1

Organizacja imprezy turystycznej

Rodzaje imprez turystycznych

Potrzeby turystów zwi

ą

zane z realizacj

ą

podró

ż

y zostaj

ą

zaspokojone poprzez uczestnictwo w

imprezie turystycznej.
Według ustawy o usługach turystycznych z 1997 r. przez imprez

ę

turystyczn

ą

rozumie si

ę

co

najmniej dwie usługi turystyczne tworz

ą

ce jednolity program i obj

ę

te wspóln

ą

cen

ą

je

ż

eli

usługi te obejmuj

ą

nocleg lub trwaj

ą

ponad 24 godziny albo je

ż

eli program przewiduje

zmian

ę

miejsca pobytu.

Impreza turystyczna to zestawienie turystycznych

ś

wiadcze

ń

cz

ą

stkowych, które zostaj

ą

przez

organizatora podró

ż

y powi

ą

zane w jeden pakiet i zaoferowane pod jedn

ą

cen

ą

. Pakiet taki musi

zawiera

ć

co najmniej transport i zakwaterowanie, cho

ć

z reguły zawiera te

ż

inne usługi, takie jak:

transfer, opiek

ę

pilota, wynaj

ę

cie samochodu, usługi zwi

ą

zane z wycieczkami i zwiedzaniem.

W literaturze spotyka si

ę

wiele klasyfikacji imprez turystycznych.

W zale

ż

no

ś

ci od przyj

ę

tego kryterium mo

ż

na wyró

ż

ni

ć

:

• imprezy krajowe lub zagraniczne (kryterium: miejsce docelowe imprezy),
• imprezy wyjazdowe lub imprezy przyjazdowe (kryterium: kierunek w stosunku do siedziby
organizatora),
• imprezy własne, gdy o rodzaju, liczbie i jako

ś

ci elementów buduj

ą

cych imprez

ę

decyduj

ą

własne preferencje biura, lub imprezy zlecone, gdy kontrahent zewn

ę

trzny, zlecaj

ą

cy organizacj

ę

,

decyduje o jej elementach składowych (kryterium: odbiorca imprezy),
• imprezy grupowe, organizowane dla standardowej liczby osób (najcz

ęś

ciej okre

ś

lanej przez

liczb

ę

miejsc w wykorzystywanym

ś

rodku transportu), lub imprezy indywidualne, w których liczba

osób jest ró

ż

na od standardowej, gdy

ż

najcz

ęś

ciej transport nie jest elementem imprezy i

pozostaje w gestii turysty (kryterium: wielko

ść

grupy),

• imprezy pobytowe, gdy kilka dni imprezy przeznaczonych jest na odpoczynek w jednym
miejscu, imprezy objazdowe, gdy program przewiduje zwiedzanie atrakcji
turystycznych w kilku miejscowo

ś

ciach oraz imprezy pobytowo-objazdowe, ł

ą

cz

ą

ce elementy

imprezy pobytowej i objazdowej (kryterium: charakter imprezy).

Do specyficznych typów imprez turystycznych zalicza si

ę

:

• imprezy fakultatywne, b

ę

d

ą

ce uzupełnieniem oraz urozmaiceniem podstawowego programu

imprezy, z których turysta mo

ż

e skorzysta

ć

za dodatkow

ą

opłat

ą

;

• imprezy lokalne (cykliczne), które s

ą

imprezami własnymi biura, maj

ą

cymi stały termin i

program, najcz

ęś

ciej zwi

ą

zany z okre

ś

lon

ą

atrakcj

ą

turystyczn

ą

(targi, wydarzenia historyczne,

imprezy regionalne);
• imprezy typu study tour, maj

ą

ce charakter imprez promocyjnych, organizowanych dla

ró

ż

nych grup: dziennikarzy, agentów prowadz

ą

cych sprzeda

ż

imprez, gestorów bazy noclegowej i

ż

ywieniowej, przewo

ź

ników; ich celem jest zapoznanie z jako

ś

ci

ą

, charakterem, sposobem

organizacji imprezy, standardem oferowanych

ś

wiadcze

ń

oraz promowanie okre

ś

lonych atrakcji

turystycznych, jak równie

ż

utrwalenie wi

ę

zi z odbiorcami; w zale

ż

no

ś

ci od przyj

ę

tej koncepcji

impreza finansowana jest przez organizatora w cało

ś

ci lub w cz

ęś

ci.

Okre

ś

lenie typu imprezy, która ma zosta

ć

zorganizowana, jest niezb

ę

dne w procesie

organizacji imprez turystycznych, albowiem ich cechy implikuj

ą

działania zwi

ą

zane z całym

procesem kreowania i realizacji imprezy turystycznej.

2

Etapy organizacji imprezy turystycznej

Organizacja imprezy turystycznej jest to ogół czynno

ś

ci niezb

ę

dnych do przygotowania i

zrealizowania podró

ż

y turystycznej.

Mo

ż

e by

ć

ona dokonana przez turyst

ę

samodzielnie b

ą

d

ź

przez wyspecjalizowany podmiot,

jakim jest organizator turystyczny.

Samodzielna organizacja imprezy turystycznej wymaga od potencjalnych turystów nie tylko
zaanga

ż

owania czasu w przygotowanie wyjazdu turystycznego, ale równie

ż

wiedzy i umiej

ę

tno

ś

ci

jej zdobycia dotycz

ą

cej ró

ż

nych aspektów planowanego wyjazdu, w tym przede wszystkim miejsca

docelowego, gdzie istotne informacje obejmuj

ą

min.: dost

ę

pno

ść

bazy noclegowej i

gastronomicznej (oraz mo

ż

liwo

ść

i sposób rezerwacji), mo

ż

liwo

ść

dojazdu, sposób komunikacji na

danym obszarze, atrakcje turystyczne, ceny, zasady prawne, panuj

ą

ce obyczaje, sposoby

płatno

ś

ci.

Wymaga to zarówno umiej

ę

tno

ś

ci organizacyjnych, znajomo

ś

ci j

ę

zyka obcego (w przypadku

podró

ż

y zagranicznych), jak i zwi

ę

kszenia dodatkowych kosztów zwi

ą

zanych z przygotowaniem

do wyjazdu, poszukiwaniem informacji, rezerwacj

ą

ś

wiadcze

ń

.

Samodzielna organizacja wyjazdu pozwala na dowolne kształtowanie jego elementów
składowych (czas wyjazdu, pobytu, sposób sp

ę

dzenia czasu), ich zmian

ę

w zale

ż

no

ś

ci od

uwarunkowa

ń

(np. pogodowych) oraz sp

ę

dzenie czasu w grupie osób wybranych przez turyst

ę

.

Jednak zło

ż

ono

ść

wymaga

ń

, jakie stawia samodzielna organizacja imprezy turystycznej,

powoduje,

ż

e coraz wi

ę

ksza liczba turystów decyduje si

ę

na wybór imprezy oferowanej przez biuro

podró

ż

y. Wi

ąż

e si

ę

to nie tylko z oszcz

ę

dno

ś

ci

ą

czasu i wygod

ą

, ale równie

ż

z ograniczeniem

ryzyka nieudanego urlopu, zmniejszeniem obowi

ą

zków formalnych oraz faktem podejmowania

decyzji o wyje

ź

dzie w ostatniej chwili. Jednocze

ś

nie dla wielu turystów mo

ż

liwo

ść

nawi

ą

zania

nowych kontaktów towarzyskich jest du

ż

ym atutem wyjazdu.

Organizacja imprezy przez organizatora turystyki obejmuje cztery etapy:

1. Przygotowanie
• planowanie:
— pomysł,
— badanie rynku,
• programowanie,
• kalkulacja,
• zamawianie

ś

wiadcze

ń

.

2. Sprzeda

ż

• opracowanie strategii marketingowej,
• przygotowanie komunikatów wprowadzaj

ą

cych imprez

ę

do sprzeda

ż

y,

• prowadzenie sprzeda

ż

y.

3. Realizacja
• odprawa i wyjazd uczestników,
• realizacja

ś

wiadcze

ń

zgodnie z programem,

• powrót uczestników.

4. Rozliczenie

Ka

ż

dy z tych etapów jest wa

ż

ny i wymaga okre

ś

lonej wiedzy i do

ś

wiadczenia.

Bł

ą

d popełniony na którym

ś

etapie mo

ż

e mie

ć

wymierne skutki finansowe, przejawiaj

ą

ce si

ę

b

ą

d

ź

niesprzedaniem imprezy lub, mimo sprzedania, poniesieniem straty finansowej np. z powodu

bł

ę

dnej kalkulacji lub złej decyzji dotycz

ą

cej upustów przy sprzeda

ż

y.

3

Prostsze jest tworzenie produktu na zlecenie kontrahenta, czyli tworzenie imprezy zleconej.

Zlecaj

ą

cy najcz

ęś

ciej okre

ś

la swoje cele, standard, program. Zadaniem biura jest zweryfikowanie

zło

ż

onego zlecenia, sporz

ą

dzenie kalkulacji oraz zamówienie

ś

wiadcze

ń

. Biuro praktycznie

odpowiada za prawidłowe wyliczenie ceny oraz zgodne z programem zamówienie

ś

wiadcze

ń

.

Trudniejsze zadanie stoi przed biurem, je

ż

eli tworzony produkt jest imprez

ą

własn

ą

. Biuro w

takim przypadku tworzy program, okre

ś

la tras

ę

, planuje ilo

ść

i standard

ś

wiadcze

ń

, okre

ś

la rodzaj

transportu. Po stworzeniu programu dokonuje kalkulacji imprezy i w dalszej kolejno

ś

ci zamawia

ś

wiadczenia.

Głównym i najwa

ż

niejszym etapem organizacji imprezy turystycznej jest faza przygotowania.

Wła

ś

ciwa realizacja tego etapu decyduje bowiem o tym, czy impreza turystyczna znajdzie

zainteresowanie na rynku turystycznym, a przede wszystkim w

ś

ród docelowego segmentu, do

którego ma zosta

ć

skierowana, i czy przyniesie zamierzone rezultaty ekonomiczne.

Wst

ę

pny etap fazy przygotowania obejmuje planowanie imprezy, podczas którego podstawowe

znaczenie ma znalezienie pomysłu na rodzaj imprezy (uwzgl

ę

dniaj

ą

ce główny cel imprezy, np.:

wypoczynek, popraw

ę

stanu zdrowia, zwiedzanie, aktywne sp

ę

dzenie czasu wolnego), któr

ą

biuro

chce zorganizowa

ć

.

Pomysł na imprez

ę

turystyczn

ą

jest tym elementem, który decyduje o ostatecznym

sukcesie i ma charakter kreatywny.
Bardzo pomocne b

ę

d

ą

tu badania rynkowe, ale jak w ka

ż

dym procesie twórczym ogromn

ą

rol

ę

odgrywa do

ś

wiadczenie i intuicja autora lub autorów pomysłu.

Dlatego cz

ę

sto kształtowanie produktu okre

ś

la si

ę

mianem tworzenia czy kreowania i

anga

ż

uje ekspertów o potwierdzonych osi

ą

gni

ę

ciach. Samo budowanie jest potem ju

ż

tylko

odpowiednim „układaniem klocków".

Sprecyzowanie charakteru imprezy (czy b

ę

dzie to impreza pobytowa, czy te

ż

objazdowa) oraz

docelowej grupy turystów pozwala na przej

ś

cie do procesu programowania imprezy turystycznej.

Programowanie imprezy turystycznej

Przez programowanie imprezy turystycznej rozumie si

ę

opracowanie spójnego i

szczegółowego harmonogramu czasowego przebiegu wycieczki, z uwzgl

ę

dnieniem wszystkich

ś

wiadcze

ń

i typów aktywno

ś

ci grupy.

Na program imprezy składaj

ą

si

ę

nast

ę

puj

ą

ce elementy:

• nazwa (hasło) imprezy, które, b

ę

d

ą

c jednocze

ś

nie elementem reklamowym, powinno

uwzgl

ę

dnia

ć

specyfik

ę

imprezy b

ą

d

ź

jej aspekty najbardziej atrakcyjne, zach

ę

caj

ą

ce do jej zakupu,

• szczegółowy plan trasy, z uwzgl

ę

dnieniem zwiedzanych miejscowo

ś

ci i obiektów, oraz

krótk

ą

informacj

ą

na ich temat,

• szczegółowy harmonogram czasowy wyjazdu, zwieraj

ą

cy dokładne, codzienne

godziny wyjazdów i powrotów, czas trwania poszczególnych elementów programu, czas
i miejsca noclegów i posiłków (po

żą

dane jest podanie nazw obiektów noclegowych

i

ż

ywieniowych, struktury, wyposa

ż

enia, wielko

ś

ci pomieszcze

ń

noclegowych i ich

standardu),
• okre

ś

lenie rodzaju

ś

rodków transportu wykorzystywanych podczas imprezy oraz czasu i

warunków korzystania z nich,
o wyszczególnienie imprez fakultatywnych mo

ż

liwych do realizacji w poł

ą

czeniu z

przygotowywan

ą

imprez

ą

,

• wyra

ź

ne okre

ś

lenie czasu wolnego przewidzianego dla uczestników.

Skonstruowanie pełnego programu imprezy wymaga, poza ustalonymi ju

ż

elementami (cel,

charakter imprezy, grupa docelowa), okre

ś

lenia terminu imprezy i wykorzystywanych

ś

rodków

transportu, gdy

ż

maj

ą

one istotny wpływ na pozostałe elementy imprezy.

4

Ustalenie terminu wymaga przestrzegania kilku podstawowych zasad.
W przypadku imprez zarówno pobytowych, jak i objazdowych, organizowanych w cyklu
tygodniowym, ze wzgl

ę

du na konieczno

ść

wykorzystania jak najwi

ę

kszej liczby dni wolnych,

pocz

ą

tek imprezy nale

ż

y zaplanowa

ć

na sobot

ę

.

Zasada ta nie dotyczy wycieczek szkolnych, kiedy to unika si

ę

obj

ę

cia programem dni wolnych

od pracy. W ich przypadku warto zwróci

ć

uwag

ę

na organizacj

ę

roku szkolnego, terminy wakacji i

ferii zimowych (nale

ż

y pami

ę

ta

ć

,

ż

e w poszczególnych województwach terminy te s

ą

ró

ż

ne).

Istotne jest równie

ż

, aby imprezy zaplanowane na okres

ś

wi

ą

teczny rozpoczynały si

ę

co najmniej

w przeddzie

ń

głównego

ś

wi

ę

ta oraz aby istniała mo

ż

liwo

ść

bezkolizyjnego ł

ą

czenia terminów

imprez (np. imprezy

ś

wi

ą

tecznej z sylwestrow

ą

).

Du

ż

y wpływ zarówno na czas trwania imprezy, jej sprawn

ą

realizacj

ę

, koszt, jak i zadowolenie

turystów (szybko

ść

, bezpiecze

ń

stwo, wygoda) ma wybór

ś

rodka transportu.

Głównymi

ś

rodkami transportu pozostaj

ą

cymi do dyspozycji organizatorów s

ą

autokar, poci

ą

g,

samolot, promy i statki pasa

ż

erskie.

Jak wspomniano,

ś

rodek transportu odgrywa znacz

ą

c

ą

rol

ę

w kształtowaniu si

ę

kosztów

imprezy. Dlatego konieczne jest rozwa

ż

enie, czy korzystniej jest zaoferowa

ć

turystom imprez

ę

wraz z przejazdem tam i z powrotem, czy mo

ż

e przejazd tury

ś

ci powinni zorganizowa

ć

we

własnym zakresie. Rozwi

ą

zaniem mo

ż

e by

ć

stworzenie im mo

ż

liwo

ś

ci wyboru.

Ustalaj

ą

c sposób transportu, nale

ż

y wzi

ąć

równie

ż

pod uwag

ę

: odległo

ść

i poło

ż

enie

geograficzne miejsca docelowego, mo

ż

liwo

ś

ci dost

ę

pno

ś

ci transportowej wewn

ę

trznej i

zewn

ę

trznej danego obszaru, preferencje i postulaty przewozowe konsumentów, koszty podró

ż

y.

Ponadto nale

ż

y uwzgl

ę

dnia

ć

wiele zró

ż

nicowanych aspektów, które mog

ą

zadecydowa

ć

o

sukcesie organizowanej imprezy. Na przykład w programie imprezy pobytowej, organizowanej dla
rodzin z dzie

ć

mi, której głównym celem jest wypoczynek, nale

ż

y unika

ć

umieszczania zbyt wielu

atrakcji wymagaj

ą

cych du

ż

ego zaanga

ż

owania fizycznego uczestników.

Takie elementy powinny jednak by

ć

cz

ęś

ci

ą

pakietu imprez fakultatywnych, z których tury

ś

ci

mog

ą

skorzysta

ć

w razie potrzeby.

W przypadku imprez o charakterze pobytowym program podstawowy nie mo

ż

e zawiera

ć

zbyt

wielu elementów odbiegaj

ą

cych od zasadniczego celu wyjazdu. W przypadku za

ś

imprez o

charakterze objazdowym, których głównym celem jest poznanie atrakcji turystycznych regionów, w
programie powinny znale

źć

si

ę

najbardziej charakterystyczne obiekty, pozostałe za

ś

nale

ż

y

umie

ś

ci

ć

w formie imprez fakultatywnych.

Buduj

ą

c program imprezy o charakterze objazdowym, trzeba wzi

ąć

pod uwag

ę

wiele

ogranicze

ń

formalnych, wynikaj

ą

cych np. ze sposobu korzystania ze

ś

rodków transportu (np.

godziny pracy kierowców) czy dost

ę

pno

ś

ci do walorów turystycznych (np. godziny otwarcia

muzeów) oraz ogranicze

ń

indywidualnych wynikaj

ą

cych z odporno

ś

ci, kondycji i zdolno

ś

ci

percepcji turystów.

Optymalnie zaplanowany dzie

ń

imprezy turystycznej o charakterze objazdowym powinien

uwzgl

ę

dnia

ć

nast

ę

puj

ą

ce zasady:

• zaplanowany dzie

ń

wycieczki nie powinien trwa

ć

dłu

ż

ej ni

ż

10 godzin;

• czas aktywnego zwiedzania powinien wynosi

ć

od S do 6 godzin, w zale

ż

no

ś

ci od pory roku

mo

ż

e by

ć

dłu

ż

szy (np. latem) lub krótszy, mo

ż

e zale

ż

e

ć

równie

ż

od pory dnia (przed południem

2—4 godziny i I—2 godziny po południu);
• czas uwa

ż

nego słuchania obja

ś

nie

ń

i zwiedzania obiektów typu muzealnego jest spraw

ą

indywidualn

ą

uzale

ż

nion

ą

od poziomu wykształcenia i specjalnego przygotowania turystów do

imprezy od strony krajoznawczej;
• zwiedzanie miasta lub obiektów turystycznych z przewodnikiem nie powinno trwa

ć

dłu

ż

ej ni

ż

3—4 godziny, nale

ż

y równie

ż

uwzgl

ę

dni

ć

predyspozycje wynikaj

ą

ce z wieku uczestników (np.

uczniowie krócej, doro

ś

li za

ś

dłu

ż

ej);

• program imprezy nie powinien zawiera

ć

zbyt wielu (podobnych) elementów realizowanych w

tym samym czasie, gdy

ż

mo

ż

e to powodowa

ć

znu

ż

enie i dekoncentracj

ę

uczestników; dlatego

wskazane s

ą

elementy odmienne od aktywno

ś

ci głównej, np. podczas imprezy objazdowej, która

5

skupia si

ę

na zwiedzaniu obiektów architektonicznych, proponuje si

ę

turystom odwiedzenie

obiektów przyrodniczych (parki zabytkowe, ogrody botaniczne) czy o charakterze rozrywkowym
(parki rozrywki);
• w programie nale

ż

y uwzgl

ę

dni

ć

przerwy na posiłki (

ś

niadanie ok. 1 godziny, obiad lub kolacja 1,5

godziny), aktywno

ść

zabawow

ą

(k

ą

piele wodne i słoneczne, przerwy na kaw

ę

, udział w grach i

zabawach), przerwy podczas jazdy autokarem (nie mniej ni

ż

20 minut);

• po zwiedzaniu obiektów wskazane jest zaplanowanie przerwy na odpoczynek, kupno pami

ą

tek,

zrobienie zdj

ęć

;

• w przypadku imprez kilkunastodniowych nale

ż

y zaprogramowa

ć

przerwy od zwiedzania

zabytków w granicach od 1 do 3 dni;
• nale

ż

y uwzgl

ę

dni

ć

godziny i dni dost

ę

pno

ś

ci (otwarcia) obiektów turystycznych;

• planuj

ą

c czas zwiedzania poszczególnych obiektów turystycznych, nale

ż

y uwzgl

ę

dni

ć

mo

ż

liwo

ś

ci

grupy (wiek uczestników, kondycj

ę

fizyczn

ą

);

• imprezy o charakterze specjalistycznym wymagaj

ą

konsultacji z ekspertami z danej dziedziny, ze

wzgl

ę

du na bezpiecze

ń

stwo uczestników i wła

ś

ciwe przygotowanie imprezy;

• programy imprez dla młodzie

ż

y szkolnej musz

ą

by

ć

dostosowane do programu nauczania oraz

odpowiednio urozmaicone (dyskoteka, kino, teatr).

Podczas konstruowania programu imprezy nale

ż

y dodatkowo uwzgl

ę

dni

ć

fakt,

ż

e w trakcie

trwania podró

ż

y turystycznej zmianom ulegaj

ą

potrzeby i zachowania uczestników.

Kalkulacja imprezy turystycznej i zamawianie

ś

wiadcze

ń

Po ustaleniu i zatwierdzeniu programu imprezy turystycznej nast

ę

puje etap sporz

ą

dzenia

kalkulacji kosztów imprezy, którego celem jest okre

ś

lenie ceny.

Nale

ż

y stwierdzi

ć

,

ż

e prawidłowe sporz

ą

dzenie kalkulacji wymaga posiadania wielu dokładnych

danych, np. dotycz

ą

cych cen poszczególnych

ś

wiadcze

ń

, znajomo

ś

ci przepisów prawnych

dotycz

ą

cych podatku VAT, umiej

ę

tno

ś

ci analizowania rynku, jak równie

ż

poprawnie

przygotowanego programu.
Na kalkulacj

ę

imprezy turystycznej ma wpływ typ imprezy turystycznej.

W zale

ż

no

ś

ci bowiem od rodzaju imprezy turystycznej (impreza zagraniczna przyjazdowa i

wyjazdowa, impreza krajowa) sporz

ą

dzaj

ą

cy kalkulacj

ę

b

ę

dzie miał do czynienia z ró

ż

nymi

walutami.

Do elementów tworz

ą

cych kalkulacj

ę

imprezy turystycznej zalicza si

ę

:

• koszt

ś

wiadcze

ń

,

• mar

żę

biura,

• stawk

ę

akwizycyjn

ą

dla agenta (prowizja od sprzeda

ż

y),

• podatek VAT.

Koszt

ś

wiadcze

ń

jest to kwota netto, jak

ą

nale

ż

y zapłaci

ć

dostawcy (dostawcom) usługi (usług).

Koszty

ś

wiadcze

ń

dzieli si

ę

na koszty stałe (ponoszone bez wzgl

ę

du na liczb

ę

uczestników) i

koszty zmienne (zale

ż

ne od liczby uczestników).

Koszty

ś

wiadcze

ń

Koszty stałe
• wynagrodzenie pilota
• koszt

ś

wiadcze

ń

, z których korzysta pilot (wy

ż

ywienie, nocleg, wst

ę

p do obiektów

turystycznych)
• usługi przewodnickie
• usługi kupione w czarterze (transport, nocleg)
• opłaty rezerwacyjne

6

Koszty zmienne
• koszty

ś

wiadcze

ń

niewykupionych w czarterze (nocleg, wy

ż

ywienie)

• bilety wst

ę

pu do atrakcji turystycznych (muzea, parki rozrywki, koncerty)

• bilety komunikacyjne (kolejowe, autobusowe, promowe)
• koszty ubezpieczenia

Koszty s

ą

zmienne przy zastrze

ż

eniu,

ż

e w przypadku wyjazdu mniejszej liczby uczestników, ni

ż

planowali

ś

my, dokonamy zmniejszenia

ś

wiadcze

ń

w terminach, które umo

ż

liwi

ą

dokonanie tych

zmniejsze

ń

bez ponoszenia kosztów. Terminy te powinny by

ć

okre

ś

lone w umowie z dostawcami

usług.

Obok kosztów stałych i zmiennych mo

ż

e wyst

ą

pi

ć

tzw. koszt miejsca bezpłatnego.

W zale

ż

no

ś

ci od rodzaju imprezy miejsce bezpłatne ma ró

ż

ne przeznaczenie. Na przykład w

imprezie krajowej zleconej jest przeznaczone dla zlecaj

ą

cego imprez

ę

, w imprezach

sprzedawanych z wolnej akwizycji jest przeznaczone m.in. na cele promocyjne, w turystyce
zagranicznej przyjazdowej mo

ż

e by

ć

przeznaczone dla partnera zagranicznego (przy współpracy z

zagranicznymi biurami podró

ż

y przyj

ę

te jest,

ż

e co 21. lub 25. miejsce jest miejscem bezpłatnym).

Za koszt miejsca bezpłatnego uwa

ż

a si

ę

tak

ż

e koszty zwi

ą

zane z podró

żą

kierowcy (nocleg,

wy

ż

ywienie), najcz

ęś

ciej jednak w koszt tego miejsca nie wlicza si

ę

wydatków kierowcy

zwi

ą

zanych ze zwiedzaniem.

Kolejnym etapem kalkulacji imprezy turystycznej jest okre

ś

lenie wysoko

ś

ci mar

ż

y biura, przez

któr

ą

rozumie si

ę

narzut do kosztów

ś

wiadcze

ń

imprezy. Zadaniem mar

ż

y jest pokrycie kosztów

zwi

ą

zanych z prowadzeniem działalno

ś

ci biura, np. kosztów reklamy, zakupu materiałów

biurowych, wynagrodzenia pracowników czy opłaty za dzier

ż

aw

ę

. Ponadto mar

ż

a powinna pokry

ć

koszty poniesione w zwi

ą

zku z organizacj

ą

danej imprezy, a tak

ż

e zapewni

ć

przedsi

ę

biorstwu

zysk.
Wysoko

ść

mar

ż

y nie jest uregulowana

ż

adnymi przepisami, a jej wysoko

ść

zale

ż

y od osoby

sporz

ą

dzaj

ą

cej kalkulacj

ę

i jej rozeznania na rynku turystycznym.

Na wielko

ść

mar

ż

y ma wpływ atrakcyjno

ść

oferty, przejawiaj

ą

ca si

ę

w zapotrzebowaniu

potencjalnych klientów na dan

ą

ofert

ę

, oraz oczekiwana przez klientów stabilno

ść

cen, a tak

ż

e

istniej

ą

ca na rynku konkurencja. Im bardziej unikalna jest oferta, tym mar

ż

a powinna by

ć

relatywnie wy

ż

sza.

Najcz

ęś

ciej wysoko

ść

mar

ż

y w biurach podró

ż

y waha si

ę

w przedziale 10—20%.

W przypadku sprzeda

ż

y imprezy turystycznej za po

ś

rednictwem agenta w kalkulacji imprezy

nale

ż

y uwzgl

ę

dni

ć

stawk

ę

akwizycyjn

ą

dla agenta (prowizj

ę

od sprzeda

ż

y). Jest to kwota

doliczana do ceny, jak

ą

płaci nabywca imprezy turystycznej, a która przeznaczona jest dla agenta

sprzedaj

ą

cego imprez

ę

w imieniu organizatora.

Podobnie jak w przypadku mar

ż

y, wysoko

ść

stawki akwizycyjnej nie jest okre

ś

lona

ż

adnymi

normami i głównym czynnikiem determinuj

ą

cym jej wysoko

ść

jest atrakcyjno

ść

imprezy

turystycznej.
Jednak w przypadku stawki akwizycyjnej zachodzi odwrotna zale

ż

no

ść

: im bardziej atrakcyjna

jest impreza, tym stawka akwizycyjna powinna by

ć

ni

ż

sza, i odwrotnie.

Zale

ż

no

ść

ta wynika przede wszystkim z tego,

ż

e w przypadku atrakcyjnej imprezy agent w celu

jej sprzedania nie musi ponie

ść

a

ż

tak du

ż

ego wysiłku, jaki poniósłby w sytuacji sprzeda

ż

y imprezy

mniej atrakcyjnej lub przeznaczonej dla niszy rynkowej.
Wy

ż

sza prowizja ma bowiem na celu zmotywowanie agenta do sprzeda

ż

y imprezy. Stawka

akwizycyjna powinna pokry

ć

koszty zwi

ą

zane z prowadzeniem sprzeda

ż

y, jak równie

ż

przynosi

ć

okre

ś

lony zysk. Jest ona kosztem działalno

ś

ci organizatora, który ponosi klient. Je

ś

li impreza

sprzedawana jest bezpo

ś

rednio przez organizatora albo za po

ś

rednictwem jego własnego punktu

sprzeda

ż

y, nie powinno nalicza

ć

si

ę

stawki akwizycyjnej, albowiem byłoby to sztuczne zawy

ż

enie

mar

ż

y.

Jedynym podatkiem wliczonym w cen

ę

imprezy turystycznej jest powszechnie obowi

ą

zuj

ą

cy

podatek od towarów i usług — VAT.

7

Zasady naliczania tego podatku, podstawy opodatkowania, sposób ewidencjonowania oraz
wszystkie inne kwestie zwi

ą

zane z tym podatkiem s

ą

zawarte w ustawie o podatku od towarów i

usług z 11 marca 2004 r.”2 Ustawa o podatku VAT okre

ś

la zasadniczo trzy stawki tego podatku:

23%, 8% i 0% i zwolnione od podatku.
Przy organizacji imprezy turystycznej stosuje si

ę

szczególn

ą

procedur

ę

opodatkowania tzw.

„VAT mar

ż

a” w wysoko

ś

ci 23% od mar

ż

y naliczonej do danej imprezy.

Kolejnymi elementami, które nale

ż

y uwzgl

ę

dni

ć

podczas kalkulacji imprezy turystycznej, gdy

ż

mog

ą

mie

ć

wpływ na wysoko

ść

zrealizowanej mar

ż

y, s

ą

.

• czarter
• zmiana kursu walut,
• ryzyko nie sprzedania wszystkich miejsc.

Czarter jest to specyficzna forma zamawiania

ś

wiadcze

ń

(przede wszystkim usług

transportowych i noclegowych) w okre

ś

lonym terminie, w okre

ś

lonej jako

ś

ci, ilo

ś

ci i cenie. Umowa

czarteru powinna by

ć

zawarta w formie pisemnej.

W ramach umowy czartem zamawiaj

ą

cy nie ma mo

ż

liwo

ś

ci rezygnacji z cz

ęś

ci lub cało

ś

ci

zamówionych usług. Dlatego w przypadku korzystania z tej formy umowy w trakcie przygotowania
kalkulacji wskazane jest uwzgl

ę

dnienie tzw. ryzyka czarteru, które wyra

ż

a okre

ś

lon

ą

w

procentach liczb

ę

niesprzedanych miejsc.

W

ś

ród powodów, dla których organizatorzy korzystaj

ą

z umowy czarteru, znajduj

ą

si

ę

m.in.:

ni

ż

sza cena usługi, mo

ż

liwo

ść

dysponowania usług

ą

oraz sposobno

ść

prowadzenia polityki

cenowej w zale

ż

no

ś

ci od popytu.

Kalkuluj

ą

c cen

ę

imprezy zagranicznej (przyjazdowej i wyjazdowej), trzeba wzi

ąć

pod uwag

ę

mo

ż

liwo

ść

zmiany kursu walut. W turystyce zagranicznej rozliczenia prowadzone s

ą

w walutach

narodowych, w zwi

ą

zku z czym zachodzi konieczno

ść

ich przeliczania.

Ze wzgl

ę

du na ró

ż

nic

ę

pomi

ę

dzy czasem sporz

ą

dzenia kalkulacji a rzeczywistym czasem

sprzeda

ż

y imprezy oraz jej rozliczeniem z usługodawcami nie uwzgl

ę

dnienie waha

ń

kursu walut

mo

ż

e wpłyn

ąć

na niekorzy

ść

(b

ą

d

ź

korzy

ść

) zrealizowanego wyniku finansowego. W kalkulacji

ceny imprezy zagranicznej nale

ż

y wi

ę

c uwzgl

ę

dni

ć

przewidywane zmiany kursu złotego.

W przypadku imprezy zagranicznej wyjazdowej spadek warto

ś

ci złotego (dewaluacja) wpłynie na

niekorzy

ść

organizatora, wzmocnienie złotego za

ś

na korzy

ść

. Odwrotnie przedstawia si

ę

sytuacja

w przypadku imprezy zagranicznej przyjazdowej.
W przypadku imprezy sprzedawanej z wolnej akwizycji nale

ż

y zało

ż

y

ć

pewne ryzyko wi

ążą

ce

si

ę

z faktem,

ż

e nie wszystkie miejsca zostan

ą

sprzedane.

Ostatnim etapem przygotowania imprezy jest zamawianie

ś

wiadcze

ń

.

Etap ten przebiega w zale

ż

no

ś

ci od przyj

ę

tych przez biuro zasad.

Najkorzystniejsze z punktu widzenia organizatora jest zamawianie

ś

wiadcze

ń

na podstawie

umowy o współpracy.
Korzystanie z usług współpracuj

ą

cej i sprawdzonej firmy nie tylko zwi

ę

ksza bezpiecze

ń

stwo

zamówienia usługo znanym standardzie, ale niejednokrotnie zapewnia dobre warunki
cenowe. W umowie o współpracy powinny by

ć

zawarte elementy, takie jak: ceny

ś

wiadcze

ń

, ich rodzaj oraz liczba do dyspozycji zamawiaj

ą

cego, zasady rozlicze

ń

, sposoby

płatno

ś

ci, zamawiania i anulowania

ś

wiadcze

ń

(np. Internet, telefon, faks, zamówienie

pisemne). Inn

ą

form

ą

zamawiania

ś

wiadcze

ń

jest ka

ż

dorazowe zapytanie o usług

ę

, które

powinno mie

ć

form

ę

pisemn

ą

i zawiera

ć

wszystkie elementy okre

ś

laj

ą

ce warunki

zamówienia

ś

wiadcze

ń

.

Najcz

ęś

ciej spotykanymi rodzajami umów w turystyce s

ą

wspomniana wcze

ś

niej umowa

czarterowa i umowa allotmentu, ró

ż

ni

ą

ca si

ę

od czarteru tym,

ż

e zamawiaj

ą

cy ma mo

ż

liwo

ść

zrezygnowania z zamówionych

ś

wiadcze

ń

lub ich cz

ęś

ci w okre

ś

lonym terminie i bez ponoszenia

kosztów.

8

W celu usprawnienia pracy zwi

ą

zanej z przygotowaniem i realizacj

ą

imprezy

turystycznej przydatne s

ą

materiały pomocnicze.

Zalicza si

ę

do nich m.in. bazy danych o obiektach noclegowych, placówkach

gastronomicznych, przewodniki, foldery, jak równie

ż

nowoczesne systemy rezerwacyjne,

Internet czy komputerowe systemy informacji.
Zgromadzone w zwi

ą

zku z przygotowywan

ą

i realizowan

ą

imprez

ą

turystyczn

ą

dokumenty powinny by

ć

gromadzone i przechowywane w jednym miejscu.

W tym celu konieczne jest stworzenie teczki imprezy, zawieraj

ą

cej zbiór dokumentacji danej

imprezy.

W teczce imprezy powinny si

ę

znale

źć

:

• nazwa zleceniodawcy (telefon, faks, nazwisko osoby prowadz

ą

cej dan

ą

imprez

ę

),

• termin imprezy,
• numer imprezy (numer nadany na podstawie rejestru imprez organizatora, cz

ę

sto

wpisuje si

ę

równie

ż

numer imprezy zleceniodawcy),

• trasa (miejsce docelowe w przypadku imprez pobytowych),
• liczba osób uwzgl

ę

dnionych w zleceniu,

• specyfikacja zamówionych dla danej imprezy

ś

wiadcze

ń

(z podziałem na

ś

wiadczenia

hotelowe, wy

ż

ywienie, program, transport),

• dane referenta i pilota prowadz

ą

cego dan

ą

imprez

ę

.

Na etapie sprzeda

ż

y imprezy istotn

ą

rol

ę

odgrywaj

ą

działania marketingowe

zwi

ą

zane z wprowadzeniem imprezy na rynek, m.in. z opracowaniem koncepcji reklamy.

Wa

ż

n

ą

funkcj

ę

pełni te

ż

dobrze zorganizowany proces sprzeda

ż

y, a przede wszystkim

wła

ś

ciwe przygotowanie personelu.

Po sprzeda

ż

y i zrealizowaniu imprezy turystycznej nast

ę

puje faza rozliczenia, polegaj

ą

ca na

zestawieniu uzyskanych ze sprzeda

ż

y imprezy wpływów i poniesionych kosztów stałych.