Microsoft Access
Po uruchomieniu powyższej aplikacji, nową strukturę utworzymy wybierając z paska Baza danych przycisk Nowy. Po jego kliknięciu prawą część ekranu zajmie zakładka Nowy plik, z której następnie wybierzemy pole Pusta baza danych. W następnym kroku program nakaże nam zapisać świeżo utworzony dokument na dysku. Ponieważ zamierzamy stworzyć bazę danych zawierającą wszystkie służbowe dane, w polu Nazwa pliku wpiszmy po prostu wyraz "firma" i przejdźmy do właściwego projektowania klikając przycisk Utwórz.
Jak widać na powyższym screenie, nasza struktura może się składać z wielu różnych obiektów. Elektroniczne bazy danych mają najczęściej budowę tabelaryczną, to znaczy że składają się z kolumn oraz wierszy zapełnionych danymi. Wypełnijmy więc bazę pierwszymi informacjami dotyczącymi klientów. Aby to uczynić musimy stworzyć nową tabelę. Microsoft Access 2003 dostarcza nam kilku metod jej budowania, takich jak: poprzez kreator, widok projektu oraz bezpośrednie wprowadzanie danych. Dla naszych potrzeb wybierzemy pozycję Utwórz tabelę w widoku projektu, gdyż jest ona zarazem prosta w obsłudze i niezwykle funkcjonalna. Aby przejść dalej należy dwukrotnie kliknąć w wybrany sposób projektowania tabeli. Otworzy się nam wówczas poniższe okno, w którym ustalimy nagłówki poszczególnych kolumn tabeli z danymi.
Ponieważ w powyższym zestawieniu będziemy przechowywać informacje dotyczące naszych klientów, wypełniamy poszczególne komórki w kolumnie Nazwa Pola takimi informacjami jak Nazwa firmy, Ulica, Miasto Telefon i Faks. W kolumnie typ danych ustalamy jakiego rodzaju informacje mamy zamiar przechowywać w poszczególnych polach. Należy dodać, że dla każdego z typów możemy definiować szereg właściwości korzystając z karty Ogólne, znajdującej się w dolnej części okna. Wśród dostępnych rodzajów danych znajdziemy:
Tekst - używany do przechowywania tekstu o długości maksymalnej do 255 znaków, jego maksymalną długość możemy zmniejszać korzystając z właściwości Rozmiar pola
Nota - używany do przechowywania tekstu o długości ponad miliona znaków
Liczba - używany do przechowywania wartości liczbowych, jego podtyp ustalamy korzystając z właściwości Rozmiar Pola. Może być to bajt, liczba całkowita, liczba całkowita długa, pojedyncza precyzja, podwójna precyzja oraz replikacja
Data/Godzina - wykorzystywany do przechowywania dat i godzin
Walutowy - używany do przechowywania liczb w formacie walutowym
Autonumerowanie - wykorzystywany do przechowywania wartości liczbowych, zwiększanych automatycznie. Korzystając z właściwości Nowe wartości możemy zastąpić automatyczne zwiększanie na przypadkowy przydział wartości
Tak/Nie - używany do przechowywania wartości logicznych (Tak/Nie, Wł/Wył, 1/0, Prawda/Fałsz)
Obiekt OLE - wykorzystywany do przechowywania obiektów o wielkości do 1 Gigabajta. Obiektami mogą być m.in. rysunki, sekwencje muzyczne i teksty
Hiperłącze - używany do przechowywania bezpośrednich linków np. do stron internetowych
Kreator odnośników - wykorzystywany by w dane pole można było wpisać więcej niż jedną wartość
W kolumnie Opis możemy umieścić dowolny tekst odnoszący się do danego pola. Tekst ten będzie się później pojawiał na pasku stanu za każdym razem, gdy pole będzie aktywne. Tworząc tabele należy pamiętać, że każda z nich musi posiadać tzw. klucz główny, tzn. pole (kolumnę) według którego dany rekord (wiersz) będzie jednoznacznie identyfikowany. Kluczem może być każde z pól, przy założeniu, że nie będą w nim występowały rekordy powtarzające się. Dla większego bezpieczeństwa wprowadziliśmy dodatkowe, autonumerowane pole ID. Aby uczynić je kluczem podstawowym klikamy prawym przyciskiem myszy w nagłówek tego wiersza, a następnie z podręcznego menu wybieramy Klucz podstawowy. Jeśli operacja zostanie wykonana poprawnie, po lewej stronie przed nazwą pola ujrzymy charakterystyczny rysunek widoczny na rysunku poniżej. Aby wreszcie przejść do wypełniania tabeli danymi, klikamy przycisk Widok znajdujący się na pasku Projekt Tabeli. Po zapytaniu nas o zapis tabeli i jej nazwę, program przeniesie nas do arkusza danych tabeli.
Arkusz wypełniamy korzystając głównie z klawiatury, a konkretniej kursorów i klawisza Tab. Po wprowadzeniu danych zapisujemy tabelę klikając w ikonę dyskietki, a następnie zamykamy cały arkusz powracając do okna bazy danych.
Zwróćmy uwagę, że wprowadzanie danych do tabeli Klienci, może być czasami niewygodne, zwłaszcza gdy dysponujemy monitorem o niskiej rozdzielczości. Aby usprawnić ten proces utworzymy odpowiedni formularz w bazie danych. W tym celu z listy obiektów wybieramy Formularze, a następnie Utwórz formularz za pomocą kreatora. Sam kreator składa się z czterech kroków. W pierwszym z nich, korzystając z wcześniej zapisanych tabel, wybieramy pola, do których wpisywać będziemy poszczególne rekordy.Aby przenieść poszczególne pole do formularza zaznaczamy interesujący nas nagłówek z listy Dostępne pola a następnie dodajemy, klikając przycisk oznaczający pojedynczy znak większości (>). Po poprawnym wykonaniu tej operacji, wybrane wcześniej pole powinno znaleźć się na liście Zaznaczone pola. Dodajmy, że aby usunąć nagłówek kolumny z tej listy należy po uprzednim zaznaczeniu pola, skorzystać z przycisku oznaczającego znak mniejszości (<). Gdy zależy nam na szybkim dodaniu lub usunięciu wszystkich pól dostępnych na powyższych listach korzystamy z podwójnych znaków mniejszości i większości (<<) i (>>)). Po ostatecznym wyborze interesujących nas nagłówków kolumn, przechodzimy do kolejnych kroków kreatora wybierając przycisk Dalej. W pierwszym z nich z dostępnej listy wyselekcjonujemy odpowiedni układ formularza (np. Kolumnowy), natomiast w drugim jego styl (np. Międzynarodowy). Ostatnim krokiem, przy tworzeniu formularza, jest wybór jego nazwy, oraz jego zamknięcie przyciskiem Zakończ. Ukaże się nam wówczas poniższe okno.
Stworzony formularz Klienci pozwala nam na czytelne przeglądanie rekordów oraz możliwość ich edycji i modyfikacji. Do nawigacji używamy strzałek dostępnych u dołu okna formularza obok pola z numerem aktualnie wyświetlanego wpisu. Przycisk służy do dodawania nowych rekordów.