Jerzy Kisielnicki

Informatyczne Systemy dla Wspomagania Zarządzanie

Zasobami Ludzkimi – ZZL

Spis treści:

1.System zarządzania – system informacyjny – system informatyczny

2.System informatyczny i jego elementy

3.System informatyczny i jego użyteczność w ZZL

4.Oferta, czyli jaka jest użyteczność systemów informatycznych w wspomaganiu

rutynowej pracy menedżera personalnego i pracowników tego pionu

5.Wirtualizacja i jej rola w polityce gospodarki zasobami ludzkimi

6.Uwagi o zastosowaniu systemów informatycznych dla wspomagania

funkcjonowania ZZL – rola Internetu

Słowa kluczowe

Systemy informacyjne, systemy informatyczne, technologia informacyjna,

Systemy Informowania Kierownictwa, Systemy Doradcze, Internet,

wirtualizacja, organizacja wirtualna.

Streszczenie

Celem rozdziału jest scharakteryzowanie roli systemów informatycznych w

usprawnianiu zarządzeniem zasobami ludzkimi. Rola systemów informatycznych w

zarządzaniu wzrasta a jednym z ich podstawowych kierunków są zastosowania

związane w różny sposób z ZZL. W rozdziale analizowano relacje, jakie zachodzą

między systemami: zarządzania, informatycznym i informacyjnym. Szczególnie

przedstawiono możliwości, jakie dają pracownikom pionów/działów ZZL

poszczególne typy systemów informatycznych ( transakcyjne, informowania

kierownictwa, wspomagania decyzji, ekspertowy). Ze względu na obecne trendy w

rozwoju nowych form organizacyjnych, które dokonały się pod wpływem informatyki

a w tym Internetu szerzej przedstawiono problemy wirtualizacji i możliwości jakie ona

ze sobą wnosi.

System zarządzania – system informacyjny – system informatyczny

Pisząc o roli informatyki w zarządzaniu zasobami ludzkimi ( ZZL) należy

problem ten przedstawić w szerszym kontekście a mianowicie w aspekcie jej

użyteczności w zarządzaniu. Podstawą funkcjonowania, każdej organizacji

jest posiadanie określonych informacji, które stanowią jej niematerialne

zasoby. Coraz częściej mówimy o kapitale informacyjnym organizacji lub też o

kapitale intelektualnym. Nas szczególnie interesują informacje o zasobach

ludzkich.

Informacja dla zarządzania, która jest przetwarzana w systemie

informatycznym jest jej szczególnym rodzajem. Pozwala ona na realizację

podstawowych funkcji zarządzania, czyli: planowanie, organizowanie,

przewodzenie i kontrolowanie. Skuteczne i efektywne zarządzanie

przejawiające się w podejmowaniu właściwych decyzji jest tylko możliwe

wtedy, kiedy posiadamy informacje o organizacji i jej otoczeniu. Informacje te

wyodrębniany z całego zbioru informacji po to, że na skutek ich posiadania,

zmniejsza się nieokreśloność podjęcia decyzji wyboru czy też ocena

dowolnego działania w naszej organizacji. Dlatego też informacja dla

zarządzania ma bezpośrednio i pośrednio wpływ na proces decyzyjny. Tworzy

się cały łańcuch zależności. I tak przykładowo decyzje w zakresie rekrutacji i

selekcji odpowiednich ludzi w sferze produkcji są mocno powiązane z

decyzjami produkcyjnymi a te z kolei z kosztowymi procesu produkcyjnego a

tu już krok od informacji pozwalającej na analizy wyników całej organizacji.

Podstawowe cechy wyróżniające informacje dla zarządzania w stosunku do

innych typów informacji to, że:

1. Zawsze jest ona związana z realizacją, wymienionych wcześniej,

podstawowych funkcji zarządzania,

2. Pozwala na podjęcie decyzji na różnych szczeblach zarządzania.

Wymienione cechy są ściśle ze sobą związane. Pisząc o bezpośrednim i

pośrednim procesie podejmowania decyzji pragniemy zwrócić na istnienie

pętli informacyjnych w organizacji. I tak przykładowo informacja o wzroście

zysku dzięki kampanii marketingowej, powoduje, że „łowcy głów” pragną

pozyskać twórców tej kampanii dla swoich klientów. Informacja o zwiększeniu

zakupów, może spowodować decyzję o zwiększenie jego produkcji. Informacja

o wzroście obrotów powinna spowodować poprawę kondycji finansowej

organizacji i wzrost poziomu wynagrodzeń. Z kolei taka informacja, jeżeli jest

to spółka akcyjna, powinna powodować wzrost notowań jej akcji na giełdzie a

tym samym przyciągnięcie dodatkowych środków finansowych na rozwój. I

tak dalej.

Informacja dla zarządzania pozwala na uczenie się organizacji i dostosowania

się do stale zmieniającego się otoczenia. O wartości informacji dla

zarządzania, a więc o jej użyteczności możemy sądzić na podstawie decyzji

podejmowanych przez ich posiadacza.

System zarządzania w organizacji można więc określić jako zbiór działań

które obejmuje pełny cykl procesu zarządzania a więc: planowanie i

podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie tj. kierowanie ludźmi i

kontrolowanie skierowane na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe,

rzeczowe i informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia w sposób

sprawny i skuteczny

1

. Wszystkie tzw. dobre systemy zarządzania maja

podobne cechy i muszą być zdolne do: planowania, udokumentowania,

zmierzenia, porównania, opisania, korygowania

System informacyjny określa się jako cyt. „specyficzny układ nerwowy

organizacji, który łączy w jedną całość elementy systemu zarządzania”

2

. Na

rolę systemu informacyjnego dla sprawnego zarządzania zwraca uwagę W.

Kieżun

3

, który formułuje tezę, że stopień sprawności komunikacji między

częściami organizacji, między częściami a otoczeniem oraz całością

organizacji a otoczeniem, jest w bezpośrednim związku przyczynowym ze

sprawnością całej organizacji. Dlatego też uzasadnione jest przykładanie wagi

do zbudowania sprawnego systemu informacyjnego. Jak wielka jest waga

systemów informacyjnych świadczy stwierdzenie J.A Senn

4

, który uważa , że

obecnie wchodzimy w Informacyjny Wiek w którym najbardziej istotnym

elementem będą właśnie tego typu systemy.

System informacyjny powoduje, że użytkownik dysponuje narzędziem do

podejmowania celowego działania. Jakość systemu informacyjnego decyduje o

1

Griffin R.W (1996), Podstawy zarządzania organizacjami PWN, Warszawa.

2

Morgan G. ( 1999), Obrazy organizacji, PWN, Warszawa

3

Kieżun J. ( 1997)., Sprawne zarządzanie organizacją, SGH, Warszawa

jakości procesu zarządzania. Dlatego kto ma za zadanie prowadzenie polityki

kadrowej powinien mieć wspomagający jego działanie system informacyjny.

System informacyjny definiowany jest w literaturze w różny sposób. Definicja

zależy od celów, dla jakich ten system jest potrzebny autorowi pracy lub też od

dyscypliny uprawianej przez jego autora. Inaczej, bowiem definiuje system

informacyjny ekonomista a zupełnie inaczej matematyk.

Ponieważ interesuje nas system informacyjny dla wspomagania ZZL to

możemy określić, że składać się on będzie z następujących elementów:

•

użytkowników czyli wszystkich osób pracujących w danej

organizacji, niezależnie od formy zatrudnienia,

•

posiadanych zasobów informacyjnych dotyczących zarówno

bezpośrednio tych osób jak i aktów prawnych ich dotyczących,

•

meta-informacji czyli informacji o posiadanych zasobach

informacyjnych o ich wiarygodności możliwości przetwarzania,

•

środkach technicznych użytych w procesie zbierania informacji ich

przesyłania, przetwarzania i przechowywania,

•

systemie zarządzania – ponieważ zupełnie inaczej będzie

funkcjonował system w warunkach decentralizacji zarządzania a inaczej w

warunkach centralizacji.

Analizując system informacyjny z punktu widzenia jego struktury rozpatruje

się przede wszystkim samo jego zachowanie niezależnie od zadań, dla których

został on zbudowany. Jest to, więc techniczna i technologiczna analiza systemu

informacji. Odmiennie postępujemy w sytuacji, kiedy analizujemy ten sam

system informacyjny, ale pod kątem funkcji, które spełnia cały system i jego

elementy. Mówimy wtedy, że analizujemy łańcuch decyzji generowanych

w wyniku działania systemu albo też przeprowadzamy jego analizę

pragmatyczną. System informacyjny możemy wyróżnić z otoczenia w trzech

wymiarach: czasowym, przestrzennym i problemowym.

W praktyce wszystkie współczesne, nawet w małych organizacjach, systemy

informacyjne zbudowane są w oparciu o sprzęt komputerowy, czyli używając

nieco innego określenia, z użyciem TI (Technologii Informacyjnej). I tak,

jeżeli mówimy o systemie informacyjnym pragniemy zasygnalizować, że

4

Senn J.A (1995) , Information Technology in Business , Prentice Hall

patrzymy na system z punktu widzenia realizowanych przez niego funkcji,

natomiast, jeżeli mówimy system informatyczny to najbardziej istotne są dla

nas środki techniczne użyte do budowy tego systemu.

Podsumowując można przyjąć, że pojęciem najbardziej ogólnym jest pojęcie

system zarządzania, następnie system informacyjny a pojęciem najbardziej

szczegółowym system informatyczny.

System informatyczny i jego elementy

Zgodnie z tym, co wcześniej powiedziano system informatyczny jest częścią

systemu informacyjnego, w którym zastosowano środki informatyczne. Jest to

ta część systemu informacyjnego , który z punktu widzenia przyjętych

kryteriów opłaca się informatyzować, czyli wyposażyć w komputerowe

narzędzia.

Na system informatyczny składa się:

•

Hardware (sprzęt),

•

Software (oprogramowanie),

•

Telekomunikacja,

•

Ludzie obsługujący uprzednio wymienione elementy .

Wymienione składniki systemu informatycznego są elementami już wcześniej

zasygnalizowanej Technologii Informacyjnej czy z języka angielskiego, IT

(Information Technology). I tak:

Hardware jest to sprzęt techniczny, dzięki któremu informacje są nadawane,

odbierane, przetwarzane i przesyłane. Jest to zbiór, który składa się z rożnego

rodzaju urządzeń technicznych takich jak: procesor, pamięć, urządzenia

wejścia (klawiatura, czytniki), urządzenia wyjścia (monitory, drukarki). W tym

to zakresie obserwujemy jeden z najbardziej dynamicznych rozwojów postępu

technicznego.

Najbardziej popularnym sprzętem komputerowym współczesnego pracownika

działu ZZL jest personalny komputer lub laptop. Obecnie coraz bardziej

popularny jest telefon komórkowy, który posiada wiele cech personalnego

komputera.

Software - w języku polskim używana jest też nazwa oprogramowanie

komputerów. Jest to zbiór programów i instrukcji napisanych w specjalnym

języku, który jest zrozumiały dla komputera. Pracownik działu ZZL nie musi

znać żadnego języka programowania, aby posługiwać się potrzebnym mu

oprogramowaniem. Współczesne oprogramowanie jest przyjazne i wyposażone

w bardzo rozbudowany system podpowiedzi tzw. helpów. Przy pomocy

odpowiedniego oprogramowania budowane są podstawowe narzędzia

pracowników zajmujących się ZZL takie jak: bazy danych, bazy modeli i bazy

wiedzy. Bazy te są to specjalnie zorganizowane zbiory wzajemnie

powiązanych danych. Baza danych zaspakaja potrzeby informacyjne jednego

lub wielu użytkowników. Dane są tak zorganizowane, że korzystanie z nich

jest niezależne od programowania jak i od dysponowanego sprzętu.

Powszechnie się uważa, że dopiero od czasu powstania bazy danych możemy

mówić o pełnym zastosowaniu systemów informatycznych w zarządzaniu. W

bazie danych zawarte są między innymi informacje o pracowniku o jego

ścieżce kariery, ocenach, nagrodach itd. Natomiast z kolei baza modeli

pozwala na symulacje konsekwencji podejmowania różnych decyzji jak też na

wielokryterialną ocenę pracownika. Baza wiedzy, która jest najbardziej

zawansowaną postacią baz umożliwia zarówno zarządzanie wiedzą jak i

badania zachowań pracowników w sytuacjach stresowych oraz jego szkolenie

np. w procesach negocjacji.

Telekomunikacja jest to: organizacja, sprzęt oraz oprogramowanie

umożliwiające wspólną pracę dwu lub wielu komputerów, a w pewnych

sytuacjach pozwalająca na pracę jednego komputera z terminalami, czyli

końcówkami. Dzięki telekomunikacji możliwe jest połączenie komputerów w

regionie, kraju lub na całym świecie (przykładem takiej globalnej sieci jest

Internet). Powiązania takie pozwalają zarówno tworzenie nowych systemów

organizacji takich jak organizacje wirtualne o których będzie mowa w dalszej

części rozdziału jak i realizację różnych form współpracy pracowników

organizacji – praca zdalna. Coraz częściej telekomunikacja nie wymaga

stosowania fizycznych urządzeń w postaci sieci telefonicznej lub

światłowodowej, ale stosuje układ bezprzewodowy albo wręcz łączność

satelitarną.

Ludzie jest to najważniejszy element całego systemu. Personel

informatycznych systemów składa się z ludzi, którzy: zarządzają, projektują,

programują, eksploatują, konserwują system. Oczywiście cały personel

użytkownika jest również zaliczany do personelu systemu informatycznego.

Przygotowanie ich wszystkich decyduje o tym czy system będzie efektywny.

Na nic zda się zastosowanie najnowszego sprzętu informatycznego i

oprogramowania, jeżeli personel nie będzie na najwyższym profesjonalnym

poziomie. Duże firmy mają specjalne służby informatyczne czuwające nad

eksploatacją systemu i stale go udoskonalają. Małe firmy najczęściej

korzystają z zewnętrznych usług, czyli stosują zasady outsorsingu.

System informatyczny i jego użyteczność w ZZL

Można postawić a następnie uzasadnić tezę, że w dobie tworzenia

społeczeństwa informacyjnego i globalnego, systemy informatyczne są

niezbędne dla sprawnego funkcjonowania ZZL.

W tym miejscu pragnę również przekonać czytelnika do jeszcze dwóch

dodatkowych, ale istotnych przesłanek wzmacniających decyzje o korzystaniu

z IT a mianowicie, że:

• Decydując się na zakup komputera wraz z niezbędnym oprogramowaniem

pracownicy komórek zajmujących się ZZL nie są narażeni na dodatkowy stres.

Współczesny system informatyczny jest bardzo przyjacielski. Posiada on

specjalne narzędzia programowe, które ma wbudowany system pomocy a w

tym system podpowiedzi w sytuacjach takich, kiedy nie wiemy jak dalej

postępować. Z systemu podpowiedzi można skorzystać formułując swój

problem w sposób jak najbliższy użytkownikowi i w języku potocznym

(naturalnym). System podpowiedzi metodą zadawania szczegółowych pytań

postawi diagnozę a następnie zaproponuje najbardziej efektywną metodę

rozwiązania problemu.

• Decyzja o wydatkowaniu środków na system informatyczny jak wykazały

odpowiednie badania

5

jest decyzją opłacalną. Oczywiście pod warunkiem, że

kupujemy odpowiedni do naszych potrzeb komputer i oprogramowanie oraz

5

Kisielnicki J., Sroka H. (2005), Systemy Informacyjne biznesu- Informatyka dla zarządzania, Placet,

Warszawa

mamy tak przeszkolony personel, który wie jak można zastosować ten system

w praktyce organizacji.

Obecnie trudno jest znaleźć taką organizację, w której nie pracowałby

komputer. Nawet w niewielkich organizacjach takich jak przykładowo:

wypożyczalnia kaset video, apteka, sklep, fryzjer używa się komputera i

systemu informatycznego do codziennej działalności.

Natomiast, gdy czytelnik zapyta: czy posiadany sprzęt informatyczny jest w

odpowiedni i najlepszy sposób wykorzystany? To będę miał duże trudności z

precyzyjną odpowiedzią, ponieważ jak też wykazują przeprowadzone analizy

nie można udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Wiele decyzji w tym zakresie

dalekie jest od optymalności.

Podstawowe pytanie, na które musimy odpowiedzieć przed podjęciem decyzji

o zastosowaniu systemu informatycznego, to przeprowadzenia analizy

organizacji, w której powinno nastąpić określenie:

Jakie są potrzeby pracowników odpowiedzialnych za politykę personalną w

firmie?

W jakim zakresie system informatyczny może być pomocny dla pracy pionu/

komórki ZZL?.

Dla precyzyjnej odpowiedzi dotyczącej użyteczności posługiwania się

systemem informatycznym w pionie ZZL niekiedy też określanym jako pion -

HRM, należy przeprowadzić rachunek ekonomiczny dla konkretnej sytuacji

decyzyjnej. Dotychczasowa wiedza z zakresu efektywności zastosowań

technologii informacyjnej w ZZL

6

pozwala na postawienie hipotezy o jej

użyteczności w zastosowaniach związanych z wspomaganiem zarządzania

zasobami ludzkimi.

W tym miejscu pragniemy zwrócić uwagę na często pomijany element oceny

efektywności zastosowań systemów informatycznych w ZZL. Mianowicie

użyteczność systemów informatycznych jest bardzo silnie uzależniona jest od

roli i miejsca pionu ZZL w organizacji.

W większości przypadków pion ZZL (HRM), zajmuje jedną z trzech

następujących pozycji w organizacji;

6

Nowak J. (red. ) (2002), Efektywność zastosowań systemów informatycznych tom I i II. . WNT,

Warszawa

- biurokratyczna gdzie pion ZZL to w zasadzie dawny pion kadrowy, do

którego zadań należy w pierwszym rzędzie prowadzenie działalności

dotyczącej zarówno prawnych zagadnień związanych z zatrudnianiem a więc

przykładowo: podpisywanie umów o pracę wraz z jej warunkami i

zwolnieniami pracowników, jak też formalnym nadzorem nad przestrzeganiem

przez pracowników regulaminu pracy ( analiza listy obecności i wydawanie

odpowiednich zaświadczeń np. dla ZUS-u),

- funkcjonalną, kiedy obok zadań formalnoprawnych odpowiada też za

wspomaganie systemów: szkolenia i doskonalenia pracowników, motywacji i

jego powiązania z systemem oceny. Tu też do jego zadań należy wspomaganie

procesu rekrutacji i selekcji pracowników szczególnie tych, którzy mają być

zatrudnieni na szczeblu wykonawczym i na niższych szczeblach zarządzania,

- systemową, w której pion ten odpowiada za całość polityki personalnej

organizacji i to zarówno w wymiarze operacyjnym jak i strategicznym.

W zależności od możliwości kadrowych i finansowych organizacji, działania te

są w różny sposób wspomagane przez system informatyczny. Tak, więc

biurokratyczny styl zarządzania będzie dla pracowników jeszcze bardziej

dokuczliwy. Komputer jest odporny na próby jego „przekupienia” i bardzo

rygorystycznie przestrzega wprowadzonych do niego procedur. I tak, jeżeli w

programie jest zapisane, że obowiązkiem pracownika jest rozpoczęcie pracy o

godzinie 8.00 to jeżeli przyjdzie do pracy o 8 ej 5 sekund to będzie miał

odnotowane spóźnienie. Tak dzięki wprowadzeniu bardzo ostrych zasad

związanych z przetwarzaniem i bezpieczeństwem danych zawartych w

systemach informatycznych na pewno zastosowanie systemu informatycznego

nie będzie przyjmowane dobrze przez pracowników organizacji. Jednak

stosując zasady współczesnego zarządzania opartego na decentralizacji będzie

dzięki tej samej informatyce prowadzenie polityce kadrowej o wiele bardziej

efektywne i przyjazne.

Oferta – czyli jaka jest użyteczność systemów informatycznych w

wspomaganiu rutynowej pracy menedżera personalnego i pracowników

tego pionu

Można postawić hipotezę, że postęp w zakresie informatycznego wspomagania

zarządzania jest tak duży, że cokolwiek użytkownik sobie wymarzy - to

odpowiedni system informatyczny może to spełnić. Otwartymi problemami

jest uzyskanie odpowiedzi na pytania: Czy jest to opłacalne? Czy użytkownika

na to stać? Jakie kryteria oceny należy stosować, aby tą opłacalność wyliczyć?

W zależności od potrzeb i dysponowanych środków kadrowych i finansowych

istnieją następujące systemy informatyczne, które pozwalają użytkownikowi

na realizacje następujących zadań:

1. Systemy Automatyzacji Pracy Biurowej, które usprawniają rutynowe

prace biurowe. Są to najbardziej popularne zastosowanie systemów

informatycznych. Prawie każda osoba zaangażowana w organizacja korzysta z

tej klasy systemów. Bowiem w każdej organizacji, w której zainstalowany jest

personalny komputer stosuje się tego typu system. Plusem tego typu systemu

jest to, ze w zależności od potrzeb i woli użytkownika może on być

zastosowany samodzielnie lub w powiązaniu z innymi systemami.

Dla pracownika pionu ZZL szczególnie pomocne są:

- edytory tekstów, które pozwalają na automatyzację korespondencji

biurowej,

- arkusze kalkulacyjne pozwalające na przeprowadzenia różnego typu

obliczeń z zakresu rachunkowości i finansów ,

- pakiety graficzne, które umożliwiają prezentacje otrzymanych ilustracji np.

wykresów, schematów w sposób najbardziej trafiający do decydentów,

- bazy danych, które umożliwiają przechowywanie i operowanie na dużych

zbiorach danych jak też sporządzanie różnych zestawień w wymaganej przez

użytkownika postaci .

Najbardziej popularny jest tu system opracowany przez firmę Microsoft tak

zwany pakiet Office. Można stwierdzić na podstawie jego dotychczasowego

użytkowania, że obecnie oferowana wersja systemu jest bardzo łatwa dla

przyswojenia przez użytkownika nawet nie najbardziej doświadczonego w

posługiwaniu się systemem informatycznym. Jest to system bardzo pomocny w

wymiarze całościowym jak i dla realizacji poszczególnych sfer działania

polityki personalnej. Pakiet najczęściej zawiera; arkusz kalkulacyjny

(Microsoft Exel), edytor tekstów (Microsft Word), program tworzenia

prezentacji (Microsoft PowerPoint) i elektroniczny kalendarz/organizator,

który pozwala na gromadzenie i zarządzanie kontaktami, zadaniami do

wykonania oraz system zarządzania relacyjnymi bazami danych Microsoft

Akces, jak też oprogramowanie pozwalające na wykorzystanie możliwości,

jakie daje Internet ( poczta elektroniczna, wyszukiwarka Internetowa).

Zastosowanie współczesnego oprogramowania pozwala na dostęp do

wszystkich zaawansowanych narzędzi, które oferuje system. Użytkownik

odczuwa działanie nowej technologii przykładowo w tym, że pisząc tekst jego

korekta dokonywana jest „w locie”, co oznacza, że poprawność tekstu

sprawdzana jest w czasie pisania a błędnie napisane wyrazy są zaznaczone na

przykład czerwoną kreską. Obecne wersje systemu wyszukują też błędy

stylistyczne jak też pozwalają na równoczesną pracę nad tekstem wielu osób.

Zastosowanie specjalnej technologii powiązań tak zwanego OfficeLinks

pozwala na łączenie takich dokumentów jak: listy, raporty, arkusze czy bazy

danych w wygodną formę za pomocą programu Spinacz. Tak połączone

dokumenty przechowywane są jako jeden, nowy, dokument. Umożliwia to,

więc połączenie raportu dotyczącego na przykład polityki wynagrodzenia z

innymi raportami np. polityki rozwoju firmy. Dodatkowy program Microsoft

Exchange pozwala na wysłanie z jednego miejsca faksu i poczty

elektronicznej. Wszystkie programy tworzące pakiet Office są zaprojektowane

dla otrzymania informacji z dowolnego źródła. Dla pewnej grupy

użytkowników, szczególnie małych firm, może być problemem konieczność

zakupu nie tylko pakietu Office, ale też i odpowiedniego systemu

zarządzającego pracą komputera, czyli tzw. systemu operacyjnego. Na rynku

są oferowane też pakiety innych firm ale nie mają one takiej popularności jak

MS Office.

2. Systemy Informatyczne Transakcyjne, które są najprostszą i

najpowszechniejszą w użyciu generacją systemów informatycznych. W

zasadzie, każda organizacja, która posiada zainstalowany kompleksowy system

informatyczny nie musi rozbudowywać tego systemu o podsystemy/moduły

związane z ZZL. Systemy takie posiadają już zainstalowane odpowiednie

moduły wspierające rutynowe działania pionu ZZL. Jednak dotyczy to dużych

organizacji. W małych średnich organizacjach sytuacja jest bardzo różna i

związana jest z ich kondycją ekonomiczną.

Podstawowym elementem systemów transakcyjnych są bazy danych.

Zastosowanie bazy danych pozwala na scentralizowanie w jednym miejscu

całej rutynowej działalności związanej z polityką personalną taką jak

rekrutacja, selekcja czy też analiza przebiegu kariery zawodowej pracownika.

Baza danych a bardziej precyzyjnie oprogramowanie, które nią zarządza

(System Zarządzania Bazą Danych) pozwala na dysponowanie różnorodnymi

zbiorami danych o pracownikach. Umożliwia też prowadzenie całościowych i

cząstkowych statystyk. Efektem z zastosowań tego typu systemu jest

wykonanie różnorodnej analizy porównawczej, czyli tak zwanego

benchmarkingu personalnego. Ten z kolej pozwala na sformułowanie polityki

personalnej organizacji. Informatyczne systemy transakcyjne mogą być

eksploatowane na każdym dostępnym komputerze a więc zarówno na

komputerach personalnych jak też większych jak przykładowo IBM AS-400 i

inne. Komputer jako taki nie stanowi bariery zastosowania. Wielkość użytego

komputera zależy od objętości zbiorów a więc od rozmiarów organizacji jak

też stopnia jej komputeryzacji.

Kompleksowe systemy informatyczne, funkcjonujące w większości dużych

organizacji, dla pionu personalnego składają się najczęściej z następujących

podsystemów (modułów): Kadry, Rozliczenie Czasu Pracy, Ewidencja

Nieobecności i Płace. Podsystemy te powiązane są między sobą i poprzez

system Finansowo- Księgowy z innymi podsystemami (modułami) systemami

informatycznymi wspomagania zarządzania organizacją.

I tak podsystem Kadry, który jest modułem najbardziej uniwersalnym,

przeznaczony jest do bieżącego wspomagania całości pracy w pionie ZZL.

Podstawowym elementem podsystemu jest Baza Danych zawierająca komplet

informacji o zatrudnionych pracownikach. Informacje o pracownikach

podzielone są w bazie danych na logiczne tematyczne grupy nazywane

sektorami informacji. Podsystem umożliwia również:

- prowadzenie historii poprzednich zatrudnień pracownika jak też historii

zatrudnienia w zakładzie,

- informowanie dynamiczne, na dzień bieżący naliczanie staży, jak też o

statusie pracownika i jego wynagrodzeniu.

Baza Danych uzupełniona jest pakietami: administrator systemu, generator

raportów i pakiet dokumenty/zaświadczenia.

Administrator systemu umożliwia na kontrolę uprawnień operatora a więc

prawo do korzystania z informacji zwartych w systemie oraz na usuwanie

informacji z bazy danych, bądź przesyłaniu ich do archiwum.

Program generator raportów umożliwia użytkownikowi na samodzielne

tworzenie zestawień według określonych kryteriów selekcji pracowników.

Każdy otrzymany w ramach tego pakietu tabulogram jest odpowiednio

posortowaną listą pracowników spełniających warunki określone w momencie

definiowania tabulogramu.

Pakiet dokumenty/zaświadczenia, pozwala na wykonanie przez użytkownika

wymaganych dokumentów/zaświadczeń, związanych z zakresem informacji

systemu oraz ich emisje dla wskazanych pracowników.

Podsystem Kadry może pracować samodzielnie lub z innymi podsystemami

obszaru kadry - wynagrodzenia. W tej drugiej sytuacji zasila je w niezbędne

dla ich eksploatacji dane- Podsystem Ewidencja Nieobecności. Podsystem ten

pracuje w powiązaniu z Podsystemem Kadry i korzysta z bazy danych o

pracownikach. Może również pracować samodzielnie wykorzystując

zminimalizowaną do własnych potrzeb bazę danych. Program oblicza należne

urlopy wypoczynkowe lub okolicznościowe oraz pozwala na prowadzenie

ewidencji nieobecności wraz z ich konsekwencjami płacowymi. Dane

istniejące w systemie są podstawą do wystawienia dokumentów dla potrzeb

Podsystemu Płace. Podsystem pozwala na sporządzania w różnych

zestawieniach sprawozdawczość np. wykorzystanie urlopów, limity chorobowe

itp.

Podsystem RCP (Rejestracji Czas Pracy) może być powiązany z siecią

czytników kart zegarowych rozmieszczonych w punktach Wejść/Wyjść z

firmy. Każdy pracownik objęty obowiązkiem odbijania tak zwanej karty

zegarowej wyposażony jest w kartę (żeton) identyfikacyjną z zakodowanym

unikatowym numerem. Przy pomocy karty identyfikacyjnej pracownik

dokonuje rejestracji swoich Wejść/Wyjść do i z firmy. Odczytane z

rejestratorów dane są wprowadzone do komputera a następnie do bazy danych

Podsystemu RCP, gdzie stanowią podstawę do rozliczaniu czasu pracy i

otrzymania należnego mu z tego tytułu wynagrodzenia.

Podsystem Płace służy do wspomagania działalności dowolnej organizacji

niezależnie od specyfiki przepisów naliczania wynagrodzeń. Przeznaczony jest

do obliczania płac pracowników płatnych godzinowo i miesięcznie. Zmiana w

algorytmie obliczania płac możliwa jest do przeprowadzenia przez

użytkownika bez konieczności zmiany oprogramowania. Podsystem pozwala

na dokonywania obliczeń płac w terminach dodatkowych wraz z realizacją

wypłaty. Jeżeli użytkownik zainstalował Podsystem Kadry, wtedy można

korzystać z centralnej bazy danych całego systemu a również pobierać dane z

Podsystemu Rejestracja Czasu Pracy tj. nominały godzin, czas przepracowany,

nadgodziny itp. Z Podsystemu Ewidencja Nieobecności pobiera dane czasowe

dotyczące nieobecności pracowników wraz z ich kwalifikacją a więc urlopy,

choroby itd.

3. Systemy Informowania Kierownictwa, zwany też systemem „policjant” lub

systemem monitorowania pracy działu ZZL w porównaniu z systemami

transakcyjnymi są już bardziej złożone. Posiadają one specjalistyczne

oprogramowanie, które pozwalają na pracę w trybie konwersacyjnym, czyli

pytanie - odpowiedź. Polegają one na tym, że użytkownik zadaje pytanie a na

monitorze komputera otrzymuje odpowiedź. Jeżeli z jakiś względów

użytkownik pragnie otrzymać odpowiedź na tradycyjnych nośnikach

informacji to również może je otrzymać. Dla użytkownika może być również

pomocny System Informowania Kierownictwa, czyli tzw. SMOK (System

MOnitorowania Kierownictwa). W systemie tym kluczowe miejsce zajmuje

Baza Danych Normatywnych. I tak, jeżeli wprowadzimy na przykład dane

dotyczące planowanego funduszu płac to otrzymamy analizę porównawczą

dotyczącą planowanego i wykonanego funduszu. Jeżeli wprowadzimy czasy

normatywne na realizacje odpowiednich zadań to możemy na bieżąco śledzić

postęp w ich wykonaniu.

Do takiego typu systemu możemy zaliczyć oferowany na rynku system

informatyczny Lex. Jest to system o aktualnych przepisach i aktach prawnych.

System jest narzędziem przeznaczonym dla prawników oraz dla pracowników

pionu ZZL, którzy podejmują decyzję w oparciu o obowiązujące przepisy

prawa. System działa na bazie danych, która zawiera: teksty jednolite i

ujednolicone akty prawne, orzecznictwo Sądu Najwyższego i Naczelnego Sądu

Administracyjnego oraz bibliografię. Zakres tematyczny obejmuje Prawo

Cywilne, Administracyjne, Finansowe i Gospodarcze. Podstawowym celem

programu jest kompletność, łatwość i szybkość dostępu do informacji zawartej

w bazie. Lex posiada inteligentny program wyszukiwań, który przyjmuje

zapytania w języku naturalnym. Mogą one być wprowadzone w formie

pojedynczego słowa, grupy słów definiujących problem, całego zdania lub jego

fragmentu. Użytkownik może wpisać w polu zapytań nawet najbardziej zawiłe

pytanie. System ma wbudowany tezaurus asocjacyjny, który jest pomocny, gdy

użytkownik nie wie dokładnie, czego szuka. Program jest prosty w obsłudze,

może z niego korzystać każdy, kto posiada podstawową znajomość

posługiwania się komputerem. Wymagania sprzętowe i systemowe są bardzo

proste - standartowy personalny komputer.

4. Komputerowe Systemy Doradcze, które związane są z najbardziej

zaawansowaną IT. Systemy tej generacji noszą nazwę systemów doradczych

lub ekspertowych a niekiedy nazywa się je systemami ze sztuczną inteligencją.

Zgodnie z definicją jednego z twórców zasad teorii tego typu systemów E.

Turbana

7

system ekspertowy to inteligentny program komputerowy,

korzystający z wiedzy i procedur wnioskowania na tyle trudnych, że

wymagających znacznej wiedzy specjalistów (ekspertów). Strukturę tego typu

systemu przedstawia rys 1.

Najczęściej u podstaw zastosowania systemów ekspertowych istnieje

przekonanie, że wielu problemów z zakresu zarządzania nie można rozwiązać

w sposób rutynowy. Rutynowy sposób zwany algorytmicznym oznacza, że

istnieje ściśle określona metoda rozwiązania. Jeżeli nie można problemu

rozwiązać w sposób jednoznaczny wtedy sięgamy do metod heurystycznych.

Przy zastosowaniu tego typu metod wykorzystuje się wiedzę ekspertów oraz

dotychczasowe doświadczenia zdobyte w rozwiązywaniu złożonych

problemów w tym doświadczenie uzyskane w zarządzaniu wiedzą.

7

Turban E., (1990), Decision Support and Export Systems, Management Support Systems, Macmillan

Publishing Company, New York

System ekspertowy można określić też jako program komputerowy, który

wykorzystuje wiedzę i reguły wnioskowania zawarte w bazie wiedzy dla

rozwiązania tak złożonych problemów, do których rozwiązania wymagane są

umiejętności profesjonalisty z danej dziedziny, czyli eksperta. Projektanta

takiego typu systemu określamy jako inżyniera wiedzy a dziedzina, która się tą

problematyką zajmuje nazywana jest inżynierią wiedzy. System ekspertowy

budowany jest w dialogu z ekspertami, od których pozyskiwana i modelowania

jest wiedza. Systemy ekspertowe dla problematyki doradztwa personalnego

będą, więc tworzone z udziałem specjalistów z zakresu ZZL.

W trakcie posługiwania się systemem użytkownik może konsultować swoje

propozycje działań i domagać się od systemu, aby ocenił jego propozycje. W

ten sposób użytkownik może poznać zagrożenia, jakie niesie proponowane

przez niego rozwiązanie problemu. Uzyskuje przy tym opinię

niezaangażowanego eksperta. Takie właśnie opinie są bardzo potrzebne w

sprawach personalnych. Komputerowego doradcy nie można przekupić jak też

jest on odporny na naciski zewnętrzne.

Diagnostyczne systemy informatyczne, które poprzedzały systemy

ekspertowe, zakładały pewności i niezmienności informacji. W systemach

ekspertowych to założenie jest uchylone i proces wnioskowania odbywa się w

warunkach niepewności. Takie podejście jest bardziej odpowiednie dla

problematyki personalnej gdzie obserwacje są nieliczne i trudno między sobą

porównywalne. Sytuacje personalne w organizacji rozwiązywane są poprzez

takie oprogramowanie, które pozwala na generowania i weryfikowania

hipotez. Każda uzyskana diagnoza jest indywidualnie sprawdzana a następnie

oceniana pod kątem czy jest prawdziwa lub fałszywa z określonym stopniem

niepewności. Ponieważ diagnoza stawiana jest z użyciem różnorodnych form

weryfikacji i zastosowaniem wielu modeli wnioskowania, dlatego możemy

otrzymać różne rekomendacje. Do podjęcia właściwej decyzji niezbędne jest

dostarczania użytkownikowi wyjaśnień. Wyjaśnianie określamy jako

umotywowanie poszczególnej diagnozy, czyli określenie jak i dlaczego w ten

sposób przebiegało wnioskowanie. Najczęściej uzyskuje się wyjaśnienia

retrospektywne. W tego typie wyjaśnieniach otrzymuje się informacje, jak

poszczególna diagnoza i rekomendacja została osiągnięta a więc jaki zestaw

danych i metod został zastosowany.

Na

pytanie

użytkownika i żądanie wyjaśnienia, system podaje cały

łańcuch reguł, które były osiągnięte w celu osiągnięcia tej rekomendacji.

W trakcie procesu rozwiązywania problemu przez komputer użytkownik

systemu może zadać pytania i w każdej chwili może on otrzymać wyjaśnienia,

dlaczego właśnie takie pytania zostały postawione.

Specjalną rolę ma moduł współpracy z użytkownikiem tak zwany

interface. Moduł współpracy powinien zapewnić komunikację z

użytkownikiem w trybie dialogu. Podstawową zasadą, jest to, aby interface był

dla użytkownika przyjazny. Jedną z dróg realizacji tej zasady jest zastosowanie

języka naturalnego. Inną drogą są rozbudowane programy podpowiedzi.

Element interface jest szczególnie istotny dla użytkownika nie

przygotowanego do korzystania z systemów komputerowych a właśnie takim

użytkownikiem może być menedżer personalny.

Podstawowym elementem systemu ekspertowego jest wspomniana

wcześniej baza wiedzy. Właśnie ona wyróżnia system ekspertowy od innych

typów systemów informatycznych. Wiedza o faktach i regułach wnioskowania

zawarta jest w bazie wiedzy. Na wiedzy i regułach operuje mechanizm

wnioskowania, który łączy je w logiczną całość. Moduł uzasadniania wyjaśnia

użytkownikowi przebieg wnioskowanie. Za pomocą modułu pozyskiwania

wiedzy wynikającej z doświadczenia ekspertów, jest ona wprowadzona do

bazy wiedzy. Baza wiedzy jest podstawą rozwijającego się obecnie bardzo

dynamicznie kierunku zarządzania zwanym zarządzaniem wiedzą.

System stale musi być zasilany nową wiedzą, którą uzyskuje się między

innymi przez: ćwiczenia, doświadczenia, badania i szkolenia. Jest to wiedza

praktyczna, która jest stale uzupełniana wiedzą teoretyczną. Wiedza służy

zdefiniowaniu problemu, rozwiązaniu go, wdrożeniu rozwiązania a następnie

uruchomienia procesu uczenia. Bazy wiedzy pozwalają na realizacje zasad

zarządzania wiedzą. Baza wiedzy składa się między innymi z: opisu obiektów i

występujących między nimi zależności, opisu metod i technik rozwiązywania

problemów, heurystyk, zbioru faktów itd. W bazie wiedzy istnieją dwa rodzaje

wiedzy a mianowicie: opisy obiektów i zależności oraz opisy rozwiązania

problemu. Obydwa te rodzaje wiedzy muszą występować w systemie, aby

mógł on funkcjonować.

Główna część wiedzy przedstawiona jest w bazie wiedzy według

następujących zasad:

Jeżeli czyli IF ( WARUNEK LOGICZNY)

To wtedy, czyli THEN ( KONKLUZJA),

Zasadę tą interpretujemy w następujący sposób:

Jeśli zaistnieje sytuacja ...A...to powinniśmy podjąć decyzje ….B.

Przykładowo w procedurze przyjmowania pracownika do pracy a więc w fazie

naboru i selekcji, system ekspertowy stosujemy do pomocy w podjęciu decyzji

w następujących etapach procesu.

Etap pierwszy - sprawdzamy czy kandydat charakteryzuje się pożądanymi

cechami.

Czyli Jeżeli (IF) pracownik spełnia określone cechy to wtedy (THEN) to

wtedy podejmujemy decyzje o jego przyjęciu do pracy.

Często nie możemy poprzestać na etapie pierwszym i mamy sytuację bardziej

złożoną.. Istnieje wielu kandydatów do pracy w firmie i wielu z tych

kandydatów spełnia określone przez pracodawcę warunki. Kandydatów,

których traktujemy jako obiekt naszych badań i opisujemy ich przy pomocy

określonych cech a mianowicie kwalifikacji formalnych jak i uzyskanych

wyników z przeprowadzonych testów ( często z użyciem komputera). System

na podstawie dotychczas historycznej wiedzy zawartej w bazie wiedzy i nowej

wiedzy o kandydatach do pracy zbuduje listę rankingową z wyliczonymi

prawdopodobieństwami, w jakim stopniu kandydaci do pracy sprawdzą się w

firmie. Możemy zastosować przy pomocy systemu informatycznego tej klasy

tak zwaną analizę ryzyka w ZZL, czyli Risk Management.

Za pomocą systemu ekspertowego można określić przypuszczalny przebieg

kariery zawodowej pracownika. W sytuacji poszukiwania wielu pracowników

możemy przypisać konkretną osobę do określonego stanowiska. Natomiast w

przypadku dłuższej nieobecności pracownika w pracy możemy dobrać na

zastępstwo takiego innego pracownika, który najbardziej odpowiada cechami

charakteru osobie nieobecnej.

System może w tym względzie działać w dwóch kierunkach. W pierwszym

służy pracownikom pionu ZZL a więc podpowiada i ułatwia decyzje w sprawie

przyjęcia pracownika w drugim zaś pozwala kandydatowi do pracy ocenić czy

firma, do której o zatrudnienie się ubiega spełni jego aspiracje i czy naprawdę

chce w niej pracować.

Dla tego, aby system był aktualny i mógł spełniać wymagania użytkownika

powinien być stale aktualizowany. Źródłami wiedzy zasilającymi bazę wiedzy

są zbiory wiedzy zawarte w takich materiałach jak opracowania naukowo -

badawcze i ekspertyzy oraz książki i artykuły zamieszczane w profesjonalnej

prasie. Bardzo cennym źródłem wiedzy są opinie ekspertów. Opinie te nie

zawsze podawane są w jednoznacznej formie i dlatego muszą być poddane

wstępnej obróbce.

Pozyskiwaniem wiedzy od ekspertów dla systemu zajmuje się wspomniany już

wcześniej inżynier wiedzy. Jest on w takiej sytuacji pośrednikiem między

ekspertem a systemem ekspertowym. W trakcie pracy z ekspertem inżynier

wiedzy musi umieć uzyskać od niego wiedzę specjalistyczną i przedstawić ją w

formie przyswajalnej dla sytemu. Dążeniem jest to, aby w procesie

pozyskiwania wiedzy od eksperta eliminować szczebel pośrednika.

Realizowana jest w tej sytuacji jedna z podstawowych zasad reengineeringu,

aby w miarę możności minimalizować pośrednictwo. Dla realizacji tego celu

zawansowane są prace nad inteligentnymi interfejsami przy pomocy, których

eksperci wprowadzają do sytemu wiedzę bezpośrednio.

Mechanizmy zawarte w bazie danych pozwalają na sprawdzanie wiedzy pod

względem kompletności jak i zgodności z już zgromadzoną wiedzą.

W wspomaganiu decyzji personalnych systemy ekspertowe mogą znaleźć

bardzo duże zastosowanie. Analiza istniejącej sytuacji w tym zakresie nie jest

najlepsza. Musimy, bowiem przyznać, że dotychczasowe zastosowania

systemów ekspertowych są ograniczone do rozwiązania względnie małych

problemów. Przyczyn tego stanu jest wiele a do najważniejszych należy

zaliczyć barierę psychologiczną użytkowników jak też fakt, że większość

systemów ekspertowych stosują firmy konsultingowe jako narzędzie pracy i

nie chcą tego narzędzia rozprzestrzeniać. Tak, więc agencje doradztwa

personalnego szczególnie w krajach Unii Europejskiej i Stanach

Zjednoczonych stosują tego typu systemy, natomiast organizacje nawet duże

nie mają w tym zakresie zbyt wielu sukcesów.

Systemy ekspertowe można stosować w problematyce doradztwa

personalnego do rozwiązania problemów zarówno w ujęciu statycznym jak i

dynamicznym.

W ujęciu statycznym system pozwala na ocenę osób starających się o pracę lub

już pracujących z punktu widzenia wielu kryteriów. Natomiast dynamiczny to

przewidywanie ich ścieżki kariery zawodowej i dostosowanie do niej systemu

szkoleń. W takich sytuacjach bardzo pomocny jest system ekspertowy.

System informatyczny wspomaga między innymi firmę doradztwa

personalnego Take It. Firma ta proponuje właśnie w uprzednio opisany sposób

dobór pracowników. Stosowany przez nią system nazywa się Selekcja Pełna i

opiera się o: dane uzyskane na drodze ogłoszenia rekrutacyjnego, bazę danych

(Data Take It) oraz opinie uzyskane przez ekspertów w trakcie oceny

kandydata do pracy. Użytkownik, w tym przypadku firma zamawiająca usługę,

otrzymuje od firmy Take It listę rekomendowanych kandydatów wraz z

pisemną charakterystykę - umiejętności, kwalifikacji jak również cech

osobowościowych.

Podobną procedurę można stosować dla kandydatów na awans w firmie lub też

dla osób, które powinny być zwolnione. System może być też pomocny przy

diagnozie pracownika, który pragnie dowiedzieć się, jakie powinien uzyskać

nowe umiejętności dla podwyższenia swoich kwalifikacji i co powinien robić,

aby realizować wymarzoną ścieżkę kariery.

W ujęciu dynamicznym zastosowany, dla wspomagania menedżera

personalnego, system ekspertowy generuje różnego typu sytuacje problemowe.

Rozwiązując je, oceniany pracownika, który podejmuje decyzje. Decyzje te są

analizowane przez system ekspertowy. W ten sposób można ocenić styl

zarządzania i trafność podjętych decyzji. Mając szereg wyników działań

ocenianej osoby lub ocenianych osób możemy dość precyzyjnie podjąć decyzje

o powierzeniu jej lub im określanych stanowisk. Analiza taka jest jednak

bardzo kosztowna i wymaga przygotowania odpowiednich przykładów do

testowania. System ekspertowy jest i w tym względzie bardzo pomocny i

tańszy niż eksperyment w realnej organizacji. Uważamy, że dzięki systemowi

stosunkowo wcześniej można dostrzec wady i zalety kandydata do pracy a tym

samym zminimalizować koszty podjęcia nietrafnej decyzji personalnej.

Wirtualizacja i jej rola w polityce gospodarki zasobami ludzkimi

Innym i zupełnie nowym kierunkiem zastosowań informatyki w ZZL jest

proces wirtualizacji i tworzenie wirtualnych organizacji. Jest to nowy kierunek,

wymagający szerszego omówienia.

Wirtualizacja jak uprzednio zaznaczono jest zwiastunem nowego kierunku w

naukach organizacji i zarządzania, mającym teoretyczny i praktyczny wymiar.

Rozumiemy ją tu jako proces ciągłej transformacji. Jest to też proces, dzięki

któremu organizacje niezależnie od wielkości mogą przybrać taką postać, która

pozwoli im na stanie się w pełni konkurencyjnymi na stale zmieniającym się

globalnym rynku. Proces wirtualizacji polega na bardzo szybkim dostosowaniu

się organizacji do nowych wymagań otoczenia. Dokonuje się to po przez

zmiany struktury organizacyjnej jak i profilu produkcji lub usług. Zmiany te są

możliwe dzięki zastosowaniu systemów komputerowych a zwłaszcza

zastosowań globalnych sieci komputerowych takich jak Internet.

W praktyce możemy wydzielić trzy następujące podstawowe formy

wirtualizacji:

•

Pierwsza to rozszerzenie funkcji działalności organizacji, czyli pionowy

jej rozwój. Dzieje się to, kiedy organizacja pragnie być bliżej klienta a nie ma

odpowiednich zasobów lub też rachunek ekonomiczny wskazuje, że tworzenie

tradycyjnego oddziału jest nieopłacalne. Organizacja w tym celu tworzy

wirtualne oddziały lub kioski. Niekiedy umożliwia klientom korzystania ze

swoich usług po przez komputer lub mobilny telefon ( banki). Taki sposób jest

uwzględniany między innymi w strategii rozwoju banków, księgarni, domów

towarowych, biur podróży. Chyba najbardziej znanym przykładem jest jedna z

największych księgarni, która jest klasyczną organizacją wirtualną. Jest ona

znana pod nazwą amazon.com. Takim samym typem jest funkcjonowanie M-

Banku jako rozszerzenie funkcjonowania BRE. Rozszerzenie zakresu działań

przez rozwój pionowy jest coraz powszechniej stosowane przez duże firmy.

Taki sposób rozwoju zapewnia wzrost konkurencyjności przy jednoznacznej

kontroli nad całością organizacji. Problemem otwartym jest jak zorganizować

działalność pionu ZZL w tego typie organizacji. Rozwiązania tradycyjne nie

zawsze zdają w tym zakresie egzamin. Badania, które zostały przeze mnie

prowadzone wykazały, że pracownicy pracujący w takich organizacjach mają

duże obawy, co do swojej przyszłości. Obawy te wiążą się z pewnym

konserwatyzmem pracowników nie przygotowanych do pracy w tego typach

organizacji jak i brakiem stabilności zatrudnienia.

•

Druga forma to tworzenie organizacji wirtualnej, czyli rozwój poziomy.

Taki rozwój dokonuje się po przez pączkowanie organizacji, którym jest

wirtualne przyłączanie do danego przedsiębiorstwa innych organizacji.

Wirtualna organizacja jest to taka organizacja, która jest tworzona na zasadzie

dobrowolności a jej uczestnicy wchodzą ze sobą w różnego typu związki dla

realizacji wspólnego celu. Czas trwania związku ustalany jest przez każdego z

uczestników, tworzących tę organizację. Decyzje o jej likwidacji może podjąć

ten z uczestników, który pierwszy uzna, że istnienie tego związku jest dla

niego niekorzystne i pierwszy z niej występuje. Organizacja wirtualna działa w

tak zwanej cyberprzestrzeni a jej funkcjonowanie wymaga istnienia

zawansowanych technologii i technik informatycznych. Właśnie dzięki

funkcjonowaniu takich rozwiązań jak Internet możliwe jest działanie

wirtualnej organizacji na globalnym rynku.

Tę formę rozwoju stosują już coraz powszechniej małe i średnie organizacje.

Duże organizacje rozwijają się „wewnętrznie”, czyli w sposób przedstawiony

w poprzednim punkcie. Technologia informacyjna stosowana jest w nich dla

wzmacniania swojej pozycji konkurencyjnej względem innych organizacji. Jak

słusznie zauważa M. Hammer

8

systemy informatyczne stają się dla pewnej

klasy organizacji „murem”, który oddziela je od innych organizacji. Możemy

stwierdzić, że duże organizacje są właśnie takimi zamkami, o których pisze w

swoim artykule powołany już M. Hammer. Budują one te „zamki” po to, aby

chronić przed konkurencją takie swoje zasoby jak wiedza i doświadczenie.

Małe i średnie organizacje takiej otoczki nie mają. W konsekwencji są one

bardziej elastyczne niż duże organizacje. Jednak są one też bardziej podatne na

infiltracje. Organizacje małe i średnie mające więcej doświadczenia i wiedzy

8

M. Hammer (2001), Materiały seminarium Polkomtel, Warszawa

są bardziej atrakcyjne dla innych organizacji, które zapobiegają o ich udział w

tworzonej nowego typu organizacji.

•

Trzecia forma bardziej zróżnicowana niż dwa poprzednie, to tworzenie

różnych specjalistycznych struktur dla rekrutowania, szkolenia i doskonalenie

przyszłych i obecnych pracowników. Ta forma wirtualizacji stosowana jest

zarówno przez organizację duże jak i małe po to, aby:

- podwyższać kwalifikację personelu i przeprowadzić jego szkolenie np.

stosując metody e-learningowe,

- pozyskać nowych pracowników na przykład wg opisanych dalej

wirtualnych targów pracy,

- stworzyć wirtualne zespoły zadaniowe, które w odróżnieniu od zespołów

tradycyjnych działają w różnych nawet bardzo odległych miejscach a

kontaktuje się ze sobą przy pomocy sieci komputerowej najczęściej Internetu.

Ta ostatnio wymieniona forma jest jednym z najbardziej dynamicznie

rozwijających się kierunków systemów informatycznych, który ma

bezpośredni wpływ na ZZL. Fizycznie jest ona tworzona przez komputer lub

sieć komputerów. Zadaniem takiego tworu wirtualnego zaprojektowanego na

przykład dla: studentów, pracowników organizacji i menedżerów jest szkolenie

i doskonalenie w różnym zakresie. Szczególnie taka technika działań pomocna

jest w doskonaleniach w zakresie nauczania przedsiębiorczości i

opracowywania nowej strategii zarządzania organizacją. W poszukiwaniu

ciekawych form szkoleń organizacje coraz częściej sięgają po gry decyzyjne

takie jak symulacje biznesowe. Prowadzenie organizacji wirtualnej pod okiem

trenera pozwala zrozumieć zależności zachodzące pomiędzy różnymi formami

działania organizacji. Ten typ szkoleń sprawdza się między innymi w

nauczaniu finansów.

Tradycyjne szkolenie polega na słuchaniu wykładu i robieniu notatek.

Symulacje biznesowe angażują uczestników przez cały czas szkolenia.

Uczestnicy podzieleni na kilkuosobowe zespoły-firmy konkurują ze sobą. Do

szkoleń wykorzystywany jest system informatyczny. Dzięki odpowiedniemu

systemowi od razu można poznać efekty działań zespołów.

Na wyższym stopniu podnoszenia kwalifikacji można umieścić tworzone na

całym świecie w tym także i w Polsce wirtualne uczelnie. Jedną z pierwszych

uczelni tego typu jest Polski Uniwersytet Wirtualny.

Polski Uniwersytet Wirtualny rozpoczął zajęcia od października 2004 roku.

ubiegłego roku. Jest to wspólne przedsięwzięcie Uniwersytetu Marii Curii-

Skłodowskiej w Lublinie oraz Wyższej Szkoły Humanistyczno -Ekonomicznej

w Łodzi W pierwszym etapie jego działania prowadzone są studia zawodowe

(licencjackie) na dwóch kierunkach: zarządzanie i marketing oraz informatyka.

Zajęcia odbywają się przez Internet. Rok akademicki podzielony jest na

trymestry składające się z dwóch sześciotygodniowych bloków. Podczas

każdego bloku studenci realizują od trzech do czterech przedmiotów. Materiały

dydaktyczne wysyła uczelnia na płytach CD-ROM, część zaś jest dostępna

poprzez Internet.

Studenci korzystają z różnych narzędzi Internetowych takich jak tak

zwane tablice wirtualne. Podczas Internetowego spotkania z wykładowcą czyli

na tzw. czacie, prowadzący może na ekranie przedstawiać schematy, rysunki,

wykresy itd. Komunikacja odbywa się poprzez chronioną hasłem platformę

zdalnego nauczania. Przedmiotem oceny jest aktywność na forum

dyskusyjnym, wyniki testów a w szczególności realizacja zadań i projektów

zleconych studentom przez prowadzących zajęcia. Każdy trymestr kończy się

trwającą ok. 3 tyg. sesją, podczas której studenci w „tradycyjny” sposób zdają

egzaminy. Rekrutacja prowadzona jest w trybie ciągłym. Nie ma egzaminów

wstępnych. Kandydaci wypełniają ankietę osobową, która jest dostępna na

stronie www. puw.pl, po wysłaniu kompletu dokumentów zostają wpisani na

listę studentów

Podobnego typu uczelnie funkcjonują w różnych krajach. Pracownicy

Uniwersytetu mówią, że w swojej pracy korzystają z doświadczeń

uniwersytetów: brytyjskiego Open University, amerykańskich Washington

University oraz Jones International University.

Należy jednak zaznaczyć, że jak wykazały pierwsze doświadczenia

podnoszenie kwalifikacji w ten sposób nie należą do łatwych. Ten tryb nauki to

przede wszystkim samodzielna praca, wymagająca od uczącego się dużej

samodyscypliny i motywacji. Jednak na pewno ta forma podnoszenia

kwalifikacji nie wymaga dojazdów a każdy może regulować tempo nauki w

zależności od swoich możliwości. Na podobnych zasadach funkcjonują też

wirtualne organizacje kształcenia takie jak: Virtual Training Calendar, Virtual

Training Center, Virtual Training Resource Center

9

. Pisząc o wykorzystaniu

Dla pracowników pionów ZZL atrakcyjne są również takie formy

funkcjonowania jak Wirtualne Targi Pracy i Wirtualne Targi Edukacji. Te

pierwsze są szczególnie atrakcyjne dla absolwentów kończących naukę oraz

pracodawców chcących ich zatrudnić.

Wirtualne targi funkcjonują w cyberprzestrzeni. W niej to pracodawcy mają

stoiska - jak na tradycyjnych targach. Mogą tu przedstawić swoją firmę i jej

programy kariery, porozmawiać z odwiedzającymi targi, otrzymać od

kandydatów CV lub wypełnioną elektroniczną aplikację. Kandydaci zwiedzają

targi myszką, sami decydują, które organizacje odwiedzą, natomiast

pracodawcy siedzą za klawiaturą swojego komputera. Dla ułatwienia i wygody

kandydatów przestrzeń targowa podzielona jest na pokoje branżowe. Każdy

pracodawca może zdecydować, w którym pokoju chce się wystawiać. Jeśli

działa w kilku branżach - może wybrać kilka pokojów. Te pokoje to

przykładowo (na podstawie materiałów IV Wirtualnych Targów Pracy –

marzec 2005 w Warszawie):

1.

Doradztwo księgowe i Audyt

2.

Farmaceutyka

3.

Finanse i Bankowość

4.

IT i Nowe Technologie

5.

Media

6.

Agencje Doradztwa Personalnego

7.

Handel i sprzedaż

8.

Przemysł

9

por D. Biniasz (2005),Wirtualizacja działalności przedsiębiorstw meblarskich wykorzystaniem

technologii multimedialnej ,WIP Politechnika Warszawska

9.

Wyjazdy zagraniczne

Wirtualne Targi Pracy są promowane na największych polskich serwisach

internetowych (np. Onet.pl, Wp.pl), Targi, które odbywały się w Warszawie w

latach 2004/2005 były promowane poprzez różne formy jak: bannery

reklamowe, newslettery i informacje prasowe. W 2004 roku w Wirtualnych

Targach Pracy wzięło udział 30 firm w 12 pokojach branżowych.

Efektem udziału w Wirtualnych Targach Pracy jest między innymi:

1.

Możliwość dotarcia do szerokiej grupy studentów i absolwentów,

studiujących w Polsce oraz Polaków studiujących za granicą,

wykorzystujących Internet w codziennej pracy.

2.

Możliwość dotarcia do osób z doświadczeniem, które ukończyły studia

kilka lat temu, już pracują i nie odwiedzają targów pracy na uczelniach.

3.

Brak kosztów związanych z fizycznym uczestnictwem przedstawicieli

firmy podczas wydarzenia rekrutacyjnego oraz związanych z produkcją

materiałów reklamowych.

4.

Oszczędność czasu poświęconego na dojazdy do miast, gdzie odbywają

się tradycyjne Targi Pracy - obsługa z własnego komputera w miejscu pracy

przez 2 dni

5.

Budowanie wizerunku pracodawcy jako organizacji wykorzystującej

nowoczesne technologie w komunikacji z potencjalnymi pracownikami.

Dla działów ZZL prowadzących politykę szkoleniową interesującą ofertą są

wspomniane wcześniej Wirtualne Targi Edukacyjne. Jest to również jak w

Wirtualnych Targach Pracy Internetowa przestrzeń targowa, na której uczelnie,

szkoły językowe, firmy szkoleniowe prezentują swoją ofertę jak: kursy

językowe, programy MBA, studia uzupełniające, szkoły policealne, szkolenia,

wyjazdy zagraniczne. Wystawcy mogą przedstawić swoją organizację i jej

ofertę edukacyjną oraz porozmawiać z odwiedzającymi targi za pomocą

Internetu i forum dyskusyjnego. Kandydaci zwiedzają targi „myszką” i sami

decydują, które stoiska odwiedzą, natomiast wystawcy siedzą za klawiaturą

swojego komputera. Dla ułatwienia i wygody odwiedzających, przestrzeń

targowa podzielona jest na pokoje tematyczne. Każda organizacja może

zdecydować, w którym pokoju chce się wystawiać. Jeśli działalność

organizacji jest szeroka, można wybrać kilka pokojów tematycznych.

Pracownicy pionu ZZL oraz pracownicy organizacji mogą wybrać interesującą

ich ofertę nie ruszając się z miejsca pracy.

Uwagi o zastosowaniu systemów informatycznych dla wspomagania

funkcjonowania ZZL – rola Internetu

Z przeglądu możliwości i przykładów zastosowań wynika, że zastosowania

informatyki dla analizy i oceny polityki personalnej praktycznie zaspokaja

znaczny zakres potrzeb użytkownika pracownika komórki lub pionu, ZZL.

Informatyka już jest i może stać się dla działalności personalnej bardzo

mocnym i użytecznym narzędziem. Z swojej praktyki wiem, że najbardziej

trudną barierą do przezwyciężenia jest bariera psychologiczna, a więc

konieczność traktowania komputera jako swojego pomocnika. Stosując pewną

metaforę możemy powiedzieć: Komputer trzeba polubić a wtedy on się nam

„odwzajemni” i pozwoli na to, że nasza praca będzie łatwiejsza.

Obecne systemy informatyczne są przyjacielskie i jak wcześniej pisano mają

bardzo rozbudowany system podpowiedzi. Konsekwencją tego faktu jest to, że

pozwalają one na bardzo szybkie poznanie wszystkich zawiłości związanych z

posługiwaniem się systemami informatycznymi. Trzeba stwierdzić, że nie

wszystkie produkty oferowane na rynku są zaprojektowane w sposób

profesjonalny. Współczesny system informatyczny charakteryzuje się prostotą

od strony użytkownika i złożonością od strony komputera. Oczywiście

użytkownika ta złożoność nie powinna interesować. Wiele systemów, o

których wcześniej wspomniano i przeznaczonych dla pionu ZZL jest już

eksploatowanych. Przyjęło się, że pracownicy zajmujący się ZZL to

humaniści. Uważa się dalej, że komputer jest zaprzeczeniem humanistycznego

spojrzenia na człowieka, że są to formuły i procedury w znacznym stopniu

sformalizowane. Jest to pogląd tradycyjny i nie nowoczesny. Zastosowanie

informatyki, o czym pisano na początku niesie ze sobą niebezpieczeństwo

petryfikacji starych struktur i procedur. Trzeba zdawać sobie sprawę z takich

niebezpieczeństw.

Jednak uważam, że przyszłość należy do zastosowań informatyki dla tego, aby

można było zatrudniać właściwych ludzi we właściwym czasie i na właściwe

stanowisko. System informatyczny przyszłości to system przyjacielski

wspomagający zarówno pracę managera jak i szeregowego pracownika pionu/

komórki ZZL. B.Ling

10

pisze, że system informatyczny oparty o Internet to

twój idealny, przyszły pracodawca. Globalizacja i tworzenie ponadnarodowych

organizacji powoduje coraz większe zapotrzebowanie na Internet i na

korzystanie z możliwości, jakie daje on w prowadzeniu polityki ZZL. Coraz

częściej tworzone są w organizacjach szczególnie dużych i międzynarodowych

tzw. mapy wiedzy ( Knowledge Maps) zwanych też „książkami telefonicznymi

wiedzy” ( Knowledge Yellow Pages). Mapy te służą miedzy innymi wskazaniu

źródeł wiedzy o ludziach już pracujących lub będących w obszarze

zainteresowania ludzi odpowiadającym za politykę personalną organizacji.

Współczesny pracownik coraz częściej korzysta z Internetu jako źródła

informacji. Dla wyszukiwania potrzebnych informacji należy posługiwać się

takimi narzędziami informatycznymi, które ułatwiają nawigacje w „oceanie”

informacji.

Takimi współczesnymi narzędziami są tak zwane portale. Portal ( drzwi) to

narzędzie przedstawiającą skatalogowane informacje i ułatwiające

użytkownikowi na wyszukiwanie potrzebnych informacji. Ze względów na

analizowane problemy związane z ZZL interesują nas szczególnie portale

tematyczne. Taki typ portali nazywany jest inaczej wortalem ( Vertical Portal).

Pracownicy działów ZZL interesują się tez zbiorami informacji dostępnymi

przez:

•

Portale ogólne, które pozwalają na dostęp do różnych stron www. Z

takiego portalu jak przykładowo w Polsce będą to: Wirtualna Polska, Onet,

Gazeta może anonimowo korzystać każdy użytkownik, bez konieczności

rejestracji.

10

Ling B. (2001) Internet recruiting, Top Floor Pub., Lakewood, Co

•

Portale Intranetowe, które przeznaczone są tylko dla pracowników

danej organizacji. Portale informują np. o wolnych stanowiskach jak też

szkoleniach.

•

Portale Ekstranetowe, które umożliwiają udostępnienie zasobów

informacyjnych również tak zwanym partnerom biznesowym. Stworzenie

portalu ekstranetowego ułatwia proces wymiany informacji i pozwala na

prowadzenie wspólnej polityki personalnej w organizacji. Dostęp podobnie jak

w portalu Internetowym ograniczony jest do ściśle określonej grupy osób.

Firma produkująca systemy informatyczne - SAP, która jako jedna z

największych producentów oprogramowania proponuje dla organizacji tzw.

portal korporacyjny określa je jako takie narzędzie, które „umożliwia

użytkownikowi personalizowany i wygodny dostęp do wszystkiego, czego

potrzebuje w dowolnym czasie i miejscu, w bezpieczny sposób poprzez

Internet, aby zrealizować swoje zadania”.

Jak podają badania przeprowadzone w marcu 2005 przez Akademie

Ekonomiczną w Krakowie to, już ponad 40% przedsiębiorstw w Polsce zdaje

sobie sprawę ze znaczenia Internetu w bieżącej działalności organizacji.

Na zakończenie pragnę zwrócić uwagę na to, że w krajach Unii Europejskiej

na IT wydaje się ponad 2 procent produktu narodowego brutto ( GPN). Mimo,

że w Polsce jeszcze nie osiągnęliśmy takiego poziomu (wydajemy poniżej 1 %

GPN) to jednak corocznie wydajemy na technologię informatyczne (IT) ponad

jeden miliard dolarów. Corocznie też w Polsce instaluje się około 300 tysięcy

personalnych komputerów. Jednak nie dysponujemy danymi, jaka część tych

nakładów jest przeznaczona dla wspomagania działania ZZL. Możemy jednak

z przekonaniem uznać, że inwestowanie w tym kierunku jest na pewno

opłacalne.

Słowniczek

Informacja dla zarządzania, jest to informacja przetwarzana w systemie

informatycznym. Pozwala ona na realizację podstawowych funkcji

zarządzania, czyli: planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie.

Cechy informacje dla zarządzania, są następujące:

• Zawsze jest związana z realizacją, podstawowych funkcji zarządzania,
• Pozwala na podjęcie decyzji na różnych szczeblach zarządzania.

System informacyjny dla wspomagania ZZL jest to system informacyjny,

którego elementami są:

- Użytkownicy czyli wszystkie osoby pracujące w danej organizacji,

niezależnie od formy zatrudnienia,

- Posiadane zasoby informacji i wiedzy dotyczących zarówno

bezpośrednio osób pracujących jak i aktów prawnych ich dotyczących,

jest to element kapitału intelektualnego organizacji,

- Meta-informacje czyli informacje o posiadanych zasobach informacji i

wiedzy o ich wiarygodności możliwości przetwarzania,

- Środki techniczne użyte w procesie zbierania informacji i wiedzy a

następnie ich przesyłania, przetwarzania i przechowywania,

- System zarządzania organizacją.

System informatyczny jest to częścią systemu informacyjnego, w którym

zastosowano środki informatyczne i którą z punktu widzenia przyjętych

kryteriów opłaca się informatyzować, czyli wyposażyć w komputerowe

narzędzia.

Na system informatyczny składa się:

•

Hardware (sprzęt),

•

Software (oprogramowanie),

•

Telekomunikacja,

•

Ludzie obsługujący uprzednio wymienione elementy .

System ekspertowy jest to inteligentny program komputerowy, korzystający z

wiedzy i procedur wnioskowania na tyle trudnych, że wymagających znacznej

wiedzy specjalistów (ekspertów).

Wirtualna organizacja jest to taka organizacja, która jest tworzona na

zasadzie dobrowolności a jej uczestnicy wchodzą ze sobą w różnego typu

związki dla realizacji wspólnego celu. Czas trwania związku ustalany jest

przez każdego z uczestników, tworzących tę organizację. Decyzje o jej

likwidacji może podjąć ten z uczestników, który pierwszy uzna, że istnienie

tego związku jest dla niego niekorzystne i pierwszy z niej występuje.

Organizacja wirtualna działa w tak zwanej cyberprzestrzeni a jej

funkcjonowanie wymaga istnienia zawansowanych technologii i technik

informatycznych.

Pytania sprawdzające

1. Jaka jest rola informacji w zarządzaniu?

2. Jakie są cechy wyróżniające informacje dla zarządzania w stosunku do

innych typów informacji?

3. Przedstaw działanie tzw. pętli informacyjnej i przedstaw przykład jej

funkcjonowania.

4. Wymień i scharakteryzuj elementy systemu informacyjnego dla

wspomagania ZZL i określ, jaką w nim pełni rolę technologia

informacyjna.

5. Scharakteryzuj system informatyczny i scharakteryzuj jego

podstawowe elementy.

6. Jakie są podstawowe zadania systemu informatycznego dla ZZL?

7. Scharakteryzuj relacje zachodzące między użytecznością systemów

informatycznych a pozycją pionu ZZL w organizacji?

8. Przedstaw zasady funkcjonowania oraz użyteczność dla działalności w

zakresie ZZL, Systemu Automatyzacji Pracy Biurowej?

9. Przedstaw zasady funkcjonowania oraz użyteczność dla działalności w

zakresie ZZL, Systemu Transakcyjnego?

10. Przedstaw zasady funkcjonowania oraz użyteczność dla działalności w

zakresie ZZL, Systemu Informowania Kierownictwa?

11. Przedstaw zasady funkcjonowania oraz użyteczność dla działalności w

zakresie ZZL, Komputerowych Systemów Doradczych?

12. Co to jest wirtualizacja i jakie są podstawowe formy jej zastosowania?

13. Przedstaw na przykładzie Wirtualnych Targów Pracy zasady

funkcjonowania organizacji wirtualnej, jakie są różnice między

tradycyjnymi a wirtualnymi targami pracy?

14. Jaka jest rola Internetu w ZZL?

Bibliografia

Biniasz D. (2005),Wirtualizacja działalności przedsiębiorstw meblarskich

wykorzystaniem technologii multimedialnej ,WIP Politechnika Warszawska

Griffin R.W (1996), Podstawy zarządzania organizacjami PWN, Warszawa.

M. Hammer (2001), Materiały seminarium Polkomtel, Warszawa

Morgan G. ( 1999), Obrazy organizacji, PWN, Warszawa

Nowak J. (red. ) (2002), Efektywność zastosowań systemów informatycznych tom I i II. WNT,

Warszawa

Kieżun J. ( 1997)., Sprawne zarządzanie organizacją, SGH, Warszawa

Kisielnicki J. (2002), Infrastruktura Zarządzania- Polska w Europie, „ MBA” nr 1,

Warszawa.

Kisielnicki J., Sroka H. (2005), Systemy Informacyjne biznesu – Informatyka dla

zarządzania, Placet, Warszawa.

Senn J.A (1995) , Information Technology in Business , Prentice Hall

Turban E., (1990), Decision Support and Export Systems, Management Support

Systems, Macmillan Publishing Company, New York.

Literatura uzupełniająca

Griffin R.W (1996), Podstawy zarządzania organizacjami PWN, Warszawa.

Kieżun J. ( 1997)., Sprawne zarządzanie organizacją, SGH, Warszawa 1997.

Kisielnicki J. Red. (2002)., Modern Organizations in Virtual Communities,

IRM Press , Hershey, London

Kisielnicki J. Red. (2004)., Informatyka narzędziem współczesnego

zarządzania, PJWSTK, Warszawa

Kisielnicki J. ( 2004)., Zarządzanie organizacją, WSHiP Warszawa.

Kisielnicki J., Sroka H. (2005), Systemy Informacyjne biznesu – Informatyka

dla zarządzania, Placet, Warszawa.

Nowak J. (red.) (2002), Efektywność zastosowań systemów informatycznych

tom I i II. . WNT, Warszawa

Koźmiński A. K., Piotrowski W,( red ) (2005) Zarządzanie, PWN, Warszawa.

U Ż Y T K O W N I C Y

. . .

Komputer

Baza danych

Baza modeli

Baza wiedzy

O R G A N I Z A C J A

Rys 1 System ekspertowy i jego elementy