Teczka imprezy turystycznej

TECZKA IMPREZY SKŁADA SIĘ Z :

✗

strona tytułowa

✗

szczegółowy program imprezy

✗

cena dla klienta z rozpisaniem co zawiera, czego nie zawiera oraz wszystkie
dopłaty dla klienta (zarówno obowiązkowe jak i nieobowiązkowe)

✗

druki KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda/wypłaci)

✗

kalkulacja kosztów imprezy turystycznej w tym kalkulacja kosztów
programowych z rozbiciem na koszty pokrywane przez biuro i klientów

✗

zamówienia świadczeń turystycznych (transport, noclegi, wyżywienie itp.)

✗

zamówienia elementów programowych (bilety wstępów, wejściówki, usługi
przewodnickie itp.)

✗

potwierdzenia wszystkich zamówień wraz z cenami ustalonymi między
kontrahentami

✗

potwierdzenia przelewów od organizatora do usługodawców (np. zaliczki lub
całości zapłat)

✗

lista uczestników wyjazdu (rodzaje list poniżej)

✗

umowa o świadczenie usług turystycznych wraz z warunkami uczestnictwa w
imprezie z prawami i obowiązkami obu stron

✗

polisa ubezpieczeniowa

✗

zlecenie pracy dla pilota

✗

sprawozdanie pilota

✗

notatka służbowa na okoliczności zdarzenia

✗

przedziałka na dokumenty księgowe i dowody wpłaty przez pilota

✗

rozliczenie pilota z imprezy

✗

rozliczenie imprezy przez osobę przygotowująca wyjazd – rozliczenie wstępne
dla księgowości

Rodzaje list uczestników wyjazdu:

•

hotelowa – służy do zakwaterowania w miejscach noclegowych – zawiera:
imię i nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer
dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport)

•

ubezpieczeniowa – służy do ubezpieczenia grupy – zawiera: imię i nazwisko
klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu tożsamości
(dowód osobisty lub paszport), dobrze jest kiedy na tych listach umieszczony
jest PESEL

•

graniczna – służy do przekraczania granic poza UE – zawiera: imię i nazwisko
klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer paszportu wraz z datą
jego ważności, wysokość opłaty wizowej

•

autokarowa – służy do przewozu autokarowego na danej trasie – zawiera: imię
i nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu
tożsamości (dowód osobisty lub paszport), numery telefonów kontaktowych,
numer miejsca w autokarze – jeśli na trasie są przesiadki wówczas po każdej
przesiadce musi być nowa lista autokarowa na kolejny etap trasy

•

administracyjna – służy do notatek własnych pilota np. na dopisanie numeru
pokoju w jakim zakwaterowano poszczególnych klientów – zawiera: imię i
nazwisko klientów , adres zameldowania, datę urodzenia, numer dokumentu
tożsamości (dowód osobisty lub paszport), numer telefonu kontaktowego do
klientów, ważne uwagi do rezerwacji, miejsce na notatki indywidualne pilota.

Marzena Wojciechowska dla AP Edukacja; Obsługa ruchu turystycznego, sem III; Poznań 2009 r.