która wymaga cotygodniowego, dwugodzinnego czyszczenia i konserwacji, np. w każdy czwartek po południu. Aby mieć pewność, że w każdym projekcie dotyczącym drukowania zostanie uwzględniony wymóg obsługi prasy drukarskiej, należy stworzyć kalendarz o nazwie np. „Prasa”, zawierający konieczność jej wyłączenia na czas czyszczenia i konserwacji. Można wówczas przypisać ten kalendarz do zadania „Konserwacja prasy”, uwzględnianego w każdym projekcie.

Uwaga

Kalendarzy można używać do zarządzania harmonogramami zadań; można również modyfikować kalendarze zasobów w celu zaznaczania czasu, w którym nie są one dostępne. W rozdziale 4. szerzej omówione są kalendarze zadań, a w rozdziale 5. kalendarze zasobów.

Nowy kalendarz można stworzyć w oknie dialogowym Zmienianie czasu pracy po wybraniu z menu Narzędzia polecenia Zmień czas pracy, które otwiera okno dialogowe Zmienianie czasu pracy pokazane na rysunku 3.5.

Rysunek 3.5. Zgodnie z ustawieniem domyślnym w oknie dialogowym Zmienianie czasu pracy program Microsoft Project wyświetla ustawienia kalendarza standardowego

Jeżeli stworzone zostały inne kalendarze, to ich listę rozwijaną można obejrzeć w oknie tekstowym Dla w górnej części okna dialogowego. Własny kalendarz można stworzyć w oknie dialogowym Tworzenie nowego kalendarza bazowego (rysunek 3.6), które otwierane jest po kliknięciu przycisku Nowy.

Rysunek 3.6. W oknie dialogowym Tworzenie nowego kalendarza bazowego można skopiować istniejący kalendarz albo stworzyć nowy kalendarz standardowy

Możliwe jest stworzenie własnego kalendarza, wzorowanego na istniejącym. Należy wybrać kalendarz istniejący z listy rozwijanej w oknie Utwórz kopię kalendarza po zaznaczeniu tej opcji, a następnie zmienić nazwę nowego kalendarza w oknie Nazwa.

Wskazówka

Zgodnie z ustawieniem domyślnym po kliknięciu przycisku Nowy program Microsoft Project proponuje kopiowanie oglądanego kalendarza. Zazwyczaj lepiej jest kopiować kalendarz standardowy niż modyfikować go, ponieważ dzięki temu będzie on w razie potrzeby zawsze dostępny w niezmienionej postaci.

Po kliknięciu przycisku OK i stworzeniu nowego kalendarza można go zmieniać w oknie dialogowym Zmienianie czasu pracy. Aby zmienić godziny pracy tylko w konkretnym dniu, należy upewnić się, że w oknie Dla wyświetlana jest nazwa właściwego kalendarza; jeżeli nie, to należy wybrać właściwy kalendarz i dokonać w nim zmian. Legenda znajdująca się po lewej stronie okna dialogowego wskazuje dni robocze, dni wolne oraz niestandardowe godziny pracy, dni lub godziny wybranego kalendarza.

Używając standardowej techniki wyboru systemu Windows, należy wybrać daty, w których zasoby będą niedostępne.

Uwaga

Aby wybrać kilka sąsiadujących dni, należy kliknąć pierwszy dzień, a następnie naciskając klawisz Shift kliknąć ostatni dzień. Wyboru kilku dni, które nie sąsiadują ze sobą, można dokonać, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl i klikając każdy wybierany dzień. Wcześniejsze i następne miesiące można obejrzeć, korzystając z pasków przewijania. Aby wybrać np. wszystkie soboty, należy kliknąć nazwę kolumny tego dnia. Program wybierze wtedy wszystkie soboty we wszystkich miesiącach.

Aby zmienić godziny pracy, należy kliknąć przycisk Niestandardowy czas pracy w opcjach Ustaw wybrane daty na: i dokonać odpowiednich zmian w polach Od i Do. Ponieważ tworzymy wyjątek od całości harmonogramu, to daty, w których zmieniono godziny pracy, wyświetlane są z podkreśleniem (rysunek 3.7). Nawet bez wybierania daty można stwierdzić (dzięki legendzie), że w tym dniu obowiązują niestandardowe godziny pracy.

Rysunek 3.7. Wyjątki od całości harmonogramu zaznaczane są przez program podkreśleniem.

Wskazówka

Ponowne wybranie daty i opcji Użyj domyślnych powoduje przywrócenie standardowego czasu pracy. Dlatego wybranie opcji Użyj domyślnych w soboty oznacza „nie planować pracy w soboty”.

Wprowadzanie zadań

Budowę projektu można rozpocząć od wprowadzenia w przewidywanym porządku najważniejszych kroków prowadzących do celu (nie należy specjalnie przejmować się dokładnym ustawieniem ich kolejności. Program Microsoft Project daje możliwość zmiany w dowolnym momencie kolejności zadań przewidzianych w harmonogramie).

W przykładowym projekcie organizacji dorocznego zebrania akcjonariuszy firmy budowa zadania Rezerwacja pomieszczenia może rozpocząć się od wykonania następujących kroków:

1. Kliknąć kolumnę Nazwa zadania w pierwszym wierszu tabeli Gantta.

2. Wpisać Rezerwacja pomieszczenia. Tekst pojawia się jednocześnie w komórce tabeli i na pasku wprowadzania nad tabelą Gantta.

3. Wcisnąć klawisz Enter, akceptując wpisany tekst.

Wskazówka

Tekst wpisany do komórki tabeli można również potwierdzić, klikając przycisk akceptacji znajdujący się po lewej stronie paska wprowadzania, naciskając klawisz strzałki na klawiaturze w celu przesunięcia kursora do innej komórki, klikając inną komórkę lub naciskając klawisz Tab.

Wprowadzane informacje pojawiają się także w harmonogramie (patrz rys. 3.8). Na przykład w kolumnie Nazwa zadania program pokazuje spis zadań oraz dokonuje odpowiedniego wpisu w kolumnie Cz. trw. (Czas trwania). Znak zapytania wyświetlany za polem nazwy oznacza oszacowanie czasu trwania (czas trwania nowych zadań jest szacowany na jeden dzień, zgodnie z ustawieniem domyślnym na zakładce Harmonogram okna dialogowego Opcje). Zgodnie z kolumną Start zadanie zaczyna się od daty bieżącej; pasek zadań graficznie odzwierciedla jednodniowy czas wykonania zadania.

Rysunek 3.8. Zadanie automatycznie zaczyna się od daty rozpoczęcia projektu, można jednak, przy użyciu okna dialogowego Opcje, rozpocząć je od daty bieżącej.

Uwaga

Więcej informacji o „szacowanych czasach trwania”, które są nową funkcją programu Microsoft Project 2000, zawiera rozdział 4.

Przesuwając tabelę Gantta w prawą stronę za pomocą znajdującego się pod nią paska przewijania, można zobaczyć datę zakończenia. Ponieważ jest to zadanie jednodniowe, zostanie ono wykonane przed końcem tego dnia.

Używając wskaźnika myszki lub naciskając klawisz strzałki skierowanej w dół, należy przesunąć kursor do drugiego wiersza tabeli i wpisać Opracowanie planu przemówień jako nazwę drugiego zadania. Następnie w czterech następnych wierszach trzeba wpisać pozostałe zadania: Ustawienie sprzętu audiowizualnego, Zamówienie jedzenia, Rozesłanie zaproszeń, Rozesłanie raportów rocznych. Harmonogram powinien wtedy wyglądać tak, jak pokazany na rysunku 3.9.

Rysunek 3.9. Należy zauważyć, że każde zadanie ma domyślnie ten sam czas wykonania i rozpoczyna się od daty rozpoczęcia projektu.

Dodawanie zadań składowych

Po wprowadzeniu do projektu zadań głównych można rozszerzyć ich zawartość, dodając zadania wchodzące w ich skład, nazywane zadaniami składowymi lub subzadaniami. Zadanie głównego podzielone na zadania składowe można nazwać zadaniem sumarycznym. Zadanie sumaryczne i jego zadania składowe tworzą łatwą do zastosowania strukturę konspektu harmonogramu.

Metoda z zastosowaniem konspektu umożliwia wyświetlanie i drukowanie informacji o projekcie na różnych poziomach szczegółowości. Na przykład, jeśli widoczne są tylko zadania sumaryczne, to otrzymujemy widok projektu bardziej uogólniony niż ten, jaki należałoby zaprezentować dyrekcji. Możliwe jest również ukazanie szczegółów tylko jednej lub dwóch faz projektu, co pozwala przedyskutować te zadania z ludźmi, którzy będą je wykonywali. Struktura konspektu pozwala na dużą elastyczność przy pracy z harmonogramem.

Po wprowadzeniu nazwa nowego zadania ukazuje się nad nazwą zadania wcześniej wybranego. Oto przykład dodawania zadań składowych pod zadaniem „Rezerwacja pomieszczenia”. Dodawanie nowego zadania polega na wykonaniu następujących kroków:

1. Kliknąć zadanie Opracowanie planu przemówień.

2. Wybrać z menu Wstaw polecenie Nowe zadanie. Wiersz zawierający zadanie Opracowanie planu przemówień i wszystkie znajdujące się pod nim zadania zostają przesunięte w dół, a nad nimi pojawi się jeden wiersz pusty. Kursor pozostaje w pustym wierszu nowego zadania.

3. Wpisać nazwę zadania Żądanie zamówienia i kliknąć przycisk akceptacji (zielony obok okna wprowadzania tekstu).

4. Kliknąć przycisk Wcięcie znajdujący się na pasku formatowania (przycisk ma kształt grubej strzałki skierowanej w prawą stronę), aby wysunąć to zadanie składowe, jak przedstawiono na rys. 3.10.

Indent button — Przycisk wcięcia

Rysunek 3.10. Nazwa zadania sumarycznego jest wyświetlana czcionką pogrubioną

Uwaga

Zgodnie z ustawieniem domyślnym zadania sumaryczne zapisywane są czcionką pogrubioną, a składowe normalną. Czasami chcemy jednak jeszcze bardziej odróżnić te zadania. Zazwyczaj sposób pisania nazw zadań zależy od ich poziomu. Można na przykład wszystkie słowa w nazwach zadań sumarycznych pisać z dużej litery (styl nagłówkowy), a tylko pierwsze słowo w nazwach zadań składowych pisać z dużej litery (styl zdaniowy), tak jak w tym przykładzie. Wybór należy do autora harmonogramu, ale, stosując przy wprowadzaniu tekstu specjalne oznaczenia, należy używać ich konsekwentnie, aby inne osoby pracujące z harmonogramem mogły rozpoznać system oznaczania. Należy też upewnić się, że te osoby będą stosowały przyjęty system oznaczania.

Zadanie sumaryczne wyświetlane jest na wykresie Gantta jako gruba czarna linia ze strzałkami skierowanymi w dół na obu jej końcach. Gdy zadanie staje się zadaniem sumarycznym, to czas jego wykonania równa się sumie czasów wykonania zadań składowych. Jeżeli zadanie miało przypisany czas wykonania i zostało przekształcone w zadanie sumaryczne, to suma czasów wykonania zadań składowych zastępuje czas obliczony wcześniej. Jeżeli wprowadzane są zmiany czasów wykonania zadań składowych, to czas wykonania zadania sumarycznego również jest odpowiednio zmieniany przez program.

Pozostałe zadania składowe można dodać, wykonując następujące kroki:

1. Kliknąć zadanie Opracowanie planu przemówień.

2. Nacisnąć klawisz Insert (który jest skrótem poleceń Wstaw i Nowe zadanie). Pojawi się nowy pusty wiersz.

3. Wpisać nazwę zadania Wybór pomieszczenia i potwierdzić wciśnięciem klawisza Enter. Nowe zadanie wyświetlane jest z takim samym wcięciem jak poprzednie.

4. Wcisnąć klawisz Insert. Pojawi się nowy pusty wiersz.

5. Wpisać nazwę zadania Potwierdzenie powierzchni i wcisnąć klawisz Enter. Nowe zadanie wyświetlane jest z takim samym wcięciem jak poprzednie.

6. Kliknąć zadanie Opracowanie planu przemówień, aby je wybrać, jeśli to jest potrzebne.

7. Wcisnąć klawisz Insert.

8. Wpisać nazwę zadania Zamówienie kwiatów i wcisnąć klawisz Enter.

Trzecie z nowych zadań wyświetlane jest z wcięciem odpowiednim dla jego poziomu. Aby przesunąć je wyżej w ogólnej hierarchii, można po prostu wybrać to zadanie i użyć przycisku Zmniejsz wcięcie znajdującego się na pasku formatowania. Można to zrobić także za pomocą myszki, wykonując następujące kroki:

1. Przesunąć kursor nad zadanie Zamówienie kwiatów, aż jego kształt zmieni się w podwójną strzałkę.

2. Nacisnąć lewy klawisz myszki i przeciągnąć zadanie w lewą stronę, aż gruba, szara linia wskaże, że jest ono uszeregowane z zadaniami o jeden poziom wyższymi (patrz rys. 3.11).

Rysunek 3.11. Do przesuwania zadań w ogólnej hierarchii można używać myszki

3. Zwolnić przycisk myszki, aby zakończyć operację przesuwania.

Harmonogram wygląda wtedy tak, jak pokazany na rysunku 3.12. Dodawanie szczegółów jest tak samo proste jak wprowadzanie nowych zadań w dowolnym miejscu oraz przesuwanie ich w górę lub w dół w konspekcie.

Rysunek 3.12. Struktura konspektu umożliwia prezentację zadań sumarycznych i składowych jako możliwych do zarządzania elementów pracy

Zapisywanie plików projektu

Dla wszystkich oczywiste jest, że należy często zapisywać wyniki swojej pracy. Częste zapisywanie pliku projektu jest szczególnie ważne, ponieważ zawiera on w sobie informacje bardzo istotne dla wykonania planu. Przy zapisywaniu plików projektu dostępna jest opcja ich zabezpieczania. Można je również zapisywać jako szablony, na których mogą być wzorowane inne harmonogramy.

Zapisywanie plików

Nowy plik programu Microsoft Project można po raz pierwszy zapisać, wybierając z menu Plik polecenie Zapisz lub klikając przycisk Zapisz na pasku narzędzi. W oknie dialogowym Zapisywanie jako można określić, gdzie powinien on zostać zapisany, w jakim formacie i pod jaką nazwą (patrz rys. 3.13).

Rysunek 3.13. Z przycisków i narzędzi okna dialogowego Zapisywanie jako korzystamy w celu określenia, gdzie i w jakim formacie powinien zostać zapisany plik

Uwaga

Format zapisu plików programu Microsoft Project 2000 jest inny niż programu Microsoft Project 98; dostępna jest jednak opcja zapisu plików nowej wersji programu jako plików wersji starszej. Można nawet ustawić domyślne zapisywanie plików programu Microsoft Project 2000 w formacie programu Microsoft Project 98. Więcej informacji na ten temat zawiera rozdział 18.

Następnie należy kliknąć strzałkę na prawym brzegu pola listy Zapisz w, aby wyświetlić napędy komputera oraz organizację katalogów i, korzystając z przycisku Do góry o jeden poziom lub z jednego z przycisków okna dialogowego Zapisz w (Historia, Moje dokumenty, Pulpit, Ulubione, lub Moje miejsca sieciowe), wybrać właściwy folder, w którym ten plik powinien zostać zapisany. Plik można zapisać w nowym folderze po jego utworzeniu za pomocą narzędzia Utwórz nowy folder.

Uwaga

Po pierwszym zapisaniu pliku, chcąc go zapisać po raz drugi, wystarczy kliknąć narzędzie Zapisz; wyświetlanie okna dialogowego jest już pomijane. Jeżeli zajdzie potrzeba zapisania pliku w innym miejscu lub pod inną nazwą, należy wybrać z menu Plik polecenie Zapisz jako, a okno dialogowe Zapisywanie jako zostanie wyświetlone ponownie.

Zgodnie z ustawieniem domyślnym program Microsoft Project 2000 zapisuje pliki w swoim formacie z rozszerzeniem .mpp. Jeśli zachodzi potrzeba zapisania pliku w innym formacie, na przykład jako bazę danych Microsoft Access (.mdb) lub plik programu Microsoft Project 98 (również .mpp), to format zapisu można wybrać z listy rozwijanej w polu Zapisz jako typ. Po wpisaniu nazwy pliku, określeniu miejsca jego zapisu i typu, wystarczy kliknąć przycisk Zapisz, aby został on zachowany.

Wskazówka

Kliknięcie przycisku ODBC umożliwia eksport danych z programu Microsoft Project do bazy danych ODBC.

Jeśli dla projektu nie został utworzony plan bazowy, to program wyświetla okno dialogowe Kreator planowania. Można w nim zdecydować o utworzeniu i zapisaniu planu bazowego projektu, zmieniając opcje dostępne w tym oknie, lub przyjąć ustawienia domyślne i zapisać projekt bez planu bazowego.

Uwaga

Więcej informacji o planach bazowych znajduje się w rozdziale 11.

Zapisywanie plików jako szablonów

W oknie Zapisywanie jako dostępny jest format zapisu Szablon. Ma on rozszerzenie .mpt. Zalety szablonu są szczególnie użyteczne w zarządzaniu projektami, ponieważ następne projekty są często podobne do poprzednich. Plik szablonu zachowuje wszystkie ustawienia projektu, takie jak formatowanie, najczęściej wykonywane zadania oraz ustawienia kalendarza. Posiadanie szablonów zapobiega tworzeniu podobnych projektów ciągle od początku.

Może pojawić się pytanie „Czy do budowy nowego projektu nie można po prostu użyć pliku poprzedniego projektu zapisanego pod nową nazwą?”. Można tak zrobić, ale otwieranie pliku projektu przedstawiającego jego fazę końcową i przywracanie ustawień podstawowych jest pracą bardzo kłopotliwą.

O wiele lepszym sposobem jest zapisanie początkowego harmonogramu jako szablonu, na podstawie którego można budować nowe harmonogramy. Aby stworzyć nowy harmonogram, należy po prostu otworzyć szablon i zapisać go pod nową nazwą, jako zwykły plik projektu.

Zabezpieczanie plików

Niektóre projekty mogą być tak tajne jak pliki FBI. W takim przypadku niektórz pracownicy firmy i, oczywiście, osoby spoza niej nie powinny mieć do nich dostępu. Potrzebny jest sposób zabezpieczania plików przed oczyma wścibskich. Można je zabezpieczyć, klikając przycisk Narzędzia w oknie dialogowym Zapisywanie jako, a następnie wybierając Opcje ogólne, aby wyświetlić okno dialogowe Opcje zapisywania (patrz rys. 3.14).

Rysunek 3.14. Jako haseł nie należy używać numerów telefonów, dat urodzenia, imion osób bliskich. Takie hasła są zbyt łatwe do odgadnięcia!

Wskazówka

Jakich haseł należy używać? Pod uwagę powinny być brane dwa czynniki: hasło powinno być łatwe do zapamiętania, jednocześnie musi zawierać coś, czego przeciętna osoba nie odgadnie (żadne hasło nie jest doskonałe; jeżeli ktoś naprawdę chce się włamać do chronionego pliku, to w końcu mu się to uda). Jako hasła można użyć np. adresu lub numeru telefonu posiadanego w dzieciństwie; powinna to być informacja pamiętana, której inni najprawdopodobniej nie znają.

Po przypisaniu hasła zabezpieczającego plik przed jego otwarciem otworzyć go może tylko osoba znająca to hasło. Plik zabezpieczony hasłem wpisanym w polu Hasło ochrony przed zapisem może być otwarty bez użycia hasła, ale tylko do odczytu (co oznacza, że nikt nieznający hasła nie może wprowadzić zmian jego zawartości). Jeżeli z kolei zaznaczymy opcję Zalecany tryb tylko do odczytu, program wyświetla komunikat informujący o tym fakcie. Jednakże taki wybór nie zabezpiecza całkowicie przed zmianami.

Ostrzeżenie

W obydwu tych hasłach znaczenie ma wielkość liter. Jeżeli wybrano hasło JanS, to nie będzie można otworzyć pliku, wpisując hasło jans.

Zamykanie programu

Po zakończeniu pracy z programem i po zapisaniu plików tak, jak opisano wcześniej, należy zamknąć program jedną z poniższych metod:

1. Kliknąć przycisk Zamknij w prawym górnym rogu okna programu Microsoft Project.

2. Wybrać z menu Plik polecenie Zakończ.

Jeżeli jakieś pliki nie zostały zapisane, to program zaproponuje zrobienie tego przed zakończeniem pracy.

Praca nad konspektem

Zmiana kolejności poszczególnych zadań w zbudowanym projekcie jest prosta. Możliwe jest również manipulowanie konspektem tak, aby pokazać mniej lub więcej szczegółów projektu. Funkcje tworzenia konspektu działają podobnie w wielu programach. Na przykład Word for Windows, Power Point i Microsoft Project, wszystkie będące produktami firmy Microsoft, mają takie same narzędzia i funkcje tworzenia konspektu. W programie Microsoft Project możliwe jest zgodnie z oczekiwaniami przesuwanie i kopiowanie zadań, można też wyświetlać i chować zadania.

Dopasowywanie zadań w konspekcie

Do przesuwania zadań w konspekcie można użyć metody wytnij i wklej, jak pokazano w krokach 1. do 4. (poniżej), lub metody przeciągnij i upuś, przedstawionej w krokach 9. i 10. Można też zmieniać pozycję zadań w hierarchii przez zwiększanie lub zmniejszanie ich wcięcia. W krokach 5. do 8. i 11.,12. (poniżej) pokazano przykłady przesuwania zadań wyżej i niżej w hierarchii.

Aby przesunąć zadania, należy je wcześniej wybrać, co można wykonać jedną z poniższych metod:

Nowość

Zadanie można wybrać, klikając jego pasek na wykresie Gantta.

• Wybierając jedno zadanie, należy kliknąć jego numer ID.

• Wybierając kilka kolejnych zadań, należy wybrać pierwsze z nich, a następnie, trzymając wciśnięty klawisz Shift, kliknąć ostatnie, które powinno zostać wybrane.

• Wybierając kilka zadań niesąsiadujących ze sobą, należy klikać ich numery ID, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl.

Należy pamiętać, że mimo możliwości przesuwania zadań w dowolne miejsce przy przesuwaniu zadania sumarycznego jego zadania składowe są przemieszczane razem z nim. Tak więc, aby przemieścić w konspekcie tylko zadania składowe, konieczne jest wcześniejsze ich podniesienie (zmniejszenie wcięcia) do zadań wyższego poziomu.

Przemieszczanie zadań o jeden poziom wyżej może powodować pewne niespodzianki. Na przykład, aby przesunąć zadanie „Żądanie zamówienia” poniżej zadania „Zamówienie jedzenia”, konieczne jest wcześniejsze podniesienie o poziom wyżej zadania „Żądanie zamówienia”. Jednak po wykonaniu tego inne zadanie składowe poniżej „Rezerwacji pomieszczenia” (czyli zadanie „Potwierdzenie powierzchni”) staje się składowym zadania „Żądanie zamówienia”. Zadanie główne przemieszczane jest razem z zadaniami składowymi. Problemu tego można uniknąć, zmieniając poziom zadania „Potwierdzenie powierzchni”, aby nie było składowym. Przesunąć „Żądanie zamówienia” w wybrane miejsce i zdegradować „Potwierdzenie powierzchni” do poziomu zadania składowego zadania „Rezerwacja pomieszczenia”. Początkowo proces ten jest trochę kłopotliwy. Wykonanie poniższych kroków umożliwi lepsze poznanie tych czynności.

Wskazówka

Aby przesunąć zadanie sumaryczne bez zadań składowych, konieczne jest wcześniejsze ich podniesienie do wyższego poziomu.

Poniżej opisano kolejne kroki prowadzące do zmiany kolejności zadań przy użyciu myszki oraz poleceń z paska narzędzi:

1. Kliknąć numer ID zadania Zamówienie kwiatów (w lewej kolumnie). Program wyróżnia ten wiersz.

2. Kliknąć narzędzie Wytnij zadanie na pasku narzędzi.

3. Kliknąć numer ID zadania Rozesłanie zaproszeń. Program wyróżnia ten wiersz.

4. Kliknąć narzędzie Wklej na pasku narzędzi. Zadanie Zamówienie kwiatów pojawia się jako wyróżnione ponad zadaniem Rozesłanie zaproszeń.

5. Przesunąć kursor myszki nad nazwę zadania składowego Żądanie zamówienia, aż jego kształt zmieni się w podwójną strzałkę.

Wskazówka

Po przesunięciu wskaźnika myszki nad nazwę zadania jego kształt zmienia się w podwójną strzałkę i prawie natychmiast znika. Pojawia się natomiast pole zawierające pełną nazwę zadania. Po chwili kursor jest wyświetlany ponownie.

6. Przytrzymując wciśnięty lewy klawisz myszki, przeciągnąć zadanie w lewą stronę. Na ekranie pojawia się szara, pionowa linia wskazująca, że zadanie jest podniesione o poziom wyżej w hierarchii konspektu. Po zwolnieniu przycisku myszki harmonogram powinien wyglądać tak, jak pokazano na rysunku 3.15.

Rysunek 3.15. Po zmniejszeniu wcięcia zadania można zmieniać strukturę hierarchii zadań składowych, znajdujących się poniżej niego

Wskazówka

Przeciąganie zadania w prawą stronę powoduje jego degradację w strukturze projektu. Szara pionowa linia pojawia się zawsze podczas promowania lub degradowania zadań.

7. Wybrać zadania Wybór pomieszczenia i Potwierdzenie powierzchni. Przesunąć kursor myszki nad te zadania składowe, aż przyjmie kształt podwójnej strzałki.

8. Przeciągnąć te zadania w lewą stronę, aby je podnieść o poziom wyżej.

9. Kliknąć pasek wykresu Gantta lub numer ID zadania Żądanie zamówienia.

10. Używając wskaźnika myszki, wskazać numer ID zadania Żądanie zamówienia i przeciągnąć je poniżej zadania Zamówienie jedzenia. Szara pozioma linia wskazuje w czasie przeciągania nową pozycję zadania.

11. Kliknąć przycisk Wcięcie na pasku formatowania, aby zmienić to zadanie na zadanie składowe.

12. Wybrać zadania Wybór pomieszczenia i Potwierdzenie powierzchni, a następnie kliknąć przycisk Wcięcie.

Tworzony harmonogram posiada teraz dwa zadania sumaryczne (patrz rys. 3.16). Przemieszczanie zadań w konspekcie jest trochę kłopotliwe, ale jeśli jest on dobrze przemyślany, to bardziej prawdopodobna będzie konieczność przemieszczania zadań sumarycznych jako całych jednostek.

Rysunek 3.16. Oba zadania „Rezerwacja pomieszczenia” i „Zamówienie jedzenia” posiadają zadania składowe

Wskazówka

Możliwe jest też przemieszczenie zadania składowego bez pozostałych subzadań dzięki przesunięciu go na koniec listy zadań składowych przed zmniejszeniem jego wcięcia. Dzięki temu nie musimy zmniejszać wcięć wszystkich zadań składowych.

Kopiowanie zadań

Kopiowanie zadań jest również proste i może być bardzo użyteczne przy tworzeniu konspektu projektu. Na przykład przy wprowadzaniu zadań do projektu, w którym testowane są różne wersje proporcji komponentów kleju, aby sprawdzić, która z nich jest najlepsza, można wiele razy powtarzać tę samą serię zadań: „Pobrać próbkę”, „Testować w różnych warunkach”, „Zapisać wyniki badań”, „Przeanalizować wyniki”. Zamiast wpisywać te zadania 10 czy 20 razy, można zaoszczędzić czas, kopiując je.

Po wybraniu zadania można je skopiować, używając jednego z dwóch sposobów opisanych wcześniej:

• Wybrać z menu Edycja polecenie Kopiuj komórkę, a następnie polecenie Wklej (lub odpowiadające im polecenia na pasku narzędzi).

Wskazówka

Przy kopiowaniu zadania złożonego i jego zadań składowych wystarczy wybrać tylko zadanie główne i skopiować je. Zadania składowe program Microsoft Project skopiuje automatycznie.

• W czasie przeciągania zadania (lub zadań) w inne miejsce przytrzymać wciśnięty klawisz Ctrl. Zwolnienie przycisku myszki powoduje ukończenie kopiowania.

Nowość

W programie Microsoft Project 2000, inaczej niż w poprzednich jego wersjach, uchwyt wypełnienia jest dostępny we wszystkich widokach, nie tylko w widoku synchronizacji czasowej.

Jeżeli w projekcie występuje wiele powtarzających się faz, jak na przykład rozwój i produkcja kilku modeli jednego produktu, to do kopiowania zadań można użyć uchwytu wypełnienia. Na rysunku 3.17 znajdują się trzy zadania: „Opracowanie”, „Rozwój”, „Produkcja”. Aby skopiować grupę zadań, należy wybrać ich nazwy, następnie przesunąć kursor myszki nad uchwyt wypełnienia znajdujący się w prawym dolnym rogu wybranego obszaru; wskaźnik myszki zmienia się w znak plus. Przeciągnąć uchwyt wypełnienia do wiersza zamykającego grupę wierszy, które powinny zostać wypełnione tą grupą powtarzających się zadań.

Fill handle — Uchwyt wypełnienia

Mouse pointer dragging the fill handle — Wskaźnik myszki przeciągającej uchwyt wypełnienia

Rysunek 3.17. Zalety uchwytu wypełnienia przy kopiowaniu grupy kolejnych zadań.

Ostrzeżenie

Użycie uchwytu wypełnienia powoduje kopiowanie wybranych zadań do przyległego obszaru. Jeżeli obszar ten zawiera już jakieś informacje, to wykorzystanie do kopiowania uchwytu wypełnienia powoduje wpisanie do tego obszaru nowej zawartości. Można tego uniknąć, wstawiając do projektu puste wiersze przed kopiowaniem tą metodą. Aby wstawić pusty wiersz, należy wybrać zadanie, które powinno znaleźć się pod nowym wierszem i wybrać z menu Wstaw polecenie Nowe zadanie. Aby wstawić więcej pustych wierszy, należy wybrać ich tyle, ile ma zostać wstawionych przed wybraniem z menu Wstaw polecenia Nowe zadanie.

Po zwolnieniu przycisku myszki program kopiuje zadania do zaznaczonego obszaru (patrz. rys. 3.18).

Rysunek 3.18. Program Microsoft Project wypełnia obszar wybranymi zadaniami

Wskazówka

Kody SPP są najczęściej przydzielane automatycznie przy tworzeniu nowego zadania. Kopiowanie zadań przy użyciu powyższych metod powoduje automatyczne przydzielenie przez program nowym zadaniom kolejnych kodów SPP.

Wyświetlanie i ukrywanie zadań

Struktura konspektu pozwala oglądać projekt na różnych poziomach dokładności dzięki pokazywaniu lub ukrywaniu zadań składowych. Użycie przycisku Pokaż znajdującego się na pasku formatowania umożliwia szybkie ukrywanie lub wyświetlanie zadań składowych w zależności od ich poziomu w konspekcie (patrz rys. 3.19). Używając przycisku Pokaż, można szybko wyświetlić wszystkie poziomy zadań składowych harmonogramu.

Rysunek 3.19. Przy użyciu przycisku Pokaż znajdującego się na pasku formatowania można łatwo określić poziom dokładności wyświetlania projektu

Mały kwadrat ze znakiem minus, który jest widoczny obok nazwy zadania sumarycznego (na rysunku 3.20, wskazuje, że wyświetlane są wszystkie jego zadania składowe. Po jego kliknięciu wszystkie zadania składowe stają się niewidoczne, a w kwadracie pojawia się znak plus. Wskazuje on, że zadanie to posiada niewidoczne zadania składowe. Po kliknięciu znaku plus wszystkie zadania składowe są z powrotem wyświetlane.

Rysunek 3.20. Możliwe jest pokazywanie i ukrywanie zadań składowych

Ile poziomów może posiadać konspekt? Dowolną liczbę, tyle, ile jest potrzebnych. Na przykład harmonogram pokazany na rysunku 3.20 posiada kilka poziomów wymaganych w przykładzie dotyczącym dorocznego spotkania. Każde zadanie posiadające zadania składowe posiada znak plus lub minus pozwalający je wyświetlać lub ukrywać.

Ostrzeżenie

Używanie zbyt wielu poziomów wcięć w konspekcie (powyżej trzech lub czterech) powoduje, że trudno jest obejrzeć na ekranie całość harmonogramu. Projekt bardzo szczegółowy może oznaczać, że należy powtórnie przemyśleć jego zakres i ewentualnie podzielić go na kilka mniejszych, łatwiejszych w zarządzaniu.

Wykorzystanie możliwości ukrywania i wyświetlania zadań składowych pozwala skupić się na pożądanej liczbie szczegółów. Na przykład harmonogram z rysunku 3.20 można pokazać, wyświetlając tylko najwyższy poziom szczegółów w celu przedstawienia kierownictwu raportu z realizacji projektu, jak pokazano na rysunku 3.21.

Rysunek 3.21. Zadania składowe są ukryte, znak plus i linia oznaczająca zadanie złożone wskazują, że nie wszystkie szczegóły zadania są wyświetlane.

Uzyskiwanie pomocy

Na początkowym etapie budowania zadań w harmonogramie zazwyczaj pojawiają się pytania dotyczące programu Microsoft Project 2000, na które może odpowiedzieć jego system pomocy. System pomocy programu Microsoft Project jest podobny do tego, jaki znajduje się w programach wchodzących w skład pakietu Microsoft Office 2000. Dla kogoś, kto zna te programy, system pomocy programu Microsoft Project będzie łatwy w obsłudze.

Po kliknięciu przycisku Microsoft Project - Pomoc znajdującego się na końcu paska narzędzi i wybraniu polecenia Pokaż Asystenta pakietu Office ukazuje się animowany spinacz i okienko, w którym można wpisać pytanie (patrz rys. 3.22).

Rysunek 3.22. Spinacz odpowiada na pytania wpisane w jego „dymku”.

Ten sposób dostępu do systemu pomocy może być dla niektórych osób irytujący. Można na to wpłynąć dwoma sposobami:

• Ominąć. Wybrać polecenie Spis treści i indeks z menu Pomoc (patrz rys. 3.23).

Rysunek 3.23. Użycie menu Pomoc umożliwia korzystanie z niej na wiele sposobów. W dowolnym momencie dostępne są Krótki przegląd, Samouczek lub Mapa projektu. Można również otworzyć system pomocy bez oglądania Asystenta pakietu Office

• Wyłączyć. Asystenta pakietu Office można wyłączyć; wtedy kliknięcie przycisku Microsoft Project - Pomoc będzie równoznaczne z kolejnym wybraniem z menu Pomoc polecenia Spis treści i indeks. Aby wyłączyć Asystenta pakietu Office, należy kliknąć widoczny w dymku przycisk Opcje, włączając okno dialogowe Asystent pakietu Office (rysunek 3.24), i usunąć zaznaczenie w okienku Użyj Asystenta pakietu Office na zakładce o nazwie Opcje.

Make sure ... Assistant — Po wyczyszczeniu tego pola wyłączamy Asystenta pakietu Office

Rysunek 3.24. Aby wyłączyć Asystenta pakietu Office, należy usunąć zaznaczenie w pierwszym okienku zakładki Opcje okna dialogowego Asystent pakietu Office

Uwaga

Asystenta pakietu Office można włączyć ponownie, wybierając z menu Pomoc polecenie Pokaż Asystenta pakietu Office.

Używanie systemu pomocy

Użycie polecenia Spis treści i indeks z menu Pomoc powoduje otwarcie okna Microsoft Project - Pomoc. W oknie tym dostępne są trzy zakładki:

• Spis treści. Podaje główne tematy, w obrębie których można przechodzić przez kolejne poziomy, aż do znalezienia poszukiwanej informacji. Ten sposób szukania informacji jest podobny do przeglądania spisu treści książki podczas poszukiwania konkretnego tematu.

• Kreator odpowiedzi. Pozwala wpisywać pytania i przeglądać tematy pomocy.

• Indeks. Podaje spis terminów i tematów, który można przeszukiwać podobnie jak indeks książki podczas szukania konkretnego zwrotu lub słowa w spisie alfabetycznym.

Zakładka Spis treści

Rysunek 3.25 przedstawia pierwszą zakładkę Spis treści w oknie dialogowym Microsoft Project - Pomoc. Można ją wykorzystać do wyszukania informacji na tematy ogólne. Otwarcie któregoś z tych tematów powoduje otwarcie listy podtematów. Zawężając listę podtematów, można dotrzeć do poszukiwanej informacji.

Rysunek 3.25. Zakładka Spis treści zawiera spis głównych tematów, umożliwiając wyszukanie potrzebnej informacji

Zakładka Spis treści umożliwia uzyskanie w prosty sposób pomocy, jeżeli znany jest temat ogólny poszukiwanej informacji, a użytkownik nie zna terminologii na tyle, aby wpisać zwrot lub słowo na zakładce Indeks. Zakładki Spis treści i Indeks często doprowadzają do tego samego ekranu informacyjnego. Na przykład po wybraniu w zakładce Spis treści kolejno tematów: Budowanie planu, Planowanie czynności w projekcie, Definiowanie faz i tworzenie listy zadań, a następnie Tworzenie faz i podfaz w projekcie (w prawej części okna), pojawia się ekran zawierający poszukiwane informacje szczegółowe.

Wskazówka

Używając przycisków znajdujących się w górnej części okna pomocy, można wyświetlać lub ukrywać zakładki Spis treści, Kreator odpowiedzi i Indeks; cofnąć się do poprzedniego ekranu; wydrukować znalezioną informację lub wyświetlić menu Opcje pomocy.

Zakładka Kreator odpowiedzi

Po wybraniu załadki Kreator odpowiedzi ukazuje się obszar, w którym można wpisać pytanie (patrz rys. 3.26). Kliknięcie przycisku Wyszukaj powoduje wyświetlenie tematów mających związek z zadanym pytaniem. Można wtedy wybrać odpowiedni temat.

Rysunek 3.26. Użycie Kreatora odpowiedzi do uzyskiwania pomocy przez zadawanie pytań.

Zakładka Indeks

Zakładka Indeks, pokazana na rysunku 3.27, umożliwia wybranie lub wpisanie słowa kluczowego i wyświetlenie potrzebnych informacji.

Rysunek 3.27. Używanie zakładki Indeks do szukania informacji za pomocą słów kluczowych przypomina przeszukiwanie indeksu książki

Wykonując poniższe kroki, można zlokalizować informację o tworzeniu konspektu za pomocą programu Microsoft Project (jeżeli okno pomocy jeszcze nie zostało otwarte, należy zrobić to, wybierając z menu Pomoc polecenie Spis treści i Indeks, a następnie wybrać zakładkę Indeks).

1. Wpisać litery ko. W środkowym oknie wyświetlane są słowa zaczynające się od wpisanych liter; na początku tej listy jest słowo kod.

2. Przy wpisywaniu kolejnych liter słowa kluczowego program zawęża listę, aż do poszukiwanego słowa. Umożliwia to szybkie wyszukiwanie przy minimalnej liczbie wpisywanych liter. Możliwe jest również wybieranie słowa kluczowego przy użyciu paska przewijania.

3. Kliknąć przycisk Wyszukaj. Po wyszukaniu system pomocy wyświetla listę tematów związanych ze słowem kluczowym oraz informacje dotyczące pierwszego tematu, jak pokazano na rysunku 3.28.

4. Kliknąć wybrany temat, aby przeczytać poszukiwane informacje.

Rysunek 3.28. Z jednym słowem kluczowym może być związanych wiele tematów pomocy.

Uwaga

W informacjach pomocy często znajdują się kroki, których wykonanie jest wymagane do zakończenia jakiejś procedury. Dodatkowo w oknie informacji znajduje się łącze Zobacz też, które po kliknięciu pokazuje w nowym oknie znalezione tematy. Okno informacyjne może więc zawierać łącza, przycisk pokazujący, jak wykonać niektóre czynności, a nawet demonstracje.

Poszukiwanie pomocy online

Posiadając połączenie z Internetem, mamy dostęp do pomocy, informacji, a nawet programów bezpłatnych (freeware), tanich programów do testowania (shareware) oraz innych tanich programów współpracujących z programem Microsoft Project.

Na CD-ROM-ie

Płyta CD-ROM dołączona do tej książki zawiera kilka programów dostarczonych przez innych producentów.

Stronę uaktualnień pakietu Office firmy Microsoft można odnaleźć, wybierając z menu Pomoc polecenie Pakiet Office w sieci Web (patrz rys. 3.29). Można na tej stronie znaleźć informacje o dostępnych uaktualnieniach, pliki do pobrania oraz łącze do listy firm produkujących oprogramowanie dodatkowe lub specjalizujących się w używaniu programu Microsoft Project. Jeżeli mamy pytanie dotyczące problemów technicznych, możemy skorzystać ze znajdującego się na tej stronie łącza Pomoc i skorzystać z pomocy online lub poszukać artykułów dotyczących programu Microsoft Project w bazie wiedzy firmy Microsoft. Na tej stronie można też znaleźć łącza do grup dyskusyjnych dotyczących programu Microsoft Project, jego zestawu zasobów oraz bazy danych zawierających rozwiązania problemów.

Rysunek 3.29. Strona WWW firmy Microsoft dotycząca uaktualnień dostarcza wielu informacji oraz zapewnia dostęp do grup dyskusyjnych programu Microsoft Project

Uwaga

Rysunek 3.29 przedstawia wygląd polskiej strony WWW firmy Microsoft w dniu 28.03.2001 roku.

Podsumowanie

W niniejszym rozdziale omówione zostały pierwsze etapy budowy projektu polegające na tworzeniu zadań sumarycznych i składowych. Omówiono następujące zagadnienia budowy projektu:

• zbieranie informacji potrzebnych do rozpoczęcia tworzenia planu,

• wprowadzanie informacji oraz ustawianie parametrów domyślnych kalendarza,

• tworzenie zadań sumarycznych i składowych,

• zapisywanie plików i zamykanie programu Microsoft Project,

• pracę nad konspektem, przypisywanie kodów SPP, a także przesuwanie, kopiowanie oraz wyświetlanie zadań składowych,

• używanie systemu pomocy do poszukiwania informacji oraz uzyskiwanie pomocy online.

W rozdziale 4 omówione zostanie wprowadzanie szczegółowych informacji o typach zadań, terminarzach oraz ustalanie współzależności pomiędzy zadaniami.

40 Część I ♦ Podstawy obsługi systemu WhizBang (Nagłówek strony)

2 H:\Książki\!Kudlaty\MS Project 2000. Biblia\3 po językowej\r03-03.doc

---