Referencje to element procesu rekrutacji, wokół którego gromadzi się dużo wątpliwości, nieporozumień, niewiedzy, a nawet mitów. Spróbujmy te wątpliwości rozwiać, nieporozumień wyjaśnić, obszar niewiedzy zmniejszyć, a mity obalić.
Niekonieczne, choć przydatne
Kluczowa kwestia dotyczy tego, czy referencje są w ogóle w poszukiwaniu pracy potrzebne. Rozmawiając z kandydatami czy czytając fora poświęcone pracy ma się wrażenie, że pracownicy, jakkolwiek mając świadomość ważności referencji, nie do końca wiedzą, po co właściwie są one potrzebne. Wydaje się, że ciągle duża część osób zmieniających, lub poszukujących pracy traktuje referencje jako kolejny dokument (po dyplomach, certyfikatach i świadectwach pracy, który wyląduje w szufladzie - przydatny o tyle, o ile ktoś będzie chciał go kiedyś zobaczyć. To pierwszy mit. W rzeczywistości rekrutacyjnej bowiem większą wartość mają referencje udzielone nie pisemnie a ustnie, dlatego od samych dokumentów bardziej liczą się kontakty referencyjne, czyli kontakty do osób, które będą w stanie udzielić nam (dobrych!) referencji.
Referencje mają znaczenie i są przydatne. Im dłuższe doświadczenie, i większa liczba potencjalnych osób, które są w stanie wiarygodnie wypowiedzieć się na temat naszej pracy, tym znaczenie referencji się zwiększa. Są wprawdzie zawody, gdzie ważność referencji jest mniejsza. To zwłaszcza te, w których wiele o doświadczeniu i kompetencjach może powiedzieć portfolio, np. graficy czy copywriterzy. Jednak takie zawody to mniejszość.
Warto jednak nadmienić, że w portofolio nie da się przedstawić kompetencji miękkich (na przykład umiejętności pracy w zespole), lepiej zweryfikuje je wywiad referencyjny.
Błędem byłoby sądzić, że posiadanie referencji (jakkolwiek rozumianych - pisemnych czy kontaktów referencyjnych) jest niezbędne w znalezieniu/zmianie pracy. Z pewnością każdy z nas podałby niejeden przykład rekrutacji (własnej lub znajomych), w których referencje nie były w ogóle konieczne. Warto jednak mieć świadomość, że w przypadku kandydatów nieznanych wcześniej pracodawcy, pobranie (zwłaszcza ustnych) referencji to bardzo ważna metoda uwiarygodniająca kandydata. Jeśli decyzja o zatrudnieniu kogoś jest (a zawsze jest) w jakimś stopniu ryzykiem, to dzięki referencjom ryzyko to jest zmniejszone. Informacje z CV i z rozmowy kwalifikacyjnej potwierdzone referencjami mają znacząco większą wartość.
Grzecznościowe, choć nieobowiązkowe
Ważna i częsta wątpliwość nękająca osoby chcące uzyskać referencje od swych byłych pracodawców dotyczy tego, czy pracodawca ma obowiązek wystawienia/udzielenia referencji. Nie ma takiego obowiązku. Tym, do czego pracodawca zobligowany jest prawnie, jest wystawienie świadectwa pracy. Stwierdza ono jedynie fakt zatrudnienia u danego pracodawcy, na danym stanowisku, w danym okresie. Dodatkowo, informuje o formalnym (np. w wyniku porozumienia stron) powodzie ustania stosunku pracy, bez wnikania w rzeczywisty powód, np. przejście do innego pracodawcy. Pozostałe informacje zawarte w świadectwie pracy (np. te o wykorzystanych urlopach) nie są tu dla nas istotne.
Co zatem czynić w przypadku gdy przełożony - z jakichkolwiek powodów - odmawia nam wystawienia (lub udzielenia) referencji, a wszelkie metody perswazji nie odnoszą rezultatu? Przede wszystkim, nie należy zabiegać o referencje za wszelką cenę. Można jedynie spytać o powód braku chęci ich udzielenia, ale usilne przekonywanie nie ma większego sensu. Nawet jeśli szef zgodzi się wystawić referencje pisemne, trudno oczekiwać, by były one rewelacyjne, a proszenie go o możliwość udzielenia w przyszłości referencji ustnych jest po prostu mocno ryzykowne. Radą jest tu postaranie się o możliwość udzielenia referencji przez inne osoby z firmy: współpracowników, być może innych przełożonych (np. niebezpośrednich) lub partnerów biznesowych spoza firmy.
Ważne jest przy tym, by osoba, która udzieli nam referencji, rzeczywiście znała nas od strony zawodowej, a więc potrafiła rzeczowo wypowiedzieć się na nasz temat od strony merytorycznej. Nie będą stanowiły wielkiej wartości referencje, w których ich udzielający jedynym, co na nasz temat będzie w stanie powiedzieć, to "świetny kolega". Wskazane jest też, by referencje pochodziły od kogoś, z kim współpracowaliśmy względnie niedawno. Podobnie jak poprzednio, referencje udzielone przez kogoś, kto nas ledwie pamięta - nawet pomimo jego szczerych chęci przedstawienia nas w jak najlepszym świetle - mogą odnieść skutek odwrotny do zamierzonego. Choć i takie są lepsze (w końcu pozytywne) niż brak jakichkolwiek referencji. Ten zawsze może zrodzić wątpliwości.
Ustne lepsze niż pisemne
Dla pracodawców zdecydowanie większą wartość mają referencje udzielone ustnie. Z kilku powodów. Po pierwsze, rozmowa np. z byłym przełożonym kandydata pozwala na szybkie uzyskanie informacji najbardziej interesujących z punktu widzenia jej przydatności na danym stanowisku. To potencjalny pracodawca wie najlepiej, jakie zadania będą stały przed potencjalnym pracownikiem, jakich kompetencji będą wymagały, a co za tym idzie, najlepiej wie, jakie informacje z poprzednich miejsc pracy będą dla niego najbardziej przydatne. Najlepszym i najszybszym sposobem na uzyskanie informacji na wybrane, najbardziej interesujące aspekty wcześniejszych doświadczeń kandydata jest rozmowa.
Po drugie, referencje ustne są bardziej wiarygodnym sposobem dowiedzenia się o historii zawodowej potencjalnego pracownika. Nie tylko bowiem treść liczy się w referencjach, ważna jest także forma. Niekiedy sposób, w jaki były przełożony mówi o kandydacie, komunikuje więcej niż to, co mówi. Momenty zawahania, niepewność, ton głosu mogą sygnalizować istotne rzeczy dotyczące osoby kandydata. Pisemne referencje nie powiedzą nic ponad to, co zawarte będzie w werbalnej warstwie komunikatu.
Po trzecie wreszcie (i wcale nie jest to najmniej ważny powód), w praktyce udzielający referencji rzadko kiedy mają czas, by rzetelnie i z namysłem napisać o swoich odchodzących podwładnych. Wystarczy prześledzić fora internetowe poświęcone pracy, by przekonać się, że często to sami pracownicy piszą sobie referencje, które potem tylko podpisywane są przez przełożonych. (Jedna z bardziej zabawnych, które znalazłem, brzmiała: "Błagam. Pomóżcie mi napisać sobie referencje. Byłam na dwumiesięcznym stażu w biurze podróży. Niestety referencje muszę napisać sobie sama i dać kierownikowi do podpisania. Zachwalanie samej siebie jakoś nie przechodzi mi przez >>gardło<<. A może raczej klawiaturę".) W lepszym (ale niewiele) przypadku przełożony wykorzystuje gotowce, które posiada dzięki udzielonym wcześniej referencjom. Wartość takich referencji - dla potencjalnego kolejnego pracodawcy - jest niewielka.
Referencyjny Savoir-vivre
Wśród kandydatów wiele wątpliwości budzi forma, w jakiej powinni wykazywać się udzielonymi referencjami lub wskazywać na kontakty referencyjne. Niejasna jest choćby kwestia tego, czy kontakty do osób, które będą mogły udzielić referencji, powinno podawać się w CV. Nie jest to konieczne. Jeśli poszukujący pracy wysyła wiele aplikacji, to niekoniecznie ma kontrolę nad tym, komu udostępnia dane kontaktowe osób gotowych udzielić mu referencji. Narażać to może owe osoby w przyszłości na kontakty od osób nie zawsze chcących uzyskać referencje, a np. oferujących jakieś usługi. Jeśli jednak koniecznie chcemy pochwalić się w CV listą osób, które udzielą nam referencji, lepiej podać ich imiona i nazwiska oraz piastowane stanowiska, dane kontaktowe udostępniając na życzenie - tylko potencjalnym pracodawcom faktycznie zainteresowanym referencjami.
Przede wszystkim jednak - i to jest najważniejsza rzecz, którą winniśmy udzielającym referencje - należy owych udzielających spytać o gotowość udzielenia referencji oraz o możliwość podania ich danych kontaktowych osobom trzecim. Niewiele osób lubi otrzymywać telefony od nieznajomych. Spytanie o gotowość do udzielenia referencji ma na celu nie tylko wzgląd grzecznościowy. Zapytanie o to jest dobrą okazją do zorientowania się, jakie będą ewentualnie udzielone referencje, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie jesteśmy do końca pewni opinii, jaką na temat naszej ma osoba, która będzie ich udzielać.
Znamienny jest przypadek kandydata, który swego czasu uczestniczył w jednej z rekrutacji prowadzonej przez moją koleżankę z branży. Wskazał on kontakty referencyjne do dwóch byłych przełożonych, będąc pewnym, że udzielą mu pozytywnych referencji, gdy tymczasem nie zostawili oni na nim - jako pracowniku - suchej nitki. W innym świetle pokazali również okoliczności zmiany pracy. Oczywiste, że ta osoba nie została rekomendowana klientowi do następnego etapu rekrutacji.
Referencyjna dyskrecja
Najczęściej referencje pochodzą z byłych miejsc pracy. Jako kontakty referencyjne wskazujemy byłych przełożonych. Są jednak sytuacje, w których - by uzyskać wiarygodne informacje o osobie i pracy kandydata w minionych latach - przydatne jest pozyskanie referencji od kogoś, kto w jakiś sposób związany jest z obecnym pracodawcą kandydata. Może mieć to miejsce na przykład wtedy, gdy aktualny pracodawca jest pierwszym i jak dotąd jedynym pracodawcą aplikującego. W sytuacji, gdy kandydat wolałby, by jego obecny pracodawca nie wiedział o prowadzonych przez niego rozmowach z inną firmą, ze zrozumiałych względów niemożliwe jest podanie jako kontaktu referencyjnego obecnego przełożonego. Powinno spotkać się to ze zrozumieniem kolejnego potencjalnego pracodawcy, nie powinien on nalegać na kontakt z aktualnym szefem kandydata.
Jeśli jednak firmie bardzo zależy na referencjach z poprzednich miejsc pracy, a obecne miejsce pracy jest jedynym, w którym kandydat dotychczas pracował, istnieje jeszcze możliwość podania innych niż przełożony kontaktów referencyjnych. Mogą to być byli lub obecni współpracownicy danej osoby, może to być ktoś z grona partnerów biznesowych (klientów lub dostawców) starającego się o pracę, choć na pewno najbardziej cenione są referencje od przełożonych. Co jednak, jeśli w sytuacji takiej jak ta (czyli obecne praca jest pierwszą i jak dotąd jedyną pracą kandydata) kandydat - ze względu, jak twierdzi, na dyskrecję - nie może podać żadnego kontaktu referencyjnego? Potencjalny kolejny pracodawca może oczywiście przyjąć ten argument, referencje nie są przecież wymogiem formalnym przy przyjęciu do pracy.
Aczkolwiek, jeśli konkurencyjny (i porównywalny pod względem doświadczenia oraz kompetencji) kandydat będzie w stanie wykazać się wiarygodnymi referencjami, jego szanse na zatrudnienie będą większe. Poza tym, jeśli ktoś po kilku latach pracy w danym miejscu nie jest w stanie wskazać ani jednej osoby (nawet kogoś, kto pracował z nią, a teraz jest już w innej firmie), która wypowiedziałaby się na jego temat, to potencjalny pracodawca może mieć powody do ostrożności.
Przeszłość coraz istotniejsza
Można oczekiwać, że w procesach rekrutacyjnych na polskim rynku pracy rola referencji będzie rosnąć. W coraz większej liczbie rodzimych organizacji i ich działów HR rośnie bowiem świadomość wpływu dobrze przeprowadzonego procesu rekrutacji na procesy biznesowe firmy. A zebranie wiarygodnych referencji, jakkolwiek samo w sobie nie jest jeszcze gwarantem udanej rekrutacji, to na pewno jest jednym z elementów zwiększających szansę zatrudnienia rokującego sukces. Na rynku usług rekrutacyjnych coraz większą popularność zyskuje usługa background screeningu, która uzupełnia sprawdzenie referencji o zweryfikowanie wszelkich faktów z życiorysu zawodowego kandydata.
W krajach Europy Zachodniej, a więc tych, gdzie wolny rynek i rynkowe realia rekrutacji pracowników funkcjonują dłużej, referencje mają jeszcze większe znaczenie. Pracująca od 2005 roku w Irlandii i w Hiszpanii Patrycja Krzysiek, zmieniając pracę prawie za każdym razem proszona była o referencje, a przypadek, w którym nie musiała ich podawać był tym, gdzie sama została polecona przez znajomą osobę pracującą w innej firmie i w efekcie zaproszona na rozmowę kwalifikacyjną. Co charakterystyczne, byli przełożeni (zwłaszcza w Irlandii) udzielający referencji pisemnych zawsze czynili to samodzielnie, nie oczekując, że sama napisze sobie referencje i da im tylko do podpisu.
Referencje sprawdzających referencje
Osobną kwestią jest sposób, w jaki sprawdzane są referencje. Wbrew pozorom, spytanie o opinię na temat byłego podwładnego nie jest sprawą prostą, jeśli za pomocą kilku pytań chce się uzyskać informacje rzeczywiście istotne z rekrutacyjnego punktu widzenia. Choćby kwestia umiejętności oddzielenia w wypowiedzi udzielającego referencje osobistej sympatii/antypatii od oceny merytorycznej ocenianego nie zawsze jest przez zbierającego referencje dostatecznie uświadomiona. Co czyni los kandydatów jeszcze cięższym.