Procesy zarządzania informacją i komunikacją w organizacji, są niezwykle istotnymi czynnikami decydującymi zarówno o wewnętrznym, jak i zewnętrznym funkcjonowaniu firmy. Zmiany zachodzące w otoczeniu przedsiębiorstwa, są impulsem do wprowadzania wszechstronnych modyfikacji zasad jego funkcjonowania. Istotnym elementem tego procesu jest wprowadzanie nowych metod i technik zarządzania mających na celu podniesienie efektywności funkcjonowania firmy, poprzez zmiany w strukturach systemów zarządzania oraz poprzez działania poprawiające jakość realizacji zadań.
Podstawowym składnikiem realizacji wymienionych działań jest stosowanie odpowiednich podejść do realizacji funkcji informacyjnej w przedsiębiorstwie. Przykładem takiego podejścia może być opisywana przez A. Nowickiego koncepcja zarządzania przez informację i komunikację (1998, s. 20)
eksponowanie w strukturze organizacyjnej firmy stanowisk i komórek zorientowanych na procesy informowania i komunikowania,
stosowanie w firmie bogatego spektrum różnorodnych metod i środków technicznych informowania i komunikacji,
doskonalenie procesów informowania i kierowania prowadzące do usprawniania istniejącego w firmie systemu informowania i komunikacji.
Koncepcja powyższa zakłada szeroki udział pracowników różnych szczebli (od najwyższego - zarząd i dyrekcję firmy, poprzez kierowników działów funkcjonalnych, do stanowisk specjalistów różnych dziedzin wspomagających działanie systemu informacyjnego). Istotny nacisk położony jest również na zastosowanie technologii informatycznej jako narzędzia wspomagającego realizację zarządzania przez informację i komunikację.
Termin zarządzanie informacją został pierwszy raz użyty w pracach naukowych na przełomie lat '60. i '70. XX wieku, opublikowanych w różnych czasopismach z zakresu informacji naukowej i bibliotekoznawstwa. W 1968 roku założono Information & Management.
Najkrócej i zarazem najprościej rzecz ujmując, komunikacją nazywamy proces przekazywania, tj. wymiany informacji między jej uczestnikami. Wyróżniamy kilka rodzajów komunikacji, m.in. komunikację interpersonalną, społeczną, werbalną, czy perswazyjną.
Komunikacja (z łac. communicare = dzielić się) - dwustronny proces polegający na dzieleniu się informacją, który wymaga zarówno słuchania, jak i mówienia, bądź też użycia wizualnych symboli powodujących znaczenie u słuchacza. Klasyfikacja informacji, którymi się dzielimy obejmuje 3 kategorie:
Wspólna - daje poczucie dumy i przynależności.
Kaskadowa - informowanie o zadaniach.
Osobista - motywacja z dnia na dzień.
Komunikacja w przedsiębiorstwie obejmuje:
Informację operacyjną.
Systemy informacji tradycyjnej lub skomputeryzowanej.
Komunikację wewnętrzną.
Komunikację zewnętrzną.
Nieformalną wymianę informacji.
Dobra komunikacja jest ważnym czynnikiem motywującym. Spaja zespoły, daje poczucie dumy z pracy dla firmy i zachęca ludzi do zwiększania wysiłku.
Istotą dla odpowiedniego przekazu informacji, w procesie komunikacyjnym jest tzw. kanał komunikacyjny. Jest, to połączenie pozwalające na komunikację pomiędzy dwoma uczestnikami wymieniającymi się informacjami. Każdy przekaz jest wysyłany przez nadawcę oraz odbierany przez adresata wiadomości.
Kanał może pozwalać na komunikację dwustronną, ale tylko w jedną stronę na raz (ang. half duplex), lub na równoczesny przekaz informacji w tym samym czasie w obu kierunkach (ang. full duplex).
W rzeczywistości kanał komunikacyjny jest zwykle jakimś fizycznym medium, np. powietrzem, miedzianym przewodem czy siecią komputerową. Dużym problemem jest pojawianie się przesłuchów. Jeżeli na wiele kanałów komunikacji dzieli wspólne medium transmisyjne, to różni nadawcy mogą się nawzajem zakłócać.
Aby komunikacja była pewna, obie strony muszą wcześniej ustalić wspólny sposób przetwarzania informacji. Dla ludzi są to języki, a dla komputerów protokoły komunikacyjne. Zgodnie ze szczególną teorią względności żadna komunikacja nie może się odbywać szybciej niż z prędkością światła.
Aby przesłać jakieś dane, konieczne jest ich zakodowanie w odpowiedniej formie pasującej do danego medium. Odbiorca może zrozumieć otrzymaną informację dopiero po jej zdekodowaniu. Jeżeli odbiorców jest wielu, to bardzo ważne jest właściwe adresowanie każdego komunikatu, dzięki czemu wiadomości docierają do określonych odbiorców.
Czasami nie mniej znaczące jest wzajemne identyfikowanie się nadawcy oraz odbiorcy. Służą do tego odpowiednie procedury uwierzytelniania. Można do tego użyć specjalnych kodów jak np. PIN (ang. personal identification number). Kanał komunikacji zostaje ustanowiony dopiero po podaniu odpowiednich haseł dostępu.
Jeżeli przesyłane dane są tajne, to konieczne jest zastosowanie specjalnej techniki kodowania utrudniającej niepowołanym osobom dostęp do informacji. Dane są szyfrowane w urządzeniach kryptograficznych, a potem deszyfrowane. Tylko posiadacze odpowiednich kluczy mogą je odczytać.
W informatyce najważniejsze cechy kanału komunikacji to:
prędkość transmisji,
Prędkość transmisji mierzy się najczęściej jako liczbę bitów, jakie można przesłać w ciągu sekundy. W rzeczywistych kanałach komunikacyjnych zawsze pojawiają się błędy. Hałas podczas rozmowy czy zakłócenia elektromagnetyczne mogą prawie całkowicie uniemożliwiać wymianę informacji. Stosunek sygnału do szumu oznacza, jaki procent przesyłanych informacji ulega przekłamaniu. Można wyrazić go w postaci liczby poprawnych komunikatów podzielonej przez liczbę tych błędnych. Często wartość tę wyraża się w decybelach.
Nośnikiem informacji w procesie komunikacji jest komunikat. Komunikat, przekaz informacyjny - tekst (system złożony z wyrażeń danego języka o strukturze zgodnej z regułami gramatyki tego języka, skończony zbiór zdań danego języka) z przyporządkowaną mu materialną realizacją w postaci procesu fizycznego (sygnału) w medium transmisyjnym (komunikat czynny) lub stanu układu fizycznego (zapisu) na nośniku danych (komunikat bierny), przekazany przez nadawcę (nadajnik) komunikatu odbiorcy (odbiornikowi) komunikatu, lub odebrany przez odbiorcę (odbiornik), w jednym akcie komunikacji (procesie komunikacyjnym).
W sensie najogólniejszym, komunikatem jest każdy stan fizyczny wyróżniony (odróżnialny) tj. różniący się w określony sposób od innego stanu fizycznego wyróżnionego (odróżnialnego) w torze sterowniczym (układzie przekazywania informacji). Zbiór możliwych stanów wyróżnionych (komunikatów) to repertuar (nadawcy, kanału komunikacyjnego lub odbiorcy), o określonej różnorodności, której miarą jest entropia informacyjna. Odebranie komunikatu przez odbiorcę (wyróżnienie z repertuaru określonego
Podsumowanie
Zarządzanie informacją, jest bardzo ważnym elementem zarządzania przedsiębiorstwem. Nowoczesne techniki pozwalają na dużo udogodnień. Między innymi internetowe bazy danych czy dostęp do baz klientów. To pozwala na odpowiednie zorganizowanie, magazynowanie, dystrybuowanie i wykorzystywanie potrzebnych danych w szybkim czasie.
Chmura jest jednym z najnowocześniejszych i najważniejszych technik zarządzania informacją, dlatego też zapoznanie się z tą metodą jest tak istotne dla każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą.
Zarządzanie komunikacją, jest natomiast narzędziem wykorzystywanym do przekazu informacji. Można śmiało stwierdzić, że jest to proces nadrzędny, którego niewłaściwy przebieg, doprowadzić może do zniekształcenia, nierzadko z trudem pozyskanej informacji.
W procesie zwiększania efektywności organizacji, możliwości ewaluacji efektów zastosowania działań komunikacyjnych, powinny być powszechnie wykorzystywane przez współczesnych menedżerów. Stanowią one jeden z kierunków ekspansji w sferze instrumentalnej marketingu. Zintegrowana komunikacja marketingowa polega na stosowaniu racjonalnie zaplanowanych i mierzalnych programów komunikacji firmy z jej klientami i innymi grupami docelowymi.stanu lub zbioru stanów) skutkuje ograniczeniem różnorodności i utworzeniem relacji między zbiorem - repertuarem, a zbiorem stanów wyróżnionych przez komunikat - informacji (w sensie statystyczno - syntaktycznym). Informacja nie jest więc wewnętrzną właściwością określonego komunikatu, lecz zależy od dostępnego repertuaru stanów (komunikatów). Miarą przekazanej przez komunikat informacji (statystyczno - syntaktycznej) jest różnica między entropią repertuaru, a entropią warunkową pod warunkiem otrzymania komunikatu (informacja wzajemna).
Jeśli komunikat jest tekstem języka z semantyką (wyrażeniom języka przyporządkowane są znaczenia), to jego odebranie skutkuje pojawieniem się informacji również w sensie semantycznym.