ORT_Etapy organizacji imprezy turystycznej

Organizacja imprezy turystycznej

Rodzaje imprez turystycznych

Potrzeby turystów zwi

zane z realizacj

podró

y zostaj

zaspokojone poprzez uczestnictwo w

imprezie turystycznej.
Według ustawy o usługach turystycznych z 1997 r. przez imprez

turystyczn

rozumie si

najmniej dwie usługi turystyczne tworz

ce jednolity program i obj

te wspóln

cen

eli

usługi te obejmuj

nocleg lub trwaj

ponad 24 godziny albo je

eli program przewiduje

zmian

miejsca pobytu.

Impreza turystyczna to zestawienie turystycznych

wiadcze

stkowych, które zostaj

przez

organizatora podró

y powi

zane w jeden pakiet i zaoferowane pod jedn

cen

. Pakiet taki musi

zawiera

co najmniej transport i zakwaterowanie, cho

z reguły zawiera te

inne usługi, takie jak:

transfer, opiek

pilota, wynaj

cie samochodu, usługi zwi

zane z wycieczkami i zwiedzaniem.

W literaturze spotyka si

wiele klasyfikacji imprez turystycznych.

W zale

ci od przyj

tego kryterium mo

na wyró

     • imprezy krajowe lub zagraniczne (kryterium: miejsce docelowe imprezy),
     • imprezy wyjazdowe lub imprezy przyjazdowe (kryterium: kierunek w stosunku do siedziby
organizatora),
     • imprezy własne, gdy o rodzaju, liczbie i jako

ci elementów buduj

cych imprez

decyduj

własne preferencje biura, lub imprezy zlecone, gdy kontrahent zewn

trzny, zlecaj

cy organizacj

decyduje o jej elementach składowych (kryterium: odbiorca imprezy),
• imprezy grupowe, organizowane dla standardowej liczby osób (najcz

ęś

ciej okre

lanej przez

liczb

miejsc w wykorzystywanym

rodku transportu), lub imprezy indywidualne, w których liczba

osób jest ró

na od standardowej, gdy

najcz

ęś

ciej transport nie jest elementem imprezy i

pozostaje w gestii turysty (kryterium: wielko

ść

grupy),

• imprezy pobytowe, gdy kilka dni imprezy przeznaczonych jest na odpoczynek w jednym
miejscu, imprezy objazdowe, gdy program przewiduje zwiedzanie atrakcji
turystycznych w kilku miejscowo

ciach oraz imprezy pobytowo-objazdowe, ł

ce elementy

imprezy pobytowej i objazdowej (kryterium: charakter imprezy).

Do specyficznych typów imprez turystycznych zalicza si

• imprezy fakultatywne, b

ce uzupełnieniem oraz urozmaiceniem podstawowego programu

imprezy, z których turysta mo

e skorzysta

za dodatkow

opłat

;

• imprezy lokalne (cykliczne), które s

imprezami własnymi biura, maj

cymi stały termin i

program, najcz

ęś

ciej zwi

zany z okre

lon

atrakcj

turystyczn

(targi, wydarzenia historyczne,

imprezy regionalne);
• imprezy typu study tour, maj

ce charakter imprez promocyjnych, organizowanych dla

ró

nych grup: dziennikarzy, agentów prowadz

cych sprzeda

imprez, gestorów bazy noclegowej i

ywieniowej, przewo

ników; ich celem jest zapoznanie z jako

, charakterem, sposobem

organizacji imprezy, standardem oferowanych

wiadcze

oraz promowanie okre

lonych atrakcji

turystycznych, jak równie

utrwalenie wi

zi z odbiorcami; w zale

ci od przyj

tej koncepcji

impreza finansowana jest przez organizatora w cało

ci lub w cz

ęś

ci.

Okre

lenie typu imprezy, która ma zosta

zorganizowana, jest niezb

dne w procesie

organizacji imprez turystycznych, albowiem ich cechy implikuj

działania zwi

zane z całym

procesem kreowania i realizacji imprezy turystycznej.

Etapy organizacji imprezy turystycznej

Organizacja imprezy turystycznej jest to ogół czynno

ci niezb

dnych do przygotowania i

zrealizowania podró

y turystycznej.

e by

ona dokonana przez turyst

samodzielnie b

przez wyspecjalizowany podmiot,

jakim jest organizator turystyczny.

Samodzielna organizacja imprezy turystycznej wymaga od potencjalnych turystów nie tylko
zaanga

owania czasu w przygotowanie wyjazdu turystycznego, ale równie

wiedzy i umiej

tno

jej zdobycia dotycz

cej ró

nych aspektów planowanego wyjazdu, w tym przede wszystkim miejsca

docelowego, gdzie istotne informacje obejmuj

min.: dost

pno

ść

bazy noclegowej i

gastronomicznej (oraz mo

liwo

ść

i sposób rezerwacji), mo

liwo

ść

dojazdu, sposób komunikacji na

danym obszarze, atrakcje turystyczne, ceny, zasady prawne, panuj

ce obyczaje, sposoby

płatno

ci.

Wymaga to zarówno umiej

tno

ci organizacyjnych, znajomo

ci j

zyka obcego (w przypadku

podró

y zagranicznych), jak i zwi

kszenia dodatkowych kosztów zwi

zanych z przygotowaniem

do wyjazdu, poszukiwaniem informacji, rezerwacj

wiadcze

Samodzielna organizacja wyjazdu pozwala na dowolne kształtowanie jego elementów
składowych (czas wyjazdu, pobytu, sposób sp

dzenia czasu), ich zmian

w zale

ci od

uwarunkowa

(np. pogodowych) oraz sp

dzenie czasu w grupie osób wybranych przez turyst

Jednak zło

ono

ść

wymaga

, jakie stawia samodzielna organizacja imprezy turystycznej,

powoduje,

e coraz wi

ksza liczba turystów decyduje si

na wybór imprezy oferowanej przez biuro

podró

y. Wi

ąż

e si

to nie tylko z oszcz

dno

czasu i wygod

, ale równie

z ograniczeniem

ryzyka nieudanego urlopu, zmniejszeniem obowi

zków formalnych oraz faktem podejmowania

decyzji o wyje

dzie w ostatniej chwili. Jednocze

nie dla wielu turystów mo

liwo

ść

nawi

zania

nowych kontaktów towarzyskich jest du

ym atutem wyjazdu.

Organizacja imprezy przez organizatora turystyki obejmuje cztery etapy:

1. Przygotowanie
     • planowanie:
— pomysł,
— badanie rynku,
     • programowanie,
     • kalkulacja,
     • zamawianie

wiadcze

2. Sprzeda

• opracowanie strategii marketingowej,
• przygotowanie komunikatów wprowadzaj

cych imprez

do sprzeda

• prowadzenie sprzeda

3. Realizacja
     • odprawa i wyjazd uczestników,
     •  realizacja

wiadcze

zgodnie z programem,

• powrót uczestników.

4. Rozliczenie

dy z tych etapów jest wa

ny i wymaga okre

lonej wiedzy i do

wiadczenia.

Bł

d popełniony na którym

etapie mo

e mie

wymierne skutki finansowe, przejawiaj

ce si

niesprzedaniem imprezy lub, mimo sprzedania, poniesieniem straty finansowej np. z powodu

bł

dnej kalkulacji lub złej decyzji dotycz

cej upustów przy sprzeda

Prostsze jest tworzenie produktu na zlecenie kontrahenta, czyli tworzenie imprezy zleconej.

Zlecaj

cy najcz

ęś

ciej okre

la swoje cele, standard, program. Zadaniem biura jest zweryfikowanie

zło

onego zlecenia, sporz

dzenie kalkulacji oraz zamówienie

wiadcze

. Biuro praktycznie

odpowiada za prawidłowe wyliczenie ceny oraz zgodne z programem zamówienie

wiadcze

Trudniejsze zadanie stoi przed biurem, je

eli tworzony produkt jest imprez

własn

. Biuro w

takim przypadku tworzy program, okre

la tras

, planuje ilo

ść

i standard

wiadcze

, okre

la rodzaj

transportu. Po stworzeniu programu dokonuje kalkulacji imprezy i w dalszej kolejno

ci zamawia

wiadczenia.

Głównym i najwa

niejszym etapem organizacji imprezy turystycznej jest faza przygotowania.

Wła

ciwa realizacja tego etapu decyduje bowiem o tym, czy impreza turystyczna znajdzie

zainteresowanie na rynku turystycznym, a przede wszystkim w

ród docelowego segmentu, do

którego ma zosta

skierowana, i czy przyniesie zamierzone rezultaty ekonomiczne.

Wst

pny etap fazy przygotowania obejmuje planowanie imprezy, podczas którego podstawowe

znaczenie ma znalezienie pomysłu na rodzaj imprezy (uwzgl

dniaj

ce główny cel imprezy, np.:

wypoczynek, popraw

stanu zdrowia, zwiedzanie, aktywne sp

dzenie czasu wolnego), któr

biuro

chce zorganizowa

Pomysł na imprez

turystyczn

jest tym elementem, który decyduje o ostatecznym

sukcesie i ma charakter kreatywny.
Bardzo pomocne b

tu badania rynkowe, ale jak w ka

dym procesie twórczym ogromn

rol

odgrywa do

wiadczenie i intuicja autora lub autorów pomysłu.

Dlatego cz

sto kształtowanie produktu okre

la si

mianem tworzenia czy kreowania i

anga

uje ekspertów o potwierdzonych osi

gni

ciach. Samo budowanie jest potem ju

tylko

odpowiednim „układaniem klocków".

Sprecyzowanie charakteru imprezy (czy b

dzie to impreza pobytowa, czy te

objazdowa) oraz

docelowej grupy turystów pozwala na przej

cie do procesu programowania imprezy turystycznej.

Programowanie imprezy turystycznej

Przez programowanie imprezy turystycznej rozumie si

opracowanie spójnego i

szczegółowego harmonogramu czasowego przebiegu wycieczki, z uwzgl

dnieniem wszystkich

wiadcze

i typów aktywno

ci grupy.

Na program imprezy składaj

nast

puj

ce elementy:

• nazwa (hasło) imprezy, które, b

c jednocze

nie elementem reklamowym, powinno

uwzgl

dnia

specyfik

imprezy b

jej aspekty najbardziej atrakcyjne, zach

caj

ce do jej zakupu,

• szczegółowy plan trasy, z uwzgl

dnieniem zwiedzanych miejscowo

ci i obiektów, oraz

krótk

informacj

na ich temat,

• szczegółowy harmonogram czasowy wyjazdu, zwieraj

cy dokładne, codzienne

godziny wyjazdów i powrotów, czas trwania poszczególnych elementów programu, czas
i miejsca noclegów i posiłków (po

żą

dane jest podanie nazw obiektów noclegowych

ywieniowych, struktury, wyposa

enia, wielko

ci pomieszcze

noclegowych i ich

standardu),
• okre

lenie rodzaju

rodków transportu wykorzystywanych podczas imprezy oraz czasu i

warunków korzystania z nich,
o wyszczególnienie imprez fakultatywnych mo

liwych do realizacji w poł

czeniu z

przygotowywan

imprez

• wyra

ne okre

lenie czasu wolnego przewidzianego dla uczestników.

Skonstruowanie pełnego programu imprezy wymaga, poza ustalonymi ju

elementami (cel,

charakter imprezy, grupa docelowa), okre

lenia terminu imprezy i wykorzystywanych

rodków

transportu, gdy

maj

one istotny wpływ na pozostałe elementy imprezy.

Ustalenie terminu wymaga przestrzegania kilku podstawowych zasad.
W przypadku imprez zarówno pobytowych, jak i objazdowych, organizowanych w cyklu
tygodniowym, ze wzgl

du na konieczno

ść

wykorzystania jak najwi

kszej liczby dni wolnych,

pocz

tek imprezy nale

y zaplanowa

na sobot

Zasada ta nie dotyczy wycieczek szkolnych, kiedy to unika si

obj

cia programem dni wolnych

od pracy. W ich przypadku warto zwróci

uwag

na organizacj

roku szkolnego, terminy wakacji i

ferii zimowych (nale

y pami

e w poszczególnych województwach terminy te s

ró

ne).

Istotne jest równie

, aby imprezy zaplanowane na okres

teczny rozpoczynały si

co najmniej

w przeddzie

głównego

ta oraz aby istniała mo

liwo

ść

bezkolizyjnego ł

czenia terminów

imprez (np. imprezy

tecznej z sylwestrow

y wpływ zarówno na czas trwania imprezy, jej sprawn

realizacj

, koszt, jak i zadowolenie

turystów (szybko

ść

, bezpiecze

stwo, wygoda) ma wybór

rodka transportu.

Głównymi

rodkami transportu pozostaj

cymi do dyspozycji organizatorów s

autokar, poci

samolot, promy i statki pasa

erskie.

Jak wspomniano,

rodek transportu odgrywa znacz

rol

w kształtowaniu si

kosztów

imprezy. Dlatego konieczne jest rozwa

enie, czy korzystniej jest zaoferowa

turystom imprez

wraz z przejazdem tam i z powrotem, czy mo

e przejazd tury

ci powinni zorganizowa

własnym zakresie. Rozwi

zaniem mo

e by

stworzenie im mo

liwo

ci wyboru.

Ustalaj

c sposób transportu, nale

y wzi

ąć

równie

pod uwag

: odległo

ść

i poło

enie

geograficzne miejsca docelowego, mo

liwo

ci dost

pno

ci transportowej wewn

trznej i

zewn

trznej danego obszaru, preferencje i postulaty przewozowe konsumentów, koszty podró

Ponadto nale

y uwzgl

dnia

wiele zró

nicowanych aspektów, które mog

zadecydowa

sukcesie organizowanej imprezy. Na przykład w programie imprezy pobytowej, organizowanej dla
rodzin z dzie

mi, której głównym celem jest wypoczynek, nale

y unika

umieszczania zbyt wielu

atrakcji wymagaj

cych du

ego zaanga

owania fizycznego uczestników.

Takie elementy powinny jednak by

ęś

pakietu imprez fakultatywnych, z których tury

mog

skorzysta

w razie potrzeby.

W przypadku imprez o charakterze pobytowym program podstawowy nie mo

e zawiera

zbyt

wielu elementów odbiegaj

cych od zasadniczego celu wyjazdu. W przypadku za

imprez o

charakterze objazdowym, których głównym celem jest poznanie atrakcji turystycznych regionów, w
programie powinny znale

źć

najbardziej charakterystyczne obiekty, pozostałe za

nale

umie

w formie imprez fakultatywnych.

Buduj

c program imprezy o charakterze objazdowym, trzeba wzi

ąć

pod uwag

wiele

ogranicze

formalnych, wynikaj

cych np. ze sposobu korzystania ze

rodków transportu (np.

godziny pracy kierowców) czy dost

pno

ci do walorów turystycznych (np. godziny otwarcia

muzeów) oraz ogranicze

indywidualnych wynikaj

cych z odporno

ci, kondycji i zdolno

percepcji turystów.

Optymalnie zaplanowany dzie

imprezy turystycznej o charakterze objazdowym powinien

uwzgl

dnia

nast

puj

ce zasady:

• zaplanowany dzie

wycieczki nie powinien trwa

dłu

ej ni

10 godzin;

• czas aktywnego zwiedzania powinien wynosi

od S do 6 godzin, w zale

ci od pory roku

e by

dłu

szy (np. latem) lub krótszy, mo

e zale

równie

od pory dnia (przed południem

2—4 godziny i I—2 godziny po południu);
• czas uwa

nego słuchania obja

nie

i zwiedzania obiektów typu muzealnego jest spraw

indywidualn

uzale

nion

od poziomu wykształcenia i specjalnego przygotowania turystów do

imprezy od strony krajoznawczej;
• zwiedzanie miasta lub obiektów turystycznych z przewodnikiem nie powinno trwa

dłu

ej ni

3—4 godziny, nale

y równie

uwzgl

dni

predyspozycje wynikaj

ce z wieku uczestników (np.

uczniowie krócej, doro

li za

dłu

ej);

• program imprezy nie powinien zawiera

zbyt wielu (podobnych) elementów realizowanych w

tym samym czasie, gdy

e to powodowa

znu

enie i dekoncentracj

uczestników; dlatego

wskazane s

elementy odmienne od aktywno

ci głównej, np. podczas imprezy objazdowej, która

skupia si

na zwiedzaniu obiektów architektonicznych, proponuje si

turystom odwiedzenie

obiektów przyrodniczych (parki zabytkowe, ogrody botaniczne) czy o charakterze rozrywkowym
(parki rozrywki);
• w programie nale

y uwzgl

dni

przerwy na posiłki (

niadanie ok. 1 godziny, obiad lub kolacja 1,5

godziny), aktywno

ść

zabawow

piele wodne i słoneczne, przerwy na kaw

, udział w grach i

zabawach), przerwy podczas jazdy autokarem (nie mniej ni

20 minut);

• po zwiedzaniu obiektów wskazane jest zaplanowanie przerwy na odpoczynek, kupno pami

tek,

zrobienie zdj

ęć

;

• w przypadku imprez kilkunastodniowych nale

y zaprogramowa

przerwy od zwiedzania

zabytków w granicach od 1 do 3 dni;
• nale

y uwzgl

dni

godziny i dni dost

pno

ci (otwarcia) obiektów turystycznych;

• planuj

c czas zwiedzania poszczególnych obiektów turystycznych, nale

y uwzgl

dni

liwo

grupy (wiek uczestników, kondycj

fizyczn

);

• imprezy o charakterze specjalistycznym wymagaj

konsultacji z ekspertami z danej dziedziny, ze

wzgl

du na bezpiecze

stwo uczestników i wła

ciwe przygotowanie imprezy;

• programy imprez dla młodzie

y szkolnej musz

dostosowane do programu nauczania oraz

odpowiednio urozmaicone (dyskoteka, kino, teatr).

Podczas konstruowania programu imprezy nale

y dodatkowo uwzgl

dni

fakt,

e w trakcie

trwania podró

y turystycznej zmianom ulegaj

potrzeby i zachowania uczestników.

Kalkulacja imprezy turystycznej i zamawianie

wiadcze

Po ustaleniu i zatwierdzeniu programu imprezy turystycznej nast

puje etap sporz

dzenia

kalkulacji kosztów imprezy, którego celem jest okre

lenie ceny.

Nale

y stwierdzi

e prawidłowe sporz

dzenie kalkulacji wymaga posiadania wielu dokładnych

danych, np. dotycz

cych cen poszczególnych

wiadcze

, znajomo

ci przepisów prawnych

dotycz

cych podatku VAT, umiej

tno

ci analizowania rynku, jak równie

poprawnie

przygotowanego programu.
Na kalkulacj

imprezy turystycznej ma wpływ typ imprezy turystycznej.

W zale

ci bowiem od rodzaju imprezy turystycznej (impreza zagraniczna przyjazdowa i

wyjazdowa, impreza krajowa) sporz

dzaj

cy kalkulacj

dzie miał do czynienia z ró

nymi

walutami.

Do elementów tworz

cych kalkulacj

imprezy turystycznej zalicza si

• koszt

wiadcze

• mar

żę

biura,

• stawk

akwizycyjn

dla agenta (prowizja od sprzeda

y),

• podatek VAT.

Koszt

wiadcze

jest to kwota netto, jak

nale

y zapłaci

dostawcy (dostawcom) usługi (usług).

Koszty

wiadcze

dzieli si

na koszty stałe (ponoszone bez wzgl

du na liczb

uczestników) i

koszty zmienne (zale

ne od liczby uczestników).

Koszty

wiadcze

Koszty stałe
     • wynagrodzenie pilota
     • koszt

wiadcze

, z których korzysta pilot (wy

ywienie, nocleg, wst

p do obiektów

       turystycznych)
     • usługi przewodnickie
     • usługi kupione w czarterze (transport, nocleg)
     • opłaty rezerwacyjne

Koszty zmienne
• koszty

wiadcze

niewykupionych w czarterze (nocleg, wy

ywienie)

• bilety wst

pu do atrakcji turystycznych (muzea, parki rozrywki, koncerty)

     • bilety komunikacyjne (kolejowe, autobusowe, promowe)
     • koszty ubezpieczenia

   Koszty s

zmienne przy zastrze

eniu,

e w przypadku wyjazdu mniejszej liczby uczestników, ni

planowali

my, dokonamy zmniejszenia

wiadcze

w terminach, które umo

liwi

dokonanie tych

zmniejsze

bez ponoszenia kosztów. Terminy te powinny by

okre

lone w umowie z dostawcami

usług.

Obok kosztów stałych i zmiennych mo

e wyst

tzw. koszt miejsca bezpłatnego.

W zale

ci od rodzaju imprezy miejsce bezpłatne ma ró

ne przeznaczenie. Na przykład w

imprezie krajowej zleconej jest przeznaczone dla zlecaj

cego imprez

, w imprezach

sprzedawanych z wolnej akwizycji jest przeznaczone m.in. na cele promocyjne, w turystyce
zagranicznej przyjazdowej mo

e by

przeznaczone dla partnera zagranicznego (przy współpracy z

zagranicznymi biurami podró

y przyj

te jest,

e co 21. lub 25. miejsce jest miejscem bezpłatnym).

Za koszt miejsca bezpłatnego uwa

a si

tak

e koszty zwi

zane z podró

żą

kierowcy (nocleg,

ywienie), najcz

ęś

ciej jednak w koszt tego miejsca nie wlicza si

wydatków kierowcy

zwi

zanych ze zwiedzaniem.

Kolejnym etapem kalkulacji imprezy turystycznej jest okre

lenie wysoko

ci mar

y biura, przez

któr

rozumie si

narzut do kosztów

wiadcze

imprezy. Zadaniem mar

y jest pokrycie kosztów

zwi

zanych z prowadzeniem działalno

ci biura, np. kosztów reklamy, zakupu materiałów

biurowych, wynagrodzenia pracowników czy opłaty za dzier

. Ponadto mar

a powinna pokry

koszty poniesione w zwi

zku z organizacj

danej imprezy, a tak

e zapewni

przedsi

biorstwu

zysk.
Wysoko

ść

mar

y nie jest uregulowana

adnymi przepisami, a jej wysoko

ść

zale

y od osoby

sporz

dzaj

cej kalkulacj

i jej rozeznania na rynku turystycznym.

Na wielko

ść

mar

y ma wpływ atrakcyjno

ść

oferty, przejawiaj

ca si

w zapotrzebowaniu

potencjalnych klientów na dan

ofert

, oraz oczekiwana przez klientów stabilno

ść

cen, a tak

istniej

ca na rynku konkurencja. Im bardziej unikalna jest oferta, tym mar

a powinna by

relatywnie wy

sza.

Najcz

ęś

ciej wysoko

ść

mar

y w biurach podró

y waha si

w przedziale 10—20%.

W przypadku sprzeda

y imprezy turystycznej za po

rednictwem agenta w kalkulacji imprezy

nale

y uwzgl

dni

stawk

akwizycyjn

dla agenta (prowizj

od sprzeda

y). Jest to kwota

doliczana do ceny, jak

płaci nabywca imprezy turystycznej, a która przeznaczona jest dla agenta

sprzedaj

cego imprez

w imieniu organizatora.

Podobnie jak w przypadku mar

y, wysoko

ść

stawki akwizycyjnej nie jest okre

lona

adnymi

normami i głównym czynnikiem determinuj

cym jej wysoko

ść

jest atrakcyjno

ść

imprezy

turystycznej.
Jednak w przypadku stawki akwizycyjnej zachodzi odwrotna zale

ść

: im bardziej atrakcyjna

jest impreza, tym stawka akwizycyjna powinna by

sza, i odwrotnie.

Zale

ść

ta wynika przede wszystkim z tego,

e w przypadku atrakcyjnej imprezy agent w celu

jej sprzedania nie musi ponie

ść

tak du

ego wysiłku, jaki poniósłby w sytuacji sprzeda

y imprezy

mniej atrakcyjnej lub przeznaczonej dla niszy rynkowej.
Wy

sza prowizja ma bowiem na celu zmotywowanie agenta do sprzeda

y imprezy. Stawka

akwizycyjna powinna pokry

koszty zwi

zane z prowadzeniem sprzeda

y, jak równie

przynosi

okre

lony zysk. Jest ona kosztem działalno

ci organizatora, który ponosi klient. Je

li impreza

sprzedawana jest bezpo

rednio przez organizatora albo za po

rednictwem jego własnego punktu

sprzeda

y, nie powinno nalicza

stawki akwizycyjnej, albowiem byłoby to sztuczne zawy

enie

mar

Jedynym podatkiem wliczonym w cen

imprezy turystycznej jest powszechnie obowi

zuj

podatek od towarów i usług — VAT.

Zasady naliczania tego podatku, podstawy opodatkowania, sposób ewidencjonowania oraz
wszystkie inne kwestie zwi

zane z tym podatkiem s

zawarte w ustawie o podatku od towarów i

usług z 11 marca 2004 r.”2 Ustawa o podatku VAT okre

la zasadniczo trzy stawki tego podatku:

23%, 8% i 0% i zwolnione od podatku.
Przy organizacji imprezy turystycznej stosuje si

szczególn

procedur

opodatkowania tzw.

„VAT mar

a” w wysoko

ci 23% od mar

y naliczonej do danej imprezy.

Kolejnymi elementami, które nale

y uwzgl

dni

podczas kalkulacji imprezy turystycznej, gdy

mog

mie

wpływ na wysoko

ść

zrealizowanej mar

y, s

     • czarter
     • zmiana kursu walut,
     • ryzyko nie sprzedania wszystkich miejsc.

   Czarter jest to specyficzna forma zamawiania

wiadcze

(przede wszystkim usług

transportowych i noclegowych) w okre

lonym terminie, w okre

lonej jako

ci, ilo

ci i cenie. Umowa

czarteru powinna by

zawarta w formie pisemnej.

W ramach umowy czartem zamawiaj

cy nie ma mo

liwo

ci rezygnacji z cz

ęś

ci lub cało

zamówionych usług. Dlatego w przypadku korzystania z tej formy umowy w trakcie przygotowania
kalkulacji wskazane jest uwzgl

dnienie tzw. ryzyka czarteru, które wyra

a okre

lon

procentach liczb

niesprzedanych miejsc.

ród powodów, dla których organizatorzy korzystaj

z umowy czarteru, znajduj

m.in.:

sza cena usługi, mo

liwo

ść

dysponowania usług

oraz sposobno

ść

prowadzenia polityki

cenowej w zale

ci od popytu.

Kalkuluj

c cen

imprezy zagranicznej (przyjazdowej i wyjazdowej), trzeba wzi

ąć

pod uwag

liwo

ść

zmiany kursu walut. W turystyce zagranicznej rozliczenia prowadzone s

w walutach

narodowych, w zwi

zku z czym zachodzi konieczno

ść

ich przeliczania.

Ze wzgl

du na ró

nic

pomi

dzy czasem sporz

dzenia kalkulacji a rzeczywistym czasem

sprzeda

y imprezy oraz jej rozliczeniem z usługodawcami nie uwzgl

dnienie waha

kursu walut

e wpłyn

ąć

na niekorzy

ść

korzy

ść

) zrealizowanego wyniku finansowego. W kalkulacji

ceny imprezy zagranicznej nale

y wi

c uwzgl

dni

przewidywane zmiany kursu złotego.

W przypadku imprezy zagranicznej wyjazdowej spadek warto

ci złotego (dewaluacja) wpłynie na

niekorzy

ść

organizatora, wzmocnienie złotego za

na korzy

ść

. Odwrotnie przedstawia si

sytuacja

w przypadku imprezy zagranicznej przyjazdowej.
W przypadku imprezy sprzedawanej z wolnej akwizycji nale

y zało

pewne ryzyko wi

ążą

z faktem,

e nie wszystkie miejsca zostan

sprzedane.

Ostatnim etapem przygotowania imprezy jest zamawianie

wiadcze

Etap ten przebiega w zale

ci od przyj

tych przez biuro zasad.

Najkorzystniejsze z punktu widzenia organizatora jest zamawianie

wiadcze

na podstawie

umowy o współpracy.
Korzystanie z usług współpracuj

cej i sprawdzonej firmy nie tylko zwi

ksza bezpiecze

stwo

zamówienia usługo znanym standardzie, ale niejednokrotnie zapewnia dobre warunki
cenowe. W umowie o współpracy powinny by

zawarte elementy, takie jak: ceny

wiadcze

, ich rodzaj oraz liczba do dyspozycji zamawiaj

cego, zasady rozlicze

, sposoby

płatno

ci, zamawiania i anulowania

wiadcze

(np. Internet, telefon, faks, zamówienie

pisemne). Inn

form

zamawiania

wiadcze

jest ka

dorazowe zapytanie o usług

, które

powinno mie

form

pisemn

i zawiera

wszystkie elementy okre

laj

ce warunki

zamówienia

wiadcze

Najcz

ęś

ciej spotykanymi rodzajami umów w turystyce s

wspomniana wcze

niej umowa

czarterowa i umowa allotmentu, ró

ca si

od czarteru tym,

e zamawiaj

cy ma mo

liwo

ść

zrezygnowania z zamówionych

wiadcze

lub ich cz

ęś

ci w okre

lonym terminie i bez ponoszenia

kosztów.

W celu usprawnienia pracy zwi

zanej z przygotowaniem i realizacj

imprezy

turystycznej przydatne s

materiały pomocnicze.

Zalicza si

do nich m.in. bazy danych o obiektach noclegowych, placówkach

gastronomicznych, przewodniki, foldery, jak równie

nowoczesne systemy rezerwacyjne,

Internet czy komputerowe systemy informacji.
Zgromadzone w zwi

zku z przygotowywan

i realizowan

imprez

turystyczn

dokumenty powinny by

gromadzone i przechowywane w jednym miejscu.

W tym celu konieczne jest stworzenie teczki imprezy, zawieraj

cej zbiór dokumentacji danej

imprezy.

W teczce imprezy powinny si

znale

źć

• nazwa zleceniodawcy (telefon, faks, nazwisko osoby prowadz

cej dan

imprez

• termin imprezy,
• numer imprezy (numer nadany na podstawie rejestru imprez organizatora, cz

sto

wpisuje si

równie

numer imprezy zleceniodawcy),

• trasa (miejsce docelowe w przypadku imprez pobytowych),
• liczba osób uwzgl

dnionych w zleceniu,

• specyfikacja zamówionych dla danej imprezy

wiadcze

(z podziałem na

wiadczenia

hotelowe, wy

ywienie, program, transport),

• dane referenta i pilota prowadz

cego dan

imprez

Na etapie sprzeda

y imprezy istotn

rol

odgrywaj

działania marketingowe

zwi

zane z wprowadzeniem imprezy na rynek, m.in. z opracowaniem koncepcji reklamy.

funkcj

pełni te

dobrze zorganizowany proces sprzeda

y, a przede wszystkim

wła

ciwe przygotowanie personelu.

Po sprzeda

y i zrealizowaniu imprezy turystycznej nast

puje faza rozliczenia, polegaj

ca na

zestawieniu uzyskanych ze sprzeda

y imprezy wpływów i poniesionych kosztów stałych.